7. W aplikacji istnieją pola, w których tak naprawdę nie wiadomo co wpisać. Dla przykładu konieczność wpisania numeru historycznego w momencie tworzenia księgi sama w sobie jest niezrozumiała skoro wpisujemy rok. Nie ma jednak żadnej instrukcji, co należy wpisać lub jaki był zamysł umieszczenia takiego pola, czym skutkuje wpisanie tu jakiejś informacji? Po próbach wiemy, że dla AU, AM i AZ program nie pozwala wpisać takiej samej informacji np. 01. Brak wyjaśnienia. 8. Brak dokładnej informacji, o jakie księgi chodzi i po co wpisuje się tu inną miejscowość, niż miejscowość USC oraz gdzie znajdzie się o tym informacja oprócz danych migracji? 1
Po co wpisuje się miejscowość (przykład wyżej), jeżeli księga została przeniesiona do naszego USC z USC w Świdnicy i tam został sporządzony akt, to w akcie (przykład poniżej) zmigrowanym do BUSC miejscem sporządzenia aktu jest Zielona Góra. Zgodnie z Pasc zmigrowany akt ma dokładnie odzwierciedlać akt w księdze. 9. Jakie dodatkowe informacje można wpisać w zadaniu małżeństwa, (w zapewnieniu nie ma takiego pola, nic się nie przenosi), gdzie po zaakceptowaniu aktu będzie można tę informację zobaczyć oraz jaki był zamysł dla tego pola? 2
10. Jeżeli został sporządzony protokół zawarcia małżeństwa, a nupturienci zmienią datę zawarcia (dość częste) to gdzie najlepiej to zmienić: w zapewnieniu i jeszcze raz utworzyć protokół, czy w protokóle. Czy po wejściu systemu będzie można dwa razy zapisać protokół do zawarcia małżeństwa tych samych osób, czy program na to pozwoli? 11. Jeżeli sporządzamy jakiś formularz z klawiatury (bez użycia myszy), to w jaki sposób można przejść między zakładkami kobieta-mężczyzna lub ojciec-matka? 12. Brak informacji o zasadzie działania wyszukiwarki - czy za każdym razem wyszukując akt będziemy wyszukiwać w całym BUSC, czy w swoich zasobach (w małych miejscowościach wyszukiwanie za każdym razem w całej bazie jest niepraktyczne)? Zazwyczaj urzędnik wie kiedy chce przeszukać BUSC, a kiedy potrzebny jest mu akt z własnego urzędu. 15. Nie mamy żadnych informacji co zrobić przy pojawieniu się konkretnego błędu, czy to jest wina urzędnika, programu czy może łącza? Gdzie szukać rozwiązania problemu? Dla przykładu - przy migracji aktu z pliku pojawił się błąd. Skąd urzędnik ma wiedzieć co dalej (przykład poniżej)? Trener odesłał na str.140 podręcznika szkoleniowego, czy to jest wyjaśnienie problemu? 3
15. Nie wiadomo co wpisać w polu nazwa dokumentu (przykład poniżej). Może rozwiązaniem byłoby dodanie w polu rozwijalnym innych opcji: np.: oświadczenie, protokół, inne. 17. Sporządzenie protokółu urodzenia gdy np. matka jest Albanką nie wpisujmy numeru PESEL (program nie sprawdza, że wybraliśmy inne obywatelstwo)...program pokazuje błąd jak wybrnąć z takiej sytuacji? 4
18. Każdy akt stanu cywilnego ma swoje akta zbiorowe. Protokół uznania ojcostwa, protokół przyjęcia oświadczenia o zmianie imienia dziecka przez rodziców w ciągu 6 miesięcy, są aktami zbiorowymi do aktu urodzenia, oświadczenie o powrocie do nazwiska należy do akt zbiorowych aktu małżeństwa. W jaki sposób dołączyć utworzone protokóły w ŹRÓDLE do akt zbiorowych? 19.W sekcji dokument tożsamości (przykład poniżej) pole wydany przez i wpis zacznij wpisywać nazwę organu sugeruje, że znajduje się tu słownik, jednak go tu nie ma. Wpisywanie całej nazwy organu wydającego dowód czy paszport jest czasochłonne. Bardziej praktyczne byłyby jako dwa pola, jedno słownik organów najczęściej wydających wydających dokumenty i drugie: miejsce wydania, gdzie można by było wpisać miejscowość. 20. Pole oznaczenie aktu dlaczego w podpowiedzi znów jest to samo określenie jak w opisie pola? Dla jasności powinno być wpisz nr aktu, bo taką nomenklaturą się posługujemy. Oznaczenie aktu jest określeniem sztucznym i niekonkretnym. 5
21. Wsparciem dla urzędnika byłaby możliwość wyszukania (poprzez link wyszukaj w systemie ) danych przy osobie zgłaszającej urodzenie lub zgon, ponieważ należy wpisać imię nazwisko dowód osobisty i miejsce zamieszkania. 22. W aplikacji jest możliwość wpisania do aktu małżeństwa wzmianki dodatkowej lub przypisku o zgonie jednego z małżonków. Zgodnie z rozporządzeniem informacje o zgonie małżonków powinna być dołączona do aktu w formie wzmianki. Bazując na możliwości jaką daje program, w przypiskach do aktu małżeństwa wpisano przypisek o zgonie żony (przykład poniżej). Błędem tego przypisku jest, że miejsce zgonu program sobie skrócił i napisał Zielona G. Czy będzie zdarzało się, że nazwy dwuczłonowe miejscowości program będzie dowolnie skracał? Przypisek nie wpisuje się do adnotacji w odpisie skróconym. 6
We wzmiankach również jest błąd (przykład poniżej). Program wpisał adnotację w odpisie skróconym o zgonie małżonki jednak bez miejsca zgonu i USC gdzie znajduje się akt zgonu. 23. Nie ma nigdzie informacji co będzie się działo z zapewnieniami przeterminowanymi, w jaki sposób dane w nich zawarte będzie można wykorzystać przy ponownym złożeniu zapewnienia lub przedłużeniu terminu? 24. Brak informacji, w jaki sposób kierownik USC ma dokonać zmiany imienia w PESEL, gdy po dodaniu wzmianki do aktu nie wyświetla się okno czy zaktualizować PESEL choć osoba ma nadany nr PESEL? 25. Jak dołączyć do aktu migrowanego z pliku nr PESEL osoby w taki sposób, aby baza PESEL nie uważała tego za nowy akt? Jak, mając na uwadze powyższe, zachować się przy wpisywaniu wzmianek o rozwodach? Jaka powinna być procedura? Czy pierwszą czynnością powinno być zmigrowanie aktu, kolejną dopisanie do niego nr PESEL, a potem dopiero wpisanie wzmianki? Jeżeli są rozwiązania i odpowiedzi na nurtujące urzędników pytania, zarówno te opisane powyżej jak i zgłaszane od miesięcy na forum (często bez odpowiedzi), należałoby przygotować suplement podręcznika szkoleniowego i opisać możliwe sytuacje i sposób reakcji urzędnika. XVI. Testy, opinie, ankieta ewaluacyjna Informacja, że program i grafika programu została oceniona bardzo wysoko przez urzędników USC 7
nie jest pełna. Należy zaznaczyć, że na konsultacje do MSW zaproszeni zostali urzędnicy z 8 większych USC w Polsce, jednak wtedy zaprezentowano program w wersji demonstracyjnej, która mocno odbiegała od wersji przekazanej do testowania. Ponadto, można było wówczas jedynie zobaczyć jak będzie wyglądał akt małżeństwa i urodzenia. Podczas tych prezentacji urzędników najbardziej interesowało, jak program będzie funkcjonował, jakie będzie miał możliwości? Zgłaszanych było wiele praktycznych uwag, jednak większość z nich nie jest do tej pory uwzględniona w aplikacji. Uczestnictwo w warsztatach w MSW polegało na tym, że urzędnik fizycznie mógł usiąść do komputera i uzupełnić projekty aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu. Jako osoba po raz pierwszy pracująca z programem testujący musiał być prowadzony za rękę, bo niemożliwym jest aby w ciągu kilku godzin zapoznać się z programem na tyle by móc pracować z pełnym rozeznaniem. Na większość zgłaszanych uwag i pytań w większości padała odpowiedź, że program będzie to robił. Na spotkaniach w urzędach wojewódzkich program też prezentowany był w formie demonstracyjnej. Na ekranach mogliśmy oglądać jak będą wyglądały poszczególne akty. Ostatnie spotkania liderskie, dla urzędników, którzy w dużej części w swoich urzędach nie mieli jeszcze możliwości kontaktu z aplikacją polegało na tym, że krok po kroku przeprowadzali przez program trenerzy. W większości przypadków program działał i można było sporządzić akt urodzenia, małżeństwa i zgonu. Większość pytań o programie i jego możliwościach kwitowane było przez trenerów stwierdzeniem: po wejściu ŻRÓDŁA wszystko będzie działać. Jak pozytywnie nie ocenić takiego spotkania, jeżeli w miarę sprawnie udało się sporządzić akty i dodać wzmiankę i przypisek? Jednak prawdziwa ocena programu może nastąpić dopiero teraz, kiedy każdy urzędnik może sam przemyśleć poszczególne kroki i zmierzyć się z nim fizycznie. Największym błędem było przekazanie do testowania nie działającej w pełni aplikacji, bez sztucznej bazy, która pozwalałaby bez tracenia czasu na tworzenie aktów przetestować wszelkie aspekty działania programu. Nauka uzupełniania formularzy to chyba trochę za mało, żeby nazwać szkolonych liderami. Liderzy pozostawieni zostali bez wyczerpujących i szczegółowych materiałów szkoleniowych. Zgłaszane na forum trenerom pytania często pozostają bez odpowiedzi. Sytuacji, z którymi stykają się urzędnicy często nie są oni w stanie wyczerpująco opisać trenerom, choćby z powodu braku czasu. W rzeczywistości odpowiedź będzie potrzebna tu i teraz. Nie otrzymawszy jej będą zaczynać swoją pracę od początku, co będzie sprzyjało frustracji i niepewności wykonywanych w aplikacji czynności. XVII. Czas pracy Większość powyższych błędów czy niekonsekwencji a także brak ergonomii aplikacji będzie miał znaczący wpływ na czas obsługi interesantów w urzędach stanu cywilnego. Dla przykładu, pracując z aplikacją PB_USC firmy Technika IT z Gliwic, sporządzenie aktu urodzenia trwa 6-8 minut (z wydrukowaniem aktu, odpisu dla strony, odpisu do BEL, wpisaniem danych do GUS i dodatkowo wydrukowaniem życzeń dla rodziców). Próbując zrobić to samo w ŹRÓDLE zaawansowany tester potrzebuje 18-20 minut. Jeśli sporządzamy akt urodzenia z jednoczesnym przygotowaniem i wydrukowaniem protokołu uznania ojcostwa dziś potrzebujemy maksymalnie 12 minut; w Źródle prawie 30 minut. Podobna sytuacja następuje podczas wykonywania wszystkich pozostałych czynności czas obsługi wydłuża się 3-4- krotnie. Jeśli do tego dołożymy konieczność migrowania na nowo aktów, układania od nowa i ponownego opisywania akt zbiorowych, realizację zleceń i zwiększony zakres obowiązków wynikający z realizacji zadań z zakresu ewidencji ludności, to w sytuacji gdy większość kierowników USC nie może liczyć na zwiększenie zatrudnienia, spowoduje to falę skarg interesantów i wzajemną frustrację. Jeśli na stronie obywatel.gov.pl czytamy, że program pl.id kosztował 294 mln zł (tyle co roczny budżet średniej wielkości miasta), a urzędy do dziś nie otrzymały nawet komputerów (pomijając niewielką ilość sprzętu przekazanego kilka lat temu w ramach programu ZMOKU, w większości o marnej jakości i pozbawionego już gwarancji), to rodzi się pytanie: jaką korzyść ma mieć z tego obywatel? Obywatel, który mimo szumnych zapowiedzi odmiejscowienia i usprawnienia będzie zmuszony czekać kilka, kilkanaście dni na realizację swojego prawa do otrzymania odpisu aktu, albo też zmuszony do stania w długich kolejkach w celu realizacji obowiązku zgłoszenia urodzenia czy zgonu, na czym państwu powinno akurat zależeć. 8
Podsumowanie Przyjęta przez MSW I COI koncepcja centralnego rejestru aktów stanu cywilnego oraz obsługi tego rejestru przez BUSC i aplikację ŹRÓDŁO nie jest zgodna w podstawowych założeniach z funkcjonującą od ponad 100 lat koncepcją rejestrów aktów stanu cywilnego, której nie zmieniła wprowadzana od 1 marca 2015 roku nowa ustawa PASC. Nadal będzie obowiązywać właściwość miejscowa rejestracji stanu cywilnego, zasada rejestracji poprzez odnotowanie określonych zdarzeń w układzie chronologicznym, zasada ciągłości rejestru, a także zasada trwałości aktów stanu cywilnego (w aktach stanu cywilnego nie można dokonywać żadnych zmian). Nadal z aktów stanu cywilnego wydaje się odpisy zupełne (stanowiące pełną treść aktów) i odpisy skrócone przedstawiające aktualne dane o stanie cywilnym osoby (podstawowy dokument w obrocie prawnym również dla kierownika USC). Do istotnych błędów aplikacji ŹRÓDŁO należy zaliczyć: 1. Pozbawienie kierowników USC bezpośredniego dostępu w swojej codziennej pracy do aktualnych danych o stanie cywilnym w postaci odrębnego, roboczego rejestru (bo nie jest nim udostępniany obecnie rejestr aktów stanu cywilnego) jest dużym błędem, który stanowi istotne zagrożenie dla poprawnego funkcjonowania rejestrów państwowych. Rozwiązanie proponowane przez autorów ŹRÓDŁA, aby kierownik USC korzystał z dostępu do aktualnych danych tylko w formie wydrukowanych (na drukach ścisłego zarachowania) odpisów skróconych jest skrajnie niepraktyczne, ponieważ wymaga ponownego przepisania danych do systemu. Takie rozwiązanie grozi brakiem kontroli nad danymi wprowadzanymi do rejestrów państwowych i błędami, za które odpowiedzialny będzie błędnie działający system komputerowy, a pośrednio osoby wprowadzające dane do aplikacji ŹRÓDŁO. 2. Nową numerację aktów, która wprowadza chaos do archiwizacji akt zbiorowych. Przyjęta koncepcja zerwania z dotychczasową numeracją aktów i wprowadzenie nowej zasady, która likwiduje chronologiczny zapis zdarzeń zgodnie z właściwością miejscową rejestracji i burzy tym samym porządek numeracji akt zbiorowych prowadzonych na zasadzie zbioru chronologicznego. Z praktycznego punktu widzenia niezbędny dla kierowników jest rejestr opisujący powiązanie nowych numerów aktów nadawanych przez system w trakcie migracji ze starych numerami aktów zapisanych w księgach. Ponieważ migracja będzie następowała w dowolnym czasie (kiedy strona wystąpi o odpis) to nowe numery nadawane aktom będą miały charakter przypadkowy. Pożądane jest aby aplikacja ŹRÓDŁO zwracała ten numer jako daną do zapisania w rejestrze lokalnym w trakcie zamykania aktu. 3. Pracę w systemie na formularzach ŹRÓDŁA, które niepotrzebnie imitują formularze papierowe ze wszystkimi zbędnymi komentarzami oraz tekstami oświadczeń stron, które bardzo utrudniają pracę osobie prowadzącej rejestr. Zgłaszane przez nas uwagi i propozycje zmian ze względu na ich istotę uzasadniają wyrażoną w poprzednim opracowaniu opinię o potrzebie napisania aplikacji ŹRÓDŁO na nowo. W tej sytuacji wydaje się pożądane skorzystanie przez urzędy z okresu przejściowego by dać czas na usunięcie błędów w oprogramowaniu i dostosowanie go do wymogów pracy w usc. Byłoby też wskazane, aby dotychczas homologowane przez MSW oprogramowania współpracowały z aplikacją ŹRÓDŁO i za ich pomocą zasilały BUSC. 9