ZAPYTANIE OFERTOWE NR 17-EFS-2012 z dnia 08.02.2012 Na realizację 3 sesji 1-dniowego szkolenia z zakresu Logistyka w ramach projektu pt. Rozwój kompetencji pracowników i pracownic Unilever Polska - Zwyciężanie poprzez LUDZI, współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Nazwa i adres Zamawiającego: Unilever Polska Sp. z o.o. Ul. Domaniewska 49 02-672 Warszawa Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie o udzielenie zamówienia w oparciu o zasadę konkurencyjności zgodnie z zasadami finansowania POKL dla działania 2.1.1, tj. w trybie zamkniętym. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja 3 sesji 1-dniowego szkolenia z zakresu Logistyka dla pracowników Oddziału Unilever Ultralogistik w Katowicach, organizowanego w ramach projektu Unilever Polska Sp. z o.o. pt. Rozwój kompetencji pracowników i pracownic Unilever Polska - Zwyciężanie poprzez LUDZI w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących, Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, Poddziałanie 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach. Numer umowy o dofinansowanie: UDA-POKL.02.01.01-00-412/10. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych ani ofert od pośredników. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. Zakres zamówienia: Oferent przygotowuje i realizuje 3 sesje 1-dniowego szkolenia z zakresu Logistyka, dla pracowników Oddziału Unilever Ultralogistik w Katowicach, w ramach projektu pt. Rozwój kompetencji pracowników i pracownic Unilever Polska - Zwyciężanie poprzez LUDZI odbywających się w okresie 08.2011-05.2013 roku, przy założeniach, że: 1. Temat szkolenia brzmi: Obsługa Klienta 2. Termin szkolenia: I sesja: 27.03.2012r. II sesja: termin do ustalenia III sesja: termin do ustalenia 3. Czas trwania szkolenia: 1 dzień szkoleniowy 4. W każdej sesji szkolenia weźmie udział inna grupa 15 uczestników 5. Miejsce przeprowadzenia szkolenia: sale wewnętrzne Oddziału Unilever Ultralogistik w Katowicach 6. Ważnym elementem szkolenia będzie case study oparty na rzeczywistych sytuacjach, z którymi spotykają się pracownicy Oddziału Unilever Ultralogistik w Katowicach 7. Przed przeprowadzeniem szkolenia, Oferent odbędzie wizytę w Oddziale Unilever Ultralogistik w Katowicach w celu poznanie specyfiki Ops Center i dostosowania case study do konkretnych przykładów i sytuacji, z którymi spotykają się pracownicy Oddziału. 8. Treść i zakres szkolenia będzie dostosowany do obsługi klienta międzynarodowego- w trakcie szkolenia będą uwzględnione aspekty kulturowe. 9. Oferent przygotuje dodatkowo zestaw przydatnych zwrotów z zakresu telefonicznej i mailowej obsługi klienta w języku angielskim na użytek uczestników szkolenia. 10. Uczestnicy szkolenia otrzymają certyfikaty potwierdzające ich udział w szkoleniu. 1
11. Po przeprowadzeniu szkolenia, trener będzie udzielał bezpłatnych konsultacji mailowych i telefonicznych dla uczestników szkolenia, jeżeli będą zgłaszać takie zapotrzebowanie. 12. Program szkolenia musi zawierać zagadnienia: Rozwój umiejętności budowania relacji, kontaktu z klientem Uporządkowanie zasad dotyczących obsługi klienta Nabycie umiejętności prowadzenia rozmowy i dopasowania się do różnych klientów i ich specyfiki (odpowiedni dobór słów, argumentów) Zwiększenie świadomości pracowników, co do ich roli w kształtowaniu wizerunku firmy Większa efektywność pracowników w kontakcie telefonicznym z klientem Wzmocnienie umiejętności asertywnego radzenia sobie w kontakcie z trudnym klientem Poznanie sposobów na "gaszenie agresji" klienta Lepsze radzenie sobie z emocjami i stresem w kontakcie z "trudnym" klientem zmniejszenie kosztów emocjonalnych kontaktu z klientem Business writing + efficient telephone communication Oferta musi zawierać W ofercie należy powołać się na numer zapytania ofertowego. Złożona oferta musi zawierać datę ważności oraz: Plan szkolenia (zawierający konkretne tematy, czas realizacji poszczególnych tematów) Opis metodyki przeprowadzania szkoleń Cenę netto przeprowadzenia pojedynczego dnia szkoleniowego oraz całego szkolenia, czyli całkowitą wartość netto zamówienia, obejmującą: przeprowadzenie szkolenia dla wszystkich uczestników, opracowanie merytoryczne i zapewnienie materiałów szkoleniowych dla uczestników szkolenia, wystawienie certyfikatów ukończenia szkolenia oraz opracowanie i zebranie kwestionariuszy ewaluacyjnych badających stan wiedzy/kompetencji/umiejętności/postaw uczestników szkoleń przed rozpoczęciem oraz po zakończeniu szkolenia Opis doświadczenia trenerów dedykowanych do szkolenia w prowadzeniu szkoleń z zakresu Obsługi Klienta - w tym ilość przeprowadzonych szkoleń Wykaz podmiotów, dla których przeprowadzano szkolenia dofinansowywane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Potwierdzenie dostępności trenera dedykowanego do przeprowadzenie szkolenia w terminie 27.03.2012r. Ponadto, proszę potwierdzić, czy współpracowali Państwo z podmiotami Unilever w Polsce (jeśli tak, jakimi). Ponadto, do oferty należy dołączyć: a) oświadczenie, że Oferent spełnia niżej wymienione warunki: posiada niezbędne doświadczenie oraz potencjał techniczny do realizacji zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia; nie jest objęty postępowaniem upadłościowym i likwidacyjnym; b) listę referencyjną podmiotów, dla których Oferent wykonywał bądź wykonuje nadal usługi szkoleniowe c) oświadczenie, że Oferent po podpisaniu Umowy na realizację cyklu szkoleń zobowiązuje się do wystawienia faktury za usługi zgodnie z poniższym schematem: po wyświadczeniu usługi realizujący zlecenie podmiot wystawia fakturę pro-forma, którą dostarcza do akceptacji formalnej w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany przez Zamawiającego w umowie; 2
po uprzednim otrzymaniu informacji ze strony Zamawiającego odnośnie podziału kosztu zlecenia na koszty kwalifikowane i niekwalifikowane, realizujący zlecenie umieszcza na oddzielnych fakturach koszty kwalifikowane i na oddzielnej fakturze koszty niekwalifikowane; realizujący zlecenie wyszczególnia na fakturze obejmującej koszty kwalifikowane pozycje, z której każda będzie opiewać na koszty wygenerowane przez podgrupy uczestników, wskazane wcześniej przez Zamawiającego (podgrupy pochodzące z różnych oddziałów Zamawiającego); po zaakceptowaniu przez Zamawiającego treści i formy faktury pro-forma, realizujący zlecenie wystawia fakturę zgodnie z zaakceptowanym wzorem; faktura przesyłana jest na adres: Unilever Polska Sp. z o.o., ul. Domaniewska 49, 02-672 Warszawa z dopiskiem EFS Projekt. d) Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych między Oferentem a Zamawiającym, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Unilever Polska Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Unilever Polska Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Unilever Polska Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Oferentem, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Brak w ofercie jakiejkolwiek informacji wymaganej w punkcie Oferta musi zawierać będzie powodował wykluczenie oferty z konkursu. Sposób przygotowania oferty: Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. Oferta musi zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli Oferenta reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji. W przypadku, gdy Oferent dołączy do ofert kopię dokumentu, każda skopiowana strona powinna zostać opatrzona klauzulą za zgodność z oryginałem oraz podpisana przez osobę uprawnioną i opatrzona imienną pieczątką (w przypadku jej braku, konieczny jest czytelny podpis). Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. Na ofercie powinien znajdować się zapis, że oferta stanowi ofertę w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego. Umieszczenie takiego zapisu nie oznacza zmiany trybu udzielenia zamówienia na tryb Kodeksu cywilnego. Minimalny termin ważności oferty: Ustala się, że minimalny czas ważności oferty to 30 dni od dnia następnego od ostatniego dnia terminu składania ofert. Termin i sposób składania ofert: Ofertę należy złożyć do 22. lutego 2012 roku do końca dnia w formacie PDF na adres e-mail: marta.beczek@unilever.com Termin wykonania zamówienia: Oferent będzie przeprowadzał szkolenie w terminie: I sesja: 27.03.2012r. II sesja: termin do ustalenia 3
III sesja: termin do ustalenia Kryteria wyboru oferty: Oferty będą oceniane zgodnie z poniższymi kryteriami wyboru: cena oferty 30% najwyższą ocenę otrzyma oferta o najniższej cenie, wg wzoru: C = (C min / C oferty ) x 30%, gdzie: C - punktacja w kryterium Cena oferty C min - najniższa cena netto przeprowadzenia całego szkolenia spośród wszystkich ofert C oferty - cena netto przeprowadzenia całego szkolenia zaoferowana przez danego Oferenta doświadczenie trenera dedykowanego do szkolenia w przeprowadzaniu szkoleń z zakresu obsługi klienta dla podmiotów branży logistycznej 20% najwyższą ocenę otrzyma oferta o największym doświadczeniu trenerskim, mierzonym wg wzoru: D = (Doferty / Dmax) x 20% gdzie: D- punktacja w kryterium Doświadczenie trenera dedykowanego do szkolenia w przeprowadzaniu szkoleń z zakresu obsługi klienta dla podmiotów branży logistycznej Dmax największe spośród wszystkich ofert doświadczenie trenera dedykowanego do przeprowadzenia szkolenia w przeprowadzaniu szkoleń z zakresu obsługi klienta dla podmiotów branży logistycznej - ilość przeprowadzonych szkoleń Doferty - doświadczenie trenera dedykowanego do przeprowadzenia szkolenia w przeprowadzaniu szkoleń z zakresu obsługi klienta dla podmiotów branży logistycznej w danej Ofercie- ilość przeprowadzonych szkoleń Trener dedykowany do szkolenia posiada doświadczenie zawodowe w zakresie Obsługi Klienta- zarówno telefonicznej, jak i mail'owej- 20% ocena zerojedynkowa doświadczenie Oferenta w przeprowadzaniu szkoleń dofinansowywanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego- 10% najwyższą ocenę otrzyma oferta o największym doświadczeniu, mierzonym ilościowo- liczba wszystkich szkoleń dofinansowywanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego przeprowadzonych przez Oferenta, wg wzoru: E = (E oferty / E makx ) x 10% gdzie: E- wartość punktowa za doświadczenie Oferenta w przeprowadzaniu szkoleń dofinansowywanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego E maks największa przedstawiona w ramach przetargu liczba podmiotów, z którymi Oferent współpracował przy przeprowadzaniu szkoleń dofinansowywanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego E oferty liczba podmiotów, z którymi dany Oferent współpracował przy przeprowadzaniu szkoleń dofinansowywanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Oferent wyraża zgodę na 90-dniowy termin płatności bez zaliczek- 10% ocena zerojedynkowa doświadczenie Oferenta we współpracy z którymkolwiek z podmiotów Unilever w Polsce 10% ocena zerojedynkowa Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Oferentami. 4
Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty: Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie przekazana w formie pisemnej. Oferentom nie będą przekazywane protokoły wyboru ani inne dokumenty związane z postępowaniem, lecz jedynie informacja o wyniku postępowania. Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy: Zamawiający podpisze umowę z Oferentem, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta. Dodatkowe informacje: W przypadku pytań związanych z zapytaniem ofertowym prosimy o kontakt z p. Martą Beczek Tel.: + 48 22 570 73 64 Uwaga! W konkursie ofert nie mogą brać udziału podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Unilever Polska Sp. z o.o., przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się następujące wzajemne powiązania między Unilever Polska Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Unilever Polska Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Unilever Polska Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawcy pisemnych wyjaśnień dotyczących złożonych ofert. Niezłożenie wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego będzie skutkowało odrzuceniem oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania postępowania lub unieważnienia jego wyniku bez podawania przyczyn. Wykonawcy nie przysługuje odszkodowanie z tytułu odwołania lub unieważnienia postępowania. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uzasadnionych zmian w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, w uzgodnieniu z Wykonawcą oraz zgodnie z zasadami POKL. Na każdym etapie realizacji zamówienia Zamawiający zastrzega możliwość kontroli i oceny realizacji przedmiotu zamówienia. Z poważaniem, Marta Beczek Indirects Purchasing Department 5
6 E-mail: marta.beczek@unilever.com desk + 48 22 570 73 64 fax + 48 22 570 69 00 Unilever Polska sp z o.o. Ul. Domaniewska 49 02-672 Warszawa Poland