WPROWADZENIE DO OBSŁUGI BAZ DANYCH MS ACCESS 2007(2010) Program Microsoft Office Access umożliwia organizowanie informacji w tabelach: listach wierszy i kolumn oraz zarządzanie, wykonywanie zapytań filtrujących, obliczających i innych na utworzonej bazie danych. W prostej bazie danych może być tylko jedna tabela, większość baz danych składa się jednak z większej liczby tabel. Może na przykład istnieć jedna tabela do przechowywania informacji o produktach, inna tabela do przechowywania informacji o dostawcach produktów, zamówieniach czy klientach. Po uruchomieniu programu ukazuje się ekran powitalny z wyborem wzorców projektów. My utworzymy pustą bazę: Zwróćmy uwagę w jakiej lokalizacji i pod jaką nazwą zostanie zapisana baza (plik z rozszerzeniem *.accdb). Nazywamy bazę Firma.accdb. Okno robocze MS Access zawiera utworzoną wstępnie tabelę musimy ją zaprojektować. Przełączamy widok tabeli na projekt przy pomocy ikony narzędzia Widoki: Tabele bazy danych Przystępując do projektu tabel danych powinniśmy zwracać uwagę na zbiór atrybutów, które są odpowiednikiem szczególnych, elementarnych cech opisywanego obiektu i które będą nazwami pól tabeli. Możemy w tym celu użyć kreatora tabel, importować dane z innych programów albo utworzyć samodzielnie projekt tabeli. 1. Zmieniamy nazwę tabeli na Dostawcy. Użytkownik może modyfikować strukturę tabeli, dodawać i usuwać pola i zmieniać ich typ, korzystając z widoku projektu tabeli. Każdy atrybut (pole tabeli) ma określone właściwości, przede wszystkim typ danych. MS Access umożliwia ustalenie następujących typów: Tekst Typ Przeznaczenie Uwagi dla pól zawierających ciągi znaków alfanumerycznych (personalia, nazwy, adresy, kody itp.) standardowa długość 50 znaków, maksymalnie 255 znaków Liczba dla danych numerycznych liczba całkowita, liczba całkowita długa, liczby dziesiętne Data/godzina dla daty i czasu możliwy wybór formatu wyświetlania
Walutowy kwoty standardowo w złotych Autonumerowanie TAK/NIE Obiekt OLE Hiperłącze licznik liczby całkowite, zwykle wykorzystywany jako klucz tabeli dla pól typu logicznego: Prawda/Fałsz, Wł./Wył. do przechowywania plików: dokumentów, obrazów, dźwięków odnośnik do innego pliku, adresu strony www albo adresu e-mail dla kolejnych rekordów automatycznie powiększany o 1 np. zapłacił/nie zapłacił Nota (memo) dłuższe ciągi znaków, np. życiorys długość pola do ok. 65000 znaków 2. W widoku projektu ustalamy następujący zestaw kolumn (pól) tabeli Dostawcy: Identyfikator typ Autonumerowanie Nazwa typ Tekst NIP typ Tekst Miasto - typ Tekst Data_zapisu typ Data/Godzina Aktywny typ TAK/NIE Niektóre z powyższych typów wymagają podania dodatkowych danych, np. jeśli jest to pole tekstowe określamy na dole ekranu długość (maksymalną liczbę znaków), dla pola liczbowego ustalamy typ liczby (liczba całkowita, liczba całkowita długa, dziesiętna itp.). Odpowiedni typ danych wymusza kontrolę poprawności wpisywanych danych i pozwala wykorzystywać mechanizmy sortowania, filtracji i wyszukiwania danych. Jeden z atrybutów, najczęściej sztucznie wprowadzony identyfikator (z reguły o typie danych Autonumerowanie), jest tzw. kluczem podstawowym, jednoznacznie identyfikującym rekord (pojedynczy wiersz danych) w tabeli. Wartości w polu klucza nie mogą się powtarzać, muszą być unikalne dla każdego rekordu danych. Ustalenie lub zmianę pola klucza głównego (podstawowego) można wykonać korzystając z menu podręcznego dla paska narzędzi. Pole Iden- wybranego prawym przyciskiem myszki pola, lub w widoku projektu przyciskiem tyfikator ustalamy jako klucz podstawowy. 3. Przełączyć widok na arkusz danych, zapisując tabelę. Wpisać kilka wierszy danych (rekordów).
Podstawowe operacje na tabelach Poniżej przestawiono operacje, które mogą być użyteczne przy wprowadzaniu, modyfikacji i usuwaniu danych w tabelach. Czynność Cel Kliknięcie w pole Kliknięcie przy lewej, górnej krawędzi pola Kliknięcie w nagłówek kolumny Kliknięcie w element na lewej krawędzi wiersza Klawisze nawigacyjne SHIFT+klawisze nawigacyjne Operacje na schowku Zaznaczenie rekordu(-ów) a następnie Delete lub menu kontekstowe-usuń rekord Zaznaczenie kolumny a następnie menu kontekstowe - Usuń kolumnę Standardowe narzędzia główne Klawisz ESC w trybie edycji Pojawienie się kursora tekstowego, umożliwia edycję danych, uaktywnienie rekordu (widoczny trójkątny selektor na lewej krawędzi tabeli) Zaznaczenie pola Zaznaczenie kolumny Zaznaczenie wiersza Nawigacja po tabeli Związki (relacje) między tabelami Utworzyć drugą tabelę Towary, której atrybutami są następujące dane: Id_towaru Zaznaczanie wybranych fragmentów tabeli np. w celu skopiowania danych Kopiowanie lub przenoszenie danych pomiędzy polami lub zakresem pól Usunięcie rekordu(ów), UWAGA: operacja niemożliwa do cofnięcia, ostrzeżenie pozwala na anulowanie Usunięcie kolumny, powoduje zmianę struktury tabeli, niemożliwe do cofnięcia Formatowanie czcionki dla całej tabeli Przywrócenie poprzedniej treści rekordu Nazwa Pola Typ Rozmiar pola Autonumerowanie Nazwa_tow Tekst 20 Cena Walutowy id_dostawcy Liczba Liczba całkowita długa Wprowadzić kilka rekordów do tabeli Towary. W polu id_dostawcy umieszczać wartość klucza dostawcy (z tabeli Dostawcy). Tabele Dostawcy i Towary połączone są związkiem jeden-do-wielu. Związek jeden-do-wielu oznacza, że: każdy towar ma jednego i tylko jednego dostawcę. każdy dostawca może dostarczać wiele towarów. Wymaga to umieszczenia w tabeli Towary pola id_dostawcy (klucza obcego), zawierającego wartości z pola klucza głównego tabeli Dostawcy. Jeśli klucz główny tabeli Dostawcy był typu Autonumerowanie, to klucz obcy
powinien posiadać typ Liczba (liczba całkowita długa). id_dostawcy jest kluczem podstawowym w tabeli Dostawcy i kluczem obcym w tabeli Towary. 1. Zamknąć obie tabele (menu kontekstowe zakładek dla kart). 2. Z menu Narzędzia bazy danych wybrać Relacje. Dodać obie tabele. Przeciągnąć myszką pomiędzy polami Identyfikator w tabeli Dostawcy i id_dostawcy w tabeli Towary. W oknie dialogowym wybrać "Wymuszaj więzy integralności", co oznacza, że nie będzie można w tabeli Towary wybierać numeru nieistniejącego dostawcy. Kolejne efekty działań ilustrują rysunki: 3. Zamknąć okno z zapisem relacji. 4. Sprawdzić teraz, że nie można zatwierdzić wpisów w tabeli Towary z dostawcą o identyfikatorze, który nie istnieje. Kwerendy wybierające Kwerenda to zapytanie do tabeli lub wielu tabel. Istnieje wiele typów kwerend - wybierające, krzyżowe, dołączające, tworzące tabelę i inne. Utworzymy kwerendę wybierającą (filtrującą) z obu tabel Dostawcy i Towary będących w relacji. 1. Na karcie Tworzenie w grupie Inne wybieramy Projekt kwerendy. Chcąc wyświetlić dane z obu tabel należy dodać do kwerendy obie tabele Dostawcy i Towary. Następnie przeciągamy z tabel do kwerendy te pola, które nas interesują:np. Nazwa_towaru i Cena z tabeli Towary i Nazwa z tabeli Dostawcy.
2. Teraz należy uruchomić kwerendę przyciskiem, albo po zapisie i zmianie nazwy kwerendy przez jej dwukrotne kliknięcie na liście w lewym okienku. 3. Wrócić do widoku projektu kwerendy. W polu sortuj dla Nazwy_towaru wybrać "malejąco". Obejrzeć efekt wykonania kwerendy. 4. Utworzyć nową kwerendę, wybierając tabelę Towary. Umieścić w tabelce pola Nazwa_towaru i Cena. Wpisać dla Ceny kryterium: >20 Obejrzeć efekt wykonania kwerendy. 5. Wrócić do widoku projektu kwerendy. Wpisać dla Nazwy_towaru kryterium: k* Obejrzeć i wyjaśnić efekt wykonania kwerendy. 6. Wrócić do widoku projektu kwerendy. Wpisać dla Nazwy_towaru kryterium: like [Podaj literę:] &* Po uruchomieniu i wpisaniu w okienku dialogowym litery, np. Z, pojawią się jako efekt tylko towary o nazwach rozpoczynających się od tej litery. Obejrzeć i wyjaśnić efekt wykonania kwerendy. 7. Zapisać bazę danych. 8. Dla ugruntowania umiejętności utworzyć nową bazę z tabelami: Książki (zestaw pól według własnego projektu) Kategorie (nazwy kategorii w tabeli: beletrystyka, historia, poezja i inne) Utworzyć relację między tabelami oraz kwerendę wybierającą tylko książki o kategorii wpisanej w kryterium (dialogowym). Pola obliczeniowe kwerendy W tabeli Towary utworzyć pola Cena i Ilość wpisać w tabeli odpowiednie dane w rekordach. W kwerendzie wybierającej przeciągnąć te pola do projektu. W nagłówku Pole trzeciej kolumny projektu wpisać: Wartość:[Cena]*[Ilość] Zaznaczyć pole Pokaż. Wypróbować kwerendę.
Kwerendy agregujące Kwerendy agregujące wymagają dodatkowego polapodsumowań w projekcie. W tym celu należy na wstędze menu Projektowanie, w sekcji Pokaż/ukryj kliknąć pozycję Sumy.. Tworzmy kwerendę na bazie tabeli Towary. Włączamy pole Cena do kwerendy i w nagłówku Pole: wpisujemy: Średnia cena:[cena]. Wybieramy Podsumowanie: Średnia Uruchomić kwerendę i ją zapisać. Wypróbować również inne pozycje w wierszu Podsumowanie. Zadanie: Policzyć ile mamy książek w każdej kategorii. Wskazówka: kwerenda na podstawie związanych tabel Książki i Kategorie wymaga policzenia tytułów oraz grupowania według kategorii.