VII. Ergonomia programu

Transkrypt

1 VII. Ergonomia programu 1. Jednym z największych błędów aplikacji jest to, że nie zawsze zmienia (przelicza) odpis skrócony aktu urodzenia. Informację, że program za każdym razie wykonuje tę operację otrzymaliśmy w odpowiedzi na nasze poprzednie uwagi (akapit 17). Podgląd i możliwość edycji odpisu skróconego na wcześniejszym etapie pomogłaby kierownikowi zorientować się, że aplikacja nie zareagowała odpowiednio. Kierownik USC chciałby mieć 100% pewność, że wykonana czynność ma odzwierciedlenie w odpisie skróconym, podgląd odpisu skróconego przy wydruku jest nie wystarczający, ponieważ zdarzają się takie sytuacje jak poniżej: 1. Naniesiono wzmiankę i podpisano... 1

2 ...a jednak w odpisie skróconym nie ma to odzwierciedlenia. 2

3 Jeżeli program nie działa na 100% to w jakiej sytuacji stawia się kierownika USC, który nie może wydać odpisu skróconego, bo nie ma możliwości edycji odpisu skróconego. W jaki sposób może to naprawić? Następny przykład: 3

4 Naniesiono dwie wzmianki, a w odpisie skróconym brak stosownej adnotacji: 4

5 I jeszcze na temat sygnalizowanego problemu z wydawaniem odpisów wielojęzycznych... 5

6 W odpowiedzi na nasze pismo w (akapit18) czytamy, że BUSC daje pełną funkcjonalność i wpisuje rozwód do odpisu wielojęzycznego. W dniu 4 lutego br. program nadal tego nie robił... Poniżej kolejny przykład: 6

7 7

8 Do odpisów wielojęzycznych powinny dopisywać się nie tylko informacje o rozwodzie, ale również informacje o zawarciu małżeństwa (np. w urodzeniach) jak również o zgonie (w urodzeniach i małżeństwach). Jeszcze jeden przykład: na nasze wcześniejsze uwagi do projektów rozporządzeń dotyczące małych i wielkich liter, ze szczególnym naciskiem na partykuły vel, von, de czy nazwiska obcego pochodzenia otrzymaliśmy odpowiedź, iż różnicowanie wielkości nie jest możliwe i w BUSC zawsze będziemy używać wielkich liter. Tymczasem, do odpisu wielojęzycznego program wpisał nazwisko osoby małymi literami a dodatkowo, po naniesieniu przypisku o zgonie osoby, ta informacja nie znajduje odzwierciedlenia w odpisie wielojęzycznym. 8

9 9

10 po dodaniu przypisku: Następny przykład (poniżej): w akcie małżeństwa wpisano wzmiankę i przypisek o zgonie żony, jednak ani w jednym ani w drugim przypadku program nie wpisał informacji do odpisu wielojęzycznego. 10

11 2. Wygląd podglądu aktu nie daje nam żadnych informacji o tym czy przy akcie znajdują się jakiekolwiek dodatkowe informacje. Wszystkie poszczególne akty w aplikacji wyglądają tak samo (przykład poniżej), a przecież to nieprawda, bo przy aktach są przypiski i wzmianki, które w istotny sposób wpływają na treść i status aktu. Dopiero po rozwinięciu wzmianek możemy się dowiedzieć czy treść aktu, który widzimy jest ostateczna (tego czy wyszukaliśmy prawidłowy akt dowiemy się po wejściu we wzmianki i przeczytaniu czasami kilku lub gdy - oszukując system - próbujemy wydrukować odpis skrócony, o ile założyć, że przeliczył się prawidłowo). Często będziemy szukać np. Kowalskiego (takie nazwisko jest w dowodzie), a tymczasem pojawi się akt np. Nowaka i nie będziemy pewni, czy na pewno o ten akt nam chodziło. Po wejściu nowej ustawy Pasc i sporządzaniu aktów urodzeń z urzędu bardzo często będzie w takim akcie inne imię i nazwisko dziecka niż w odpisie skróconym. Kierownik ma wrażenie absolutnego braku kontroli nad aktem i jego odpisem skróconym. Musi trzy razy kliknąć i otworzyć akt, aby przekonać się czy coś jest do niego dołączone. I cztery razy kliknąć, aby zobaczyć jak wygląda odpis skrócony. Dlaczego przy wzmiankach, przypiskach nie ma widocznego znacznika, że ten akt ma wzmiankę czy przypisek. Klawisze u dołu aktu mają jeden, taki sam kolor, jeżeli akt ma uzupełnione dane do GUS i ma dołączone akta zbiorowe niczym nie różni się od aktu, który tych danych nie ma. Brakuje nam informacji, czy została zrobiona weryfikacja nr PESEL. Znów pozostaje wrażenie braku kontroli. 11

12 3. Zapewnienie - opis dane rodziców nie mówi nam dokładnie gdzie się znajdujemy, wystarczyłoby napisać dane rodziców mężczyzny lub kobiety i nie mielibyśmy wątpliwości. 12

13 4. W większości urzędów urzędnicy będą sporządzać odpowiednie formularze, ale akceptować i podpisywać będzie je kierownik USC lub jego zastępca. Rzadko te wszystkie osoby pracują w jednym pomieszczeniu. W jaki sposób urzędnik będzie mógł powiadomić kierownika USC jaki akt, protokół czy wzmianka wymaga podpisu? Jak kierownik powiadomi pracownika, że akt jest podpisany? Jest to tym bardziej kłopotliwe, że aplikacja pozwala na podpis czynności tylko przy komputerze gdzie jest czytnik z kartą osoby podpisującej. Czy zatem kierownik i pracownik za każdym razem mają do siebie dzwonić? Telefon też nie rozwiązuje sprawy. Przy sporządzeniu aktu urodzenia urzędnik sporządza projekt aktu do podpisu, kierownik podpisuje akt, nadaje nr PESEL i tylko kierownik z poziomu BUSC może wydrukować potwierdzenie nadania nr PESEL. Ten dokument fizycznie musi trafić do osoby zgłaszającej, ktoś będzie musiał go przenieść. Dużo lepszym rozwiązaniem byłoby przejrzyste work flow, np. zgromadzone w jednym miejscu schowki pogrupowane tematycznie, nawet w układzie kołowym, tak aby zmieściły się na jednym ekranie a do tego komunikat graficzny i dźwiękowy o wpłynięciu na pulpit kierownika nowej sprawy. Procesy powinno ponadto dążyć do spłaszczania struktury decyzyjnej, tak aby możliwie największą ilość czynności można było scedować na pracownika (np. czynności towarzyszące nadaniu nr PESEL i wydrukowaniu zaświadczenia). VIII. Zawieszanie czynności Nie zostaliśmy odpowiednio zrozumieniu, gdy podnosiliśmy problem zawieszania czynności (akapit 8). Myślą przewodnią było to, iż urzędnik stanu cywilnego to nie robot wprowadzający tylko dane do systemu; pracuje bezpośrednio z ludźmi chcącymi szybko i sprawnie załatwić swoją sprawę i styka się z różnymi niespodziewanymi sytuacjami (np. pytania strony wymagające dłuższego wyjaśnienia, rozmowy telefoniczne z innymi urzędami, w tym także konsularnymi, które wymuszają wyjęcie księgi i podanie informacji, coroczny przyrost spraw z elementem prawa obcego itp.). Ponieważ aplikacja nie dopuszcza dłuższej bezczynności, Zawieszenie czynności to w naszym rozumieniu zachowanie dotychczas wpisanych informacji bez weryfikacji (schowek tymczasowy, w którym przez dłuższy czas program przetrzyma informacje), aby móc oderwać się od obecnie wykonywanej czynności. Zapisanie danych następuje tylko po weryfikacji danych. W momencie bezczynności (z przyczyn niezależnych od użytkownika) program wyłącza się, tracimy wszystkie wpisane dane i zostajemy przeniesieni do menu głównego, gdzie trzeba wyszukać poprzednią akcję, którą wykonywaliśmy lub po prostu zacząć wszystko od nowa. 13