IR.271.27.4.2014 Krotoszyn, 2014-12-04...... WYKONAWCY... dotyczy : przetargu nieograniczonego na Dostawę energii elektrycznej na potrzeby Urzędu Miejskiego w Krotoszynie oraz jednostek podległych na terenie Miasta i Gminy Krotoszyn Informuję, że w w/w postępowaniu wpłynęły zapytania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia od wykonawców. Na podstawie art. 38 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.), zgodnie z zapisem pkt. XI SIWZ przekazuję odpowiedzi na poniższe zapytanie : Pytanie 1 Zamawiający nakłada obowiązek realizacji umowy sprzedaży energii elektrycznej od dnia 01.01.2015 r. taki termin wskazano w pkt V SIWZ, jednakże zaznaczamy, iż w celu rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej Wykonawca musi wykonać szereg czynności w celu wdrożenia sprzedaży, a w tym przeprowadzić procedurę zmiany sprzedawcy w OSD, z uwagi na czas trwania procedury zmiany sprzedawcy, który określa OSD w swoim IRiESED i jest to 21 dni. Uwzględniając zatem że umowa zostanie podpisana po 10.12.2014 r., czyli już po okresie umożliwiającym zgłoszenie realizacji umowy od 01.01.2015, a Zamawiający musi jeszcze uwzględnić czas dla Wykonawcy na sporządzenie wniosków zmiany sprzedawcy, złożenie ewentualnych wypowiedzeń umowy, jak i uzupełnienie niezbędnych do nich informacji oraz przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy wnioskujemy o datę rozpoczęcia sprzedaży co najmniej od 01.02.2015 r. W przypadku braku zgody na powyższą modyfikację, Wykonawca prosi Zamawiającego o wskazanie jak Wykonawca ma zrealizować wskazaną umowę sprzedaży zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi zasadami i przepisami regulującymi umowę sprzedaży i jej wdrożenie, ponieważ w opinii Wykonawcy termin narzucony przez Zamawiającego jest niemożliwy do realizacji (niezgodny z IRiESD i obowiązującymi przepisami ) i Zamawiający nie może nakładać na Wykonawcę niemożliwych do realizacji zapisów. Zaznaczam, że dołożymy wszelkich starań aby zrealizować proces jak najszybciej, choć uważamy, że w przypadku sytuacji w której większość Państwa umów byłaby na czas określony do końca 2014 r. najlepszym rozwiązaniem byłoby przedłużenie aktualnie obowiązujących umów o 1 lub 2 miesiące. Jest to rozwiązanie, które zabezpieczy interes Zamawiającego w przeciwnej sytuacji nie dochowanie przez Wykonawcę terminu 01.01.2015 wywoła bardzo poważne konsekwencje finansowe dla Zamawiającego w najlepszym wypadku, sprzedaż przez 1 miesiąc będzie świadczona przez sprzedawcę rezerwowego. Zamawiający informuje, że termin realizacji umowy sprzedaży energii elektrycznej powinien nastąpić zgodnie z rozdziałem V SIWZ oraz zapisem 10 projektu umowy (okres obowiązywania Umowy) stanowiącym załącznik A do SIWZ, co oznacza, że rozpoczęcie sprzedaży energii elektrycznej nastąpi nie wcześniej niż po przeprowadzeniu przewidzianej przepisami ustawy Prawo energetyczne i przepisami wykonawczymi procedury zmiany sprzedawcy.
2 Niemniej jednak Wykonawca winien dołożyć wszelkich starań, aby poinformować lokalnego Operatora Systemu Dystrybucyjnego o zawarciu umowy sprzedaży energii elektrycznej by móc rozpocząć sprzedaż energii elektrycznej od dnia 01.01.2015 roku. Pytanie 2 Dodatkowo nakładają Państwo na Wykonawcę obowiązek przygotowania umów, co jest niezrozumiałe tym bardziej że w przetargu jest projekt umowy, a Wykonawca nie może odpowiadać za wpisywanie danych dotyczących Państwa jednostek i Państwa PPE, ponieważ to Państwo posiadają dane na ten temat. Wykonawca jak najbardziej może uzupełnić umowę o dane dotyczące jego Firmy, ale pozostałe kwestie dotyczące przedmiotu umowy i płatników powinny być w gestii Zamawiającego. Proszę o wykreślenie z SIWZ z rozdziału XXV punktu 14. Zamawiający informuje, że wykreśla z SIWZ z rozdziału XXV punkt 14. Pytanie 3 W związku z zapisami zawartymi w rozdziale XXV SIWZ pkt. 11 proszę o informację czy Zamawiający udostępni w wersji edytowalnej (word, excel) najpóźniej w dniu podpisania umowy następujące informację niezbędne do procesu zmiany sprzedawcy: Nazwa i adres poszczególnych płatników z przetargu wraz z przekazaniem następującej dokumentacji: potwierdzenia nadania NIP, REGON każdego z płatników, umocowanie osoby podpisującej daną umowę, pełnomocnictwo od każdego płatnika do zgłoszenia zmian; Opis punku poboru Adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina) Grupa taryfowa Planowane roczne zużycie energii dla każdego PPE Numer licznika brak w niektórych PPE w opisie przedmiotu zamówienia Nazwa Operator Systemu Dystrybucyjnego dla każdego PPE Nazwa dotychczasowego Sprzedawcy dla każdego PPE Numer aktualnie obowiązującej umowy Data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy sprzedaży Numer ewidencyjny i nr PPE każdego PPE brak w niektórych PPE w opisie przedmiotu zamówienia Okres obowiązywania dotychczasowej umowy dystrybucyjnej ( na jaki okres została zawarta, do kiedy). Zamawiający informuje, że udostępni w/w informacje w wersji edytowanej (word, excel) najpóźniej w dniu podpisania umowy. Pytanie 4 Prosimy o informację, czy Zamawiający ma zawarte umowy kompleksowe czy rozdzielone umowy na sprzedaż i dystrybucję oraz jakie są terminy obowiązywania i okresy wypowiedzenie tych umów? Zamawiający informuje, że zgodnie z załącznikiem B do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
3 a) dla 112 punktów poboru energii elektrycznej umowy zostały rozdzielone na sprzedaż i dystrybucję energii elektrycznej. b) dla 3 punktów poboru energii elektrycznej zawarto umowy kompleksowe na czas nieokreślony: 1. Chwaliszew ul. Słoneczna - oświetlenie ulic (Nr PPE 480037440010088367); 2. Krotoszyn ul. Rybia dz. 45,28 oświetlenie ulic (Nr PPE 480037440010088569); 3. Krotoszyn, Rynek dz. 1159 oświetlenie ulic (Nr PPE 480037440010096350); z możliwością rozwiązania umowy kompleksowej z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. c) dla 2 punktów poboru energii elektrycznej: 1. Krotoszyn Al. Powst. Wlkp. 13 hala sportowa; 2. Durzyn dz. 50/1, 49/2, 51/1, 52/1-50/1, 49/2, 51/1, 52/1 cmentarz; planuje się w 2015 roku zawarcie umów na dostawę i dystrybucję energii elektrycznej. Pytanie 5 Proszę o podanie nazwy obecnego sprzedawcy energii elektrycznej. Zamawiający informuje, że Miasto i Gmina Krotoszyn w dniu 15 listopada 2012 roku zawarła umowę na dostawę energii elektrycznej na potrzeby Urzędu Miejskiego w Krotoszynie oraz jednostek podległych na terenie Miasta i Gminy Krotoszyn w okresie od 01.01.2013 roku do 31.12.2014 roku z firmą ENERGA - OBRÓT S. A. z siedzibą w Gdańsku, ul. Mikołaja Reja 29, 80-870 Gdańsk. Pytanie 6 Czy Zamawiający udzieli w dniu otwarcia ofert informacji z tego procesu, Wykonawcom, którzy nie byli obecni na otwarciu? Zamawiający informuje, że udzieli w dniu otwarcia informację z procesu Wykonawcom, którzy nie byli obecni na otwarciu. Pytanie 7 Zwracamy się zapytaniem, czy Wykonawca będzie umocowany do podpisania umowy dystrybucyjnej w imieniu klienta, czy ma jedynie doprowadzić do zawarcia ww. umowy między OSD a Zamawiającym? W przypadku, gdy Wykonawca zostanie zobowiązany do podpisania w imieniu klienta umowy z OSD Zamawiający zobligowany jest do poszerzenia zakresu pełnomocnictwa o stosowne oświadczenie, wymagane przez OSD. Zamawiający informuje, że Wykonawca ma jedynie doprowadzić do zawarcia umowy dystrybucyjnej pomiędzy OSD a Zamawiającym na podstawie Załącznika nr 2 Pełnomocnictwo do projektu umowy. Pytanie 8 Czy możliwe jest podpisanie umowy droga korespondencyjną? Zamawiający informuje, że istnieje możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną.
4 Pytanie 9 Bardzo prosimy o rozważenie kwestii usunięcia zapisów par. 13 ust. 3 umowy, ponieważ wpływają one niekorzystnie na wartość oferty jaką Wykonawcy składają w prowadzonym postępowaniu, z uwagi na konieczność kalkulowanie jej w taki sposób aby uwzględniła ewentualne ryzyko zapłaty kar umownych przez Wykonawcę. Należy wobec tego uznać, iż powyższy zapis negatywnie wpływa na interes Zamawiającego, a co za tym idzie prowadzone przez niego finanse publiczne. Zamawiający informuje, że dokonuje modyfikacji zapisów 13 ust. 3 umowy i nadaje mu brzmienie: 13 Kary umowne 4. Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 0,01% wartości umowy wskazanej w 2 ust.2. za każdy dzień opóźnienia powyżej 45 dni w wystawieniu i nadaniu pocztą / kurierem faktury za sprzedaż energii elektrycznej. Kara naliczana jest po przekroczeniu 45-go dnia od momentu udostępnienia danych o zużyciu energii na serwerze ftp platformy PWI lub przekazania danych o zużyciu przez Płatnika na podstawie faktury za usługi dystrybucji energii elektrycznej. Płatnik ma prawo potrącić karę umowną z najbliżej przypadającej płatności na rzecz Wykonawcy i kolejnych,, jeżeli wysokość kary przekracza wysokość płatności, a Wykonawca ten fakt nieodwołalnie akceptuje. Pytanie 10 Czy aktualne umowy dystrybucyjne zawarte są na czas nieokreślony? Zamawiający informuje, że aktualne umowy dystrybucyjne z ENERGA-OPERATOR S. A. i PKP ENERGETYKA S. A. zawarte są na czas nieokreślony. Pytanie 11 Proszę o wykreślenie z par. 9 ust. 4 umowy. Reklamacja nie zwalnia z obowiązku dokonania płatności za fakturę ani nie powoduje przedłużenia jej płatności. Zamawiający informuje, że nie wyraża zgody na wykreślenie 9 ust. 4 umowy. Pytanie 12 Czy Zamawiający przekaże niezbędne dokumenty (NIP, Regon, KRS) oraz pełnomocnictwo do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy? Zamawiający informuje, że przekaże w/w dokumenty najpóźniej w dniu podpisania umowy. Pytanie 13 Zwracamy się z prośba o udzielenie informacji czy procedura zmiany sprzedawcy przeprowadzana będzie po raz pierwszy? Kto jest Państwa obecnym Sprzedawcą? Zamawiający informuje, że procedura zmiany sprzedawcy energii elektrycznej nie jest przeprowadzana po raz pierwszy. Miasto i Gmina Krotoszyn w dniu 15 listopada 2012 roku zawarła umowę na dostawę energii elektrycznej na potrzeby Urzędu Miejskiego w Krotoszynie oraz jednostek podległych na terenie Miasta i Gminy Krotoszyn w okresie od 01.01.2013 roku do 31.12.2014 roku z firmą ENERGA - OBRÓT S. A. z siedzibą w Gdańsku, ul. Mikołaja Reja 29, 80-870 Gdańsk.
5 Pytanie 14 Jakie umowy posiadacie Państwo na dzień dzisiejszy, czy są to umowy na sprzedaż energii elektrycznej wraz ze świadczeniem usług dystrybucji? Czy umowy są rozdzielone na sprzedaż energii elektrycznej oraz umowy o świadczenie usług dystrybucji? Jaki jest ich okres wypowiedzenia? Zamawiający informuje, że zgodnie z załącznikiem B do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: a) dla 112 punktów poboru energii elektrycznej umowy zostały rozdzielone na sprzedaż i dystrybucję energii elektrycznej. b) dla 3 punktów poboru energii elektrycznej zawarto umowy kompleksowe na czas nieokreślony: 4. Chwaliszew ul. Słoneczna - oświetlenie ulic (Nr PPE 480037440010088367); 5. Krotoszyn ul. Rybia dz. 45,28 oświetlenie ulic (Nr PPE 480037440010088569); 6. Krotoszyn, Rynek dz. 1159 oświetlenie ulic (Nr PPE 480037440010096350); z możliwością rozwiązania umowy kompleksowej z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. c) dla 2 punktów poboru energii elektrycznej: 1. Krotoszyn Al. Powst. Wlkp. 13 hala sportowa; 2. Durzyn dz. 50/1, 49/2, 51/1, 52/1-50/1, 49/2, 51/1, 52/1 cmentarz; planuje się w 2015 roku zawarcie umów na dostawę i dystrybucję energii elektrycznej. Pytanie 15 W rozdz. V SIWZ wpisali Państwo termin wykonania zamówienia dla 1 części zamówienia od 01.01.2015 r. Jednak już teraz można stwierdzić, że taki termin rozpoczęcia zamówienia nie będzie możliwy z uwagi na czas trwania procedury zmiany sprzedawcy. Informujemy, że po rozstrzygnięciu postępowania i podpisaniu umowy sprzedaży energii elektrycznej zgodnie z dyspozycją art. 4 ustawy Prawo energetyczne wymagane jest zgłoszenie umowy sprzedaży energii elektrycznej do właściwego Operatora Systemu Dystrybucyjnego w terminach określonych w Instrukcjach Ruchu i Eksploatacji Systemu Dystrybucyjnego (IRiESD). Zgodnie z IRiESD, w przypadku pierwszej i kolejnej zmiany sprzedawcy energii elektrycznej, nowy sprzedawca ma obowiązek poinformować lokalnego Operatora Systemu Dystrybucyjnego z wyprzedzeniem 21-dniowym o zawarciu umowy sprzedaży energii elektrycznej. Biorąc pod uwagę powyższe zwracamy się z prośbą, by termin rozpoczęcia wykonania zamówienia przypadał na 01.02.2015 r. Zamawiający informuje, że termin realizacji umowy sprzedaży energii elektrycznej powinien nastąpić zgodnie z rozdziałem V SIWZ oraz zapisem 10 projektu umowy (okres obowiązywania Umowy) stanowiącym załącznik A do SIWZ, co oznacza, że rozpoczęcie sprzedaży energii elektrycznej nastąpi nie wcześniej niż po przeprowadzeniu przewidzianej przepisami ustawy Prawo energetyczne i przepisami wykonawczymi procedury zmiany sprzedawcy. Niemniej jednak Wykonawca winien dołożyć wszelkich starań, aby poinformować lokalnego Operatora Systemu Dystrybucyjnego o zawarciu umowy sprzedaży energii elektrycznej by móc rozpocząć sprzedaż energii elektrycznej od dnia 01.01.2015 roku. Pytanie 16 Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy w wersji elektronicznej Excel niezwłocznie po wyborze Wykonawcy w przypadku, gdyby dane były niewystarczające? Już teraz można zauważyć braki w nr PPE/licznika dla niektórych obiektów wymienionych w załączniku B. Zamawiający informuje, że przekaże niezbędne dane do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy w wersji elektronicznej Excel najpóźniej w dniu podpisania umowy.
6 Pytanie 17 Prosimy o udostępnienie załącznika B w wersji edytowalnej. Zamawiający informuje, że udostępni załącznik B do SIWZ w wersji edytowalnej najpóźniej w dniu podpisania umowy. Pytanie 18 Czy istnieje możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną? Zamawiający informuje, że istnieje możliwość podpisania umowy drogą korespondencyjną. Pytanie 19 Prosimy o wykreślenie z rozdz. XXV pkt. 9 zapisu w formie plików edytowalnych na każde żądanie Zamawiającego. Informujemy, że ze względu na ograniczenia systemowe, nie ma możliwości spełnienia powyższego zapisu w obsłudze klientów masowych, o wielu punktach poboru energii elektrycznej i stosunkowo małym wolumenie zużycia energii w poszczególnych punktach poboru. Faktury VAT wystawione są zgodnie z zasadami rachunkowości. Posiadają szczegółowy wykaz punktów poboru wraz ze zużyciem i kosztami energii elektrycznej. Obowiązkiem sprzedawcy jest dostarczenie faktury w formie papierowej do Zamawiającego, co powinno być wystarczające. Przesyłanie faktur w formie edytowalnej jest czynnością niestandardową w obsłudze pod kątem sprzedaży energii elektrycznej i wiąże się z wyższymi kosztami obsługi Odbiorcy przez spółkę obrotu energią elektryczną. W związku z tym wycofanie się z powyżej cytowanego zapisu umownego pozwoli Wykonawcom na zaproponowanie niższej ceny sprzedaży energii elektrycznej. Zamawiający informuje, że podany pkt 9 w rozdziale XXV SIWZ nie zawiera informacji dot. zapisu w formie plików edytowalnych na każde żądanie Zamawiającego. Jednakże mając na uwadze fakt, że pytanie dotyczy rozdziału XXV pkt 8 SIWZ informuję, że Zamawiający modyfikuje zapis rozdziały XXV pkt 8 SIWZ i nadaje mu brzmienie: 8. Sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia do każdej faktury VAT specyfikacji o zużyciu energii elektrycznej w danym okresie rozliczeniowym dla każdego poboru energii elektrycznej, a także do gotowości przesyłania tej specyfikacji oraz zeskanowanych faktur VAT faksem lub drogą elektroniczną na każde żądanie Zamawiającego. Pytanie 20 Prosimy o wyjaśnienie zapisu rozdz. XXV pkt. 14. Wg pkt. 1 rozdz. zawarta będzie jedna wspólna umowa. Tymczasem tu mowa jest o przygotowaniu przez Wykonawcę umów dla każdego płatnika. Zamawiający informuje, że wykreśla z SIWZ z rozdziału XXV punkt 14. Ponadto, informuję, że na podstawie art. 38 ust. 4 cyt. ustawy PZP Zamawiający dokonuje zmian treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia: Pkt. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Zmianie ulega w pkt. 1a, który otrzymuje brzmienie : a\ Część A zakup energii elektrycznej w planowanej ilości około 1 280 235 kwh (+/-10%)
7 do 31 grudnia 2015 roku dla 117 punktów poboru energii elektrycznej zgodnie ze specyfikacją zawartą w opisie przedmiotu zamówienia w Załączniku B do SIWZ. Pkt. V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA, który otrzymuje brzmienie: Umowa sprzedaży energii elektrycznej zostanie zawarta: - dla Części A : do 31 grudnia 2015 roku (planowany termin rozpoczęcia sprzedaży energii elektrycznej 01.01.2015 r.) - dla Części B na okres: od 1 stycznia 2016 roku do 31 grudnia 2016 roku Uwaga: rozpoczęcie sprzedaży energii elektrycznej nastąpi nie wcześniej niż z dniem skutecznego rozwiązania dotychczasowych aktualnie obowiązujących umów na sprzedaż energii elektrycznej lub aktualnie obowiązujących umów o świadczenie usługi kompleksowej, a także nie wcześniej niż z dniem wejścia w życie umowy o świadczenie usług dystrybucji, po przeprowadzeniu przewidzianej przepisami ustawy-prawo energetyczne i przepisami wykonawczymi procedury zmiany sprzedawcy. Niniejszy warunek stosuje się oddzielnie do każdego punktu poboru energii. Proszę o uwzględnienie informacji zawartych w odpowiedziach na zadane zapytania oraz zmian treści SIWZ w przygotowywanej ofercie przetargowej. Sporządził: Marzena Kurek Burmistrz Krotoszyna /-/ Julian Jokś