1 / 11 OKRESOWE OCENY KWALIFIKACYJNE PRACOWNIKÓW SAMORZĄDOWYCH Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Andrzej Zając Data: 14.07.2008r. Obowiązuje od:1.08.2008r. Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) Data: 16.07.2008r. Nr egz.: KARTA ZMIAN
2 / 11 Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. Data otrzymania Podpis
3 / 11 1. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 1 2. Burmistrz Miasta 2 3. Zastępca Burmistrza 3 4. ZastępcaBurmistrza 4 5. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 5 6. Skarbnik Miasta 6 7. Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Planowania 7 Przestrzennego 8. Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej i Drogownictwa 8 9. Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji 9 10. Naczelnik Wydziału Infrastruktury Społecznej i Promocji 10 11. Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich 11 12. Naczelnik Wydziału Oświaty 12 13. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 13 14. Komendant Straży Miejskiej 14 15. Kierownik Referatu d.s. Zamówień Publicznych 15 16. Kierownik Referatu d.s. Ochrony Środowiska 16 17. Audytor Wewnętrzny 17 18. Kierownik MZK 18 19. Dyrektor ZGZiR 19 20. Kierownik ZGM 20 21. Kierownik OPS 21 22. Dyrektor MZWiK 22 23. Dyrektor Zespołu Obsługi Ekonomicznej Szkół i Przedszkoli. 23
4 / 11 SPIS TREŚCI a.cel I PRZEDMIOT PROCEDURY... 5 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA... 5 3.3.TERMINOLOGIA... 5 3.4.WŁAŚCICIEL PROCEDURY... 6 3.5.ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE... 6 3.6.SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA... 7 6.1. Postanowienia ogólne 7 6.2 Tryb dokonywania oceny 8 4.Ponowna ocena. 10 6.4. Tryb odwołania od oceny 10 4.3.ZAPISY... 10 7.1. Obowiązki dokumentacyjne. 10 4.4.WYKAZ FORMULARZY I ZAŁACZNIKÓW... 10 4.5.DOKUMENTY ZWIĄZANE... 11
5 / 11 a. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY 1.1 Celem procedury jest określenie zasad i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych 1.2.Okresowe oceny kwalifikacyjne służą kompleksowej ocenie wyników pracy pracowników, pod kątem realizacji wytyczonych celów, określenia przydatności zawodowej na danym stanowisku oraz możliwości rozwojowych pracownika. 1.3.Celem okresowych ocen kwalifikacyjnych jest ułatwienie planowania rozwoju pracownika, podejmowania decyzji w zakresie przeszeregowań pracowników, tworzenia kadry rezerwowej oraz usprawnienia funkcjonowania systemu motywacyjnego. 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Zasady i tryb dokonywania okresowych ocen kwalifikacyjnych, jakim podlegają pracownicy samorządowi zatrudnieni na stanowisku urzędniczym oraz pracownicy samorządowi mianowani zatrudnieni na stanowisku innym niż urzędnicze, dotyczą pracowników Urzędu Miasta Nowy Targ oraz Kierowników jednostek organizacyjnych Miasta. 3.3. TERMINOLOGIA Użyte w Procedurze terminy oznaczają: jednostka -jednostka samorządowa, której dotyczy procedura, jednostka organizacyjna miejska jednostka organizacyjna nadzorowana przez Burmistrza Miasta, burmistrz - kierownik jednostki pracodawca samorządowy - podmiot będący stroną umowy o pracę lub aktu mianowania, bezpośredni przełożony - osoba kierująca zespołem (Naczelnik Wydziału, Kierownik Referatu), która jest upoważniona do dokonania oceny, zwana w Procedurze oceniającym, ocena - okresowa ocena kwalifikacyjna, jakiej podlegają pracownicy samorządowi zatrudnieni na stanowisku urzędniczym oraz pracownicy samorządowi mianowani zatrudnieni na stanowisku innym niż urzędnicze, ocena pozytywna - ocena końcowa obejmująca bardzo dobry, dobry lub zadowalający poziom wykonywania obowiązków przez ocenianego, ocena negatywna - ocena końcowa obejmująca niezadowalający poziom wykonywania obowiązków przez ocenianego, oceniający - bezpośredni przełożony, który jest uprawniony do dokonania oceny, oceniany - pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym oraz pracownik samorządowy mianowany zatrudniony na stanowisku innym niż urzędnicze podlegający ocenie, opinia- stanowisko oceniającego, sformułowane w formie pisemnej, dotyczące wykonywania obowiązków przez ocenianego w okresie, w którym podlegał ocenie,
6 / 11 kryteria oceny - obowiązkowe i do wyboru, określone w Załączniku nr Z/01 i Z/02 do, są podstawą do dokonania oceny kwalifikacyjnej, arkusz oceny - arkusz okresowej oceny kwalifikacyjnej pracownika samorządowego określony Formularzem nr F/01. ups ustawa o pracownikach samorządowych, rokp - Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych, rzwps - Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich, UM. 3.4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY Naczelnik Wydziału Organizacyjnego UM. 3.5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE 5.1. Burmistrz jest odpowiedzialny za: - przeprowadzenie czynność i związanych z oceną bezpośrednio podległych pracowników oraz kierowników jednostek organizacyjnych, - zatwierdzanie wybranych przez oceniającego kryteriów oceny, - rozpatrywanie odwołań od oceny, - przeprowadzenie czynności określonych w art. 17 ust. 4 ustawy o pracownikach samorządowych, w przypadku ujemnej oceny pracownika potwierdzonej ponowną ujemną oceną. Burmistrz może upoważnić swoich zastępców lub sekretarza do zatwierdzania wybranych przez oceniającego kryteriów oceny oraz rozpatrywania odwołań od oceny w jego imieniu, pod warunkiem że czynności te nie dotyczą pracowników im bezpośrednio podległych lub ich samych. Burmistrz może upoważnić sekretarza do dokonania oceny kwalifikacyjnej w jego imieniu bezpośrednio mu podwładnych pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach. 5.2. Zastępcy Burmistrza są odpowiedzialni za przeprowadzenie czynności związanych z oceną bezpośrednio podległych pracowników (zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach), 5.3. Sekretarz Miasta - jest odpowiedzialny za przeprowadzenie czynności związanych z oceną bezpośrednio podległych pracowników.
7 / 11 5.4. Naczelnicy Wydziałów/Kierownicy Referatów -są odpowiedzialni za przeprowadzenie czynności związanych z oceną bezpośrednio podległych pracowników tj: a) przeprowadzenie rozmowy z ocenianym, b) wybór kryteriów, c) wyznaczenie terminu oceny, d) wpis kryteriów do arkusza oceny i przedstawienie ich do zatwierdzenia kierownikowi jednostki, e) przeprowadzenie rozmowy oceniającej, f) dokonanie zapisów na arkuszu oceny 5.5. Oceniani - pracownicy samorządowi zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych UM oraz pracownicy samorządowi mianowani, kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani poddania się okresowej ocenie kwalifikacyjnej. 3.6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA 6.1. Postanowienia ogólne 6.1.1 Okresowym ocenom kwalifikacyjnym, z częstotliwością raz na dwa lata, podlegają pracownicy samorządowi zatrudnieni w UM na stanowiskach urzędniczych oraz mianowani na stanowiskach innych niż urzędnicze, bez stanowisk pracy obsługi i usługowych. 6.1.2 W przypadku zatrudnienia pracownika samorządowego na stanowisku urzędniczym bezpośredni przełożony jest zobowiązany do dokonania pierwszej oceny w ciągu sześciu miesięcy od dnia zatrudnienia. Odpowiednio wcześniej bezpośredni przełożony jest zobowiązany przeprowadzić rozmowę z ocenianym, o której mowa w pkt 6.2.1 6.1.3 Stanowiska urzędnicze oraz z mianowania inne niż urzędnicze - podlegające ocenie kwalifikacyjnej, określa obowiązującą w Urzędzie Miasta struktura organizacyjna, oraz rzwp. Okresowych ocen kwalifikacyjnych dokonuje bezpośredni przełożony ocenianego pracownika zajmujący stanowisko kierownicze w danej komórce organizacyjnej tj. oceniający zgodnie z rokp, przy zachowaniu zasady jawności oceny w stosunku do ocenianego pracownika i poufności( tj nie udzielanie informacji o ocenie osobom nieupoważnionym i postronnym). 6.1.4 Oceniający ponosi odpowiedzialność służbową za prawidłowość przeprowadzenia oceny, w tym w szczególności za prawidłowe przygotowanie się do dokonania oceny, właściwy wybór kryteriów oceny (najistotniejszych dla należytego wykonywania obowiązków na stanowisku zajmowanym przez ocenianego), zachowanie terminów i formy wymaganej przez obowiązujące przepisy dla poszczególnych etapów dokonywania okresowej oceny kwalifikacyjnej. Oceniający sporządza ocenę na podstawie 6 kryteriów obowiązkowych oraz 3 kryteriów wybranych przez bezpośredniego przełożonego. 6.1.5 Oceny dokonuje się na piśmie na arkuszach ocen stanowiących formularz nr F/ 01do PW- 8.3 w dwóch egzemplarzach.
8 / 11 6.2 Tryb dokonywania oceny 6.2.1. Rozmowa z ocenianym przed wyborem kryteriów Przed wyborem kryteriów oceniający jest zobowiązany przeprowadzić rozmowę z ocenianym. Przedmiotową rozmowę oceniający powinien odbyć w terminie nie później niż na 7 dni przed wyborem kryteriów. Celem rozmowy z pracownikiem jest wybór przez oceniającego kryteriów będących podstawą dokonania oceny kwalifikacyjnej. Przedmiotem rozmowy jest omówienie z pracownikiem sposobu realizacji obowiązków wynikających z zakresu czynności na zajmowanym przez niego stanowisku pracy. W trakcie rozmowy oceniający winien posiłkować się zakresem czynności ocenianego pracownika oraz opisem stanowiska pracy. Przy omawianiu sposobu wykonywania obowiązków przez ocenianego pracownika oceniający analizuje, zgodność sposobu ich wykonywania z odpowiednimi zapisami ustawowymi dotyczącymi pracownika samorządowego. 6.2.2. Wybór kryteriów Po rozmowie z ocenianym oceniający wybiera z wykazu kryteriów do wyboru 3 kryteria oceny, najistotniejsze dla prawidłowego wykonywania obowiązków na stanowisku pracy zajmowanym przez ocenianego. Biorąc pod uwagę specyfikę stanowiska pracy ocenianego, oceniający może dodatkowo ustalić jedno kryterium nieobjęte wykazem określonym w załącznik nr Z/02 do i dokonać opisu tego kryterium. Jeśli oceniający ustali dodatkowe kryterium, powinno ono być nazwane i zdefiniowane tak jak pozostałe kryteria oraz podlegać takim samym procedurom prezentowania oraz zatwierdzania. Wykaz kryteriów do wyboru określa załącznik nr Z/02 do. W przypadku oceny negatywnej, by zapewnić obiektywizm, kolejna ocena winna być prowadzona według uprzednio wybranych kryteriów. Wykaz kryteriów obowiązkowych oceny określa załącznik nr Z/01 do. 6.2.3. Wyznaczenie terminu oceny Oceniający wyznacza ocenianemu indywidualny termin sporządzenia oceny na piśmie, określając miesiąc i rok. W przypadku znacznej liczby pracowników podlegających ocenie bezpośredni przełożony opracowuje harmonogram ocen z uwzględnieniem należytego wypełniania obowiązków bieżących. Oceniający może zmienić termin sporządzenia oceny na piśmie, w razie usprawiedliwionej nieobecności w pracy ocenianego, uniemożliwiającej przeprowadzenie okresowej oceny kwalifikacyjnej. Również w razie zmiany stanowiska pracy ocenianego lub zakresu obowiązków na zajmowanym przez niego stanowisku pracy sporządzenie oceny na piśmie następuje w terminie wcześniejszym niż wyznaczony przez oceniającego. Oceniający niezwłocznie powiadamia ocenianego pisemnie o nowym terminie sporządzenia oceny na piśmie. Kopię pisma dołącza się do arkusza.
9 / 11 6.2.4. Wpis do arkusza oceny oraz zatwierdzenie kryteriów przez kierownika jednostki Po wyborze kryteriów dodatkowych oraz wyznaczeniu terminu oceny na piśmie oceniający wpisuje je w części B arkusza okresowej oceny kwalifikacyjnej pracownika samorządowego stanowiącego formularz nr F/ 01do. Oceniający przekazuje arkusz oceny Burmistrzowi, w celu zatwierdzenia wybranych kryteriów. W przypadku negatywnej opinii co do zaproponowanych kryteriów oceny Burmistrz przedstawia uwagi do kryteriów wybranych przez oceniającego i spisuje je w punkcie II Części B arkusza oceny. Oceniający zobowiązany jest do korekty wybranych kryteriów oraz powtórnej ich weryfikacji przez kierownika jednostki. Burmistrz zatwierdza wybrane kryteria w terminie 7 dni od otrzymania arkusza, co potwierdza imieniem i nazwiskiem oraz podpisem w punkcie II Części B arkusza oceny. Po zatwierdzeniu kryteriów oceny oceniający niezwłocznie przekazuje ocenianemu 2 egzemplarz arkusza z zatwierdzonymi kryteriami oceny Fakt zapoznania się z kryteriami oceny oraz terminem sporządzenia oceny na piśmie oceniany potwierdza własnoręcznym podpisem w punkcie II Części B arkusza oceny. 6.2.5. Rozmowa oceniająca, Po wyborze kryteriów oceniający jest zobowiązany przeprowadzić z ocenianym rozmowę oceniającą. Przedmiotową rozmowę oceniający winien odbyć nie wcześniej niż na 7 dni przed sporządzeniem oceny na piśmie. Przedmiotem rozmowy jest omówienie wykonywanych przez ocenianego obowiązków zleconych mu w okresie, w którym podlegał ocenie, trudności napotykane przez niego podczas realizacji zadań oraz spełnianie przez ocenianego ustalonych kryteriów oceny. 6.2.6. Sporządzenie oceny na piśmie i poinformowanie o ocenie na piśmie. Sporządzenie oceny na piśmie składa się z trzech etapów. Etap pierwszy a) w części C arkusza oceny oceniający wpisuje opinię dotyczącą wykonywania obowiązków przez ocenianego w okresie, w którym podlegał ocenie. b) w opinii oceniający podaje, w jaki sposób oceniany wykonywał obowiązki w okresie, w którym podlegał ocenie, czy spełniał ustawowe kryteria oceny. c) w przypadku gdy pracownik wykonywał w okresie, w którym podlegał ocenie, dodatkowe zadania, nie wynikające z opisu zajmowanego przez niego stanowiska, oceniający zobowiązany jest je wskazać. Etap drugi a) w części D arkusza oceny oceniający określa poziom wykonywania obowiązków przez ocenianego a także przyznaje ocenę końcową - pozytywną lub negatywną. b) ocena pozytywna obejmuje następujące poziomy wykonywania obowiązków przez ocenianego: bardzo dobry, dobry lub zadowalający. c) ocena negatywna obejmuje niezadowalający poziom wykonywania obowiązków przez ocenianego
10 / 11 Etap trzeci a) Oceniający niezwłocznie doręcza ocenianemu ocenę sporządzoną na piśmie i poucza go o przysługującym mu prawie złożenia odwołania b) Fakt zapoznania się z oceną sporządzoną na piśmie oceniany potwierdza własnoręcznym podpisem w części E arkusza oceny. 4. Ponowna ocena. Oceniający nie później niż w ciągu 30 dni od sporządzenia na piśmie oceny, dokonuje w trybie określonym w pkt. 6.2.1-6.2.3 wyboru kryteriów oraz terminu ponownej oceny. W przypadku dokonania negatywnej oceny, oceniający dokonuje ponownej oceny nie wcześniej niż po upływie trzech miesięcy. 6.4. Tryb odwołania od oceny Ocenianemu przysługuje prawo do złożenia odwołania od oceny sporządzonej na piśmie (zarówno negatywnej, jak i pozytywnej). W przypadku skorzystania przez ocenianego z przysługującego mu prawa do złożenia odwołania, zobowiązany jest on do złożenia odwołania na piśmie oraz zawarcia w nim konkretnych zarzutów oraz ewentualnych wniosków. Termin na sporządzenie odwołania kończy się z upływem siedmiu dni od dnia doręczenia oceny, z zastrzeżeniem, iż przy obliczaniu terminu nie uwzględnia się dnia doręczenia oceny. Jeżeli termin na złożenie odwołania przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, termin ten upływa dnia następnego. Odwołanie należy składać do Burmistrza. Pracownikom, dla których bezpośrednim przełożonym jest Burmistrz, przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Burmistrz rozpatruje odwołanie nie później niż w terminie 30 dni od jego doręczenia O wyniku rozpatrzenia odwołania oceniany zostaje poinformowany pisemnie. Po weryfikacji zastrzeżeń wniesionych przez odwołującego ostatecznej oceny dokonuje Burmistrz wspólnie z bezpośrednim przełożonym. 4.3. ZAPISY 7.1. Obowiązki dokumentacyjne. Niezwłocznie po sporządzeniu oceny na piśmie 1 egzemplarz arkusza oceny oceniający przekazuje do Wydziału Organizacyjnego na stanowisko kadr, które to włącza arkusz do akt osobowych pracownika. Arkusz oceny jest przechowywany w części B Akt osobowych ocenianego. 2 egzemplarz arkusza oceny otrzymuje oceniany. 4.4. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁACZNIKÓW Formularz nr F/01 Arkusz okresowej oceny kwalifikacyjnej oceny
11 / 11 Załącznik nr Z/01 Załącznik nr Z/02 Kryteria obowiązkowe Kryteria do wyboru 4.5. DOKUMENTY ZWIĄZANE - Ustawa o pracownikach samorządowych, - Rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych, - Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.