ZAPYTANIE OFERTOWE na konserwację oświetlenia drogowego Niniejsze zamówienie realizowane będzie na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późń. zm. ) I. Zamawiający Gmina Dobre ul. Kościuszki 1 05-307 Dobre Tel. (25) 7571190 http://bip.gminadobre.pl/ e-mail: urzad@gminadobre.pl II. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem niniejszego zaproszenia do złożenia oferty cenowej jest wykonanie usługi: KONSERWACJA OŚWIETLENIA DROGOWEGO NA TERNIE GMINY DOBRE W zakres zamówienia wchodzi świadczenie przez Wykonawcę usług polegających na konserwacji i bieżących naprawach, niezbędnych do prawidłowego działania oświetlenia drogowego na terenie gminy Dobre. Ilość konserwowanych punktów świetlnych na terenie gminy Dobre: 976 sztuk. Wykonawca uwzględnia zakup materiałów, robociznę, pracę sprzętu i inne niezbędne czynności związane ze świadczeniem usługi. Zakres prac obejmuje: wymianę zródeł światła, dławików i bezpieczników latarniowych w lampach przy zachowaniu warunków dopuszczalnego ubytku oświetlenia zgodnie ze Szczegółową Instrukcją Eksploatacji Urządzeń Elektroenergetycznych obowiązująca w Rejonie Energetycznym Mińsk Mazowiecki oraz zgodnie ustaleniami z Zamawiajacym; konserwację urządzeń sterowniczych, umożliwiająca ich prawidłowe działanie lub bieżące reagowanie na zaistniałe nieprawidłowości; naprawę uszkodzonych elementów obudowy oświetlenia ulicznego po przyjęciu reklamacji o zakłócaniu z pominieciem urządzeń pomiarowych, wymiany słupów współnych z linią n.n.; usuwanie w terminie do 48 godzin zgłaszanych awarii; kontrolę świecenia lamp oraz likwidacja ubytków i usterek; czyszczenie kloszy opraw oświetlenia (na zgłoszenie Zamawiajacego), ale nie więcej niż raz na rok; zabezpieczenie w całości materiałów i sprzętu na potrzeby konserwacji; utrzymywanie obiektów konserwowanych w należytym stanie technicznym; usuwanie zasłaniania lamp oświetleniowych (gałęzi drzew); obsługę urządzeń pomiarowych; wprowadzenie zmian czasu pracy oświetlenia w urządzeniach sterujących (po uzgodnieniu z Zamawiającym maksymalnie 2 razy w roku); utylizację we własnym zakresie, zdemontowanych źródeł światla zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami; wykonanie okresowych przeglądów oświetlenia drogowego raz na kwartał. III. Termin wykonania zamówienia Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia 01.01.2015 r. do dnia 31.12.2016 r.
IV. Opis sposobu przyjmowania oferty Ofertę należy sporządzić na formularzu stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego oraz złożyć w nieprzejrzystym opakowaniu/zamkniętej kopercie i opisać następująco: Oferta na: Konserwację oświetlenia drogowego na terenie gminy Dobre. V. Miejsce oraz termin składania ofert 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera lub dostarczona osobiście na adres: Urząd Gminy w Dobrem, ul. Kościuszki 1, 05-307 Dobre. 2. Termin składania ofert: do dnia 05.12.2014 r. do godz. 12.00 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 4. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie internetowej: http://bip.gminadobre.pl/ VI. Opis wymagań stawianych wykonawcy 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: a. posiadają prawo do wykonania określonej działalności lub czynności w zakresie przedmiotu zamówienia; b. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonania zamówienia; c. wykażą, że wykonali/ wykonują w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie minimum jedną usługę obejmującą konserwację oświetlenia ulicznego o wartości nie mniejszej niż 40.000,00 zł brutto łącznie, popartą referencjami (załącznik nr 1b); d. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia. VII. Istotne postanowienia umowy 1. Wykonawca zobowiązany jest we własnym zakresie dokonywać przeglądu oświetlenia, a także przyjmować zgłoszenia napraw ze strony Zamawiającego. 2. Zgłoszenia awarii oświetlenia drogowego przyjmowane będą przez Wykonawcę w godz. 8.00 16.00 we wszystkie dni robocze pod nr tel. podanym przez Wykonawcę lub na wskazany adres poczty elektronicznej (e-mail). 3. Wykonawca zobowiązuje się w czasie 24 godzin usuwać zgłaszane awarie nieczynnych obwodów oświetlenia ulicznego i awarie zegarów sterujących, a w czasie 3 dni awarie pojedynczych źródeł oświetlenia 4. W przypadku braku reakcji Wykonawcy na zgłoszenie awarii, Zamawiający może zlecić usunięcie awarii innemu wykonawcy, a koszty prac potrącić z wynagrodzenia Wykonawcy, któremu powierzono przedmiot umowy. VIII. Płatność za przedmiot zamówienia 1. Płatność ryczałtowa miesięczna, płatna po upływie miesiąca rozliczeniowego i po dostarczeniu prawidłowo wystawionej faktury VAT do siedziby Zamawiającego. 2. Zamawiający nie dopuszcza przedpłat. IX. Kryterium oceny ofert Kryterium wyboru oferty będzie cena ofertowa (100%). X. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem: http://bip.gminadobre.pl/ XI. Dodatkowe informacje
Dodatkowych informacji udziela p. Czapska Elżbieta pod numerem telefonu (25) 7571190 wew. 27 XII. Załączniki: 1a. Wzór formularza ofertowego. 1b. Wykaz wykonanych w okresie ostatnich 3 lat dostaw. 2. Wzór umowy.
Załącznik nr 1 a Gmina Dobre ul. Kościuszki 1 05-307 Dobre OFERTA Wykonawca: 1. Nazwa i adres Wykonawcy:...... Tel.. Fax... NIP. REGON... Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia na: KONSERWACJĘ OŚWIETLENIA DROGOWEGO W GMINIE DOBRE W LATACH 2015-2016 za łączną cenę netto zł słownie: zł należny podatek VAT 23 %. zł cena brutto zł słownie: zł Składając ofertę oświadczam, że: 1. akceptuję wszystkie zapisy zawarte w zapytaniu ofertowym, 2. spełniam wymogi zawarte w pkt VI zapytania ofertowego, 3. posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania usługi, 4. zapoznałem się i zobowiązuje się stosować do Instrukcji współpracy przy eksploatacji oświetlenia zewnętrznego między konserwatorami oświetlenia, a Zakładem Energetycznym Warszawa Teren S.A. 5. uzyskałem wszelkie niezbędne informacje do złożenia niniejszej oferty, 6. oferta moja jest ważna przez okres 30 dni., dnia. (Podpis osób uprawnionych do reprezentowania wykonawcy)
Załącznik nr 1b.. (Nazwa i adres Wykonawcy) WYKAZ WYKONANYCH W OKRESIE OSTATNICH 3 LAT USŁUG Składając ofertę na realizację zamówienia publicznego na: KONSERWACJĘ OŚWIETLENIA DROGOWEGO W GMINIE DOBRE W LATACH 2015 2016 Oświadczam, że w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie firma, którą reprezentuje wykonywała/wykonuje z należytą starannością niżej wymienione usługi konserwacji oświetlenia drogowego. Zamawiający wymaga udokumentowania co najmniej jednej usługi konserwacji oświetlenia drogowego o wartości łącznej brutto 40.000,00 zł. L.p. Zamawiający nazwa adres Przedmiot zamówienia Wartość zamówienia Data wykonania zamówienia Zakończenie realizacji zadania (dzień, miesiąc, rok) Do wykazu należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że w/w dostawy zostały wykonane należycie np. referencje lub inne posiadane przez Wykonawcę dokumenty... Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy
Załącznik nr 2 Umowa wzór zawarta w dniu... w Urzędzie Gminy Dobre, pomiędzy: Gminą Dobre z siedzibą w Dobrem przy ulicy Kościuszki 1, REGON 711582658, NIP 822-21-46-613, reprezentowaną przez: Krzysztofa Radzio Wójta Gminy Dobre, zwaną dalej Zamawiającym a...... Regon... NIP... wpisanym do... pod nr... reprezentowany/ą przez:...... zwaną/nym dalej Wykonawcą w rezultacie dokonania przez Zamawiającego Gminę Dobre w dniu... 2014 roku wyboru oferty Wykonawcy w trybie zapytania ofertowego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych, o następującej treści: 1 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługi polegające na konserwacji oświetlenia ulicznego na terenie gminy Dobre w latach 2015-2016 zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego i zasadami wiedzy technicznej, na warunkach określonych w ofercie z dnia... stanowiącej integralną część umowy. 2. Liczba konserwowanych punktów świetlnych na terenie gminy Dobre wynosi 976 sztuk 2 Umowa będzie realizowana w terminie od 01 stycznia 2015 oku do 31 grudnia 2016 roku. 3 1. Do obowiązków Wykonawcy należy: 1) wymiana źródeł światła, dławików i bezpieczników latarniowych w lampach przy zachowaniu warunków dopuszczalnego ubytku oświetlenia zgodnie ze Szczegółową Instrukcją Eksploatacji
Urządzeń Elektroenergetycznych, obowiązującą w Rejonie Energetycznym Mińsk Mazowiecki oraz zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym; 2) konserwacja urządzeń sterowniczych, umożliwiająca ich prawidłowe działanie lub bieżące reagowanie na zaistniałe nieprawidłowości; 3) naprawa uszkodzonych elementów obudowy oświetlenia ulicznego po przyjęciu reklamacji o zakłócaniu z pominięciem urządzeń pomiarowych, wymiany słupów wspólnych z linią n.n.; 4) usuwanie w terminie do 48 godzin zgłaszanych awarii; 5) kontrola świecenia lamp oraz likwidacja ubytków i usterek; 6) czyszczenie kloszy opraw oświetlenia (na zgłoszenie Zamawiającego), ale nie więcej niż raz na rok; 7) zabezpieczenie w całości materiałów na potrzeby konserwacji; 8) utrzymywanie obiektów konserwowanych w należytym stanie technicznym; 9) usuwanie zasłaniania lamp oświetleniowych (gałęzi drzew); 10) obsługa urządzeń pomiarowych, 11) wprowadzenie zmian czasu pracy oświetlenia w urządzeniach sterujących (po uzgodnieniu z Zamawiającym maksymalnie 2 razy w roku), 12) utylizacja we własnym zakresie, zdemontowanych źródeł światła zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, 13) wykonanie okresowych przeglądów oświetlenia drogowego raz na kwartał. 2. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za stan i przestrzeganie przepisów bhp, ochronę p- poż i dozór mienia na terenie wykonywania usług, jak również za wszelkie szkody powstałe w trakcie ich trwania na terenie mających związek z prowadzonymi usługami. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za stosowanie i bezpieczeństwo wszelkich działań prowadzonych na terenie wykonywania usług i poza nim, a związanych z wykonywaniem przedmiotu umowy. 4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody oraz następstwa nieszczęśliwych wypadków pracowników i osób trzecich, powstałe w związku z prowadzonymi usługami, w tym także ruchem pojazdów. 5. Obowiązkiem Zamawiającego jest także: 1) zabezpieczanie instalacji, urządzeń i obiektów na terenie wykonywania usług i w ich bezpośrednim otoczeniu, przed ich zniszczeniem lub uszkodzeniem w trakcie wykonywania usług; 2) dbanie o porządek na terenie wykonywania usług oraz utrzymanie tego terenu w należytym stanie i porządku oraz w stanie wolnym od przeszkód komunikacyjnych, 3) uporządkowanie terenu po zakończeniu wykonywania usługi oraz terenów sąsiadujących, zajętych lub użytkowanych przez Wykonawcę w tym dokonania na własny koszt renowacji terenów
zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku prowadzonych prac obiektów lub instalacji, 4) ponoszenie wyłącznej odpowiedzialności za wszelkie szkody wynikłe nienależytego niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, które to szkody Wykonawca zobowiązany jest pokryć w pełnej wysokości. 4 1. Wykonawca zobowiązuje się w czasie 24 godzin, od daty powiadomienia Wykonawcy przez Zamawiającego, usuwać zgłaszane awarie nieczynnych obwodów oświetlenia ulicznego i awarie zegarów sterujących, a w czasie 3 dni awarie pojedynczych źródeł oświetlenia. 2. Zgłaszanie awarii będzie następował telefonicznie pod nr telefonu... lub na wskazany adres poczty elektronicznej (e-mail), dostępny od godz. 8.00 do 16.00 we wszystkie dni robocze. 3. W przypadku nie usunięcia awarii w wyznaczonym od zgłoszenia terminie Zamawiający może odstąpić od umowy w trybie natychmiastowym. 4. Wykonawca nie może powierzyć wykonania pracy innej osobie bez zgody Zamawiającego. 5 1. Za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1 strony ustalają wygrodzenie miesięczne w wysokości... netto plus obowiązujący podatek Vat w wysokości..., co daje łączne wynagrodzenie miesięczne brutto w wysokości... zł, słownie:... 2. Uregulowanie płatności następować będzie w ciągu 30 dni, licząc od dnia złożenia faktury na konto Wykonawcy nr... 6 1. Strony ustalają, że obowiązująca forma odszkodowania będzie kara umowna z następującego tytułu i w podanej wysokości: 1) za każdy dzień zwłoki w wykonaniu umowy w wysokości 5 % wynagrodzenia umownego brutto, określonego w 5, 2) za wykonanie przedmiotu umowy niezgodnie z zapisami lub uzgodnieniami z Zamawiającym w wysokości 5% wynagrodzenia umownego brutto, określonego w 5. 3) za odstąpienie przez Wykonawcę od umowy z przyczyn niezależnych od Zamawiającym w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto, określonego w 5. 4) w przypadku rozwiązania umowy przez Zamawiającego bez zachowania okresów
wypowiedzenia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% wynagrodzenia umownego brutto, określonego w 5. 2. W przypadku, gdy kary określone w ust. 1 nie pokrywają wysokości poniesionej szkody, a także w przypadkach nienależytego wykonania, bądź nienależytego wykonania umowy Zamawiający może żądać odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych. 7 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego i przepisy prawa budowlanego oraz energetycznego. 8 1. Zmiany i uzupełnienia umowy wymagają dla swojej ważności formy pisemnej i muszą być akceptowane przez obie strony. 2. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian do umowy w przypadkach, gdy: 1) konieczność zmiany związana jest ze zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa, 2) zmiana jest korzystna dla Zamawiającego i powoduje zmniejszenie wartości zamówienia, 3) Zamawiający może zrezygnować z realizacji części przedmiotu umowy, z zastrzeżeniem, iż takim przypadku wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy zostanie pomniejszone, a Zamawiający zapłaci za wszystkie udokumentowane dostawy, które Wykonawca dostarczył zgodnie z umową. 9 1. Każda ze stron może rozwiązać niniejszą umowę z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca. 2. Zamawiający może rozwiązać niniejszą umowę bez wypowiedzenia, składając stosowne oświadczenie w przypadku stwierdzenia trzykrotnego niewykonania przez Wykonawcę obowiązków wynikających z niniejszej umowy. Stwierdzenie niewykonania obowiązków następuje w drodze sporządzenia protokołu. 10 Ewentualne spory mogące wynikać na tle niniejszej umowy strony rozstrzygają w ramach wzajemnych pertraktacji, a gdy te nie odniosą skutku spór rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
11 Umowa niniejsza sporządzona została w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, z czego 2 dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.... Zamawiający... Wykonawca