Załącznik nr 4 do Ogłoszenia WZÓR UMOWY zawarta w dniu...r. w Łodzi pomiędzy: Miastem Łódź, w imieniu którego działa Administracja Zasobów Komunalnych Łódź Polesie z siedzibą przy Placu Barlickiego 11 w Łodzi NIP 727 278 92 70 zwaną dalej Zamawiającym reprezentowaną przez:... a... wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego dnia. numer KRS. Sygnatura akt.. Sądu Rejonowego dla., zwaną dalej Wykonawcą, na podstawie udzielenia zamówienia publicznego - poza ustawą z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późń. zmianami) na podstawie art. 4 pkt 8 w/w ustawy (nr sprawy...). 1. 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Zamawiającego oraz jednostek organizacyjnych Zamawiającego w poszczególnych lokalizacjach: zamawiający: Administracja Zasobów Komunalnych Łódź Polesie siedziba 90-615 Łódź, Pl. Barlickiego 11 jednostki organizacyjne z siedzibą: 1.1 A.Z.K. Łódź Polesie Rejon Obsługi Najemców I siedziba 90-615 Łódź, Pl. Barlickiego 11 1.2 A.Z.K. Łódź Polesie Rejon Obsługi Najemców II siedziba 91-087 Łódź, ul. Wapienna 15 1.3 A.Z.K. Łódź Polesie Rejon Obsługi Najemców III siedziba 90-540 Łódź, ul. Radwańska 31 1.4 A.Z.K. Łódź Polesie Rejon Obsługi Najemców IV siedziba 90-749 Łódź,ul.28 Pułku Strzelców Kaniowskich 9 1.5 A.Z.K. Łódź Polesie Rejon Obsługi Najemców V siedziba 91-087 Łódź, ul. Wapienna 15 2 [Przedmiot umowy] 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Zamawiającego oraz poszczególnych jednostek organizacyjnych wymienionych w 1 w zakresie: przyjmowania - odbioru, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych oraz ewentualnych zwrotów przesyłek niedoręczonych. 2. Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek przez Wykonawcę świadczona była do każdego miejsca w kraju i strefie europejskiej, zgodnie z adresem przeznaczenia podanym na przesyłce.
3. W zakres przedmiotu umowy wchodzą przesyłki listowe w szczególności: 1) przesyłki listowe zwykłe; 2) przesyłki listowe polecone 3) przesyłki listowe polecone priorytetowe; 4) zwrot przesyłek listowych poleconych niedoręczonych; 5) przesyłki kart pocztowych 6) przesyłki listowe w obrocie zagranicznym (EUROPA) 4. Rodzaje przesyłek - znaczenie przyjętych w niniejszej umowie określeń: 1) Przesyłka polecona - przesyłka rejestrowana będąca przesyłka listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem; 2) Przesyłka rejestrowana przesyłka przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru; 3) Przesyłka nierejestrowana - przesyłka przyjęta bez pokwitowania przyjęcia i doręczana bez pokwitowania odbioru; 4) Przesyłka priorytetowa - przesyłka listowa rejestrowana lub nierejestrowana mająca pierwszeństwo w procesie doręczania przed pozostałymi przesyłkami; 5) Zwrotne potwierdzenie odbioru - zwrócone nadawcy potwierdzenie odbioru zawierające datę i podpis odbiorcy, stanowiące potwierdzenie otrzymania przesyłki. 5. Planowaną ilość przesyłek pocztowych określa załącznik nr 1a stanowiący integralną część niniejszej umowy. 3 [Przepisy prawne] 1. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi pocztowe zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności: 1) ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. -Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529 z późn. zm.) oraz aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie; 2) regulaminie wewnętrznym Wykonawcy, wydanym na podstawie art. 21 Prawa Pocztowego, który nie jest sprzeczny z ustawą Prawo Pocztowe; 3) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., nr 98 poz. 1071 z późn. zm.); 4) międzynarodowych przepisów pocztowych: ratyfikowanej Umowy międzynarodowej z dnia 5 października 2004 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 206, poz. 1494), Regulaminu poczty listowej sporządzonego w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 744). 2. Do świadczenia usług, o których mowa w niniejszej umowie, mają zastosowanie przepisy wskazane w ust.1, w brzmieniu obowiązującym w dniu nadania przesyłek. 3. Strony oświadczają, że zapoznały się z przepisami wskazanymi w ust. 1. 4 [Ustalenia organizacyjne] 1. Przesyłki przygotowane do nadania będą odbierane z siedziby Zamawiającego oraz jednostek organizacyjnych określonych w 1 przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy w każdy dzień roboczy w godzinach: 13:30-14:30 w poniedziałki, środy, czwartki i piątki oraz w godzinach 15:30 16:30 we wtorki. 2. Wykonawca dokona nadania przesyłek w dniu ich odbioru od Zamawiającego. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość nadawania w ramach niniejszej umowy przesyłek listowych w trybie art. 57 5 pkt 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, art. 165 2 kodeksu postępowania cywilnego, art. 12 6 pkt.2 ustawy Ordynacji podatkowej, art. 124 kodeksu postępowania karnego przez Wykonawcę na jego koszt, w imieniu i na rzecz Zamawiającego. W przypadku nadania takiej przesyłki, Wykonawca zobowiązany jest w dniu jej nadania oddać przekazaną przesyłkę listową w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub w placówce
pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej. 1) Zamawiający dopuszcza możliwość dodatkowego oznaczenia przesyłek o których mowa w ust. 3 zgodnie z wzorem uzgodnionym z Wykonawcą. 4. Wykonawca będzie dostarczał do poszczególnych lokalizacji Zamawiającego, określonych w 1 niniejszej umowy, zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłek przez adresata oraz zwroty przesyłek niedostarczonych wraz z wykazem zwrotów, po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia. Wykonawca określi dodatkowo przyczynę niepodjęcia przez adresata przesyłki. 5.W każdym przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia adresatowi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać list lub przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, a po upływie tego terminu, w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata, wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia (powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 7 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru, przesyłka oznaczona datami pierwszego i powtórnego awizo zwracana jest Zamawiającemu z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 6.W ramach niniejszej umowy, celem zapewnienia adresatom możliwości odbioru przesyłek awizowanych, Wykonawca zobowiązuje się do posiadania placówek pocztowych, które spełniają następujące minimalne wymagania: a. czynne co najmniej 8 godzin we wszystkie dni robocze z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy; b. oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym jednostkę Wykonawcy; c. gdy placówka znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy; d. umożliwiające adresatom odbioru przesyłek awizowanych w całym okresie funkcjonowania placówki pocztowej; 7. Znaczek opłaty pocztowej może zostać zastąpiony pieczęcią wykonaną wg wzoru dostarczonego przez Wykonawcę lub innym uzgodnionym oznaczeniem. 8.Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania umowy uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy. 9. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu umowy. 10. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontrolowania u adresata terminowości dostarczonych przesyłek. 5 [Termin wykonania] 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony: od dnia 02.01 2016r. do dnia 31.12.2016r. 6 [Zobowiązania Wykonawcy] 1. Wykonawca jest odpowiedzialny za całokształt przyjętych na siebie w ramach niniejszej umowy obowiązków, w tym za przebieg oraz terminową realizację przedmiotu umowy do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego. 2. Wykonawca ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność karno administracyjną z tytułu realizacji przedmiotu umowy. 3. Wykonawca zobowiązany jest zachować tajemnicę korespondencji, a dane adresowe przetwarzać tylko w związku z rejestracją przesyłek. 4. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Zamawiającego o: 1) wszelkich przypadkach naruszenia bezpieczeństwa oraz tajemnicy danych osobowych lub ich niewłaściwym użyciu,
2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub sądami; 5. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w pkt. 4, Wykonawca jest zobowiązany do podjęcia środków zabezpieczających dane osobowe, które zostały przez Zamawiającego powierzone do przetwarzania Wykonawcy; 6. Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za przesyłki od momentu odebrania ich od Zamawiającego, do doręczenia ich adresatowi lub zwrotu Zamawiającemu w przypadku ich niedoręczenia - po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia adresatowi. 7. Wykonawca zobowiązany jest pięć razy (5) w tygodniu w dni robocze (od poniedziałku do piątku) świadczyć usługi odbioru przesyłek do wysyłki z siedziby Zamawiającego oraz 5 ciu jednostek organizacyjnych przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy. Odbiór przesyłek do wysyłki będzie każdorazowo odbywał się na podstawie przygotowanych przez Zamawiającego pocztowych książek nadawczych i/lub zestawień ilościowych (w dwóch egzemplarzach). 8. Wykonawca dostarczy bezpłatnie Zamawiającemu druki zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłek z wyjątkiem druków zwrotnego potwierdzenia przesyłek nadanych na zasadach specjalnych. 9. Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez Wykonawcę winno mieć moc dokumentu urzędowego, jednoznacznie określać datę oraz miejsce przyjęcia przesyłki. 10. W przypadku uszkodzenia przesyłki, Wykonawca ma obowiązek zabezpieczyć oraz nanieść stosowną adnotację wraz z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia. 11. Wykonawca wyznacza osoby do kontaktu oraz odpowiedzialne za realizację wykonania umowy z Zamawiającym:...... 7 [Zobowiązania Zamawiającego ] 1.Zamawiający zobowiązuje się w szczególności do: 1) nadawania przesyłek w formie odpowiadającej wymogom dla danego rodzaju przesyłek pocztowych, określonym w aktach prawnych wymienionym w 2 ust. 3 oraz w niniejszej umowie, 2) adresowania, opakowania i oznakowania przesyłek listowych (z wyłączeniem przesyłek z zadeklarowaną wartością) zgodnie z wymogami określonymi przez Wykonawcę; 3) oznakowania przesyłek sądowych poprzez umieszczenie pieczęci na stronie adresowej przesyłki ( wg wzoru uzgodnionego z Wykonawcą ) oraz zaznaczeniem w zestawieniu wpisów przesyłek; 4) sporządzania w dwóch egzemplarzach, z których jeden przeznaczony jest dla Wykonawcy, następujących dokumentów; a) zestawienia dla przesyłek rejestrowanych, zgodnej ze wzorem uzgodnionym z Wykonawcą, b) zestawienia ilościowego dla przesyłek nierejestrowanych, zgodnego ze wzorem uzgodnionym z Wykonawcą, 5) nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym tj. przekazania przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku: a) rejestrowanych według kolejności wpisów w zestawieniu, dokonywanych z uwzględnieniem podziału na: poszczególne rodzaje usług, przesyłki krajowe i zagraniczne, i priorytetowe; b) nierejestrowanych w podziale wynikającym z zestawienia ilościowego, o którym mowa w pkt. 3b); 2. Zamawiający jest odpowiedzialny za przygotowanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 3. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona
(zaklejona lub zalakowana). 4. W przypadku stwierdzenia przez Wykonawcę zastrzeżeń dotyczących sposobu przygotowania odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśni powzięte wątpliwości z upoważnionym przedstawicielem Zamawiającego. W przypadku odebrania przez Wykonawcę przesyłki domniemywa się, że została ona przygotowana przez Zamawiającego w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 8 [Wynagrodzenie, warunki płatności, faktury] 1. Wartość wynagrodzenia z tytułu wykonania niniejszej umowy, wynikającej z przyjętej oferty Wykonawcy określa załącznik nr 1 do niniejszej umowy i wynosi na dzień jej podpisania netto... zł. plus podatek VAT tj... zł. brutto. (słownie brutto... zł..../100). 2. Ceny jednostkowe za świadczenie poszczególnych usług pocztowych zostały określone w załączniku nr 1a, stanowiących integralną część niniejszej umowy. 3. Ceny jednostkowe brutto podane przez Wykonawcę w ofercie pozostaną niezmienne przez cały okres realizacji zamówienia, za wyjątkiem przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe. 4. Rozliczenia za wykonane usługi pocztowe następować będzie w okresach miesięcznych, w formie opłaty "z dołu", w terminie 30 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. 5. Należność zostanie obliczona jako iloczyn ceny jednostkowej oraz faktycznej ilości przesyłek danego rodzaju zrealizowanych w miesięcznym okresie rozliczeniowym. 6. Za dzień zapłaty należności uznawany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 7. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego, wyrażonej pod rygorem nieważności na piśmie, przenieść swoich wierzytelności wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie. 9 [Podwykonawcy] 1. Zamawiający dopuszcza możliwość wykonania części zamówienia przy udziale Podwykonawcy z uwzględnieniem następujących warunków: a) Wykonawca odpowiada jak za własne działania lub zaniechania osób przy pomocy których zobowiązania wynikające z niniejszej umowy wykonuje, jak również za działania i zaniechania osób, którym wykonanie tych zobowiązań powierza, b) Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za dokonywanie w terminie wszelkich rozliczeń finansowych z Podwykonawcami. 2. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za wszelkie czynności, których wykonanie powierzył Podwykonawcom. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania Podwykonawców jak za własne. 10 [Rozwiązanie umowy] 1. Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku: 1) powzięcia przez Zamawiającego wiadomości, że usługi będące przedmiotem umowy, są nienależycie wykonywane, Zamawiający może zwrócić Wykonawcy uwagę na piśmie, wskazując na nieprawidłowe praktyki. Jeżeli uchybienia, o których mowa będą powtarzały się mimo zwrócenia uwagi, Zamawiający może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym; 2) jeżeli Wykonawca przerwie realizację Przedmiotu Umowy na okres przekraczający 3 dni lub jeśli opóźnienia w wykonaniu umowy wyniosą łącznie ponad 3 dni; 3) Wykonawca został wykreślony z rejestru operatorów pocztowych, o którym mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe,
3) Wykonawca utracił status prawny przedsiębiorcy lub zaprzestał faktycznie prowadzenia działalności gospodarczej, 4) zostanie ogłoszona upadłość Wykonawcy lub wszczęte postępowania naprawcze wobec Wykonawcy, a także jeśli Wykonawca zostanie postawiony w stan likwidacji; 5) Wykonawca nie przestrzega warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych. 2. W przypadku wymienionym w ust.1 Wykonawca może zażądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy. 11 [Kary umowne] 1. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Zamawiający naliczać będzie kary umowne w następujących przypadkach i wysokości: 1) w przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie, zgodne z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529 ze zm ); 2) z tytułu nie odebrania od Zamawiającego przesyłek w dniu lub czasie o którym mowa w 4 ust 1 niniejszej umowy Wykonawca zapłaci każdorazowo Zamawiającemu karę pieniężną w wysokości 300,00zł. (słownie: trzysta złotych 00/100). W takim przypadku Wykonawca zostanie dodatkowo obciążony kosztami z tytułu zastępczego wykonania przedmiotowej usługi, jeżeli Zamawiający zleci jej zastępcze wykonanie innemu operatorowi wykonawcy; 3) z tytułu rozwiązania umowy za wypowiedzeniem z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 8 ust. 1, niezależnie od kar umownych z innych tytułów. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość za strzeżonych kar umownych w przypadku, gdy wysokość szkody przekroczy wysokość zastrzeżonej kary umownej. 3. Wykonawca zapłaci odszkodowanie lub karę umowną na konto Zamawiającego w terminie 7 dni od daty doręczenia pisemnego wezwania z określoną przez Zamawiającego wysokością kary. 4. W razie naliczenia Wykonawcy przez Zamawiającego odszkodowania lub kary umownej, Wykonawca upoważnia Zamawiającego do potrącania ich z należnego mu wynagrodzenia. 7. Zapłata kar umownych nie wyklucza dochodzenia przez Zamawiającego odszkodowania na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. 12 [Inne postanowienia] 1. Nieważność jakiegokolwiek z postanowień umowy nie wpływa na skuteczność pozostałych postanowień. Strony zastąpią to postanowienie postanowieniem innym - takim, które zostałoby ustalone, gdyby strony wiedziały o nieważności postanowienia uzgodnionego. 2. Zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy, jak również wszelkie zawiadomienia, zapytania i lub informacje odnoszące się do wykonania przedmiotu umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności. 3. Zamawiający ma prawo dokonywać zmian umowy w zakresie: a. zmiany osób odpowiedzialnych za realizację przedmiotu umowy oraz pracowników Wykonawcy realizujących postanowienia umowy; b. zmiany siedziby jednej ze stron umowy; d. zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy, a mających wpływ na wykonanie niniejszej umowy; e. zmiany wynagrodzenia w przypadku zmiany stawki podatku VAT, jeżeli zmienią się przepisy w tym zakresie. 4. Niedopuszczalne są takie zmiany postanowień umowy oraz wprowadzenie do umowy nowych postanowień niekorzystnych dla Zamawiającego jeżeli przy ich uwzględnieniu należałoby
zmienić treść oferty. 13 1. Strony będą dążyły do polubownego rozstrzygania wszelkich sporów powstałych w związku z realizacją niniejszej umowy, a jeżeli nie osiągną porozumienia, zaistniały spór będzie poddany rozstrzygnięciu przez sąd powszechny, właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 2. Wszelkie zmiany umowy pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej. 14 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy w tym w szczególności Kodeksu cywilnego oraz przepisy o których mowa w 3 niniejszej umowy. 15 Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA