Księga Procesów UG i OPS w Łomży

Księga Procesów UG i OPS w Łomży Księga Procesów Urzędu Gminy i Ośrodka Pomocy Społecznej w Łomży zawiera uzgodniony zestaw procesów Urzędu Gminy i Ośrodka Pomocy Społecznej, których realizacja umożliwia rozwój potencjału instytucjonalnego jednostek. Dokument przygotowany w ramach Programu Rozwoju Instytucjonalnego, realizowanego przez Konsorcjum Canadian Urban Institute i Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie, na zlecenie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, finansowanego ze środków Banku Światowego Obszar Zarządzania Nr II Organizacja i Funkcjonowanie Urzędu Zatwierdzam do stosowania: Łomża 2004-01-08

SPIS TREŚCI 1. CEL DOKUMENTU 2 2. ZARZĄDZANIE KSIĘGĄ PROCESÓW 4 3. ZARZĄDZANIA PROCESOWE W URZĘDZIE GMINY I OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W ŁOMŻY 4 4. LISTA CELÓW URZĘDU GMINY I OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W ŁOMŻY 10 5. LISTA PROCESÓW UG ŁOMŻA 15 6. LISTA PROCESÓW OPS ŁOMŻA 29 7. PROCESY WSPÓLNE UG I OPS 31 7.1. KARTA PROCESU - OBIEG KORESPONDENCJI PRZYCHODZĄCEJ 31 7.2. KARTA PROCESU - OBIEG KORESPONDENCJI WYCHODZĄCEJ 32 7.3. KARTA PROCESU - UDZIELANIE INFORMACJI I ODPOWIEDZI NA PISMA 33 7.4. KARTA PROCESU - PLANOWANIE BUDŻETU GMINY 34 7.5. KARTA PROCESU - WYDAWANIE ZAŚWIADCZEŃ 35 7.6. KARTA PROCESU - PRZYGOTOWANIE AKT DO ARCHIWUM 37 7.7. KARTA PROCESU - POZYSKANIE DOTACJI CELOWEJ 38 7.8. KARTA PROCESU - BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ 39 7.9. KARTA PROCESU - SZKOLENIE PERSONELU 41 7.10. KARTA PROCESU - TWORZENIE UCHWAŁ RADY GMINY 43 7.11. KARTA PROCESU - REALIZACJA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ 44 7.12. KARTA PROCESU - PROCES ZAKUPU I MAGAZYNOWANIA 45 7.13. KARTA PROCESU - PRZYJMOWANIE SKARG I WNIOSKÓW 46 7.14. KARTA PROCESU - DELEGACJE 47 7.15. KARTA PROCESU - ZARZĄDZANIE INFORMATYKĄ 48 7.16. KARTA PROCESU - SPRAWOZDANIA 49 7.17. KARTA PROCESU - ELEKTRONICZNY PRZEKAZ DOKUMENTÓW DO ZUS 50 8. PROCESY UG 51 8.1. KARTA PROCESU - REALIZACJA INWESTYCJI 51 8.2. KARTA PROCESU - WYDAWANIE DECYZJI 53 8.3. KARTA PROCESU - EWIDENCJA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 54 8.4. KARTA PROCESU - WYDAWANIE ZEZWOLEŃ 55 8.5. KARTA PROCESU - POZYSKIWANIE ŚRODKÓW FINANSOWYCH 56 8.6. KARTA PROCESU - PROMOCJA GMINY 57 9. PROCESY OPS 58 9.1. KARTA PROCESU - ZARZĄDZANIE OPERACYJNYM PLANEM ŚWIADCZENIA USŁUG OPS 58 9.2. KARTA PROCESU - PRACA SOCJALNA 60 9.3. KARTA PROCESU - WYDAWANIE DECYZJI OPS 62 9.4. KARTA PROCESU - WYPŁATA ŚWIADCZEŃ 64 9.5. KARTA PROCESU - ORGANIZACJA SZKOLEŃ 65 9.6. KARTA PROCESU - PORADNICTWO 67 9.7. KARTA PROCESU - POZYSKIWANIE SPRZĘTU GOSPODARSTWA DOMOWEGO I ODZIEŻY UŻYWANEJ 68 9.8. KARTA PROCESU - ELEKTRONICZNE SPORZĄDZENIE SPRAWOZDAŃ Z WYKONANIA BUDŻETU 69 1

1. Cel dokumentu Księga Procesów urzędu Gminy i Ośrodka Pomocy Społecznej w Łomży została opracowana w ramach projektu Program Rozwoju Instytucjonalnego, realizowanego przez Konsorcjum Canadian Urban Institute i Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie. Celem Programu, realizowanego na zlecenie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji Publicznej, jest wspieranie rozwoju gospodarczego obszarów wiejskich poprzez zwiększenie pozarolniczego zatrudnienia, wsparcie procesu umacniania samorządów i rozwoju regionalnego oraz pomoc w budowaniu potencjału instytucjonalnego niezbędnego do uzyskania przed akcesyjnych i strukturalnych funduszy Unii Europejskiej. U podstaw Programu Rozwoju Instytucjonalnego leży przekonanie, że jednym z kluczowych czynników służących rozwojowi obszarów wiejskich jest sprawna i efektywna administracja samorządowa, inicjująca i wspierająca działania na rzecz ich modernizacji. Aby jednostki administracji samorządowej mogły wypełniać te zadania na miarę istniejących i pojawiających się potrzeb, konieczne jest wzmocnienie ich potencjału instytucjonalnego. Pod pojęciem tym rozumie się odpowiednie struktury organizacyjne, właściwe procedury działania i mechanizmy zapewniające udział społeczności lokalnej w zarządzaniu sprawami publicznymi oraz kompetentnych i sprawnych urzędników. Księga Procesów Urzędu Gminy i Ośrodka Pomocy Społecznej w Łomży wpisuje się w przedstawiony powyżej nurt budowania nowoczesnej administracji publicznej. Pozwala na wypracowanie odpowiedniego potencjału instytucjonalnego, pozwalającego pracownikom Urzędu i Ośrodka, świadczyć usługi publiczne wysokiej jakości oraz efektywnie wspierać rozwój społeczno-gospodarczy wspólnot lokalnych. Zagadnienie to nabiera dodatkowego znaczenia w aspekcie integracji Polski z Unią Europejską, m.in. w zakresie korzystania z zewnętrznych środków finansowych na realizację przedsięwzięć lokalnych. Elementami decydującymi o sprawności jednostek samorządu terytorialnego, w tym obszarze jest m.in. umiejętność zaplanowania, zaprojektowania, przedsięwzięć publicznych, skupienia wokół nich lokalnych partnerów oraz efektywnego zarządzania wdrożeniem i doskonaleniem tych projektów, z wykorzystaniem metodyki zarządzania procesowego. Dokument ten adresowany jest do pracowników Urzędu, Ośrodka, audytorów i Klientów. Powstał bowiem aby służyć jako podstawa do informacji o organizacji Urzędu. Opracowanie Księgi Procesów we wdrożonym zakresie lokuje ocenę organizacji, w zakresie drugiego obszaru zarządzania modelu PRI, na poziomie przedstawionym w tabeli poniżej (przedstawiono w kolorze zielonym). Stan z przed wdrożenia Księgi Procesów zaznaczono na żółto. Dalsza poprawa oceny, odzwierciedlająca wzmocnienie instytucjonalne organizacji, będzie możliwa w wyniku przeprowadzenia pierwszego przeglądu funkcjonowania procesów ( na przełomie II i III kwartału 2004r) i konsekwentnego wdrożenia na tej podstawie odpowiednich działań doskonalących oraz zmian w dokumentach zarządczych organizacji. 2

Obszar zarządzania 2 Kryterium Dostosowanie struktury urzędu do celów i strategii jednostki Stadium 1 Komórki organizacyjne dysponują wystarczającymi informacjami niezbędnymi do realizacji bieżących, rutynowych zadań. Informacje na temat strategii są przekazywane okresowo i mają one charakter ogólny. Sprawność funkcjonalna urzędu Prawidłowość rozmieszczenia uprawnień decyzyjnych Podział i realizacja zadań w większości komórek ma charakter rutynowy. Identyfikowane są problemy w zakresie podziału i realizacji zadań oraz podejmowane są nieformalne i niesystemowe działania korygujące przez poszczególne komórki. Większość stanowisk kierowniczych realizuje swoje zdania rutynowo. Problemy są dostrzegane Stan zaawansowania w zakresie zarządzania procesami Nie dokonano formalnej identyfikacji kluczowych procesów, realizowanych w urzędzie. Brak opisów procedur. Mogą występować problemy w załatwianiu spraw. Nie podejmuje się działań korygujących. Sprawność współdziałania w doskonaleniu procesów Efektywność komunikacji poziomej Wykonawcy działań cząstkowych przekazują sobie informacje o wzajemnych niedociągnięciach. Problemy są dostrzegane oraz podejmowane są nieformalne i niesystemowe działania usprawniające w zakresie niektórych procesów. Problemy w komunikacji między komórkami są wzajemnie dostrzegane. Podejmowane są nieformalne i niesystemowe działania korygujące w zakresie niektórych komórek i zbiorów danych. Organizacja i funkcjonowanie urzędu Stadium 2 Niektóre cele strategiczne znajdują odzwierciedlenie w formalnym ujęciu zadań niektórych komórek lub zadania te są realizowane częściowo. Stadium 3 Wszystkie cele strategiczne są w odpowiednim stopniu uwzględnione w zakresach zadań właściwych komórek organizacyjnych. Sformułowane zostały kryteria oceny realizacji celów strategicznych. Problemy są systematycznie analizowane oraz podejmowane są systemowe działania korygujące podział zadań w urzędzie. Poszukuje się problemów i systematycznie je analizuje. Podejmuje się systemowe działania korygujące w urzędzie oraz przedsięwzięcia doskonalące w niektórych komórkach. Problemy są systematycznie analizowane. Podejmuje się systemowe działania korygujące podział władzy w urzędzie. Podejmowane są nieformalne i niesystemowe działania korygujące przez poszczególnych kierowników. Procesy zostały zidentyfikowane. Problemy są dostrzegane oraz podejmowane są nieformalne i niesystemowe działania korygujące w odniesieniu do niektórych procesów. Poszukuje się problemów i systematycznie je analizuje. Podejmuje się systemowe działania korygujące w urzędzie oraz przedsięwzięcia doskonalące podział uprawnień w niektórych jednostkach. Procesy zostały zidentyfikowane i opisane. Realizuje się formalne procedury. Wykonawcy działań cząstkowych pracują niezależnie, realizując swoje zdania i nie wymieniając opinii. Nie podejmuje się wystarczających działań analizujących i usprawniających. Problemy we współdziałaniu są systematycznie analizowane przez wykonawców działań cząstkowych Podejmuje się systemowe działania usprawniające w zakresie współdziałania w realizacji procesów.. Problemy komunikacji i jakość danych są na bieżąco analizowane. Podejmuje się systematyczne działania korygujące w zakresie systemu komunikacji poziomej. Poszukuje się problemów komunikacyjnych i systematycznie je analizuje. się działania korygujące. Podejmuje systematyczne przedsięwzięcia doskonalące systemu komunikacji poziomej. Stadium 4 Podejmuje się systematyczne działania oceniające i doskonalące proces realizacji celów strategicznych w oparciu o przyjęte kryteria, ze zdolnością do przewidywania ewentualnych problemów. Przewiduje się zmiany i problemy w zakresie podziału i realizacji zadań. Jest on systematycznie doskonalony na poziomie urzędu jako całości i we wszystkich komórkach. Przewiduje się zmiany i problemy w zakresie podziału uprawnień. Jest on systematycznie doskonalony w całym urzędzie. Ustalono odpowiednie mierniki (standardy) jakości procesów. Poszukuje się problemów i systematycznie je analizuje. Problemy są systematycznie analizowane. Wykonawcy działań cząstkowych poszukują problemów i systematycznie je analizują. Podejmuje się systemowe działania usprawniające oraz jednostkowe przedsięwzięcia doskonalące. Przewidywane są potrzeby info rmacyjne oraz problemy związane z ich zaspokojeniem. Podejmuje się systematyczne działania d oskonalące i rozwojowe w zakresie systemu komunikacji poziomej. Pełne zaspokojenie potrzeb informacyjnych Stadium 5 Podział zadań w urzędzie jest w pełni elastycznie dostosowywany do ewentualnych zmian w strategii jednost ki. Zmiany takie są przyswajane niejako aut omatycznie przez odpowiednio przygotowane komórki i pracowników, bez zakłóceń w unkcjonowaniu urzędu. Urząd jako całość oraz poszczególne komórki i stanowiska posiadają zdolność do podnoszenia spra wności realizacji zadań, niejako automatycznie w odpowiedzi na wzrost stawianych im wymagań. Podział uprawnień decyzyjnych w urzędzie jest w pełni elastycznie dostosowywany do ewentualnych zmian w strategii i zadaniach jednostki. Zmiany takie są przyswajane niejako automatycznie przez odpowiednio przygotowane stanowiska kierownicze, bez zakłóceń w funkcjonowaniu urzędu. Zarządza się wszystkimi procesami przy użyciu właściwych mierników. Przewiduje się problemy w realizacji procesów oraz podejmuje systematyczne działania doskonalące i rozwojowe w zakresie zarządzania procesami. Podejmuje się systemowe działania korygujące oraz przedsięwzięcia doskonalące niektóre procesy. Podejmuje się systemowe działania korygujące w zakresie realizowanych procesów. Wypracowano efektywne mechanizmy współpracy wykonawców działań cząstkowych. Wykonawcy dzia łań cząstkowych podejmują systematyczne kroki w kierunku doskonalenia realizowanych procesów, przewidując możliwe problemy we współdziałaniu. System komunikacji poziomej w urzędzie jest w pełni elastycznie dostosowywany do ewentualnych zmian w strategii i zadaniach jednostki. Zmiany takie są przyswajane niejako automatycznie przez odpowiednio przygotowane komórki, bez zakłóceń w funkcjonowaniu urzędu. f 3

2. Zarządzanie Księgą Procesów Księga Procesów opracowana została przez zespół programowy w składzie: Jerzy Prokopczuk Zastępca Wójta Krystyna Jastrzębska Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej Krystyna Kaczyńska Sekretarz Gminy Zofia Brokowska Skarbnik Gminy Katarzyna Jastrzębska Inspektor ds. Obsługi Rady Pracownicy Ośrodka Pomocy Społecznej Gminy Łomża Ze strony Programu Rozwoju Instytucjonalnego, w pracach nad wdrożeniem SZP w Starostwie Łomżyńskim uczestniczył Konsultant Terenowy - Leszek Skórniewicz Zastępca Wójta opracowuje, aktualizuje i archiwizuje księgę procesów. Księgę Procesów zatwierdza Wójt Gminy i wprowadza w życie mocą zarządzenia. W tym samym trybie dokonywane są zmiany w treści Księgi. Dokument ten rozpropagowany jest pomiędzy wybranych pracowników Urzędu Gminy i Ośrodka Pomocy Społecznej, których rozdzielnik przedstawiony jest w rozdzielniku w/w zarządzenia. Archiwizacja nieaktualnych ksiąg procesów prowadzona jest w sposób przyjęty dla archiwizacji zarządzeń Wójta, przedstawiony w Instrukcji Kancelaryjnej. 3. Zarządzania Procesowe w Urzędzie Gminy i Ośrodku Pomocy Społecznej w Łomży Procesowe Zarządzanie Urzędem Gminy i Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Łomży opiera się o standardowe zasady zarządzania jednostkami administracji publicznej, a mianowicie przepisy prawa, w tym Kodeks Postępowania Administracyjnego, Instrukcję Kancelaryjną, Uchwały Rady Gminy, Regulamin Organizacyjny, Regulamin Pracy, Zarządzenia Wójta, Polecenia członków Kierownictwa Organizacji. W ramach ustanowienia i wdrożenia systemu zarządzania procesami: zidentyfikowano procesy realizowane w UG i OPS, dokonano wyboru tych procesów, które są najistotniejsze dla pracy UG i OPS, opisano jednolite zasady realizacji takich procesów, określono procesy badania efektywności, ustanowiono cele procesów UG i OPS. System zarządzania procesowego wdrożony dla poprawy zarządzania Urzędem Gminy i Ośrodkiem Pomocy Społecznej oraz poprawy jakości wyrobów i świadczonych usług udokumentowany jest w postaci 33 procesów, przedstawionych na poniższym schemacie oraz w punktach 7, 8 i 9 Księgi Procesów. Szczegóły dotyczące powiązań pomiędzy procesami przedstawione zostały, w postaci odwołań do innych procesów lub procedur, w opisach i schematach. Niniejsza Księga Procesów stanowi kompendium wiedzy na temat procesów, które są podstawą systemu zarządzania oraz jego doskonalenia i weryfikacji. Jest wskazówką dla pracowników i wyznacza miejsce każdego z nich w organizacji oraz ich wkład, jaki wnoszą w system zarządzania organizacją. 4

5

Procesy UG i OPS 3.igx Zarządzanie informatyką Przyjmowanie skarg i wniosków Realizacja kontroli wewnętrznej Szkolenie personelu Organizacja szkoleń Praca socjalna Poradnictwo Wydawanie decyzji OPS Wypłata świadczeń Obieg korespondencji przychodzącej Ewidencja działalności gospodarczej Wydawanie decyzji Wydawanie zezwoleń Obieg korespondencji wychodzącej Wydawanie zaświadczeń Udzielanie informacji i odpowiedzi na pisma Przygotowanie akt do archiwum Proces zakupu magazyno wania Realizacja inwestycji Pozyskiwanie sprzętu gospodarstwa domowego iodzieży używanej Tworzenie Uchwał Rady Gminy Planowanie budżetu Gminy Zarządzanie OPSU OPS Pozyskiwanie środków finansowych Pozyskanie dotacji celowej Elektroniczny przekaz dokumentów do ZUS Elektroniczne wykonanie sprawozdań z wykonania budżetu 6 Sprawozdania Delegacje Biuletyn Informacji Publicznej Promocja gminy

System zarządzania procesowego obejmuje wszystkie komórki organizacyjne zaangażowane w obsługę klienta, realizację i dystrybucję wyrobów i usług. Funkcjonowanie Systemu Zarządzania procesowego Urzędu Gminy i Ośrodka Pomocy Społecznej zaplanowano w dokumentacji systemowej, na którą składają się: Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego Gminy, Strategia Zrównoważonego Rozwoju Gminy do Roku 2010, Księga procesów - identyfikująca procesy realizowane w organizacji oraz ich sekwencję, Operacyjny Plan Świadczenia Usług Publicznych w Zakresie Pomocy Społecznej W Gminie Łomża Katalog Usług Urzędu Gminy i Ośrodka Pomocy Społecznej, Opis Stanowisk Pracy, Regulamin Organizacyjny, Regulamin Pracy. Dokumentacja zarządcza organizacji określająca zasady funkcjonowania Urzędu Gminy i Ośrodka Pomocy Społecznej, System zarządzania procesowego, skoncentrowany jest na zwiększaniu jakości usług oraz jakości obsługi klienta. Skupia się na działaniach zmierzających do rozwoju oraz zapobiegania błędom, eliminacji odstępstw i braku efektywności. Opiera się na planowanych, systematycznych i udokumentowanych działaniach realizowanych przez wszystkie komórki organizacyjne, zgodnie z zasadą PDCA: PLAN - Planujemy ustalamy cele, i procesy niezbędne do spełnienia wymagań obecnych i przyszłych klientów, DO Wykonujemy wdrażamy procesy, CHECK Sprawdzamy monitorujemy, mierzymy procesy i wyroby, w odniesieniu do zaplanowanych celów i wymagań dotyczących wyrobów, oraz przedstawiamy wyniki pomiarów i monitorowania, ACT Działamy podejmujemy ciągłe działania doskonalące wyroby i procesy organizacji. Zasadę tą stosujemy do zarządzania wyrobami, usługami, procesami, personelem, zasobami materialnymi Urzędu Gminy i Ośrodka Pomocy Społecznej. Szczególną rolę w zaprezentowanym podejściu zajmuje opisany poniżej sposób zarządzania procesami, w tym proces Zarządzania Operacyjnym Planem Świadczenia Usług Publicznych. Każdy proces stanowi jeden logiczny ciąg działań, które są ściśle ze sobą powiązane. Wszystkie procesy prowadzone są w warunkach nadzorowanych. W dalszej części przedstawiony jest opis wszystkich procesów wdrożonych w organizacji. Na czele każdego procesu stoi właściciel procesu, który jednoosobowo odpowiada za poprawność działań wykonywanych w ramach procesu. Właścicielom podlegają komórki organizacyjne lub pracownicy danego obszaru odpowiedzialni za poprawne wykonywanie czynności składających się na proces. Zarządzanie procesami przez właściciela polega na: - identyfikacji danych wejściowych do procesu, nadzorowaniu działań przygotowawczych i realizacji czynności w ramach procesu, kontrolowaniu danych wyjściowych, dokonywaniu oceny efektywności procesu, 7

- nadzorowaniu zgodności wykonywanych działań z udokumentowanymi procedurami, instrukcjami i przepisami prawa, - ustanawianiu i nadzorowaniu zapisów systemu zarządzania procesowego w celu zweryfikowania, czy procesy są prowadzone zgodnie z założeniami, - inicjowaniu działań korygujących i zapobiegawczych, - stałej ocenie stabilności procesu na podstawie zdefiniowanych i przyjętych mierników, - określaniu potrzeb w zakresie dokumentowania systemu, - przedstawianiu informacji na temat procesu podczas kwartalnych narad. Wdrożony w Urzędzie Gminy i Ośrodku Pomocy Społecznej, system zarządzania procesowego obejmuje swym zakresem procesy, komórki organizacyjne, przedstawione w Schemacie Organizacyjnym oraz w Mapie Procesów Zarządzanie systemem procesów oparte jest na: - bieżącym nadzorowaniu procesów są przez ich właścicieli, z wykorzystaniem plików excell, - kwartalnych narad jakościowych - doraźnych spotkaniach tematycznych, - przeglądach zarządzania realizowanych w zaplanowanych odstępach czasu. Wynikiem tych spotkań jest określenie zadań dla rozwiązywania bieżących problemów i poprawy efektywności funkcjonowania organizacji oraz weryfikacja realizacji poprzednich zaleceń a także zapewnienie właściwej komunikacji w Urzędzie i Ośrodku. Dzięki regularnemu wykonywaniu zapisów, kontroli systemu przez kierownictwo, przeglądów, skuteczność systemu zarządzania procesowego jest na bieżąco nadzorowana, ulepszana i poprawiana. Wspieraniu jakości służy także planowanie i prowadzenie szkoleń oraz dokształcanie pracowników organizacji. W przeglądzie udział biorą: Wójt Gminy, Zastępca Wójta, Skarbnik Gminy, Sekretarz Gminy, Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej Inne osoby zaproszone. Przegląd dokonywany jest na podstawie następujących danych wejściowych : 1. Wyniki realizacji najważniejszych celów organizacji 2. Sprawozdania Sekretarza Gminy w zakresie: - wyników z przeprowadzonych badań procesów, - analizy zbiorczych zestawień skarg i wniosków wpływających do Urzędu i Ośrodka, - analizy realizacji planu szkoleń pracowników i uzyskanych efektów, 8

- analizy informacji pochodzących od klientów, - podsumowania z przebiegu realizacji procesów i działań korygujących i zapobiegawczych, 3. Zapisów z poprzedniego przeglądu. 4. Innych spraw mających wpływ na funkcjonowanie Urzędu Gminy i Ośrodka Pomocy Społecznej oraz obsługę klienta. Sprawozdania z przeglądu systemu zarządzania procesowego opracowywane są w formie pisemnej i dołączane do protokółów z posiedzenia Kierownictwa, na którym przegląd ten był dokonany. Kopie sprawozdań przechowywane są przez Sekretarza Gminy. Wnioski i zalecenia wynikające z przeglądów zarządzania stanowią dane wejściowe do działań korygujących i zapobiegawczych oraz do planowania działań zmierzających do zbadania efektywności i zgodności postępowania z właściwymi wymaganiami. W szczególności przegląd zarządzania procesowego ma odpowiedzieć na pytania: czy w związku ze zmieniającymi się warunkami zewnętrznymi i wewnętrznymi, wyznaczone kierunki działań są ciągle aktualne? czy kierunki te są realizowane w systemie zarządzania jakością? czy ich realizacja zapewnia uzyskanie w sposób trwały założonego poziomu jakości? czy i jakie działania należy podejmować dla doskonalenia systemu zarządzania procesowego? czy i jakie działania doskonalące wdrożyć? 9

4. Lista Celów Urzędu Gminy i Ośrodka Pomocy Społecznej w Łomży Najważniejsze cele Urzędu Gminy oraz Ośrodka Pomocy Społecznej w Łomży na rok 2004 wynikają. m.in. z dokumentów: Strategia Zrównoważonego Rozwoju Gminy do doku 2010 Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego Gminy Łomża Uchwała Budżetowa na 2004 rok Operacyjny Plan Świadczenia Usług Publicznych w Zakresie Pomocy Społecznej W Gminie Łomża Podwyższenie kwalifikacji pracowników Urzędu Gminy Cel Miernik Wartość w 2003 Zwiększenie mieszkańcom dostępu do internetu poprzez utworzenie punktu w Publicznej Bibliotece Gminy Łomża Stopień realizacji planu szkolenia Wartość docelowa na koniec 2004 roku Sposób zbierania danych Odpowiedzialny Kwartalne 100 informacje nt. efektów Sekretarz Gminy realizacji celów 0 1 Sekretarz Gminy Proces Włączenie pracowników Urzędu Gminy do prowadzenia polityki społecznej w gminie poprzez aktualizowanie Biuletynu Informacji Publicznej i w prasie lokalnej, Ilość aktualizacji BIP Ilość publikacji prasowych opracowanych przez pracowników urzędu 0 100 20 Sekretarz Gminy BIP Umieszczanie na stronie internetowej gminy treści prasy lokalnej Ilość aktualizacji strony treściami prasy lokalnej 0 100 Sekretarz Gminy BIP Zatrudnienie administratora systemu informatycznego. 0 1 Sekretarz Gminy Zarządzanie procesowe 10

Cel Miernik Wartość w 2003 Utworzenie stanowiska obsługi interesanta z możliwością bezpłatnego korzystania z dostępu do internetu w Urzędzie Gminy, Wartość docelowa na koniec 2004 roku 0 1 Sposób zbierania danych Odpowiedzialny Sekretarz Gminy Proces Księga Procesów Organizowanie festynów bezalkoholowych z udziałem społeczności lokalnej Ilość frestynów - 3 Kwartalne informacje nt. efektów realizacji celów Pełnomocnik do spraw rozwiązywania problemów alkoholowych Zarządzanie procesowe Księga Procesów Podwyższenie jakości sprzętu komputerowego oraz jego zwiększenie w Urzędzie Gminy, Stopień satysfakcji z informatyzacji urzędu - > 60% zadowolonych pracowników Kwartalne informacje nt. efektów realizacji celów Sekretarz Gminy Proces zakupu i magazynowani a Poprawa stanu nawierzchni dróg Gminnych Ilość km dróg wyremontowanych i nowo zbudowanych Nie monitorowano 7,5 Ilość km dróg o nawierzchni bitumicznej 45,3 50,0 Wnioski Mieszkańców, Kwartalne informacje nt. efektów realizacji celów Inspektor drogownictwa ochrony środowiska ds. i Realizacja inwestycji Poprawa stanu infrastruktury wodociągów wiejskich Gminy Poprawa stanu sieci kanalizacyjnej gminy Długość sieci wodociągów km 135 km 136 km Ilość podłączeń w roku 53 40 Ilość podłączeń Nie monitorowano - Długość sieci kanalizacji km 7,6 km 4,1 km Ilość km kanalizacji 7,6 11,7 Ilość podłączeń kanalizacji w roku 0 130 Kwartalne informacje nt. efektów realizacji celów Inspektor ds. drogownictwa i ochrony środowiska 11

Cel Miernik Wartość w 2003 Poprawa warunków środowiska naturalnego Zadowolenie klientów z usług Ośrodka Występowanie w większym zakresie do instytucji w pozyskiwaniu pomocy rzeczowej. Przeciwdziałanie skrajnemu ubóstwu i integracja ze środowiskiem (przeciwdziałanie izolacji grup patologicznych i ubogich). Edukacja społeczeństwa poprzez spotkania ukazujące możliwości wyjścia z trudnej sytuacji (poradnictwo indywidualne i zbiorowe) Wartość docelowa na koniec 2004 roku Ilość likwidowanych dzikich wysypisk nieczystości 3 Co najmniej 1 Opracowanie Gminnego Programu Ochrony Środowiska 0 30-06-2004 na lata 2004-2014 Opracowanie Gminnego Planu Gospodarki Odpadami 0 30-06-2004 Ilość osób zadowolonych z uzyskanej porady Nie mierzono Z 50 osób, którym udzielono porady 90% będzie zadowolonych z uzyskanej porady Ilość skutecznych wystąpień Ok. 30 40 % Ilości skutecznych interwencji Zadowolenie klientów z usług edukacyjnych Ok. 80% > 85% Nie monitorowano 50% osób zadowolonych z uzyskanej porady Sposób zbierania danych Kwartalne informacje nt. efektów realizacji celów Ankietyzacja Kwartalne informacje nt. efektów realizacji celów Teczka Pomoc rzeczowa (sprawozdanie 2 x w roku) Baza danych Pomost (sprawozdanie 2 x w roku) Baza danych PULSAR, plik EXCELL Praca socjalna.xls, (sprawozdanie 2 x w roku) Odpowiedzialny Inspektor ds. drogownictwa i ochrony środowiska Kierownik OPS Kierownik OPS Kierownik OPS dla całości, Pracownik socjalny dla danego rejonu Kierownik OPS Proces Zarządzanie procesowe Księga Procesów Poradnictwo Pozyskiwanie sprzętu... Praca socjalna Organizacja szkoleń 12

Cel Miernik Wartość w 2003 Stwarzanie możliwości przez gminę, realizacji programów rozwiązujących problemy i podwyższających stopień bezpieczeństwa mieszkańców. Przyjmowanie profesjonalnych programów profilaktycznych w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych i przemocy. Utworzenie punktu konsultacyjnego bądź zatrudnienie konsultantów w ośrodku do udzielania specjalistycznych porad psychologiczno prawnych. Ilość środków przeznaczonych na realizację programów (PLN) Ilość osób, wyrażających chęć uczestnictwa w programach Dalszy rozwój pracy socjalnej dla osób i rodzin będących w trudnej Zadowolenie Klientów sytuacji życiowej. Podwyższenie kwalifikacji pracowników socjalnych głównie poprzez uzyskanie specjalizacji. % ilości pracowników posiadających I-wszy stopień specjalizacji Ok. 500 osób Wartość docelowa na koniec 2004 roku 0 30000 Nie monitorowano Ok. 600 osób 0 1 punkt 80% zadowolonych klientów 0 50% Sposób zbierania danych (sprawozdanie 2 x w roku) Wykaz programów, zawierający informacje o ilości uczestników poszczególnych programów (sprawozdanie 1 x w roku) Sprawozdanie z realizacji Operacyjnego Planu Świadczenia Usług (sprawozdanie 1 x w roku) Odpowiedzialny Wójt Gminy Pełnomocnik Wójta ds. Rozwiązywania Problemów Alkocholowych Kierownik OPS Ankiety badania dla całości, satysfakcji Pracownik (sprawozdanie 2 x socjalny dla w roku) danego rejonu Sprawozdanie z realizacji Operacyjnego Planu Kierownik i Świadczenia Usług Pracownicy OPS (sprawozdanie 1 x w roku) Proces Zarządzanie operacyjnym planem świadczenia usług publicznych Poradnictwo Zarządzanie procesowe Księga Procesów Praca socjalna Szkolenie personelu 13

Cel Miernik Wartość w 2003 Wartość docelowa na koniec 2004 roku Sposób zbierania danych Odpowiedzialny Proces Przyjęcie przez gminę rozwiązań problemów w zakresie całodobowej opieki nad osobami starszymi Ilość utworzonych rodzinnych domów pomocy społecznej, (przygotowanie zaplecza do utworzenia takiej placówki) 0 1 Sprawozdanie z realizacji Operacyjnego Planu Świadczenia Usług (sprawozdanie 1 x w roku) Kierownik OPS Zarządzanie operacyjnym planem świadczenia usług publicznych Przygotowanie przez gminę zaplecza mieszkań socjalnych, spełniających warunki socjalne podstawowe Włączenie w większym zakresie pracowników OPS do prowadzenia polityki społecznej na terenie gminy. Ilość mieszkań komunalnych 5 7 Ilość nowych inicjatyw społecznych uruchomionych z wniosku pracowników socjalnych Podwyższenie jakości sprzętu komputerowego oraz Satysfakcja pracowników ze sprzętu wykorzystywanego do zapewnienie administratora pracy OPS (w skali 2 5) systemu informatycznego. 8 10 3 5 Sprawozdanie z realizacji Operacyjnego Planu Wójt Gminy Świadczenia Usług (sprawozdanie 1 x w roku) Wykaz inicjatyw, zawierający krótki opis i efekty, Informacja w Wójt Gminy, BIP Kierownik OPS (sprawozdanie 2 x w roku) Ankieta satysfakcji pracowników (sprawozdanie 1 x w roku) Koordynator ds. SI OPS Zarządzanie procesami Księga Procesów Zarządzanie operacyjnym planem świadczenia usług publicznych Zarządzanie informatyką 14

5. Lista Procesów UG Łomża NAZWA PROCESU CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA 15

NAZWA PROCESU TWORZENIE UCHWAŁ RADY GMINY CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA 1. Przygotowanie Projektów Uchwał zgodnie z: a. Planem Pracy Rady b. Zarządzeniami Wójta 2. Przekazanie zaproszenia Radnemu wraz z projektami Uchwał co najmniej na 7 dni przed posiedzeniem Rady 3. Przygotowanie Projektu Uchwały na 10 dni przed Posiedzeniem Rady 1. Wnioski pracowników. 2. Wnioski radnych. 3. Wnioski związków, stowarzyszeń. 4. Przepisy obligatoryjne. 5. Wnioski mieszkańców. 6. Wnioski Wójta Gminy 1. Decyzja Rady Gminy o podjęciu uchwały bądź jej nie podęciu. 2. Opublikowani e w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego.( 14 dni po jej ogłoszeniu). 3. Podanie do publicznej wiadomości: tablica ogłoszeń w Urzędzie, rozplakatowan ie na tablicach ogłoszeń sołectwach w 1. Sekretarz Gminy. 1. Uchw ała Nr V/26/03 Rady Gminy Łomża z dnia 11 marca 2003 roku 2. Zarzą dzenia Wójta w sprawie przygotowa nia materiałów na sesje Rady Gminy 3. Statut Gminy Łomża 1. Uchwalenie Budżetu, zmiany w budżecie, zabezpieczanie środków na poszczególne zadania. 2. Ustalenie Podatku (od nieruchomości, zwolnienia w podatku od nieruchomości, podatek od środków transportowych, zwolnień w podatku od środków transportowych, od posiadania psów). 3. Ustalenie limitów na wieloletnie programy inwestycyjne. 4. Restrukturyzacja należności publicznych stanowiących dochody budżetu gminy Łomża. 5. Udzielenie absolutorium Wójtowi Gminy. 6. Ustalenie Wynagrodzenia Wójta. 7. Uchwalenie Statutu (Gminy, Bibliotek, Ośrodka Pomocy Społecznej, Zarządu Ek. Szk. Gm. Łomża). 8. Uchwalenie i realizacja Strategia Zrównoważonego Rozwoju Gminy Łomża. 9. Określanie zasad zbywania i nabywania i obciążania nieruchomości gruntowych stanowiących własność gminy oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata. 10. Zaliczenie dróg do kategorii dróg gminnych. 11. Uchwalenie Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy. 12. Uchwalenie Miejscowgo planu zagospodarowania przestrzennego. 13. Zmiany w planie zagospodarowania przestrzennego. 14. Scalanie i podział nieruchomości. 15. Ustalenie Planu pracy Rady Gminy i Komisji rady Gminy. 16. Wybór członków komisji Rady Gminy. Wybór Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego Rady Gminy. 17. Ustalanie diet radnych. 18. Uchwalenie statutu Gminnego Ośrodka Kultury, statutów sołectw, wybór ławników, uchwalenie herbu i flagi gminy. 16

NAZWA PROCESU TWORZENIE UCHWAŁ RADY GMINY CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA 1. Przygotowanie Projektów Uchwał zgodnie z: a. Planem Pracy Rady b. Zarządzeniami Wójta 2. Przekazanie zaproszenia Radnemu wraz z projektami Uchwał co najmniej na 7 dni przed posiedzeniem Rady 3. Przygotowanie Projektu Uchwały na 10 dni przed Posiedzeniem Rady 1. Wnioski pracowników. 2. Wnioski radnych. 3. Wnioski związków, stowarzyszeń. 4. Przepisy obligatoryjne. 5. Wnioski mieszkańców. 6. Wnioski Wójta Gminy 1. Decyzja Rady Gminy o podjęciu uchwały bądź jej nie podęciu. 2. Opublikowanie w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego.(1 4 dni po jej ogłoszeniu). 3. Podanie do publicznej wiadomości: tablica ogłoszeń w Urzędzie, rozplakatowan ie na tablicach ogłoszeń w sołectwach Sekretarz Gminy. 17 1. Uchwała Nr V/26/03 Rady Gminy Łomża z dnia 11 marca 2003 roku 2. Zarządzen ia Wójta w sprawie przygotow ania materiałó w na sesje Rady Gminy 3. Statut Gminy Łomża 19. Powoływanie zastępców kierowników. 20. Ustalenie liczby punktów sprzedaży napojów alkoholowych.określenie Zasad usytuowania na terenie gminy miejsc sprzedaży i podawania napojów alkoholowych. 21. Nadawanie imienia Szkołom, gimnazjom. 22. Ustalanie obwodów do głosowania. 23. Przekształcenie szkół podstawowych na terenie gminy. 24. Ustalenie planu sieci publicznych szkół podstawowych oraz określenie granic ich obwodów. 25. Uchwalenie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania problemów Alkoholowych. 26. Zmiana granic sołectwa 27. Ustalenie najniższego wynagrodzenia i wdrożenia punktu dla jednostki administracyjnej. 28. Przyjęcie obowiązku utrzymania grobów i cmentarzy wojennych. 29. Ustalenie zasad i warunków wyłapywania bezdomnych zwierząt na terenie gminy. 30. Przyjęcie zadań administracji rządowej w zakresie funkcjonowania składek na ubezpieczenie zawodowe osób. 31. Powołanie zespołu do spraw wyboru ławników ludowych. 32. Współdziałanie przy realizacji inwestycji rozbudowa mieszkania. 33. Wybór członków kolegium ds. wykroczeń. 34. Ustalenie nazewnictwa ulic. 35. Likwidacja Szkół Publicznych. 36. Określenie stawek czynszu regulowanego za lokale mieszkalne. 37. Ustalenie trybu postępowania o udzielenie dotacji z budżetu gminy i sposobu jej realizacji 38. Przystąpienie do stowarzyszeń i związków 39. Ustalenie stawek opłaty targowej, zasad ustalania i poboru oraz terminów. 40. Ustalenie opłaty administracyjnej, terminu płatności. 41. Przyjęcie wyników oceny zmian w zagosp. przestrzennym gminy.

NAZWA PROCESU TWORZENIE UCHWAŁ RADY GMINY CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA 1. Przygotowanie Projektów Uchwał zgodnie z: a. Planem Pracy Rady b. Zarządzeniami Wójta 2. Przekazanie zaproszenia Radnemu wraz z projektami Uchwał co najmniej na 7 dni przed posiedzeniem Rady 3. Przygotowanie Projektu Uchwały na 10 dni przed Posiedzeniem Rady 1. Decyzja Rady Gminy o podjęciu 1. Wnioski uchwały bądź pracowników. jej nie podęciu. 2. Wnioski 2. Opublikowanie radnych. w Dzienniku 3. Wnioski Urzędowym związków, Województwa stowarzyszeń. Podlaskiego.(1 4. Przepisy 4 dni po jej obligatoryjne. ogłoszeniu). 5. Wnioski 3. Podanie do mieszkańców. publicznej 6. Wnioski Wójta wiadomości: Gminy tablica ogłoszeń w Urzędzie, rozplakatowani e na tablicach ogłoszeń sołectwach w Sekretarz Gminy. 1. Uchwała Nr V/26/03 Rady Gminy Łomża z dnia 11 marca 2003 roku 2. Zarządze nia Wójta w sprawie przygoto wania materiałó w na sesje Rady Gminy 3. Statut Gminy Łomża 42. Przyjęcie planu Rozwoju Instytucjonalnego Gminy Łomża. 43. Podział gminy na okręgi wyborcze i obwody głosowania 44. Ustalenie regulaminu określającego wysokość i warunki przyznawania dodatku motywacyjnego, funkcyjnego... 45. Określenie szczegółowych zasad udzielania i rozmiaru zniżek nauczycielom pełniącym stanowiska kierownicze w szkołach. 46. Powołanie komisji do przeprowadzenia egzaminów dla nauczycieli mianowanych 47. Ustalenie najniższego wynagrodzenia i przyjęcia wartości jednego punktu w zł. 48. Ustalenie zasad zwrotu wydatków na świadczenia w ramach zadań w zakresie dożywiania. 49. Ustalenie zasad zwrotu wydatków na dożywianie uczniów. WYDAWANIE ZARZĄDZEŃ WÓJTA Sprawne funkcjonowanie urzędu brak zastrzeżeń do pracy urzędu ze strony instytucji kontrolujących 1. Potrzeba wydania zarządzenia 2. Uchwała Rady Gminy 3. Wnioski mieszkańców sołectw Rad sołeckich Przekazanie zarządzenia do danego pracownika merytorycznego. Wójt Gminy Regulamin organizacyjny 1. Upoważnianie pracowników do wydawania decyzji administracyjnych. 2. Ustalenie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy. 3. Realizacja zadań obronnych i obrony cywilnej. 4. Ustalenie Układ wykonawczego budżetu gminy. 5. Zarządzenie wyborów organów samorządu mieszkańców wsi. 6. Powołanie komisji przetargowych. 7. Przyjęcie sprawozdania z realizacji budżetu. 8. Przygotowanie materiałów na sesje. 18

NAZWA PROCESU WYDAWANIE ZARZĄDZEŃ WÓJTA CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA Sprawne funkcjonowanie urzędu brak zastrzeżeń do pracy urzędu ze strony instytucji kontrolujących 1. Potrzeba wydania zarządzenia 2. Uchwała Rady Gminy 3. Wnioski mieszkańcó w sołectw Rad sołeckich Przekazanie zarządzenia do danego pracownika merytorycznego. Wójt Gminy 19 Regulamin organizacyjny 9. Ustalenie wzrostu wartości nieruchomości przeznaczonych pod zainwestowanie Przeznaczenie do sprzedaży nieruchomości gruntowych stanowiących mienie komunalne..powołanie komisji konkursowych do przeprowadzenia konkursu celem wyłonienia kandydatów na dyrektorów szkół.utworzenie oraz określenie składu Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego. 10. Ustalenie instrukcji postępowania 11. Ustalenie regulaminu pracy. 12. Utworzenie gminnego zespołu do spraw ewakuacji oraz elementów organizacyjnych ewakuacji ludności. 13. Ustalenie przydziału odzieży roboczej, ochronnej, narzędzi pracy oraz ryczałtu za dojazdy pracowników robót publicznych Urzędu Gminy.Przeprowadzenie i przygotowanie treningu kierowniczo-sztabowego. 14. Zarządzenie przeprowadzenia spisu z natury składników majątkowych. 15. Ustalenie norm zużycia paliw płynnych w eksploatacji sprzętu silnikowego używanego przez jednostki OSP. 16. Wprowadzenie regulaminu wynagradzania pracowników jednostek organizacyjnych Gminy 17. Wprowadzenie instrukcji postępowania w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych. 18. Wprowadzenie instrukcji określającej sposób zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. 19. Wprowadzenie instrukcji w sprawie zabezpieczenia dokumentów zawierających dane osobowe. 20. Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej do stosowania w jednostkach organizacyjnych Gminy Łomża. 21. Uszczegółowienie jednolitego rzeczowego wykazu akt. 22. Organizacja formacji obrony cywilnej. Powołanie zespołu kierowania obroną cywilną Gminy.

NAZWA PROCESU CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA WYDAWANIE ZARZĄDZEŃ WÓJTA Sprawne funkcjonowanie urzędu brak zastrzeżeń do pracy urzędu ze strony instytucji kontrolujących 1. Potrzeba wydania zarządzenia 2. Uchwała Rady Gminy 3. Wnioski mieszkańcó w sołectw Rad sołeckich Przekazanie zarządzenia do danego pracownika merytorycznego. Wójt Gminy Regulamin organizacyjny 23. Utworzenie gminnego zespołu ds. przyjęcia ludności i elementów organizacyjnych przyjęcia ludności. 24. Ustalenie zasad prowadzenia centralnych rejestrów kancelaryjnych. 25. Ustalenie i wprowadzenie do stosowania instrukcji organizacyjnej i zakresu działania archiwum zakładowego. 26. Ustalenie zasad realizacji systemu wykrywania i alarmowania na terenie gminy. 27. Ustalenie ryczałtu dla pracowników fizycznych urzędu gminy. 28. Opracowanie gminnego planu reagowania kryzysowego. 29. Powołanie komisji likwidacyjnych 30. Wprowadzenie w życie kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont oraz obiegu dowodów finansowo-księgowych. 31. Wprowadzenie regulaminu przyznawania nagród dla pracowników Urzędu Gminy. 32. Powołanie zastępcy Wójta. 33. Ustalenie harmonogramu realizacji uchwał Rady Gminy PRZYJMOW ANIE I ROZPATRYWA NIE SKARG I WNIOSKÓW POZYSKIWA NIE ŚRODKÓW FINANSOWYCH 1. rozstrzygnięcie skargi lub wniosku, w terminie do 30 dni pozyskanie środków finansowych z organizacji pomocowych w maksymalnej kwocie dla danego zadania inwestycyjnego a. Skarga b. wniosek Potrzeba pozyskania środków przekazanie ostatecznej odpowiedzi zainteresowanym stronom rozliczenie finansowe wniosku płatność o Wójt, Kierownik Inspektor ds. obsługi Rady Gminy KPA, Statut Gminy, Uchwała Rady Gminy rozpatrzenie skargi i udzielenie odpowiedzi stronom. pozyskanie środków pomocowych 20

NAZWA PROCESU CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA Rozpatrywan ie interpelacji i zapytań Radnych oraz wniosków i opinii Rady i jej organów a. Satysfakcja wnioskodawców z realizacji procesu b. Satysfakcja mieszkańców c. Przekazanie informacji o realizacji wniosków na następnej sesji Rady Wniosek zainteresowanego Informacja sposobie załatwienia sprawy o Inspektor ds. obsługi Rady Gminy Statut Gminy, Ustawa samorządzie gminnym o Rozpatrywanie interpelacji i zapytań Radnych oraz wniosków i opinii Rady i jej organów PROMOCJA GMINY 1. Zwiększenie świadomości osób zainteresowanych o walorach gminy 2. Zwiększenie ilości firm rozpoczynających działalność na terenie Gminy 3. Zwiększenie ilości turystów korzystających z parków krajobrazowych 4. Ilość przedsięwzięć promocyjnych: a. Folder 2 edycje rocznie b. Film 1 edycja rocznie c. strona internetowa 2 aktualizacje rocznie, 200 wejść miesięcznie d. publikacje w prasie co najmniej 1 x w miesiącu e. wywiady radiowe min 6 x w roku f. Festyny społeczności lokalnych co najmniej 6 w roku Potrzeba przeprowadzenia przedsięwzięcia promocyjnego Podsumowanie przedsięwzięcia promocyjnego Z-ca Wójta Gminy Rozpowszechnienie informacji o walorach gminy, katalog, folder, broszura film, ulotka, opracowania prasowe, wydawnictwa własne 21

NAZWA PROCESU BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ OBIEG KORESPONDE NCJI WYCHODZĄCE J OBIEG KORESPONDE NCJI PRZYCHODZĄC EJ ORGANIZAC JA IMPREZ PUBLICZNYCH CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA zapewnienie dostępu do informacji publicznej zgodnie z przepisami prawa, Uruchomienie BIP do 01.07.2003 Czas procesu nie dłuższy niż 1 dzień roboczy Czas procesu nie dłużej niż 1 dzień roboczy 1. Realizacja imprez zgodnie z założonym planem 2. Realizacja imprez w zaplanowanym budżecie Identyfikacja obowiązek umieszczenia informacji w BIP Korespondencja Przygotowana w wersji listowej Przyjęcie korespondencji (odbiór korespondencji), od osoby zewnętrznej 1. kalendarz imprez 2. potrzeba przeprowadzen ia imprezy ni planowanej zamieszczenie danej informacji w BIP Wpis do księgi nadawczej Przekazanie do pracownika merytorycznego 3. Finansowe rozliczenie imprezy 4. Protokół z imprezy Administra tor BIP Inspektor ds. obsługi urzędu Inspektor ds. obsługi urzędu Inspektor ds. obsługi urzędu Dyrektor Zarządu Ekonomiczn ego Szkół Ustawa o dostępie do Informacji Publiczne, Instrukcja obsługi systemu, Rozporządzen ie Ministra Spraw Wewnętrznyc h i Administracji w sprawie Biuletynu Administracji Publicznej Regulamin Organizacyjny, Instrukcja Kancelaryjna, Udzielenie Informacji publicznej Wysyłka korespondencji przez pocztę do adresata, faksy, e-maile Dekretacje poczty, rozdział poczty Organizacja Imprez Publicznych 22

NAZWA PROCESU CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA Zgodnie z przepisami Przygotowani zabezpieczenie akt e akt do ( Miernikiem : czas, archiwum rodzaj kategorii) ZARZĄDZANI E INFRASTRUKT URĄ Efektywne infrastrukturą zarządzanie 1. Wydanie decyzji zgodnie z przepisami prawa WYDAWANIE 2. Ilość błędnie DECYZJI I przygotowanych ZEZWOLEŃ projektów decyzji - WYDAWANIE POSTANOWIEŃ Wydawanie / zmiana numerów ewidencyjnych PESEL Zapewnienie wydawania postanowień zgodnie z przepisami prawa Spełnienie wymagania klienta Satysfakcja klientów z realizacji usługi na poziomie 90 % klientów Pojawienie potrzeby. 1. Przepisy prawa 1. Rozliczenie 2. Badanie naprawy techniczne 2. Protokół ekspertyza pokontrolny 3. Harmonogram 3. Rozliczenie 4. Inicjatywa / działania interwencja Zadekretowane pismo, wniosek 1. Wniosek zainteresowane go 2. Nakaz przepisu prawa Wniosek Podpisana decyzja wysłania się do Postanowienie przygotowane do przekazania Nadany numer ewidencyjny Zastępca Wójta Osoby upoważnione do podpisywania decyzji w zakresie upoważnień Zastępca Wójta Sekretarz Gminy 23 Zabezpiecz enie akt Złożenie akt w archiwum ( co uruchamia stanowisko zgodnie z do spraw obsługi urzędu) kategorią archiwalną. Budżet i Plan finansowy Programy i koncepcje Zarządzanie infrastrukturą: Drogi Sieć wodociągowa Sieć kanalizacyjna Budynki i budowle Czystość 1. na wycinkę drzew 2. w sprawie zajęcia pasa drogowego 3. ustalające: łączne zobowiązanie pieniężne, podatek rolny, podatek od nieruchomości, leśny, decyzje przyznające ulgę inwestycyjną, żołnierską, z nabycia gruntu. 4. umorzenia, odroczenia, zaniechanie poboru, rozłożenie na raty 5. w sprawie określenia zaległości w podatku od środków transportowych 6. o zbiórkach publicznych 1. w sprawie opiniowania wniosków w zakresie gospodarki odpadami. 2. w sprawie określenia zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości, w podatku rolnym, leśnym 3. opiniowanie lokalizacji punktów sprzedaży napojów alkoholowych zawierających powyżej 4,5 % alkoholu (z wyjątkiem piwa) 4. postanowienie o wszczęciu postępowania administracyjnego Wydawanie numerów ewidencyjnych PESEL

NAZWA PROCESU Realizacja kontroli wewnętrznej REALIZACJI INWESTYCJI CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA zadowolonych Dokonanie oceny pracy pracowników socjalnych Realizacja inwestycji zgodnie z założeniami 1. Zgodność z planem inwestycji 2. efektywność inwestycji (dotrzymanie budżetu) Plan kontroli lub Protokół wniosek pokontrolny 1. Inicjatywa mieszkańców 2. Uchwała Budżetowa 3. Porozumienia 4. Przepisy prawa 1. Rozliczenie inwestycji 2. Oddanie w użytkowanie Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej Zastępca Wójta Programy i koncepcje realizacji inwestycji Kontrola wewnętrzna Realizacja inwestycji 24

NAZWA PROCESU CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA WYDAWANIE DECYZJI I ZEZWOLEŃ 1. Wydanie decyzji zgodnie z przepisami prawa 2. Ilość błędnie przygotowanych projektów decyzji - Zadekretowane pismo, wniosek Podpisana decyzja wysłania do Osoby upoważnione do podpisywania decyzji w zakresie upoważnień 7. skrócenie miesięcznego terminu na zawarcie związku małżeńskiego, 8. sprostowanie akt stanu cywilnego, 9. uzupełnienie akt stanu cywilnego, 10. umiejscawianie akt S.C. zagranicznych w polskich księgach, 11. na odtwarzanie treści akt S.C. 12. na zawarcie związku małżeńskiego poza stałym miejscem zamieszkania. 13. o zbiórkach publicznych 14. uznanie poborowego za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny 15. konieczność sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny 16. pokrywanie należności mieszkaniowych 17. na jednorazową sprzedaż n. Alkoholowych dla OSP 18. wykreślenie z ewidencji dział. Gospodarczej 19. decyzje o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu decyzje o dodatkach mieszkaniowych na odchów psów- ras agresywnych na wywóz odpadów komunalnych na sprzedaż n. Alkoholowych do 4,5 % oraz piwa do 18% alkoholu 20. pow. 18% alkoholu ZAMELDOW ANIA I WYMELDOWAN IA Spełnienie wymagania klienta Satysfakcja klientów z realizacji usługi na poziomie 90 % klientów zadowolonych Wniosek o zameldowanie / wymeldowanie Wydanie zaświadczenia Sekretarz Gminy 1. Zameldowanie na pobyt stały lub czasowy powyżej 2 miesięcy 2. Zameldowanie na pobyt czasowy trwający do 2 miesięcy 3. Zameldowanie cudzoziemca na pobyt czasowy 4. Wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu i zaświadczeń z akt ewidencji ludności WYDAWANIE ZAŚWIADCZEŃ Min 70% zadowolonych interesantów ze sposobu Wniosek lub pisemny ustny Wydane zaświadczenie Osoby upoważnione 1. stażu pracy w rolnictwie 2. kwot mlecznych 25

NAZWA PROCESU WYDAWANIE DOWODÓW OSOBISTYCH CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA wydawania zaświadczeń Wpis do ewidencji wydanych zaświadczeń Spełnienie wymagań klientów Realizacja procesu w terminie ok. 14 dni w sytuacjach standardowych Wniosek Wydany dowód osobisty do podpisywania zaświadczeń w zakresie upoważnień Sekretarz Gminy 3. o posiadaniu gospodarstw i ha przeliczeniowych 4. o dochodach z gosp. Rolnego, o nie zaleganiu w podatkach uprawniające do otrzymania bonów paliwowych, o okresie płacenia składek na rolnicze ubezpieczenie 5. stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa 6. w zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą 7. zaświadczenie o wpisie do ewidencji dział. Gosp. 8. zaświadczenie o wprowadzeniu zmiany do ewid. Dział. Gospod. 9. zaświadczenie o dokonaniu opłaty za zezwolenie na sprzedaż n. Alkoholowych 10. zaświadczenia potwierdzające wpis do ewid. Dział. Gosp.- Sąd, Prokuratura 11. o wysokości wynagrodzeń, 12. RP 7 o otrzymanych wynagrodzeniach 13. zaświadczenie o przeznaczeniu działki w planie zagospodarowania przestrzennego 14. zaświadczenia o numeracji budynków Wydanie pierwszego dowodu osobistego lub dowodu tymczasowego PROWADZE NIE AKT STANU CYWILNEGO Obieg korespondencji wychodzącej Realizacja wpisu w terminie nie dłuższym niż 7, 14 dni od złożenia właściwego wniosku Sprawne korespondencji Podanie, Wniosek Wpis do akt USC Wpływ pisma lub wysłanie Przekazanie pojawienie się odpowiedzi potrzeby Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej 1. Uzupełnianie aktów stanu cywilnego 2. Transkrypcja zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg 3. Rejestracja zgonu Wysyłka korespondencji przez pocztę do adresata, faksy, e-maile 26

NAZWA PROCESU Obieg korespondencji przychodzącej CEL PROCESU WEJŚCIE WYJŚCIE WŁAŚCICIEL Dokumenty USŁUGA Wpływ Sprawne przyjęcie i korespondencji dekretacja poczty OPS Przyjmowanie Rozpatrzenie skargi w i rozpatrywanie terminie do 30 dni, zgodnie z skarg i przepisami prawa wniosków Wpływ skargi Dokonanie zakupu usługi zgodnie z wymaganiami czas wykonanej usługi, Potrzeba Zakup usług dobra jakość wykonanej wykonania zakupu wykonywanych usługi zadowolenie z wykonanej usługi Realizacja kontroli zewnętrznej Wydawanie zaświadczeń Przekazanie na Sekretarz doodpowiednie Gminy, stanowiska. Kierownik OPS Odpowiedź skargę Rozliczenie zakupu Dokonanie oceny prawidłowości przyznawania Zawiadomienie o Protokół i wypłacania świadczeń z kontroli pokontrolny pomocy społecznej Wydawanie zgodnie z przepisami na Kierownik OPS Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej 1) Komisja Rewizyjna 2) Inspektor RIO 3) Inspektor Wojewódzk iego Wydziału Polityki Społecznej PUW w Białymstok u 4) NIK Przyjęcie poczty Rozpatrzenie skargi i udzielenie odpowiedzi stronom. Zakup usług Uczestnictwo w Kontroli zewnętrznej Wniosek Zaświadczenie Kierownik OPS Wydawanie zaświadczeń w sprawie Proces zakupu Efektywność zakupu. Pojawienie porównanie do cen potrzeby zakupu rynkowych. się Rozliczenie zakupu wyrobu Kierownik OPS Zakupy materiałów biurowych, eksploatacyjnych, wyposażenia 27