PROGRAM QMS Certyfikacji Systemów Zarządzania Jakością wg wymagań normy PN-EN ISO 9001

PROGRAM QMS Certyfikacji Systemów Zarządzania Jakością wg wymagań normy PN-EN ISO 9001 Imię i nazwisko Data Podpis Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: mgr inż. Łukasz Brudny inż. Ireneusz Adamus mgr inż. Michał Zarzycki Dokument jest nadzorowany i aktualny w dniu zatwierdzenia. Użytkownik egzemplarza jest zobowiązany do śledzenia zmian w dokumencie po tym terminie. Program QMS Wydanie z 30.01.2015 r. Strona 1 z 11

1. Cel i zakres programu Celem tego dokumentu jest określenie zasad systemów zarządzania jakością zgodnie z aktualnym zakresem akredytacji określonym przez Polskie Centrum Akredytacji. Dokumentem odniesienia w procesie (kryterium ) jest norma PN-EN ISO 9001 Systemy zarządzania jakością. Wymagania. Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o. certyfikuje Systemy Zarządzania Jakością na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Prowadząc procesy systemów zarządzania jakością Jednostka TEST nie podzleca żadnych działań związanych z procesem. 2. Akty prawne i normatywne obowiązujące w obszarze systemów zarządzania. Zasady procesów systemów zarządzania, nadzoru oraz ponownej oparte są o wymagania poniższych dokumentów: PN-EN ISO/IEC 17021 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek prowadzących auditowanie i certyfikację systemów zarządzania, Specyfikacja techniczna PKN-ISO/IEC TS 17021-3 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek prowadzących audity i certyfikację systemów zarządzania. Część 3: Wymagania dotyczące kompetencji do auditowania i systemów zarządzania jakością, PN-EN ISO 9001 Systemy zarządzania jakością. Wymagania PN-EN ISO/IEC 17000 Ocena zgodności. Terminologia i zasady ogólne, PN-EN ISO 9000 Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia, IAF MD 1 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący zasad próbkowania w procesach organizacji wielooddziałowych, IAF MD 5 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący ustalania czasu trwania auditów QMS i EMS, Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności, Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 kwietnia 2002 r. w sprawie sposobu ustalania opłat za czynności związane z systemem oceny zgodności oraz akredytacją jednostek certyfikujących, kontrolujących i laboratoriów. 3. Wymagania dla organizacji wnioskujących o certyfikację systemów zarządzania jakością Warunkiem przystąpienia do dla organizacji wnioskujących o certyfikację systemu zarządzania jakością w Jednostce TEST jest posiadanie wdrożonego i udokumentowanego systemu zarządzania wg wymagań normy PN-EN ISO 9001 oraz udokumentowania funkcjonowania systemu przez okres przynajmniej trzech miesięcy. Jednostka TEST udziela w momencie uzyskania wystarczającego dowodu na to, że ustalenia dotyczące systemu zarządzania jakością zostały wdrożone, są skuteczne i będą nadal utrzymywane, a wszystkie niezgodności stwierdzone podczas auditu w organizacji wnioskującej o certyfikację zostały skorygowane, a działania korygujące sprawdzone w trybie ustalonym przez Jednostkę TEST. Program QMS Wydanie z 30.01.2015 r. Strona 2 z 11

4. Przebieg procesu systemów zarządzania jakością (SCHEMAT) Decyzja o początkowej /ponownej Ważność KLIENT - zapytanie o certyfikację 1. Informator dla klientów 2. Cennik Bieżące działania w nadzorze Wiceprezes ds. - udzielenie informacji o KLIENT -złożenie wniosku o certyfikację i informacji uzupełniających do (dokumentacji systemu zarządzania jakością), oraz uiszczenie opłaty wstępnej Początkowa certyfikacja Wiceprezes ds. wyznaczenie kompetentnego zespołu auditującego Audity nadzoru (pierwszy audit nadzoru odbywa się w ciągu 12 miesięcy od drugiego etapu auditu, potem co najmniej raz w roku ) Ponowna certyfikacja (działania związane z ponowną certyfikacją - zakończone muszą być przed wygaśnięciem ) Wiceprezes ds. - wymiana informacji pomiędzy klientem a jednostką certyfikującą (np. zmiana zakresu), określenie, czy są wymagane zmiany w programie auditu Wiceprezes ds. (wspomagany przez kompetentnych specjalistów) przegląd formalny, merytoryczny i rejestracja Ewidencja elektroniczna oraz książkowa Identyfikacja zastrzeżeń i prośba o dodatkowe informacje (jeżeli ma to zastosowanie) Plan pierwszego etapu auditu Przeprowadzenie pierwszego etapu auditu Rozwiązanie zastrzeżeń będących wynikiem pierwszego etapu auditu (jeśli ma to zastosowanie) Plan drugiego etapu auditu Wiceprezes ds. - planowanie auditu ponownej Wiceprezes ds. - Potwierdzenie programu auditu i poinformowanie klienta Wiceprezes ds. powołanie kompetentnego zespołu auditującego Plan auditu nadzoru Plan auditu ponownej Opracowanie programu auditu Przeprowadzenie drugiego etapu auditu Przeprowadzenie auditu nadzoru Przeprowadzenie auditu ponownej Propozycja odnośnie i potwierdzenie programu auditu Klient i Jednostka TEST zawierają formalną umowę w sprawie Rozwiązanie zastrzeżeń będących wynikiem drugiego etapu auditu (jeśli ma to zastosowanie) w razie potrzeby przeprowadzenie dodatkowego auditu ograniczonego Wnioski z auditu początkowej Rozwiązanie zastrzeżeń dotyczących auditu nadzoru (jeśli ma to zastosowanie) Wnioski z auditu nadzoru Rozwiązanie zastrzeżeń dotyczących auditu ponownej (jeśli ma to zastosowanie) Wnioski z auditu ponownej Decyzja o odmowie wraz z uzasadnieniem (poinformowanie KLIENTA) Przekazanie do archiwum Ewidencja elektroniczna oraz książkowa Decyzja dotycząca początkowej Warunek wydania certyfikatu: 1. Umowa o nadzorze 2. Dokonanie opłaty Wiceprezes ds. - udzielenie początkowej i wydanie dokumentów certyfikacyjnych Wiceprezes ds. - niezależny przegląd Decyzja dotycząca ponownej Udzielenie ponownej i wydanie dokumentów certyfikacyjnych Przekazanie do archiwum Ewidencja elektroniczna oraz książkowa Program QMS Wydanie z 30.01.2015 r. Strona 3 z 11

4.1. Postępowanie wstępne / informacyjne Kierownictwo Jednostki otrzymuje zapytanie od organizacji/klienta na temat systemów zarządzania. Zapytanie to może być w formie elektronicznej, pisemnej, telefonicznej lub osobiście. Wiceprezes Zarządu ds. udziela organizacji/klientowi informacji o zasadach, przebiegu, opłatach finansowych i wymaganych dokumentach dotyczących (Informator dla klientów strona internetowa Jednostki TEST). 4.2. Zgłoszenie Wniosku o certyfikację systemu zarządzania Organizacja/klient składa wniosek o przeprowadzenie systemu zarządzania zawierający podstawowe informacje o Wnioskodawcy, określenie wnioskowanego zakresu oraz obszaru objętego systemem zarządzania w organizacji Wnioskodawcy oraz: Księgę systemu zarządzania, Procedury systemu zarządzania, wyciąg z rejestru sądowego lub inny dokument potwierdzający prowadzenie działalności gospodarczej (np. zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej), Formularz wniosku dostępny jest na stronie internetowej www.joac-test.pl. W przypadkach wątpliwości szczegółowe określenie zakresu dokumentacji załączonej do Wniosku powinno być uzgadniane pomiędzy organizacją a Jednostką TEST. Wiceprezes Zarządu ds. (wspomagany przez kompetentnych specjalistów) dokonuje przeglądu wniosku, dostarczonych dokumentów pod względem formalnym oraz merytorycznym i podejmuje decyzję o rozpoczęciu (lub odmowie) procesu. Sekretarz Jednostki dokonuje rejestracji wniosku (w przypadku braku kompletu dokumentów w terminie 7 dni wnioskodawca zostaje zobowiązany do ich uzupełnienia) nadając znaki identyfikacyjne danej sprawie. Po zarejestrowaniu wniosku o certyfikację i jego przeglądzie w Jednostce TEST organizacja/ klient otrzymuje ofertę oraz do zaakceptowania dwa egzemplarze umowy o certyfikację określającą obowiązki i prawa stron oraz wzajemne zobowiązania terminowe i finansowe. Organizacja/Klient po podpisaniu umów dostarcza 1 egzemplarz do Jednostki TEST. 4.3. Przygotowanie do Auditu Certyfikującego. Wiceprezes Zarządu ds. na podstawie danych zawartych w przeglądzie wniosku wyznacza kompetentny zespół auditujący (zgodnie z Procedurą P-15-01) do przeprowadzenia procesu. W każdym zespole wyznacza się auditora wiodącego oraz w zależności od potrzeb - ekspertów technicznych. Członkowie zespołu wybierani są z zatwierdzonej listy auditorów/ekspertów o odpowiednich kompetencjach i doświadczeniu. Zadania wyznaczone dla zespołu auditującego: zbadanie i zweryfikowanie struktury, polityki, procesów, procedur, zapisów i dokumentów związanych organizacji, w odniesieniu od systemu zarządzania jakością, ustalenie, czy spełniają one wszystkie wymagania w odniesieniu do wnioskowanego zakresu, ustalenie, czy są ustanowione, wdrożone i skutecznie utrzymywane procesy i procedury, w celu zapewnienia podstawy zaufania do systemu zarządzania Klienta, oraz zakomunikowanie Klientowi, w celu podjęcia przez niego działań, wszystkich sprzeczności pomiędzy polityką, celami i zadaniami (zgodnymi z wymaganiami Jednostki TEST i normy odniesienia), a wynikami auditu. Program QMS Wydanie z 30.01.2015 r. Strona 4 z 11

Następnie Wiceprezes Zarządu ds. (wspomagany przez kompetentnych specjalistów) opracowuje program auditów dotyczący całego cyklu dla danej organizacji/klienta. Zespół auditujący dokonuje merytorycznej oceny dostarczonej dokumentacji systemowej organizacji oraz przekazuje klientowi informacje dotyczące istotnych niezgodności dokumentacji z wymaganiami normy odniesienia. Po ustaleniu z organizacją terminu auditu auditor wiodący na 2 tygodnie przed planowanym auditem przekazuje planu auditu oraz informacji o składzie zespołu auditującego. Organizacji przysługuje prawo wnioskowania na piśmie o zmianę poszczególnych członków zespołu auditorskiego np. w przypadku sytuacji występującego konfliktu interesów, nieetycznych zachowań itp. Zgłoszenie wniosku powinno nastąpić w okresie 5 dni od otrzymania informacji z Jednostki TEST o składzie zespołu. W uzasadnionych przypadkach Jednostka TEST dokona zmiany członków proponowanego składu zespołu auditorskiego. 4.4. Audit certyfikujący prowadzony w dwóch etapach Ocena w organizacji rozpoczyna się spotkaniem otwierającym, na którym auditor wiodący przekazuje upoważnienie do przeprowadzenia auditu, uzgadnia z Organizacją ewentualne zmiany dot. planu auditu, który wcześniej przygotował, potwierdza cel, zakres i kryteria auditu. Ponadto przedstawia metody działań i procedury auditowania Jednostki TEST w tym również informuje o zachowaniu poufności przez członków zespołu auditorskiego. Postępuje zgodnie z wymaganiami zawartymi w normie PN-EN ISO/IEC 17021. 4.4.1. Etap 1 auditu Etap 1 auditu przeprowadzany jest w celu: a) auditowania dokumentacji systemu zarządzania klienta, b) oceny lokalizacji klienta i specyficznych dla lokalizacji warunków oraz przeprowadzenia dyskusji z personelem klienta w celu określenia gotowości do etapu 2 auditu, c) przeprowadzenia przeglądu statusu klienta i zrozumienia przez niego wymagań normy, zwłaszcza w odniesieniu do identyfikacji kluczowych aspektów sposobu działania lub znaczących aspektów, procesów, celów i działania systemu zarządzania, d) zebrania niezbędnych informacji dotyczących zakresu systemu zarządzania, procesów i lokalizacji klienta, oraz związanych z nimi statutowych i prawnych aspektów oraz zgodności (np. aspektów jakościowych, środowiskowych, prawnych działalności klienta, związane z nimi ryzyka, itp.), e) uzgodnienia z klientem szczegółów etapu 2. f) Skoncentrowanie się na zaplanowaniu drugiego etapu auditu poprzez osiągnięcie wystarczającego zrozumienia systemu zarządzania klienta i prowadzonej przez niego działalności w danej lokalizacji w kontekście możliwych znaczących aspektów. g) oceny, czy są planowane i realizowane audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania oraz czy poziom wdrożenia systemu zarządzania uzasadnia gotowość klienta do drugiego etapu auditu. Przy określaniu odstępu pomiędzy 1, a 2 etapem auditu Jednostka TEST bierze pod uwagę konieczność rozwiązania przez klienta kwestii zidentyfikowanych podczas I etapu auditu. Program QMS Wydanie z 30.01.2015 r. Strona 5 z 11

4.4.2. Etap 2 auditu Jednostka Opiniująca, Atestująca i Certyfikująca Wyroby TEST Sp. z o.o. Celem etapu 2 auditu jest ocena skuteczności wdrożenia systemu zarządzania klienta. Etap 2 auditu odbywa się w lokalizacji (lokalizacjach) klienta i obejmuje co najmniej: a) informacje i dowody zgodności ze wszystkimi wymaganiami normy PN-EN ISO 9001, b) monitorowanie, pomiary, raportowanie i przeglądanie działań w odniesieniu do kluczowych celów ogólnych i mierzalnych (zgodnych z wytycznymi w stosownej normy dotyczącej systemu zarządzania lub innego dokumentu normatywnego), c) system zarządzania klienta i sposób jego działania pod względem zgodności z prawem, d) kontrolę operacyjną procesów klienta, e) audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania, f) odpowiedzialność kierownictwa za politykę organizacji, g) powiązania pomiędzy wymaganiami normatywnymi, polityki, celami ogólnymi i celami mierzalnymi w działaniach (spójnymi z wytycznymi w stosownej normie dotyczącej systemu zarządzania lub innego dokumentu normatywnego), wszystkimi stosownymi wymaganiami prawnymi, odpowiedzialnościami, kompetencjami personelu, procedurami, danymi dotyczącymi efektywności oraz ustaleniami i wnioskami z auditów wewnętrznych. 2 etap auditu certyfikującego kończy się spotkaniem zamykającym, na którym auditor potwierdza z organizacją (lub nie) zgodności zakresu działalności objętej SZJ organizacji z treścią wniosku. W przypadku niezgodności dalsze działania wymagają uzgodnień z kierownictwem organizacji. Przedstawiane są również m.in. wnioski z przebiegu auditu. Wnioski dotyczą pozytywnych aspektów ocenianego systemu oraz ewentualnych uwag i niezgodności. W przypadku stwierdzenia niezgodności podczas auditu certyfikującego, zespół auditujący wystawia kartę niezgodności. Każda niezgodność musi być odniesiona do jednego/kilku wymagań normy odniesienia lub innego dokumentu, który zawiera wymagania certyfikacyjne. Organizacja w ciągu 14 dni od daty auditu powinna przekazać do Jednostki TEST z powiadomieniem auditora wiodącego wypełnioną kartę niezgodności. Auditor wiodący dokonuje przeglądu zaproponowanych przez organizację korekcji i działań korygujących na podstawie: dostarczonych dokumentów lub, auditu dodatkowego. 4.4.3. Audit dodatkowy Audit dodatkowy może być przeprowadzony w przypadku stwierdzenia przez Jednostki TEST potrzeby sprawdzenia skuteczności wdrożenia w organizacji działań korekcyjnych i korygujących w celu zamknięcia stwierdzonych w czasie auditu niezgodności. Audit dodatkowy może być przeprowadzony w pełnym zakresie lub w zakresie ograniczonym obejmującym wyłącznie obszary związane z niezgodnościami i działaniami, których skuteczność realizacji ma być oceniona. Z auditu sporządzany jest pisemny raport. 4.5. Wnioski z oceny Pozytywna ocena wykonania korekcji / działań korygujących przez auditora wiodącego jest podstawą do wnioskowania o przyznanie certyfikatu. W terminie do 30 dni od zakończenia wszystkich działań przekazana zostanie do organizacji kopia raportu z auditu. Klient ma możliwość przedstawienia swoich uwag i spostrzeżeń do zapisów zawartych w raporcie, które powinien odesłać do 7 dni od daty otrzymania raportu. Program QMS Wydanie z 30.01.2015 r. Strona 6 z 11

4.6. Decyzja o Decyzję o podejmuje Wiceprezes Zarządu ds. na podstawie wniosku auditora wiodącego. Decyzja o przyznaniu certyfikatu nie może zostać podjęta dopóki wszystkie niezgodności nie zostaną skorygowane, a realizacja niezbędnych działań korygujących nie zostanie zweryfikowana przez auditora wiodącego, w sposób określony pomiędzy auditorem wiodącym a organizacją auditowaną. Informacje niezbędne do podjęcia decyzji w sprawie zawarte są w: raporcie z auditu wraz z komentarzami do niezgodności (jeżeli wystąpiły) i gdzie to jest możliwe, podjętych przez klienta korekcji i działań korygujących, wniosku zespołu auditującego, czy udzielić czy nie udzielić łącznie ze wszystkimi warunkami i spostrzeżeniami. Organizacja jest informowana pisemnie o podjętej decyzji. Wraz z pismem przesyłana jest kopia raportu z auditu. W przypadku decyzji odmownej organizacja otrzymuje pisemną decyzję wraz z uzasadnieniem. Certyfikat systemu zarządzania jakością wydawany jest przez Jednostkę TEST na okres 3 lat od daty podjęcia decyzji i nie może być odstępowany na rzecz osób trzecich. 4.7. Wydanie certyfikatu Po podpisaniu umowy o nadzorze nad udzielonym certyfikatem i uregulowaniu kosztów postępowania certyfikacyjnego organizacja otrzymuje dwa egzemplarze certyfikatu. Forma przekazania certyfikatu uzgadniana jest indywidualnie. Z chwilą przekazania certyfikatu, jego posiadacz ma prawo wykorzystywać certyfikat w sposób zgodny z podpisaną umową i obowiązującymi przepisami. Posiadacz certyfikatu ma prawo podać do publicznej wiadomości, że uzyskał certyfikat oraz podać zakres. Fakt posiadania certyfikatu może być użyty przez jego posiadacza w reklamie, przy czym nie może być wątpliwości, że certyfikat dotyczy systemu zarządzania a nie sprzedawanych przez niego wyrobów. 4.8. Nadzór nad wydanym certyfikatem W celu zapewnienia, że certyfikowany przez Jednostkę TEST system zarządzania jakością nadal spełnia wymagania normy odniesienia oraz że certyfikowana organizacja przestrzega wszystkie wymagania wynikające z, Jednostka TEST sprawuje nadzór nad system zarządzania od momentu wydania certyfikatu do wygaśnięcia jego terminu ważności. Celem nadzoru jest m.in. rozważenie wpływu ewentualnych zmian w tym systemie, wynikających ze zmian w działaniach organizacji, na zgodność z wymaganiami stawianymi przy. Nadzór jest sprawowany poprzez prowadzone przez Jednostkę TEST planowane i pozaplanowe audity nadzoru, analizę napływających do Jednostki TEST skarg dotyczących funkcjonowania systemu zarządzania organizacji oraz nadzorowanie dotrzymywania przez organizację warunków umowy o certyfikację (w tym sposobu wykorzystywania faktu posiadania certyfikatu w działalności reklamowej i promocyjnej oraz posługiwania się znakiem certyfikowanego systemu zarządzania). Audity planowe przeprowadzane są co najmniej raz w roku. Pierwszy audit w nadzorze po nie jest późniejszy niż 12 miesięcy od ostatniego dnia drugiego etapu auditu certyfikacyjnego. Kolejne audity przeprowadza się w odstępach rocznych. Zasady nadzoru nad certyfikowanym systemem zarządzania organizacji zawiera umowa o nadzorze nad certyfikatem. Program QMS Wydanie z 30.01.2015 r. Strona 7 z 11

Audit w nadzorze są auditami na miejscu i obejmują m.in. audity wewnętrzne i przeglądy zarządzania, przegląd działań podjętych w odniesieniu do niezgodności zidentyfikowanych podczas poprzedniego auditu, postępowanie z reklamacjami, skuteczność systemu zarządzania pod względem osiągania wyznaczonych przez organizację celów, postęp planowanej działalności mającej na celu ciągłe doskonalenie, sposób prowadzenia nadzoru nad procesami, przegląd wszelkich zmian, stosowanie znaków i/lub wszelkiego powoływania się na certyfikację. W wyniku przeprowadzonego auditu nadzoru może nastąpić: utrzymanie ważności certyfikatu; utrzymanie ważności certyfikatu warunkowo (sprawdzić wykonanie korekcji/działań korygujących poprzez weryfikację dokumentów/ audit dodatkowy), zawieszenie / cofnięcie certyfikatu. 4.9. Ponowna certyfikacja Celem ponownej jest całościowe sprawdzenie stałej skuteczności systemu jakości organizacji. Ponowna ocena przeprowadzana jest co 3 lata tj. przed upływem ważności certyfikatu. Audit ponownej planowany jest na 3 miesiące przed datą ważności certyfikatu w celu wydania decyzji przed upływem ważności certyfikatu. Jeżeli decyzja nie zostanie podjęta przed upływem ważności certyfikatu proces będzie traktowany jak pierwsza certyfikacja. Przy ponownej przeprowadza się przegląd dotychczasowego działania systemu podczas całego okresu. Program ponownej uwzględnia wyniki takiego przeglądu i obejmuje co najmniej przegląd dokumentacji systemu jakości i audit na miejscu (który może zastępować lub stanowić rozszerzenie planowego auditu w nadzorze). Podczas ponownej auditorzy powinni upewnić się co najmniej o: a) skutecznym współdziałaniu między wszystkimi elementami systemu, b) ogólnej skuteczności systemu jako całości w świetle zmian w działaniach, c) wykazanym zaangażowaniu w utrzymanie skuteczności systemu. 4.10. Audit z krótkim terminem powiadamiania. W okresie nadzoru nad certyfikatem może okazać się koniecznym przeprowadzenie przez Jednostkę TEST u certyfikowanego klienta auditu z krótkim terminem powiadamiania w celu zbadania: skarg, zmiany dotyczącej: a) statusu prawnego, handlowego, organizacyjnego, własnościowego, b) struktury organizacyjnej i zarządzania, c) adresu do kontaktów i miejsc prowadzenia działalności, d) zakresu działania objętego certyfikowanym systemem zarządzania jakością, e) głównych zmian w systemie zarządzania jakością i procesach, dalszego postępowania z klientami zawieszonymi. Program QMS Wydanie z 30.01.2015 r. Strona 8 z 11

Wiceprezes Zarządu ds. ocenia wpływ ww. czynników na udzieloną certyfikację i podejmuje decyzję o przeprowadzeniu auditu z krótkim terminem powiadamiania. Klient zostaje poinformowany pisemnie o terminie auditu, składzie zespołu auditującego, planie auditu oraz uzasadnieniu jego przeprowadzenia. Klient w tym przypadku nie ma możliwości zgłoszenia zastrzeżeń odnośnie składu zespołu auditującego. W przypadku odmowy poddania się auditowi z krótkim terminem powiadamiania następuje zawieszenie certyfikatu, o czym klient jest informowany. 4.11. Zawieszanie, cofanie, ograniczanie lub rozszerzanie zakresu W uzasadnionych przypadkach, określonych w umowie o nadzorze nad certyfikatem SZJ, Jednostka TEST ma prawo do: a) zawieszenia ważności certyfikatu, b) cofnięcia certyfikatu, c) ograniczenia zakresu. Przed podjęciem decyzji dotyczącej cofnięcia, zawieszenia, lub ograniczenia zakresu certyfikatu, Jednostka TEST umożliwia zainteresowanemu Klientowi przedstawienie swojego stanowiska. 4.11.1. Zawieszenie ważności certyfikatu Zawieszenie ważności certyfikatu może być następstwem: a) zgłoszenia przez organizację czasowej rezygnacji z certyfikatu, b) stwierdzenia w wyniku przeprowadzonego auditu nadzoru, niezgodności z kryteriami będącymi podstawą, c) niemożliwości prowadzenia działalności objętej zakresem zgodnie z wymaganiami umowy, d) niewywiązywania się organizacji ze zobowiązań określonych w umowie. Wraz z decyzją o zawieszeniu certyfikatu Jednostka TEST zobowiązuje organizację do zaprzestania powoływania się na udzielony certyfikat. Informacja o zawieszeniu ważności certyfikatu publikowana jest na stronie internetowej Jednostki TEST. Certyfikat może być odwieszony z chwilą ustania przyczyn zawieszenia. Wznowienie ważności certyfikatu może nastąpić w przypadku przekazania przez organizację, której certyfikat uległ zawieszeniu, informacji o spełnieniu warunków towarzyszących decyzji o zawieszeniu. 4.11.2. Cofnięcie certyfikatu Cofnięcie certyfikatu może być następstwem: a) świadomego naruszenia przez organizację praw swojego odbiorcy, b) niedotrzymania przez organizację warunków umowy, c) uniemożliwienia przeprowadzenia auditu nadzoru w organizacji, d) niespełnienia przez organizację warunków i terminu, po których spełnieniu certyfikat miał zostać przywrócony. Informacja o cofnięciu certyfikatu publikowana jest w wykazie certyfikowanych organizacji. Wraz z decyzją o cofnięciu certyfikatu Jednostka TEST zobowiązuje organizację do zaprzestania powoływania się na certyfikat oraz zwrotu certyfikatów. 4.11.3. Ograniczenie lub rozszerzenie zakresu Ograniczenie i czasowe ograniczenie zakresu może nastąpić: a) w wyniku przeprowadzonego auditu nadzoru, w trakcie którego stwierdzono brak możliwości prowadzenia działalności w pełnym zakresie udzielonego certyfikatu, b) na wniosek organizacji, bez wykonywania auditu. Program QMS Wydanie z 30.01.2015 r. Strona 9 z 11

Rozszerzenie zakresu certyfikatu może nastąpić na wniosek organizacji. W przypadku wnioskowania organizacji o rozszerzenie zakresu certyfikatu o obszary działania lub elementy systemu jakości, które nie były objęte certyfikatem, sposób i zakres oceny określa Jednostka TEST. 4.12. Skargi / odwołania Skargi stanowią źródło informacji o skuteczności certyfikowanego systemu zarządzania organizacji. Wszelkie skargi dotyczące certyfikowanej organizacji są skierowane w stosownym czasie przez Jednostkę TEST do organizacji. Zaleca się, aby po otrzymaniu skargi certyfikowana organizacja ustaliła i jeśli to właściwe, opracowała raport o przyczynie wystąpienia skargi, uwzględniając wcześniej ustalone (lub potencjalne) czynniki w obrębie swego systemu zarządzania jakością. Organizacja jest zobowiązana do przechowywania zapisów dotyczących wszystkich reklamacji oraz działań korygujących i zapobiegawczych. Podczas auditów w nadzorze Jednostka TEST sprawdza, czy, jeśli została ujawniona jakakolwiek wada lub niezgodność z wymaganiami normy odniesienia, organizacja zbadała swoje systemy i procedury i podjęła odpowiednie działania korygujące. Do tych działań może należeć: a) powiadomienie odpowiednich władz, jeżeli wymagają tego przepisy, b) przywrócenie zgodności tak szybko, jak to praktycznie możliwe, c) zapobieżenie ponownemu wystąpieniu niezgodności, d) ocena wszelkich niepomyślnych aspektów systemu zarządzania jakością i złagodzenie związanych z nimi skutków, e) zapewnienie zadowalającego wzajemnego oddziaływania z innymi elementami składowymi systemu zarządzania jakością, f) ocena skuteczności zastosowanych środków korygujących. Zaleca się, aby nie uznawać działań korygujących za zakończone, dopóki nie wykaże się ich skuteczności i nie dokona niezbędnych zmian w procedurach, dokumentacji i zapisach. 5. Ochrona informacji i praw własności klienta Zapewniona jest poufność każdej przekazanej przez organizację informacji i dokumentacji, za wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem. Wszyscy pracownicy Jednostki TEST, członkowie Rady ds. Certyfikacji oraz auditorzy, eksperci techniczni podpisują deklarację poufności. System przechowywania dokumentacji w Jednostki TEST zapewnia identyfikację każdego dokumentu. 6. Metodyka ustalania czasu trwania auditów QMS oraz zasady próbkowania w procesach organizacji wielooddziałowych. Czas trwania wszystkich rodzajów auditów jest to efektywny czas mierzony liczbą auditorodni potrzebnych do przeprowadzenia działań auditowych. Czas trwania wszystkich rodzajów auditów obejmuje czas na miejscu w obiektach klienta oraz czas poza jego obiektami, poświęcony na planowanie, przegląd dokumentacji, komunikowanie się z personelem klienta i pisanie raportu. Czas trwania auditów wszystkich rodzajów oblicza się zgodnie z metodyką zawartą w dokumencie IAF MD 5 dotyczącym ustalania czasu trwania auditów QMS i EMS. Program QMS Wydanie z 30.01.2015 r. Strona 10 z 11

Organizacja wielooddziałowa jest zdefiniowana jako organizacja posiadająca zidentyfikowaną siedzibę centralną (centralę - lecz niekoniecznie spełniająca rolę głównego zarządu w organizacji), w której są planowane, nadzorowane lub zarządzane określone działania, oraz sieć biur lokalnych lub filii (oddziałów), w których działania te są wykonywane w całości lub częściowo. Audit certyfikacyjny oraz kolejne audity w nadzorze i audity ponownej oceny są zazwyczaj przeprowadzane w każdym oddziale organizacji, który ma być objęty certyfikacją. Jeżeli jednak działalność organizacji, podlegająca, jest wykonywana w podobny sposób w różnych oddziałach, zarządzanych i nadzorowanych przez tę organizację, jednostka certyfikująca może wdrożyć stosowne procedury próbkowania oddziałów podczas procesu i kolejnych auditów w nadzorze i ponownej oceny. Określenie warunków, jakie powinna spełniać organizacja, w której można zastosować próbkowanie w tym obliczanie wielkości próbki i czasu trwania auditu dokonuje się na podstawie dokumentu IAF MD 1 dotyczącego zasad próbkowania w procesach organizacji wielooddziałowych. Program QMS Wydanie z 30.01.2015 r. Strona 11 z 11