LEGISLATOR BeSTi@ Dodatek Uchwała budżetowa Opis instalacji, konfiguracji i korzystania z dodatku Uchwała budżetowa" Data dokumentu: 17 grudnia 2012 Wersja: 1.0
Zawartość Instalacja... 3 Konfiguracja... 5 Ogólne zasady pracy z dodatkiem... 8 Dodawanie wybranych tabel do uchwały... 9 Opcje raportu Dochody... 10 Opcje raportu Wydatki... 11 Opcje raportu Przychody i rozchody... 12 Opcje raportu Zadania zlecone... 13 Opcje raportu Program profilaktyki... 14 Opcje raportu Wydatki inwestycyjne... 14 Kreator tworzenia uchwały... 15 Jak utworzyć pliki XML w systemie BeSTi@, które są niezbędne do pracy z dodatkiem... 17 Generowanie pliku XML ze słownikami klasyfikacji budżetowej... 17 Generowanie pliku XML w systemie BeSTi@ z Uchwałą budżetową... 17 2
Instalacja Przed zainstalowaniem dodatku w wersji stanowiskowej należy zamknąć aplikację Legislator. W przypadku wersji sieciowej, w trakcie instalacji dodatku, aplikacja Legislator może być uruchomiona na dowolnej ilości stanowisk. Po uruchomieniu instalatora i przejściu do kolejnego okna należy wskazać ścieżkę do programu Legislator (w większości przypadków instalator powinien wykryć ścieżkę automatycznie, jeżeli jednak aplikacja nie zostanie wykryta, ścieżkę należy podać ręcznie): Po zatwierdzeniu ścieżki należy wprowadzić klucz produktu otrzymany po złożeniu zamówienia: 3
W ostatnim kroku wskazujemy plik słowników klasyfikacji budżetowej (w formacie XML) wyeksportowany z programu BeSTi@. Plik ten będzie można aktualizować w dowolnej chwili w opcjach dodatku: Po wskazaniu pliku i przejściu dalej, dodatek zostanie zainstalowany: 4
Konfiguracja Po prawidłowym zainstalowaniu dodatku dokonujemy jego konfiguracji z poziomu opcji programu Legislator (Plik Opcje zakładka Dodatki): Konfiguracja dodatku pozwala na: 1) Wstawienie / aktualizację pliku klasyfikacji budżetowej: 5
2) Wprowadzenie / aktualizację klucza produktu: 3) Określenie domyślnych opcji grupowania paragrafów 285 i 300: Opcja ta pozwala na uzyskanie tabeli wydatków zawierającej inne przyporządkowanie tych paragrafów niż na wydrukach w BeSTii. Należy jej użyć szczególnie tam, gdzie RIO zalicza w/w paragrafy do grupy dotacji. 6
4) Opcje kreatora uchwały budżetowej: Domyślnie w kreatorze wstawione są przykładowe tytuły generowanych tabel. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia i zapisania własnych tytułów oraz określenia czy mają one być używane w kreatorze jako domyślne czy też uruchamiany kreator ma być pusty (nie zawierać żadnych proponowanych tytułów ). UWAGA! Wprowadzone w powyższych Opcjach tytuły będą też wykorzystywane przy wstawianiu tabel ad-hoc. 7
Ogólne zasady pracy z dodatkiem Dodatek Uchwała budżetowa składa się z dwóch głównych funkcji: Uchwała budżetowa dostępnej na zakładce Dodatki (Nowy akt prawny) Kreator importu uchwały BeSTi@ dostępnej w sekcji Dodatki opcji Utwórz/Importuj wywoływanej z menu Plik Funkcja Uchwała budżetowa umożliwia wstawienie w dowolne miejsce edytowanego aktu prawnego tabeli utworzonej na podstawie danych zawartych w pliku XML (w strukturze zgodnej z systemem BeSTi@) wczytanego do EAP XML Legislator. Uruchomienie tej funkcji umożliwia wybranie jednego z sześciu rodzajów zestawień, które ma zostać wstawione do edytowanego aktu: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Dochody Wydatki Przychody i rozchody Zadania zlecone Program profilaktyki Wydatki inwestycyjne Każde z powyższych zestawień generowane jest z uwzględnieniem charakterystycznych dla niego opcji. Opcje te szczegółowo opisano w rozdziale Dodawanie wybranych tabel do uchwały. Funkcja Kreator importu uchwały BeSTi@ umożliwia utworzenie - na podstawie pliku XML wczytanego do EAP XML Legislator w trakcie działania kreatora - nowego dokumentu ZIPX zawierającego: treść uchwały (o ile była wpisana do BeSTii) tabele (wszystkie lub tylko wybrane), które można wygenerować bazując na już wykonanej pracy Skarbnika lub służb finansowych JST. W jednym z kroków kreatora, należy dookreślić poprzez ustawienie odpowiednich opcji zawartość i układ tabel jakie powstaną w pliku ZIPX. Opcje te są identyczne z tymi, jakie należy dookreślić przy uruchamianiu funkcji tworzącej konkretne wybrane zestawienie. W związku z tym przed pierwszym uruchomieniem kreatora zalecamy zapoznanie się z rozdziałem Dodawanie wybranych tabel do uchwały. UWAGA Akt powstały po wykonaniu tego kreatora można dalej edytować dodając kolejne załączniki, wstawiając kolejne tabele funkcjami dodatku albo wklejając je z arkusza kalkulacyjnego lub edytora tekstu. Można też uzupełniać i poprawiać tekst uchwały budżetowej. Plik XML z BeSTii do konkretnego pliku ZIPX aplikacji EAP XML Legislator można wczytać tylko jeden raz. Jeśli dane w uchwale budżetowej w systemie BeSTi@ ulegną zmianie to wszelkie prace nad tabelami w EAP XML Legislator należy wykonać ponownie w nowym pliku ZIPX. 8
Dodawanie wybranych tabel do uchwały W zakładce Dodatki każdego edytowanego w EAP XML Legislator aktu dostępny jest raport, który umożliwia przeniesienie załączników za pomocą wygenerowanego XML a z BeSTii. Raport ten nie ma możliwości przeniesienia do EAP XML Legislator treści uchwały budżetowej nawet jeżeli została ona wprowadzona jako załącznik do programu BeSTi@. Pozwala natomiast wstawić zestawienie utworzone na podstawie pliku XML BeSTi@ w dowolne miejsce edytowanego aktu, a konkretnie tam gdzie znajduje się kursor w momencie wywołania konkretnej funkcji dodatku. Poniżej instrukcja jak dotrzeć do dodatku: Jeśli dopiero masz zamiar utworzyć uchwałę budżetową 1. Utwórz Nowy akt prawny; 2. Uzupełnij Metadane dokumentu i zatwierdź je przyciskiem Zastosuj; 3. Zapisz nowy akt prawny w pliku ZIPX aplikacji EAP XML Legislator Jeśli masz już otwarty plik ZIPX z rozpoczętą uchwałą budżetową: 1. Ustaw kursor w miejscu w którym chcesz wstawić tabelę Albo 1. Utwórz nowy załącznik do aktu a. Z górnego menu wybierz zakładkę Wstawianie a następnie Załącznik; b. Wprowadź Tytuł załącznika (tytuł załącznika może pozostać pusty, gdyż program ma wbudowane najczęściej stosowane tytuły); 2. Z górnego menu wybierz zakładkę Dodatki; 3. Wybierz przycisk Uchwała budżetowa; a. Jeśli pierwszy raz uruchamiasz jakąkolwiek funkcję dodatku to EAP XML Legislator będzie wymagać wskazania pliku XML z uchwałą wygenerowaną w BeSTii; 4. Z dostępnych raportów wybierz ten, z którego chcesz utworzyć zestawienie. 5. W zależności od wybranego raportu uchwały budżetowej pojawi się okno, w którym należy wybrać opcje określające sposób prezentacji danych budżetowych w tabelach. 9
Opcje raportu Dochody Nie grupuj wg rodzaju zadań umożliwia wczytanie danych do jednej tabeli zawierającej komplet danych o planie dochodów budżetowych JST Grupuj wg rodzaju zadań umożliwia utworzenie odrębnych tabel zawierających dane o planie dochodów budżetowych w podziale na rodzaje zadań jakie występują we wczytanym pliku XML. Funkcja utworzy tyle odrębnych tabel ile zaznaczono rodzajów zadań. Dodatek co do zasady tworzy zestawienia o dochodach w takiej szczegółowości jaka wynika z zawartości pliku XML BeSTi@. Jeśli jednak chcemy pominąć w tabeli zawierającej plan dochodów kolumnę rozdział mimo że jest ona w pliku z BeSTii, to należy odznaczyć przełącznik Pokaż kolumnę rozdział jeśli dostępna. Poniżej przykład omawiający zastosowanie przełącznika Nie pokazuj pod rozdziałami wierszy=0 Dział Rozdział Nazwa Plan ogółem 1 2 3 4 5 Bieżące 600 Transport i łączność 120 00 w tym z tytułu dotacji i środków na finansowanie wydatków na realizację zadań finansowanych z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 Taki wiersz pojawi się zawsze pod każdym działem 60016 Drogi publiczne gminne 120 00 w tym z tytułu dotacji i środków na finansowanie wydatków na realizację zadań finansowanych z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 0690 Wpływy z różnych opłat 120 00 Jeśli nie zaznaczymy przełącznika Nie pokazuj pod rozdziałami wierszy=0 to taki wiersz pojawi się zawsze. Jeśli powyższy przełącznik zostanie zaznaczony to ten wiersz pojawi się tylko pod tym rozdziałem, w którym planowane są dochody z tytułu środków zagranicznych. 10
Opcje raportu Wydatki Nie grupuj wg rodzaju zadań umożliwia wczytanie danych do jednej tabeli zawierającej komplet danych o planie wydatków budżetowych JST Grupuj wg rodzaju zadań umożliwia utworzenie odrębnych tabel zawierających dane o planie wydatków budżetowych w podziale na rodzaje zadań jakie występują we wczytanym pliku XML. Funkcja utworzy tyle odrębnych tabel ile zaznaczono rodzajów zadań. Dodatek co do zasady tworzy zestawienia o wydatkach w takiej szczegółowości jaka wynika z minimalnych wymagań ustawy o finansach publicznych. Jeśli jednak chcemy pokazać w tabeli zawierającej plan wydatków kolumnę paragraf to należy zaznaczyć przełącznik Pokaż kolumnę paragraf jeśli dostępna. Zestawienie wydatków można utworzyć w jednym z dwóch sposobów prezentacji: Układ poziomy odpowiada on temu jaki powstaje wydruk wydatków w systemie BeSTi@ Z tego Z tego Z tego z tego: Dział Rozdział 1 2 3 Nazwa 4 Rolnictwo i łowiectwo 010 01008 4300 Plan Wydatki bieżące 5 6 w tym: na programy zakup i objęcie wydatki Dotacje Świadczenia Wydatki finansowane Wydatki inwestycje i z udziałem wydatki wynagrodzenia związane z wypłaty akcji i udziałów na na na obsługa jednostek oraz wniesienie i realizacją zadania rzeczy osób programy z tytułu długu majątkowe zakupy środków, budżetowych składki od nich poręczeń inwestycyjne o których wkładów do spółek ich bieżące fizycznych... naliczane statusowych mowa w art. prawa handlowego. zadań 5 ust. 1 pkt 2 i 3, 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 72 50 72 50 72 50 72 50 Melioracje wodne 70 00 70 00 70 00 70 00 Zakup usług pozostałych 70 00 70 00 70 00 70 00 Układ pionowy nie występuje w systemie BeSTi@, lecz zawiera dokładnie te same informacje: Dział Rozdział 1 010 2 Nazwa 3 Ogółem Rolnictwo i łowiectwo 01008 Melioracje wodne wydatki jednostek budżetowych, wynagrodzenia i składki od nich naliczane, wydatki związane z realizacją ich statutowych zadań dotacje na zadania bieżące świadczenia na rzecz osób fizycznych wydatki na programy finansowane z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 wypłaty z tytułu poręczeń i gwarancji obsługa długu Wydatki majątkowe, w tym inwestycje i zakupy inwestycyjne na programy finansowane z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3, zakup i objęcie akcji i udziałów oraz wniesienie wkładów do spółek prawa handlowego. Wydatki Ogółem w tym: Wydatki bieżące 5 4 Wydatki majątkowe 6 72 50 70 00 70 00 70 00 72 50 70 00 70 00 70 00 Prezentowana obok tabela jest wycinkiem wygenerowanej na podstawie opcji: zaznaczony Układ pionowy, nie zaznaczone Pokaż kolumnę paragraf jeśli dostępna Nie pokazuj grup w których plan=0 11
Przełącznik Nie pokazuj grup w których plan =0 ma zastosowanie jedynie w przypadku układu pionowego. Poniżej przykład fragmentu zestawienia utworzonego w oparciu o zaznaczone następujące ustawienia: Układ pionowy, Pokaż kolumnę paragraf jeśli dostępna, Nie pokazuj grup w których plan=0 Dział Rozdział Nazwa w tym: Wydatki Ogółem Wydatki bieżące Wydatki majątkowe 1 2 3 4 5 6 7 Ogółem 197 981 880,30 155 469 247,17 42 512 633,13 010 Rolnictwo i łowiectwo 72 50 72 50 01008 Melioracje wodne 70 00 70 00 wydatki jednostek budżetowych, 70 00 70 00 wydatki związane z realizacją ich statutowych zadań 70 00 70 00 4300 Zakup usług pozostałych 70 00 70 00 Opcje raportu Przychody i rozchody Funkcja ta pozwala na utworzenie jednej tabeli z danymi o planie przychodów i/lub rozchodów budżetowych JST. Jeśli zaznaczymy dodatkowo przełącznik Pokaż szczegóły wówczas pod każdym paragrafem zostaną dopisane odpowiednio źródła przychodów lub rozchodów. Poniżej przykład zestawienia utworzonego w oparciu o zaznaczone wszystkie opcje: Załącznik "Przychody i rozchody" Lp. Wyszczególnienie Klasyfikacja Plan 1 2 3 4 Przychody ogółem: 27 469 795,73 1 Przychody z zaciągniętych pożyczek i kredytów na rynku krajowym 952 27 469 795,73 pożyczka z NFOSiGW 7 469 795,73 kredyt PKO SA 20 000 00 Rozchody ogółem: 10 198 213,32 1 Spłaty otrzymanych krajowych pożyczek i kredytów 992 10 198 213,32 pożyczka z NFOSiGW 98 213,32 kredyt PKO SA 10 100 00 12
Opcje raportu Zadania zlecone Funkcja ta pozwala na utworzenie zestawienia zawierającego dane o planie dochodów i wydatków na zadania zlecone. Do utworzenia tego zestawienia pobierane są w pierwszej kolejności informacje znajdujące się w załącznikach zadań zleconych pliku XML BeSTii. Jeśli takie załączniki nie były wprowadzone do BeSTii, to dodatek będzie je tworzył w oparciu o plan dochodów i wydatków na podstawie danych opatrzonych rodzajem zadania Zlecone. Przy braku załączników zadań zleconych oraz planie wydatków w grupach nie ma możlwości wygenerowania zestawień w oparciu o tę funkcję. Przykład zestawienia składającego się z dwóch tabel utworzonego w oparciu o Wariant I: Dochody zadania zlecone Dział Rozdział Nazwa Plan ogółem 1 2 3 4 5 Bieżące 700 Gospodarka mieszkaniowa 27 00 w tym z tytułu dotacji i środków na finansowanie wydatków na realizację zadań finansowanych z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 70005 Gospodarka gruntami i nieruchomościami 27 00 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na zadania bieżące z zakresu administracji rządowej oraz inne 2110 zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat 27 00 Wydatki - zadania zlecone Dział Rozdział Nazwa w tym: Wydatki Ogółem Wydatki bieżące Wydatki majątkowe 1 2 3 4 5 6 7 Ogółem 14 157 474,00 14 149 474,00 8 00 700 Gospodarka mieszkaniowa 27 00 27 00 70005 Gospodarka gruntami i nieruchomościami 27 00 27 00 wydatki jednostek budżetowych, 27 00 27 00 wydatki związane z realizacją ich statutowych zadań 27 00 27 00 4260 Zakup energii 2 50 2 50 4300 Zakup usług pozostałych 9 00 9 00. Przykład zestawienia utworzonego w oparciu o Wariant II: Zadania zlecone Dział Rozdział Wyszczególnienie Dochody Wydatki 1 2 3 4 5 6 Ogółem 15 478 364,00 14 157 474,00 700 Gospodarka mieszkaniowa 27 00 27 00 70005 Gospodarka gruntami i nieruchomościami 27 00 27 00 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na zadania bieżące z zakresu administracji 2110 rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat 27 00 4260 Zakup energii 2 50 4300 Zakup usług pozostałych 9 00 13
Opcje raportu Program profilaktyki Funkcja ta pozwala na utworzenie zestawienia zawierającego dane z planu dochodów budżetowych i planu wydatków budżetowych. Na podstawie określonych podziałek klasyfikacji funkcja dodatku tworzy zestawienie programy profilaktyki przeciwdziałania alkoholizmowi i narkomanii. Przykład zestawienia wygenerowanego w oparciu o zaznaczone wszystkie opcje: Program profilaktyki Dział Rozdział Wyszczególnienie Dochody Wydatki w tym: bieżące majątkowe 1 2 3 4 5 6 7 8 851 85154 0480 Wpływy z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu 900 00 925 00 925 00 851 Ochrona zdrowia 925 00 925 00 85153 Zwalczanie narkomanii 25 00 25 00 wydatki jednostek budżetowych, 5 00 5 00 wydatki związane z realizacją ich statutowych zadań 5 00 5 00 4210 Zakup materiałów i wyposażenia 1 00 1 00 4300 Zakup usług pozostałych 4 00 4 00 dotacje na zadania bieżące 20 00 20 00 Dotacje celowe z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, udzielone w trybie art. 221 ustawy, na finansowanie lub dofinansowanie zadań 2360 zleconych do realizacji organizacjom prowadzącym działalność pożytku 20 00 20 00 publicznego 85154 Przeciwdziałanie alkoholizmowi 900 00 900 00 wydatki jednostek budżetowych, 344 00 344 00 wynagrodzenia i składki od nich naliczane, 60 00 60 00 4170 Wynagrodzenia bezosobowe 60 00 60 00 wydatki związane z realizacją ich statutowych zadań 284 00 284 00 4210 Zakup materiałów i wyposażenia 15 00 15 00 4280 Zakup usług zdrowotnych 8 40 8 40 Opcje raportu Wydatki inwestycyjne Funkcja ta pozwala na utworzenie zestawienia zawierającego dane o wydatkach inwestycyjnych. Jest ono tworzone w oparciu o dane z BeSTii wprowadzone do załącznika inwestycyjnego. Jedyną opcją jaką możemy tu wybrać to decyzja o pokazaniu w zestawieniu kolumny paragraf. 14
Kreator tworzenia uchwały W zakładce Utwórz/Importuj programu EAP XML Legislator dodany został dodatek Kreator import uchwały budżetowej. Jest to kreator, który umożliwia utworzenie dokumentu na podstawie pliku XML wygenerowanego z systemu BeSTi@ łącznie z treścią uchwały budżetowej (jeżeli została wpisana do BeSTii). UWAGA! Zanim zaczniemy pracę z dodatkiem należy wygenerować plik XML z uchwałą budżetową, którą chcemy przekazać redakcji dziennika wojewódzkiego do publikacji (sposób generowania tego pliku opisano w załączniku do niniejszej Instrukcji). Dopiero gdy mamy taki plik XML to możemy zacząć przenoszenie uchwały budżetowej do programu EAP XML Legislator. 1. Uruchom program EAP XML Legislator; 2. Wybierz zakładkę Utwórz/Importuj; 3. Wybierz Kreator uchwały budżetowej; 4. Wskaż plik XML z wygenerowaną z BeSTii uchwałą budżetową; 5. Uzupełnij Metadane dokumentu i zatwierdź je przyciskiem Zastosuj; 6. Zaznacz czy tekst uchwały budżetowej ma również zostać przeniesiony do programu EAP XML Legislator (jeżeli tekst uchwały budżetowej ma się pojawić w programie najpierw musi zostać wpisany w programie BeSTi@ i wygenerowany do XML razem ze wszystkimi załącznikami); 7. W Opcjach kreatora uchwały budżetowej uzupełnij: a) zaznacz jakie załączniki chcesz wczytać z pliku XML b) przy zaznaczonych załącznikach wpisz tytuły, które mają pojawić się nad tabelami, c) wybierz sposób umieszczenia utworzonych tabel - mogą one być dodane do załącznika lub wpisane do konkretnego paragrafu w treści uchwały, d) wprowadź numery załączników/paragrafów, e) dla każdego zaznaczonego załącznika ustaw w Opcjach sposób utworzenia tabel (szczegółowy opis działania tych opcji zawarto w instrukcji dodawania tabel ad-hoc) 15
8. Po uzupełnieniu kreatora uchwały budżetowej wybierz Utwórz uchwałę. a. kreator uchwały budżetowej uruchomi się o ile zostaną podane wszystkie wymagane do jego działania informacje tj. tytuły raportów oraz numery załączników/paragrafów (ewentualne braki zostaną oznaczone ikonkami błędów) UWAGA! W programie EAP XML Legislator zostaną utworzone tylko te tabele, do których mamy wygenerowane dane w XML z BeSTii. I tak np. zadania zlecone (dochody i wydatki) możemy utworzyć w programie EAP XML Legislator jeżeli w BeSTii w załączniku dochody i wydatki mamy uzupełnioną kolumnę Rodzaj zadania, przychody i rozchody z podziałem na zadania możemy utworzyć w programie EAP XML Legislator jeżeli w BeSTii w załącznikach przychody i rozchody mamy uzupełnioną kolumnę Zadanie uszczegółowienie paragrafu. 16
Jak utworzyć pliki XML w systemie BeSTi@, które są niezbędne do pracy z dodatkiem Generowanie pliku XML ze słownikami klasyfikacji budżetowej 1. Zaloguj się do programu BeSTi@; 2. Przejdź do modułu Administracja; 3. Z gałęzi dostępnych po lewej stronie ekranu wybierz gałąź Klasyfikacja 4. Z górnego menu wybierz funkcję Plik a następnie Eksport do pliku XML; 5. Zapisz wyeksportowany z BeSTii plik o nazwie PaczkaSlownikowKlasyfikacjiBudzetowej.xml w takim miejscu na komputerze aby móc go wczytać w opcjach dodatku Uchwała budżetowa. Generowanie pliku XML w systemie BeSTi@ z Uchwałą budżetową 1. Zaloguj się do programu BeSTi@; 2. Przejdź do modułu Uchwały; 3. Z gałęzi dostępnych po lewej stronie ekranu wybierz rok budżetowy na który tworzona była uchwała budżetowa; 4. Przejdź do gałęzi Uchwały i zarządzenia wpływające na budżet; 5. W oknie roboczym (środkowym) podświetl uchwałę budżetową, która ma być publikowana; 6. Z górnego menu wybierz funkcję Plik a następnie Eksport do pliku XML; 7. Zapisz wyeksportowany z BeSTii plik XML z uchwałą budżetową na komputerze. 17