ZAPYTANIE OFERTOWE nr 002/DORADZTWO/2 Educator L.B. Centrum Kształcenia Liliana Kaleta ( Organizator Postępowania, Zamawiający ) zaprasza do udziału w postępowaniu dotyczącym wyłonienia firmy doradczej w zakresie obsługi prawnej i merytorycznej, w tym doradztwa wz. rozliczeń i wniosków o płatność w ramach projektu Sprawdź i zmień- poprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice. ( Projekt ). Postępowanie ma charakter niepubliczny. Postępowanie prowadzone będzie na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz., 93 z późn. zm.) oraz niniejszego zapytania ofertowego, w związku z realizacją przez Organizatora Postępowania projektu Sprawdź i zmień- poprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice, numer projektu: POKL.05.02.01-00-048/12. 1. Organizator Postępowania - Zamawiający: Educator L.B. Centrum Kształcenia Liliana Kaleta, ul. Hanki Sawickiej 50 A lok. 20, 62-800 Kalisz, nazwa skrócona: Educator L.B. URL: www.educatorlb.pl E-mail: biuro@educatorlb.pl Telefon: 62 50 308 50 Fax: 62 50 308 50 2. Definicje Ilekroć w niniejszym Zapytaniu ofertowym jest mowa o: 1. Oferencie należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o zawarcie Umowy w ramach Postępowania; 2. Organizatorze Postępowania należy przez to rozumieć Educator L.B. z siedzibą w Kaliszu; 3. Postępowaniu należy przez to rozumieć niniejsze postępowanie przetargowe prowadzone przez Educator L.B. w przedmiocie: wyłonienia firmy doradczej w zakresie obsługi prawnej i merytorycznej, w tym doradztwa wz. rozliczeń i wniosków o płatność w ramach projektu Sprawdź i zmień- poprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice. 4. Zapytaniu ofertowym należy przez to rozumieć niniejsze zapytanie ofertowe; 5. Umowie należy przez to rozumieć umowę o treści wskazanej w Załączniku nr 2 niniejszego zapytania ofertowego.
3. Przedmiot Postępowania Przedmiotem Postępowania jest wyłonienie firmy doradczej w zakresie obsługi prawnej i merytorycznej, w tym doradztwa wz. rozliczeń i wniosków o płatność projektu partnerskiego Organizatora Postępowania oraz Urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice (kod CPV 79100000-5 Usługi prawnicze; 79111000-5 Usługi w zakresie doradztwa Prawnego; 79131000-1 Usługi w zakresie dokumentów; 79140000-7 Doradztwo prawne i usługi informacyjne 79000000-4 Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania). W trakcie realizacji zamówienia dopuszcza się wzrost wartości zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności. Opis przedmiotu zamówienia. W ramach usługi Oferent zapewni działania doradcze w zakresie obsługi prawnej i merytorycznej, w tym doradztwa wz. rozliczeń i wniosków o płatność na każdym etapie realizacji Projektu, które będą realizowane zgodnie harmonogramem Projektu oraz z programem zakresem usługi i harmonogramem zaproponowanym przez Oferenta. Proponowany przez Oferenta program zakres usługi będzie podlegał ocenie Organizatora Postępowania. Usługa doradcza w zakresie rozliczania projektu będzie świadczona ramach projektu Sprawdź i zmieńpoprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice zwanego Projektem, realizowanego w wyniku przyznania dofinansowania przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji zwane dalej Instytucją Pośredniczącą. Projekt realizowany jest przez Partnerstwo w składzie: Educator L.B. Centrum Kształcenia (Lider Partnerstwa), Paowiat Pajęczański, Powiat Poddębicki, Gmina Świnice Warckie, Gmina Skomlin, Gmina Zapolice (Partnerzy), w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie, Działania 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałania 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, nr POKL.05.02.01-00-048/12. Okres realizacji projektu wynosi 19 miesięcy od dnia 01 stycznia 2013 roku do dnia 31 lipca 2014 roku Minimalny zakres, jaki powinny spełniać działania doradcze działania w zakresie obsługi prawnej i merytorycznej, w tym doradztwa wz. rozliczeń i wniosków o płatność proponowane przez Oferenta: 1. W zakresie rozliczania projektu przez lidera Projektu oraz Partnerów Projektu: - opracowanie i przekazanie zamawiającemu planu zamówień w ramach Projektu,
- bieżąca kontrola postępu finansowego projektu, wskazywanie ewentualnych bieżących nieprawidłowości wraz propozycją korekty i działań zaradczych, - monitorowanie poziomu wydatków w okresach rozliczeniowych zgodnie z harmonogramem płatności wraz z propozycjami działań zaradczych w przypadku stwierdzenia możliwości zagrożenia płynności finansowej projektu lub zagrożenia nierozliczenia wymaganych środków finansowych w wniosku beneficjenta o płatność za okres rozliczeniowy, - przygotowanie w wersji edytowalnej w Generatorze Wniosków Płatniczych (format pliku.xml) wniosku o płatność w części finansowej projektu, na podstawie dokumentów przekazanych przez Zamawiającego, a następnie dostarczenie pliku w formacie.xml oraz.pdf do Zamawiającego, - bieżący monitoring zamówień udzielanych przez Zamawiającego w ramach Projektu, wskazywanie ewentualnych nieprawidłowości wraz z propozycją korekty i działań zaradczych, - bieżące udzielanie odpowiedzi na pytania Zamawiającego telefonicznie oraz drogą komunikacji elektronicznej, - minimum dwukrotny audyt działań lidera i Partnerów Projektu. Wszystkie partnerskie j.s. t. położone są na terenie województwa łódzkiego (powiaty: pajęczański, poddębicki, łęczycki, wieluński, zduńskowolski). Lider projektu ma siedzibę w Kaliszu województwo wielkopolskie, mnp. Kalisz. 2. W zakresie obsługi prawnej Projektu: - bieżące udzielanie odpowiedzi na pytania zamawiającego telefonicznie oraz drogą komunikacji elektronicznej we wszystkich sprawach dotyczących postępu rzeczowego i finansowego Projektu, - opracowanie dla Zamawiającego wzorców umów w ramach postępowań organizowanych przez Zamawiającego zgodnych z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nie więcej niż 5 w miesiącu, - bieżące odpowiedzi oraz wzorce umów, o których mowa powyżej powinny być udzielone/opracowane przez osobą zatrudnioną przez Wykonawcę/współpracującą z Wykonawcą, która daje rękojmię należytego wykonania usługi. W ramach projektu przewidziano do realizacji działania polegające na wdrożeniu procesów i usprawnień zarządczych, wdrożenie usprawnień wz przebiegu procesów urzędów, zwiększenie dostępności usług publicznych, szkolenia ogólne i specjalistyczne, studia podyplomowe. Całkowita wartość projektu mieści się w przedziale: 1 000 000,00 2 000 000,00 (jeden-dwa miliony złotych). W ramach projektu nie występuje pomoc publiczna oraz wkład własny. Świadczenie usługi przez Oferenta będzie przebiegać na warunkach określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w umowie, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
4. Części zamówienia. Oferty wariantowe. Organizator Postępowania nie dopuszcza składanie ofert częściowych. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty a. W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy spełniają wszystkie nw. wymagania: - Posiadają minimum czteroletnie doświadczenie w zarządzaniu i/lub rozliczaniu oraz obsłudze prawnej projektów dofinansowanych z UE zwłaszcza w ramach POKL, czyli pełnili funkcję Beneficjenta projektu lub realizowali funkcje zarządcze w roli podwykonawcy dla Beneficjenta projektu. - Posiadają doświadczenie w realizacji projektów PO KL minimum 5 zrealizowanych i/lub realizowanych projektów w ramach POKL, gdzie pełnili funkcję Beneficjenta projektu/partnera lub realizowali funkcje zarządcze i/lub funkcje podmiotu rozliczającego projekt w roli podwykonawcy dla Beneficjenta projektu. - Posiadają doświadczenie w rozliczaniu projektów wraz z obsługą prawną projektów w ramach POKL o wartości nie mniejszej niż 1 000 000,00 zł (jeden milion złotych) każdy minimum 4 zrealizowanych i/lub realizowanych projektów w ramach POKL, gdzie pełnili funkcje Beneficjenta projektu/partnera lub występowali w roli podwykonawcy realizujących funkcje zarządcze dla Beneficjenta projektu. W przypadku Partnerów/podwykonawców wymaga się, by część realizowana przez partnera/podwykonawcę miała wartość nie mniejszą niż 1 000 000,00 zł (jeden milion złotych). - Oferent musi posiadać uprawnienia do prowadzenia działalności w zakresie przeprowadzania przedmiotu zamówienia. Organizator Postępowania dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów, na zasadzie spełnia nie spełnia. b. Oferent składa ofertę na wzorze zawartym w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania. c. Oferent jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą następujących oświadczeń i dokumentów: Aktualny odpis z właściwego rejestru lub ewidencji Oferenta, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, o którym mowa w pkt. 10 niniejszego Zapytania ofertowego; Dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu o których mowa w podpunkcie a) wykaz usług zawierający minimum: tytuł, nazwę i numer projektu w systemie KSI, wartość projektu, okres realizacji projektu, status formalny w projekcie
/Beneficjent/podwykonawca/Partner/; w przypadku partnerów/podwykonawców-należy wskazać Beneficjenta projektu. Organizator Postępowania dopuszcza dołączenie do wykazu usług referencji/potwierdzenia należytego wykonania usług. W przypadku braku referencji/protokołów należy dołączyć oświadczenie, że informacje przedstawione w wykazie usług są zgodne z prawdą. Oświadczenie to winno być podpisane przez osobę do tego uprawnioną. Dokumenty potwierdzające uprawnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania, o ile nie wynika ono z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych; Proponowany program-zakres usługi. 6. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Oferentami Osobą upoważnioną ze strony Organizatora Postępowania do kontaktowania się z Oferentami jest: Marek Wojciechowski, tel. 62 50 308 50, fax 62 50 308 50, marek.wojciechowski@educatorlb.pl 7. Oferta a. Każdy z Oferentów składa jedną ofertę według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego i oznacza ją jako OFERTA. b. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna zostać w pełni wypełniona. c. Oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. d. Ofertę złożoną po terminie Organizator Postępowania zwróci bez otwierania. e. Oferent wypełni pozycje cenowe zawarte w formularzu ofertowym, podając oferowaną kwotę netto oraz kwotę brutto. f. Wszelkie cła, podatki i inne należności zostaną uwzględnione przez Oferenta w kwocie oferty. g. Oferent poda kwotę oferty w polskich złotych (PLN). Płatności odbędą się w polskich złotych (PLN) na zasadach szczegółowo określonych w Umowie. h. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, a każda strona ponumerowana u dołu strony i zaparafowana lub podpisana przez osobę (osoby) umocowaną(e) do złożenia podpisu w imieniu Oferenta. i. Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Organizator Postępowania nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty.
8. Termin związania ofertą a. Złożona oferta powinna zawierać 30 (trzydziesto) dniowy termin związania ofertą. b. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 7 dni przed upływem terminu związania ofertą Organizator Postępowania może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni. c. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 9. Złożenie ofert a. Oferta zostanie zapakowana do opakowania z wyraźnym oznaczeniem jako OFERTA. Opakowanie zostanie zaklejone lub zalakowane oraz oznaczone w następujący sposób: Adres Organizatora Postępowania: Educator L.B. Centrum Kształcenia ul. Hanki Sawickiej 50 A, lok. 20 62-800 Kalisz Przedmiot Postępowania: wyłonienie firmy doradczej w zakresie obsługi prawnej i merytorycznej, w tym doradztwa wz. rozliczeń i wniosków o płatność (nr zapytania 002/DORADZTWO/2). b. Na opakowaniu zostanie dodatkowo podana nazwa i adres Oferenta, co umożliwi zwrot nienaruszonej oferty w przypadku złożenia oferty po terminie lub jej wycofanie. c. Organizator Postępowania nie ponosi odpowiedzialności za zagubienie lub otwarcie oferty w przypadku nie oznakowania lub nie opieczętowania oferty zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego. 10. Termin i miejsce złożenia ofert. Otwarcie ofert. Wszystkie oferty w zaklejonych lub zalakowanych kopertach oznaczonych zgodnie z wymogami niniejszego zapytania ofertowego muszą być dostarczone pod adres: Educator L.B. Centrum Kształcenia z siedzibą w Kaliszu, 62-800 Kalisz, ul. Hanki Sawickiej 50 A, lok. 20, do dnia 18 lutego 2013 r., do godziny 15:00. Otwarcie ofert nastąpi w dniu ich złożenia.
11. Ocena i wybór oferty najkorzystniejszej a. Ocena ofert ma charakter niejawny. Organizator Postępowania dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności ze niniejszym zapytaniem ofertowym. Organizator dokona wyboru oferty najkorzystniejszej w oparciu o kryteria opisane w pkt. 12 zapytania ofertowego dla postępowania. b. Oferta zostanie odrzucona, jeśli: jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Oferent nie zgodził się na poprawienie przez Organizatora Postępowania oczywistej omyłki pisarskiej w treści oferty, Oferent nie wyraził zgody na przedłużenie okresu związania ofertą na zasadach określonych w pkt. 8 niniejszego zapytania ofertowego, c. Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Organizatorowi Postępowania. d. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Oferentom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty. e. Oferent może nie później niż w terminie składania ofert, zastrzec niejawność informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. f. Organizator Postępowania może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Organizatorem Postępowania a Oferentem negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie zmiany w jej treści. g. Organizator Postępowania jest uprawniony do poprawienia w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta. W terminie 2 dni od dnia zawiadomienia Oferent może nie zgodzić się na poprawienie w treści oferty oczywistych pomyłek pisarskich, w takim przypadku jego oferta podlega odrzuceniu. h. Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji w zakresie oferowanej ceny z Oferentem, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, w przypadku, gdy cena podana przez Oferenta przekracza wysokość środków przeznaczonych w budżecie projektu na usługę objętą niniejszym postępowaniem. W przypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia Oferentowi, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, oraz do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta została uznana za kolejną najkorzystniejszą. 12. Kryteria oceny ofert Przy ocenie i porównaniu ofert zastosowane zostaną następujące kryteria: 1. Cena 50% Najkorzystniejsza cenowo oferta otrzyma 50 pkt, pozostałe według zależności: C=(Cn/Co)*50 gdzie Cn cena oferty najkorzystniejszej
Co cena oferty rozpatrywanej 2. Program zakres usługi 50% Ocenie Organizatora Postępowania będzie podlegało dopasowanie proponowanego przez Oferenta zakresu usługi do typu projektu realizowanego w partnerstwie z jednostkami samorządu terytorialnego. W ramach tego kryterium będą przyznawane punkty od 0 do 50. 13. Wynik a. Za najkorzystniejsze oferty uznane zostaną oferty zawierające najwyższą liczbę punktów w odniesieniu do postępowania. b. Jeżeli Organizator Postępowania nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Organizator Postępowania może wezwać Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Organizatora Postępowania ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny. c. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. d. Do oceny ofert dodatkowych stosuje się odpowiednio punkt 13 ust. b. i 13 ust. c niniejszego zapytania ofertowego. e. Organizator Postępowania jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą odmówił podpisania Umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn. 14. Zawiadomienie o wybraniu zwycięskiej oferty Przed upływem terminu związania ofertą Organizator Postępowania zawiadomi pisemnie wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty. 15. Podpisanie Umowy Podpisanie Umowy nastąpi w terminie nie krótszym niż 1 dzień od dnia zawiadomienia o wyborze zwycięskiej oferty. Oferent stawi się i podpisze Umowę w wyznaczonym miejscu i terminie. Organizator zastrzega, że podpisanie umowy nastąpi nie wcześniej, niż z momentem podpisania umowy przez Organizatora z Instytucją Pośredniczącą i przekazaniem od Instytucji Pośredniczącej środków finansowych przeznaczonych na pokrycie wydatków związanych z realizacją Projektu na etapie, na którym uczestniczył w nim Wykonawca.
16. Umowa W Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania zawarty jest wzór Umowy, którą Oferent powinien zaakceptować i potwierdzić stosownym oświadczeniem pisemnym zawartym w ofercie. Załącznik nr 2 wzór umowy stanowi integralną część zapytania ofertowego. Umowa może zostać zmodyfikowana w zakresie niezbędnym dla jej dostosowania do złożonej oferty oraz w zakresie logicznie wynikających z oferty zmian i ich spójności z treścią i kształtem zobowiązań umownych. Umowa nie może zostać zawarta w zakresie mniejszym, niż minimalny zakres usługi wskazany w opisie przedmiotu zamówienia. Nie dopuszcza się składania wraz z ofertą postanowień modyfikujących treść umowy. Ewentualne zmiany zostaną ustalone drogą porozumienia pomiędzy stronami. 17. Zmiana dokumentacji postępowania. Unieważnienie Postępowania a. Organizator postępowania zastrzega możliwość wprowadzania zmian do dokumentacji postępowania (zapytania ofertowego wraz z załącznikami). O wprowadzonych zmianach poinformuje niezwłocznie oferentów, do których wystosował zapytanie ofertowe oraz umieści informację o zmianach na stronie internetowej. b. Organizator Postępowania zastrzega sobie uprawnienie do zamknięcia Postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia Postępowania bez podawania przyczyn. c. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Organizatora Postępowania w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z uprawnień wskazanych w punkcie 1 powyżej. W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń. 18. Inne postanowienia a. Z postępowania wyklucza się Oferentów powiązanych kapitałowo lub osobowo z Organizatorem Postępowania lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Organizatora postępowania. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe należy rozumieć w szczególności: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub kapitałowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10 % akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli b. Na potwierdzenie braku powiązań, o których mowa w ust. 1 Oferent składa oświadczenie zawarte
w formularzu oferty. 19. Załączniki Załączniki do zapytania ofertowego: 1. Załącznik nr 1 - Formularz oferty 2. Załącznik nr 2 - Wzór umowy
Nazwa oferenta: Adres: Tel. kontaktowy: E-mail: OFERTA Załącznik nr 1 formularz oferty Do: Educator L.B. Centrum Kształcenia ul. Hanki Sawickiej 50 A lok. 20 62-800 Kalisz Ja/my niżej podpisani... [firma/nazwa Oferenta, siedziba, numer wpisu do rejestru] składam/y niniejszym ofertę na usługę polegającą na świadczeniu usług doradczych w zakresie w zakresie obsługi prawnej i merytorycznej, w tym doradztwa wz. rozliczeń i wniosków o płatność w ramach projektu Sprawdź i zmień- poprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice na warunkach wskazanych w umowie stanowiącej Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 002/DORADZTWO/2. Stosownie do pkt. 7 e Zapytania ofertowego oferuję cenę w następującej wysokości: Usługa doradcza zakresie obsługi prawnej i merytorycznej projektu w tym doradztwa wz. rozliczeń i wniosków o płatność cena jednostkowa netto (za 1 miesiąc świadczenia usługi):... zł + VAT =... zł cena jednostkowa brutto:... zł RAZEM cena brutto za cały okres świadczenia usługi(19 miesięcy) :... zł słownie:... zł Oświadczenia. a. Oświadczam i zobowiązuję się, że w przypadku wyboru mojej oferty, Umowa będzie wykonywana zgodnie z zasadami określonymi w Zapytaniu ofertowym oraz treści samej Umowy. b. Oświadczam, że posiadamy uprawnienia do świadczenia usługi doradczej w zakresie realizacji i rozliczenia projektu, zgodnie z wymogami Organizatora Postępowania. c. Oświadczam, że jestem związany/a niniejszą ofertą przez okres 30 dni od daty, w której upływa termin składania ofert.
d. Oświadczam, że w przypadku wyboru mojej oferty zawrę umowę z Zamawiającym na zasadach określonych w Zapytaniu Ofertowym. e. Oświadczam, że zapoznałem/am się z treścią Zapytania ofertowego oraz wzoru umowy i akceptuję je bez zastrzeżeń. f. Oświadczam, że Oferent w imieniu którego działam, nie jest powiązany kapitałowo ani osobowo z Organizatorem Postępowania lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Organizatora Postępowania lub osobami wykonującymi w imieniu Organizatora Postępowania czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru oferenta, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub kapitałowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10 % akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpisano w dnia 2013 r. [Podpis Oferenta] Załączniki: 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo ewidencji wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 2. Dokumenty potwierdzające uprawnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania, o ile nie wynika ono z przepisów prawa lub innych złożonych dokumentów rejestrowych. 3. Program zakres usługi doradczej ze wskazaniem proponowanego harmonogramu działań. 4. Wykaz zrealizowanych usług, potwierdzający spełnianie warunku udziału w postępowaniu, zgodnie z punktem 5 treści Zapytania ofertowego wraz z referencjami/potwierdzeniem należytego wykonania usługi lub oświadczeniem którym mowa w punkcie 5c Zapytania ofertowego.
Załącznik nr 2 wzór umowy UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG DORADCZYCH w zakresie obsługi prawnej i merytorycznej w ramach projektu zawarta w dniu.. 2013 r. w Kaliszu pomiędzy: Lilianą Kaletą, osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą pod nazwą Educator L.B. Centrum Kształcenia Liliana Kaleta z siedzibą w Kaliszu (62-800), ul. Hanki Sawickiej 50 A, lok. 20, wpisaną do Ewidencji Działalności Gospodarczej prowadzonej przez Prezydenta Miasta Kalisza, pod numerem 30349/2005, NIP 618-133-97-15, zwaną w dalszej części umowy Zlecającym a. zwaną w dalszej części umowy Wykonawcą zwanych dalej każdy z osobna Stroną, a łącznie Stronami, o następującej treści: Preambuła Niniejsza umowa zostaje zawarta w ramach projektu Sprawdź i zmień- poprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice, zwanego w dalszej części umowy Projektem, realizowanego w wyniku przyznania dofinansowania przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji zwane dalej Instytucją Pośredniczącą. Projekt realizowany jest przez Partnerstwo w składzie: Educator L.B. Centrum Kształcenia Liliana Kaleta (Lider Partnerstwa), Powiat Pajęczański, Powiat Poddębicki, Gmina Świnice Warckie, Gmina Skomlin, Gmina Zapolice (Partnerzy), w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie, Działania 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałania 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, nr umowy o dofinansowanie projektu UDA- POKL.05.02.01-00-048/12. 1. Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest organizacja i przeprowadzenie przez Wykonawcę na rzecz Zlecającego usługi doradczej w zakresie obsługi prawnej i merytorycznej, w tym doradztwa wz. rozliczeń i wniosków o płatność w ramach projektu. 2. Szczegółowy zakres usługi stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 3. Zlecający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać usługę polegającą na świadczeniu usług doradczych w okresie.. dla Zlecającego. 4. Wykonawca w ramach usługi zobowiązuje się do: 1) świadczenia usług doradczych w zakresie obsługi prawnej i merytorycznej, w tym doradztwa wz. rozliczeń i wniosków o płatność w ramach projektu, 2) wykonania wszelkich prac związanych z realizacją umowy zgodnie z przepisami krajowymi i wspólnotowymi, 3) zapewnienia wysoko wykwalifikowanych pracowników do realizacji przedmiotu umowy, 4) dostarczania niezbędnych materiałów dla Zlecającego w wersji papierowej i elektronicznej, 5) zapewnienia odpowiedniego harmonogramu działań doradczych dostosowanych do potrzeb projektu, obejmujących działania zgodne z zakresem wskazanym w Ofercie Wykonawcy, zawarte w załączniku nr 1 do niniejszej umowy, 6) świadczenia usług na profesjonalnym poziomie i z należytą starannością, 7) zapewnienia ciągłości wsparcia; tj. w razie braku możliwości świadczenia usługi doradczej przez wyznaczonego pracownika/pracowników Wykonawcy, zaproponowanie innego pracownika/pracowników prezentujących odpowiedni poziom wiedzy merytorycznej, 8) sprawowania nadzoru merytorycznego nad realizacją projektu, 9) dostarczenia niezbędnej dokumentacji potrzebnej na użytek sprawozdawczości wykonywanej w ramach projektu Sprawdź i zmień- poprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice. 5. Dopuszcza się możliwość wizytowania siedziby Wykonawcy zarówno przez Zlecającego, jak i uprawnionych przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji w zakresie realizacji umowy. 2. Harmonogram
1. Działania w ramach usługi doradczej wskazanej w 1 będą realizowane zgodnie z programem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy oraz harmonogramem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 2. Wykonawca w terminie 14 dni od dnia świadczenia usługi wyda Zlecającemu dokumenty uprawniające do korzystania z infrastruktury Wykonawcy, w szczególności z systemów informatycznych, jeśli działania w ramach usługi doradczej tego wymagają. 3. Należyta staranność 1. Przedmiot niniejszej umowy winien być wykonany z należytą starannością, z zastosowaniem wiedzy i umiejętności niezbędnych do jego wykonania, zgodnie z wymogami wskazanymi przez Zlecającego, z Wytycznymi Instytucji Pośredniczącej oraz zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. 2. Wykonawca oświadcza, że posiada kwalifikacje i umiejętności niezbędne do wykonania zlecenia objętego umową. 3. Wykonawca oświadcza, że posiada wymagane prawem uprawnienia do realizowania usługi wymienionej w 1. 4. Wykonawca nie może zawierać żadnych umów czy porozumień, które uniemożliwiałyby realizację niniejszej umowy i nie jest uprawniony do reprezentowania Zlecającego. 5. Wykonawca bez zgody Zlecającego nie może powierzyć wykonania działań realizowanych w ramach niniejszej umowy podwykonawcy. 6. Wykonawca oświadcza, że przy wykonywaniu przedmiotu umowy będzie wykorzystywał jedynie materiały, utwory, dane i informacje oraz programy komputerowe, które są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności nie naruszają dóbr osobistych, majątkowych i osobistych praw autorskich, praw pokrewnych, praw do znaków towarowych lub wzorów użytkowych bądź innych praw własności przemysłowej, a także danych osobowych osób trzecich. Gdyby doszło do takiego naruszenia, wyłączną odpowiedzialność względem osób, których prawa zostały naruszone, ponosi Wykonawca. 7. Strony zobowiązują się do regularnej wymiany informacji dotyczących okoliczności, które mogą mieć wpływ na prawidłowe wykonywanie przedmiotu niniejszej umowy. 8. Wykonawca zobowiązuje się w szczególności do: 1) aktywnej współpracy ze Zlecającym w zakresie wykonywania przedmiotu niniejszej umowy,
2) wcześniejszego uzgodnienia ze Zlecającym terminów świadczenia usług, 3) odpowiadać niezwłocznie na każde zapytanie Zlecającego, jednakże nie później niż w terminie 7 dni od dnia zapytania przez Zlecającego, o postępie w świadczeniu usług będących przedmiotem niniejszej umowy. 6. Zlecający zobowiązuje się do: 1) uzgodnienia z Wykonawcą terminów świadczenia usług w ujęciu miesięcznym, 2) terminowej zapłaty. 7. Wykonawca zobowiązuje się informować Zlecającego o niemożności świadczenia usług, niezwłocznie, jednakże co najmniej na 7 dni przed planowaną, zgodnie z harmonogramem, datą przeprowadzenia danego etapu usługi w ujęciu miesięcznym. 8. Jeżeli w przypadku niepoinformowania Zlecającego przez Wykonawcę o niemożności świadczenia usług w terminie wskazanym w harmonogramie, dane działania nie zostaną przeprowadzone, Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości 5000 złotych w terminie 7 (siedmiu) dni od otrzymania stosownego wezwania od Zlecającego. 9. W przypadku wykonania usługi niezgodnie z niniejszą umową Wykonawca jest zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 1.000 złotych brutto za każde naruszenie. 10. Jeżeli w przypadku naruszenia przez Wykonawcę obowiązku, o którym mowa w ust. 7 niniejszego paragrafu oraz naruszenia wykonywania niniejszej umowy, Zlecający poniesie szkodę wyższą niż zastrzeżona w ust. 8 lub 9 powyżej kara umowna, Zlecający będzie uprawniony do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych, określonych w Kodeksie Cywilnym. 11. Zlecający odstąpi od naliczenia kary umownej w przypadku, gdy Wykonawca udowodni, że naruszenie obowiązków, o których mowa w ust. 7 niniejszego paragrafu było wynikiem działania siły wyższej. 4. Wynagrodzenie 1. Z tytułu wykonania przedmiotu umowy Zlecający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie miesięczne w kwocie (słownie:..) złotych brutto za miesiąc przeprowadzenia usługi doradczej wymienionej w 1 tj. łącznie (słownie:..) złotych brutto/m-c. 2. Na wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, składają się wszystkie koszty, jakie musi ponieść Wykonawca dla prawidłowej realizacji przedmiotu umowy, w tym w szczególności: 1) koszty obsługi informatycznej,
2) koszty zatrudnienia osób do obsługi administracyjnej, 3) koszty eksploatacyjne pomieszczeń, 4) koszty wszystkich materiałów, 5) koszty przygotowania dokumentacji na potrzeby Zlecającego, 6) koszty przeprowadzenia audytów, 7) koszty wydanych dokumentów. 3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, będzie płatne Wykonawcy w terminie 14 dni w miesiącu następującym po miesiącu za który Zlecający otrzymał od Wykonawcy poprawnie wystawioną fakturę VAT, przelewem bankowym na konto Wykonawcy wskazane na fakturze. 4. Zapłata nastąpi w oparciu o fakturę, o której mowa w ust. 3 niniejszego paragrafu, z tym zastrzeżeniem, iż wypłata wynagrodzenia nastąpi nie wcześniej, niż z momentem wpłynięcia na konto Zlecającego od Instytucji Pośredniczącej środków finansowych przeznaczonych na pokrycie wydatków związanych z realizacją Projektu na etapie, na którym uczestniczył w nim Wykonawca. 5. Potwierdzenie realizacji usługi i akceptacja dokonanych płatności nastąpi po zakończeniu usługi, nie później niż w terminie 14 dni, na podstawie protokołu odbioru oraz przyjęcia raportu końcowego z realizacji usługi. 6. Strony zgodnie ustalają, że zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, zostaje dokonana w dniu wydania przez Zlecającego jego bankowi dyspozycji przelania wynagrodzenia. 7. Wynagrodzenie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 8. Zlecający wyraża zgodę na przesyłanie wystawionych przez Wykonawcę faktur VAT drogą elektroniczną, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17.12.2010 r., na adres mailowy biuro@educatorlb.pl, począwszy od dnia podpisania niniejszej umowy. 9. Faktury oraz ich korekty będą wysyłane w formie zapewniającej zachowanie autentyczności ich pochodzenia oraz integralność treści faktury. 10. Zlecający zastrzega sobie prawo do cofnięcia zgody na wysyłkę faktur w formie elektronicznej, ze skutkiem w dniu następnym po cofnięciu akceptacji. 5.
Termin realizacji 1. Umowę zawarto na czas realizacji usługi, o której mowa w 1 niniejszej umowy. 6. Zachowanie tajemnicy 1. Wszelkie przekazane Wykonawcy przez Zlecającego w formie ustnej, pisemnej, zakodowanej, graficznej lub innej formie rzeczowej, łącznie z formą elektroniczną lub magnetyczną, informacje i metody techniczne, handlowe, finansowe i organizacyjne, a w szczególności materiały, plany, projekty, bazy danych, itp. stanowią tajemnicę Zlecającego. 2. Informacjami poufnymi są również dane osobowe oraz wszelkie inne informacje dotyczące osób zatrudnianych przez Zlecającego, które są Wykonawcy znane lub do których Wykonawca ma dostęp w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. 3. W czasie trwania niniejszej umowy, a także po jej zakończeniu Wykonawca zobowiązuje się zachować informacje, o których mowa w ustępach powyższych, w ścisłej tajemnicy. 7. Ochrona danych osobowych 1. Zlecający zawrze z Wykonawcą odrębnie umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych po uprzednim uzyskaniu na to pisemnej zgody Instytucji Pośredniczącej. 2. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych koniecznych przy realizacji Projektu, na zasadach szczegółowo określonych w umowie, o której mowa w ust. 1. 8. Kontrole 1. Świadczenie usług będących przedmiotem niniejszej umowy może być przedmiotem kontroli przez Zlecającego, Instytucję Pośredniczącą oraz inne uprawnione podmioty. 2. Zlecający zastrzega sobie prawo wglądu do dokumentów związanych z realizowanym Projektem, w tym dokumentów finansowych. 3. Prawo kontroli przysługuje uprawnionym podmiotom w dowolnym terminie w trakcie wykonywania umowy oraz po jej zakończeniu do dnia 31 grudnia 2020 r. 4. Wykonawca zobowiązuje się umożliwić Zlecającemu, Instytucji Pośredniczącej oraz innym uprawnionym podmiotom przeprowadzenie kontroli realizacji Projektu, w tym udostępnić Zlecającemu, Instytucji Pośredniczącej oraz innym uprawnionym podmiotom żądane dokumenty dotyczące realizacji Projektu.
5. Wykonawca zobowiązuje się przekazywać Zlecającemu telefonicznie lub pocztą elektroniczną informacje o prowadzonych przez Instytucję Pośredniczącą oraz inne uprawnione podmioty kontrolach realizacji Projektu, w dniu powzięcia przez Wykonawcę wiadomości w tym zakresie. 9. Przechowywanie dokumentów 1. Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie z tytułu przechowywania dokumentacji związanej z realizacją działań doradczych w ramach projektu. 10. Rozwiązanie umowy 1. Niniejsza umowa może zostać rozwiązana przez Zlecającego ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rozwiązania umowy między Zlecającym a Instytucją Pośredniczącą, w oparciu o którą Zlecający realizuje Projekt. 2. Realizacja niniejszej umowy może ulec zawieszeniu w przypadku, gdy Instytucja Pośrednicząca wstrzyma z jakichkolwiek przyczyn finansowanie Projektu obejmującego usługi świadczone na podstawie niniejszej umowy przez Wykonawcę. 3. Zlecający ma również prawo do rozwiązania niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku, gdy Wykonawca nie wywiąże się z któregokolwiek z obowiązków, które zostały na niego nałożone w niniejszej umowie, niezależnie od obowiązku zwrotu przez Zlecającego na rzecz Wykonawcy określonych kosztów lub zapłaty przez Zlecającego na rzecz Wykonawcy kar umownych zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy. 4. W szczególności Zlecający ma prawo wypowiedzieć niniejszą umowę bez wypłaty na rzecz Wykonawcy jakiegokolwiek odszkodowania w przypadku, gdy: 1) Wykonawca powierzy podwykonawcy realizację działań doradczych, 2) Wykonawca zaprzestanie realizacji umowy lub realizacja przedmiotu umowy będzie przebiegała niezgodnie z zapisami umowy i Zapytania ofertowego, 3) Wykonawca odmówi poddania się kontroli, 4) wobec Wykonawcy zostanie złożony wniosek o ogłoszenie upadłości lub zostało wszczęte postępowanie likwidacyjne, 5) Wykonawca złożył fałszywe lub niekompletne oświadczenie na etapie postępowania o udzielenie zamówienia lub w ramach realizacji niniejszej umowy.
W takim wypadku zwrotowi podlegają wszelkie opłaty wniesione przez Zlecającego za działania doradcze, których naruszenie to dotyczyło. 5. Zlecający zastrzega sobie dodatkowo prawo dochodzenia od Wykonawcy kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy kwotą zwróconą przez Wykonawcę a kwotą, jaką Zlecający zobowiązany był zwrócić do Instytucji Pośredniczącej w wyniku nienależytego wykonania niniejszej umowy przez Wykonawcę. 6. Wypowiedzenie umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 11. Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy winny mieć formę pisemnego aneksu pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową obowiązują postanowienia Kodeksu Cywilnego, jak i wszelkie inne przepisy mogące znaleźć zastosowanie. 3. Strony poddają pod rozstrzygnięcie wszelkie spory zaistniałe na tle realizacji niniejszej umowy sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby Zlecającego. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Stron. ZLECAJĄCY WYKONAWCA