Załącznik nr 5 do zarządzenia nr 1322/2008 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 7 sierpnia 2008 roku Wykaz programów informatycznych wykorzystywanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych w Urzędzie Miejskim w Radomiu. A. System informatyczny rachunkowości budŝetu gminy Miasto Radom. A.1. Wykaz programów do rachunkowości budŝetu gminy. Księgi rachunkowe organu Gminy Miasta Radomia od dnia 01 stycznia 2008 roku prowadzone są przy wykorzystaniu programu efka.exe v.1.0 autorstwa PTH BDF-ELIN Sp. z o.o. z siedzibą w Bełchatowie zakupionego przez Urząd Miejski w Radomiu bezpośrednio od producenta na podstawie umowy licencyjnej z dnia 22 listopada 2007 roku. Ze względów organizacyjnych księgi rachunkowe podzielone zostały na dwie odrębne części przechowywane w niepowiązanych ze sobą bazach danych wyodrębniona jest ewidencja księgowa środków oraz dochodów i wydatków budŝetowych w zakresie edukacji, zgodnie z wyodrębnionym takŝe planem kont w tym zakresie. Instalacje i bazy danych mają odpowiednio nazwy: efkab i efkao. A.2. Opis programu efka.exe. Program efka.exe wyprodukowany został w technologii Microsoft.NET z wykorzystaniem bazy danych Oracle, systemów raportowania NineRays i CrystalRaport oraz komponentów DevExpress, moŝe pracować w środowisku Windows. Wszystkie funkcje programu zawarte są w jednym pliku exe, a widoczność i dostęp do poszczególnych funkcji regulowany jest uprawnieniami. Program powstał przy uwzględnieniu uwarunkowań nałoŝonych ustawą o rachunkowości, ustawą Ordynacja Podatkowa, ustawą o podatku rolnym, ustawą o podatku leśnym, ustawą o podatkach i opłatach lokalnych, a w szczególności rozporządzeniem, które wprowadza standard informatycznego sposobu prowadzenia ewidencji podatkowej nieruchomości, ustawą o finansach publicznych, ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawą o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Uprawniony uŝytkownik w dowolnym momencie moŝe otworzyć nowy okres obrachunkowy dla ksiąg rachunkowych. Realizuje to poprzez zdefiniowanie nazwy okresu najczęściej uŝywa się w tym miejscu po prostu roku oraz określenie początku i końca okresu obrachunkowego. Pierwsze uruchomienie programu w nowym okresie obrachunkowym automatycznie uruchomi procedurę załoŝenia sald początkowych kont syntetycznych i analitycznych w wysokości odpowiadającej saldom poprzedniego okresu na ten moment, będą one równieŝ automatycznie aktualizowane podczas kolejnych zapisów do ksiąg okresu poprzedniego. Zapewnia to automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenia sald. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną i księgi pomocnicze - w szczególności: ewidencje podatników podatków od nieruchomości, rolnego i leśnego osób fizycznych i osób prawnych, ewidencję podatników podatku od środków transportowych osób fizycznych i prawnych, rozrachunki z tytułu wyŝej wymienionych podatków, ewidencję sprawozdań z jednostek podrzędnych, rozrachunki z jednostkami budŝetowymi. Na podstawie danych zebranych w tych zbiorach tworzy się w szczególności zestawienia obrotów i
sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych oraz sprawozdania budŝetowe miesięczne i kwartalne RB- 27S i RB-28S. Zapis księgowy zarówno do dziennika i księgi głównej jak i do wszelkich ewidencji pomocniczych i słowników danych posiada automatycznie nadany numer pozycji, a takŝe dane pozwalające na ustalenie osoby dokonującej zapisu oraz czasu dokonania zapisu. Wszelkie korekty zapisów równieŝ są oznaczone identyfikatorem osoby dokonującej korekty i czasem dokonania korekty. Korekty dowodów wprowadzonych do ksiąg rachunkowych moŝna dokonać jedynie poprzez dokonanie zapisu stornującego do nie zamkniętego okresu obrachunkowego. Zapisy do bazy danych są powiązane w transakcje w celu uniemoŝliwienia na przykład zapisu dokumentu tylko do dziennika z pominięciem ksiąg pomocniczych, zapis do wszystkich ksiąg (zakres tego zapisu wynika bezpośrednio z obowiązującego planu kont) następuje jednocześnie. Zapisy do ksiąg rachunkowych odbywają się na podstawie dowodów źródłowych, którymi są: decyzje podatkowe lub deklaracje podatkowe, dowody wpłat: wyciągi bankowe, przekazy pocztowe itp., decyzje umorzeniowe, decyzje zmieniające terminy płatności, decyzje odroczeniowe, noty księgowe polecenia księgowania, sprawozdania z jednostek podrzędnych. Wszystkie wydruki generowane z programu (wyjątek stanowią wydruki o ustawowo określonej postaci, na przykład wydruk tytułu wykonawczego) mają automatycznie ponumerowane strony, są zatytułowane, oznaczone nazwą jednostki, nazwą programu przetwarzania, datą sporządzenia i nazwiskiem sporządzającego. Wydruki ksiąg rachunkowych są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu moŝliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Uruchomienie procedury zamykania poszczególnych miesięcy automatycznie wywołuje w pierwszej kolejności zestaw procedur sprawdzających spójność danych, aby wykluczyć ewentualne błędy powstałe w wyniku na przykład awarii lub zmian w planie kont. Ta kontrola obejmuje między innymi sprawdzenie zgodności księgi głównej z księgami pomocniczymi na wszystkich poziomach analitycznych księgowań bilansowych i pozabilansowych, zgodności dziennika z księgami pomocniczymi i zestawieniem obrotów i sald, kompletności ujęcia dokumentów do sprawozdań budŝetowych. Po zakończeniu kontroli z rezultatem bezbłędnym następuje zamknięcie dziennika, księgi głównej i ksiąg pomocniczych. W systemie zarejestrowana jest informacja pozwalająca zidentyfikować osobę, która dokonała zamknięcia ksiąg, oraz data dokonania zamknięcia. Stosowne zestawienia moŝna wykonać w postaci wydruku lub na ekran juŝ niezaleŝnie od momentu wykonywania procedury zamykania. Wydruk dziennika, który z powodu olbrzymich rozmiarów byłby uciąŝliwy do przechowywania w postaci wydruku, moŝna zachować w postaci raportu na dowolnym nośniku danych i wydrukować w razie potrzeby. Ten sposób przechowywania raportów moŝna stosować oczywiście nie tylko do dziennika. Dostęp do danych z zamkniętego okresu jest nieograniczony w zakresie przeglądania. A.3. Procedury i funkcje instalacji efkab 1. Obsługa katalogu uŝytkowników programu i uprawnień. 2. Zmiana hasła własnego. 3. Zmiana hasła innego uŝytkownika. 4. Zakładanie nowego okresu obrachunkowego. 5. Obsługa katalogu kont księgi głównej (wykazu kont). 6. Obsługa katalogu dzienników. 7. Obsługa katalogu rodzajów dokumentów. 8. Obsługa katalogu jednostek realizujących dochody budŝetu. 9. Obsługa katalogu dysponentów środków budŝetowych. 10. Obsługa katalogu składowych klasyfikacji budŝetowej: działów, rozdziałów, paragrafów dochodów i wydatków, źródeł finansowania, rodzajów zadań.
11. Obsługa katalogu podziałek klasyfikacji budŝetu gminy i powiatu oraz dochodów Skarbu Państwa. 12. Obsługa katalogu zadań inwestycyjnych. 13. Wprowadzanie planu dochodów do projektu uchwały budŝetowej na podstawie danych od jednostek realizujących dochody budŝetu. 14. Prognoza dochodów gminy i powiatu. 15. Wspomaganie ustalania limitów wydatków dla dysponentów środków. 16. Plan dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów do projektu uchwały budŝetowej. 17. Wprowadzanie propozycji zmian w planie dochodów i wydatków budŝetu kolejnych wersji planu. 18. Drukowanie uchwały lub zarządzenia zmieniających plan budŝetu. 19. Export uchwały lub zarządzenia zmieniających plan budŝetu do pliku w formacie RTF. 20. Aktualizacja planu budŝetu po zatwierdzeniu proponowanych zmian. 21. Export uchwały budŝetowej i późniejszych zatwierdzonych zmian planu do systemu Besti@ w formacie XML. 22. Rejestrowanie dowodów księgowych dotyczących dochodów i wydatków własnych oraz dochodów Skarbu Państwa. 23. Wprowadzanie danych z sprawozdań RB-27S miesięcznych i kwartalnych od jednostek realizujących dochody budŝetu. 24. Import danych z sprawozdań RB-27S w formacie XLS. 25. Weryfikacja otrzymanych sprawozdań RB-27S w zakresie zgodności z planem dochodów oraz bilansowania salda początkowego, obrotów i salda końcowego. 26. Wprowadzanie danych z otrzymanych sprawozdań RB-27ZZ. 27. Wprowadzanie danych z sprawozdań RB-28S miesięcznych i kwartalnych od jednostek realizujących wydatki budŝetu. 28. Import danych z sprawozdań RB-28S w formacie XLS. 29. Weryfikacja otrzymanych sprawozdań RB-28S w zakresie zgodności z planem wydatków oraz ewentualnego przekroczenia zaangaŝowania, zobowiązań lub realizacji w odniesieniu do planu wydatków. 30. Weryfikacja kompletności sprawozdań w danym okresie. 31. Transmisja danych z sprawozdań (róŝnice w realizacji w stosunku do poprzedniego okresu sprawozdawczego) na konta księgowe według dekretów ustalonych na podstawie obowiązującego planu kont. 32. Obsługa rozrachunków z jednostkami realizującymi dochody i wydatki budŝetu. 33. Obsługa miesięcznych harmonogramów dochodów i wydatków dla poszczególnych dysponentów środków. 34. Weryfikacja harmonogramów miesięcznych w zakresie zgodności z planem dochodów i wydatków budŝetu. 35. Automatyczne dostosowanie harmonogramów do rzeczywistego wykonania i aktualnego planu dochodów i wydatków. 36. Wydruk miesięcznego harmonogramu dochodów i wydatków zbiorczy i dla poszczególnych dysponentów środków. 37. Wydruk dziennika. 38. Zestawienie obrotów i sald syntetyczne i analityczne. 39. Sprawozdanie z dochodów RB-27S miesięczne i kwartalne. 40. Sprawozdanie z wydatków RB-28S miesięczne i kwartalne. 41. Export sprawozdań RB-27S do systemu Besti@. 42. Export sprawozdań RB-28S do systemu Besti@. 43. Informacja z wykonania planu budŝetu miesięczna, kwartalna, półroczna i roczna dla zadań własnych, zleconych i powierzonych gminy i powiatu. 44. Sprawozdanie F01.
45. Zamykanie miesiąca wstępne i ostateczne. 46. Zamykanie okresu obrachunkowego. A.4. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych. Tabele instalacji efkab. Schemat fk: 1. Tabele przechowujące dokumenty stanowiące dziennik i księgę główną: DOKDEK zbiór z dekretami analitycznymi dla dokumentów z tabeli DOKUMENTY. DOKDEKC nie uŝywana. DOKUMENTY główny zbiór stanowiący jednocześnie dziennik i księgę główną. 2. Tabele przechowujące inne ewidencjonowane dokumenty: DOKKAS nie uŝywana. DOKKASPOZ nie uŝywana. DOKPB zbiór z dokumentami kont pozabilansowych. DOKPBDEK zbiór z dekretami analitycznymi dla dokumentów z tabeli DOKPB. FAKTURYS nie uŝywana. FAKTURYZ nie uŝywana. GWARANCJE nie uŝywana. GWARANCJEDOK nie uŝywana. INVARK nie uŝywana. INVKRST nie uŝywana. INVKSIEGI nie uŝywana. INVSPIS nie uŝywana. KASY nie uŝywana. PLAN zbiór zmian kwot planu dla poszczególnych pozycji planu dochodów i wydatków budŝetu oraz wydatków inwestycyjnych. PLANC zbiór zmian kwot miesięcznych harmonogramów dochodów i wydatków dla poszczególnych dysponentów środków. POZDEKS nie uŝywana. POZDEKZ nie uŝywana. POZFAKS nie uŝywana. POZFAKZ nie uŝywana. PRZELEWY zbiór wystawionych przelewów bankowych. PRZELEWY1 zbiór wskaźników do dokumentów źródłowych dla przelewów. PZ_DO_FAKTUR nie uŝywana. RAPKAS nie uŝywana. RAPKASELE nie uŝywana. RATY nie uŝywana. RATYPOZ nie uŝywana. SPRAWOZDANIA zbiór nagłówków sprawozdań otrzymanych lub spodziewanych od jednostek realizujących dochody i wydatki. SPRAWPOZ zbiór danych z sprawozdań otrzymanych od jednostek realizujących dochody i wydatki. SRT nie uŝywana. SRTDOK nie uŝywana. SRTE nie uŝywana. SRTEDEK nie uŝywana. SRTKST nie uŝywana. SRTKSTE nie uŝywana. SRTNOTES nie uŝywana. SRTSE nie uŝywana. SRTSW nie uŝywana. TYTNAL - nie uŝywana. TYTULY nie uŝywana. TYTWSPOL nie uŝywana. UMOWYS nie uŝywana. UMOWYSPOZ nie uŝywana. UMOWYZ nie uŝywana. UMOWYZPOZ nie uŝywana. UMOWYZWEW nie uŝywana.
WERSJE zbiór zarządzeń, uchwał i innych aktów zmieniających plany budŝetowe. WEZUP nie uŝywana. WEZUPPOZ nie uŝywana. WNIOSKI nie uŝywana. WNIOSKIPOZ nie uŝywana. 3. Tabele przechowujące sumy obrotów i salda: AKAR zbiór automatycznie aktualizowanych rocznych sum obrotów i sald nierozliczonych kont analitycznych. AKARM zbiór automatycznie aktualizowanych miesięcznych sum obrotów kont analitycznych. BUDZET zbiór podziałek klasyfikacji budŝetowej zgodny z uchwałą budŝetową oraz sum planu i wykonania w poszczególnych okresach obrachunkowych. BUDZETC miesięczne harmonogramy dochodów i wydatków dla poszczególnych jednostek realizujących. KARZAK nie uŝywana. KOKA nie uŝywana. SALDA zbiór automatycznie aktualizowanych miesięcznych sum obrotów i sald kont syntetycznych. SALDAB zbiór automatycznie aktualizowanych miesięcznych sum obrotów według kont i podziałek klasyfikacji budŝetowej. 4. Tabele przechowujące dane słownikowe i definicyjne: AANALITYKI archiwalne dane dla tabeli ANALITYKI (poprzednie wartości zmienionych zapisów), jeden rekord odpowiada jednej zmianie, w ramach jednej zmiany mogły być modyfikowane róŝne pola, na przykład ulica i numer domu/lokalu. AKONTA archiwalne dane dla tabeli KONTA (poprzednie wartości zmienionych zapisów), jeden rekord odpowiada jednej zmianie, w ramach jednej zmiany mogły być modyfikowane róŝne pola, na przykład symbol i nazwa kona. ANALITYKAW nie uŝywana. ANALITYKI katalog danych o jednostkach realizujących dochody i wydatki. AREJESTRY archiwalne dane dla tabeli REJESTRY (poprzednie wartości zmienionych zapisów), jeden rekord odpowiada jednej zmianie, w ramach jednej zmiany mogły być modyfikowane róŝne pola, na przykład maska numeru, i długość właściwej części numeru. BANKI katalog numerów kont bankowych własnych. BANKIK katalog numerów kont bankowych jednostek. DEKRETY dekrety do schematycznych księgowań, głównie sprawozdań. DEKRETYK konta księgowe syntetyczne dla dekretów z tabeli DEKRETY. DEKRETYP konta księgowe analityczne dla dekretów z tabeli DEKRETYK. KONTA katalog definicji kont syntetycznych i półsyntetycznych zgodny z zakładowym planem kont wraz z charakterystykami determinującymi zachowanie konta w procesie gromadzenia i przetwarzania danych. MAGAZYNY nie uŝywana. NOTESY zbiór luźnych informacji uŝytkowników. OKRESY katalog okresów obrachunkowych. OPERATORZY katalog uŝytkowników programu wraz uprawnieniami ogólnymi. POZKAL zbiór informacji definiujących szczegółowość harmonogramów. POZKALREA nie uŝywana. PRAWAA zbiór uprawnień szczegółowych do danych słownikowych poszczególnych grup kont analitycznych i budŝetów. PRAWAB nie uŝywana. PRAWAC nie uŝywana. PRAWAK zbiór uprawnień szczegółowych do poszczególnych kont księgowych. PRAWAR zbiór uprawnień szczegółowych do poszczególnych rejestrów dokumentów. PRAWAS zbiór uprawnień szczegółowych do danych słownikowych poszczególnych słowników. REJESTRY katalog definicji rodzajów dokumentów wraz z charakterystykami determinującymi sposób numerowania dokumentów w danym rejestrze. ROKOSZETAPY nie uŝywana. SLOWNIK zbiór danych słownikowych w następujących kategoriach (tylko definicje): analityki, dzienniki, działy, rozdziały, paragrafy dochodów i wydatków oraz zadania klasyfikacji budŝetowej, dysponenci środków, zadania inwestycyjne, oddziały banków. SLOWNIKDANE nie uŝywana. SWIETA nie uŝywana. 5. Tabele przechowujące parametry systemu i ustawienia osobiste uŝytkowników: BUDZETY struktura klasyfikacji budŝetowej na poszczególne lata dla poszczególnych budŝetów.
CONFIG podstawowe parametry systemu determinujące określone ustalone zachowania programu zgodnie z specyfikacją oraz dane identyfikacyjne Urzędu, nazwa instalacji. CPWS nie uŝywana. DATSETY nie uŝywana. DOSTEPY informacje o funkcjach dostępnych opcjonalnie. EUZSETY nie uŝywana. FAZSETY nie uŝywana. FILTRY zbiór parametrów uŝytych przez poszczególnych uŝytkowników podczas ostatniego wywołania poszczególnych form programu, aby nie musiał za kaŝdym razem wybierać wszystkich parametrów. KOMUNIKATOR zbiór komunikatów tekstowych wysyłanych między uŝytkownikami i notatek własnych. KONTROLA zbiór wyników wykonanych kontroli spójności danych. KONTROLASRT nie uŝywana. PRZYPOMNIENIA zbiór komunikatów jednorazowych lub cyklicznych przypomnień (alarmów). RAPORTY zbiór modeli raportów NineRays. RAPORTYCR zbiór modeli raportów CrystalRaport. ROBDEK dekrety dokumentów zbiorów roboczych. ROBOCZE zbiory robocze bufory poprzedzające wprowadzenie do ksiąg rachunkowych. ROBOCZY dokumenty zbiorów roboczych. ROBSETY indywidualne ustawienia wspomagające rejestrowanie partii podobnych dokumentów część lub wszystkie elementy opisu dokumentu mogą być powielane dla kolejnych dokumentów. SLOSLO informacje o słownikach dostępnych opcjonalnie. USTAWIENIA_EKRANOW indywidualne ustawienia wyglądu i rozmieszczenia okien wewnętrznych, tabelek i menu poszczególnych form, oraz rozmiarów i lokalizacji na ekranie. ZAPAMIETANE nie uŝywana. ZMIANY- zbiór wszelkich korekt danych z oznaczeniem osoby dokonującej korekty, czasu wykonania korekty, tabeli i pola podlegającego korekcie oraz wartości korygowanej i skorygowanej. 6. Tabele tymczasowe (temporary table): Tabele tego typu nie przechowują danych, są zasilane danymi tylko na chwilę w procesie przygotowywania danych do prezentacji w bardziej złoŝonej postaci. Po wykorzystaniu dane te są usuwane. ANALIZAKRHIDBU ANALIZATRANS BUDZETD BUDZETW KARTAWYDATKOW KARZAK_TEMP nie uŝywana. LZPWGPKD nie uŝywana. NALEZNOSCI nie uŝywana. NALEZNOSCIANALIZA nie uŝywana. NALODSETKI nie uŝywana. POMRAPKAS nie uŝywana. POMRAPKASELE nie uŝywana. SALDABSTAN SALDASTAN STANBUDKI nie uŝywana. UMOWYDOZAA nie uŝywana. UMOWYREA nie uŝywana. UMOWYSPLANFAK nie uŝywana. ZAANGAZOWANIE nie uŝywana. ZOBOWIAZANIA nie uŝywana. A.5. Procedury i funkcje instalacji efkao 1. Obsługa katalogu uŝytkowników programu i uprawnień. 2. Zmiana hasła własnego. 3. Zmiana hasła innego uŝytkownika. 4. Zakładanie nowego okresu obrachunkowego. 5. Obsługa katalogu kont księgi głównej (wykazu kont). 6. Obsługa katalogu dzienników.
7. Obsługa katalogu rodzajów dokumentów. 8. Obsługa katalogu jednostek realizujących dochody budŝetu w zakresie edukacji. 9. Obsługa katalogu dysponentów środków budŝetowych w zakresie edukacji. 10. Obsługa katalogu składowych klasyfikacji budŝetowej: działów, rozdziałów, paragrafów dochodów i wydatków, źródeł finansowania, rodzajów zadań. 11. Obsługa katalogu podziałek klasyfikacji budŝetu gminy i powiatu w zakresie edukacji. 12. Wspomaganie przygotowania planu dochodów i wydatków. 13. Wprowadzanie propozycji zmian w planie dochodów i wydatków budŝetu kolejnych wersji planu. 14. Aktualizacja planu budŝetu po zatwierdzeniu proponowanych zmian. 15. Wydruk aktualnych planów dochodów i wydatków dla poszczególnych jednostek realizujących. 16. Rejestrowanie dowodów księgowych dotyczących dochodów i wydatków. 17. Generowanie formularzy Excel z formułą sprawozdania RB-27S i klasyfikacją budŝetową dla poszczególnych jednostek realizujących dochody. 18. Wprowadzanie danych z sprawozdań RB-27S miesięcznych i kwartalnych od jednostek realizujących dochody. 19. Import danych z sprawozdań RB-27S w formacie XLS. 20. Weryfikacja otrzymanych sprawozdań RB-27S w zakresie zgodności z planem dochodów oraz bilansowania salda początkowego, obrotów i salda końcowego. 21. Generowanie formularzy Excel z formułą sprawozdania RB-28S i klasyfikacją budŝetową dla poszczególnych jednostek realizujących wydatki. 22. Wprowadzanie danych z sprawozdań RB-28S miesięcznych i kwartalnych od jednostek realizujących wydatki. 23. Import danych z sprawozdań RB-28S w formacie XLS. 24. Weryfikacja otrzymanych sprawozdań RB-28S w zakresie zgodności z planem wydatków oraz ewentualnego przekroczenia zaangaŝowania, zobowiązań lub realizacji w odniesieniu do planu wydatków. 25. Weryfikacja kompletności sprawozdań w danym okresie. 26. Transmisja danych z sprawozdań (róŝnice w realizacji w stosunku do poprzedniego okresu sprawozdawczego) na konta księgowe według dekretów ustalonych na podstawie obowiązującego planu kont. 27. Obsługa rozrachunków z jednostkami realizującymi dochody i wydatki. 28. Wydruk dziennika. 29. Zestawienie obrotów i sald syntetyczne i analityczne. 30. Sprawozdanie z dochodów RB-27S miesięczne i kwartalne. 31. Sprawozdanie z wydatków RB-28S miesięczne i kwartalne. 32. Export sprawozdań RB-27S do formatu XLS. 33. Export sprawozdań RB-28S do formatu XLS. 34. Informacja z wykonania planu budŝetu. 35. Zamykanie miesiąca wstępne i ostateczne. 36. Zamykanie okresu obrachunkowego. A.6. Tabele instalacji efkao Wykorzystanie tabel w tej instalacji jest identyczne jak w instalacji efkab. A.7. Programowe zasady ochrony danych dla instalacji efkab i efkao. KaŜdy uŝytkownik programu powinien mieć odrębny identyfikator. Dostęp do programu jest moŝliwy wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i dokonaniu uwierzytelnienia. Uwierzytelnienie następuje po podaniu poprawnego hasła dostępu. Zmiana hasła wymuszana jest co 28 dni. JeŜeli
uŝytkownik nie zmieni hasła po trzykrotnym przypomnieniu o konieczności zmiany nastąpi zablokowanie jego dostępu do programu. Hasło musi zawierać co najmniej 8 znaków - małe lub wielkie litery, cyfry, znaki specjalne. Hasło jest zaszyfrowane i na Ŝadnym etapie przetwarzania nie jest prezentowane w postaci jawnego ciągu znaków, nie moŝna odzyskać zapomnianego hasła. UŜytkownik uprawniony do korzystania z programu, który dokonał chociaŝ jednej operacji na danych nie moŝe być usunięty z katalogu uŝytkowników. MoŜna jedynie odebrać mu dostęp do wykonywania niektórych procedur lub w ogóle zablokować dostęp do programu. Kategorie uprawnień ogólnych stosowane w programie efka są następujące: - Przeglądanie T- uprawnia do przeglądania wszystkich danych; w przeciwnym wypadku uŝytkownik ma prawo przeglądać tylko wskazane w uprawnieniach szczegółowych konta i rejestry lub inne grupy danych wymienione poniŝej. - System T uprawnia do wykonywania kontroli spójności danych, drukowania dzienników, zmiany blokady zapisu na kontach. - Przelewy T uprawnia do wystawiania przelewów oraz ich drukowania lub transmisji do programu bankowego. - Konta 2 uprawnia do definiowania nowych kont księgowych, usuwania, zmian definicji (dotyczy to kont w rozumieniu syntetycznym, dostęp do kont analitycznych typu kontrahenci to odrębne kategorie uprawnień); 1 uprawnia jedynie do przeglądania wykazu kont; 0 brak wszelkich uprawnień w zakresie wykazu kont. - Rejestry 2 uprawnia do definiowania nowych rejestrów dokumentów, usuwania, zmian definicji; 1 uprawnia jedynie do przeglądania wykazu rejestrów; 0 brak wszelkich uprawnień w zakresie wykazu rejestrów. - UŜytkownicy 2 uprawnia do definiowania nowych uŝytkowników systemu, nadawania i odbierania uprawnień, blokowania dostępu; 1 uprawnia jedynie do przeglądania wykazu uŝytkowników; 0 brak wszelkich uprawnień w zakresie wykazu uŝytkowników. - Okresy 2 uprawnia do definiowania nowych okresów obrachunkowych oraz zamykania miesięcy i całych okresów; 1 uprawnia jedynie do przeglądania wykazu okresów; 0 brak wszelkich uprawnień w zakresie okresów obrachunkowych. - Banki 2 uprawnia do definiowania nowych kont bankowych firmy, usuwania, zmian (np. zmiana sposobu transmisji); 1 uprawnia jedynie do przeglądania wykazu kont bankowych i wykorzystania podczas rejestrowania dokumentów, wystawiania przelewów itp.; 0 brak wszelkich uprawnień w zakresie kont bankowych. - Dekrety 2 uprawnia do definiowania nowych dekretów automatycznych, usuwania i zmian; 1 uprawnia jedynie do przeglądania wykazu dekretów automatycznych i wykorzystania podczas rejestrowania dokumentów; 0 brak wszelkich uprawnień w zakresie dekretów automatycznych. - Fk 1 uprawnia do uŝywania modułu księgowego; 0 brak moŝliwości uŝywania modułu księgowego. - Podatki 2 uprawnia do uŝywania części modułu księgowego dotyczącej ewidencji i wymiaru podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego osób fizycznych; 1 uprawnia jedynie do przeglądania danych w tym zakresie; 0 brak moŝliwości uŝywania tej części programu. - Podatki prawne 2 uprawnia do uŝywania części modułu księgowego dotyczącej ewidencji podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego osób prawnych; 1 uprawnia jedynie do przeglądania danych w tym zakresie; 0 brak moŝliwości uŝywania tej części programu. - Pojazdy 2 - uprawnia do uŝywania części modułu księgowego dotyczącej ewidencji podatku od środków transportu; 1 uprawnia jedynie do przeglądania danych w tym zakresie; 0 brak moŝliwości uŝywania tej części programu.
- Kadry 2 uprawnia do uŝywania modułu kadrowego (jeśli wchodzi w skład twojej instalacji); 0 brak moŝliwości uŝywania modułu kadrowego. - Płace 2 uprawnia do uŝywania modułu płacowego (jeśli wchodzi w skład twojej instalacji); 0 brak moŝliwości uŝywania modułu płacowego. - Środki trwałe 2 uprawnia do uŝywania modułu ewidencji środków trwałych (jeśli wchodzi w skład instalacji); 0 brak moŝliwości uŝywania modułu ewidencji środków trwałych. Kategorie uprawnień szczegółowych prowadzone są dla kont księgowych, rejestrów dokumentów, słownik, analityk, budŝetów. Dla kont księgowych wyodrębnione są trzy kategorie uprawnień: właściciel konta, przeglądanie, brak uprawnień. Właściciel konta moŝe kojarzyć dokumenty w transakcje, prowadzić windykację naleŝności, naliczać odsetki i wykonywać inne czynności związane z rozrachunkami. Dla rejestrów dokumentów wyodrębnione są kategorie: rejestrowanie dokumentów, moŝliwość korygowania zapisów, przeglądanie, brak uprawnień. Dla danych słownikowych, definicji kont analitycznych, operowania na strukturze budŝetu wyodrębnione są trzy kategorie: modyfikacje, przeglądanie, brak uprawnień. Przy czym uprawnienia nadaje się niezaleŝnie dla kaŝdego słownika, dla kaŝdej grupy analitycznej i dla kaŝdego budŝetu. UŜytkownik ma przypisany jeden z następujących stanów: - A aktualny moŝe uŝywać systemu zgodnie z uprawnieniami. - L zablokowany chwilowo nie ma moŝliwości korzystania z systemu. - R usunięty nie ma moŝliwości korzystania z systemu; fizyczne usuwanie uŝytkownika jest moŝliwe tylko w sytuacji, gdy nie zarejestrował w systemie Ŝadnej operacji. B. System komputerowy rachunkowości stosowany w jednostce budŝetowej Urząd Miejski w Radomiu. B.1. Opis systemu komputerowej ewidencji księgowej Księgi rachunkowe jednostki budŝetowej Urząd Miejski w Radomiu od dnia 01.01.1997r prowadzone są przy wykorzystaniu programu finansowo-księgowego o symbolu-nazwie BDF-FKN, zakupionego w PTH BDF-Elin w Bełchatowie, zawierającego następujące zintegrowane ze sobą wewnętrzne moduły: - BDF-FK F-K księga główna - BDF-SP faktury sprzedaŝy - BDF-ZAK faktury zakupu Dodatkowo przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jednostki budŝetowej wykorzystywane jest teŝ oprogramowanie specjalistyczne, współpracujące bezpośrednio z programem FK, nabyte równieŝ od spółki PTH BDF-Elin w Bełchatowie, a mianowicie: - BDF-KASA obrót kasowy - BDF-RUM umowy sprzedaŝy - BDF-STR środki trwałe - BDF-PLN kadry i płace Oprócz tego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jednostki budŝetowej, głównie w zakresie ewidencji analitycznej, wykorzystywane są równieŝ inne programy specjalistyczne, funkcjonujące niezaleŝnie od programu FK, będące jednak uzupełnieniem ewidencji księgowej prowadzonej w FK, z których dane zbiorcze przenoszone są do programu FK, co najmniej za okresy miesięczne, za pomocą not księgowych Są to następujące programy: - GM - Ewidencja materiałowa, nabyty od Biura Usługowo - Handlowego INFO w Radomiu. - efka - Program finnasowo-księgowy, wykorzytywany do prowadzenia wymiaru i ewidencji w zakresie podatków, zakupiony w PTH BDF-Elin w Bełchatowie wg umowy z dnia 22.07.2007r B.2. Program BDF-FKN wersja v.6.3.4 (c) uŝytkowany od 01.01.1997r
zawierający następujące zintegrowane ze sobą moduły: - BDF-FK F-K księga główna - BDF-SP faktury sprzedaŝy - BDF-ZAK faktury zakupu Wykaz podstawowych funkcji programu: a/ BDF-FK F-K księga główna - ewidencja zdarzeń gospodarczych na kontach księgowych wg wprowadzonego planu kont - sumowanie kwot dla poszczególnych kont księgowych dla poziomów od analityki do syntetyki - sporządzanie zestawień obrotów i sald dla poszczególnych kont oraz okresów wg potrzeb - sporządzanie dziennika zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości - ewidencja obrotu pienięŝnego w rejestrach stosownie do potrzeb - ewidencja planu i wykonania dochodów i wydatków budŝetowych wg klasyfikacji budŝetowej - sporządzanie zestawień zbiorczych w zakresie dochodów i wydatków za wybrany okres b/ BDF-SP faktury sprzedaŝy - ewidencja i rozliczanie sprzedaŝy stosownie do potrzeb na podstawie dokumentów sprzedaŝy - ewidencja i rozliczanie rozrachunków (naleŝności ) z tytułu sprzedaŝy - ewidencja sprzedaŝy ( odpowiednie rejestry ) dla potrzeb rozliczania podatku VAT c/ BDF-ZAK faktury zakupu - ewidencja i rozliczanie zakupu stosownie do potrzeb na podstawie dokumentów zakupu - ewidencja i rozliczanie rozrachunków (zobowiązań) z tytułu zakupu - ewidencja zakupów ( odpowiednie rejestry ) dla potrzeb rozliczania podatku VAT Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe: a/ WYKAZN.DTA -wykaz kont syntetycznych i półsyntetycznych. Jedno konto księgowe to jeden rekord w tym zbiorze. Do konta przypisane są róŝne parametry określające sposób jego działania. b/ KODY.DTA - wykaz rejestrów księgowych. Do rejestru przypisane są róŝne parametry i wzór numeru dla wszystkich dokumentów tego rejestru. c/ GLOB.DTA - podstawowy zbiór dokumentów księgowych w postaci dekretów. KaŜdy dekret dokumentu księgowego odpowiada jednemu rekordowi w tym zbiorze. Zapisy następują podczas księgowania dokumentów ze zbioru roboczego d/ DOKUM2.DTA - kaŝdy dokument zapisany w zbiorze GLOB.DTA powinien mieć odpowiednie dwa rekordy w zbiorze DOKUM2.DTA jeden dla konta winien, drugi dla konta ma. e/ OPERAT.DTA - wykaz osób uprawnionych do korzystania z programu FK. Do kaŝdej osoby są tutaj przydzielone niektóre uprawnienia. Szczegółowe uprawnienia do kont i rejestrów są w zbiorach PRAWAK.DTA i PRAWAR.DTA. f/ NAGFS.DTA - nagłówki faktur i rachunków sprzedaŝy VAT. Jedna faktura lub rachunek to jeden rekord w tym zbiorze. Faktury i rachunki zapisane w tym zbiorze podlegają transmisji do zbioru GLOB.DTA. Dla faktur zakupu odpowiednio NAGFZ.DTA g/ POZFS.DTA - pozycje faktur i rachunków sprzedaŝy. KaŜdemu nagłówkowi ze zbioru NAGFS.DTA odpowiada co najmniej jeden rekord z tego zbioru. Dla faktur zakupu odpowiednio POZFZ.DTA h/ DYSHEAD.DTA - zbiór zawiera nagłówki dokumentów kasowych KP, KW i poleceń przelewów. i/ DYSPOZ.DTA - pozycje dokumentów dyspozycji, czyli na podstawie jakich dokumentów źródłowych powstała dana dyspozycja. KaŜdemu zapisowi ze zbioru DYSHEAD.DTA odpowiada co najmniej jeden rekord z tego zbioru. j/ Inne pomocnicze zbiory opisane w dokumentacji techniczno-programowej.
Programowe zasady ochrony danych : a/ system haseł przy wejściu do programu b/ system uprawnień do głównych funkcji c/ system uprawnień do kont i rejestrów Uwaga: Szczegółowe zasady ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych, a takŝe dokładniejszy opis funkcji programu oraz stosowanych w nim algorytmów i parametrów - zostały podane w dokumentacji techniczno-programowej i eksploatacyjnej (uŝytkownika) programu informatycznego, przekazanej przez jego dostawcę. B.3. Program BDF-KASA obecna wersja v.2.0.4 (c) uŝytkowany od 01.09.1999r Wykaz podstawowych funkcji programu: - ewidencja obrotu kasowego wg poszczególnych kas i operacji kasowych - bieŝące sporządzanie raportu kasowego odrębnie dla kaŝdej kasy - naliczanie odsetek za zwłokę przy wpłatach naleŝności przeterminowanych - wstępne dekretowanie operacji kasowych wg schematów księgowych Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe: a/ DYSHEAD.DTA - zbiór zawiera nagłówki dokumentów kasowych KP, KW i poleceń przelewów. b/ DYSPOZ.DTA - pozycje dokumentów dyspozycji, czyli na podstawie jakich dokumentów źródłowych powstała dana dyspozycja. KaŜdemu zapisowi ze zbioru DYSHEAD.DTA odpowiada co najmniej jeden rekord z tego zbioru. c/ OPISODS.DTA - zawiera parametry do liczenia odsetek. Stopy procentowe obowiązujące w poszczególnych okresach są przechowywane w zbiorach *.DAN w podkatalogu TMW c/ Inne pomocnicze zbiory opisane w dokumentacji techniczno-programowej. Programowe zasady ochrony danych : a/ system haseł przy wejściu do programu b/ system uprawnień do głównych funkcji c/ system uprawnień do kont i rejestrów Uwaga: Szczegółowe zasady ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych, a takŝe dokładniejszy opis funkcji programu oraz stosowanych w nim algorytmów i parametrów - zostały podane w dokumentacji techniczno-programowej i eksploatacyjnej (uŝytkownika) programu informatycznego, przekazanej przez jego dostawcę. B.4. Program BDF-RUM obecna wersja v.2.1.3 (c) uŝytkowany od 01.01.1997r Wykaz podstawowych funkcji programu: - ewidencja umów sprzedaŝy w zakresie niezbędnym do wystawiania dokumentów rozrachunkowych - automatyczne wystawianie faktur i paragonów fiskalnych na podstawie umów wg wyboru - sporządzanie zestawień w zakresie rozliczeń dotyczących umów aktualnie obowiązujących - automatyczne przedłuŝanie waŝności umów na następne okresy Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe: a/ UMOWY.DTA zbiór zawiera dane i parametry zawartych umów b/ ODB.DTA - katalog kontrahentów / odbiorców. Dane o kontrahencie zapisane są tylko raz w tym właśnie zbiorze. Wykorzystywane są na wszystkich kontach z analityką O. Jeden odbiorca to jeden rekord w tym zbiorze. Do szukania wg części nazwy jest dodatkowy zbiór indeksowy ODBX.XXX
c/ ZADANIA.DTA - wykaz zadań sprzedaŝy. Do szukania wg części nazwy jest dodatkowy zbiór indeksowy ZADANIAX.XXX. d/ NAGFS.DTA - nagłówki faktur i rachunków sprzedaŝy VAT. e/ POZFS.DTA - pozycje faktur i rachunków sprzedaŝy. Programowe zasady ochrony danych : a/ system haseł przy wejściu do programu b/ system uprawnień do głównych funkcji c/ system uprawnień do kont i rejestrów Uwaga: Szczegółowe zasady ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych, a takŝe dokładniejszy opis funkcji programu oraz stosowanych w nim algorytmów i parametrów - zostały podane w dokumentacji techniczno-programowej i eksploatacyjnej (uŝytkownika) programu informatycznego, przekazanej przez jego dostawcę. B.5. Program BDF-STR obecna wersja v.1.3.8. (c) uŝytkowany od 01.09.2003r Wykaz podstawowych funkcji programu: - ewidencja środków trwałych wg poszczególnych obiektów inwentarzowych z moŝliwością podania oprócz wartości środka trwałego dodatkowo dwie jednostki miary ilościowe - ewidencji środków trwałych równieŝ wg podziału systematycznego (KŚT), wg uŝytkowników oraz organizacyjnego, wg potrzeb jednostki - obliczanie umorzenia i amortyzacji środków trwałych - prowadzenie kartotek środków trwałych z danymi o ich wartości, umorzeniu i ruchu w jednostce - sporządzanie zestawień o środkach trwałych w zakresie niezbędnych dla sprawozdawczości GUS - automatyczne dekretowanie zdarzeń w zakresie obrotu środkami trwałymi wg schematów księgowych, ustalonych przez uŝytkownika programu - tworzenie noty księgowej do F-K w zakresie operacji dotyczących środków trwałych w okresie Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe: a/ SRTSYS.DTA zawiera podział systematyczny środków trwałych wraz ze stawkami amortyzacyjnymi i symbolami KRŚT b/ SRTORG.DTA zawiera podział organizacyjny jednostki celem przypisania środka do odpowiedniej komórki organizacyjnej. c/ SRTUZY.DTA zawiera wykaz uŝytkowników środków trwałych c/ SRTGLOB.DTA zbiór zawiera dokumenty zmian dokonywanych na środku trwałym ( przyjęcie, sprzedaŝ, aktualizację wyceny, włączenie, wyłączenie) za pomocą odpowiednich dokumentów (OT, PT+, PT-, LT+, LT-, PK, PW, LW, ZK, MT) d/ STR.DTA kaŝdy rekord zbioru zawiera charakterystykę środka trwałego Programowe zasady ochrony danych : a/ system haseł przy wejściu do programu b/ system uprawnień do głównych funkcji c/ system uprawnień do kont i rejestrów Uwaga: Szczegółowe zasady ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych, a takŝe dokładniejszy opis funkcji programu oraz stosowanych w nim algorytmów i parametrów - zostały podane w dokumentacji techniczno-programowej i eksploatacyjnej programu informatycznego, przekazanej przez jego dostawcę. B.6. Program BDF-PLN obecna wersja 4.1 uŝytkowany od 01.01.2005r
zawierający ściśle powiązane ze sobą następujące wewnętrzne moduły: - KADRY - PŁACE - KOSZTY Wykaz podstawowych funkcji programu: a/ KADRY - ewidencja pracowników, zawierająca róŝnorakie dane osobowe i adresowe - ewidencja umów i angaŝy pracowników wraz z historią zmian w tym zakresie - ewidencja czasu pracy i nieobecności pracowników wg tytułów - analizy danych kadrowych i statystyka w tym zakresie b/ PŁACE - prowadzenie wykazu składników płacowych wraz z algorytmami ich obliczania - obliczanie wynagrodzeń pracowników - sporządzanie list płac dla róŝnego rodzaju wypłat - obliczanie i rozliczanie wynagrodzeń z tytułu umów zlecenia lub o dzieło - obliczanie i rozliczanie diet radnych oraz innych naleŝnych wynagrodzeń, np. za udział w komisjach - ewidencja i rozliczanie wynagrodzeń za czas choroby oraz zasiłków ZUS pracowników - prowadzenie kartotek pracowniczych dla celów rozliczania podatków od dochodów osobistych, ustalania i rozliczania naleŝności z ubezpieczeń społecznych, a takŝe w zakresie wypłacanych pracownikom wynagrodzeń dla potrzeb ewidencji i rozliczania kosztów płac. - generowanie przelewów wynagrodzeń na wskazane rachunki bankowe pracowników c/ KOSZTY - sporządzanie rozdzielnika płac na poszczególne stanowiska kosztów - sporządzanie rozdzielnika płac wg podziałek klasyfikacji budŝetowej Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe: a/ GLOB.DTA - podstawowy zbiór dokumentów płacowych. Zapisy następują w czasie importu listy płac podstawowej lub list dodatkowych b/ GLOBG.DTA - zbiór zawiera dane dotyczące ilości godzin oraz wymiary i normy czasu pracy dla wszystkich pracowników w poszczególnych miesiącach c/ RACHUNKI.DTA - zbiór zawiera rachunki umów zleceń i o dzieło z pracownikami oraz osobami obcymi d/ KARO.DTA - kartoteka podatkowa pracowników. KaŜdy pracownik ma jeden rekord w tym zbiorze w danym roku. Są tutaj zebrane wszystkie informacje mające wpływ na ustalenie wysokości podatku oraz sumarycznie osiągnięty dochód w poszczególnych miesiącach oraz wykorzystanie ulg inwestycyjnych e/ AKARM.DTA - kartoteka płacowa zbierająca dane wg daty zdarzenia płacowego. Aktualizacja następuje podczas importu list płac f/ AKARK.DTA- Kartoteka płacowa zbierająca dane wg daty listy płac. Aktualizacja następuje podczas importu list płac. g/procedury.btr - zawiera algorytmu obliczeń poszczególnych składników płacowych h/ WYKAZN.DTA - zbiór zawiera wykaz składników płacowych. Jeden składnik to jeden rekord w tym zbiorze. KaŜdy składnik ma przypisane parametry określające sposób jego działania. i/ OSOBY.BTR i DOSOSBY.BTR - zawierają podstawowe i dodatkowe informacje o pracownikach Programowe zasady ochrony danych : a/ system haseł przy wejściu do programu b/ system uprawnień do głównych funkcji Uwaga: Szczegółowe zasady ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych,
a takŝe dokładniejszy opis funkcji programu oraz stosowanych w nim algorytmów i parametrów - zostały podane w dokumentacji techniczno-programowej i eksploatacyjnej (uŝytkownika) programu informatycznego, przekazanej przez jego dostawcę. Dodatkowo odrębna licencjonowana instalacja tego programu wykorzystywana jest do prowadzenia równieŝ rozliczeń naleŝności i spraw podatkowych w zakresie stypendiów, wypłacanych uczniom i studentom ze środków (własnych gminy oraz pozyskanych z zewnątrz w formie dotacji celowych lub z funduszy pomocowych UE) objętych planem finansowym jednostki. B.7. Program informatyczny (efka) do ewidencji księgowej podatków. Księgi rachunkowe jednostki budŝetowej Urząd Miejski w Radomiu w zakresie ewidencji dochodów podatkowych od dnia 01 stycznia 2008 roku prowadzone są przy wykorzystaniu w/w programu efka.exe v.1.0 autorstwa PTH BDF-ELIN Sp. z o.o. z siedzibą w Bełchatowie zakupionego przez Urząd Miejski w Radomiu bezpośrednio od producenta na podstawie umowy licencyjnej z dnia 22 listopada 2007 roku. Instalacja i baza danych mają nazwę efka. B.7.1. Opis programu efka.exe. Program efka.exe wyprodukowany został w technologii Microsoft.NET z wykorzystaniem bazy danych Oracle, systemów raportowania NineRays i CrystalRaport oraz komponentów DevExpress, moŝe pracować w środowisku Windows. Wszystkie funkcje programu zawarte są w jednym pliku exe, a widoczność i dostęp do poszczególnych funkcji regulowany jest uprawnieniami. Program powstał przy uwzględnieniu uwarunkowań nałoŝonych ustawą o rachunkowości, ustawą Ordynacja Podatkowa, ustawą o podatku rolnym, ustawą o podatku leśnym, ustawą o podatkach i opłatach lokalnych, a w szczególności rozporządzeniem, które wprowadza standard informatycznego sposobu prowadzenia ewidencji podatkowej nieruchomości, ustawą o finansach publicznych, ustawą o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawą o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, ustawą o ochronie danych osobowych, ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Uprawniony uŝytkownik w dowolnym momencie moŝe otworzyć nowy okres obrachunkowy dla ksiąg rachunkowych. Realizuje to poprzez zdefiniowanie nazwy okresu najczęściej uŝywa się w tym miejscu po prostu roku oraz określenie początku i końca okresu obrachunkowego. Pierwsze uruchomienie programu w nowym okresie obrachunkowym automatycznie uruchomi procedurę załoŝenia sald początkowych kont syntetycznych i analitycznych w wysokości odpowiadającej saldom poprzedniego okresu na ten moment, będą one równieŝ automatycznie aktualizowane podczas kolejnych zapisów do ksiąg okresu poprzedniego. Zapewnia to automatyczną kontrolę ciągłości zapisów i przenoszenia sald. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną i księgi pomocnicze - w szczególności: ewidencje podatników podatków od nieruchomości, rolnego i leśnego osób fizycznych i osób prawnych, ewidencję podatników podatku od środków transportowych osób fizycznych i prawnych, rozrachunki z tytułu wyŝej wymienionych podatków, ewidencję sprawozdań z jednostek podrzędnych, rozrachunki z jednostkami budŝetowymi. Na podstawie danych zebranych w tych zbiorach tworzy się w szczególności zestawienia obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych oraz sprawozdania budŝetowe miesięczne i kwartalne RB- 27S i RB-28S. Zapis księgowy zarówno do dziennika i księgi głównej jak i do wszelkich ewidencji pomocniczych i słowników danych posiada automatycznie nadany numer pozycji, a takŝe dane pozwalające na ustalenie osoby dokonującej zapisu oraz czasu dokonania zapisu. Wszelkie korekty zapisów równieŝ są oznaczone identyfikatorem osoby dokonującej korekty i czasem dokonania korekty. Korekty dowodów wprowadzonych do ksiąg rachunkowych moŝna dokonać jedynie poprzez
dokonanie zapisu stornującego do nie zamkniętego okresu obrachunkowego. Zapisy do bazy danych są powiązane w transakcje w celu uniemoŝliwienia na przykład zapisu dokumentu tylko do dziennika z pominięciem ksiąg pomocniczych, zapis do wszystkich ksiąg (zakres tego zapisu wynika bezpośrednio z obowiązującego planu kont) następuje jednocześnie. Zapisy do ksiąg rachunkowych odbywają się na podstawie dowodów źródłowych, którymi są: decyzje podatkowe lub deklaracje podatkowe, dowody wpłat: wyciągi bankowe, przekazy pocztowe itp., decyzje umorzeniowe, decyzje zmieniające terminy płatności, decyzje odroczeniowe, noty księgowe polecenia księgowania, sprawozdania z jednostek podrzędnych. Wszystkie wydruki generowane z programu (wyjątek stanowią wydruki o ustawowo określonej postaci, na przykład wydruk tytułu wykonawczego) mają automatycznie ponumerowane strony, są zatytułowane, oznaczone nazwą jednostki, nazwą programu przetwarzania, datą sporządzenia i nazwiskiem sporządzającego. Wydruki ksiąg rachunkowych są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym. Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu moŝliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Uruchomienie procedury zamykania poszczególnych miesięcy automatycznie wywołuje w pierwszej kolejności zestaw procedur sprawdzających spójność danych, aby wykluczyć ewentualne błędy powstałe w wyniku na przykład awarii lub zmian w planie kont. Ta kontrola obejmuje między innymi sprawdzenie zgodności księgi głównej z księgami pomocniczymi na wszystkich poziomach analitycznych księgowań bilansowych i pozabilansowych, zgodności dziennika z księgami pomocniczymi i zestawieniem obrotów i sald, kompletności ujęcia dokumentów do sprawozdań budŝetowych. Po zakończeniu kontroli z rezultatem bezbłędnym następuje zamknięcie dziennika, księgi głównej i ksiąg pomocniczych. W systemie zarejestrowana jest informacja pozwalająca zidentyfikować osobę, która dokonała zamknięcia ksiąg, oraz data dokonania zamknięcia. Stosowne zestawienia moŝna wykonać w postaci wydruku lub na ekran juŝ niezaleŝnie od momentu wykonywania procedury zamykania. Wydruk dziennika, który z powodu olbrzymich rozmiarów byłby uciąŝliwy do przechowywania w postaci wydruku, moŝna zachować w postaci raportu na dowolnym nośniku danych i wydrukować w razie potrzeby. Ten sposób przechowywania raportów moŝna stosować oczywiście nie tylko do dziennika. Dostęp do danych z zamkniętego okresu jest nieograniczony w zakresie przeglądania. B.7.2 Procedury i funkcje instalacji efka 1. Obsługa katalogu uŝytkowników programu i uprawnień. 2. Zmiana hasła własnego. 3. Zmiana hasła innego uŝytkownika. 4. Zakładanie nowego okresu obrachunkowego. 5. Obsługa katalogu kont księgi głównej (wykazu kont). 6. Obsługa katalogu dzienników. 7. Obsługa katalogu rodzajów dokumentów. 8. Obsługa katalogu podatników firmy i osoby fizyczne. 9. Wprowadzanie danych o zmieniających się wysokościach odsetek ustawowych i podatkowych. 10. Rejestrowanie dowodów wpłat podatkowych i wpływów do wyjaśnienia. 11. Rejestrowanie i wydruk not księgowych wewnętrznych. 12. Rejestrowanie decyzji o umorzeniu podatku i odsetek. 13. Stornowanie zapisów księgowych. 14. Prezentacja stanu rozrachunków wybranego podatnika z moŝliwością naliczenia odsetek od zaległości na dowolny dzień. 15. Wystawianie, drukowanie i ewidencja bankowych dowodów wpłat. 16. Wystawianie, drukowanie i ewidencja postanowień o zarachowaniu wpłaty. 17. Wystawianie, drukowanie i ewidencja upomnień.
18. Wystawianie, drukowanie i ewidencja tytułów wykonawczych. 19. Drukowanie ewidencji tytułów wykonawczych. 20. Wyliczanie rozkładu nowych rat dla decyzji zmieniających terminy płatności zaległych podatków i odsetek. 21. Ewidencja decyzji o rozłoŝeniu na raty i odroczeniowych. 22. Przywrócenie pierwotnych terminów płatności w przypadku niedotrzymania terminów płatności rat według decyzji zmieniającej. 23. Wydruk zawiadomienia z wypływów do wyjaśnienia. 24. Przypis odsetek do wysokości wpłaty. 25. Przypis pobranych kosztów upomnień. 26. Rozliczenie łącznego zobowiązania pienięŝnego na podatek od nieruchomości, rolny i leśny. 27. Zestawienia naleŝności, zaległości i nadpłat. 28. Wydruk dziennych zestawień obrotów księgowych. 29. Wydruk miesięcznych zestawień obrotów księgowych. 30. Zestawienie obrotów i sald syntetyczne i analityczne. 31. Komplet danych do miesięcznej noty syntetycznej. 32. Cząstkowe sprawozdanie z dochodów podatkowych w postaci RB-27S. 33. Dane do sprawozdania z zaległości podatkowych według klasyfikacji PKD. 34. Wystawianie, drukowanie i ewidencja potwierdzeń sald. 35. Zamykanie miesiąca wstępne i ostateczne. 36. Zamykanie okresu obrachunkowego. 37. Zarządzanie stawkami kaŝdego typu podatku. 38. Ewidencja kartotek nieruchomości osób fizycznych i osób prawnych. 39. Ewidencja danych stanowiących oznaczenia działek, budynków, lokali, ksiąg wieczystych. 40. Ewidencja kartotek właścicieli środków transportu. 41. Ewidencja środków transportowych. 42. Automatyczne naliczanie podatku na podstawie wprowadzonych parametrów. 43. Przesyłanie naliczonego podatku na konta księgowe. 44. Wystawianie, drukowanie i ewidencja decyzji wymiarowych. 45. Ewidencja deklaracji podatkowych. 46. Wystawianie, drukowanie i ewidencja wezwań. 47. Wystawianie, drukowanie i ewidencja postanowień. 48. Wystawianie, drukowanie i ewidencja zaświadczeń. 49. Generowanie i drukowanie dokumentów, takich jak np. rejestry wymiarowe, rejestry przypisów i odpisów, róŝnice ze stawek, stany na dany dzień, zestawienia zwolnień, zakłady pracy chronionej. 50. Rejestracja wniosków o zwrot akcyzy za paliwo rolnicze. 51. Wystawianie, obliczanie kwot i drukowanie decyzji o zwrocie akcyzy za paliwo rolnicze. 52. Wystawianie przelewów i raportów do kasy, z tytułu zwrotu akcyzy za paliwo rolnicze. 53. Import danych o pojazdach. 54. Eksport danych do pliku w formacie XML o strukturze określonej załącznikiem do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości. B.7.3. Programowe zasady ochrony danych dla instalacji efka. KaŜdy uŝytkownik programu powinien mieć odrębny identyfikator. Dostęp do programu jest moŝliwy wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i dokonaniu uwierzytelnienia. Uwierzytelnienie następuje po podaniu poprawnego hasła dostępu. Zmiana hasła wymuszana jest co 28 dni. JeŜeli uŝytkownik nie zmieni hasła po trzykrotnym przypomnieniu o konieczności zmiany nastąpi zablokowanie jego dostępu do programu. Hasło musi zawierać co najmniej 8 znaków - małe lub
wielkie litery, cyfry, znaki specjalne. Hasło jest zaszyfrowane i na Ŝadnym etapie przetwarzania nie jest prezentowane w postaci jawnego ciągu znaków, nie moŝna odzyskać zapomnianego hasła. UŜytkownik uprawniony do korzystania z programu, który dokonał chociaŝ jednej operacji na danych nie moŝe być usunięty z katalogu uŝytkowników. MoŜna jedynie odebrać mu dostęp do wykonywania niektórych procedur lub w ogóle zablokować dostęp do programu. Kategorie uprawnień ogólnych stosowane w programie efka są następujące: - Przeglądanie T- uprawnia do przeglądania wszystkich danych; w przeciwnym wypadku uŝytkownik ma prawo przeglądać tylko wskazane w uprawnieniach szczegółowych konta i rejestry lub inne grupy danych wymienione poniŝej. - System T uprawnia do wykonywania kontroli spójności danych, drukowania dzienników, zmiany blokady zapisu na kontach. - Przelewy T uprawnia do wystawiania przelewów oraz ich drukowania lub transmisji do programu bankowego. - Konta 2 uprawnia do definiowania nowych kont księgowych, usuwania, zmian definicji (dotyczy to kont w rozumieniu syntetycznym, dostęp do kont analitycznych typu kontrahenci to odrębne kategorie uprawnień); 1 uprawnia jedynie do przeglądania wykazu kont; 0 brak wszelkich uprawnień w zakresie wykazu kont. - Rejestry 2 uprawnia do definiowania nowych rejestrów dokumentów, usuwania, zmian definicji; 1 uprawnia jedynie do przeglądania wykazu rejestrów; 0 brak wszelkich uprawnień w zakresie wykazu rejestrów. - UŜytkownicy 2 uprawnia do definiowania nowych uŝytkowników systemu, nadawania i odbierania uprawnień, blokowania dostępu; 1 uprawnia jedynie do przeglądania wykazu uŝytkowników; 0 brak wszelkich uprawnień w zakresie wykazu uŝytkowników. - Okresy 2 uprawnia do definiowania nowych okresów obrachunkowych oraz zamykania miesięcy i całych okresów; 1 uprawnia jedynie do przeglądania wykazu okresów; 0 brak wszelkich uprawnień w zakresie okresów obrachunkowych. - Banki 2 uprawnia do definiowania nowych kont bankowych firmy, usuwania, zmian (np. zmiana sposobu transmisji); 1 uprawnia jedynie do przeglądania wykazu kont bankowych i wykorzystania podczas rejestrowania dokumentów, wystawiania przelewów itp.; 0 brak wszelkich uprawnień w zakresie kont bankowych. - Dekrety 2 uprawnia do definiowania nowych dekretów automatycznych, usuwania i zmian; 1 uprawnia jedynie do przeglądania wykazu dekretów automatycznych i wykorzystania podczas rejestrowania dokumentów; 0 brak wszelkich uprawnień w zakresie dekretów automatycznych. - Fk 1 uprawnia do uŝywania modułu księgowego; 0 brak moŝliwości uŝywania modułu księgowego. - Podatki 2 uprawnia do uŝywania części modułu księgowego dotyczącej ewidencji i wymiaru podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego osób fizycznych; 1 uprawnia jedynie do przeglądania danych w tym zakresie; 0 brak moŝliwości uŝywania tej części programu. - Podatki prawne 2 uprawnia do uŝywania części modułu księgowego dotyczącej ewidencji podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego osób prawnych; 1 uprawnia jedynie do przeglądania danych w tym zakresie; 0 brak moŝliwości uŝywania tej części programu. - Pojazdy 2 - uprawnia do uŝywania części modułu księgowego dotyczącej ewidencji podatku od środków transportu; 1 uprawnia jedynie do przeglądania danych w tym zakresie; 0 brak moŝliwości uŝywania tej części programu. - Kadry 2 uprawnia do uŝywania modułu kadrowego (jeśli wchodzi w skład twojej instalacji); 0 brak moŝliwości uŝywania modułu kadrowego.
- Płace 2 uprawnia do uŝywania modułu płacowego (jeśli wchodzi w skład twojej instalacji); 0 brak moŝliwości uŝywania modułu płacowego. - Środki trwałe 2 uprawnia do uŝywania modułu ewidencji środków trwałych (jeśli wchodzi w skład instalacji); 0 brak moŝliwości uŝywania modułu ewidencji środków trwałych. Kategorie uprawnień szczegółowych prowadzone są dla kont księgowych, rejestrów dokumentów, słownik, analityk, budŝetów. Dla kont księgowych wyodrębnione są trzy kategorie uprawnień: właściciel konta, przeglądanie, brak uprawnień. Właściciel konta moŝe kojarzyć dokumenty w transakcje, prowadzić windykację naleŝności, naliczać odsetki i wykonywać inne czynności związane z rozrachunkami. Dla rejestrów dokumentów wyodrębnione są kategorie: rejestrowanie dokumentów, moŝliwość korygowania zapisów, przeglądanie, brak uprawnień. Dla danych słownikowych, definicji kont analitycznych, operowania na strukturze budŝetu wyodrębnione są trzy kategorie: modyfikacje, przeglądanie, brak uprawnień. Przy czym uprawnienia nadaje się niezaleŝnie dla kaŝdego słownika, dla kaŝdej grupy analitycznej i dla kaŝdego budŝetu. UŜytkownik ma przypisany jeden z następujących stanów: - A aktualny moŝe uŝywać systemu zgodnie z uprawnieniami. - L zablokowany chwilowo nie ma moŝliwości korzystania z systemu. - R usunięty nie ma moŝliwości korzystania z systemu; fizyczne usuwanie uŝytkownika jest moŝliwe tylko w sytuacji, gdy nie zarejestrował w systemie Ŝadnej operacji. B.8. Program GM - Ewidencja materiałowa obecna wersja uŝytkowana od 01.01.1997r Program ten wykorzystywany jest do prowadzenia ewidencji obrotu materiałowego w magazynach jednostki, a takŝe - dodatkowo - do ewidencji ilościowo - wartościowej składników powierzonego wyposaŝenia w zakresie miejskiej obrony cywilnej. Wykaz podstawowych funkcji programu: - tworzenie i ewidencja dokumentów obrotu magazynowego - ewidencja ilościowo-wartościowa stanów i obrotów magazynowych poszczególnych materiałów - sporządzanie zestawień dokumentów oraz rozdzielnika kosztów dla rozchodu materiałów W programie zastosowane są tylko cztery podstawowe działania algebraiczne. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe: Zbiory magazynowe tworzone są dla kaŝdego roku kalendarzowego i rozróŝniane są przez dodanie nr roku do pierwszego członu nazwy zbioru, np. Dek_2006.dta - oznacza zbiór dla roku 2006. a/ podstawowymi zbiorami w programie są: - Dek_RRRR.dta zbiór dekretów księgowych wraz z wartościami z dokumentów - Dok_RRRR.dta zbiór nagłówków dokumentów - Ind_RRRR.dta zbiór indeksów materiałowych podziałem na ceny i stawki VAT - Poz_RRRR.dta zbiór danych z pozycji poszczególnych dokumentów - Rem_RRRR.dta zbiór danych z przeprowadzonych remanentów - Sps_RRRR.dta zbiór ze stanami materiałów w magazynie na koniec roku b/ zbiorami pomocniczymi, znajdującymi się w folderze Katalogi, wykorzystywanymi w wersji programu uŝytkowanego przez jednostkę są: - Config.kat konfiguracja programu - Katdfp.kat definicje szerokości wydruków - Katdos.kat dane dostawców - Katdys.kat dane dysponentów
- Katfir.kat dane firmy uŝytkownika - Katkon.dta katalog kont księgowych - Katmag.dta katalog magazynów - Katodb.dta dane odbiorców - Katpla.dta katalog płatników - Katprn.dta definicje drukarek - Kattow.dta katalog towarów - Kattyp.dta definicje typów dokumentów - Kateks.dta dane oddziałów, filii - Katgpl.dta dane dot. grupy płatników Programowe zasady ochrony danych : a/ system haseł przy wejściu do programu b/ system uprawnień do poszczególnych funkcji Uwaga: Szczegółowe zasady ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych, a takŝe dokładniejszy opis w/w zbiorów i funkcji programu oraz stosowanych w nim algorytmów i parametrów - zostały podane w dokumentacji techniczno-programowej i eksploatacyjnej (uŝytkownika) programu informatycznego, przekazanej przez jego dostawcę. 8. Symbol stanowiska kosztów - jednocześnie w celu prawidłowego rozliczania kosztów zuŝycia materiałów w jednostce przyjmuje się następujące zasady ustalania symbolu stanowiska kosztów, który to symbol naleŝy obowiązkowo podać w kaŝdym dowodzie dotyczącym rozchodu materiałów z magazynu jednostki, a mianowicie: a/ symbol stanowiska kosztów jest 13-znakowy i przyjmuje następującą postać: KKK-RRRRR-WWW gdzie: KKK - konto syntetyczne rozchodu materiału 401 (400-1) - koszty bieŝące działalności 407 (400-7) - koszty projektów fin. ze środków budŝetu państwa i innych jst 408 (400-8) - koszty projektów finansowanych ze środków pomocowych UE 080 - koszty zadań inwestycyjnych 240 - stwierdzone niedobory do rozliczenia 761 - koszty sprzedaŝy materiałów zbędnych i nadmiernych RRRRR - symbol rozdziału klasyfikacji budŝetowej, wg obowiązującego na rok kalendarzowy budŝetu miasta - planu finansowego wydatków jednostki budŝetowej, np. 75022 - rada miejska 75023 - urząd miejski 75052 - wybory do sejmu i senatu, itd. WWW - symbol wydziału pobierającego materiał, niezaleŝnie od tego, kto był dysponentem środków budŝetowych na wydatki przy zakupie materiałów (wpis od lewej strony pola)