Projekt Fabryka Innowacji finansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Priorytet 3: Kapitał dla innowacji, Działanie 3.1: Inicjowanie działalności innowacyjnej. "Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki" ZAPYTANIE OFERTOWE Z/01/08/2009 (wraz ze specyfikacją zamówienia) z dnia 10 sierpnia 2009 roku dotyczące: Kampania promocyjna w prasie, radiu i Internecie w ramach Projektu Fabryka Innowacji; numer Wniosku o dofinansowanie realizacji projektu nr WND-POIG.03.01.00-00-002/09 złożonego w Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości w dniu 23/03/2009. O Projekcie: Nazwa Projektu: Fabryka Innowacji. Finansowanie: Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013. Partnerzy: Centrum Innowacji i Transferu Technologii Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie Centrum Transferu Technologii Politechniki Warszawskiej Polsko- Japońska Wyższa Szkoła Technik Komputerowych Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego Cechy Projektu: wysokość dofinansowania dla realizacji Projektu z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013: ponad 19 mln zł; możliwość wsparcia finansowego pomysłodawców w kwocie do 200 tys. EURO (każdy podmiot), poprzez wejście kapitałowe, w celu stworzenia innowacyjnych spółek. koncentracja na działaniach związanych z zastosowaniem nowoczesnych technologii, innowacyjnych rozwiązań oraz rozwoju i wspieraniu projektów w wielu obszarach, między innymi: handel elektroniczny (e-biznes), Zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla miasta Warszawy XIV Wydział Gospodarczy KRS 0000095870 1 Adres do korespondencji: ul. Al. Niepodległości 186, 02-608 Warszawa tel: +48 22 201 90 94 fax: +48 22 349 28 12 biuro@te-s.org.pl
e-pieniądz, e-edukacja, ochrona środowiska, transport, energetyka, inne. W ramach Projektu przeanalizowanych będzie około 420 pomysłów dotyczących dziedzin objętych Projektem. Z przeanalizowanych pomysłów około 70 będzie poddanych analizom na kolejnym etapie. Następnie około 17 pomysłów (spośród 70 z poprzedniego etapu) zostanie poddanych pogłębionym analizom technologicznym, badaniom rynku oraz działaniom związanym z opracowaniem prototypu. Ostatecznie pomysły objęte będą działaniami mającymi na celu ich komercjalizację - w ramach tych działań zostanie przygotowany plan komercjalizacji - w szczególności przygotowanie Memorandum Inwestycyjnego oraz warunków brzegowych transakcji (Umowa Inwestycyjna). W wyniku przeprowadzenia powyżej ogólnie opisanych etapów Preinkubacji będzie przeprowadzony etap komercjalizacji, zakończony wejściem kapitałowym. Podczas trwania całego Projektu przewidziane są działania promocyjne w prasie, radiu i Internecie oraz inne, których zakup jest objęty niniejszym Zapytaniem Ofertowym na zasadach opisanych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym oraz we wzorze umowy stanowiącym załącznik numer 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. Usługi których dotyczy niniejsze Zapytanie Ofertowe będą realizowane w okresie od 01.09.2009 roku do 30.06.2012 roku. Więcej informacji na temat programu POIG dostępnych jest na stronach internetowych PARP. SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY: ul. Grodziska 19/8 05-840 Brwinów SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Opis zamówienia: 2
Projekt Fabryka Innowacji finansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Priorytet 3: Kapitał dla innowacji, Działanie 3.1: Inicjowanie działalności innowacyjnej. "Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki" 1.1. Nazwa nadana zamówieniu przez Zamawiającego: Promocja w prasie, radiu i Internecie dla projektu Fabryka Innowacji. 1.2. Rodzaj zamówienia: Usługi. 1.3. Określenie przedmiotu oraz zakresu zamówienia postanowienia ogólne: Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, realizacja i koordynacja w okresie od 01 września 2009 do 30 czerwca 2012 roku działań promocyjnych w prasie, radio i Internecie oraz innych opisanych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym, na zasadach określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym i w stanowiącym jego załącznik projekcie umowy. Opracowany plan działań powinien obejmować przygotowanie koncepcji przekazu promocyjnego, dobór kanałów dotarcia do grup docelowych oraz narzędzia umożliwiające realizację postawionych celów, z uwzględnieniem opisanych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym wymogów. Wśród grup docelowych działań promocyjnych Fabryki Innowacji w prasie, radio i Internecie, spośród których będą się rekrutowali pomysłodawcy, należy wyróżnić innowatorów, wynalazców, studentów, naukowców i absolwentów uczelni, którzy ukończyli studia związane z zakresami branż Projektu: ochrona środowiska, edukacja, e-biznes, e-pieniądz, transport i energetyka. Działania promocyjne w prasie, radio i Internecie oraz inne objęte niniejszym Zapytaniem Ofertowym świadczenia mają służyć promocji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, w ramach którego działa Fabryka Innowacji inkubator innowacyjności wśród grup docelowych. Realizacja Projektu przyczyni się do realizacji celu głównego programu PO IG, jakim jest rozwój Polskiej Gospodarki w oparciu o innowacyjne przedsiębiorstwa, poprzez zwiększenie liczby przedsiębiorstw działających w oparciu o innowacyjne rozwiązania, technologie w polskiej gospodarce. Celem głównym Projektu jest zwiększenie liczby przedsiębiorstw w 5 regionach Polski: Warmia i Mazury, Podkarpackie, Pomorskie, Śląsk, Mazowieckie, działających w oparciu o innowacyjne rozwiązania. Cel główny zostanie osiągnięty poprzez tworzenie, na bazie innowacyjnych pomysłów nowych przedsiębiorstw, zapewniając im doradztwo w zakresie tworzenia nowej firmy, zarządzania, udostępnienia infrastruktury oraz usług niezbędnych dla nowo powstałych firm a także zasilenia finansowego nowego przedsiębiorcy. Projekt przyczyni się do inicjowania działalności innowacyjnej, głównie ze środowisk akademickich oraz naukowych. Realizacja projektu ma sprzyjać realizacji celów jakościowych: pobudzenie inicjatyw innowacyjnych w Regionach działania Projektu Fabryka Innowacji aktywizacja środowisk akademickich poprzez pobudzenie i wsparcie działań biznesowych pobudzenie współdziałania środowisk akademickich z inwestorami zbliżenie do siebie świata nauki i biznesu propagowanie współpracy uczelni z firmami oraz inwestorami pobudzenie i aktywizacja środowisk kobiecych poprzez wspieranie i edukowanie organizacji kobiecych w środowiskach studenckich i wśród przedsiębiorców Zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla miasta Warszawy XIV Wydział Gospodarczy KRS 0000095870 3 Adres do korespondencji: ul. Al. Niepodległości 186, 02-608 Warszawa tel: +48 22 201 90 94 fax: +48 22 349 28 12 biuro@te-s.org.pl
wykorzystując szerzenie wiedzy o biznesie oraz propagowanie idei przedsiębiorczości i innowacyjności Działania promocyjne w prasie, radio i Internecie mają obejmować: a) promocję w radio lokalnym: Warszawa, Rzeszów, Olsztyn b) promocję w prasie lokalnej: Warszawa, Rzeszów, Olsztyn c) kampanię promocyjną w Internecie Celem działań promocyjnych w prasie, radio i Internecie jest: a) zachęcenie potencjalnych pomysłodawców do zgłaszania swoich pomysłów ramach projektu b) informowanie grup docelowych programu oraz dostarczenie rzetelnej i pełnej informacji o projekcie Fabryka Innowacji pośrednim i bezpośrednim grupom docelowym Cel ten zostanie osiągnięty dzięki realizacji działań promocyjnych prowadzonych w szczególności w skali regionalnej (województwa: mazowieckie, podkarpackie, i warmińskomazurskie). Zleceniodawca oczekuje opracowania i wdrożenia przygotowanych działań promocyjnych w prasie, radio i Internecie i innych opisanych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym, z uwzględnieniem wymogów określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. Wykonawca przygotuje i zrealizuje plan działań promocyjnych w prasie, radio i Internecie i innych objętych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym obejmujący m.in. udział niezależnych ekspertów/beneficjentów/przedstawicieli Fabryki Innowacji itp. w programach tematycznie dotyczących działań projektu. Wykonawca dokona wyboru tytułów prasowych, stacji radiowych oraz portali. 2. Wielkość zamówienia postanowienia szczegółowe dotyczące przedmiotu zamówienia PRASA (wyłącznie prasa drukowana) Wykonawca w ramach działań promocyjnych obejmujących formy promocji w prasie, przygotuje co najmniej 5 materiałów prasowych z których po co najmniej jednym ukaże się w woj. mazowieckim, podkarpackim, warmińsko-mazurskim, śląskim, pomorskim (ogłoszenia, wywiady, artykuły sponsorowane, etc.) w prasie regionalnej o objętości co najmniej 1/2 strony papieru gazetowego wybranego tytułu. Tematyka materiałów prasowych, uzgodniona z Zamawiającym, będzie dotyczyła projektu Fabryka Innowacji. Materiały prasowe ukażą się na łamach gazet i czasopism, w których zamieszczane są przede wszystkim artykuły o tematyce studenckiej, biznesowej, ekonomicznej, gospodarki, szkolnictwa wyższego, z zastrzeżeniem, iż takie gazety i czasopisma nie mogą być wydawane w nakładzie mniejszym niż 1000 egz. Wykorzystanie prasy w wariancie regionalnym pozwoli na przekazanie bardziej szczegółowych informacji edukacyjnych na temat projektu Fabryka Innowacji. Wszystkie materiały przekazane mediom zostaną w formie i treści uzgodnione z Zamawiającym (Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy materiały niezbędne do opracowywania poszczególnych materiałów prasowych). Wykonawca będzie przekazywał opracowaną treść materiałów prasowych Zamawiającemu w formacie MS Word. Zamawiający zobowiązuje się do korekty przesłanego materiału w terminie 1 dnia roboczego od dnia otrzymania. Wykonawca w terminie 1 dnia roboczego będzie nanosił poprawki Zamawiającego i przekazywał do akceptacji. Ostateczna forma materiału prasowego, wraz ze zdjęciami i grafikami, będzie przekazana do akcentacji Zamawiającego w formacie JPG, GIF lub PDF. 4
Projekt Fabryka Innowacji finansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Priorytet 3: Kapitał dla innowacji, Działanie 3.1: Inicjowanie działalności innowacyjnej. "Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki" Wykonawca niezwłocznie po zawarciu z Zamawiającym umowy przedstawi plan promocji na łamach prasy. Wykonawca umotywuje dobór tytułów prasowych, za pośrednictwem, których będzie informował o projekcie Fabryka Innowacji. RADIO Wykonawca przygotuje propozycję spotu radiowego (do akceptacji przez Zamawiającego) w postaci scenariusza, a następnie wyprodukuje oraz zaproponuje media plan dla emisji spotów i wykupi emisje. Sugerowane jest wykorzystanie stacji lokalnych, spoty radiowe o długości 30 sek. Zamiennie w stosunku do spotu radiowego mogą zostać zorganizowane wywiady radiowe z zespołem Fabryki Innowacji. Od 01.09.2009 roku do 30.06.2012 roku Wykonawca zapewni wyemitowanie spotu radiowego lub wywiadów radiowych co najmniej 60 razy, przy czym emisja spotu powinna następować w radiu w godzinach od 6:00 do 24:00, równomiernie (tj. z podobnym natężeniem ilościowym) w całym okresie, tj od 01.09.2009 roku do 30.06.2012 roku. INTERNET Działania promocyjne mają obejmować: a) produkcję bannera na 3 wybrane portale tematyczne b) kampanię promocyjną w Internecie z zastosowaniem powyższego bannera Zleceniodawca oczekuje opracowania i wdrożenia: a) strategia działań promocyjnych w Internecie: koncepcja dotarcia do grup docelowych optymalizacja kosztu dotarcia do grup docelowych (CPM) koncepcja działań SEM & SEO analiza www.fabrykainnowacji.org.pl (landing page) pod kątem optymalizacji narzędzi SEM & SEO b) media plan, dokument taktyczny, obejmujący: plan emisji na co najmniej 3 portalach powyższa emisja ma obejmować w kwartale: - 2 portale o tematyce związanej z innowacyjnością i tworzeniem nowych podmiotów - 1 portal skierowany do studentów poziom odsłon w ramach wspomnianej emisji: co najmniej 1.000 odsłon w każdym miesiącu (od 01.09.2009 do 30.06.2012) na każdym ze wspomnianych portali. c) zakup stosownych mediów, a także opracowania narzędzi służących do jak najbardziej efektywnej realizacji przedstawionego celu, w tym bandery: produkcja bannera dla 3 wybranych portali tematycznych banner jest tu rozumiany jako jedna linia kreacyjna, czyli różne formy graficzne jednego bannera produkowane 1 raz w roku kalendarzowym dla każdego z wymienionych portali. BIURO PRASOWE a) Organizacja i prowadzenie biura prasowego b) Przygotowanie i przesyłanie do mediów informacji i materiałów prasowych oraz zamieszczenie ich na stronie www.fabrykainnowacji.org.pl, w dziale kontaktów z prasą c) Prowadzenie działań promocyjnych ze szczególnym uwzględniem mediów regionalnych i lokalnych na terenie Mazowsza, Podkarpacia, Warmii i Mazur, Gdańska i Bytomia - w wyniku tych działań w okresie trwania umowy powinny ukazać się co najmniej po 3 publikacje w mediach regionalnych Zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla miasta Warszawy XIV Wydział Gospodarczy KRS 0000095870 5 Adres do korespondencji: ul. Al. Niepodległości 186, 02-608 Warszawa tel: +48 22 201 90 94 fax: +48 22 349 28 12 biuro@te-s.org.pl
d) Przygotowanie i realizacja planu działań promocyjnych w prasie, radio, telewizji i Internecie obejmujących m.in. udział niezależnych ekspertów i przedstawicieli Fabryki Innowacji e) Organizacja briefingu/spotkania z dziennikarzami/śniadania prasowego/konferencji prasowej, które mogą odbyć się w Warszawie, Rzeszowie lub Olsztynie. Decyzja dotycząca organizacji oraz terminu ww. wydarzeń będzie uzależniona od decyzji Zamawiającego. Zakresem działań związanych z organizacją ww. spotkań objęte jest : ustalenie terminu i miejsca, przygotowanie listy uczestników dostosowanej do tematu konferencji przygotowanie programu spotkania przygotowanie harmonogramu spotkania opracowanie materiałów prasowych oraz powielenie materiałów w liczbie uczestników zaproszenie uczestników (w tym przygotowanie zaproszeń oraz rejestracja zgłoszeń) przygotowanie materiałów konferencyjnych (np. teczek, notesów, długopisów) zapewnienie ewentualnej przerwy kawowej bądź lunchu wypożyczenie sprzętu, niezbędnego podczas prezentacji (rzutnik, ekran, etc.), obsługa techniczna konferencji (min. 1 osoba) obsługa recepcyjna konferencji (min. 1 osoba) przygotowanie listy obecności udokumentowanie fotograficzne przebiegu wydarzenia i ewentualne nagrywanie ich przebiegu zadania do wykonania po konferencji: - wysłanie materiałów z konferencji nieobecnym dziennikarzom - podziękowanie osobom uczestniczącym. Wszystkie działania w ramach przygotowywania konferencji prasowej będą prowadzone w uzgodnieniu z Zamawiającym. KONFERENCJE I SEMINARIA (minimum 12 konferencji, seminariów zrealizowanych) Wykonawca opracuje propozycję udziału w seminariach i konferencjach. W zakresie działań związanych z organizacją ww. wydarzeń do zadań wykonawcy należy: a) identyfikacja, selekcja oraz rekomendacja wydarzeń o ww. profilu b) opracowanie koncepcji udziału, wraz ze scenariuszem c) przeprowadzenie rozmów oraz poczynienie uzgodnień, podpisanie ewentualnych umów oraz określenie kompetencji / odpowiedzialności stron d) opracowanie i druk materiałów promocyjnych zatwierdzonych przez Klienta w ilości odpowiadającej danemu wydarzeniu e) organizacja i terminowe dostarczenie na miejsce wydarzenia wszystkich niezbędnych materiałów reklamowych,, zgodnie z zamówieniem i specyfikacją f) zapewnienie dokumentacji fotograficznej / audio-wideo wydarzenia g) nadzór nad całością przebiegu udziału w wydarzeniu SPOTKANIA INFORMACYJNE I SZKOLENIOWE W ramach Kampanii Wykonawca zorganizuje 4 warsztaty informacyjno-szkoleniowe na terenie Mazowsza, Podkarpacia oraz Warmii i Mazur. Uczestnikami spotkań będą beneficjenci działań Fabryki Innowacji. W spotkaniach tych weźmie udział maksymalnie 400 osób. Zamawiający zapewni wykładowców (ekspertów) posiadających wiedzę z zakresu tematyki spotkań. Spotkania zostaną zorganizowane zgodnie z poniższymi wytycznymi: a) przygotowanie otrzymanych materiałów szkoleniowych i wyposażenia w nie uczestników spotkania b) zaproponowanie terminów oraz miejsc organizacji spotkań 6
Projekt Fabryka Innowacji finansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Priorytet 3: Kapitał dla innowacji, Działanie 3.1: Inicjowanie działalności innowacyjnej. "Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki" c) zapewnienie sal wykładowych spełniające wymogi: - bezpieczeństwa - posiadające z odpowiednią liczbą miejsc d) zapewnienie wyposażenia sal w: - nagłośnienie (mikrofony przewodowe i bezprzewodowe) - projektor multimedialny - laptop - ekran - flipchart i flamastry. e) opracowanie programu i harmonogramów spotkań f) przygotowanie w uzgodnieniu z Zamawiającym zaproszeń, załączników zgłoszeniowych, rozesłanie zaproszeń drogą mailową bądź listowną, telefoniczne potwierdzenie obecności, etc. g) prowadzenie listy obecności uczestników, zawierającej w stosunku do każdego uczestnika: imię i nazwisko, nazwę instytucji, telefon i adres e-mail, podpis. Uczestnictwo w spotkaniu powinno być potwierdzone przez uczestnika własnym podpisem, złożonym na liście obecności h) zapewnienie obsługi recepcyjnej spotkania polegającej na: 1. rejestrowaniu uczestników 2. wydawaniu materiałów szkoleniowych 3. udzielaniu informacji o spotkaniu i) zapewnienie 1-2 osób do obsługi recepcyjnej spotkania oraz 1-2 osób do obsługi technicznej spotkania oraz 1 osoby do prowadzenia spotkania w roli moderatora dysponującego odpowiednim doświadczeniem w wymaganym zakresie j) udokumentowanie fotograficznie przebiegu spotkania i przekazanie dokumentacji zdjęciowej obejmującej przynajmniej 25 zdjęć z każdego spotkania (rozpoczęcie i przebieg). na nośniku CD/DVD po zakończeniu spotkania k) zapewnienie transportu wybranych przez Zamawiającego materiałów informacyjnopromocyjnych do miejsca spotkania i ewentualnie materiałów, które zostają po konferencji z powrotem do siedziby Zamawiającego. Wszystkie działania w ramach przygotowywania ww. spotkań będą prowadzone w uzgodnieniu z Zamawiającym. Zakres merytoryczny zamówienia W ramach dostarczonej usługi Zleceniodawca zapewnia opracowania niezbędne do skutecznej realizacji działań promocyjnych, czyli: 1. Strategia promocji: a) strategia działań promocyjnych w prasie, radio i Internecie: koncepcja dotarcia do grup docelowych optymalizacja kosztu dotarcia do grup docelowych (CPM) w przypadku działań promocyjnych w Internecie koncepcja działań SEM & SEO analiza www.farbnrykainnowacji.org.pl (landing page) pod kątem optymalizacji narzędzi SEM & SEO 2. Media plan: aktualizowany co pół roku szczegółowy plan działań media plan powinien zawierać plan emisji wykorzystywanych form promocji na cały okres współpracy, określający jak najbardziej efektywne dotarcie do grup docelowych. Zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla miasta Warszawy XIV Wydział Gospodarczy KRS 0000095870 7 Adres do korespondencji: ul. Al. Niepodległości 186, 02-608 Warszawa tel: +48 22 201 90 94 fax: +48 22 349 28 12 biuro@te-s.org.pl
Zasady wynagrodzenia Oferenta Oferent z którym zostanie zawarta umowa (według projektu ujętego w Załączniku numer 1), z tytułu świadczonych zgodnie z umową usług, będzie otrzymywał wynagrodzenie określone w zawartej z nim umowie (zaoferowane w złożonej przez Oferenta ofercie) według następujących zasad: Załączony przez Oferenta harmonogram wydatków z rozbiciem na półroczne okresy rozliczeniowe. Płatność będzie realizowana na podstawie przedstawionych faktur VAT/rachunków nie później niż ostatniego dnia okresu rozliczeniowego. Oferent ma prawo wystawić fakturę VAT/rachunek po akceptacji raportu przez Zamawiającego. 3. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie 4. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie 5. Czas trwania zamówienia: Od 01 września 2009 roku do 30 czerwca 2012 roku. 6. Wymagane wadium: nie 7. Tryb postępowania: przetarg pisemny w trybie konkurencyjnym SEKCJA III: POZOSTAŁE INFORMACJE (W SZCZEGÓLNOŚCI O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM): 1. Opis warunków udziału w postępowaniu: 1.1. Oferenci biorący udział w postępowaniu muszą posiadać stosowne doświadczenie w zakresie analogicznym do specyfiki zamówienia oraz wykazać się odpowiednimi kwalifikacjami (pod rygorem wykluczenia Oferenta z postępowania). 1.2. Oferenci nie mogą składać ofert wspólnych (oferty wspólne nie będą brane pod uwagę i zostaną pozostawione bez rozpoznania). Oferenci są uprawnieni do powierzania podwykonawcom usług będących przedmiotem zamówienia. Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę (pod rygorem pozostawienia bez rozpoznania wszystkich ofert danego Oferenta). 8
Projekt Fabryka Innowacji finansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Priorytet 3: Kapitał dla innowacji, Działanie 3.1: Inicjowanie działalności innowacyjnej. "Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki" 1.3. Oferta powinna być złożona na piśmie (pod rygorem nieważności) z wykorzystaniem Formularza Oferty stanowiącego Załącznik numer 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego (pod rygorem wykluczenia Oferenta z postępowania). 2. Podmioty ubiegające się o zamówienie muszą spełniać łącznie, niezależnie od innych określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym, następujące warunki: 2.1. prowadzą działalność gospodarczą w zakresie promocji w prasie, radiu lub Internecie. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent do oferty dołączy następujące dokumenty: a. dotyczący Oferenta odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie, iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru (np. KRS) lub ewidencji (np. EDG). 2.2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie w zakresie objętym zamówieniem. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent w ostatnich 2 latach zrealizował minimum 3 projekty polegające na świadczeniu usług prowadzenia kampanii promocyjnych w prasie, radiu lub w Internecie oraz wykaże powyższe poprzez dołączenie do oferty ogólnego opisu powołanych (minimum) 3 projektów (dopuszcza się krótkie i opisowe przedstawienie takich projektów). Ilość zrealizowanych projektów (realizacja wykazana zgodnie z postanowieniami niniejszego punktu) ma wpływ na ilość punktów, które dany Oferent otrzyma (patrz punkt 3.2 poniżej). 2.3 złożą (załączą do oferty) oświadczenie o dysponowaniu potencjałem (w tym technicznym i osobowym) niezbędnym do wykonania zamówienia oraz o sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie zamówienia. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana wg kryteriów: tak nie i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożoną przez Oferenta ofertę (wraz z wymaganymi innymi dokumentami i oświadczeniami). Niespełnienie przez Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem z postępowania takiego Oferenta. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem takiego Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie Oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym Zapytaniem Ofertowym. 3. Kryteria oceny ofert: 3.1. Najniższa cena - stawka brutto (z VAT) w złotych polskich za przeprowadzenie usług Promocji w prasie, radiu i w Internecie; Wynagrodzenie brutto podane przez Oferenta w Ofercie powinno obejmować całkowite koszty, jakie Zamawiający poniesie z tytułu wykonania zamówienia przez tego Oferenta (w szczególności oznacza to, że jeżeli Oferent jest podatnikiem podatku VAT - wynagrodzenie powinno uwzględniać podatek VAT; jeżeli w związku z rozliczeniem z Oferentem Zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla miasta Warszawy XIV Wydział Gospodarczy KRS 0000095870 9 Adres do korespondencji: ul. Al. Niepodległości 186, 02-608 Warszawa tel: +48 22 201 90 94 fax: +48 22 349 28 12 biuro@te-s.org.pl
Zamawiający będzie zobowiązany zapłacić podatek dochodowy od dochodu uzyskanego przez Oferenta z tytułu wykonania zamówienia wynagrodzenie powinno uwzględniać kwotę podatku dochodowego, jaką Zamawiający będzie zobowiązany odprowadzić); waga tego kryterium - 70%; maksymalnie w ramach tego kryterium Oferent może otrzymać 70 punktów; 3.2. Ilość projektów zrealizowanych w ostatnich 2 latach przez Oferenta spełniających wymagania opisane w ppkt 2.2; waga tego kryterium 30%; maksymalnie w ramach tego kryterium Oferent może otrzymać 30 punktów. Sposób liczenia punktów w ramach tego kryterium będzie następujący: a) 3 projekty 10 punktów, b) za każdy następny (ponad 3) projekt 4 punkty, jednak łącznie nie więcej niż 20 punktów; 4. Sposób oceny ofert: Każda z ważnie złożonych ofert otrzyma liczbę punktów liczonych zgodnie z poniższym wzorem: CN K1o P = --------- [70] + ------------ [30] COB K1max gdzie: P - liczba punktów przyznanych Oferentowi; CN - najniższa zaoferowana w postępowaniu Cena; COB cena zaoferowana w ofercie badanej; K1o suma punktów (suma zgodnie z zasadami pkt 3.2.) w ofercie badanej przyznanych za ilość zrealizowanych projektów, o których mowa w ppkt 2.2., których realizacją legitymuje się Oferent, nie więcej niż 30, K1max najwyższa suma punktów (suma zgodnie z zasadami pkt 3.2.) przyznana w postępowaniu ofercie za ilość zrealizowanych projektów, o których mowa w pdpkt 2.2., których realizacją legitymuje się Oferent, nie więcej niż 30. 5. Inne istotne warunki: 10
Projekt Fabryka Innowacji finansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Priorytet 3: Kapitał dla innowacji, Działanie 3.1: Inicjowanie działalności innowacyjnej. "Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki" 5.1. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni licząc od dnia wskazanego w niniejszym Zapytaniu Ofertowym jako termin składania ofert. 5.2. Z Oferentem którego oferta będzie najkorzystniejsza (tj. otrzyma najwyższą liczbę punków), po wybraniu oferty, zostanie zawarta umowa według treści jak w Załączniku numer 1. W umowie zostanie wskazane całkowite wynagrodzenie należne za wykonanie zamówienia podane przez Oferenta w wybranej przez Zamawiającego ofercie, przy czym wynagrodzenie to będzie płatne na zasadach określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. Jeżeli rozliczenie z Oferentem nastąpi na podstawie rachunku, kwota wypłacana Oferentowi zostanie pomniejszona o kwotę podatku dochodowego, jaki Zamawiający będzie obowiązany odprowadzić. 6. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty: 6.1. Ofertę sporządzić należy na załączonym druku Formularz Ofertowy (zał. nr 2), w języku polskim, w formie pisemnej (pod rygorem nieważności oferty). Oferty nie spełniające wymogów określonych w niniejszym punkcie będą pozostawione bez rozpoznania. 6.2. Ofertę można przesłać pocztą na adres: ul. Al. Niepodległości 186 02-608 Warszawa lub złożyć osobiście w biurze Zarządu Zamawiającego przy ul. Al. Niepodległości 186; 02-608 Warszawa. Rozpatrywane będą jedynie oferty doręczone osobiście lub przez operatora pocztowego do dnia (i godziny) określonego w niniejszym zapytaniu ofertowym jako termin składania ofert, niezależnie od daty nadania. 6.3. Termin składania ofert: do dnia 24 sierpnia 2009 roku, do godziny 15:00. Oferty złożone po terminie ich składania zostaną odesłane Oferentowi bez otwierania. 6.4. Wszelkie dokumenty i informacje składane w niniejszym postępowaniu powinny być sporządzone w języku polskim (sporządzone w innym języku nie będą rozpoznawane). Oferty przygotowywane i składane są na koszt Oferenta. 6.5. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany zgodnie z obowiązującym u Zamawiającego Regulaminem Zakupów. Otwarcie ofert jest jawne i następuje w siedzibie Zamawiającego niezwłocznie po upływie terminu do ich składania. Podczas jawnego otwarcia ofert podana zostanie ilość złożonych ofert i ceny podane w poszczególnych ofertach. 6.6. Niniejsze Zapytanie Ofertowe zamieszczone jest na stronie internetowej Zamawiającego pod adresem www.te-s.org.pl, jak również jest dostępne do wglądu w siedzibie Zamawiającego. Zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla miasta Warszawy XIV Wydział Gospodarczy KRS 0000095870 11 Adres do korespondencji: ul. Al. Niepodległości 186, 02-608 Warszawa tel: +48 22 201 90 94 fax: +48 22 349 28 12 biuro@te-s.org.pl
6.7. W trakcie postępowania dotyczącego niniejszego Zapytania Ofertowego, do jego zakończenia rozumianego jako zawarcie umowy z Oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę, wszelkie oświadczenia, zapytania, wyjaśnienia, wnioski i zawiadomienia (z wyjątkiem Oferty i umowy) Zamawiającego lub Oferentów mogą być przekazywane drogą elektroniczną, chyba że Zamawiający w danym konkretnym przypadku będzie wymagał zachowania innej formy komunikacji. Zamawiający wskazuje następujący adres e-mail do komunikacji z Zamawiającym: biuro@te-s.org.pl. Adres e-mail do komunikacji z Oferentem Oferent wskazuje w składanej przez siebie Ofercie. Wniosek Oferenta o wyjaśnienie treści niniejszego Zapytania Ofertowego będzie rozpoznany przez Zamawiającego niezwłocznie, przy czym wniosek taki może być złożony przez Oferenta Zamawiającemu nie później niż na dwa dni robocze przed dniem składania ofert (wnioski złożone po terminie będą pozostawione bez rozpoznania). 6.8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową (pod adresem www.te-s.org.pl). W przypadku wprowadzenia takich zmian Zamawiający może oznaczyć inny termin składania ofert. 6.9. Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego, nie później niż w terminie 3 dni od dnia wyboru oferty, jest zobowiązany do zawarcia umowy z Zamawiającym, według treści Załącznika numer 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. Umowa zostanie zawarta w miejscu i czasie wskazanym przez Zamawiającego, przy czym miejscem zawarcia umowy wedle wyboru Zamawiającego będzie Warszawa, Olsztyn lub Rzeszów. W razie braku zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę. 6.10. Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia. 6.11. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podawania przyczyn takiego zakończenia postępowania. Załączniki: - Załącznik numer 1 Wzór umowy, - Załącznik numer 2 Formularz Ofertowy, 12