2011 Zasady realizacji umów o dofinansowanie projektu w ramach Poddziałania 2.1.1 PO KL. Omówienie zasad sprawozdawczości finansowej Kamil Gromulski Warszawa, dnia 25 marca 2011 r.
Poddziałanie 2.1.1 zasady realizacji umów kwestie finansowe Terminy składania wniosków o płatność 1. pierwsza płatność: złożenie wraz z podpisaną umową o dofinansowanie harmonogramu płatności oraz zabezpieczenia umowy. 2. wniosek pośredni: składanie nie rzadziej niż raz na 3 miesiące do 10 dnia roboczego miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego. 3. wniosek końcowy: należy złożyć w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu oraz dokonać zwrotu niewykorzystanych środków, tj. oszczędności powstałych w okresie realizacji projektu.
Poddziałanie 2.1.1 zasady realizacji umów kwestie finansowe Dokonywanie płatności Płatności będą dokonywane z dwóch źródeł : 85% płatność ze środków europejskich - płatność dokonywana przez BGK na podstawie zlecenia PARP. 15% współfinansowanie krajowe (dotacja celowa) płatność dokonywana przez PARP, obowiązek zwrotu środków na koniec roku budżetowego. Oba źródła powinny być wypłacane w tym samym czasie.
Poddziałanie 2.1.1 zasady realizacji umów kwestie finansowe Terminy weryfikacji wniosku o płatność Weryfikacja wniosku o płatność odbywa się w ciągu 20 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku przez PARP. Każda przedkładana wersja wniosku podlega ocenie w ciągu 20 dni roboczych.
Weryfikacja wniosku o płatność przez PARP Warszawa, 25.03.2011 r. Poddziałanie 2.1.1 zasady realizacji umów kwestie finansowe 1. W przypadku błędów lub braków we wniosku PARP może zwrócić się do Beneficjenta z prośbą o: poprawę wniosku, przesłanie brakujących informacji, udzielenie niezbędnych wyjaśnień, przesłania wybranych lub wszystkich kserokopii dokumentów księgowych poświadczonych za zgodność z oryginałem, które zostały uwzględnione we wniosku o płatność. 2. Beneficjent dokonuje poprawy wniosku w wyznaczonym w piśmie przez PARP terminie pod rygorem wstrzymania wypłaty kolejnej transzy.
Poddziałanie 2.1.1 zasady realizacji umów kwestie finansowe Zatwierdzenie wniosku o płatność przez PARP Po zatwierdzeniu wniosku o płatność PARP przekazuje do Beneficjenta Informację o wynikach weryfikacji wniosku o płatność zawierającą: wysokość wydatków uznanych za niekwalifikowalne wraz z uzasadnieniem; wysokość rozliczonych korekt finansowych; wysokość rozliczonych nieprawidłowości finansowych wraz z odsetkami; wysokość zatwierdzonych wydatków w ramach cross-financingu; podział na źródła finansowania wydatków zatwierdzonych w podziale na płatność ze środków europejskich i dotację celową; wysokość kolejnej transzy do przekazania Beneficjentowi w podziale na płatność ze środków europejskich i dotację celową; kwotę otrzymanych środków w ramach projektu w podziale na płatność ze środków europejskich i dotację celową.
Rachunek bankowy projektu Warszawa, 25.03.2011 r. Poddziałanie 2.1.1 zasady realizacji umów kwestie finansowe 1. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionych kont bankowych do: a) wpłat środków w ramach dofinansowania, b) wpłat środków wkładu prywatnego od Beneficjentów pomocy. 2. Opłaty związane z utrzymaniem rachunków bankowych mogą stanowić wydatki kwalifikowane. 3. Wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją umowy powinny być dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionych rachunków bankowych.
Warunki przekazywania transz Beneficjentom: Warszawa, 25.03.2011 r. Poddziałanie 2.1.1 zasady realizacji umów kwestie finansowe I. W przypadku braku uwag do wniosku o płatność i jego zatwierdzenia po pierwszej weryfikacji: 1. posiadanie przez Beneficjenta wyodrębnionego rachunku bankowego, Uwaga: Beneficjent zobowiązany jest do bezzwłocznego poinformowania PARP o zmianie numeru wyodrębnionego rachunku. 2. wydatkowanie co najmniej 70% dotychczas otrzymanych transz na dzień zatwierdzenia wniosku o płatność. Uwaga: Nie osiągnięcie powyższego procentu nie zwalnia z obowiązku składania terminowo wniosków o płatność. 3. dostępność środków na finansowanie Działania.
Warunki przekazywania transz Beneficjentom: II. W przypadku odesłania wniosku o płatność do poprawy: Istnieje możliwość wypłaty środków przed ostatecznym zatwierdzeniem wniosku o płatność jeżeli spełnione zostaną poniższe kryteria: 1. wykazanie we wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych rozliczających co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy wniosku transz dofinansowania i wydatki w tej kwocie nie wymagają dalszych wyjaśnień; 2. zatwierdzenie wniosku o płatność rozliczającego poprzednią transzę; 3. nie stwierdzenie przesłanek do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym.
Zawieszenie wypłacania transz 1. Może nastąpić w przypadku stwierdzenia: nieprawidłowej realizacji Projektu, utrudniania przeprowadzenia kontroli realizacji Projektu, dokumentowania realizacji Projektu niezgodnie z postanowieniami umowy, na wniosek instytucji kontrolnych. 2. Uruchomienie płatności następuje po usunięciu lub stosownym wyjaśnieniu nieprawidłowości.
Zwrot środków 1. Następuje jeżeli na podstawie wniosków o płatność lub w trakcie kontroli na miejscu zostanie stwierdzone, że dotacja jest przez Beneficjenta: a) wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, b) wykorzystana z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy o finansach publicznych, c) pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości. 2. Zwrot następuje na pisemne wezwanie PARP w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia doręczenia wezwania do zapłaty. 3. Zwrot następuje wraz z odsetkami naliczonymi zgodnie z art. 207 ustawy o finansach publicznych, liczonymi od dnia przekazania środków.
Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków 1. dotyczy Projektodawcy oraz Partnerów; 2. wymóg utrzymywania odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem; 3. ewidencja podlega weryfikacji w trakcie kontroli projektu na miejscu; Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji Beneficjentów można podzielić na 2 grupy: Beneficjentów prowadzących pełną księgowość; pozostałych Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości.
Pełna księgowość 1. należy prowadzić odrębną ewidencję księgową nie zaś odrębne księgi rachunkowe; 2. jednostka może tego dokonać poprzez odpowiednie zmiany w polityce rachunkowości polegające na: wprowadzeniu dodatkowych rejestrów dokumentów księgowych, kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, pozwalających na wyodrębnienie operacji związanych z danym projektem, wprowadzeniu wyodrębnionego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem.
Brak pełnej księgowości 1. comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr na koniec miesiąca : /rok. 2. zestawienie powinno być kumulatywne i obejmować wydatki od początku realizacji projektu do końca danego miesiąca kalendarzowego, 3. sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków dotyczących poszczególnych zadań oraz kosztów pośrednich.
Rozliczanie wkładu prywatnego w projekcie Wkład gotówkowy: musi zostać zebrany na cele projektu, musi zostać wniesiony przez Beneficjentów pomocy: przedsiębiorstwa zatrudniające uczestników projektu, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (jeśli są one uczestnikami projektu). Wkład ten powinien być wnoszony zgodnie z podpisaną z przedsiębiorcą zatrudniającym uczestnika projektu umową szkoleniową. Należy dażyć do sytuacji aby wkład zebrany od Beneficjentów pomocy został w całości wydatkowany w ramach projektu.
Rozliczanie wkładu prywatnego w projekcie Wkład w postaci wynagrodzeń: wkład wirtualny wnoszony w postaci wynagrodzeń BO za czas uczestnictwa w projekcie, musi wynikać z dokumentacji finansowej podmiotu wypłacającego wynagrodzenie i może podlegać kontroli, wyliczony proporcjonalnie do czasu udziału w projekcie, w projekcie rozliczany jest na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik do Zasad realizacji projektów. Wkład powinien być na bieżąco wykazywany we wnioskach o płatność. Istnieje możliwość uśredniania wynagrodzenia uczestników na poziomie umowy szkoleniowej z danym przedsiębiorcą.
Wydatki pośrednie w ramach POKL Warszawa, 25.03.2011 r. Metoda kosztowa rozliczenie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków pełna dokumentacja kosztowa, wyciągi bankowe, opisy dokumentów, możliwość rozliczenia wydatków do wysokości kwoty nie przekraczającej kwoty określonej w kosztorysie projektu.
Wydatki pośrednie metoda ryczałtowa Warszawa, 25.03.2011 r. rozliczanie na podstawie ryczałtu przyjętego na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. obowiązkiem Beneficjenta jest bieżące, np.: comiesięczne, przeksięgowanie środków w ramach wydatków pośrednich z konta głównego projektu, przyjęty limit procentowy w rozliczaniu wydatków będzie odnosił się zawsze do rzeczywiście poniesionych wydatków bezpośrednich pomniejszonych o crossfinancing, zmniejszenie puli wydatków bezpośrednich będzie wpływało na automatyczne obniżenie puli wydatków pośrednich, podczas kontroli na miejscu weryfikowana będzie szczegółowo metodologia wyliczenia wydatków wykazana we wniosku o dofinansowanie.
Wydatki pośrednie metoda ryczałtowa Możliwość zmiany przyjętej metody ryczałtowej na kosztową w trakcie realizacji projektu: konieczność akceptacji zmiany przez PARP; nie później niż w połowie okresu realizacji projektu; ujęcie wydatków rozliczonych we wnioskach do momentu wprowadzenia zmiany wykazywana jest jako korekta finansowa; konieczność ponownego przedstawienia wydatków metodą kosztową we wniosku.
Zasady rozliczania wydatków we wniosku o płatność 1. We wniosku przedstawiane są wydatki projektu przypisane do każdego zadania oraz ew. wydatków pośrednich, 2. Wydatki są weryfikowane i odnoszą się do budżetu zadaniowego nie zaś do budżetu szczegółowego, 3. Nie może zostać przekroczona łączna wartość wydatków zaplanowanych na personel w ramach zadania zarządzanie, 4. Możliwe jest rozliczanie wydatków innych niż założone w budżecie szczegółowym, jeśli są one ściśle związane z danym zadaniem.
Dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki są: 1. faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dokumentami zapłaty, 2. w przypadku amortyzacji tabele amortyzacyjne środków trwałych wraz ze stosownymi dokumentami księgowymi, 3. w przypadku wkładu w postaci wynagrodzeń oświadczenia składane przez podmioty wypłacające wynagrodzenia pozwalające na identyfikację poszczególnych uczestników projektu oraz wysokość wkładu w odniesieniu do każdego z nich.
Sposób opisywania dokumentacji księgowej Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą posiadać opis zawierający co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu, informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego, nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu w ramach którego wydatek jest ponoszony (lub adnotację, że dotyczy dokument kosztów pośrednich), kwotę kwalifikowaną w ramach danego zadania.
Sposób opisywania dokumentacji księgowej c.d. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien: zawierać informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych - w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego, nabycia towaru / usługi z zastosowaniem zasady konkurencyjności również odniesienie do zastosowania ww. trybu.
Odsetki i przychody w projekcie 1. Odsetki bankowe narosłe na koncie dotacji stanowić będą po aneksowaniu umowy bądź już stanowią zgodni z zapisami umowy dochód budżetu państwa i z końcem roku budżetowego będą podlegać zwrotowi na wskazany przez PARP rachunek. 2. Przychód projektu powinien zostać wykazany we wniosku o płatność. Podlega on zwrotowi przez Beneficjenta na koniec roku budżetowego, bądź na pisemne wezwanie PARP. Od przychodu nie są naliczane odsetki.
WNIOSEK O PŁATNOŚĆ sposób wypełniania części finansowej
Okres w którym zostały poniesione i zaksięgowane wydatki /pełny miesiąc/ Warszawa, 25.03.2011 r. Zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Rodzaj płatności zaliczkowa Kwota zgodna z harmonogramem płatności Wszystkie wydatki rozliczane we wniosku tj. suma z załącznika 1 + ew. koszty pośrednie rozliczane ryczałtem
Kol. nr 1 Zadania zdefiniowane we wniosku o dofinansowanie Kol. nr 2 Wydatki zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie Kol. nr 3 Warszawa, 25.03.2011 r. Kwoty wydatków zgodnie z załącznikiem nr 1 + koszty pośrednie Kol. nr 4 Wydatki Kumulatywne zatwierdzone w Informacjach o wynikach Kol. 5 Procentowa wartość realizacji projektu
Uzyskany przychód w okresie objętym wnioskiem Przychodem nie są odsetki bankowe! Warszawa, 25.03.2011 r.
Tabela: wypełniana w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowanych w poprzednich, zatwierdzonych wnioskach o płatność, wypełniana w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego korekta dotyczy.
W okresie, którego dotyczy wniosek o płatność Warszawa, 25.03.2011 r. Kumulatywnie od początku projektu Wkład prywatny Kwota rozliczonego dofinansowania
ROZLICZENIE KWOTY DOFINANSOWANIA I WKŁADU WŁASNEGO kwota dofinansowania (PLN) budżet państwa wkład własny (PLN) budżet jednostki samorządu terytorialnego inne krajowe środki publiczne wkład prywatny Ogółem (PLN) 1. Całkowita wartość projektu 2. Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki* 3. Kwota dotychczas rozliczonych środków 4. Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem 5. Procent rozliczenia (3+4)/2 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 (3+4)/1 6. Kwota pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku 2-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4) 1-(3+4)
Okresy rozliczeniowe (pełne miesiące kalendarzowe) Kwoty kolejnych transz do Wypłaty. Pierwsza to ta wypłacana obecnym wnioskiem Informacja o całkowitych planowanych wydatkach w ramach dofinansowania, w kolejnych okresach rozliczeniowych do zakończenia projektu
Załącznik nr 1 Warszawa, 25.03.2011 r. dokumenty księgowe pogrupowane zgodnie z zadaniami wykazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie oraz na dotyczące kosztów pośrednich, jeżeli koszty te rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków, wydatki w ramach każdego zadania są sumowane przez Generator, jeśli w ramach jednego dokumentu księgowego rozliczane są wydatki mające różną stawkę VAT, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT, w przypadku gdy dany wydatek został poniesiony z kilku źródeł należy go wykazać w osobnych wierszach podając w kolumnie 9 wartość wydatku sfinansowaną z danego źródła.
Pozostałe załączniki do wniosku o płatność załącznik nr 2 szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia obecnie stanowi załącznik do wniosku o płatność wypełniany w GWP, informacja o wszystkich uczestnikach projektu PEFS (wersja elektroniczna) zabezpieczona hasłem, oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT, oświadczenie o nie dokonywaniu z kont projektowych płatności niezwiązanych z realizacją projektu, oświadczenie o dokonywaniu zakupu towarów i usług zgodnie z art. 6c ust. 2 ustawy o utworzeniu PARP.
Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z harmonogramem Metody aktualizacji harmonogramu: Wniosek o płatność, Zgoda IP2 w przypadkach : braku przekazania jednego ze źródeł, braku środków w okresie rozliczeniowym wniosku o płatność.
Harmonogram płatności oraz kary za nie złożenie wniosku zgodnie z harmonogramem Zgodnie z art. 189 ust. 3 UFP w przypadku nie złożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (co do zasady nie dłuższym niż 3 m-ce) od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność. Beneficjent ma prawo złożyć wniosek o płatność, w którym rozliczanych jest mniej niż 70% środków dotychczas przekazanych, o ile wynika to z harmonogramu płatności zaakceptowanego przez IP / IW (IP2).
Harmonogram płatności oraz kary za niezłożenie wniosku zgodnie z harmonogramem Nr transzy Środki europejskie Dotacja celowa Okres za jaki składany jest wniosek Kwota planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia Kwota wydatków rzeczywiście rozliczonych Transza 1 40 800,00 7 200,00 Transza 2 25 500,00 4 500,00 01.04-30.06.2011 10 000,00 9 000,00 Transza 3 25 500,00 4 500,00 01.07-30.09.2011 25 000,00 19 000,00 Transza 4 8 500,00 1 500,00 01.10-31.12.2011 22 000,00 22 000,00
Wniosek beneficjenta o płatność nr 1: otrzymane dofinansowanie 48 000 zł. wniosek za okres kwiecień czerwiec 2011. wniosek rozlicza w ramach dofinansowania kwotę 35 000 zł. wniosek złożony (nadany) 10.07.2011. nie nalicza się odsetek wniosek złożony w terminie oraz rozliczona ponad 70% otrzymanych transz: 35 000 /48 000 = 72,9%. wypłacana jest kolejna transza w wysokości 30 000 zł.
Wniosek beneficjenta o płatność nr 2: otrzymane dofinansowanie 78 000 zł (48 000 + 30 000). wniosek za okres lipiec - wrzesień 2011. wniosek rozlicza w ramach dofinansowania kwotę 22 0000 zł wniosek złożony (nadany) 20.10.2011 nalicza się odsetki wniosek rozlicza 70% (35000+20000/ 78 000 = 73%) jednak złożony został po terminie. podstawę naliczenia stanowi kwota: 78 000 * 70% 35 000 = 19 600 zł. Wypłacana jest kolejna transza w kwocie 30 000,00.
Wniosek beneficjenta o płatność nr 3: otrzymane dofinansowanie łącznie 108 000 zł (48000,00+30000,00+30000,00) wniosek za okres: październik - grudzień 2011 wniosek rozlicza w ramach dofinansowania kwotę 20 000 zł wniosek złożony (nadany) 09.01.2012 nalicza się odsetki wniosek złożony w terminie jednak nie rozlicza min. 70% (108 000 * 70% = 75 600). odsetki naliczane od kwoty pozostającej do rozliczenia (tj.75600-35000 - 22000 20000 = 1 400 zł). nie jest wypłacana kolejna transza.
Najczęściej występujące błędy finansowe w realizacji projektów, w tym w wypełnianiu wniosku o płatność : Błędy w pkt 2 wniosku - odnoszenie się do nieodpowiedniego okresu realizacji projektu, odnoszenie się do nieodpowiedniego numeru działania, poddziałania, błędny numer umowy o dofinansowanie, błędne przenoszenie danych z Załącznika nr 1 do wniosku o płatność wartość wydatków; Błędy w tabeli w pkt 4 wniosku - wydatki niespójne z wnioskiem o dofinansowanie, błędne kwoty wydatków objętych pomocą publiczną, błędne kwoty w kolumnie 4 odnoszenie się do wydatków łącznie z obecnym okresem rozliczeniowym, nie uwzględnianie ostatnio zatwierdzonego wniosku, dane niezgodne z dotychczas zatwierdzonymi wnioskami, nie wykazywanie kosztów personelu;
Najczęściej występujące błędy finansowe w realizacji projektów - w tym w wypełnianiu wniosku o płatność: Błędy w tabeli w pkt 8 wniosku - źródła finansowania niezgodne z Załącznikiem nr 1 do wniosku o płatność, błędy w kolumnie pt. od początku realizacji - odnoszenie się do wydatków łącznie z obecnym okresem rozliczeniowym, nie uwzględnianie ostatnio zatwierdzonego wniosku; Błędy w tabeli w pkt 10 wniosku - błędne okresy rozliczeniowe, kwoty nie sumujące się na kwotę dofinansowania, nie stosowanie się do zasady rozliczania 70% wydatków raz na trzy miesiące; Błędy w Załączniku nr 1 do wniosku o płatność - brak dat zapłaty, brak wskazania dokumentów, na podstawie których rozliczana jest dana pozycja, zbyt lakoniczne opisywanie towarów i usług, wydatki spoza okresu, za jaki składany jest wniosek o płatność, błędna kwota brutto i netto wydatków związanych z wynagrodzeniami personelu;
Najczęściej występujące błędy finansowe w realizacji projektów, w tym w wypełnianiu wniosku o płatność: Błędy w Załączniku nr 1 - wykazywany podatek VAT- nie wykazywanie wydatków z różną stawką VAT w oddzielnych pozycjach; Błędne księgowanie wydatków na kontach niewyodrębnionych do projektu, w nieodpowiedniej wysokości, wykazywanie we wniosku o płatność błędnego numeru księgowego (niemożliwość przeprowadzenia ścieżki audytu w trakcie kontroli); Błędny opis dokumentacji księgowej na fakturach, rachunkach brak opisu/pieczęci dot. projektu, błędny opis na pieczęci;
Najczęściej występujące błędy finansowe w realizacji projektów, w tym w wypełnianiu wniosku o płatność: Dokonywanie przelewów z konta dotacji na wydatki niezwiązane z projektem; Przekazywanie środków niezwiązanych z projektem na konto wyodrębnione; Brak refundacji na konto wyodrębnione wydatków niekwalifikowanych, stwierdzonych korekt finansowych; Brak w trakcie kontroli projektu metodologii bądź błędna metodologia wyliczania kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem; Brak ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych do projektu.
Dziękuję za uwagę Warszawa, 25.03.2011 r.