ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Transkrypt

1 0013/ZO/FZ/2015 Płock, dnia ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY Szanowni Państwo! ORLEN Laboratorium zaprasza do składania ofert na realizację usługi dostawy chromatografu cieczowego do oznaczania ilościowego barwnika czerwonego i Solvent Yellow 124 w lekkim oleju opałowym oraz w mieszankach lekkiego oleju opałowego z nieoznaczonym olejem mineralnym metodą wysokosprawnej chromatografii cieczowej wg metody DIN I. Zakres realizacji usługi obejmuje: 1. Sprzedaż i dostarczenie chromatografu cieczowego o niżej określonych parametrach, kompletnego, nowego, nieużywanego (fabrycznie nowego), takiego który nie był przedmiotem wystaw i prezentacji. Wymaganiem jest, by po stronie Dostawcy był: - koszt dostawy, - ubezpieczenie i ryzyko związane z dostawą do momentu podpisania protokołu, o którym mowa w pkt I. 5, - transport aparatu do użytkownika pojazdem odpowiednio dobranym do wymiarów i ciężaru aparatu, w tym pojazdem wyposażonym w windę techniczną (jeśli wymagane). Wymagania techniczne: chromatograf cieczowy z kompletnym wyposażeniem umożliwiający ilościowe oznaczenie barwnika czerwonego oraz Solvent Yellow 124 w zakresie 0,01 mg/l do 10 mg/l w lekkim oleju opałowym oraz w mieszankach lekkiego oleju opałowego z nieoznaczonym olejem mineralnym za pomocą metody wysokosprawnej chromatografii cieczowej wg metody DIN Wymaganym jest, aby chromatograf cieczowy umożliwiał przeprowadzanie wysokosprawnej chromatografii cieczowej, mający możliwość formowania gradientów (wysokie lub niskie ciśnienie), umożliwiający proste uruchomienie, korzystanie z zautomatyzowanego zarządzania próbkami i eluentami, z dozownikiem, detektorem spektrofotometrycznym, kolumną podziałową zgodną z normą, zapewniającą wymagany rozdział oznaczanych składników;

2 chromatograf wyposażony w: - detektor UV/VIS wielokanałowy detektor lub diodowy (DAD) umożliwiający identyfikację i ilościowe oznaczanie zanieczyszczeń (barwników) o niskim stężeniu od 0,01 mg/l do 10 mg/l z powtarzalnością zgodną z normą DIN 51430; wymagana detekcja jednoczesna przy dwóch długościach fali: 535 nm i 440 nm - system dozowania z możliwością dozowania próbki na poziomie 20 lub 25 mikrolitrów - przepływ 1 ml/min - autosampler min. na 10 próbek, z możliwością odseparowania od światła i temperatury otoczenia, w przypadku próbek wrażliwych - elektroniczny system programowania i sterowania przepływami eluentów. Eluenty A (heptan/toluen 75/25 stosunek objętościowy) i B (MTBE ), wzrost gradientu oraz czas odpowiednio dopasowane w zależności od rodzaju kolumny pomiarowej oraz by gwarantowały oddzielenie bazowe od składników macierzy od analitu - wbudowany system odgazowania eluentów, zapewniający dokładne mieszanie i bezproblemowe dozowanie bez impulsów - wyświetlacz chromatograf powinien: - umożliwiać zastosowanie przedkolumny do obróbki wstępnej, - posiadać funkcję ogrzewania kolumny dająca pewność, że temperatura próbki będzie taka sama jak temperatura kolumny, przez co czasy retencji będą stałe (temperatura kolumny: stała podczas pomiaru +/- (1-2) o C, zaleca się temperaturę pomiędzy 20 a 40 o C), - zapewniać czas retencji barwników czerwonych 1,5t o, - osiągać współczynnik korelacji dla krzywych kalibracyjnych >0,999. Wymagania dodatkowe: zestaw komputerowy zewnętrzny z monitorem panoramicznym 21 (z możliwością jego podwieszenia) z oprogramowaniem sterującym pracą chromatografu cieczowego oraz służącym do zbierania i analizy danych (dane w formie pliku Excel). Oprogramowanie umożliwiające automatyczne przeliczanie poszczególnych składników (pików) przez współczynnik rozcieńczenia. Drukarka laserowa kolorowa oraz/lub urządzenie umożliwiające podłączenie do drukarki sieciowej, zestaw wzorców CRM-ów (mieszanki sprawdzające) zgodne z normą DIN 51430, materiały eksploatacyjne jednorazowego użytku stosowane do badań na przeprowadzenie: minimum 50 oznaczeń, możliwość przenoszenia danych do Excela, możliwość eksportowania danych do systemu LIMS opcjonalnie. 2. Montaż, instalację i uruchomienie chromatografu cieczowego w Pracowni, w tym: ustawienie aplikacji i wdrożenie metody DIN z uwzględnieniem optymalizacji dla próbek rzeczywistych; sprawdzenie metody za pomocą zestawu CRM-ów (po stronie Dostawcy), próbek rzeczywistych (po stronie Użytkownika) pod kątem powtarzalności i odtwarzalności metody DIN 51430; Kryterium sprawdzenia i odbioru stanowi pozytywne wyniki sprawdzeń: - dla CRM wynik mieszczący się w granicach niepewności bądź tolerancji wzorca; - dla próbek rzeczywistych: wyniki mieszczące się w granicach powtarzalności metody DIN 51430; wymagane sprawdzenie dla 3-ech punktów (dwóch skrajnych i jednego środkowego zakresu metody); porównanie wyników próbek rzeczywistych uzyskanych na chromatografie z wynikami tych próbek otrzymanymi z zastosowaniem metod alternatywnych wykonywanych w Laboratorium Zamawiającego. Za poprawny uznaje się wynik mieszczący się w tolerancji metody DIN obliczonej wg wzoru (0,59xR) sprawdzenie czasu retencji barwników czerwonych 1,5t 0 uzyskanie współczynnika koleracji dla krzywych kalibracyjnych >0,999. Strona 2/7

3 3. Przeszkolenie personelu (min. 3 osoby) w zakresie obsługi chromatografu, funkcjonalności oprogramowania (tzw. szkolenie standardowe/instalacyjne) oraz wykonywania badań próbek rzeczywistych oraz przeszkolenie personelu (min 2 osoby) z podstawowej, bieżącej konserwacji, przeglądów chromatografu oraz drobnych napraw wraz z nadaniem uprawnień. 4. Dostawę wymaganej dokumentacji: - certyfikatu lub oświadczenia potwierdzającego zgodność oferowanego chromatografu z wymaganą normą DIN dokumentu potwierdzającego dopuszczenie do stosowania na terenie Unii Europejskiej (wymagany certyfikat CE); - karty gwarancyjnej wraz z warunkami gwarancji; - instrukcji obsługi oryginalnej z tłumaczeniem na język polski min. w wersji elektronicznej; - podstawowej i niezbędnej dokumentacji technicznej (w tym schematy połączeń elektronicznych i elektrycznych); - wykazu części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych (np. katalog); - pozostałej niezbędnej dokumentacji jeśli wymagana; 5. Podpisanie protokołu odbioru przez Użytkownika oraz Dostawcę potwierdzającego powyższe. II. OFERTA powinna składać się z trzech części (każda w oddzielnej kopercie): A. Części formalnej, która powinna zawierać następujące dane potwierdzone odpowiednimi dokumentami: 1. Nazwa Firmy, adres, telefon, fax. 2. Nazwiska osób reprezentujących firmę oraz nazwiska osób upoważnionych w zakresie sporządzonej oferty. 3. Aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego w przypadku spółek prawa handlowego lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych. W przypadku daty odpisu/zaświadczenia wcześniejszej niż data sporządzenia oferty, dodatkowo wymagane jest oświadczenie, że od dnia wydania odpisu/zaświadczenia na dzień sporządzenia oferty nie wprowadzono żadnych zmian. 4. Decyzje w sprawie nadania numeru identyfikacji podatkowej NIP. 5. Oświadczenie o nie zaleganiu z opłacaniem składek ZUS. 6. Oświadczenie o braku zaległości podatkowych z US. 7. Przedstawienie oświadczenia, iż w stosunku do oferenta nie zostało wszczęte: - postępowanie egzekucyjne, - nie zachodzą warunki do otwarcia w najbliższym czasie postępowania układowego lub upadłościowego, - postanowienie sądowe zabraniające prawa do zarządzania i rozporządzania majątkiem. 8. Kopię ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności zgodnej z przedmiotem niniejszego Zaproszenia do złożenia oferty, gwarantującego pokrycie ewentualnych strat wyrządzonych podczas realizacji zleconej usługi. Dokumenty określone w pkt. 5 i 6 nie mogą być opatrzone datą wcześniejszą niż 3 m-ce w stosunku do dnia złożenia oferty. B. Części technicznej, która powinna zawierać: 1. Datę sporządzenia oferty, 2. Okres ważności oferty wymagany nie krótszy niż 50 dni od ostatecznej daty złożenia oferty, 3. Dane techniczne oferowanego chromatografu - wymagany szczegółowy opis odpowiadający na wymagania przedstawione w pkt. I niniejszego Zaproszenia do złożenia oferty; 4. Przedstawienie informacji w zakresie: - wymaganych podłączeń w miejscu instalacji, - warunków pracy, wymagań środowiskowych i lokalowych do bezpiecznej pracy aparatu i osób go obsługujących, Strona 3/7

4 - terminu/harmonogramu dostawy, uruchomienia i przeszkolenia personelu, - okresu gwarancji na kompletny chromatograf cieczowy wraz z warunkami realizacji napraw gwarancyjnych, w tym przedstawienie propozycji karty gwarancyjnej, - czasu reakcji serwisu na zgłoszoną awarię, w tym czas w jakim usługa serwisowa zostanie zrealizowana z uwzględnieniem dostaw niezbędnych części, - autoryzowanego serwisu wraz z danymi: adres, telefon, mail (preferowany serwis na terenie RP) - potwierdzenia dostępności części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych (jeśli wymagane) na okres min 10 lat, - listy użytkowników oferowanego chromatografu, - dokumentacji poświadczającej dopuszczenie do stosowania oferowanego zestawu/urządzenia na terenie Unii Europejskiej certyfikat CE, 5. Przedstawienie oświadczenia, że oferowany chromatograf: - spełnia wymagania techniczne zgodnie z zapisami w niniejszym Zaproszeniu do złożenia oferty, - zostanie dostarczony z kompletnym wyposażeniem, który po dostarczeniu, zainstalowaniu i uruchomieniu będzie gotowy do pracy zgodnie z przeznaczeniem wg powyższych specyfikacji, bez żadnych dodatkowych zakupów inwestycyjnych, z wyłączeniem materiałów eksploatacyjnych, 6. Potwierdzenie, że pełna usługa sprzedaży, dostarczenia i uruchomienia chromatografu cieczowego zostanie zrealizowana zgodnie z wymaganiami przedstawionymi w pkt I niniejszego Zaproszenia do złożenia oferty. C. Części finansowej, która powinna zawierać: 1. Cenę za oferowany chromatograf z niezbędnym wyposażeniem z rozbiciem na ceny jednostkowe za poszczególne elementy wchodzące w jego skład, uwzględniającą realizację dostawy zgodnie z I punktem niniejszego Zaproszenia do złożenia oferty, zakończoną podpisaniem protokołu odbioru po uruchomieniu do wskazanego użytkownika Pracownia zlokalizowana jest na terytorium RP, 2. Termin realizacji usługi dostawy chromatografu cieczowego do momentu podpisania protokołu odbioru przez Użytkownika oraz Dostawcę. 3. Ceny jednostkowe za poszczególne materiały eksploatacyjne niezbędne do wykonywania analiz wg DIN Czas oczekiwania na dostawę materiałów eksploatacyjnych od momentu ich zamówienia. 5. Formę i warunki płatności (termin, kurs waluty jeśli wymagany; preferowane: płatność liczona od daty wpływu faktury), 6. Koszty usług serwisowych (rh, dojazd i inne), 7. Okres ważności oferty w zakresie części finansowej nie krótszy niż 50 dni od ostatecznej daty złożenia ofert III. WYTYCZNE DO SPORZĄDZENIA OFERTY Oferta powinna być sporządzona w formie papierowej, pisemnej w języku polskim, zabezpieczonej przed zdekompletowaniem oraz podpisana przez osoby upoważnione. Wszystkie zapisane strony oferty muszą być parafowane przez Oferenta oraz kolejno numerowane. Ewentualne poprawki w ofercie winny być sygnowane przez osoby podpisujące ofertę wraz z właściwymi pieczątkami. Dokumenty i załączniki będące kopiami winny być na każdej stronie opatrzone napisem za zgodność z oryginałem oraz być sygnowane przez osoby podpisujące ofertę wraz z właściwymi pieczątkami. W przypadku składania dokumentów wygenerowanych elektronicznie z dostępnych oficjalnych państwowych publikacji internetowych nie jest wymagane poświadczenie ich za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione. Strona 4/7

5 Ofertę należy dostarczyć w kopercie zbiorczej z napisem OFERTA CHROMATOGRAF CIECZOWY, która powinna zawierać trzy koperty: 1. kopertę z napisem OFERTA CHROMATOGRAF CIECZOWY Część formalna zawierającą wersję papierową części formalnej, 2. kopertę z napisem OFERTA CHROMATOGRAF CIECZOWY Część techniczna zawierającą wersję papierową części technicznej, 3. kopertę z napisem OFERTA CHROMATOGRAF CIECZOWY Część finansowa zawierającą wersję papierową części finansowej. Nie dopuszcza się złożenia oferty w formie elektronicznej przesłanej na adres owy. Tak sporządzona kompletna oferta, zawierająca oddzielne opisane i zamknięte koperty z częścią formalną, techniczną i finansową, winna być dostarczona w jednej, wspólnej, opisanej i zamkniętej kopercie do dnia do godz. 15:00, do Kancelarii obsługującej ORLEN Laboratorium lub do siedziby Spółki w Płocku, (ORLEN Laboratorium Sp. z o.o. ul. Zglenickiego 40K, Płock). Na kopercie należy podać nazwę, dokładny adres Oferenta oraz tytuł OFERTA CHROMATROGRAF CIECZOWY. W przypadku otrzymania oferty po godz. 15:00 dnia nie będzie ona uwzględniona w postępowaniu zakupowym. IV. INFORMACJE DODATKOWE W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji związanych z przedmiotem Zaproszenia do złożenia oferty, prosimy o kontakt z Moniką Machulską-Niździńską tel , , monika.machulska@orlen.pl lub Agatą Budziło, tel , , agata.budzilo@orlen.pl Otwarcie ofert Części formalnej i Części technicznej nastąpi w dniu o godz. 10:00 w siedzibie ORLEN Laboratorium obecności Komisji bez udziału Oferentów. V. UWAGI DOTYCZĄCE PRZYJĘCIA ORAZ OCENY OFERTY Oferty oceniane będą wg kryteriów określonych przez Komisję. 1. Kryteria obligatoryjne: 1.1. spełnienie wymagań formalnych 1.2. zgodność przedmiotu oferty z wysłanym Zaproszeniem do złożenia oferty. 2. Kryteria oceny oferty: 2.1. ocena warunków finansowych tj. cena z uwzględnieniem warunków płatności. Zamawiający zastrzega możliwość odstąpienia od ustalonych kryteriów wyłącznie w przypadku pojawienia się istotnych okoliczności, mających wpływ na interes i dobro Zamawiającego. Firmy, które przedstawią oferty nie podlegające odrzuceniu zostaną zaproszone do dalszych negocjacji. W przypadku przedłożenia oferty niekompletnej Oferent zobowiązany będzie do jej uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Brak uzupełnienia oferty przez Oferenta w wyznaczonym terminie spowoduje jej automatyczne odrzucenie. Ponadto Komisja może zobligować Oferenta do uzupełnienia oferty o dodatkowe dokumenty/informacje w wyznaczonym terminie. Niedostarczenie przez Oferenta w wyznaczonym terminie wymaganej przez Komisję dokumentacji spowoduje automatyczne odrzucenie oferty. Strona 5/7

6 VI. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO ORLEN Laboratorium Sp. z o.o. nie jest związana postanowieniami ustawy o zamówieniach publicznych i jako Zamawiający zastrzega sobie prawo do: - swobodnego wyboru Dostawcy według przyjętych kryteriów oceny, a tym samym do odrzucenia oferty bez podania przyczyny (w części lub w całości), - unieważnienia postępowania bez podania przyczyn, - prowadzenia dalszych negocjacji techniczno-cenowych. ORLEN Laboratorium Sp. z o.o. zastrzega, iż w przypadku akceptacji złożonej oferty, Oferent zostanie poinformowany w formie pisemnej. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo zwrotu poniesionych kosztów. Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia z tytułu odrzucenia jego oferty lub nie wybrania oferty. Nie przewiduje się trybu odwoławczego od dokonania wyboru Dostawcy. Oferenci zostaną powiadomieni o wyniku postępowania zakupowego w terminie 60 dni od wyznaczonej daty składania ofert. VII. UWAGI DODATKOWE 1. W ORLEN Laboratorium Sp. z o.o. został wdrożony System Zarządzania Środowiskiem i BHP wg normy PN-EN ISO i PN-N 18001, którego celem jest utrzymanie zgodności z obowiązującym prawem środowiskowym i BHP oraz stały postęp w dziedzinie zmniejszania uciążliwości Spółki dla środowiska. Dokumentem wiodącym Systemu jest Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania. 2. W ORLEN Laboratorium podczas wykonywania prac obowiązują przepisy wewnętrzne w zakresie BHP, Zarządzenia Kompleksowego Systemu Prewencji PKN Orlen S.A. lub Zarządzenia Kompleksowego Systemu Prewencji ANWIL S.A. w tym Zarządzeń dotyczących wydawania zezwoleń jednorazowych, do których przestrzegania Dostawca jest zobowiązany. 3. Wszyscy pracownicy zatrudnieni podczas realizacji tego zadania przez Dostawcę będą posiadać kwalifikacje i uprawnienia oraz będą posiadać stosowne szkolenia BHP (w tym uprawnienia niezbędne do wykonywania pracy na terenie PKN ORLEN S.A. lub ANWIL S.A.) 4. Osoby pracujące na terenie Zakładu Produkcyjnego PKN ORLEN S.A. zobowiązane są do przestrzegania wewnętrznych zasad o ruchu osobowym zgodnie z Zarządzeniem 20/DG/2014 z dnia , natomiast osoby pracujące na terenie Zakładu Produkcyjnego ANWIL S.A. zobowiązane są do przestrzegania wewnętrznych zasad o ruchu osobowym zgodnie z Zarządzeniem 2/2014 z dnia Osoby pracujące na terenie Laboratorium zobowiązane są do zapoznania się z Instrukcją Bezpieczeństwa dla osób przebywających na teranie Laboratorium nr GS/01/08 lub w przypadku Laboratoriów znajdujących się na terenie ANWIL S.A. zobowiązani są do zapoznania się z Instrukcją Bezpieczeństwa dla osób przebywających na terenie Laboratorium we Włocławku nr BHP/01/ Firma prowadząca prace jest wytwórcą odpadów powstałych podczas wykonywania usługi, w związku z tym zobowiązana jest do zagospodarowania wytworzonych odpadów zgodnie z Ustawą o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 (Dz. U. 2013, poz. 21). 7. Dostawca ma obowiązek zgłaszania do osoby odpowiedzialnej za odbiór usługi ilości i rodzaju wytworzonych odpadów podczas realizacji zleconej usługi. 8. Dostawca ma obowiązek zgłaszania do osoby odpowiedzialnej za odbiór usługi będącej przedmiotem zamówienia zdarzeń potencjalnie wypadkowych lub wypadków pracowników oraz awarii środowiskowych, które powstały podczas jej realizacji. Strona 6/7

7 9. Dostawca ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności zgodnej z przedmiotem niniejszego Zaproszenia do złożenia oferty, gwarantującego pokrycie ewentualnych strat wyrządzonych podczas realizacji dostawy/usługi. Złożenie oferty do niniejszego Zaproszenia jest jednoznaczne w akceptacją przez Zleceniobiorcę warunków realizacji dostaw na teren PKN ORLEN S.A. / ANWIL S.A., w tym: - przestrzegania wewnętrznych zasad BHP; - przestrzegania wewnętrznych zasad o ruchu osobowym zgodnie z Zarządzeniem 20/DG/2014 z dnia (PKN ORLEN S.A.) lub Zarządzeniem 2/2014 z dnia (ANWIL S.A.); - zawarcia umowy z ORLEN Ochroną Sp. z o.o., która umożliwi ruch osobowy i materiałowy na terenie Zakładu Produkcyjnego PKN ORLEN S.A. lub Zakładu Produkcyjnego ANWIL S.A., - ponoszenia wszelkich opłat wynikających z realizacji dostawy, w tym opłat związanych z odbyciem niezbędnych szkoleń BHP, opłat związanych z utrzymaniem kart identyfikacyjnych, czy też opłat za wjazd pojazdem na teren PKN ORLEN S.A/ANWIL S.A.. * Na życzenie jesteśmy w stanie dostarczyć Państwu wszelkie dodatkowe informacje wynikające z realizacji dostaw na terenie PKN ORLEN S.A./ANWIL S.A. w wersji elektronicznej na wskazany adres owy. Strona 7/7