Poznań, dnia 19.05.2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE ZAMAWIAJĄCY: SuperMemo World spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Grunwaldzkiej 104 w Poznaniu (60-307) PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest przewóz uczniów uczestniczących w projekcie Uczeń online na obozy organizowane w Szczyrku oraz z powrotem do miejscowości, w której znajduje się szkoła. Przejazd na obozy odbywał się będzie 4 lipca 2015 roku, powróz z obozów 15 lipca 2015 roku. Zamówienie obejmuje przejazdy na następujących trasach: część zamówienia przebieg trasy liczba osób część 1. Sejny Płonka Kościelna Poświętne Szczyrk 35 część 2. Lublin Michów Iłża Bochnia Kraków Szczyrk 27 część 3. Krasnobród Lesko Ropica Polska Zagórzany Szczyrk 22 część 4. Kartuzy Licze Lutomiersk Szczyrk 13 część 5. Okonek Pakość Trzemeszno Szczyrk 27 część 6. Skórzewo Stare Oborzyska Zduny Gliwice Szczyrk 25 część 7. Szprotawa Żmigród Kędzierzyn-Koźle Szczyrk 13 Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, obejmujących jedną lub kilka tras wskazanych powyżej. Kod CPV 60170000-0 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 63510000-7 Usługi biur podróży i podobne Zamówienie obejmuje: 1. Przewóz młodzieży z miejscowości, w której zlokalizowana jest szkoła, spod szkoły wskazanej wybranemu wykonawcy przez Zamawiającego, do dwóch ośrodków wypoczynkowych w Szczyrku w dniu 4 lipca 2015 r oraz przewóz z ww. ośrodków do
miejscowości, w których zlokalizowane są szkoły w dniu 15 lipca 2015 roku. Dokładne adresy szkół oraz ośrodków zostaną przekazane wybranemu wykonawcy. 2. W uzasadnionych przypadkach wykonawca zapewni uczniom uczestniczącym w obozach przejazd z miejsca zamieszkania i powrót do miejsca zamieszkania (na przykład gdy dojazd z miejsca zamieszkania pod szkołę na wyznaczoną godzinę odjazdu nie będzie możliwy ze względu na brak połączeń komunikacji publicznej, brak samochodu w gospodarstwie domowym itp.). Decyzję o konieczności zapewnienia przewozu z miejsca zamieszkania (w drodze powrotnej do miejsca zamieszkania) podejmie Zamawiający. 3. Zapewnienie opiekunów dla podróżujących, przynajmniej jednego opiekuna na każdą grupę liczącą nie więcej niż 20 przewożonych osób. Opiekunowie nie mogą równocześnie być kierowcami pojazdów. Każdy z opiekunów musi posiadać uprawnienia wychowawcy kolonijnego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r. w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby osób podróżujących na poszczególnych trasach, przy czym liczba uczestników przewozów na danej trasie może zwiększyć się o maksymalnie pięć osób. Wymagania odnośnie realizacji zamówienia: 1. Przed wykonaniem każdego z przewozów (czyli dwukrotnie: 4 i 15 lipca 2015 roku) Wykonawca zobowiązany będzie zgłosić każdy z pojazdów do sprawdzenia stanu technicznego przez policję oraz do podstawienia pojazdu do kontroli w ustalonym z policją terminie i miejscu. Obowiązek ten dotyczy również sprawdzenia trzeźwości każdego z kierowców i opiekunów, uczestniczących w realizacji zamówienia w dniach 4 i 15 lipca 2015 roku. 2. Kontrola stanu technicznego pojazdu musi odbyć się najwcześniej w dniu poprzedzającym wyjazd. Kontrola trzeźwości kierowców i opiekunów musi odbyć się w dniu wyjazdu. 3. Zaświadczenia wydane przez policję po przeprowadzeniu kontroli stanu technicznego pojazdu oraz trzeźwości kierowców i opiekunów muszą być dostępne do wglądu na żądanie każdego z rodziców /opiekunów prawnych przekazujących młodzież pod opiekę przewoźnikowi, dyrektorów szkół, z których uczniowie będą przewożeni, kierowników obozów w Szczyrku oraz przedstawicieli Zamawiającego. Dodatkowo przedstawiciele Wykonawcy zobowiązani są przesłać zdjęcia tych zaświadczeń MMS lub mailem w dniu realizacji przewozu niezwłocznie po ich otrzymaniu na numer telefonu i/lub adres mailowy podany przez Zamawiającego. 4. Wykonawca zagwarantuje przez całą podróż dla wszystkich przewożonych uczniów opiekę ze strony opiekunów posiadający uprawnienia wychowawców kolonijnych
zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 roku w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. z 1997 r. nr 12. poz.67. z późn. zm.) w liczbie jednego opiekuna na grupę liczącą nie więcej niż 20 uczniów. Opiekunowie nie mogą w trakcie przejazdu pełnić funkcji kierowcy. 5. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za skompletowanie i właściwą weryfikację dokumentów potwierdzających uprawnienia wychowawców sprawujących opiekę nad młodzieżą. 6. Wykonawca, który złoży najkorzystniejszą ofertę, po podpisaniu umowy, będzie zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu do akceptacji wykazu kadry, która będzie zatrudniona do opieki nad uczestnikami przewozów, wraz z informacjami i dokumentami potwierdzającymi uprawnienia tych osób. Wykaz ten Wykonawca będzie zobowiązany przedstawić w terminie do 10 czerwca 2015 r. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego zastrzeżeń do wykazu kadry Wykonawca w ciągu 7 dni przedstawi Zamawiającemu do akceptacji nowy wykaz osób dysponujących kwalifikacjami zgodnymi z wymaganiami określonymi w niniejszym zapytaniu i obowiązujących przepisach. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy z Wykonawcą z winy Wykonawcy w przypadku ponownego braku akceptacji przedstawionego wykazu. 7. Do obowiązków opiekunów będzie należało sprawdzanie, czy w każdej z miejscowości wsiadły do pojazdu osoby, które miały z tej miejscowości wyjechać. Jeżeli na miejscu zbiórki o godzinie ustalonej z Zamawiającym jako godzina odjazdu z danej miejscowości nie będzie wszystkich osób obowiązkiem opiekuna będzie skontaktowanie się z rodzicami ucznia i ustalenie przyczyny nieobecności, poczekanie na spóźnionego ucznia jeśli czas oczekiwania nie przekroczy 30 minut, jeśli po upływie 30 minut spóźnionych uczniów nadal nie będzie opiekun ponownie skontaktuje się z rodzicami ucznia oraz przedstawicielem Zamawiającego w celu ustalenia dalszego sposobu postępowania. 8. Opiekunowie ponoszą pełną odpowiedzialność za osoby pozostające pod ich opieką od chwili odznaczenia obecności ucznia na miejscu zbiórki do chwili przekazania grupy kierownikowi obozu lub osobie przez niego wyznaczonej w Szczyrku oraz od chwili sprawdzenia obecności w drodze powrotnej w Szczyrku do czasu przekazania ucznia pod opiekę rodziców/ opiekunów prawnych w miejscowości docelowej. W czasie powrotu z obozu, w razie nieobecności rodziców na miejscu odbioru uczniów w ustalonym z Zamawiającym czasie, opiekun ma obowiązek skontaktować się z rodzicami i poczekać na ich przybycie. Jeżeli uczeń przekazał opiekunowi pisemne oświadczenie, że rodzice wyrażają zgodę na jego samodzielny powrót i ponoszą całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo swojego dziecka w drodze do domu opiekun może pozwolić uczniowi na samodzielne udanie się do domu w miejscowości, w której uczeń kończy podróż. W takiej sytuacji opiekun ma obowiązek odnotować fakt samodzielnego powrotu ucznia na
liście obecności i załączyć do dokumentacji przewozu oryginał oświadczenia rodziców ucznia. 9. Wykonawca ma obowiązek przekazać oryginał list obecności oraz oświadczeń rodziców dotyczących samodzielnych powrotów uczniów do domów w ciągu 3 dni od realizacji przewozu do siedziby Zamawiającego. 10. Osoby realizujące usługi, zaangażowane przez Wykonawcę, winny posiadać właściwe ze względu na przedmiot zamówienia kwalifikacje zawodowe, uprawnienia, stosowne prawo jazdy, oraz sprawność psychofizyczną, a ich czas pracy musi być zgodny przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowców. Wykonawca przestrzegać będzie postanowień ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U.z 2013 r., poz. 1414 ze zm.) oraz postanowień Umowy Europejskiej z dnia 1 lipca 1970 r. w sprawie pracy załóg pojazdów wykonujących krajowe przewozy drogowe, regulującej dobowy i tygodniowy czas pracy załóg i ich odpoczynku w czasie krajowych przewozów drogowych osób. 11. Godziny wyjazdu z poszczególnych miejscowości na trasie w dniu 4 lipca 2015 roku powinny zostać zaplanowane tak aby grupy dojechały do Szczyrku nie później niż o godzinie 22.00. Godziny wyjazdu z początkowych miejscowości i orientacyjne godziny przyjazdu do miejscowości pośrednich Wykonawca ustali z Zamawiającym nie później niż 14 dni przed wykonaniem zamówienia. 12. Wyjazd w dniu 15 lipca ze Szczyrku powinien zostać zaplanowany z Zamawiającym tak by powrót uczniów do ostatniej miejscowości leżącej na trasie nastąpił nie później niż o godzinie 23.00. Dokładny rozkład jazdy Wykonawca ustali z Zamawiającym nie później niż 14 dni przed realizacją przewozu. 13. Wykonawca ma obowiązek podstawić pojazdy wraz z kierowcami do wskazanego przez Zmawiającego miejsca na 0,5 godziny przed wyznaczoną godziną wyjazdu (dotyczy miejsca początkowego na danej trasie). 14. Grupy wskazane powyżej jako jedna trasa muszą podróżować jednym pojazdem. Nie dopuszczamy dzielenia tras. 15. Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną listę uczestników przewozów najpóźniej 14 dni przed terminem wyjazdu. 16. Grupy nie powinny mieć na trasie przerw z przyczyn leżących po stronie przewoźnika dłuższych niż jednorazowo 30 minut na 1 godzinę podróży. Łączny czas postojów z przyczyn leżących po stronie przewoźnika nie może przekroczyć 1,5 godziny na cały przejazd. 17. Przewoźnik zobowiązany jest do zapewnienia postojów w trakcie przewozów zgodnie ze zgłaszanymi potrzebami pasażerów. 18. Każdy postój na trasie przejazdu (zarówno wynikający ze zgłoszonych opiekunowi potrzeb pasażerów jak i wynikający z potrzeb przewoźnika) zostanie zorganizowany
w miejscu zapewniającym bezpieczeństwo dla przewożonych osób, możliwość skorzystania z bezpłatnych toalet (w sytuacji gdy w miejscu postoju toalety będą płatne przewoźnik zobowiązany jest uiścić opłatę za wszystkich pasażerów, którzy będą chcieli skorzystać z toalet) oraz miejsce z miejscami do siedzenia i stolikami pozwalające na spożycie posiłku. Miejsce postojowe musi zapewniać miejsce do spożycia posiłku osłonięte przed działaniem wiatru i deszczu. 19. Przewoźnik ponosi wszelkie koszty związane z realizacją przewozów oraz postojem koszty opłat parkingowych i postojowych. 20. Zamawiający zastrzega sobie zmianę planowanego terminu realizacji zamówienia, zobowiązując się jednocześnie powiadomić o tym oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę najpóźniej 3 dni robocze przed zmienionym terminem wyjazdu. 21. Zamawiający dopuszcza przewóz młodzieży autokarem turystycznym lub mikrobusem w zależności od liczby osób na danej trasie. 22. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia miejsca siedzącego dla każdej podróżującej osoby. 23. Wymagania odnośnie pojazdów: pojazd wyposażony w sprawną klimatyzację, pojazd wyposażony w barek z co najmniej zimną wodą zdatną do picia i możliwość nieodpłatnego, nieograniczonego korzystania przez pasażerów z tego barku, lub w sytuacji gdy pojazd nie jest wyposażony w barek zagwarantowanie co najmniej jednej 0,5 litrowej butelki wody mineralnej niegazowanej na każdego przewożonego ucznia, bardzo dobry stan techniczny pojazdu, zapewnienie liczby kierowców odpowiedniej do liczby godzin podróży, zapewnienie miejsca na bagaże podróżujących o powierzchni odpowiedniej do liczby osób, w przypadku awarii autokaru wykonawca usługi zobowiązany będzie do podstawienia pojazdu zastępczego w ciągu 1 godziny od zaistnienia zdarzenia. Pojazd zastępczy musi mieć co najmniej takie same parametry jak pojazd zastępowany, niedopuszczalne jest dokonanie zamiany pojazdu na pojazd o niższej klasie lub podział przewożonej grupy na kilka pojazdów. 24. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności w zakresie przewozu drogowego osób oraz innych czynności objętych przedmiotem zamówienia, b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
25. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania zamówienia zgodnie z wszelkimi obowiązującymi w momencie wykonywania usług przepisami prawa, dotyczącymi przedmiotu zamówienia. W szczególności Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania: a) ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe (Dziennik Ustaw z 2000 r. Nr 50 poz. 601 z późniejszymi zmianami), b) ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2005 r. nr 108, poz. 908 z późn. zmianami). 26. Wybrany Wykonawca ustali wspólnie z Zamawiającym zakres informacji dotyczących uczestników przejazdów, które będą niezbędne do zapewnienia im bezpiecznych i dogodnych warunków podróży oraz wzór formularza umożliwiającego pozyskanie tych danych. Ostatecznie, za zebranie kompletnych danych kontaktowych, dotyczących stanu zdrowia uczestników przewozów oraz innych informacji niezbędnych do zapewnienia młodzieży komfortu i bezpieczeństwa oraz wykonanie usługi zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym oraz obowiązującymi przepisami prawa odpowiada Wykonawca. Z udziału w postępowaniu wyklucza się podmioty powiązane z Zamawiającym kapitałowo lub osobowo. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie oraz do zwrócenia się do oferentów z prośbą o wyjaśnienia i uzupełnienia do złożonych ofert. Zastrzegamy możliwość zamieszczania na stronie internetowej projektu www.uczenonline.pl, w okresie przewidzianym na składanie ofert, wyjaśnień do najczęściej zadawanych pytań. Prosimy o złożenie oferty na przygotowanym wzorze formularza ofertowego, załączonym do zapytania.
Oferta powinna zawierać: 1. nazwę i adres siedziby Oferenta 2. dane osoby do kontaktu w sprawie zamówienia 3. datę wystawienia i okres ważności oferty 4. cenę brutto usługi 5. załączniki: kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru przedsiębiorców kopię aktualnej licencji na wykonywanie transportu drogowego osób kopię opłaconej polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia; przedłożone dokumenty muszą potwierdzać ważność ubezpieczenia w ostatnim dniu składania ofert. Oferta wraz z załącznikami powinna zostać podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta (ewentualne pełnomocnictwo musi zostać załączone do oferty w oryginale). W przypadku załączników w formie kopii dokumentów wymagane jest ich potwierdzenie za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do reprezentowania oferenta. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca powinien przedstawić oryginały dokumentów do wglądu. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu wraz z ofertą pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. W przypadku wspólnego ubiegania się dwóch lub więcej oferentów o udzielenie niniejszego zamówienia, oceniany będzie ich łączny potencjał, doświadczenie, sytuacja ekonomiczna i finansowa.
Kryteria oceny ofert: 1) 100 % oceny końcowej: cena brutto za wykonanie zamówienia Cena za wykonanie części zamówienia wskazana w ofercie musi obejmować wszystkie koszty związane z przewozem, w tym opłaty za przejazd drogami płatnymi, opłaty parkingowe i inne niezbędne do realizacji usługi. Sposób oceny: Najniższa oferowana cena Liczba punktów = ------------------------------------ x 100 Cena oferty badanej TERMIN SKŁADANIA OFERT: 03.06.2015 r. godz. 12 (jest to data wpływu oferty do biura projektu) Oferty prosimy przesyłać na adres: - /pocztą tradycyjną lub kurierem/ biuro projektu Uczeń online ul. Grunwaldzka 104,, lub: - /pocztą elektroniczną/ katarzyna.muczynska@supermemo.pl Dodatkowych informacji udzieli Państwu: Katarzyna Muczyńska, tel.: 61 639 60 98, 504 522 544.