KWALIFIKOWALNOŚĆ WYDATKÓW W PROJEKTACH FINANSOWANYCH Z FUNDUSZY STRUKTURALNYCH I FUNDUSZU SPÓJNOŚCI Sabina Rokita
Prezentacja została opracowana na podstawie dokumentu pod tytułem Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 wydanego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. W prezentacji zawarto tylko wybrane informacje na temat kwalifikowalności wydatków w ramach FS, dlatego teŝ aby poprawnie skonstruować budŝet projektu zawarty we wniosku o dofinansowanie, bezwzględnie naleŝy zapoznać się z pełną treścią wytycznych obowiązujących w wybranym programie operacyjnym.
Ogólne warunki kwalifikowalności wydatków Wydatki kwalifikują się do współfinansowania, o ile spełniają łącznie n/w warunki: 1. zostały poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków; 2. są zgodne z przepisami prawa wspólnotowego, krajowego, postanowieniami Programu Operacyjnego i umową o dofinansowanie projektu; 3. są niezbędne do realizacji projektu; 4. są poniesione w sposób oszczędny (efektywny) tj. uzyskanie załoŝonego efektu przy jak najniŝszej cenie; 5. są naleŝycie udokumentowane; 6. nie podlegają wyłączeniom ustanowionym przez Instytucję Zarządzającą.
DOKUMENTOWANIE WYDATKÓW Wydatki rzeczywiście ponoszone Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego naleŝy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pienięŝnych z kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta, za wyjątkiem np. wkładu niepienięŝnego, amortyzacji, wydatku ponoszonego przez Leasingodawcę w ramach współfinansowania na rzecz Leasingobiorcy. WAśNE: jedynie wydatek faktycznie poniesiony i udokumentowany staje się ostatecznie wydatkiem kwalifikującym się do refundacji. Udokumentowaniem wydatku jest co do zasady faktura lub inny dokument księgowy o równowaŝnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty (wyciągi bankowe lub adnotacja zapłacono gotówką ).
ZAKAZ PODWÓJNEGO FINANSOWANIA Podwójne finansowanie oznacza niedozwolone zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych wspólnotowych lub krajowych. Przykłady: zrefundowanie tego samego wydatku w dwóch róŝnych projektach współfinansowanych z EFS, EFRR, FS; zrefundowanie podatku VAT z EFS, EFRR, FS, a następnie odzyskanie go z budŝetu państwa na mocy ustawy o podatku od towarów i usług; zakupienie środka trwałego z udziałem dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie amortyzacji tego środka z funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności.
ZASADA ELASTYCZNOŚCI (CROSS-FINANCING) co do zasady program operacyjny finansowany jest z jednego funduszu; gdy IZ dopuści taką moŝliwość i wymaga tego realizacja danego projektu EFRR i EFS mogą finansować w sposób komplementarny działania objęte zakresem pomocy innego funduszu - jednak nie więcej niŝ 10% finansowania kaŝdej osi priorytetowej programu operacyjnego.
WKŁAD NIEPIENIĘśNY wkład niepienięŝny polega na wniesieniu do projektu określonych składników majątku Beneficjenta tj. nieruchomości, urządzeń lub materiałów, ekspertyz lub świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy; wkład niepienięŝny stanowi wydatek kwalifikowalny przy załoŝeniu, Ŝe jego wartość moŝe zostać w niezaleŝny sposób wyceniona oraz jeśli zaistnieje taka konieczność zweryfikowana (np. poddana audytowi). Wyceny wartości majątku moŝna dokonać przy wykorzystaniu wyników róŝnego rodzaju ekspertyz, w tym operatorów rzeczoznawców majątkowych i protokołów specjalnych komisji oraz za pomocą innych materiałów np. wykazów cen rynkowych uzyskiwanych z róŝnych źródeł lub rynków. Wydatki poniesione na wycenę wkładu niepienięŝnego są kwalifikowalne; w przypadku wniesienia przez Beneficjenta wkładu niepienięŝnego do projektu, kwota dofinansowania nie moŝe przekroczyć wartości całkowitych wydatków kwalifikowalnych, pomniejszonych o wartość wkładu niepienięŝnego.
OPŁATY FINANSOWE, DORADZTWO I INNE USŁUGI ZWIAZANE Z REALIZACJĄ PROJEKTU NiŜej wymienione kategorie wydatków są kwalifikowalne: wydatki na otwarcie oraz prowadzenie wyodrębnionego na rzecz projektu rachunku bankowego; opłaty bankowe pobierane od dokonywanych transakcji finansowych (krajowych lub zagranicznych) np. opłaty za dokonywanie przelewów; wydatki na porady prawne, finansowe i techniczne; opłaty notarialne; wydatki na usługi księgowości i audytu (o ile jest wymagany przez IZ); wydatki na instrumenty zabezpieczające realizację umowy o dofinansowanie.
DOKUMENTACJA NIEZBĘDNA DO PRZYGOTOWANIA PROJEKTU Kwalifikowalne są wydatki na: biznes plan lub studium wykonalności, ocenę oddziaływania na środowisko, mapy, szkice lokalne sytuujące projekt, inną niezbędną dokumentację techniczną lub finansową, z wyjątkiem wypełnienia formularza wniosku o dofinansowanie projektu.
ZAKUP ŚRODKÓW TRWAŁYCH Wydatki na zakup środków trwałych na stałe zainstalowanych w projekcie kwalifikują się do współfinansowania z EFRR oraz Funduszu Spójności, gdy: środki te będą włączone w rejestr środków trwałych i traktowane będą jako wydatek inwestycyjny zgodnie z zasadami rachunkowości; środek trwały nie był współfinansowany ze środków publicznych ani wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu środka przez beneficjenta.
AMORTYZACJA odpisy amortyzacyjne dotyczą środków trwałych niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu; kwalifikowalna wartość amortyzacji odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu; amortyzacja została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.; zakup środka trwałego, od którego dokonywane są odpisy nie był współfinansowany ze środków publicznych ani wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu środka przez beneficjenta.
ZAKUP GRUNTU Wydatki na zakup gruntu kwalifikują się do współfinansowania z EFRR oraz Funduszu Spójności, gdy: cena nabycia gruntu nie przekracza jego wartości rynkowej, a wartość gruntu potwierdzona jest operatem szacunkowym sporządzonym przez rzeczoznawcę; grunt wykorzystywany jest tylko do celów realizacji projektu, jest niezbędny do realizacji projektu i przewidziany we wniosku o dofinansowanie i umowie; wydatek poniesiony na zakup gruntu jest kwalifiowalny tylko do wysokości 10% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu.
ZAKUP NIERUCHOMOŚCI ZABUDOWANEJ Wydatki na zakup nieruchomości zabudowanej kwalifikują się do współfinansowania z EFRR oraz Funduszu Spójności, gdy: cena nabycia nieruchomości nie przekracza jego wartości rynkowej, a jej wartość potwierdzona jest operatem szacunkowym sporządzonym przez rzeczoznawcę; nieruchomość wykorzystywana jest tylko do celów realizacji projektu, jest niezbędna do realizacji projektu i przewidziany we wniosku o dofinansowanie i umowie.
LEASING w przypadku leasingu refundacja kosztów faktycznie poniesionych moŝe odbywać się na rzecz leasingodawcy i leasingobiorcy; wydatkiem kwalifikowalnym do współfinansowania jest koszt zakupu przedmiotu leasingu lub część raty leasingowej związanej ze spłatą kapitału leasingowanego aktywu; kosztami niekwalifikowalnymi w przypadku leasingu są koszty związane z umową leasingu, w tym w szczególności: podatek, marŝa finansującego, odsetki od refinansowania wydatków, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe; do współfinansowania kwalifikuje się leasing finansowy, leasing operacyjny, leasing zwrotny.
Przez leasing finansowy, zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF), rozumie się taką umowę leasingu, w ramach której ryzyko oraz poŝytki z tytułu posiadania przedmiotu leasingu przeniesione są na beneficjenta współfinansowanego projektu. Oznacza to, Ŝe umowa leasingu skutkuje czasowym przekazaniem w uŝytkowanie określonego dobra, przy umowa leasingu zawiera opcję nabycia lub przewiduje minimalny okres leasingowy odpowiadający okresowi uŝytkowania aktywów będących przedmiotem leasingu. Przez leasing operacyjny, zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF), rozumie się taką umowę leasingu, w ramach której ryzyko oraz poŝytki z tytułu posiadania przedmiotu leasingu nie są zasadniczo w całości przeniesione na beneficjenta współfinansowanego projektu. Oznacza to, Ŝe umowa leasingu skutkuje czasowym przekazaniem w uŝytkowanie określonego dobra, przy czym czas ten moŝe być krótszy niŝ okres gospodarczej uŝywalności przedmiotu leasingu.
Istota leasingu zwrotnego, zgodnie z MSSF, jest powiązanie umowy leasingu z poprzedzającą ją umową sprzedaŝy. Leasingobiorca sprzedaje posiadane dobro firmie leasingowej i równocześnie uzyskuje prawo do jego dalszego uŝytkowania, na warunkach ustalonych w umowie.
PODATEK VAT podatek od towarów i usług (VAT) moŝe być uznany za wydatek kwalifikowalny tylko wtedy, gdy został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez Beneficjenta oraz Beneficjent nie ma prawnej moŝliwości odzyskania podatku od towarów i usług (VAT); Beneficjent otrzymujący środki na realizację projektu składa odpowiednie oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (VAT) na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. W oświadczeniu Beneficjent zobowiązuje się do zwrotu zrefundowanej części poniesionego podatku od towarów i usług (VAT) jeŝeli zaistnieją przesłanki umoŝliwiające odzyskanie tego podatku przez Beneficjenta; moŝliwość odzyskania podatku od towarów i usług (VAT) naleŝy rozpatrywać w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Schemat kwalifikowalności VAT-u
KOSZTY OGÓLNE Koszty ogólne to koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi. Do kosztów ogólnych zaliczamy m.in.: opłaty administracyjne (np. opłaty za najem powierzchni biurowych lub czynsz), opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę. Koszty ogólne kwalifikowalne są pod warunkiem, Ŝe: kalkulacja tych kosztów jest oparta na rzeczywistych kosztach związanych z realizacją danego projektu lub projektu tego samego typu; koszty te zostały wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów związanych bezpośrednio z realizacją projektu, zgodnie z naleŝycie uzasadnioną, rzetelną i bezstronną metodologią; w przypadku projektów współfinansowanych z EFS koszty pośrednie kwalifikują się do wysokości 20% kosztów bezpośrednich projektu.
Omówienie wybranych pozycji wydatków kwalifikowalnych KOSZTY POŚREDNIE PO KL Koszty pośrednie stanowią tą część kosztów Beneficjenta, która nie moŝe zostać bezpośrednio przyporządkowana do konkretnego zadania będącego wynikiem realizowanego projektu. W szczególności koszty pośrednie mogą obejmować m.in.: koszty zarządu, opłaty administracyjne (np. opłaty za najem powierzchni biurowych lub czynsz), opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową, wodę; amortyzację, usługi pocztowe, telefoniczne, koszty materiałów biurowych, środki do utrzymania czystości pomieszczeń; dezynfekcję, itd. Koszty pośrednie kwalifikują się do dofinansowania (stanowią wydatki kwalifikowalne), pod warunkiem, Ŝe: nie zawierają wydatków pokrywanych w ramach innych pozycji budŝetowych (nie zostały uwzględnione w kosztach bezpośrednich projektu); nie są finansowane z innych źródeł.
Omówienie wybranych pozycji wydatków kwalifikowalnych KOSZTY POŚREDNIE PO KL C.D. Wartość kosztów pośrednich jest ograniczona następującymi limitami: a) do 20% bezpośrednich kosztów projektu w przypadku projektów o wartości do 2 mln zł; b) do 15% bezpośrednich kosztów projektu w przypadku projektów o wartości od 2 do 5 mln zł włącznie; c) do 10% bezpośrednich kosztów projektu w przypadku projektów o wartości powyŝej 5 mln zł. Beneficjent zobowiązany jest do zbierania, opisywania dokumentów księgowych dotyczących wydatków pośrednich i ich archiwizowania wraz z całą dokumentacją finansową projektu. Niemniej jednak, nie ma obowiązku szczegółowego wykazywania we wniosku o płatność dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków pośrednich. Dokumenty mogą być jednak podstawą do weryfikacji podczas kontroli u Beneficjenta.
Omówienie wybranych pozycji wydatków kwalifikowalnych WYNAGRODZENIE PERSONELU PO KL kwalifikowalne są wszystkie koszty związane z zatrudnieniem tj.wynagrodzenie netto, składki na ubezpieczenia społeczne, FP, FGŚP, PFRON, zaliczki na PDOF, a takŝe nagrody lub premie (jeŝeli spełniają określone warunki); w przypadku umów o pracę pracownik musi być zatrudniony lub oddelegowany (zapisy w umowie o pracę, opisie stanowiska lub zakresie czynności) do realizacji zadań projektu; w przypadku umów o pracę, gdy pracownik jest zatrudniony do projektu na niepełny wymiar czasu pracy, kwalifikowalny jest % wydatku proporcjonalny w stosunku do 100% wynagrodzenia wynikającego z pełnego etatu.
Omówienie wybranych pozycji wydatków kwalifikowalnych WYNAGRODZENIE PERSONELU PO KL C.D. Nagrody i premie są kwalifikowalne pod warunkiem, Ŝe: nagrody lub premie zostały przewidziane w regulaminie danej instytucji; nie wprowadzono ich w momencie, gdy instytucja zaczęła przygotowywać się do realizacji projektu; potencjalnie obejmują wszystkich pracowników danej instytucji.
Omówienie wybranych pozycji wydatków kwalifikowalnych ZLECANIE USŁUG PO KL wydatki związane ze zlecaniem usług w ramach projektu mogą stanowić wydatki kwalifikowalne pod warunkiem, Ŝe: a) zlecanie usług przynosi wartość dodaną do projektu; b) Beneficjent wskaŝe we wniosku o dofinansowanie projektu usługi, które zamierza zlecać innym podmiotom i wniosek w takiej formie zostanie zatwierdzony przez podmiot będący stroną umowy; w przypadku zlecania usług Beneficjent powinien przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych w zakresie, w jakim ta ustawa stosuje się do Beneficjenta.
WYDATKI NIEKWALIFIKOWALNE WYBRANE PRZYKŁADY Niekwalifikowalne są następujące kategorie wydatków wybrane przykłady: podatek od towarów i usług (VAT), jeśli moŝe zostać odzyskany; odsetki od zadłuŝenia, koszty kredytu; koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut oraz ujemne róŝnice kursowe ponoszone w ramach wdraŝania projektu, z wyjątkiem projektów współpracy ponadnarodowej; koszty kar i grzywien, a takŝe koszty procesów sądowych (z wyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot nienaleŝnie wypłaconych po akceptacji Instytucji Zarządzającej) oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd; wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu.
PRAKTYCZNE PRZYKŁADY ROZLICZANIA KOSZTÓW KOSZTY OGÓLNE I KOSZTY AMORTYZACJI Firma Ara realizuje projekt współfinansowany z funduszy strukturalnych. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji projektu firma Ara stworzyła sekretariat, mieszczący się w pomieszczeniu o powierzchni 20 m2. W sekretariacie projektu jest wykorzystywany laptop będący własnością firmy. Miesięczna kwota amortyzacji wynosi 896 zł. Ustalono, Ŝe komputer na potrzeby projektu jest wykorzystywany 5 godzin dziennie. Ponadto wiadomo, iŝ co miesiąc firma otrzymuje rachunek za wynajem 300 m2 pomieszczeń biurowych w kwocie netto 6 000 zł + VAT 22% 1 320 zł. VAT podlega odliczeniu. Proszę ustalić wielkość kosztów kwalifikowalnych związanych z realizacją projektu.
Ustalanie kwoty kwalifikowanej kosztów uŝytkowania sprzętu amortyzacja Średni jednogodzinny koszt uŝytkowania komputera = 896 zł / (8godz.*20 dni roboczych) = 5,60 zł Miesięczny koszt uŝytkowania komputera na potrzeby projektu = 5,60 zł x 5 godz. x 20 dni = 560 zł (kwalifikowalna kwota amortyzacji); Ustalanie kwoty kwalifikowalnej kosztów ogólnych czynsz za wynajem powierzchni biurowej Udział powierzchni biurowej projektu w powierzchni biurowej ogółem = 20m2/300m2 x 100 = 6,67% Miesięczna kwota czynszu przypadająca na biuro projektu = 6 000 zł x 6,67% = 400,20 zł (kwalifikowalna kwota czynszu).
KSIĘGOWOŚĆ W PROJEKTACH UNIJNYCH Prezentacja została opracowana na podstawie dokumentu pod tytułem Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 wydanego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.
EWIDENCJA KSIĘGOWA Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla transakcji związanych z projektem, którego realizacja jest współfinansowana z funduszy strukturalnych UE wynika z rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS i FS. Obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczy zarówno podmioty prowadzące ewidencję księgową na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tzw. księgi rachunkowe), jak i osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i posiadające tzw. uproszczoną ewidencję księgową (najczęściej jest to ksiąŝka przychodów i rozchodów).
Wyodrębniona ewidencja księgowa na potrzeby projektu, gdy jednostka prowadzi księgi rachunkowe. Wyodrębniona ewidencja oznacza: 1.wprowadzenie odpowiednich zapisów do polityki rachunkowości; 2.wprowadzenie zmian do zakładowego planu kont (odrębne dla projektu konta syntetyczne, analityczne, pozabilansowe) we wszystkich zespołach kont, na których będą ewidencjonowane operacje gospodarcze dotyczące projektu, w sposób umoŝliwiający generowanie informacji na potrzeby sprawozdawczości i kontroli.
Wyodrębniona ewidencja księgowa na potrzeby projektu, gdy jednostka prowadzi uproszczoną ewidencję księgową. I moŝliwość jednostka w ksiąŝce przychodów i rozchodów zaznacza (np. w formie komentarza w dodatkowej kolumnie) wszystkie wydatki związane z realizacją projektu lub prowadzi dodatkową ksiąŝkę przychodów i rozchodów, w której są powtórzone z ksiąŝki podstawowej zapisy, ale dotyczące tylko i wyłącznie danego projektu; II moŝliwość prowadzenie dodatkowej ewidencji w formie tabeli Zestawienia dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem, wg wzoru załączonego do wniosku o płatność.
WYMAGANIA ODNOŚNIE SYSTEMU FINANSOWO KSIĘGOWEGO, GDY BENEFICJENT ZAKŁADA SKŁADANIE WYDRUKÓW Z EWIDENCJI KSIĘGOWEJ WRAZ Z WNIOSKAMI O PŁATNOŚĆ Raporty (w odpowiedniej szczegółowości syntetyka/ analityka) z systemu F-K powinny zawierać następujące dane: nr faktury VAT lub innego dokumentu; ewidencyjny nr dokumentu księgowego (nadawany przez system); datę wystawienia dokumentu księgowego; określenie zakupionego towaru/ usługi (rodzaj wydatku kwalifikowalnego); kwotę wydatków kwalifikowalnych (wydatki brutto i VAT kwalifikowalny); sposób dokonania zapłaty i datę zapłaty.
ZASADY OPISU DOKUMENTÓW KSIEGOWYCH Opis dokumentów księgowych dotyczących projektu, umieszczony na ich odwrocie, powinien zawierać co najmniej: nr umowy; tytuł projektu; informację, Ŝe projekt jest współfinansowany z EFS; nazwę zadania, w ramach którego wydatek jest ponoszony (zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu); kwotę kwalifikowalną; zatwierdzenie pod względem poprawności formalnej i rachunkowej; w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ