S E X E C X E C L E L

Transkrypt

1 MS EXCEL cd. MS Access Wykład 5

2 Funkcje czasu = DZIŚ() = TERAZ() = CZAS (gg;mm;ss) = DATA(rr; mm ;dd) Przykład: = DZIŚ() - DATA(1981;12;13)

3 Funkcje statystyczne = SUMA(zakres) = ŚREDNIA(zakres) = ODCH.STANDARDOWE(zakres) = MIN(zakres1;zakres2) = MAX (zakres)

4 Inne grupy funkcji finansowe logiczne tekstowe informacyjne inne

5 bezpośrednie wpisywanie do formuł (wyrażeń) kreator (lub menu f X ) funkcje zagnieżdżane (pole nazwy przekształcone w rozwijane okno dostępu do ostatnio używanych funkcji oraz kreatora Więcej funkcji)

6 KOPIOWANIE I PRZENOSZENIE DANYCH I FORMUŁ Jeśli przenosimy komórki z danymi do których odnoszą się formuły w innych komórkach to zmiana adresu jest w formułach automatycznie śledzona. Jeśli przenosimy komórkę z formułą to odwołania do adresów innych komórek nie zmieniają się. Przy kopiowaniu komórki z formułą: jeżeli adresy odwołań są względne to następuje ich zmiana w proporcji do drogi przemieszczenia kopii względem oryginału, jeżeli adresy odwołań są bezwzględne ich zmiana nie następuje jeżeli adresy odwołań są mieszane to następuje ich zmiana w proporcji do drogi przemieszczenia kopii względem oryginału ale tylko względem współrzędnej względnej (tylko wiersza albo tylko kolumny)

7 Odwołanie do komórki (zakresu komórek) innego arkusza: = Arkusz!adres Dokładność obliczeń i wizualizacja miejsc dziesiętnych dokładność obliczeń 1E-15 czyli 10-15

8 BŁĘDY W ARKUSZU składniowe (niepoprawne wyrażenie, brak nawiasów, zły zapis liczby, nieznana nazwa #NAZWA), zgłasza się Pomoc. #ADR! matematyczne (np. dzielenie przez zero, argument poza obszarem określoności funkcji), #LICZBA, #DZIEL/0 inne np. za wąska kolumna ############ odwołanie cykliczne, formuła odnosi się do adresu samej siebie.

9 Wykresy - kreator Typy kolumnowe liniowe słupkowe powierzchniowe (3-wymiarowe) inne

10 Wykresy funkcji 1 zmiennej Tworzenie wykresów utworzenie tabeli danych zakres i krok dla zmiennej niezależnej (seria) zapis serii dla zmiennej niezależnej, nej, funkcja dla pierwszej wartości zmiennej y kopiowanie funkcji do pozostałych komórek wybór typu wykresu dane do wykresu x y 0 0 0,1 0, ,2 0, ,3 0, ,4 0, ,5 0, ,6 0, ,7 0, ,8 0, ,9 0, , ,1 0, ,2 0, ,3 0,832909

11 Pozostałe opcje wykresu (tytuły, osie, siatka, legenda) Korekta wykresu: wielkość zaczepy rozmiaru parametry z menu kontekstowego elementów wykresu (tło, obszar danych, wykres, osie itp.)

12 Wykresy 2 zmiennych: x y x , y 2 3, , , f(x,y) Przed wywołaniem kreatora zaznaczamy cały obszar danych

13 Sortowanie i filtrowanie (na wstędze Dane) całość część kolumn część wierszy fragment

14 EXCEL - WSPOMAGANIE DECYZJI funkcje i narzędzia - użyteczne są: relacje oraz funkcje logiczne -do wspomagania decyzji strukturyzowanych, szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy trzeba sprawdzać, czy zawartości danych komórek arkusza spełniają określony warunek logiczny. funkcje informacyjne, do testowania typu zawartości komórek, narzędzia: Szukaj wyniku i Solver-do wspomagania decyzji strukturyzowanychoraz semi-strukturyzowanych

15 Relacjajest połączeniem dwóch wyrażeń (numerycznych lub tekstowych) jednym z operatorów relacji (porównań): = równy > większy niż < mniejszy niż >= większy niż lub równy <= mniejszy niż lub równy <> różny (nierówny) Wyrażenie logiczne przyjmuje wartość logiczną PRAWDA lub FAŁSZ, zależną od tego, czy jest spełniona czy nie. Przykłady wyrażeń logicznych: =A1>0 =B5>=2*C8 =SUMA(A1:A5)<1E-8 =C8<>-5

16 Funkcje logiczne FAŁSZ - oznacza wartość logiczną fałszu (0 logiczne), PRAWDA - oznacza wartość logiczną prawdy (1 logiczna), NIE - odwraca wartość logiczną argumentu (negacja), LUB - suma logiczna (alternatywa) argumentów, ORAZ - iloczyn logiczny (koniunkcja) argumentów, JEŻELI - określa wybór, na podstawie testu logicznego, jednej z dwóch wartości.

17 Funkcje FAŁSZ( ) oraz PRAWDA( ) są funkcjami bezargumentowymi, które oznaczają stałe logiczne, stosowane w wyrażeniach logicznych lub jako wartości wpisywane do komórek. Funkcja negacji NIE(wyr_logiczne) jest funkcją jednoargumentową, która neguje (odwraca) wartość swojego argumentu. Należy stosować funkcję NIE wtedy, gdy trzeba być pewnym, że dana wartość nie jest równa jakiejś szczególnej wartości. Przykład: NIE(FAŁSZ) jest równe PRAWDA, NIE(2+2=4) jest równe FAŁSZ

18 Funkcja sumy logicznej LUB o postaci: LUB(wyrażenie_logiczne1; wyrażenie_logiczne2;...) przyjmuje wartość logiczną PRAWDA, jeśli choć jeden argument ma wartość logiczną PRAWDA. Jeśli wszystkie argumenty mają wartość logiczną FAŁSZ, funkcja przyjmuje wartość logiczną FAŁSZ. Przykłady: LUB(1+1=2; 2+2=5) jest równe PRAWDA, LUB(A1:A3) jest równe PRAWDA, jeśli zakres A1:A3 zawiera wartości logiczne i przynajmniej jedna wartość wynosi PRAWDA.

19 Funkcja iloczynu logicznego ORAZ o postaci: ORAZ(wyrażenie_logiczne1; wyrażenie_logiczne2;...) przyjmuje wartość PRAWDA, jeśli wszystkie jej argumenty mają wartość PRAWDA. Wartością funkcji jest FAŁSZ, jeśli co najmniej jeden z argumentów ma wartość FAŁSZ. Przykłady: ORAZ(PRAWDA; FAŁSZ) jest równe FAŁSZ, ORAZ(2+2=4; 2+3=5) jest równe PRAWDA.

20 Uwagi dotyczące funkcji LUB i ORAZ: argumenty powinny być wyrażeniami logicznymi bądź adresami komórek, zawierających wyrażenia lub wartości logiczne. jeśli którakolwiek z wartości składowych tabel lub komórek zawiera tekst, liczby lub jest pusta, wartości te są pomijane. jeśli określony argument nie jest wartością logiczną, funkcja LUBprzyjmuje wartość komunikatu o błędzie "#ARG!".

21 Funkcja wyboru JEŻELI, o postaci: JEŻELI(wyrażenie_logiczne; wyrażenie_1; wyrażenie_2) pozwala na podjęcie decyzji wyboru jednej z dwóch alternatywnych wartości wyrażeń, na podstawie testu wartości wyrażenia logicznego. Argument wyrażenie_1 oznacza wartość jaką przyjmuje funkcja dla przypadku, gdy wartość wyrażenia logicznego jest równa PRAWDA. W przypadku, gdy wyrażenie logiczne przyjmuje wartość FAŁSZ wartością funkcji staje się wartość wyrażenie_2. =JEŻELI(A1>0;"dodatnia"; "ujemna lub zero") =JEŻELI(A1>0;A6; A7) teksty w cudzysłowie

22 Funkcja JEŻELIjest szczególnie przydatna w zapisywaniu określonych reguł decyzyjnych. Można zagnieździć do siedmiu funkcji JEŻELIstosując je jako argumenty wyrażeń wyrażenie_1i wyrazenie_2, w celu zapisania bardziej złożonych warunków. =jeżeli(a1<20;"młody";jeżeli(a1>70;"stary";"średni")) A B 1 23 średni 2 12 młody 3 3 młody 4 49 średni 5 89 stary

23 Funkcje informacyjne są przeznaczone do ustalania typu danych przechowywanych w komórce Grupa funkcji CZY - funkcje te przyjmują wartość PRAWDA, jeśli komórka-argument spełnia warunek. LICZ.PUSTE(zakres) CZY.PUSTA(adres) CZY.BŁĄD(adres) CZY.LICZBA(adres) CZY.LOGICZNA(adres) SUMA.JEŻELI(zakres;kryterium) LICZ.JEŻELI(zakres;kryterium) ile w zakresie komórek jest komórek pustych czy pusta komórka czy argument przyjmuje wartość błędu czy argument jest liczbą czy argument przyjmuje wartość logiczną sumowanie komórek spełniających warunek: np.: =suma.jeżeli (A1:A10; >5 ) ile komórek spełnia warunek: np.: =licz.jeżeli (A1:A10; >5 )

24 Wspomaganie decyzji ustrukturyzowanych Przykład: Sytuacja decyzyjna: Przekroczenie gdy 14 dni od daty sprzedaży. =JEŻELI(data_b data_sp <= 14; 0 ; (data_b data_sp - 14) * stopa_dz*wartość) to są nazwy innych komórek

25 Narzędzie Szukaj wyniku Wyrażenie, które zawiera zmienną - adres lub nazwę innej komórki - traktowaną jako zmienną decyzyjną. Celem jest znalezienie wartości zmiennej decyzyjnej aby uzyskać wartość docelową wyrażenia (czyli rozwiązanie równania z jedną niewiadomą) Czynności: identyfikacja problemu, określenie zależności pomiędzy zmiennymi występującymi w problemie, wprowadzenie do arkusza zależności w postaci wyrażeń (wzór może również zawierać funkcje standardowe), wskazanie komórki, zawierającej wzór określający poszukiwana wartość oraz komórki, która stanowiącej zmienna decyzyjną problemu. interpretacja wyniku.

26 Przykład Komórka, której wartości poszukujemy Komórka, która powinna przyjąć wartość zł Wielkość sprzedaży wpisujemy 1 oraz sporządzamy formułę przychodów =B1 *B2 Uruchamiamy narzędzie Szukaj wyniku-na karcie Danew grupie Narzędzia danych przycisk Analiza symulacji/szukaj wyniku.

27

28 WPROWADZENIE DO OBSŁUGI BAZ DANYCH MS ACCESS

29 Pliki z rozszerzeniem *.mdb *accdb Możliwości: tworzenie tabel, projektowanie kwerend, projektowanie formularzy, projektowanie raportów itd.

30 Tabele bazy danych Zbiór atrybutów, które są odpowiednikiem szczególnych, elementarnych cech opisywanego obiektu i które zwane są nazwami pól tabeli. Każdy atrybut (pole tabeli) ma określone właściwości, przede wszystkim typ danych. MS Access umożliwia ustalenie następujących typów:

31 Typ Przeznaczenie Uwagi tekst dla pól zawierających ciągi znaków alfanumerycznych (perso-nalia, nazwy, adresy, kody itp.) standardowa długość 50 znaków, maksymalnie 255 znaków liczba dla danych numerycznych liczba całkowita, liczba całkowita długa, liczby dziesiętne data/godzina dla daty i czasu możliwy wybór formatu wyświetlania walutowy kwoty standardowo w złotych autonumerowanie licznik liczby całkowite, dla kolejnych rekordów automatycznie zwykle wykorzystywany jako klucz tabeli powiększany o 1 TAK/NIE obiekt OLE hiperłącze nota (memo) dla pól typu logicznego: Prawda/Fałsz, Wł./Wył. do przechowywania plików: dokumentów, obrazów, dźwięków odnośnik do innego pliku, adresu strony www albo adresu dłuższe ciągi znaków, np. życiorys np. zapłacił/nie zapłacił długość pola do ok znaków

32 Jeśli jest to pole tekstowe określamy długość (maksymalną liczbę znaków) Dla pola liczbowego ustalamy typ liczby (liczba całkowita, liczba całkowita długa, dziesiętna itp.). Odpowiedni typ danych wymusza: - kontrolę poprawności wpisywanych danych, - pozwala wykorzystywać mechanizmy sortowania, filtracji i wyszukiwania danych. Po zaprojektowaniu tabeli wprowadzamy dane do tabeli. dane - rekord to pojedynczy wiersz danych w tabeli

33 Przykład

34 Podstawowe operacje na tabelach Klucz podstawowy i obcy - związki między tabelami Jeden z atrybutów, najczęściej sztucznie wprowadzony identyfikator (z reguły o typie danych Autonumerowanie), jest tzw. kluczem głównym (podstawowym), jednoznacznie identyfikującym rekord (pojedynczy wiersz danych) w tabeli. Kluczem podstawowym może być też pole informacyjne tabeli (np. numer telefonu w tabeli Książka telefoniczna). Wartości w polu klucza nie mogą się powtarzać, muszą być unikalne dla każdego rekordu danych.

35 Dostawcy Klucz podstawowy nazwa adres telefon NIP Towary Klucz podstawowy nazwa cena ilość ID dostawcy klucz obcy

36 Tworzymy drugą tabelę Towary, której atrybutami są następujące dane: Nazwa Pola Typ Rozmiar pola ID Towaru Autonumerowanie Nazwa Towaru Text 20 Ilość Liczba Liczba całkowita Data zakupu Data/Godzina Cena zakupu Walutowy IDDostawcy Liczba Liczba całkowita długa klucz obcy

37 Tabele Dostawcy i Towary połączone są związkiem jeden-do-wielu. Związek jeden-do-wielu oznacza, że: każdy towar ma jednego i tylko jednego dostawcę. każdy dostawca może dostarczać wiele towarów. Wymaga to umieszczenia w tabeli Towary pola IDdostawcy (klucza obcego), zawierającego wartości z pola klucza głównego tabeli Dostawcy. Jeśli klucz główny tabeli Dostawcy był typu Autonumerowanie, to klucz obcy powinien posiadać typ liczbowy o typie liczby całkowitej długiej. IDdostawcy jest kluczem głównym w tabeli Dostawcy i kluczem obcym w tabeli Towary.

38

39 Mogą występować też związki jeden-do-jeden (1:1) i wiele-do-wielu (N:M) Jakie to związki? WYKŁADOWCY PRZEDMIOTY WYKŁADOWCY PRZEDMIOTY WYKŁADY SALE OSOBY TELEFONY PRACOWNICY STANOWISKA KIEROWNICY BRYGADY PRACOWNICY BIURKA TOWARY KATEGORIE KSIĄŻKI - CZYTELNICY

40 Jeśli związki są 1:1 to wszystkie dane w jednej tabeli Jeśli związek wiele do wielu to tworzymy nową tabelę: Książki wypożyczenie Czytelnicy Wówczas są dwa związki jeden do wielu jakie? Książki Wypożyczenia Czytelnicy??

41 Relacje związki między tabelami Relacje i więzy integralności pilnują poprawności np. aby nie wolno było dla towaru wpisać numeru dostawcy, który nie istnieje, lub usunąć dostawcy, którego towary istnieją w tabeli towarów.

42 Kwerendy QBE Queryby Example Chcąc utworzyć kwerendę -zapytaniedo bazy należy wybrać obiekt Kwerendyi utworzyć nową kwerendę w widoku projektu.

43 kryteria

44 Chcąc wyświetlić dane z dwóch tabel należy dodać do kwerendy obie tabele Dostawcy i Towary. Jeśli tabele zawierają identyczne nazwy pól tu służą one do związania obu tabel klucz główny i klucz obcy to zostanie automatycznie wykonane sprzężenie. Następnie przeciągamy z tabel do kwerendy te pola, które nas interesują tutaj Nazwa_Towaru i Cena z tabeli Towary i NazwaFirmy z tabeli Dostawcy. Teraz należy uruchomić kwerendę

45 Tworzenie kryterium: like [Podaj literę:] &* Precyzyjniej kwerendy buduje się przy pomocy SQL specjalny język zapytań ale to już bardziej zaawansowany problem.

46 Koniec