Załącznik nr 3 do siwz Projekt Umowa nr... zawarta w dniu... r. w Krakowie pomiędzy: Pocztą Polską Spółką Akcyjną z siedzibą w Warszawie, ul. Rakowiecka 26, 00-940 Warszawa, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, Wydział XIII Gospodarczy pod Nr 0000334972, NIP 525-000-73-13, Regon 010684960, kapitał zakładowy: 774.140.000 zł, w całości wpłacony, w ramach której działa Centrum Infrastruktury Oddział Regionalny z siedzibą w Krakowie przy ul. Westerplatte 20, 31-045 Kraków, zwaną w treści umowy Zamawiającym reprezentowaną przez: 1) Dyrektora Oddziału Regionalnego Centrum Infrastruktury w Krakowie Aleksandra Grabowskiego. 2) Kierownika Działu Sprawozdawczości Windykacyjnej w Krakowie Joannę Domagałę. 3) Dyrektora Centrum Logistyki Oddział Regionalny w Krakowie Tadeusza Gąsiora. a (nazwa lub imię i nazwisko kontrahenta; adres siedziby lub miejsca zamieszkania; NIP, nazwa organu rejestrującego oraz numer KRS lub wpisu do centralnej ewidencji informacji o działalności gospodarczej w przypadku przedsiębiorcy, ewentualnie inne dane identyfikujące kontrahenta) zwaną/zwanym * w treści umowy Wykonawcą reprezentowaną/reprezentowanym* przez: 1)... 2)... Wykonawca oświadcza, Ŝe na dzień zawarcia niniejszej umowy nie uległy zmianie dane, które miałyby wpływ na waŝność niniejszej umowy i są zgodne z dokumentami przedstawionymi na okoliczność jej zawarcia. Niniejsza umowa zostaje zawarta w wyniku wyboru Wykonawcy w postępowaniu prowadzonym w trybie Przetargu nieograniczonego, realizowanego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759)
1 Przedmiot umowy 1. Wykonawca oświadcza, Ŝe zgodnie z przedmiotem działania posiada uprawnienia do świadczenia usług objętych niniejszą umową. 2. Wykonawca zobowiązuje się oddać do dyspozycji i korzystania przez Zamawiającego pojazdy określone w załączniku nr 1 do umowy spełniające parametry określone w zał. nr 3, które posiadają aktualne, badania techniczne, oraz wymagane przez właściwe przepisy dokumenty rejestrowe i ubezpieczeniowe, a takŝe oświadcza, Ŝe pojazdy będące przedmiotem umowy są wolne od wad fizycznych i prawnych. 3. Zamawiający przyjmuje w najem pojazdy określone w załączniku nr 1 do niniejszej umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć do Centrum Logistyki Oddział Regionalny w Krakowie, ul. Cystersów 21, 31-553 Kraków pojazdy określone w zał. nr 1 będące przedmiotem umowy w terminie do 30 dni od daty podpisania umowy. 5. Do obowiązków Wykonawcy naleŝy: 1) podstawienie pojazdów w miejsce i w terminie wskazanym w ust. 4, 2) zawieranie umów pełnego zakresu ubezpieczenia AC (obejmującego pojazdy), OC, NNW bez udziału własnego Zamawiającego, 3) zabezpieczenie pełnego postępowania przy likwidacji szkód, 4) obsługa techniczna pojazdów poprzez organizację napraw, przeglądów technicznych, przeglądów gwarancyjnych i pogwarancyjnych wraz z ich kosztami, 5) holowanie pojazdu, 6) monitorowanie, sygnalizowanie i koordynowanie terminów przeglądów, 7) dostarczanie Zamawiającemu ogólnych warunków ubezpieczenia wydanych przez Ubezpieczyciela. 6. Wykonawca ponosi koszty realizacji obowiązków określonych w ust. 5. 7. Zamawiający pokrywa w całości koszty: paliwa, uszlachetniaczy do paliwa, płynu do spryskiwaczy, piór wycieraczek, utrzymania pojazdów w czystości, oleju dolewanego między przeglądami, naprawy ogumienia oraz wymiany ogumienia wskutek uszkodzeń nie związanych z ich normalnym zuŝyciem, uzupełnienia lub wymiany kołpaków, oznakowania pojazdów i jego usunięcia po zakończeniu umowy oraz wszelkie opłaty związane z korzystaniem z dróg. 8. W kaŝdym przypadku przestoju spowodowanego niesprawnością pojazdu, której nie moŝna usunąć w czasie krótszym niŝ 24 godziny, Wykonawca ma obowiązek podstawienia na swój koszt, pojazdu zastępczego. Za czas kaŝdego przestoju Zamawiający nie zapłaci wynagrodzenia Wykonawcy. Wynagrodzenie miesięczne Wykonawcy pomniejsza się o kwotę stanowiącą równowartość iloczynu 1/30 miesięcznego wynagrodzenia oraz liczby dni przestoju. 9. Zamawiający zobowiązany jest na bieŝąco przekazywać Wykonawcy niezbędne informacje o niesprawnościach pojazdu przekraczających termin określony w ust. 8. Zgłoszenie 2
niesprawności pojazdu odbywać się będzie: drogą elektroniczną (za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na adres:..), faksem na nr... JeŜeli przestój pojazdu spowodowany niesprawnością przekroczy 24 godziny Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu w następnym dniu pojazdu zastępczego o nie gorszych parametrach na czas naprawy. Obowiązek dostarczenia pojazdu zastępczego nie dotyczy kolizji drogowych. 10. Zamawiający ponosi odpowiedzialność materialną za szkody powstałe z winy Zamawiającego w części nie pokrytej ubezpieczeniem AC, wystawionym na wartość rynkową pojazdu, a w szczególności: 1) powstałe podczas kierowania pojazdem przez osoby upowaŝnione do prowadzenia tego pojazdu przez Zamawiającego, będące w stanie nietrzeźwości lub w stanie po uŝyciu alkoholu albo pod wpływem narkotyków lub innych środków odurzających, 2) bez waŝnego dokumentu uprawniającego do kierowania pojazdem, 3) bez wymaganego świadectwa kwalifikacji, 4) gdy kierowca zbiegł z miejsca wypadku, 5) powstałe podczas uŝywania pojazdu jako narzędzia przestępstwa przez Zamawiającego, 6) powstałe w następstwie uŝytkowania pojazdu niezgodnie z jego przeznaczeniem, a takŝe zaistniałe na wskutek niewłaściwego załadowania i przewoŝenia ładunku lub bagaŝu, 7) powstałe wskutek kradzieŝy pojazdu, jego części lub wyposaŝenia albo zabrania pojazdu w celu krótkotrwałego uŝycia w przypadku, gdy: a) po opuszczeniu pojazdu (tj. oddaleniu się od pojazdu i pozostawieniu go bez nadzoru kierującego lub pasaŝerów) nie dokonano zabezpieczenia z naleŝytą starannością poza pojazdem dokumentów pojazdu (dowodu rejestracyjnego lub karty pojazdu) lub kluczyków (sterowników) słuŝących do otwarcia, uruchomienia pojazdu lub uruchomienia urządzeń zabezpieczających pojazd przed kradzieŝą, b) po zaparkowaniu pojazdu w miejscu garaŝowania nie dokonano zabezpieczenia pojazdu w sposób przewidziany w jego konstrukcji i uruchomienia wszystkich urządzeń zabezpieczających pojazd przed kradzieŝą, chyba, Ŝe kradzieŝy dokonano z pomieszczenia zamkniętego. 11. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w następstwie niedostarczenia w terminie pojazdu w celu wykonania przeglądu technicznego. 12. Wykonawca ma prawo kontrolowania, po uzgodnieniu z Zamawiającym, poprzez upowaŝnione przez siebie osoby, sposobu wykorzystania i stanu technicznego pojazdów stanowiących przedmiot umowy. 13. UŜywanie pojazdów do wyjazdu poza granice Rzeczpospolitej Polskiej, wymaga uzyskania pisemnej zgody Wykonawcy. 14. Zabronione jest uŝywanie pojazdów przez Zamawiającego do jazd wyścigowych, konkursowych i nauki jazdy. 3
15. Zabronione jest przekazywanie pojazdów przez Zamawiającego w uŝytkowanie osobom trzecim, za wyjątkiem przekazywania pojazdu innym jednostkom organizacyjnym Zamawiającego. 16. Wykonawca zapewnia Zamawiającemu stałą łączność telefoniczną z Wykonawcą pod nr tel.... 17. Pojazdy Wykonawcy powinny być w kolorze nadwozia białym lub Ŝółtym, estetyczne zewnętrznie, pozbawione jakichkolwiek napisów, oznaczeń i reklam z wyłączeniem logo Zamawiającego oraz innych oznaczeń i reklam umieszczonych na Ŝądanie Zamawiającego. Logo oraz oznaczenia i reklamy dostarczane będą na koszt Zamawiającego. Umieszczenie logo oraz innych dodatkowych reklam przez Zamawiającego nie upowaŝnia Wykonawcy do Ŝądania dodatkowego wynagrodzenia. 18. Pojazdy Wykonawcy oznakowane logo Poczty Polskiej nie mogą być wykorzystywane do świadczenia usług na rzecz innych podmiotów. 19. Wykonawca wyraŝa zgodę na zamontowanie w pojazdach systemu monitorowania pojazdów. Koszty montaŝu i demontaŝu urządzeń pokrywa Zamawiający. 2 Odbiór pojazdów 1. Zamawiający jest zobowiązany dokonać odbioru pojazdów od Wykonawcy zgodnie z terminem określonym w 1 ust. 4, w czasie uzgodnionym pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym. Wykonawca jest zobowiązany do przekazania pojazdów w stanie zgodnym z zamówieniem wraz z dowodem rejestracyjnym, tablicami rejestracyjnymi, instrukcją obsługi i wyciągiem ze świadectwa homologacji. 2. Wydanie pojazdów nastąpi na podstawie protokołów odbioru pojazdu, podpisanych przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy dla kaŝdego pojazdu. Wzór protokołu odbioru pojazdu stanowi załącznik nr 5 do umowy. 3. Jako miejsce odbioru pojazdów Zamawiający wskazuje Centrum Logistyki Oddział Regionalny w Krakowie, u. Cystersów 21. 4. Z chwilą odbioru ryzyko związane z uŝywaniem pojazdów przechodzi na Zamawiającego wraz z pełną odpowiedzialnością za uszkodzenia pojazdów. 5. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego w momencie dokonywania odbioru jakichkolwiek wad fizycznych lub prawnych pojazdu moŝe on odmówić podpisania protokołu odbioru pojazdu oraz zaŝądać od Wykonawcy dostarczenia pojazdu wolnego od wad w terminie 5 dni. 4
3 Termin realizacji umowy 1. Umowa została zawarta na czas określony do 31.12.2013 r. 2. Umowa moŝe zostać rozwiązana przez Zamawiającego w formie pisemnej z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, w przypadku, gdy Zamawiający nabędzie po terminie zawarcia niniejszej umowy, poprzez zakup lub leasing, pojazdy dostawcze i cięŝarowe w liczbie odpowiadającej ustalonej w niniejszej umowie. 4 Wartość umowy 1. Łączną wartość umowy ustala się na kwotę: netto zł (słownie:. złotych), brutto...zł (słownie:...złotych), w tym VAT 23% w kwocie zł (słownie:.. złotych). zgodnie z formularzami cenowymi do formularzy ofertowych załączniki nr 4 do umowy. 2. Wartość netto miesięcznego wynagrodzenia za wynajem pojazdów określonych w załączniku nr 1 ustalana będzie kaŝdorazowo jako iloczyn kwot miesięcznych netto za wynajem jednego pojazdu określonych w załączniku nr 4 do umowy (w formularzu cenowym stanowiącym integralną część załącznika), oraz ilości pojazdów określonych w załączniku nr 1. Do tak obliczonej wartości doliczana będzie kwota 23% VAT. 3. Wartość umowy, o której mowa w ust. 1 jest całkowitym, maksymalnym wynagrodzeniem Wykonawcy w okresie związania Stron umową. 4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 2, będzie płacone Wykonawcy za kaŝdy miesiąc wynajmu samochodów na podstawie faktury, z uwzględnieniem przypadku ujętego w 1 ust. 8 niniejszej umowy. 5. Strony nie przewidują zmiany wysokości miesięcznego wynagrodzenia wynajmu, o którym mowa w ust. 2 w trakcie realizacji umowy z zastrzeŝeniem 1 ust. 8 umowy. 5 Warunki i termin płatności 1. Podstawą zapłaty naleŝnego Wykonawcy wynagrodzenia miesięcznego będzie wystawiona faktura VAT dla Poczta Polska S. A. Centrum Logistyki Oddział Regionalny w Krakowie, ul. Cystersów 21, 31-553 Kraków 2. Centrum Logistyki Oddział Regionalny w Krakowie jest jednostką organizacyjną Poczty Polskiej S. A., uprawnioną do realizacji niniejszej umowy, a w szczególności do odbioru faktur VAT, rozliczania naleŝności z nich wynikających oraz naliczania kar umownych. 5
3. Zamawiający jest podatnikiem podatku VAT i posiada NIP 525-000 - 73-13. 4. NaleŜność ujęta w fakturze zostanie zapłacona w terminie 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT, z zastrzeŝeniem 5 ust. 8. 5. Za termin dokonania zapłaty przyjmuje się datę przyjęcia przez bank Zamawiającego polecenia przelewu jako zobowiązania na rzecz Wykonawcy. 6. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za skutki zwrotu Wykonawcy nieprawidłowo wystawionej faktury. 7. W przypadku opóźnienia zapłaty faktury, Wykonawca ma prawo Ŝądać zapłaty odsetek w wysokości ustawowej. 8. W przypadku niezgodnej z warunkami umowy jej realizacji, Zamawiający moŝe odmówić zapłaty miesięcznego wynagrodzenia do czasu rozpatrzenia wniesionej reklamacji. 9. Zamawiający nie wyraŝa zgody na cesję wierzytelności wynikającej z realizacji niniejszej umowy, bez pisemnej zgody Zamawiającego. 10. Zamawiający nie dopuszcza płatności w walutach obcych. 6 Zobowiązania stron 1. Zamawiający zobowiązuje się: 1) do przestrzegania ogólnych warunków ubezpieczenia określonych przez Ubezpieczyciela przy pełnym zakresie ubezpieczeń, 2) do niezwłocznego powiadomienia Wykonawcy o szkodzie samochodu, 3) do eksploatacji pojazdów będących przedmiotem umowy zgodnie z ich przeznaczeniem i warunkami określonymi w instrukcji obsługi, 4) do nie dokonywania zmian, poprawek i udoskonaleń czy przeróbek pojazdów stanowiących przedmiot umowy, bez zgody Wykonawcy, za wyjątkiem montaŝu systemu monitorowania pojazdu na co Wykonawca wyraŝa zgodę. 2. Wykonawca zobowiązuje się: 1) do wykonywania przeglądów i napraw wynajmowanych pojazdów w autoryzowanych stacjach serwisowych, 2) do zgłaszania Zamawiającemu, co najmniej z 7 mio dniowym wyprzedzeniem, terminów wszystkich przeglądów lub napraw pojazdów i uzgadniania postępowania w celu zapewnienia ciągłości usługi. 7 Zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy przez Wykonawcę 6
1. Przed zawarciem umowy Wykonawca wniósł zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy w wysokości 2 % wartości umowy brutto określonej w 4 ust. 1, co stanowi kwotę: zł (słownie złotych:.). 2. Zabezpieczenie słuŝy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienaleŝytego wykonania umowy lub roszczeń z tytułu rękojmi za wady. 3. Zamawiający zwraca zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za naleŝycie wykonane. 4. Za datę naleŝytego wykonania umowy Zamawiający uznaje następny dzień po zakończeniu okresu wynajmu ostatniego pojazdu. 5. JeŜeli zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy wniesiono w pieniądzu, Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew na rachunek Wykonawcy. 8 Niedotrzymanie warunków umowy 1. W razie niewykonania lub nienaleŝytego wykonania umowy, Strony ustalają kary umowne, naliczane w następujących przypadkach i wysokości: 1) Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10% wartości umowy brutto, o której mowa w 4 ust. 1, w przypadku odstąpienia Wykonawcy od umowy z Jego winy, bądź w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leŝących po stronie Wykonawcy, 2) za nie podstawienie pojazdu zastępczego, porównywalnej klasy, jeŝeli przerwa w eksploatacji będzie dłuŝsza niŝ 24 godziny, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1/30 wartości miesięcznego czynszu najmu brutto, o którym mowa w 4 ust. 2, za kaŝde następne rozpoczęte 24 godziny zwłoki. 3) za opóźnienie w dostarczeniu pojazdów objętych umową w stosunku do terminu określonego w 1 ust. 4, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1/30 wartości miesięcznego czynszu najmu brutto określonego dla nie podstawionego pojazdu, za kaŝde rozpoczęte 24 godziny zwłoki. 2. Kary umowne, o których mowa w 8 ust. 1 pkt 1-3 płatne będą w terminie 14 dni od daty wystawienia noty księgowej. 3. Ustalenia powyŝsze nie wyłączają prawa dochodzenia roszczeń odszkodowawczych na zasadach ogólnych. 4. W razie istotnej zmiany w trakcie trwania umowy okoliczności powodującej, Ŝe wykonanie umowy nie leŝy w interesie publicznym, czego nie moŝna było przewidzieć w chwili jej zawarcia, Zamawiający moŝe odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 7
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, Wykonawca moŝe Ŝądać wyłącznie wynagrodzenia naleŝnego z tytułu wykonania części umowy. 6. Zamawiający ma prawo skutecznego dochodzenia roszczeń w drodze postępowania sądowego, w przypadku odszkodowań przenoszących wysokość kar, o których mowa w ust. 1. 7. Zamawiający ma prawo potrącenia kar umownych wprost z naleŝności wynikających z faktur Wykonawcy. 9 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie spory mogące wynikać na tle niniejszej umowy, Strony będą starały się rozwiązać na drodze negocjacji, a w przypadku braku porozumienia, poddadzą rozstrzygnięciu przez sąd powszechny w Krakowie. 2. Zamawiający po rozwiązaniu umowy zobowiązany jest przygotować do zwrotu pojazdy w ciągu 14 dni roboczych od wygaśnięcia lub rozwiązania umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się odebrać przygotowany i zgłoszony pojazd do zwrotu w ciągu 7 dni roboczych licząc od dnia zgłoszenia na podstawie protokołu odbioru podpisanego przez Zamawiającego i Wykonawcę. 4. Do chwili zwrotu Wykonawcy pojazdu jest on przechowywany przez Zamawiającego na jego koszt i ryzyko w sposób zapewniający zachowanie jego dotychczasowego stanu. 5. W przypadku, gdy pojazd nie zostanie zwrócony po zakończeniu umowy zgodnie z ust. 2 z przyczyn leŝących po stronie Zamawiającego. Zamawiający zobowiązuje się płacić za kaŝdy rozpoczęty dzień opłatę za bezumowne korzystanie z pojazdu w wysokości 1/30 miesięcznego czynszu netto dla danego pojazdu za wynajem pojazdu określonego w załączniku nr 1 do umowy. 6. Po zakończeniu wynajmu Zamawiający zobowiązany jest zwrócić pojazd w stanie nie pogorszonym; jednakŝe nie ponosi odpowiedzialności za zuŝycie pojazdu będące następstwem prawidłowego jego uŝytkowania. W razie sporu pomiędzy Stronami, co do zasadności obciąŝenia Zamawiającego kosztami z tytułu nadmiernego zuŝycia pojazdu, ich zasadność stwierdzi powołany przez Strony niezaleŝny rzeczoznawca. Koszty powołania rzeczoznawcy Strony umowy poniosą po połowie. 7. Osobą odpowiedzialną za realizację niniejszej umowy ze strony Wykonawcy jest.tel. fax. mail.. 8. Nadzór nad realizacją umowy ze strony Zamawiającego będzie sprawował Tadeusz Dybiński tel.(12) 410-60-10 fax (12) 411-67-85 mail Tadeusz.Dybinski@krakow.poczta-polska.pl 9. W przypadku raŝącego naruszenia warunków umowy przez Wykonawcę, niezaleŝnie od postanowień 8 umowy Zamawiający zastrzega prawo odstąpienia od umowy w formie pisemnej, bez dodatkowego wezwania. 8
10. Zamawiający jako administrator danych powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych swoich pracowników w celu i w zakresie umoŝliwiającym Wykonawcy naleŝytą realizację postanowień umowy. 11. Wykonawca oświadcza, iŝ wyraŝa zgodę na powierzenie danych osobowych, o których mowa w ust. 10. 12. Powierzone dane osobowe będą przetwarzane przez upowaŝnionych przeszkolonych, w zakresie ochrony danych osobowych, pracowników Wykonawcy. 13. Wykonawca oświadcza, iŝ dysponuje środkami technicznymi i organizacyjnymi zapewniającymi ochronę przetwarzanych danych, w tym naleŝytymi zabezpieczeniami umoŝliwiającymi przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami art. 36-39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. Zm), oraz spełnia wymagania określone w przepisach, o których mowa w art. 39a tej ustawy. W zakresie przestrzegania tych przepisów Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak administrator danych. 14. W sprawach nie uregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Prawa Pocztowego, a takŝe oferta Wykonawcy i Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. 15. Zmiana niniejszej umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem niewaŝności. 16. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zamawiającego 1 egzemplarz dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Wykaz załączników: 1. Wykaz wynajmowanych przez Zamawiającego pojazdów 2. Ochrona tajemnicy Poczta Polska S.A.. 3. Parametry techniczno uŝytkowe pojazdów. 4. Formularz ofertowy Wykonawcy. 5. Protokół odbioru pojazdu. 6. Umowa licencyjna na korzystanie ze znaku towarowego * niepotrzebne skreślić 9