1) Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk - Okres objęty kontrolą: 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r.,

WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV.431.20.2013 Kraków, 15 STY. 2014 Szanowny Pan Grzegorz Brach Wójt Gminy Dębno Wola Dębińska 240 32-852 Dębno WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w Urzędzie Gminy Dębno, 32-852 Dębno, Wola Dębińska 240, w dniu 30 października 2013 r. przez Elżbietę Obtułowicz, Kierownika Oddziału do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego przeprowadzona została kontrola w zakresie: 1) Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk - Okres objęty kontrolą: 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r., 2) Weryfikacja informacji o liczbie spraw dotyczących realizacji zadań zleconych (rejestracja stanu cywilnego, zmiana imion i nazwisk, ewidencja ludności i dowody osobiste) prowadzonych w okresie od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2011 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli kontrolowaną działalność w zakresie: Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk oceniam pozytywnie z uchybieniami. Powyższej oceny dokonano na podstawie następujących ustaleń. 1. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. funkcję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Dębnie pełniła Pani Monika Dudek przeniesiona na stanowisko 1 czerwca 2011 r. w ramach awansu wewnętrznego. Pani Monika Dudek funkcję Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego pełniła na podstawie powołania uchwałą Rady Gminy Dębno z 12 grudnia 2002 r. Nr II/26/2002. Zastępcami Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Dębnie byli: Pani Cecylia Sułek, powołana uchwałą Rady Gminy w Dębnie Nr I/7/90 z 4 czerwca 1990 r. oraz Pan Marian Kurek zatrudniony 1 czerwca 2011 r. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielała Pani Monika Dudek. W 2012 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Dębnie sporządzono ogółem: 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 834 * fax 12 422 30 19 http://www.malopolska.uw.gov.pl

24 akty urodzenia, 95 aktów małżeństwa, 44 akty zgonu. Akty sporządzone zostały na luźnych drukach, przy zastosowaniu systemu komputerowego. Stosowano właściwą numerację aktów stanu cywilnego oraz prawidłową pisownię nazwisk i dat zgodnie z zasadami określonymi w przepisach 2 ust. 2 i 3, 3 i 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem MSWiA. Wszystkie skontrolowane akty zostały sporządzone czytelnie. Skorowidze alfabetyczne dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzone były w sposób zgodny z 16 rozporządzenia MSWiA, tj. odrębnie dla każdego rodzaju aktów stanu cywilnego sporządzonych w roku kalendarzowym objętym kontrolą. Tym samym stwierdzono, że zalecenie pokontrolne wydane w wyniku poprzedniej kontroli, aby prawidłowo stosować przepis 16 rozporządzenia MSWiA, tj. prowadzić skorowidze odrębnie dla każdego rodzaju aktów stanu cywilnego sporządzonych w roku kalendarzowym zostało zrealizowane. Poddano kontroli akty urodzenia Nr 5/2012, 6/2012, 7/2012, 8/2012, 9/2013, 10/2012, 11/2012, 12/2012, 13/2012, wraz z aktami zbiorowymi. Wszystkie skontrolowane akty urodzenia sporządzone zostały w trybie szczególnym na podstawie decyzji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Dębnie o wpisaniu treści zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg stanu cywilnego w oparciu o przepis art. 73 ust. 1 p.a.s.c. Do akt zbiorowych aktów urodzenia prawidłowo włączono zagraniczne odpisy aktów urodzenia wraz z tłumaczeniami na język polski dokonanymi przez tłumacza przysięgłego, odpisy skrócone aktów małżeństwa rodziców oraz decyzje stanowiące podstawę sporządzenia aktów w księdze stanu cywilnego. Ponadto w przypadku aktów Nr 5/2012, 6/2012, 7/2012, 8/2012, 9/2012, 11/2012, 12/2012, 13/2012 załączono także decyzje o uzupełnieniu. Nazwy miejscowości położonych za granicą wpisywano zgodnie z 14 ust. 2 rozporządzenia MSWiA tj. z zastosowaniem ich oryginalnej pisowni w alfabecie łacińskim. Stwierdzono zatem, że zalecenie pokontrolne wydane w wyniku poprzedniej kontroli, dotyczące prawidłowego stosowania tego przepisu zostało zrealizowane. Skontrolowano akty małżeństw zawartych w formie określonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy (j.t. Dz. U z 2012 poz. 788 z późn. zm.) zwanej dalej k.r.o., tj. akty: 4/2012, 5/2012, 7/2012, 8/2012 stwierdzono zachowanie 5-dniowego terminu przekazywania przez duchownych zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Na zaświadczeniach odnotowywano datę ich wpływu do Urzędu. Akty małżeństwa sporządzano w dniu wpływu zaświadczenia do Urzędu. Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wydawane przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Dębnie zawierały dane określone w art. 4 1 k.r.o., tj. informację o braku przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa oraz treść i datę złożonych przed Kierownikiem oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci. Do akt zbiorowych skontrolowanego aktu małżeństwa sporządzonego na podstawie decyzji o umiejscowieniu aktu zagranicznego w polskiej księdze stanu cywilnego (akt Nr 2/2012) załączono oryginalny odpis aktu małżeństwa wydany na Formularzu B zgodnym z Konwencją Nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzoną w Wiedniu, dnia 8 września 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. Nr 166 2

poz. 1735) wraz z tłumaczeniem dokumentu na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego, egzemplarz decyzji stanowiącej podstawę sporządzenia aktu oraz decyzję o uzupełnieniu aktu. Wyjaśnić należy, że Konwencja Nr 16 Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego, której stroną jest Polska wprowadziła wzory wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego co pozwoliło na ulepszenie zasad dotyczących wydawania tych odpisów przeznaczonych do obrotu międzynarodowego. Została tym samym ujednolicona ich treść oraz zbędny stał się wymóg urzędowego tłumaczenia tych odpisów (wyłącznie w stosunku do dokumentów pochodzących z Państw-sygnatariuszy Konwencji). Powyższe oznacza, że do wniosku o transkrypcję dokumentu sporządzonego na Formularzu A, B lub C nie powinny być składane tłumaczenia tych dokumentów. W przypadku skontrolowanych aktów małżeństwa sporządzonych na podstawie art. 1 1 k.r.o., tj. w wyniku złożenia przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego zgodnych oświadczeń woli o wstąpieniu w związek małżeński (akty Nr 1/2012, 3/2012, 6/2012, 9/2012, 10/2012,11/2012) do akt zbiorowych również włączono zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa odpisy aktów stanu cywilnego nupturientów, a także złożone przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Dębnie oświadczenia osób zamierzających wstąpić w związek małżeński o nazwiskach noszonych przez nie po zawarciu małżeństwa oraz o nazwisku dzieci zrodzonych z tego związku. Małżeństwa zawierane były w sali ślubów, znajdującej się w budynku Urzędu Gminy oraz w salach Oddziału Muzeum Okręgowego w Tarnowie, Zamek w Dębnie. W tym miejscu podkreślić należy, że jeśli oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński składane są poza lokalem urzędu stanu cywilnego to przepisy ustawy p.a.s.c. przewidują inną procedurę postępowania dla udokumentowania faktu zawarcia małżeństwa. Zgodnie z treścią art. 59 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego z dnia 29 września 1986 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 161, poz. 1264 z późn. zm.), zwanej dalej p.a.s.c., jeżeli zawarcie małżeństwa następuje poza lokalem urzędu stanu cywilnego, w miejscu zawarcia małżeństwa sporządza się protokół stwierdzający złożenie przez przyszłych małżonków oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. W protokole zamieszcza się ponadto inne dane wymagane przy zawieraniu małżeństwa. Protokół po podpisaniu przez małżonków, świadków i kierownika urzędu stanu cywilnego stanowi podstawę do sporządzenia aktu małżeństwa. W trakcie kontroli wyjaśniono, że w przypadku przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu małżeński w salach Zamku w Dębnie nie sporządza się protokołu, a udokumentowanie małżeństwa następuje od razu w formie aktu małżeństwa. Powyższe oznacza, iż poza lokal urzędu stanu cywilnego wynoszone były karty księgi małżeństw, co stanowiło naruszenie treści art. 24 p.a.s.c. Cyt. przepis stanowi, że księgi stanu cywilnego przechowuje się w urzędach stanu cywilnego. Ksiąg takich nie można wynosić poza lokal urzędu. Wyniesienie ksiąg może nastąpić z ważnych przyczyn jedynie za zgodą organu administracji państwowej wyższego stopnia lub w razie niebezpieczeństwa zagrażającego tym księgom. Niewątpliwie sale Zamku w Dębnie są miejscem bardzo uroczystym, właściwym do przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. Konieczna jest jednak zmiana zasad postępowania, tak aby umożliwienie zawarcia związku małżeńskiego w uroczystym miejscu nie powodowało naruszeń prawa. Opisaną nieprawidłowość omówiono w trakcie kontroli z Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Dębnie. Wyjaśniono, iż podjęte zostaną niezwłocznie działania, umożliwiające prawidłowe postępowanie w sytuacji, gdy małżeństwo zawierane będzie w salach Zamku w Dębnie. Poddano kontroli akty zgonu Nr 30-40/2012 wraz z aktami zbiorowymi. Zgłoszenia zgonów dokonywane były przez osoby do tego upoważnione zgodnie z treścią art. 65 p.a.s.c. Akty sporządzano w dniu zgłoszenia zgonu. Dokumenty do akt zbiorowych skompletowano prawidłowo. W aktach zbiorowych poszczególnych aktów zgonu każdorazowo znajdowały się karty zgonu. Ponadto w aktach zbiorowych aktu 30/2012 znajdowało się dodatkowo 3

zezwolenie na pochowanie zwłok. W aktach zgonu Nr 34/2012 i 36/2012 pomyłki powstałe przy sporządzeniu aktu sprostowane zostały w sposób określony w 2 ust. 5 rozporządzenia MSWiA. Kontrola wyrywkowo wybranej dokumentacji zgromadzonej w teczce aktowej Nr 5362.2012 Odpisy zupełne, skrócone, wielojęzyczne aktów stanu cywilnego (sprawy Nr 1-100) wykazała, że odpisy aktów stanu cywilnego wydawano osobom i instytucjom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie art. 83 p.a.s.c., określającego krąg osób upoważnionych do występowania z wnioskiem. Na podaniach o wydanie odpisów z akt stanu cywilnego odnotowywano dane z dokumentów tożsamości wnioskodawców, a także podstawę żądania wydania odpisu aktu lub też interes prawny podmiotów wnioskujących o wydanie odpisów. Odbiór dokumentu przez wnioskodawcę potwierdzany był podpisem na podaniu. Tym samym stwierdzono, że zalecenie pokontrolne wydane w poprzedniej kontroli, aby prawidłowo sporządzać notatki z dokumentów tożsamości osób ubiegających się o wydanie odpisów zostało zrealizowane. Prawidłowo zawiadamiano organy ewidencji ludności oraz organy wydające dowody osobiste o zmianach w aktach stanu cywilnego. Stosowną dokumentację prowadzono w formie rejestru odpisów aktów stanu cywilnego przekazywanych do organów ewidencji ludności właściwych gmin. Ponadto kontroli poddano akta spraw Nr 5353.6.2012, 5353.7.2012, 5353.8.2012, 5353.9.2012, 5353.10.2012, 5353.11.2012, 5353.12.2012, 5353.13.2012, 5353.16.2012, 5353.23.2012, dotyczących wpisania do polskich ksiąg stanu cywilnego treści zagranicznych aktów stanu cywilnego, spraw Nr 5352.2.7.2012, 5352.2.8.2012, 5352.2.9.2012, 5352.2.10.2012, 5352.2.11.2012, 5352.2.12.2012, 5352.2.13.2012, 5352.2.15.2012, 5352.2.22.2012 dotyczących uzupełnienia treści aktów stanu cywilnego. Postępowanie wyjaśniające przed wydaniem decyzji prowadzone było zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267) zwanej dalej k.p.a. oraz przepisami p.a.s.c. Zawiadamiano wszystkie strony o prowadzonym postępowaniu. Decyzje doręczano wszystkim stronom postępowania. We wszystkich skontrolowanych sprawach fakt doręczenia decyzji został potwierdzony podpisem na kopii decyzji lub w aktach sprawy znajdowało się zwrotne potwierdzenie odbioru. W sprawie nr 5353.11.2012 złożony wniosek dotyczył wpisania zagranicznego aktu urodzenia do polskich ksiąg stanu cywilnego. Do wniosku załączone zostały szwedzkie dokumenty wydane przez urząd podatkowy. W Szwecji nie funkcjonuje rejestracja stanu cywilnego, a rejestracji dokonują urzędy podatkowe. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego wydał decyzję w trybie art. 70 p.a.s.c. Powyższy przepis stanowi, że urodzenie, małżeństwo lub zgon, które nastąpiły za granicą i nie zostały zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego, można zarejestrować w polskich księgach stanu cywilnego. Treść decyzji nie była zgodna z żądaniem strony, która wnosiła o wpisanie zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego. W tym miejscu stwierdzić należy, że zgodnie z przepisem art. 61 1 k.p.a. postępowanie administracyjne wszczyna się na żądanie strony lub z urzędu. Żądanie wszczęcia postępowania powinno przybrać formę pisemną sprowadzającą się do ujawnienia istoty żądania i potwierdzenia tego własnoręcznym podpisem. Wniosek otwierający postępowanie administracyjne, w przypadku jego nieprecyzyjnego sformułowania, stanowi podstawę do przeprowadzenia czynności wyjaśniających mających ustalić czy domniemana treść wniosku zgodna jest z wolą osoby, od której pochodzi. Kwestia ta wielokrotnie była podnoszona w orzecznictwie sądowym, m. in. w wyroku z 17 września 1992 r. (sygn. akt III SA 949/92) Naczelny Sąd Administracyjny wskazał że o tym jaki charakter ma pismo 4

strony, decyduje sama strona. Jeśli charakter wniesionego pisma budzi wątpliwości organ administracji ma obowiązek wyjaśnić rzeczywistą wolę strony. Stanowisko takie wynika z faktu, że treść żądania strony określa przedmiot postępowania. Jakkolwiek zatem zasadą postępowania administracyjnego jest, aby sprawa mogła być rozpoznana zgodnie z intencją i interesem strony bez zbędnego formalizmu, to jednak nie można przyjąć, że jeżeli żądanie jest zredagowane niezręcznie i mało zrozumiale, to organ administracji publicznej jest uprawniony do sprecyzowania jego treści we własnym zakresie. Jest to niedopuszczalne chociażby dlatego, że mogłoby doprowadzić do niedopuszczalnej zmiany żądania wbrew intencji osoby wnoszącej podanie (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 19 lipca 2006 r., sygn. akt VII SA/Wa 711/06). Tym bardziej organ administracji publicznej nie jest władny do zmiany kwalifikacji prawnej żądania strony, jak np. zmiana żądania strony o zmianę imienia na żądanie zmiany nazwiska, itp. (B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Wydawnictwo C.H. Beck Warszawa 2005, str. 362). Wniosek wszczynający postępowanie, w przypadku wątpliwości co do treści żądania stanowi zatem podstawę do podjęcia przez organ ustaleń w zakresie rzeczywistej woli osoby, od której pochodzi. Jest to bowiem pierwszy element realizacji w prowadzonym postępowaniu zasady prawdy obiektywnej (art. 7 k.p.a.). Czynnościom tym towarzyszyć zaś powinno należyte i wyczerpujące poinformowanie strony o wszystkich okolicznościach faktycznych i prawnych, mogących mieć wpływ na ustalenie jej praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego (art. 9 k.p.a.). Jednocześnie ustalenie treści żądania stanowi dopiero punkt wyjścia do dalszych działań mających na celu wszechstronne zbadanie sprawy. Jak już wskazano wyżej na podstawie art. 7 k.p.a. organ administracji ma bowiem obowiązek zbadania wszystkich okoliczności faktycznych związanych z określoną sprawą w tym również okoliczności wskazanych przez samą stronę tak aby stworzyć rzeczywisty obraz sprawy i uzyskać podstawę do trafnego zastosowania przepisu prawa materialnego (por. m. in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 30 czerwca 2005 r., sygn. akt VI SA/Wa 2037/04). Naruszenie powyższych zasad w prowadzonym postępowaniu może mieć wpływ na istotę rozstrzygnięcia. Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpatrywanej sprawy Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Dębnie winien był zatem przyjąć wniosek o zarejestrowanie zdarzenia w trybie art. 70 p.a.s.c, a nie wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego w polskie księgi stanu cywilnego lub podjąć czynności zmierzające do ustalenia woli strony co do treści żądania wniosku. Postępowanie o zarejestrowanie zdarzenia, które nastąpiło za granicą i nie zostało zarejestrowane w polskich księgach stanu cywilnego i transkrypcja zagranicznego aktu to dwa różne postępowania administracyjne prowadzone na gruncie ustawy p.a.s.c. Podkreślić trzeba, że Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Dębnie prawidłowo przyjął, iż podstawę wydania decyzji stanowi art. 70 pasc. Jednak nie mógł samodzielnie decydować o zmianie treści wniosku, gdyż uprawnienie to jak wcześniej wyjaśniono przysługuje tylko stronie. Nieprawidłowość została szczegółowo omówiona z Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego. Prawidłowo powoływano postawy prawne rozstrzygnięć, tj. w treści decyzji o umiejscowieniu zagranicznych aktów stanu cywilnego jako podstawy prawne wpisano art. 73 ust. 1 p.a.s.c. oraz art. 104 k.p.a. W decyzjach o uzupełnieniu treści aktu stanu cywilnego powoływano art. 36 p.a.s.c. oraz 104 k.p.a., w decyzjach o uzupełnieniu i sprostowaniu treści aktu odpowiednio: art. 36 i 28 p.a.s.c. oraz art. 104 k.p.a. W okresie objętym kontrolą zarejestrowano 5 spraw z zakresu zmiany imienia i nazwiska: 1 sprawa dotyczyła zmiany imienia, 4 sprawy dotyczyły zmiany nazwiska. 5

Podania spełniały wymogi określone art. 11 ust. 1 ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414), tj. zawierały dane osoby, której dotyczyła zmiana, w tym numer PESEL, imię (nazwisko) na jakie miała nastąpić zmiana oraz uzasadnienie. Na podaniach odnotowano dane dotyczące dokumentów (dowody osobiste) potwierdzających polskie obywatelstwo osób ubiegających się o zmianę nazwiska. Do wniosków przedłożono wymagane prawem dokumenty. W decyzjach prawidłowo powołano art. 4 ust. 1 oraz w zw. z art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska. Decyzje przekazano do akt zbiorowych aktów urodzenia i małżeństwa osób ubiegających się o zmianę. Do właściwego z uwagi na miejsce pobytu stałego wnioskodawców organu ewidencji ludności oraz organu, który wydał dowody osobiste przekazano zawiadomienia o dokonanych zmianach. W okresie objętym kontrolą, poza teczkami zawierającymi akta zbiorowe do aktów urodzenia małżeństwa i zgonu, w Urzędzie Stanu Cywilnego w Dębnie założono i prowadzono następujące teczki aktowe: 5350 Statystyka urodzeń, małżeństw i zgonów, 5351 Rejestracja aktów urodzenia, małżeństwa, zgonu i ich zmiany, 5352.1 Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego, 5352.2 Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego, 5352.3 Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego, 5352.4 Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego, 5353 Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg, 5355 Zmiany imion i nazwisk, 5356 Nadawanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie, 5360 Zaświadczenia o zdolności do zawarcia małżeństwa za granicą, 5361 Zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, 5361. 1 Korespondencja związana z zaświadczeniami konkordatowymi, 5362 Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego, 5363 Powiadamianie innych podmiotów i jednostek organizacyjnych o zmianach dokonanych w aktach stanu cywilnego, 5365 Profilaktyka i konserwacja akt stanu cywilnego. Teczki aktowe prowadzono zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 z 2011 r.), realizując tym samym zalecenie sformułowane w wyniku poprzedniej kontroli. Urząd Stanu Cywilnego składa się z trzech pomieszczeń usytuowanych na piętrze budynku Urzędu Gminy w Dębnie: pokoju Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, archiwum podręcznego oraz sali ślubów. W wyniku kontroli stwierdzono, że akta zbiorowe druki i pieczęcie przechowywane i zabezpieczone są w sposób prawidłowy. 6

2. Weryfikacja liczby prowadzonych spraw Podczas kontroli dokonano porównania ilości spraw prowadzonych w 2011 r. dotyczących zadań zleconych z zakresu administracji rządowej zadeklarowanych przez Urząd Gminy w Skrzyszowie z faktyczną ilością prowadzonych spraw. Dane liczbowe zawarte zostały w tabeli stanowiącej załącznik do niniejszego projektu wystąpienia pokontrolnego. W wyniku weryfikacji dokonano następujących ustaleń szczegółowych. I Urząd Stanu Cywilnego: 1. Liczba sporządzonych aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgony) ilość spraw zadeklarowana: 193 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 193 Sprawdzono ilość aktów sporządzonych w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 r. (43 akty urodzenia, 93 akty małżeństwa, 57 aktów zgonu). 2. Liczba wydanych decyzji administracyjnych i postanowień ilość spraw zadeklarowana: 109 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 109 Ustalono na podstawie dokumentacji spraw dotyczących wpisywania do polskich ksiąg stanu cywilnego treści aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą na podstawie art. 73 p.a.s.c. przechowywanych w teczce aktowej 5353 Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg oraz dokumentacji spraw dotyczących uzupełniania i sprostowania aktów stanu cywilnego przechowywanej w teczce aktowej 5352.1 Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego. Sprostowanie treści aktu stanu cywilnego art. 28, 5352.2 Unieważnienie, sprostowanie, ustalenie treści, odtworzenie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego. Uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego art. 36, Zezwolenia na zawarcie związku małżeńskiego przed upływem miesiąca 5354. 3. Liczba wydanych odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, na drukach wielojęzycznych) ilość spraw zadeklarowana: 787 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 787 Ustalenia oparto na podstawie dokumentacji z teczki aktowej 5362 Odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktów stanu cywilnego. 4. Liczba decyzji w sprawie zmiany imienia i nazwiska ilość spraw zadeklarowana: 4 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 4 Ustalono na podstawie dokumentacji z teczki aktowej 5355 Zmiana imion i nazwisk. II Ewidencja ludności: 1. Liczba przyjętych zgłoszeń meldunkowych o zameldowanie (pobyt stały, pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące, pobyt czasowy do 3 miesięcy) oraz o wymeldowanie (z pobytu stałego, pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące i z pobytu czasowego do 3 miesięcy): ilość spraw zadeklarowana: 1079 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 1068 7

Ustalono na podstawie dokumentacji z teczek aktowych: 5342.10 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności akty małżeństw, 5342.12 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności akty małżeństwa z adnotacją o rozwodzie, 5342.11 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności akt zgonu, 5342.9 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności akt urodzenia, 5342.3 Aktualizowanie a danych w ewidencji ludności przemeldowania stałe, 5142.2 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności zgłoszenia meldunkowe dot. zameldowania na pobyt stały, 5342.5 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności zameldowanie na pobyt czasowy ponad 3 m-ce, 5342.4 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności wymeldowanie stałe, 5342.6 Aktualizowanie a danych w ewidencji ludności wymeldowanie z pobytu czasowego ponad 3 m-ce, 5342.14 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności wymeldowanie stałe za granicę 2. Liczba udzielonych informacji na wniosek o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz wydanych poświadczeń dot. zameldowania (meldunku) i zaświadczeń wydanych na podstawie art. 217 k.p.a. ilość spraw zadeklarowana: 1197 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 1186 Ustalono na podstawie dokumentacji z teczki aktowej 5345.1 Udostępnienie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych-udostępnienie danych (dot. poświadczenia zameldowania, 5345.2 Udostępnienie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydanych dowodów osobistych-udostępnienie danych (dot. wniosków o udostępnienie danych). 3. Liczba wydanych decyzji administracyjnych w przedmiocie wymeldowania lub zameldowania (art. 15 ust. 2 oraz art. 47 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych): ilość spraw zadeklarowana: 5 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 6 Zweryfikowano w oparciu o dokumentację z teczek aktowych 51151 Sprawy meldunkowe- Decyzje dotyczące wymeldowań, 5343.6 Sprawy meldunkowe-decyzje dotyczące zameldowań, 5343.4 Sprawy meldunkowe-decyzje dotyczące wymeldowań. Dowody osobiste: 1. Liczba przyjętych wniosków o wydanie dowodów osobistych: ilość spraw zadeklarowana: 1021 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 1020 Ustalono na podstawie danych z programu teleinformatycznego System Wydawania Dowodów Osobistych. 2. Liczba unieważnionych dowodów osobistych z powodu zagubienia dokumentu, zniszczenia, zgonu, utraty obywatelstwa polskiego oraz innych przyczyn: ilość spraw zadeklarowana: 850 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 601 Ustalono na podstawie danych z programu teleinformatycznego System Wydawania Dowodów Osobistych. 3. Liczba wydanych decyzji administracyjnych z zakresu dowodów osobistych: ilość spraw zadeklarowana: 0 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 0 8

4. Liczba udostępnionych danych na wniosku o udostępnienie danych z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych: ilość spraw zadeklarowana: 5 ilość spraw ustalona w trakcie kontroli: 5 Ustalenia oparto na podstawie dokumentów przechowywanych w teczce aktowej 5345.3 Udostępnienie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji wydawanych dowodów osobistych-informacje, zaświadczenia, zawiadomienia z zakresu wydawania dowodów osobistych.. W trakcie kontroli przyjęto wyjaśnienia w sprawie rozbieżności podanych danych w stosunku do ilości spraw ustalonych w trakcie kontroli. Kontrolę wpisano do książki kontroli pod nr 6/2013. W związku z powyższymi ocenami, uwagami i wnioskami zalecam Panu Wójtowi podjęcie działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w wyniku kontroli uchybień poprzez: 1. zawarcie z Oddziałem Muzeum Okręgowego w Tarnowie, Zamek w Dębnie umowy o udostępnienie sal Zamku w Dębnie na potrzeby przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński; 2. przestrzeganie w prowadzonych postępowaniach przepisu art. 61 1 i 2 k.p.a., tj. wydawanie decyzji administracyjnych w granicach wniosku zgłoszonego przez strony, a w uzasadnionych przypadkach dokonywanie modyfikacji wniosku zgodnie z zasadą, iż (...) sprecyzowanie żądania należy do strony, nie zaś do sfery ocennej organu administracji (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 3 lipca 2008 r. sygn. akt: II OSK 771/07). Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę o przekazanie przez Pana Wójta, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych uchybień. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Irena Janas-Słońska Z-ca Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców... (podpis i pieczęć kierownika jednostki kontrolującej) 9