ZASADY PRZYGOTOWANIA I REALIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH PROJEKTÓW BADAWCZYCHYCH Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH

Transkrypt

1 ZASADY PRZYGOTOWANIA I REALIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH PROJEKTÓW BADAWCZYCHYCH Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. nr 164, poz ze zmianami) oraz 26 ust. 4 Statutu PG, w związku z możliwością ubiegania się Politechniki Gdańskiej o dofinansowanie projektów w ramach funduszy międzynarodowych zarządza się, co następuje: Postanowienia ogólne 1 1. Przedmiotem procedury jest określenie zasad związanych z przygotowaniem, realizacją, rozliczaniem, nadzorem i kontrolą projektów finansowanych z międzynarodowych programów badawczych (w szczególności typu: 7. PR UE) oraz projektów realizowanych w ramach międzynarodowych konsorcjów badawczych (w szczególności typu: Era-NET, COST, EUREKA, EUROSTARS) realizowanych przez Politechnikę Gdańską (zwaną dalej PG). Wykonanie procedury podlega kontroli ze strony prorektora ds. współpracy i programów międzynarodowych. 2. Procedura obejmuje następujące zagadnienia: 1) zgłoszeniea projektu, przygotowaniea i złożeniea wniosku o dofinansowanie, 2) przygotowaniea i podpisaniea umowy konsorcyjnej i grantowej, 3) realizacjęi projektu, 4) rozliczaniea, kontrolę i monitoringi projektu, 5) archiwizacjęi dokumentacji projektowej Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o: 1) Jednostce organizacyjnej należy przez to rozumieć jednostkęi wymienionąe w strukturze organizacyjnej PG, gdzie organizacyjnie umocowany zostaje projekt. 2) Autorze projektu należy przez to rozumieć osobę przygotowującą i składającą wniosek o dofinansowanie do instytucji finansującej, po wcześniejszym uzyskaniu zgody władz uczelni o ubieganie się o środki w danym konkursie. 3) Kierowniku projektu należy przez to rozumieć osobę kierującą projektem zgodnie z umową podpisaną z instytucją finansującą lub aneksem do niej, posiadającą odpowiednie kompetencje i odpowiedzialną za prawidłową realizację projektu pod względem merytorycznym, prawnym i finansowym, w ramach tych kompetencji.. 4) Zespole projektowym należy przez to rozumieć grupę osób powołaną do bezpośredniej realizacji projektu i zarządzaną przez kierownika projektu w celu realizacji projektu. 5) Instytucji finansującej należy przez to rozumieć instytucję zewnętrzną, która bezpośrednio ogłasza konkurs, przyjmuje wnioski, podpisuje umowę grantową, przekazuje środki finansowe i kontroluje ich prawidłowe rozliczanie. 1

2 6) Projekcie niskonakładowym należy przez to rozumieć projekt, w którym wartość planowanych środków przypadających dla PG jest niższa niż 1 mln zł. 7) Projekcie wysokonakładowym należy przez to rozumieć projekt, w którym wartość planowanych środków przypadających dla PG jest równa lub wyższa niż 1 mln zł. 8) Kosztach kwalifikowalnych należy przez to rozumieć koszty, których poniesienie jest merytorycznie uzasadnione, zgodnie z wytycznymi określonymi przez instytucję finansującą oraz przepisami krajowymi i wspólnotowymi. 9) Wkładzie własnym należy przez to rozumieć środki finansowe i/lub rzeczowe, zabezpieczone przez jednostki PG biorące udział w projekcie, w kwocie niezbędnej do uzupełnienia dofinansowania projektu na zasadach określonych przez instytucję finansującą. 10) Umocowaniu organizacyjnym - oznacza ponoszenie pełnej merytorycznej i finansowej odpowiedzialności przez jednostkę organizacyjną za realizację międzynarodowego projektu badawczego. 11) Umowie konsorcjum należy przez to rozumieć umowę zawartą pomiędzy PG, a innym podmiotem/podmiotami prawnymi w celu wspólnej realizacji projektu.. 12) Dysponencie środków finansowych PG należy przez to rozumieć kierownika projektu z tym zastrzeżeniem, że wydatkowanie środków finansowych następuje po uzyskaniu zgody kierownika jednostki organizacyjnej PG. 13) WFE należy przez to rozumieć Dział Projektów Europejskich. 14) RFR należy to rozumieć Dział Rozliczeń Projektów. 15) OKZ należy przez to rozumieć Dział Zamówień Publicznych. Zgłoszenie projektu 3 1. Zgłoszenie zamiaru realizacji projektu następuje na wniosek autora projektu, który rejestruje projekt w bazie PROJEKTY EUROPEJSKIE oraz przedkłada w WFE podpisany przez siebie i kierownika jednostki organizacyjnej formularz zgłoszeniowy projektu, stanowiący załącznik nr xx do niniejszej procedury. 2. Zgodę na przygotowanie wniosku o dofinansowanie oraz realizację projektu udzielają autorowi projektu, podpisując formularz zgłoszeniowy projektu - kierownik jednostki organizacyjnej PG oraz prorektor ds. współpracy i programów międzynarodowych. Kierownik WFE potwierdza przyjęcie zgłoszenia projektu oraz zgodność danych wpisanych na formularzu zgłoszeniowym z zasadami realizacji międzynarodowych projektów badawczych na PG. 3. Formularz zgłoszeniowy projektu określa między innymi: informacje ogólne o projekcie, krótką charakterystykę projektu, szacunkową wartości projektu, szacunkową wartości wkładu własnego, kosztów niekwalifikowalnych oraz źródła ich finansowania. 4. WFE informuje autora projektu o udzieleniu zgody/nie udzieleniu zgody na realizację projektu. 2

3 Przygotowanie wniosku 4 1. Za merytoryczne i formalne przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu oraz jego złożenie (w formie elektronicznej lub papierowej) w instytucji finansującej odpowiada autor projektu. 2. Jeżeli instytucja finansująca wymaga przesłania papierowej wersji wniosku, autor projektu składa wniosek wraz z kompletną dokumentacją aplikacyjną i listem przewodnim w WFE najpóźniej na 5 dni roboczych przed datą zamknięcia konkursu. Jeżeli termin nie zostanie dotrzymany, wniosek nie zostanie poddany weryfikacji przez WFE, w takiej sytuacji prorektor ds. współpracy i programów międzynarodowych może odmówić jego podpisania, jeżeli zauważy w nim istotne błędy niekorzystne dla PG. 3. Autora projektu na etapie przygotowania wniosku oraz dokumentacji aplikacyjnej wspomagają: 1) WFE w zakresie zagadnień administracyjnych, prawnych i finansowych dotyczących wniosku o dofinansowanie, 2) RFR w zakresie przygotowania dokumentacji finansowej niezbędnej przy składaniu wniosku o dofinansowanie, 3) OKZ/Sekcja ds. zamówień publicznych wydziału w zakresie wstępnego ustalenia procedur zamówień publicznych, 4) Dział Legislacji, Audytu i Bezpieczeństwa w zakresie przygotowania/oceny pod względem formalno-prawnym umów konsorcjum i grantowych oraz pomocy przy innych zagadnieniach prawnych, które mogą pojawić się na tym etapie, 5) inne jednostki organizacyjne w zależności od wymagań formalnych dotyczących projektu. 4. W przypadku wezwania przez Instytucję Finansująca do dokonania uzupełnień/korekt formalnych wniosku za pośrednictwem Prorektora ds. współpracy i programów międzynarodowych, WFE informuje autora projektu o konieczności ich przygotowania oraz weryfikuje przygotowane przez autora projektu uzupełnienia/wyjaśnienia i przekazuje do podpisu prorektorowi ds. współpracy i programów międzynarodowych najpóźniej na 5 dni roboczych przed wyznaczonym terminem dostarczenia korekty. 5. Autor projektu po otrzymaniu od WFE podpisanych przez prorektora uzupełnień/wyjaśnień składa je w instytucji finansującej. 6. W przypadku poinformowania autor projektu przez Instytucję Finansującą o wynikach postępowania konkursowego, autor projektu zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania informacji do WFE. 7. Umowę konsorcjum określającą zasady współpracy w międzynarodowym projekcie badawczym przygotowuje autor projektu i przedkłada do podpisu prorektora ds. współpracy i programów międzynarodowych, za pośrednictwem WFE. 8. Autor projektu odpowiada za właściwą ochronę własności intelektualnej projektu, ze szczególnym uwzględnieniem zapisów umowy konsorcjum w tym zakresie. 3

4 Podpisanie umowy 5 1. W przypadku zaakceptowania przez Instytucję Finansującą wniosku o dofinansowanie projektu, autor projektu przygotowuje do podpisu kompletną umowę o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami, listem przewodnim, oraz skorygowanym formularzem zgłoszenia projektu i składa w WFE w celu weryfikacji. 2. Umowę o dofinansowanie podpisuje w imieniu PG Prorektor ds. współpracy i programów międzynarodowych działający na podstawie stosownego pełnomocnictwa Rektora. 3. Podpisaną umowę o dofinansowanie projektu autor projektu składa w instytucji finansującej, natomiast kopię umowy wraz z pełną dokumentacją o której mowa w ust. 1 przekazuje do WFE oraz RFR. 4. Po podpisaniu umowy autor projektu, występuje do Kwestury z wnioskiem o otwarcie odrębnego rachunku bankowego (wzór stanowi załącznik nr xx) lub o otwarcie zadania finansowego (wzór stanowi załącznik nr xx) na obsługę finansową projektu. 5. W przypadku projektów międzynarodowych współfinansowanych (typu: 7. PR UE) autor projektu nie składa powtórnie formularza zgłoszeniowego projektu o dofinansowanie z MNiSW, o ile aktualne pozostają dane określone uprzednio w formularzu zgłoszeniowym projektu. Kierownik projektu 6 1. Kierownikiem projektu może zostać autor projektu lub inna osoba spośród pracowników zatrudnionych na PG, wyznaczona przez autora projektu. 2. Kierownik jednostki organizacyjnej w porozumieniu z autorem projektu występuje do prorektora ds. współpracy i programów międzynarodowych z wnioskiem o powołanie kierownika projektu. 3. WFE przekazuje kierownikowi projektu akt mianowania kierownika projektu podpisany przez Prorektora ds. współpracy i programów międzynarodowych. 4. Kierownik projektu uzyskuje dostęp do BAZY PROJEKTÓW przy WFE, oraz zobowiązany jest do bieżącej aktualizacji dokumentacji projektowej. 4

5 Umocowanie organizacyjne projektu 7 1. Umocowanie organizacyjne projektu następuje na podstawie wniosku o otwarcie zadania finansowego składanego przez Kierownika projektu. Wniosek zatwierdza Kierownik jednostki organizacyjnej oraz Prorektor ds. współpracy i programów międzynarodowych. Projekt może być umocowany w dowolnej jednostce organizacyjnej. 2. Kierownik projektu zobowiązany jest do dostarczenia do WFE następujących załączników: - kopię umowy grantowej wraz z załącznikami - wniosek o otwarcie zadania finansowego wg załącznika nr xx - wniosek o powołanie kierownika projektu wg załącznika nr xx - akt mianowania kierownika projektu - oświadczenie kierownika projektu wg załącznika nr xx - kopię umowy konsorcyjnej w przypadku realizacji projektu wspólnie przez kilka podmiotów Zarządzanie projektem 8 3. Za planowanie i podział zadań merytorycznych oraz nadzór nad merytoryczną, administracyjną i finansową realizacją projektu do momentu jego ostatecznego rozliczenia odpowiedzialność ponosi kierownik projektu. 4. Kierownik projektu odpowiada w szczególności za: 1) dobór kadry merytorycznej i administracyjnej projektu za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, 2) realizację projektu zgodną z harmonogramem oraz budżetem (w przypadku zmian w harmonogramie lub budżecie uzgadnia je z instytucją finansującą), 3) prawidłowe kwalifikowanie wydatków, 4) realizowanie wydatków zgodnie z procedurami zamówień publicznych, 5) terminowe składanie sprawozdań merytorycznych i finansowych, 6) informowanie poprzez WFE Prorektora ds. współpracy i programów międzynarodowych o przebiegu realizacji projektu, a w szczególności o wystąpieniu problemów uniemożliwiających jego prawidłową realizację, 7) prawidłowe rozliczenie projektu w instytucji finansującej, 8) koordynowanie prac zespołu projektowego oraz współpracę z WFE i innymi jednostkami organizacyjnymi PG podczas całego okresu realizacji projektu, 9) przekazanie całości dokumentacji projektowej do archiwizacji, 10) monitorowanie wykonywania usług, robót i/lub dostaw, będących przedmiotem zawartych na potrzeby projektu i umów. 5

6 Wynagrodzenia i zatrudnienie w projekcie 9 1. Zasady wynagradzania osób uczestniczących w realizacji międzynarodowych projektów badawczych reguluje Regulamin wynagradzania pracowników Politechniki Gdańskiej za pracę świadczoną w ramach realizacji projektów, wprowadzony zarządzeniem rektora Politechniki Gdańskiej nr 23/2009 z dnia 15 lipca 2009 r., wraz z ewentualnymi późniejszymi zmianami oraz dokumenty programowe właściwych instytucji finansujących 2. Jeżeli powierzenie pracownikowi PG realizacji zadań w projekcie wymaga aneksu do umowy o pracę kierownik projektu występuje do właściwego kierownika jednostki o stosowną zgodę. Wniosek składa się w Dziale Spraw Pracowniczych PG przynajmniej na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem zatrudnienia w projekcie. Przykładowy wzór aneksu do umowy o pracę przedstawiono w załączniku nr xx 3. W przypadku zatrudnienia pracownika do realizacji zadań w projekcie na podstawie umowy o pracę, Kierownik projektu występuje do właściwego kierownika jednostki o stosowną zgodę oraz składa w Dziale Spraw Pracowniczych PG przynajmniej na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem zatrudnienia w projekcie wniosek o zatrudnienie pracownika lub aneks o oddelegowanie pracownika do realizacji zadań w projekcie. Przykładowy wzór aneksu o oddelegowanie do realizacji zadań przedstawiono w załączniku nr xx 4. Pracownicy zatrudnieni do realizacji projektu w PG, są zobowiązani do prowadzenia kart czasu pracy, sporządzonych zgodnie z wzorem wymaganym przez instytucję finansującą dla danego programu, o ile wymaga ona prowadzenia przedmiotowej dokumentacji.. 5. Karty czasu pracy są przechowywane wraz z dokumentacją projektową w jednostce organizacyjnej realizującej projekt. 6. W przypadku zmiany miejsca pracy przez kierownika projektu, jego odejścia na emeryturę lub innych okoliczności uniemożliwiających dalsze sprawowanie tej funkcji, kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest powołać nowego kierownika projektu. W przypadku kiedy to nastąpi po zakończeniu projektu, kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest do wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za udzielanie wyjaśnień związanych z realizacją projektu.w przypadku zmiany miejsca pracy przez osobę będącą kierownikiem projektu dofinansowanego z funduszy strukturalnych UE lub innych środków europejskich i międzynarodowych, a realizowanego przez PG, zobowiązana jest ona na każde żądanie WFE lub innej jednostki organizacyjnej PG, składać wymagane wyjaśnienia i przygotowywać niezbędne dokumenty związane z danym projektem. 6

7 Zadania WFE i RFR względem projektu Do zadań Działu Projektów Europejskich na etapie przygotowania i realizacji projektu należy: 1) Udzielanie informacji na temat zasad realizacji międzynarodowych projektów badawczych przez zespoły PG 2) Pomoc w wypełnianiu formularzy administracyjnych dotyczących udziału w międzynarodowych projektach badawczych 3) Pomoc w wypełnianiu formularzy budżetowych wniosków o dofinansowanie międzynarodowych projektów badawczych 4) Pomoc prawna związana z dokumentami określającymi zasady udziału w międzynarodowych programach badawczych typu umowy konsorcyjne i grantowe. 5) tworzenie i nadzór nad bazą PROJEKTY EUROPEJSKIE, 6) udzielanie konsultacji dotyczących działań administracyjnych, finansowych i prawnych podczas realizacji projektów 7) współpraca z Działem Rozliczeń Projektów i Kwesturą, 8) przedkładanie do podpisu dokumentów projektowych Prorektorowi ds. współpracy i programów międzynarodowych 9) monitoring i okresowa kontrola realizacji projektów pod względem administracyjnym 2. Do zadań Kwestury, w tym Działu Rozliczeń Projektów, na etapie realizacji projektu należy: 1) przyjmowanie dokumentacji księgowej projektu, 2) kontrola dokumentów pod względem zgodności z wymogami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, 3) weryfikacja zgodności opisów na dowodach księgowych z wytycznymi danego projektu, 4) kontrola zgodności poniesionego kosztu pod kątem zgodności z budżetem, 5) dokonywanie przelewów po zatwierdzeniu dowodów księgowych do wypłaty, 6) ujęcie dowodów księgowych w księgach rachunkowych uczelni, 7) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej w ramach projektu, 8) analizy finansowe tj. w szczególności analiza kont bankowych, analiza płynności finansowej projektu, 9) kompletowanie i przechowywanie dokumentacji finansowej projektów, 10) współpraca z kierownikami projektów w zakresie obsługi finansowej, ewidencji i rozliczania projektów, 11) monitoring i okresowa kontrola realizacji projektu pod względem księgowo finansowym, 12) sporządzanie analiz i zestawień dla celów kontroli zewnętrznych na podstawie posiadanych danych. Sprawozdawczość i rozliczanie projektu Za prawidłowość rozliczeń finansowych projektu odpowiada kierownik projektu. 7

8 2. Kierownik projektu odpowiedzialny jest za sporządzanie: 1) okresowych i końcowych sprawozdań z realizacji projektu, 2) innych wyznaczonych sprawozdań, i przekazuje te dokumenty do WFE i RFR w celu weryfikacji, a następnie składa je w instytucji finansującej. Kopie dokumentów kierownik projektu przekazuje do WFE i RFR. 3. Sprawozdania okresowe i końcowe przedłożone do podpisu prorektorowi ds. współpracy i programów międzynarodowych i kwestorowi powinny być opatrzone klauzulą: 1) sporządzone przez: (imię i nazwisko + podpis), 2) zatwierdzone przez: (imię i nazwisko + podpis kierownika projektu). 4. Dla każdego projektu realizowanego w PG, w ramach istniejącego systemu ewidencji księgowej, stosuje się odrębny numer zadania umożliwiający identyfikację transakcji związanych z projektem. 5. Ewidencja księgowa prowadzona jest w zespole 5 oraz równolegle na kontach pozabilansowych zespołu 9 w podziale na kategorie/aktywności budżetowe projektu. 6. Wydatki (koszty) niekwalifikowalne lub nieuwzględnione w projekcie powinny być ujęte w ramach zadania otwartego do realizacji projektu, a finansowane ze środków jednostki organizacyjnej, w której jest umocowany projekt. Kontrola projektu Kontrola realizacji projektu prowadzona jest pod względem: 1) zgodności z wymogami zawartymi w dokumentacji programowej, 2) zgodności z umową o dofinansowanie wraz z załącznikami, 3) zgodności z obowiązującym prawem wspólnotowym i krajowym, 4) zgodności z harmonogramem projektu, 5) terminowości składania sprawozdań z realizacji projektu. 2. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której umocowany jest projekt i prorektor ds. współpracy i programów międzynarodowych są zobowiązani do sprawowania ogólnego nadzoru nad realizacją i rozliczeniem projektu. 3. Kontrola realizacji międzynarodowych projektów badawczych może być zarządzona przez: 1) kierownika jednostki organizacyjnej w ustalonym przez niego terminie, 2) prorektora ds. współpracy i programów międzynarodowych i wykonywana przez pracowników WFE i RFR niezatrudnionych w projekcie, 3) rektora i prowadzona doraźnie przez Dział Legislacji, Audytu i Bezpieczeństwa (zgodnie z regulaminem PG dot. kontroli wewnętrznej), 4) audytora zewnętrznego, w przypadku gdy jest to wymagane zawarte w wytycznych programowych, 5) instytucję finansująca - okresowo i po zakończeniu realizacji projektu, 6) inne jednostki zewnętrzne np. UKS, NIK itp. 8

9 4. Kierownik projektu jest zobowiązany do ustosunkowania się i wdrożenia uwag pokontrolnych we współpracy z WFE i RFR. Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji projektowej Przechowywanie dokumentacji projektowej musi być zgodne z wytycznymi zawartymi w dokumentach instytucji finansującej oraz przepisami krajowymi i wspólnotowymi. 2. W Politechnice Gdańskiej ustala się, iż dokumentacja związana z prowadzeniem międzynarodowych projektów badawczych jest realizowana zgodnie z następującymi zasadami: 1) oryginał umowy grantowej i/lub konsorcyjnej oraz pełną dokumentację projektową przechowuje kierownik projektu w swoim miejscu pracy lub Biurze projektu, 2) oryginały dokumentacji finansowej dotyczącej projektu przechowuje się w RFR w wydzielonych i opisanych segregatorach, 3) oryginały dokumentacji płacowej dotyczącej projektu przechowuje się w Dziale Płac PG w wydzielonych i opisanych segregatorach, 4) oryginały dokumentacji osobowej przechowuje się w Dziale Spraw Pracowniczych w wydzielonych i opisanych segregatorach, 5) oryginały dokumentacji księgowej dotyczącej projektu przechowuje się w Dziale Księgowości PG w wydzielonych i opisanych segregatorach, 6) oryginały dokumentacji przetargowej zamówień centralnych przechowuje się w OKZ oraz jednostkach wydziałowych w wydzielonych i opisanych segregatorach, 3. Elektroniczna baza danych PROJEKTY EUROPEJSKIE prowadzona jest w WFE. 4. Pełna dokumentacja projektu wraz z kopiami dokumentów, których oryginały są przechowywane w odpowiednich jednostkach organizacyjnych PG biorących udział w projekcie, powinna znajdować się u kierownika projektu przez cały okres realizacji projektu. 5. Procedurę przekazania dokumentacji projektowej po zakończeniu jego realizacji, jak również pozostałe kwestie dotyczące archiwizacji dokumentów, nie uregulowane w niniejszym paragrafie reguluje Instrukcja archiwalna dokumentów (zarządzenie Rektora PG nr 34/2009 z dnia 09 listopada 2009r.) 9

10 Załączniki 1. Formularz zgłoszeniowy projektu (zał. nr xx). i inne załączniki w przygotowaniu. 10