ZARZĄDZENIE NR OR.0152-45/2010 BURMISTRZA BIAŁEJ z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia zasad przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Białej. Na podstawie art. 31 i 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) w związku z art. 4 ust. 5 i rozdziałem 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121 poz. 591 z późn. zm.) oraz art. 53 i 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1. Wprowadza się w życie instrukcję inwentaryzacyjną, która stanowi załącznik do zarządzenia. 2. 1. Zobowiązuje się kierowników referatów Urzędu Miejskiego w Białej do realizacji postanowień zawartych w Instrukcji oraz do zapoznania z jej treścią wszystkich podległych pracowników. 2. Zobowiązuję wszystkich pracowników Urzędu Miejskiego w Białej do przestrzegania ustaleń i procedur oraz wymogów zawartych w Instrukcji, stanowiącej załącznik do zarządzenia. 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikom referatów Urzędy Miejskiego w Białej, samodzielnym stanowiskom, Z-cy Burmistrza, Sekretarzowi Gminy oraz Skarbnikowi Gminy. 4. Traci moc zarządzenie Nr OR.0152-22/06 Burmistrza Białej z dnia 28 grudnia 2006 r. w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Urzędzie Miejskim w Białej. 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2011 r.
Załącznik Nr 1 do Instrukcji inwentaryzacyjnej Sposób, terminy i częstotliwość inwentaryzacji rocznej Termin inwentaryzacji Na ostatni dzień roku obrotowego Ostatni kwartał roku obrotowego do 15 dnia następnego roku Raz w ciągu dwóch lat Rodzaj składnika majątku 1) środki pieniężne w gotówce znajdujące się w jednostce, 2) papiery wartościowe (weksle, czeki obce, akcje, obligacje, bony itp.) w postaci zmaterializowanej, 3) papiery wartościowe (akcje, obligacje, bony itp.) w postaci zdematerializowanej 4) nie zużyte zapasy materiałów, towarów, które odpisano w koszty w momencie ich zakupu 1) znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się na terenie strzeżonym, lecz nie objęte ewidencją ilościowo-wartościową, zapasy: a) materiałów, b) towarów, c) środków trwałych (z wyjątkiem gruntów i trudno dostępnych oglądowi) znajdujących się na terenie niestrzeżonym, 2) maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą, znajdujące się na terenie nie strzeżonym, 3) składniki majątkowe objęte ewidencją ilościową, 4) składniki majątkowe będące własnością obcych jednostek. 1) Znajdujące się na terenie strzeżonym i objęte ewidencją ilościowo-wartościową zapasy materiałów, towarów, itp. 2) Środki trwałe o niskiej wartości, dla których prowadzona jest ewidencja ilościowa Metoda inwentaryzacji Spis z natury Spis z natury W drodze potwierdzenia sald lub weryfikacji poprzez porównanie danych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów Spis z natury Spis z natury Spis z natury 1
Raz w ciągu czterech lat Na ostatni dzień każdego roku obrotowego - z tym, że inwentaryzację można rozpocząć w ciągu IV kwartału i zakończyć do 15 stycznia roku następnego Termin inwentaryzacji Na ostatni dzień każdego roku obrotowego - z tym, że inwentaryzację można rozpocząć w ciągu IV kwartału i zakończyć do 15 stycznia roku następnego * Środki trwałe za wyjątkiem gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych, np. budowli podziemnych, instalacji itp.) oraz maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą, jeżeli znajdują się na terenie strzeżonym. 1) środki pieniężne na rachunkach bankowych w tym: kredyty, pożyczki, 2) należności od kontrahentów Rodzaj składnika majątku 1) grunty, 2) środki trwałe trudno dostępne oglądowi, 3) należności sporne i wątpliwe a także dochodzone na drodze sądowej, 4) należności i zobowiązania wobec pracowników, 5) należności i zobowiązania publicznoprawne, 6) inwestycje rozpoczęte, 7) wartości niematerialne i prawne, 8) rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne, 9) przychody przyszłych okresów, 10) fundusze własne, 11) fundusze specjalne, 12) rezerwy, 13) aktywa i pasywa ewidencjonowane na kontach pozabilansowych Spis z natury W drodze potwierdzenia sald Metoda inwentaryzacji W drodze weryfikacji poprzez porównanie danych w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z dokumentów * W szczególnie uzasadnionych przypadkach Burmistrz może zezwolić na przesunięcie zakończenia inwentaryzacji 2
Załącznik Nr 2 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej Wzór 2 ARKUSZ SPISU Z NATURY Str.... UNIWERSALNY Nr... RODZAJ INWENTARYZACJI... SPOSÓB PRZEPROWADZENIA......... (Nazwa i adres jednostki inwentaryzowanej) (Imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej) Skład komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego): Inne osoby obecne przy spisie: (Imię, nazwisko i stanowisko służbowe) (Imię, nazwisko i stanowisko służbowe).................. Spis rozpoczęto dnia... o godz.... zakończono dnia... o godz.... Lp KTM - symbol indeksu Nazwa (określenie) przedmiotu spisywanego J.m. Liczba stwierdzona Cena Wartość Uwagi 1 2 3 4 5 6 7 8 Wykonał: Skład komisji inwentaryzacyjnej...... (zespołu spisowego): (Imię i nazwisko) (podpis) Przewodniczący...... (Imię i nazwisko) (podpis) Członkowie:.................. Sprawdził:......
Załącznik Nr 3 do Instrukcji inwentaryzacyjnej Wzór 3 SPRAWOZDANIE OPISOWE Z PRZEBIEGU SPISU Z NATURY Zespół spisowy Nr... działający na podstawie zarządzenia... nr... z dnia... w składzie: 1) przewodniczący... 2) członek... 3) członek... 4) członek... wykonał w dniach... opisane w niniejszym sprawozdaniu czynności przy sporządzaniu spisu z natury w : a) nazwa obiektu i oznaczenie inwentaryzowanych pomieszczeń......... b) rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych...... c) osoba materialnie odpowiedzialna... 1. Składniki majątkowe spisane zostały na arkuszach spisu z natury: nr... liczba pozycji..., nr... liczba pozycji... 2. Spisu dokonano w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej... 3. W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń stwierdzono, że wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały ujęte w arkuszach spisu z natury, a stan pomieszczeń jest następujący: a) stan pomieszczenia i jego zabezpieczenie ( kraty, zamki, sygnalizacja )...... b) sposób przechowywania i zabezpieczania kluczy do pomieszczeń...... c) środki zabezpieczania przeciwpożarowego i ich stan...... d) ocena stanu składników majątkowych ( zbędne, nadmierne )...... 1
4. W czasie dokonywania spisu z natury stwierdzono następujące usterki i nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia, przechowywania, magazynowania i konserwacji majątku...... 5. W celu pełnego zabezpieczenia przechowywanego mienia potrzebne są następujące środki zabezpieczające:...... 7. W trakcie dokonywania spisu z natury zespół spisowy napotkał na następujące trudności:...... 8. Inne uwagi:............ dnia... Podpisy członków zespołu spisowego: Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej............ 2
Załącznik Nr 4 do Instrukcji inwentaryzacyjnej Wzór 4 Protokół z inwentaryzacji kasy przeprowadzonej w dniu w... (nazwa jednostki organizacyjnej- rodzaj kasy) Zespół spisowy działający na podstawie Zarządzenia nr... z dnia... w następującym składzie: 1) przewodniczący... 2) członek... 3) członek... 4) członek... w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej... w dniu... dokonał komisyjnego przeliczenia znajdujących się w kasie środków pieniężnych, druków ścisłego zarachowania dotyczących gospodarki kasowej tj. czeków gotówkowych, rozrachunkowych, dowodów kasa przyjmie KP oraz innych wartości pieniężnych. 1. Stan faktyczny środków pieniężnych zespół porównał z saldem raportu kasowego nr... zamkniętego w dniu.... 1) Stwierdzono następujący stan gotówki w kasie: a) banknoty: Nominał Ilość sztuk Kwota w zł (1x2) 1 2 3 200 100 50 20 10 Razem gotówka w banknotach b) bilon: Nominał Ilość sztuk Kwota (1x2) 1 2 3 5,00 2,00 1,00 0,50 0,20 0,10 0,05 0,02 0,01 Razem bilon 1
c) razem a + b... (słownie zł.......) d) saldo kasowe z raportu nr... z dnia... zł... e) nadwyżka niedobór... zł... f) wysokość pogotowia kasowego... zł... 2. Stwierdzono stan faktyczny innych składników majątkowych w kasie, a mianowicie: 1) Papiery wartościowe: Rodzaj papieru Wartość Uwagi 1 2 3 Weksle obce Bony oszczędnościowe Świadectwa depozytowe Gwarancje bankowe Blokady bankowe Gwarancje ubezpieczycieli Inne Razem wartość pieniężna 2) Druki ścisłego zarachowania: a) czeki gotówkowe......, b) kwitariusze przychodowe......, c) ostatni nr dowodu KW..., d) ostatni nr dowodu KP..., e) inne.... 3. Stwierdzone różnice między stanem faktycznym, a ewidencyjnym w odniesieniu do wartości pieniężnych wg wyjaśnienia osoby materialnie odpowiedzialnej Pani...wynikają z...... 4. Inne ustalenia Zespołu Spisowego: 1) uwagi dotyczące stanu zabezpieczenia kasy oraz pomieszczenia w którym znajduje się kasa......, 2) inne uwagi....... 2
5. W związku z ustaleniami zawartymi w tym protokole, osoba materialnie odpowiedzialna... zgodnie z załączonym oświadczeniem: 1) nie wnosi zastrzeżeń co do treści merytorycznej protokołu, członków zespołu spisowego oraz sposobu przeprowadzenia spisu,*) 2) wniosła zastrzeżenia.*). 6. Protokół niniejszy sporządzony został w 2 ( 3 przy inwentaryzacji zdawczo odbiorczej ) egzemplarzach, z których 1 pozostawiono w kasie. Podpisy zespołu spisowego: Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej............ *) niepotrzebne skreślić 3
... (Nazwa jednostki pieczęć) Załącznik Nr 5 do Instrukcji inwentaryzacyjnej Wzór 4 Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją Ja, niżej podpisany(na) jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone składniki majątkowe w... (nazwa i adres jednostki, numer pokoju) należące do...... oświadczam co następuje: (wymienić właściciela) 1. Wszystkie dowody rachunkowe przychodowe i rozchodowe, dotyczące prowadzonej jednostki, zostały wystawione i przekazane do księgowości jednostki oraz są ujęte w dokumentacji ewidencyjnej (księgach rachunkowych) według stanu na dzień..., natomiast dowody bieżące do czasu rozpoczęcia spisu, tj. do dnia... przekazałem /łam/ Przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 2. Żadnych innych dowodów przychodowych i rozchodowych oraz innych, mogących mieć wpływ na wyliczenia i wynik inwentaryzacji nie posiadam. 3. Wszystkie składniki majątkowe w tej placówce należą do jednostki z wyjątkiem:... które są własnością... 4. Stan zabezpieczenia powierzonego majątku jest...... (dokonać oceny) mam zastrzeżenia do...... (wymienić zastrzeżenia) 5. W okresie między inwentaryzacyjnym wystąpiły (nie wystąpiły) zdarzenia i okoliczności mające wpływ na wynik obecnej inwentaryzacji i wyliczenia. Należą do nich w szczególności:.......... (miejscowość i data) Sporządzono w 2-ch egz. 1. oryginał komórka księgowości, 2. kopia przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej
Załącznik Nr 6 do Instrukcji inwentaryzacyjnej Wzór 6... pieczątka jednostki PROTOKÓŁ WERYFIKACJI RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH 1. Komisja inwentaryzacyjna w składzie: 1)przewodniczący... 2) członek... 3) członek... 4) członek... na posiedzeniu w dniu..., dotyczącym spisu z natury w... (nazwa obiektu i oznaczenia pomieszczenia) przeprowadzonego w dniach... według stanu na dzień... dokonała rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych w... 2. Osobą materialnie odpowiedzialną jest... 3. Rozpatrzeniu podległy stwierdzone podczas spisu: ogółem niedobory... zł ogółem nadwyżki... zł różnice wartościowe... zł. 4. Komisja inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego i rozpatrzeniu wyjaśnienia osoby materialnie odpowiedzialnej proponuje powstałe różnice rozliczyć w sposób następujący: 1) Rozliczenie niedoborów: a) niedobory na kwotę... zł, uznać za niezawinione, mieszczące się w granicach norm ubytków naturalnych, spisać w koszty, b) dokonać kompensaty niedoborów z nadwyżkami w kwocie... zł, c) niedobory na kwotę... zł, uznać za zawinione obciążając ich równowartością osobę materialnie odpowiedzialną, d) ewentualne inne propozycje dotyczące rozliczenia różnic. 1
2) Rozliczanie nadwyżek: a) nadwyżki w kwocie... zł, uznać za spowodowane błędnymi pomiarami i o ich równowartość zmniejszyć koszty, b) dokonać kompensaty niedoborów z nadwyżkami na kwotę... zł, c) ewentualnie inne propozycje rozliczające nadwyżki. Załączniki. Podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej:... (data i podpis)... (data i podpis)... (data i podpis)... (data i podpis) Opinia głównego księgowego:... (data i podpis) Opinia radcy prawnego:... (data i podpis) Adnotacja j Komisji Inwentaryzacyjnej:............ (Podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej) 2
Wzór 7 Załącznik Nr 7 do Instrukcji inwentaryzacyjnej PROTOKÓŁ z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji sald wg stanu na dzień... 1. Niżej wymienieni pracownicy Referatu Finansowego dokonali inwentaryzacji drogą weryfikacji sald następujących aktywów i pasywów na dzień.... Lp Symbol konta Nazwa konta Stan konta Różnice 1 011 Środki trwałe 2 013 Pozostałe środki trwałe 3 015 Mienie zlikwidowanych jednostek 4 016 Dobra kultury 5 020 Wartości niematerialne i prawne 6 030 Długoterminowe aktywa finansowe 7 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie) 8 140 Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne 9 201 Rozrachunki z dostawcami 10 202 Rozrachunki z odbiorcami 11 220 Należności z tytułu prywatyzacji majątku 12 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych 13 225 Rozrachunki z budżetami 14 226 Długoterminowe należności budżetowe 15 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne 16 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 17 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami 18 240 Pozostałe rozrachunki... 19 241... 20 242... 21 24...... 22 290 Odpisy aktualizujące należności 23 300 Rozliczenie zakupu 24 310 Materiały 25 640 Rozlicznie międzyokresowe kosztów 26 800 Fundusze jednostki 27 840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów 28 851 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 29 853 Fundusze pozabudżetowe 30 855 Fundusz mienia zlikwidowanych jednostek 31 Przed Po weryfikacji weryfikacją Wn Ma Wn Ma Wn Ma 1
2. Wyżej wymienione salda aktywów i pasywów na dzień... uznaje się za prawidłowe, pod warunkiem wprowadzenia do ksiąg rachunkowych wyników weryfikacji. 3. Integralną część protokołu stanowią notatki służbowe będące załącznikami do niżej wymienionych pozycji: załącznik nr... do poz....; załącznik nr... do poz.... Weryfikacji dokonał zespół spisowy:... (imię i nazwisko)... (imię i nazwisko)... (imię i nazwisko) Główny księgowy... 2
... (Nazwa jednostki pieczęć) Wzór 8 Załącznik Nr 8 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej Protokół z rozliczenia wyników inwentaryzacji Komisja Inwentaryzacyjna w składzie: 1.... przewodniczący 2.... członek 3.... członek 4.... członek na posiedzeniu w dniu... dotyczącym inwentaryzacji w... w dniach... arkusze spisu z natury nr... dokonała następującego rozliczenia: a) nazwa obiektu..., b) rodzaj składników majątkowych:..., c) rozliczenie obejmuje okres od... do... I. Rozliczenie wyników inwentaryzacji: 1) Ustalony stan ewidencyjny: środków trwałych ( 011) wartość ogółem...zł środków trwałych w używaniu ( 013 ) wartość ogółem...zł 2) Ustalony stan wg spisu z natury: środków trwałych ( 011) wartość ogółem... zł środków trwałych w używaniu ( 013 ) wartość ogółem... zł II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji wg Zestawienia różnic inwetaryzacyjnych wartość: 1) niedobory ogółem...zł 2) nadwyżki ogółem...zł III. Komisja Inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego ustala co następuje: 1)... 2) Przyczyny powstania ww. niedoborów (nadwyżek) ocenia następująco:... 3) Zdaniem Komisji Inwentaryzacyjnej stwierdzone niedobory (nadwyżki) należy zakwalifikować jako: a) niezawinione i spisać w ciężar strat nadzwyczajnych,
b) zawinione, obciążyć ich wartością osoby materialnie odpowiedzialne jak niżej:......... (podpis przewodniczącego komisji) 1.... 2.... (podpisy członków komisji) Opinia radcy prawnego:............ (data) (podpis) Opinia głównego księgowego:............ (data) (podpis)
... (Nazwa jednostki pieczęć) Wzór 9 Załącznik Nr 9 do Instrukcji Inwentaryzacyjnej Decyzja kierownika jednostki w sprawie różnic inwentaryzacyjnych Zatwierdzam rozliczenie końcowe (ostateczne) sporządzone w dniu... przez... (nazwisko i imię oraz stanowisko pracy) dotyczące:... (nazwa i adres placówki) za okres od... do... i stanowiące wyliczenie powierzonego majątku u osoby (osób) materialnie odpowiedzialnej (-nych): 1.... 2.... (nazwiska, imiona i stanowiska pracy) zamykające się wynikiem: nadwyżka w kwocie... złotych niedobór w kwocie... złotych Po rozpatrzeniu całej dokumentacji inwentaryzacyjnej i księgowej oraz opinii i wniosków: 1. Komisji inwentaryzacyjnej, 2. Głównego księgowego, 3. Radcy prawnego, postanawiam: 1. Uznać niedobór w kwocie... zł jako: a) niezawiniony i spisać w straty nadzwyczajne b) zawiniony i obciążyć: 1).... kwotą niedoboru w wysokości...zł 2).... kwotą niedoboru w wysokości...zł 2. Uznać nadwyżkę w kwocie... zł jako niezawinioną (zawinioną)* i zaliczyć na zyski nadzwyczajne.
3. Uznać szkodę w mieniu w kwocie... zł w składnikach majątkowych spisanych jako... (niepełnowartościowe, uszkodzone, zepsute, zbędne, itp.) za niezawinione (zawinione)* i postąpić z nimi w sposób jak niżej:... W związku z dokonanym rozliczeniem postanawiam ponadto: 1.... 2.... 3.... (wymienić inne)... data...... (pieczęć i podpis kierownika jednostki) * niepotrzebne skreślić
Załącznik Nr 10 do instrukcji Inwentaryzacyjnej Wykaz osób odpowiedzialnych za wykonanie czynności inwentaryzacyjnych Do wykonania czynności inwentaryzacyjnych zobowiązane są określone służby, a mianowicie: I. Spis z natury Lp. 1. Rodzaj czynności Przygotowanie składników majątkowych do spisu. Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności Kierownik komórki podlegającej inwentaryzacji 2. Powołanie i przeszkolenie zespołów spisowych. Przygotowanie i doręczenie zarządzeń, formularzy, materiałów niezbędnych do spisu. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej, 3. Przeprowadzenie spisu z natury. Członkowie zespołów spisowych. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Kontrola prawidłowości spisów. Wycena i ustalenie wartości spisanych składników majątku oraz ustalenie różnic inwentaryzacyjnych Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic oraz postawienie wniosków co do sposobu ich rozliczenia. Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w przypadku uznania niedoborów za nie mieszczące się w granicach norm lub zawinione. Zaopiniowanie wniosków podkomisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic pod względem formalnym i rachunkowym. Uzyskanie zatwierdzenia wniosków przez kierownika jednostki. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej Skarbnik Gminy Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej Radca prawny Skarbnik Gminy Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej 1
Załącznik Nr 10 do instrukcji Inwentaryzacyjnej 10. 11. 12. Ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie. Ocena przydatności składników majątkowych objętych spisem, postawienie wniosków w sprawie Zagospodarowania zapasów zbędnych i nadmiernych oraz innych nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątku stwierdzonych w czasie spisu. Skarbnik Gminy Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej (na podstawie wniosków zespołów spisowych) II. Inwentaryzacja w drodze uzgodnień sald z kontrahentami Lp. 1. 2. 3. Rodzaj czynności Sporządzenie i wysłanie do kontrahenta zawiadomień o wysokości sald. Potwierdzenie wysokości sald wykazanych w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów lub wyjaśnienie rozbieżności. Ustalenie rozbieżności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności Skarbnik Gminy Skarbnik Gminy Skarbnik Gminy przy współpracy referatów merytorycznych III. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji sald Lp. 1. Rodzaj czynności Ustalenie stanu ewidencyjnego i porównanie z odpowiednimi dowodami. Osoby odpowiedzialne za wykonanie czynności Skarbnik Gminy, Kierownik referatu merytorycznego, samodzielny pracownik 2. Ustalenie nieprawidłowości, ich wyjaśnienie, rozliczenie i ujęcie w księgach rachunkowych. Skarbnik Gminy, Kierownik referatu merytorycznego, samodzielny pracownik 2
Załącznik do Zarządzenia Nr OR.0152-45/2010 Burmistrza Białej w sprawie ustalenia zasad przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Miejskim w Białej INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA I. Zasady ogólne II. Pojęcie, cel, zakres i rodzaje inwentaryzacji III. Komisja, zespoły spisowe IV. Sposoby/metody inwentaryzacji V. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury VI. Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald VII. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji sald VIII. Sprawozdawczość IX. Postanowienia końcowe Rozdział I Zasady ogólne 1. Instrukcja inwentaryzacyjna została opracowana na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości. 2. Podstawowym celem instrukcji inwentaryzacyjnej jest określenie zasad, trybu i metod przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Urzędzie Miejskim w Białej. 3. 1. Urząd Miejski w Białej przeprowadza na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów i pasywów. 2. Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji określa ustawa o rachunkowości. Terminy i częstotliwość przedstawia tabela stanowiąca załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji. 3. Przez teren strzeżony rozumie się teren zakładu pracy, jako obiekt lub pomieszczenia z odpowiednią ochroną, zainstalowanym systemem alarmowym lub teren odizolowany ogrodzeniem, zamykany bądź chroniony w inny sposób np. przez firmę ochrony mienia lub dozorcę oraz ma miejsce kontrola przepływu rzeczowych składników majątku przez bramę i kontrola ta jest odpowiednio dokumentowana. 4. Zaniechanie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji lub dokonanie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami o rachunkowości jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. 1
Rozdział II Pojęcie, cel, zakres i rodzaje inwentaryzacji 4. 1. Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. 2. Inwentaryzację przeprowadza się w oparciu o trzy podstawowe zasady: 1) kompletności oznaczającej, że każdy składnik majątku wymaga ujęcia w dokumentacji inwentaryzacyjnej, 2) porównywalności rozumianej w ten sposób, że stan składników majątkowych, ustalony w trakcie inwentaryzacji na określoną datę, powinien być możliwy do porównania ze stanem wynikającym z ewidencji, 3) jednokrotności oznaczającej, że fizycznie istniejący składnik majątkowy może być wykazany w dokumentacji inwentaryzacyjnej wyłącznie jeden raz. 5. Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: 1) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych, 2) rozliczenie osób, którym powierzono mienie jednostki, 3) dokonanie oceny gospodarczej przydatności inwentaryzowanych składników majątku jednostki, 4) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki. 6. Inwentaryzacją obejmuje się: 1) aktywa i pasywa znajdujące się w ewidencji księgowej oraz te, które powinny być w niej ujęte, 2) składniki majątkowe ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej, 3) obce składniki majątkowe. 7. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie inwentaryzacji okresowej lub inwentaryzacji doraźnej. 8. Inwentaryzację okresową przeprowadza się zgodnie z terminami i częstotliwością inwentaryzacji określoną w 3 ust.2 Instrukcji. 9. 1. Inwentaryzację doraźną przeprowadza się w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniającej jej przeprowadzenie, tj.: zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, zaistnienia zdarzeń losowych (pożar, kradzież) oraz w wyniku zarządzenia organów kontroli skarbowej, podatkowej, itp. 2. Polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji doraźnej wydaje Burmistrz Białej lub osoba przez niego upoważniona. 3. Inwentaryzację doraźną należy przeprowadzić metodą spisu z natury. 4. Jeżeli inwentaryzacja doraźna dotyczy nieruchomości zaliczanych do środków trwałych, inwestycji oraz innych środków trwałych, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym to inwentaryzację taką można uznać za 2
inwentaryzację okresową środków trwałych (zgodną z ustawą o rachunkowości) jeżeli spełnione są warunki: a) przeprowadzono inwentaryzację poszczególnych kategorii składników majątkowych metodami wskazanymi w ustawie o rachunkowości oraz niniejszą instrukcją, b) objęto inwentaryzacją wszystkie środki trwałe, c) prawidłowo udokumentowano wyniki inwentaryzacji i rozliczono je w księgach rachunkowych. 5. Jeżeli inwentaryzacja doraźna dotyczy tylko części środków trwałych inwentaryzację przeprowadza komisja, o której mowa w 10 ust. 1 pkt 3, bez konieczności powołania zespołów spisowych. Rozdział III Komisja, zespoły spisowe 10. 1. W celu sprawnego, terminowego i prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji powołuje się Komisję Inwentaryzacyjną: 1) w składzie nie mniej niż 2 osoby komisja stała do przeprowadzenia na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzacji aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic; 2) w składzie nie mniej niż 3 osoby komisja powoływana każdorazowo do przeprowadzenia inwentaryzacji przeprowadzanej co 4 lub 2 lata, 3) w składzie nie mniej niż 2 osoby komisja powoływana każdorazowo do przeprowadzenia inwentaryzacji doraźnej, 4) w składzie obejmującym osoby materialnie odpowiedzialne komisja stała do przeprowadzenia inwentaryzacji nieruchomości (porównania danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości). 2. Powołanie komisji inwentaryzacyjnej następuje na wniosek Skarbnika Gminy na podstawie zarządzenia Burmistrza Białej. 3. Burmistrz Białej jako kierownik Urzędu Miejskiego w Białej wyznacza Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, o której mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 spośród pracowników na stanowiskach kierowniczych, który odpowiada za rzetelne przeprowadzenie inwentaryzacji. 4. Do Komisji Inwentaryzacyjnej nie mogą być powołane: Skarbnik Gminy, osoby prowadzące ewidencję inwentaryzowanych składników. 11. Do obowiązków Komisji Inwentaryzacyjnej należy w szczególności: 1) zabezpieczenie sprawnego przebiegu inwentaryzacji, 2) ustalenie harmonogramu i zakresu spisu z natury, 3) powoływanie zespołów spisowych, 4) dokonywanie podziału terenu Urzędu Miejskiego w Białej na pola spisowe, 3
5) przeszkolenie członków zespołów spisowych biorących udział w spisie z natury, 6) przygotowanie dokumentacji przebiegu i rozliczenie inwentaryzacji, 7) gospodarowanie arkuszami spisu z natury, 8) nadzór nad kontrolą pracy zespołów spisowych, 9) bezzwłoczne powiadamianie Burmistrza Białej o wszelkich zagrożeniach wykonania planu inwentaryzacji i stwierdzonych nieprawidłowościach w gospodarce składnikami majątku, zwłaszcza sprzyjających jego marnotrawstwu, zniszczeniu lub zagarnięciu, 10) przyjmowanie i analiza sprawozdań z przebiegu inwentaryzacji od zespołów spisowych, 11) ustalanie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i przedkładanie wniosków w sprawie ich rozliczenia, 12) sporządzanie sprawozdań z przebiegu inwentaryzacji i przedstawienie wyników spisu wraz z wnioskami poinwentaryzacyjnymi, 13) protokólarne rozliczenie druków ścisłego zarachowania, jakimi są arkusze spisu z natury. 12. 1. Inwentaryzacji składników aktywów i pasywów Urzędu Miejskiego w Białej dokonują zespoły spisowe. Spis z natury majątku znajdującego się w magazynach odbywa się w obecności osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone składniki majątku. 2. Zespoły spisowe do inwentaryzacji aktywów i pasywów ujętych w księgach rachunkowych prowadzonych w Referacie Finansowym oraz majątku znajdującego się w ewidencji ilościowej, pozaksięgowej prowadzonej przez Referat Finansowy powołuje na wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej Burmistrz Białej w drodze zarządzenia. 3. Do przeprowadzenia inwentaryzacji dokonywanej na ostatni dzień roku kalendarzowego powołuje (na wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, o której mowa w 10 ust. 1 pkt 1) się stałe zespoły spisowe. Powołanie komisji następuje w drodze zarządzenia Burmistrza. 13. 1. Inwentaryzacji składników majątku wyznaczonych polem spisowym dokonują zespoły spisowe powołane zgodnie z 12 Instrukcji. 2. Powołanie zespołów spisowych, o których mowa w 12 ust. 2 powinno nastąpić nie później niż na 14 dni przed wyznaczoną datą spisu. 3. W skład zespołu spisowego nie mogą być powołane osoby: materialnie odpowiedzialne za stan objętych spisem składników majątku, prowadzące ewidencję księgową składników majątkowych podlegających spisowi z natury, które nie zapewniają bezstronności spisu. 14. Do obowiązków zespołu spisowego należy w szczególności: 1) zapoznanie się z obowiązującą instrukcją inwentaryzacyjną oraz udział w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym, o którym mowa w 18 ust.2 niniejszej instrukcji, 2) pobranie arkuszy spisu z natury przed rozpoczęciem spisu, 3) pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń, 4) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie i na wyznaczonym polu spisowym, 5) ustalenie rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku oraz ujęcie ustalonej ilości w arkuszach spisu z natury, 6) terminowe przekazanie protokółu z inwentaryzacji wraz z wypełnionymi arkuszami spisu z natury przewodniczącemu podkomisji inwentaryzacyjnej oraz pisemnych informacji o stwierdzonych w toku czynności spisowych wszelkich nieprawidłowościach, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub kradzieżą. 4
Rozdział IV Sposoby/metody inwentaryzacji 15. Inwentaryzację przeprowadza się w drodze: 1) spisu z natury: a) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych w kasie (w tym: czeków i weksli obcych, itd.), b) papierów wartościowych (akcji, obligacji, bonów skarbowych w postaci zmaterializowanej i innych), c) rzeczowych składników majątku obrotowego (materiałów), d) środków trwałych, z wyjątkiem gruntów i trudno dostępnych oglądowi, e) maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą (środki trwałe w budowie), f) znajdujących się w Urzędzie Miejskim w Białej składników majątkowych ujętych wyłącznie w ewidencji ilościowej, g) znajdujących się w Urzędzie Miejskim w Białej składników majątkowych będących własnością innych jednostek, h) całkowicie umorzonych składników majątkowych aż do czasu ich likwidacji; 2) uzgodnienia sald poprzez uzyskanie od kontrahentów Urzędu pisemnej informacji o stanie: a) środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, b) kredytów bankowych i pożyczek (w tym pożyczek udzielonych), c) wyemitowanych obligacji, d) posiadanych akcji i udziałów w spółkach, e) należności, z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, rozrachunków z pracownikami i z tytułów publicznoprawnych, f) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych, g) posiadanych bonów skarbowych i obligacji (w postaci zdematerializowanej); 3) porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości następujących składników majątku: a) gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych, b) inwestycji rozpoczętych (środków trwałych w budowie) z wyjątkiem maszyn i urządzeń, jeżeli przypada obowiązek ich spisania z natury, c) wartości niematerialnych i prawnych, d) należności spornych i wątpliwych, e) rozrachunków z pracownikami, f) rozrachunków publicznoprawnych, g) należności i zobowiązań, które nie zostały potwierdzone przez kontrahentów, h) funduszy i kapitałów, i) rezerw i przychodów przyszłych okresów, j) odpisów aktualizujących należności a także rzeczowych oraz finansowych składników majątkowych, k) stanów składników majątkowych, które w danym roku obrotowym nie są objęte obowiązkiem spisu z natury, np.: środki trwałe oraz zapasy objęte ewidencją ilościowowartościową znajdujące się na terenie strzeżonym, l) innych aktywów i pasywów, które nie podlegają spisowi z natury i uzgodnieniu sald. 4) nieruchomości, w tym grunty poprzez porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiedniego gminnego i powiatowego zasobu nieruchomości, 5
16. 1. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. 2. Stwierdzone w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy ująć i rozliczyć w księgach rachunkowych według zasad ustalonych w polityce rachunkowości Urzędu Miejskiego w Białej. 3. Dokumentację inwentaryzacyjną należy przechowywać i chronić w sposób określony w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miejskim w Białej. Rozdział V Inwentaryzacja w drodze spisu z natury 17. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na: 1) ustaleniu rzeczywistej ilości poszczególnych składników majątku określonych w 15 ust.1 pkt. 1 Instrukcji, poprzez ich przeliczenie, zważenie, zmierzenie oraz ujęciu ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury, 2) kontroli prawidłowości spisu, 3) ocenie przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem oraz postawieniu umotywowanych wniosków dotyczących zagospodarowania zapasów zbędnych i nadmiernych, 4) usunięciu nieprawidłowości w przechowywaniu zapasów oraz wszelkich innych nieprawidłowości stwierdzonych w czasie spisu w gospodarce składnikami majątku, 5) wycenę i ustalenie wartości spisanych z natury składników majątku, 6) porównaniu wartości wycenionego spisu z danymi z ksiąg rachunkowych, 7) ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnieniu przyczyn ich powstania oraz postawieniu umotywowanych wniosków, co do sposobu ich rozliczenia, 8) ujęciu w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczeniu. 18. 1. Spisu z natury dokonują zespoły spisowe składające się przynajmniej z 2 osób. 2. Przed rozpoczęciem spisu osoby wymienione w ust. 1 biorą udział w szkoleniu, które przeprowadzi przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, dla omówienia: 1) daty rozpoczęcia i zakończenia spisu, 2) podziału jednostki na pola spisowe oraz sposobu oznaczenia ich granic, jeśli zachodzi taka konieczność, 3) zasad dokonywania spisu i dokumentowania jego wyników, 4) zasad inwentaryzacji składników, których stan ustala się w drodze szacunku, 5) przypadków, w których spisujący otrzymują pomoc techniczną przy spisie (sprzęt, odzież ochronna), 6) uprawnień zespołów spisujących, kontrolerów i osób odpowiedzialnych, 3. W czasie szkolenia jego uczestnicy powinni zgłosić wszelkie wątpliwości i sprawy, wymagające wyjaśnienia lub uściślenia. 19. 1. Spis z natury majątku znajdującego się w magazynach przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku objęte spisem lub osoby przez nią pisemnie upoważnionej. 6
2. Jeżeli w spisie z natury nie może z ważnego powodu uczestniczyć osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważniła do tego na piśmie innej osoby, spis z natury może być przeprowadzony przez co najmniej 3-osobową komisję wyznaczoną przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. 3. Wynik spisu z natury należy ująć w arkuszach spisu z natury. 4. Zespół spisowy przed rozpoczęciem spisu z natury: 1) pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej za inwentaryzowane składniki majątku pisemne oświadczenie o ujęciu w ewidencji magazynowej/inwentarzowej wszystkich dowodów przychodu i rozchodu oraz o uzgodnieniu stanu ewidencji magazynowej/inwentarzowej z ewidencją księgową, 2) sprawdza stan zabezpieczenia spisywanych składników majątkowych przed niekontrolowanym ruchem osób niezwiązanych z czynnościami spisowymi. 20. 1. Rzeczywistą ilość spisanych z natury pieniężnych i rzeczowych składników majątku ustala się przez przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. 2. Stan pieniężnych i rzeczowych składników majątku przechowywanych w opakowaniu może być określony przez przeliczenie opakowań z uwzględnieniem ich zawartości, pod warunkiem, że opakowanie znajduje się w stanie nienaruszonym oraz, że ilość i rodzaj składników znajdujących się w opakowaniu zostały wyrywkowo sprawdzone w toku spisu, lub wynikają z rodzaju opakowania stosowanego jako typowe w obrocie danym składnikiem majątku. 3. Ilość rzeczowych składników majątku trudnych do dokładnego zmierzenia, a zajmujących wiele miejsca, określa się na podstawie obliczeń technicznych lub szacunków. Obliczenia techniczne lub szacunki powinny być uwidocznione na arkuszu spisu lub w specjalnym załączniku do arkusza spisu. 4. Spis środków pieniężnych w kasie polega na ustaleniu ich stanu rzeczywistego (wartości nominalnej), porównaniu go ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. 1) Przelicza się wszystkie wartości pieniężne znajdujące się w kasie oraz druki ścisłego zarachowania. 2) Środki pieniężne krajowe wycenia się według wartości nominalnej, natomiast środki pieniężne wyrażone w walucie obcej wycenia się : a) w ciągu roku obrotowego po kursie kupna lub sprzedaży banku, z którego usług jednostka korzysta, b) na dzień bilansowy, zgodnie z przyjętymi zasadami, które zostały określone w zarządzeniu Burmistrza Białej w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Miejskim w Białej. 5. Spis druków ścisłego zarachowania polega na ustaleniu ich stanu rzeczywistego, porównania go ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnieniu ewentualnych różnic. 6. Technika spisu z natury środków trwałych polega na stwierdzeniu, że faktycznie istnieją, ustaleniu ich liczby oraz sprawdzeniu oznaczenia numeru inwentarzowego. 7. Zespoły spisowe nie mogą być informowane o ilości inwentaryzowanych składników majątku wynikającej z ewidencji. 8. W czasie spisu zespoły spisowe nie mogą korzystać z komputerowo przygotowanych arkuszy spisu z natury, w których są podane asortymenty, symbole i ilości oraz ceny i ograniczyć swojej pracy jedynie do potwierdzenia wpisanych ilości. Ten sposób jest niewłaściwy i niezgodny z zasadą rzetelnego przeprowadzenia spisu z natury. 7
21. 1. Składniki majątku objęte spisem z natury (znajdujące się na określonym polu spisowym) nie mogą być wydawane lub przyjmowane w czasie przeprowadzania spisu. 2. Wydanie lub przyjęcie może być jednak dokonane, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia normalnej działalności jednostki, pod warunkiem, że zostanie o tym powiadomiony zespół spisowy, a przyjęcie lub wydanie składników majątku nastąpi na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania zapewniających odpowiednie ich ujęcie w księgach rachunkowych. 22. 1. Wpis do arkuszy spisu powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu. 2. Arkusze spisu z natury sporządza się w 2 egzemplarzach z tego: 1) pierwszy egzemplarz dla księgowości za pośrednictwem przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, 2) drugi egzemplarz dla osoby materialnie odpowiedzialnej. 3. Arkusz spisowy sporządza się w 3 egzemplarzach przy inwentaryzacji zdawczo odbiorczej. 4. Jeżeli spis z natury składników majątku nie może być przeprowadzony w dniu, na który przypada termin inwentaryzacji, w danych spisu z natury należy uwzględnić udokumentowane przychody i rozchody, dokonane w okresie między terminem inwentaryzacji składników majątku a dniem spisu. 5. Arkusze spisu, na których ujęto wyniki inwentaryzacji, powinny zawierać co najmniej: 1) nazwę jednostki (nadruk lub odciśnięcie stempla zawierającego nazwę jednostki), 2) numer kolejny arkusza spisu oraz oznaczenie uniemożliwiające ich zamianę, np. podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub osoby upoważnionej, 3) określenie metody inwentaryzacji, 4) nazwę lub numer pola spisowego oraz określenie magazynu, 5) datę spisu z natury, a jeżeli jest to niezbędne dla rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za spisywany składnik majątku, również godziny jego spisywania, 6) termin przeprowadzania inwentaryzacji, jeżeli różni się on od daty spisu z natury, 7) numer kolejny pozycji arkusza spisu, 8) szczegółowe określenie składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący, np. numer inwentarzowy, numer symbolu indeksu, itp., 9) jednostkę miary, 10) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury, 11) cenę za jednostkę miary i wartość wynikającą z przemnożenia ilości składnika majątku stwierdzonej w czasie spisu z natury przez cenę jednostkową, 12) imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składników majątku oraz jej podpis złożony na dowód nie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń spisu z natury; w razie stosowania wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie nazwiska i podpisy osób współodpowiedzialnych, uczestniczących w spisie. 6. Do arkuszy spisu mają zastosowanie przepisy ustawy o rachunkowości dotyczące dowodów księgowych. 8
7. Wynik spisu ujmuje się w arkuszu spisu w sposób trwały długopisem, cienkopisem, pismem maszynowym lub komputerowo. 8. W arkuszach spisu z natury niedopuszczalne jest: 1) pozostawianie niewypełnionych wierszy (zakreskowuje się puste rubryki), 2) korygowanie błędnych zapisów przez zamazywanie, wycieranie lub przerabianie dokonanych zapisów. 9. Poprawianie błędnego zapisu wprowadza się wyłącznie z zachowaniem zasad określonych w ustawie o rachunkowości, tzn. przez skreślenie błędnego zapisu i wpisanie poprawnego z zachowaniem czytelności treści pierwotnej. Przy każdym poprawionym zapisie powinien być podpis członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej wraz z datą korekty. 10. Arkusze spisu z chwilą ich ponumerowania traktuje się jako druki ścisłego zarachowania, objęte ilościową kontrolą zużycia. Ponumerowanie arkuszy spisu oraz oznaczenie w sposób uniemożliwiający ich zamianę powinno nastąpić przed wydaniem arkuszy spisu członkom zespołów spisowych. Za prawidłowe rozliczenie się z otrzymanych przez zespoły spisowe arkuszy spisu odpowiada przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. 11. Arkusze spisu należy wypełnić w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsc przechowywania i według osób materialnie odpowiedzialnych, a także wyodrębnienie składników własnych i obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i uszkodzone, zepsute lub takie, których wartość na skutek długotrwałego przechowywania albo z innych powodów uległa zmniejszeniu, nie dotyczy to jednak składników majątku zużywających się stopniowo (środki trwałe). 12. W odrębnych arkuszach spisowych, odpowiednio oznaczonych, rejestruje się wyniki spisu składników majątkowych: 1) P pełnowartościowych: 2) N nieprzydatnych dla jednostki (uszkodzonych, zniszczonych, przeterminowanych), 3) O stanowiących obcą własność. 13. Oznaczenia określone w ust.11 zamieszcza się w nagłówku arkusza spisu. 14. Jeżeli część składnika, o tym samym symbolu i nazwie jest pełnowartościowa a część nie, to składniki niepełnowartościowe ujmuje się jako oddzielną pozycję w arkuszu N. W arkuszu P pozycji, w której z zapasu ogółem danego składnika wyłączono jego część niepełnowartościową w kolumnie uwagi zamieszcza się numer i pozycje arkusza N, w której składnik figuruje. 15. Przy wypełnianiu arkuszy spisu stosuje się nazwy i inne szczegółowe określenia składników majątku przyjęte w indeksie materiałów, wyrobów, towarów itp., a w razie braku indeksu używane w księgowości; również ilości powinny być wyrażone w tych samych jednostkach miar, w jakich są ujmowane w ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej. 16. Każda strona spisu z natury powinna być podpisana przez członków zespołu spisowego a w przypadku spisu z natury majątku znajdującego się w magazynach również przez osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie. 23. 1. Dla zapewnienia rzetelności i prawidłowości spisu z natury przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub osoba przez niego wyznaczona może dokonać wyrywkowej kontroli spisu. 2. W toku kontroli należy zbadać, czy zespoły spisowe działają zgodnie z przepisami o prowadzeniu inwentaryzacji, a zwłaszcza czy zapewniono kompletność spisu z natury, oraz czy prawidłowo zostały wypełnione arkusze spisu. 9
3. Wyrywkową kontrolą należy objąć również ustalenie ilości składników majątku zawartych w opakowaniach. 4. Na arkuszu spisu kontrolujący oznacza swym podpisem pozycje, które zostały skontrolowane. 5. Z wyników kontroli sporządza się protokół. 6. W razie stwierdzenia w toku kontroli lub w późniejszym terminie, że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, kierownik jednostki jest obowiązany zarządzić ponownie przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury. 24. 1. Po zakończeniu spisu z natury i dokonaniu ostatniego zapisu w arkuszach spisu z natury zespół spisowy powinien zamieścić na tym arkuszu adnotację o następującej treści: Spis zakończono na pozycji..., z wyjątkiem. 2. Prawidłowo wypełnione arkusze spisu z natury podpisują członkowie zespołu spisowego oraz osoba materialnie odpowiedzialna. 3. Zespół spisowy po zakończeniu czynności spisowych: 1) sporządza pisemne sprawozdanie o przebiegu spisu z natury, 2) przekazuje wszystkie arkusze spisu z natury, zarówno te wypełnione jak i niewykorzystane a także anulowane wraz z dokumentami, przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 4. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności przekazuje je odpowiednio Referatu Finansowego w celu dokonania ich wyceny i ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. 25. 1. Na arkuszach spisu dokonuje się wyceny składników majątku oraz ustala łączną ich wartości. Można jednak: 1) nie dokonywać wyceny składników majątku bezpośrednio na arkuszach spisu, jeżeli w zbiorczych zestawieniach arkuszy spisu ujęte będą wszystkie spisane składniki majątku z określeniem ich ilości, ceny i wartości; 2) zaniechać wyceny akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych oraz rzeczowych składników majątku na arkuszach spisu, jeżeli składniki te są ujęte w urządzeniu ewidencyjnym zawierającym informację o ich ilości i wartości w dniu, na który przypadł termin inwentaryzacji, a więc umożliwiającym ustalenie również wartościowych różnic inwentaryzacyjnych. 2. Przy wycenie spisanych składników majątku stosuje się zasady określone w ustawie o rachunkowości. 3. Jeżeli stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury różni się od stanu ewidencyjnego wynikającego z ksiąg rachunkowych powstaje: 1) niedobór inwentaryzowanych składników majątku gdy stan rzeczywisty składników ustalony na podstawie spisu jest niższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych; 2) nadwyżka inwentaryzowanych składników majątku gdy stan rzeczywisty składników ustalony na podstawie spisu jest wyższy od stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych 4. Różnice inwentaryzacyjne w postaci nadwyżki lub niedoboru określa się w zależności od metod ewidencji: ilościowo i wartościowo lub tylko wartościowo i ujmuje się w zestawieniach różnic sporządzonych w sposób umożliwiający: 1) ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z jej podziałem według poszczególnych kont syntetycznych przewidzianych w planie kont oraz według osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych), 10
2) powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy spisu lub pozycjami ich zbiorczych zestawień wykazującymi różnice. 5. Dla składników majątku objętych bieżąco wyłącznie ewidencją wartościową ustala się jedynie wartościową różnicę inwentaryzacyjną - niedobór lub nadwyżkę - przez porównanie ogólnej wartości składników majątku wynikającej ze spisu z natury z ich wartością wynikającą z ksiąg rachunkowych. 6. Wyniki wyceny i rozliczenia spisu z natury w formie zestawień różnic inwentaryzacyjnych przekazywane są przez Skarbnika Gminy, przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 26. 1. W celu ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przeprowadza postępowanie weryfikacyjne. 2. W trakcie prac weryfikacyjnych komisja inwentaryzacyjna ma prawo żądać od osoby materialnie odpowiedzialnej złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych. 3. Przyczynami powstałych różnic mogą być: 1) niewłaściwe zapisy w ewidencji księgowej, 2) brak księgowań protokołów zniszczeń czy likwidacji środka, 3) pomyłki w ilościach spisanych składników majątku w czasie spisu, 4) pomyłki w ewidencji magazynowej, 5) inne. 4. Komisja inwentaryzacyjna przy weryfikacji różnic może korzystać z pomocy rzeczoznawców z danej dziedziny, pracowników Urzędu Miejskiego w Białej. 5. Różnice inwentaryzacyjne, ujawnione w czasie inwentaryzacji, w zależności od przyczyn ich powstania rozlicza się w księgach rachunkowych jako: 1) niedobory lub nadwyżki pozorne, 2) ubytki mieszczące się w granicach norm i limitów na ubytki naturalne, 3) niedobory i nadwyżki podlegające kompensacie (powstałe w podobnych asortymentach, ujawnione w czasie tego samego spisu, dotyczące tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej), 4) niedobory niezawinione (p. ubytki spowodowane zdarzeniami losowymi, na które osoba materialnie odpowiedzialna nie miała wpływu), 5) niedobory zawinione będące następstwem zaniedbań lub niedopełnieniem obowiązków osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie. 6. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne mogą być kompensowane, jeżeli odpowiadają jednocześnie wszystkim następującym warunkom: 1) zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury, 2) dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej lub jednego zespołu pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność materialną za powierzone mienie, 3) zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku lub dotyczą składników majątku w podobnych opakowaniach, co może uzasadnić możliwość omyłek. 7. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżek i niższą cenę składników majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne. 8. Zasad określonych w ust.7 nie stosuje się do niedoborów i nadwyżek akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych oraz środków trwałych. 11