Załącznik do Zarządzenia Kanclerza nr 147/2009 z dnia 25 czerwca 2009 r. ZASADY GOSPODAROWANIA SKŁADNIKAMI MAJĄTKU I Definicje 1. Środki trwałe - rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności: - prawa własności lub prawo użytkowania wieczystego gruntu, - budynki i budowle, - maszyny, urządzenia, środki transportu, inne rzeczy (np. aparatura medyczna), - nakłady na ulepszenia w obcych środkach trwałych. 2. Wartości niematerialne i prawne - nabyte prawa majątkowe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok. Zalicza się do nich w szczególności: - autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne do programów komputerowych, licencje, koncesje, - prawa do wynalazków, patentów i własnoś ci intelektualnej np. know-how. 3. Niskocenne składniki rzeczowych aktywów trwałych - aktywa trwałe o okresie użyteczności dłuższym niż rok, których jednostkowa cena nabycia lub koszt wytworzenia jest niższy, równy 3 500,- zł. II Ewidencja 1. Ewidencja poza księgami uczelni środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest w systemie komputerowym środków trwałych opisanym w Polityce Rachunkowości zgodnie z klasyfikacją środków trwałych, jako ewidencja ilościowo -wartościowa na podstawie dowodów OT. 2. Wartością środka trwałego jest: a) cena nabycia ( zakup). Za cenę nabycia uważa się kwotę należną dostawcy powiększoną o koszty związanie z zakupem (np. transport, montaż), naliczone do dnia przekazania na stan aktywów WUM środka trwał ego, wartości niematerialnej i prawnej, b) koszt wytworzenia (wytworzeni e we własnym zakresie), c) wartość rynkowa (darowizna, ujawnienie danego środka w trakcie inwentaryzacji),w tym w zakresie nieruchomości wycena przez rzeczoznawcę majątkowego, d) wartość wykazana w dowodzie zewnętrznym PT (przekazanie nieodpłatne),
e) wartość środka trwałego zwiększa się o wartość jego ulepszenia w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji w tym także nabycia części składowych peryferyjnyc h, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3500 zł lub suma wydatków w danym roku przekracza 3 500 zł. 3. Ewidencja niskocennych składników rzeczowych odbywa się na następujących zasadach: a) dla składników o wartości jednostkowej mniejszej, równej 1 500,- zł - na zasadach określonych dla materiałów. Koszty użycia tych składników rejestrowane są jednorazowo, jako koszty zużycia materiałów w momencie ich wydania do użytkowania, b) dla składników o wartości jednostkowej powyżej 1 500,- zł do wartości mniejszej, równej 3 500 zł prowadzi się ewidencję ilościową z odniesieniem w koszty zużycia materiałów w momencie wydania do użytkowania, Ewidencja ilościowa prowadzona jest przez działy wydające składniki do użytkowania tj. odpowiednio Dział Logistyki, Informatyki, Aparatury i Sprzętu Technicznego, Inwestycji i jednostki użytkujące składniki majątku, Ewidencja ilościowa jest prowadzona w systemie komputerowym bez powiązania z systemem środków trwałych. Opis systemu podano w załączniku nr 1 do niniejszych zasad, Ewidencja zawiera następujące dane: numer inwentarzowy ( o którym mowa w pkt. III.3), nazwę składnika rzeczowego, ilość,,typ, numer fabryczny, model, dostawcę, cenę zakupu, cechy identyfikujące towar, datę wydania do użytkowania, nazwę jednostki przyjmującej składnik do użytkowania. Ewidencja prowadzona przez jednostki użytkujące niskocenne rzeczowe zawiera dodatkowo imię i nazwisko pracownika, któremu kierownik jednostki przekazał składnik do użytkowania, lub miejsce jego użytkowania, Składniki ewidencjonowane ilościowo nie podlegają inwentaryzacji a wyłącznie rozliczeniu na podstawie kartotek osobowych. 4. Dla następujących składników majątku, bez względu na ich wartość prowadzi się ewidencję ilościowo-wartościową: a) rodzajowo dla składników typu: komputery, w tym laptopy, drukarki, monitory, urządzenia faxowe, urządzenia wielofunkcyjne, kserokopiarki, skanery, sprzęt sieciowy, rzutniki multimedialne, aparaty fotograficzne, kamery (oprócz monitorujących),
inne, gdy źródło finansowania lub sprawozdawczość zewnętrzna tego wymaga (np. rozliczenie dotacji celowej). W ymóg sprawozdawczości zewnętrznej określa dział potwierdzający środki. b) Wartość składników majątku wymienionych w pkt. a odnosi się jednorazowo w koszty w momencie wydania do użytkowania na podstawie dowodów OT, poprzez jednorazowa amortyzację. III Oznakowanie 1. W celu prawidłowej ewidencji - poprawnego rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, właś ciwego zabezpieczenia i eksploatacji majątku poszczególnym składnikom majątku nadaje się numery inwentarzowe, przy czym: a) w odniesieniu do składników o wartości jednostkowej ewidencjonowanych ilościowo-wartościowo wymóg dotyczy wszystkich składników mają tku, b) w odniesieniu do niskocennych składników rzeczowych aktywów trwałych - w stosunku do tych, dla których istnieje wymóg ewidencji ilościowej. 2. Numery inwentarzowe składników majątku dla celów ewidencji ilościowowartościowej nadaje się według nast ępującej formuły. Klasyfikacja rodzajowa XXX ( zgodnie z KST) lub XXX-X- w przypadku rozszeszerzenia klasyfikacji, Nr kolejny w obrębie WUM XXXXXX, Numery inwentarzowe nadaje się na cały okres użytkowania. Po wyksięgowaniu ( np. na skutek likwidacji) numer tego składnika majątku nie może być nadany nowemu. 3. numery niskocennym składnikom majątku ewidencjonowanym ilościowo nadaje Dział wydający składnik majątku do użytkowania według następującej formuły: oznakowanie grupy XX - (wewnętrzna numeracja grup np. 01 meble, 02 rzutniki, 03 sprzęt biurowy itd.), Nr kolejny w obrębie WUM XXXXXX. IV Przyjęcie do użytkowania 1. Za datę przyjęcia do użytkowania uznaje się dla: gruntów wystawienie dowodu OT pod datą wyceny, budynków, budowli - datę zakończenia budowy tj. protokolarnego przyjęcia do użytkowania. Jeżeli faktyczne przyjęcie do użytkowania nastąpiło wcześniej od przyjęcia protokolarnego, za datę zakończenia budowy uważ a się datę faktycznego rozpoczęcia użytkowania,
maszyn, urządzeń, innych rzeczy nie wymagających montażu - datę wydania z magazynu lub pokwitowania odbioru na fakturze, maszyn, urządzeń i innych rzeczy wymagających montażu - datę zakończenia montażu potwierdzoną na protokole odbioru lub dowodzie OT, środków transportu datę wydania dowodu rejestracyjnego, darowizn, nieodpłatnego przekazania datę sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego, ujawnienia nadwyżek inwentaryzacyjnych - datę zatwierdzenia sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej, ale nie później niż ostatniego dnia roku, w którym ustalono nadwyżki. 2. Przyjęcie do użytkowania składników majątku ewidencjonowanych ilościowowartościowo następuje w oparciu o dowód OT (wzór OT podano w załączniku nr 2 do niniejszych zasad). a) Dowody OT, wystawiane są w 3 egzemplarzach dla: Dział wystawiający dokument tj. odpowiednio Dział Logistyki, Informatyki, Aparatury i Sprzętu Technicznego, Inwestycji - przechowywane 3 lata, Kwestura (zgodnie z zasadami przechowywania dowodów księgowych tj. 6 lat od roku, w którym dokonano likwidacji danego składnika majątku), Użytkownik (do czasu likwidacji). b) Kserokopię dowodu OT dział wystawiający przekazuje do Dyrektora szpitala, na terenie którego posadowiona jest klinika, c) Dowody OT przed przekazaniem do zaewidencjonowania winny mieć wypełnione wszystkie rubryki oraz wymagane podpisy, w tym podpis przyjmującego do użytkowania tj. osoby (osó b), które będą bezpośrednimi użytkownikami i osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzony składnik majątku tj. kierownika jednostki organizacyjnej zgodnie z par. 113 Statutu WUM lub osoby go zastępującej. W przypadku, gdy kierownik jednostki organizacyjnej jest bezpośrednim użytkownikiem, wymagany jest jedynie podpis potwierdzający odpowiedzialność za powierzony składnik majątku, d) Dowody OT przygotowywane są przez Działy odpowiedzialne za realizację umowy przy współpracy z działem kompetencyjnym biorąc ym udział podczas zakupu, e) Opis środka trwałego podany w dowodzie OT musi zawierać dokładne jego określenie w tym: producenta, model, numery seryjne wszystkich składników, nr faktury i nr umowy. Zeskanowana umowa musi być powiązana z dowodem OT i fakturą w systemie komputerowym, 3. Przyjęcie do użytkowania niskocennych składników rzeczowych (z wyjątkiem uznanych za środki trwałe por. par II ust 3) następuje: a) gdy wartość jednostkowa jest mniejsza, równa 1 500,- zł - w oparciu o potwierdzenie odbioru na fakturze lub dowodzie magazynowym RW z adnotacją materiały bez ewidencji,
b) gdy wartość jednostkowa jest wyższa od 1 500,- a mniejsza lub równa 3 500,- zł - w oparciu o potwierdzenie na dowodzie magazynowym RW lub fakturze (w przypadku dostawy bezpośrednio do jednostki organizacyjnej WUM) z adnotacją ewidencja ilościowa nr z pominięciem magazynu z jednoczesnym wprowadzeniem do ce ntralnej ewidencji ilościowej oraz ewidencji jednostki użytkującej i wpisaniem do kartoteki pracownika prowadzonej w jednostce organizacyjnej W UM. W pis do kartoteki dokonywany jest na podstawie powierzenia pracownikowi mienia zgodnie z Zarządzeniem nr 75/2006 Rektora. Kopia dokumentu potwierdzającego powierzenie danego składnika maj ątku WUM przekazywana jest do Działu Personalnego. 4. Dowody OT winny być wystawione w terminie do 7 dni od daty przekazania dokumentów potwierdzających przejęcie składnika majątku do użytkowan ia i niezwłocznie przekazane do Kwestur y. V Aparatura naukowo-badawcza 1. Zgodnie z ustawą o zasadach finansowania nauki do kosztów badań naukowych i prac rozwojowych, w tym działalności statutowej, projektów badawczych, projektów rozwojowych, projektów celowych, projektów międzynarodowych oraz programów i przedsięwzięć określonych przez Ministra Nauki i Szkolnictwa W yższego mogą być wliczone koszty zakupu lub wytworzenia aparatury naukowo-badawczej zaliczanej do środków trwałych. 2. Cenę nabycia lub wytworzenia aparatury naukowo -badawczej odnosi się jednorazowo w koszty wyżej wymienionych badań pod datą faktury. 3. Przyjęcie następuje w oparciu o dowód OT/B (wzór OT/B podano w załączniku nr.3 do niniejszych zasad) z nadaniem numeru inwentarzowego wg. zasad określonych dla pozostałych składników majątku. 4. Ewidencja aparatury obejmuje: wykaz w jednostce użytkującej według wzoru podanym w załączniku nr 4 do niniejszych zasad i Paszport techniczny sporządzony dla każdego urządzenia i aparatu wg wzoru podanego w zał ączniku nr 5 do niniejszych zasad, wykaz prowadzony w Dziale Aparatury Urządzeń Technicznych według wzoru podanego w załączniku nr 6 do niniejszych zasad (trzymany w kartotece Działu), ewidencję pozabilansową w powiązaniu z programem komputerowym ŚRODKI TRWAŁE" - moduł APARATURA w Kwesturze. 5. Po zakończeniu realizacji danego tematu badawczo -rozwojowego rozumianej jako przyjęcie sprawozdań, raportów przez organ finansujący (przyjęcie sprawozdań potwierdza Dział Nauki lub Dział Współpracy z Zagranicą lub Biuro Projektów) może nastąpić przejęcie aparatury na stan środków trwałych, na wniosek kierownika projektu, po weryfikacji przez Dział Inwentaryzacji, Dział Aparatury.
6. Przejęcie przez WUM aparatury naukowo-badawczej na stan środków trwałych winno się odbywać zgodnie z zasadami ustalonymi niniejszym zarządzeniem dla składników majątku, tzn.: a) o wartości jednostkowej mniejszej lub równej 1 500,- zł (wyłączenie z ewidencji aparatury), b) o wartości jednostkowej wyższej od 1 500,- zł do mniejszej lub równej 3 500 zł - wprowadzenie do centralnej ewidencji ilościowej i ewidencji jednostki użytkującej a także do kartoteki pracownika prowadzonej w jednostce organizacyjnej WUM wraz z.przekazaniem kopii dokumentu powierzenia do Działu Personalnego, c) o wartości jednostkowej powyżej 3 500, - zł z uwzględnieniem pkt.ii.4 poprzez wprowadzenie do ewidencji ilościowo -wartościowej składników majątku ze 100% umorzeniem. VI Ustalenia pozostałe Dostawy niskocennych środków np. mebli odbywa się bezpośrednio do jednostek organizacyjnych W UM na podstawie wskazań w umowie, zamówieniu. Dotyczy to też różnych środków niskocennych, których gabaryty lub wymóg specjalnego transportu wymaga dostawy bezpośrednio do jednostki. Miejsce dostawy wskazywane jest przez komisję przetargową lub osobę prowadzącą postępowanie.