ZARZĄDZENIE Nr 8/12/13 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 października 2012 roku w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Projektami Działając na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), zarządza się co następuje: 1 Określenia użyte w niniejszym Zarządzeniu oznaczają: 1) program inicjatywa krajowa, Unii Europejskiej lub pozawspólnotowa, w ramach której można otrzymać dofinansowanie na realizację projektu ze środków krajowych lub międzynarodowych, 2) projekt przedsięwzięcie badawcze, edukacyjne lub inwestycyjne realizowane w Uczelni przez zespół projektowy, podejmowane dla osiągnięcia założonego rezultatu; posiada jasno określone cele, wymagania jakościowe, ramy czasowe i budżet, 3) projekt krajowy projekt realizowany w Uczelni, finansowany lub współfinansowany ze środków krajowych, pozyskanych w trybie konkursów organizowanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub inne instytucje krajowe, 4) projekt międzynarodowy projekt realizowany w Uczelni, finansowany lub współfinansowany ze środków zagranicznych w ramach programów Unii Europejskiej oraz programów pozawspólnotowych, z wyłączeniem funduszy strukturalnych, 5) projekt strukturalny projekt realizowany w Uczelni, finansowany lub współfinansowany ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej, 6) kierownik projektu osoba odpowiedzialna za zarządzanie projektem, kierowanie zespołem projektowym oraz za osiąganie celów i rezultatów projektu, 7) kierownik jednostki dziekan lub dyrektor/kierownik jednostki innej niż wydział, 8) Program e-czp - system elektronicznego wspomagania systemu zarządzania projektami, 9) P.1 w programie e-czp oznaczenie procedury złożenia wniosku o powołanie kierownika projektu, 10) P.2 w programie e-czp oznaczenie procedury przygotowania przez kierownika projektu wniosku o dofinansowanie wraz z umową konsorcjum przy współpracy odpowiedniego biura CZP, 11) P.3.1 i P.3.2 w programie e-czp oznaczenie procedury złożenia wniosku o pełnomocnictwo do złożenia wniosku o dofinansowanie i/lub podpisania umowy konsorcjum projektu wraz z analizą ryzyka, 12) P.3.3 - w programie e-czp oznaczenie procedury wprowadzenia oceny projektu instytucji finansującej, 13) P.4 w programie e-czp oznaczenie procedury złożenia wniosku o pełnomocnictwo do negocjacji i/lub podpisania umowy o realizację projektu wraz z analizą ryzyka, 14) P.5.1 w programie e-czp oznaczenie procedury złożenia wniosku o pełnomocnictwo do zarządzania projektem, 15) P.5.2 w programie e-czp oznaczenie procedury uruchomienia projektu w Politechnice Śląskiej, 16) P.5.3 w programie e-czp oznaczenie procedury przygotowania kalkulacji kosztów planowanych na rok kalendarzowy, 17) P.5.6 - w programie e-czp oznaczenie procedury przygotowania analizy ryzyka realizacji projektu.
2 1. Z dniem 1 stycznia 2011 roku na Politechnice Śląskiej funkcjonuje System Zarządzania Projektami, zwany dalej Systemem. 2. Zadaniem Systemu jest zapewnienie wsparcia dla kierowników projektów w celu: 1) skutecznej realizacji projektów badawczych, edukacyjnych oraz innych, 2) wprowadzenia dobrych praktyk w procesach zarządzania projektami, 3) standaryzacji procedur w zakresie zarządzania projektami. 3. System obejmuje projekty: 1) krajowe, 2) międzynarodowe, 3) finansowane z funduszy strukturalnych. 3 System tworzy pięć elementów: 1) Centrum Zarządzania Projektami (CZP), 2) pełnomocnicy dziekanów ds. zarządzania projektami, 3) kierownicy projektów, 4) procedury, 5) program e-czp. 4 W strukturze administracji centralnej zostało utworzone Zarządzeniem Rektora Nr 14/10/11 Centrum Zarządzania Projektami (CZP). 5 1. Pełnomocnika dziekana ds. zarządzania projektami powołuje dziekan wydziału i przekazuje informację o jego powołaniu do CZP wzór powołania stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2. Do zadań pełnomocnika dziekana ds. zarządzania projektami należy: 1) przekazywanie informacji pracownikom i doktorantom jednostki organizacyjnej, w zakresie ogłaszanych konkursów na dofinansowanie projektów, 2) udzielanie pomocy kierownikom projektów w zakresie realizacji obowiązujących procedur dotyczących zarządzania projektami, 3) współpraca z CZP w zakresie przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów i ich realizacji. 6 1. Kierownika projektu powołuje Rektor na wniosek kierownika jednostki - wzór powołania stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 2. Z dniem 1 października 2011 roku kierownikiem projektu badawczego lub edukacyjnego może zostać osoba, która posiada certyfikat potwierdzający przygotowanie do pracy w charakterze kierownika projektu. 3. Certyfikat, o którym mowa w ust. 2, może mieć charakter: 1) zaświadczenia o odbyciu szkolenia w zakresie zarządzania projektami badawczymi, organizowanego na Politechnice Śląskiej, 2) dyplomu ukończenia studiów podyplomowych w zakresie zarządzanie projektami, 3) dokumentu wydanego przez uprawnioną instytucję certyfikującą (PMA, PMI, SPMP), 4) dokumentu wydanego przez dyrektora CZP, potwierdzającego zarządzanie projektami na Politechnice Śląskiej. 4. Kierownik projektu jest odpowiedzialny za przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu, za bieżące zarządzanie projektem i kierowanie zespołem projektowym oraz za osiąganie celów i rezultatów projektu. 5. Kierownik projektu na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora do złożenia wniosku
o dofinansowanie projektu wzór wniosku o pełnomocnictwo stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego Zarządzenia. 6. Kierownik projektu na etapie podpisywania umowy działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora do podpisania umowy o realizację projektu wzór wniosku o pełnomocnictwo stanowi Załącznik Nr 6 do niniejszego Zarządzenia. 7. Kierownik projektu na etapie realizacji projektu działa w ramach pełnomocnictwa udzielonego przez Rektora do zarządzania projektem wzór wniosku o pełnomocnictwo stanowi Załącznik Nr 8 do niniejszego Zarządzenia. 7 1. Dla projektów uruchamianych w ramach konkursów ogłoszonych przed dniem 1 listopada 2012 r. na Politechnice Śląskiej obowiązują w zakresie realizacji projektów procedury określone w 8, 9, 10 i 11 niniejszego Zarządzenia oraz w Zarządzeniach wymienionych w Załączniku Nr 11. 2. Dla projektów uruchamianych w ramach konkursów ogłoszonych po dniu 1 listopada 2012 r. na Politechnice Śląskiej obowiązują w zakresie realizacji projektów procedury określone w 12, 13, 14 i 15 niniejszego Zarządzenia. 8 Na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie projektu procedura postępowania kierownika projektu jest następująca: 1) pracownik Uczelni lub osoba niebędąca pracownikiem Uczelni*, z chwilą podjęcia zamiaru przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu, występuje do kierownika jednostki z inicjatywą przystąpienia do konkursu na dofinansowanie projektu, 2) kierownik jednostki dokonuje analizy wniosku pracownika Uczelni lub osoby niebędącej pracownikiem Uczelni, uwzględniając następujące kryteria: a) zgodności celów projektu z zakresem działalności jednostki, b) możliwości realizacji projektu przez zespół pod kierunkiem kierownika projektu, c) możliwości zabezpieczenia wkładu własnego wymaganego w danym projekcie, 3) w przypadku pozytywnej oceny ww. inicjatywy kierownik jednostki występuje do dyrektora CZP z wnioskiem o powołanie przez Rektora kierownika projektu, zgodnie z Załącznikiem Nr 2 do niniejszego Zarządzenia, 4) kierownik projektu przygotowuje wniosek projektowy przy wsparciu pełnomocnika dziekana ds. zarządzania projektami i odpowiedniego Biura w CZP. 9 Na etapie składania wniosku o dofinansowanie projektu procedura postępowania kierownika projektu jest następująca: 1) kierownik projektu, po opracowaniu wniosku o dofinansowanie projektu, występuje do dyrektora CZP z wnioskiem o udzielenie przez Rektora pełnomocnictwa do złożenia wniosku, zgodnie z Załącznikiem Nr 3, a w razie konieczności zawarcia na tym etapie umowy konsorcjum, również o pełnomocnictwo do jej podpisania, 2) do wniosku o udzielenie pełnomocnictwa należy dołączyć: a) wniosek projektowy wraz z listą kontrolną, stanowiącą Załącznik Nr 4 do niniejszego Zarządzenia, b) formularz Informacja o projekcie, stanowiący Załącznik Nr 5 do niniejszego Zarządzenia, c) umowę konsorcjum** wraz z właściwą listą kontrolną, stanowiącą Załącznik do Zarządzenia Nr 20/10/11, z późn. zm., d) formularz analizy ryzyka wg rejestru ryzyka zamieszczonego w Tablicy nr 6 do Zarządzenia Nr 9/12/13,
3) po otrzymaniu pełnomocnictwa i podpisaniu wniosku przez osoby upoważnione w Uczelni, kierownik projektu składa wniosek do instytucji finansującej projekt. 10 Na etapie negocjacji i podpisywania umowy o realizację projektu procedura postępowania kierownika projektu jest następująca: 1) kierownik projektu niezwłocznie informuje dyrektora CZP o dokonanej przez instytucję finansującą ocenie projektu, 2) w przypadku pozytywnej oceny projektu, kierownik projektu występuje do dyrektora CZP z wnioskiem o udzielenie przez Rektora, zgodnie z Załącznikiem Nr 6 do niniejszego Zarządzenia, pełnomocnictwa do: a) podpisania umowy konsorcjum***, b) negocjacji warunków umowy o realizację projektu, c) podpisania umowy/kontraktu o realizację projektu, 3) kierownik projektu przygotowuje formularz analizy ryzyka wg rejestru ryzyka zamieszczonego w Tablicy nr 7 do Zarządzenia Nr 9/12/13, 4) po podpisaniu przez strony umowy o realizację projektu kierownik projektu przekazuje do dyrektora CZP oryginał tej umowy wraz z kalkulacją kosztów planowanych na pierwszy rok kalendarzowy, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 23/10/11, 5) Centrum Zarządzania Projektami nadaje symbol projektu i wprowadza go do systemu ZAM jako źródło finansowania. 11 Na etapie realizacji projektu procedura postępowania kierownika projektu jest następująca: 1) kierownik projektu, po podpisaniu umowy o realizację projektu, występuje do dyrektora CZP z wnioskiem o udzielenie przez Rektora pełnomocnictwa do zarządzania projektem, zgodnie z Załącznikiem Nr 8 do niniejszego Zarządzenia, 2) do dnia 31 stycznia każdego roku, kierownik projektu przedkłada do dyrektora CZP kalkulację kosztów planowanych na kolejny rok kalendarzowy, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 23/10/11, 3) kierownik projektu, co najmniej raz w roku, przedkłada do dyrektora CZP formularz analizy ryzyka wg rejestru ryzyka zamieszczonego w Tablicy nr 8 do Zarządzenia Nr 9/12/13 w odniesieniu do dalszej realizacji projektu, 4) w przypadku konieczności przeprowadzenia audytu zewnętrznego, umowę o audyt należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym Załączniki Nr 9 lub 10, do niniejszego Zarządzenia, o ile wytyczne do projektu w sprawie audytu nie stanowią inaczej, 5) kierownik projektu składa raporty, zgodnie z umową zawartą z instytucją finansującą projekt, po uprzedniej ich weryfikacji przez Biuro Obsługi Finansowej Projektów (CZP6), Dział Obsługi Księgowej Projektów (KU), Dział Kosztów (KO) i Kwestora, 6) kierownik projektu, wspólnie z CZP i innymi właściwymi komórkami organizacyjnymi Uczelni udziela, zarówno na etapie realizacji projektu jak i po jego zakończeniu stosownych wyjaśnień organom prowadzącym kontrole i audyty. 12 Na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie projektu procedura postępowania kierownika projektu w programie e-czp jest następująca: 1) pracownik Uczelni lub osoba niebędąca pracownikiem Uczelni* z chwilą podjęcia zamiaru przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu, występuje do kierownika jednostki z inicjatywą przystąpienia do konkursu na dofinansowanie projektu,
2) kierownik jednostki dokonuje analizy wniosku pracownika Uczelni lub osoby niebędącej pracownikiem Uczelni, uwzględniając następujące kryteria: a) zgodności celów projektu z zakresem działalności jednostki, b) możliwości realizacji projektu przez zespół pod kierunkiem kierownika projektu, c) możliwości zabezpieczenia wkładu własnego wymaganego w danym projekcie, 3) w przypadku pozytywnej oceny ww. inicjatywy, pracownik Uczelni lub osoba niebędąca pracownikiem Uczelni przygotowuje w programie e-czp**** formularz wniosku o powołanie kierownika projektu (procedura P.1); kierownik jednostki akceptuje w programie e-czp wniosek, który zostaje przesłany do dyrektora CZP, w celu weryfikacji czy dana osoba spełnia warunek określony w 6 pkt. 2 niniejszego Zarządzenia; po pozytywnej weryfikacji wniosku Dyrektor CZP kieruje go do akceptacji Rektora, 4) kierownik projektu przygotowuje wniosek o dofinansowanie projektu przy wsparciu pełnomocnika dziekana ds. zarządzania projektami i odpowiedniego Biura w CZP. 13 Na etapie składania wniosku o dofinansowanie projektu kierownik projektu postępuje zgodnie z procedurą P.3.1 i P.3.2: 1) po opracowaniu wniosku o dofinansowanie projektu, przygotowuje w programie e-czp formularz wniosku o udzielenie przez Rektora pełnomocnictwa do złożenia wniosku, a w razie konieczności zawarcia na tym etapie umowy konsorcjum, również o pełnomocnictwo do jej podpisania, 2) przygotowany formularz wniosku o udzielenie przez Rektora pełnomocnictwa do złożenia wniosku jest akceptowany kolejno przez kierownika katedry lub dyrektora instytutu, kierownika jednostki oraz dyrektora CZP, 3) do wniosku o udzielenie pełnomocnictwa należy dołączyć: a) wniosek o dofinansowanie projektu, b) formularz Informacja o projekcie, c) umowę konsorcjum**, d) formularz analizy ryzyka etap I, 4) po otrzymaniu pełnomocnictwa i podpisaniu wniosku przez osoby upoważnione w Uczelni, kierownik projektu składa wniosek do instytucji finansującej projekt. 14 Na etapie negocjacji i podpisywania umowy o realizację projektu procedura postępowania kierownika projektu jest następująca: 1) kierownik projektu niezwłocznie po otrzymaniu informacji o dokonanej przez instytucję finansującą ocenie projektu zamieszcza ją w programie e-czp zgodnie z procedurą P.3.3, 2) w przypadku pozytywnej oceny projektu, kierownik projektu przygotowuje w programie e-czp (procedura P.4) formularz analizy ryzyka etap II oraz wniosek o udzielenie przez Rektora, pełnomocnictwa do: a) podpisania umowy konsorcjum***, b) negocjacji warunków umowy o realizację projektu, c) podpisania umowy/kontraktu o realizację projektu, 3) przygotowany formularz ww. wniosku akceptowany jest kolejno przez kierownika katedry lub dyrektora instytutu, kierownika jednostki oraz dyrektora CZP, 4) po podpisaniu przez strony umowy o realizację projektu kierownik projektu przekazuje do dyrektora CZP oryginał tej umowy, 5) kierownik projektu przygotowuje w programie e-czp (procedura P.5.3) kalkulację kosztów planowanych na pierwszy rok kalendarzowy,
6) Centrum Zarządzania Projektami nadaje symbol projektu, który wprowadza do programu e-czp w procedurze P.5.2 oraz do systemu ZAM jako źródło finansowania. 15 Na etapie realizacji projektu procedura postępowania kierownika projektu jest następująca: 1) kierownik projektu, po podpisaniu umowy o realizację projektu, przygotowuje w programie e-czp formularz wniosku o udzielenie przez Rektora pełnomocnictwa do zarządzania projektem ( procedura P.5.1), 2) przygotowany formularz wniosku o udzielenie przez Rektora pełnomocnictwa do zarządzania projektem jest przesyłany do akceptacji przez kierownika katedry lub dyrektora instytutu, kierownika jednostki oraz dyrektora CZP, 3) do dnia 31 stycznia każdego roku, kierownik projektu przygotowuje w programie e- CZP zgodnie z procedurą P.5.3 kalkulację kosztów planowanych na kolejny rok kalendarzowy, 4) kierownik projektu, co najmniej raz w roku, przygotowuje w programie e-czp formularz analizy ryzyka (procedura P.5.6), 5) w przypadku konieczności przeprowadzenia audytu zewnętrznego, umowę o audyt należy sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym Załączniki Nr 9 lub 10, do niniejszego Zarządzenia, o ile wytyczne do projektu w sprawie audytu nie stanowią inaczej, 6) kierownik projektu składa raporty, zgodnie z umową zawartą z instytucją finansującą projekt, po uprzedniej ich weryfikacji przez Biuro Obsługi Finansowej Projektów (CZP6), Dział Obsługi Księgowej Projektów (KU), Dział Kosztów (KO) i Kwestora, 7) kierownik projektu, wspólnie z CZP i innymi właściwymi komórkami organizacyjnymi Uczelni udziela, zarówno na etapie realizacji projektu jak i po jego zakończeniu, stosownych wyjaśnień organom prowadzącym kontrole i audyty. 16 Traci moc Zarządzenie Rektora Politechniki Śląskiej Nr 15/10/11 z dnia 30 listopada 2010 roku w sprawie funkcjonowania na Politechnice Śląskiej Systemu Zarządzania Projektami. 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. *np. student, doktorant, były pracownik **jeżeli jest wymagane na etapie składania wniosku ***jeżeli nie została zawarta na etapie składania wniosku **** warunkiem uzyskania dostępu do programu e-czp przez osobę niebędącą pracownikiem Politechniki Śląskiej jest posiadanie konta w domenie polsl.pl Otrzymują: R, RO, RN, RW, RD, RA, AK wszystkie jednostki i komórki organizacyjne Uczelni