System Forte moduł ACT! Integrator

System Forte moduł ACT! Integrator Podręcznik użytkownika Wersja 2012

Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. System Zarządzania Forte jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Sage sp. z o.o. Opracowanie i skład: Sage sp. z o.o. Warszawa maj 2010 Symbol dokumentu MXAIFV2012P0001 Copyright Sage sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage sp. z o.o. jest zabronione.

Spis treści Wstęp 1-1 Dokumentacja modułu... 1-1 Korzystanie z podręczników elektronicznych... 1-1 Pomoc techniczna... 1-1 Zastrzeżenia... 1-1 Aktualne informacje... 1-2 Filozofia modułu 2-1 Program ACT!... 2-1 Instalacja, rejestracja i aktywacja 3-1 Instalacja programu... 3-1 Uaktualnienie programu z wcześniejszej wersji... 3-1 Rejestracja, aktywacja i zgłoszenie rejestracji u producenta... 3-2 Dostosowanie struktury bazy danych... 3-2 Integracja 4-1 Konfiguracja 5-1 Netto/Brutto... 5-1 Synchronizacja 6-1 Ustawienia synchronizacji z Systemem Zarządzania Forte... 6-1 Zakładka Ustawienia... 6-1 Synchronizacja ręczna... 6-2 Synchronizacja automatyczna... 6-2 Aktualizacja danych kontrahentów... 6-2 Pole wyboru Wykonuj pełną synchronizację... 6-2 Zakładka Dopasowanie... 6-2 Zakładka Podgląd dokumentów/produkty... 6-4 Przesyłanie danych firmy do Systemu Forte... 6-4 Aktualizacja produktów... 6-5 Import dokumentów sprzedaży... 6-6 Współpraca ACT! System Forte 7-1 Rozrachunki... 7-1 Okno podglądu dokumentu... 7-2 Dane kontrahentów... 7-3 Eksport szans jako zamówień... 7-3 Podgląd stanów magazynowych... 7-6

0 2 Podręcznik użytkownika Forte ACT! Integrator MXAIFV2012P0001

Wstęp System Zarządzania Forte to rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji, przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. System Zarządzania Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem strategiczne obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. Forte ACT! Integrator jest jednym z modułów Systemu Zarządzania Forte. Dokumentacja modułu W skład dokumentacji modułu wchodzi podręcznik elektroniczny w formacie.pdf, inne dokumenty w tym formacie, dokumenty pomocnicze w formacie.rtf. Korzystanie z podręczników elektronicznych Podręcznik w postaci elektronicznej zawiera pełną wiedzę o module. Podręczniki elektroniczne są tworzone w formacie.pdf. Oprócz tego do modułu mogą być dołączane inne dokumenty w tym formacie lub w formatach tekstowych, opisujące wybrane zagadnienia i wprowadzane w module zmiany. Do korzystania z dokumentów w formacie.pdf niezbędne jest zainstalowanie w systemie przeglądarki Aprobat Leader. Jej najnowsza, bezpłatna wersja jest dostępna do pobrania na stronie producenta (link do strony producenta w języku polskim: http://adobe.com/pl/. Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z modułem należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów firmy Sage. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z kolejnych elementów pomocy technicznej. Skorzystać z informacji zawartych w niniejszym podręczniku. Zgłosić problem wykorzystując polecenie Zgłoszenie problemu z menu systemu Start\Wszystkie programy\sage\narzędzia i postępując zgodnie z ukazującymi się kolejnymi wskazówkami. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z systemem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany na naszej stronie w Internecie. Zastrzeżenia Przytaczane w dokumentacji przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania modułu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów.

1 2 Podręcznik użytkownika Forte ACT! Integrator Autorzy zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem modułu w momencie publikacji. Moduł i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje System jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w module, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji modułu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie. MXAIFV2012P0001

Filozofia modułu ACT! Integrator jest przeznaczony dla Użytkowników programu Sage ACT! oraz jednego z dwóch lub obu modułów Handel oraz Finanse i Księgowość Systemu Zarządzania Forte. Jest to rozwiązanie dodatkowe, ułatwiające współpracę między systemami i wspomagające zarządzanie relacjami z klientami. Zastosowanie ACT! Integratora umożliwia współdzielenie danych kontaktowych kontrahentów między programami, eliminując wielokrotne ich wprowadzanie. Mechanizm pozwala na podglądanie informacji o klientach zgromadzonych w obu modułach systemu Forte, do których ACT! Integrator jest dedykowany, czyli Handel oraz Finanse i Księgowość. Dotyczy to podstawowych danych adresowo-ewidencyjnych, historii zdarzeń związanych z daną firmą na płaszczyźnie finansowej (rozrachunki) i handlowo-magazynowej (wystawione dokumenty zakupu i sprzedaży wraz z ich rozliczeniem). Integrator stanowi także istotne ogniwo procesów handlowych. Dzięki niemu możliwy jest podgląd stanów magazynowych produktów dodawanych do szansy sprzedaży w programie ACT! oraz eksport szans i wygenerowanie z nich zamówień obcych w module Handel. Program ACT! ACT! jest programem Customer Relationship Management do zarządzania relacjami z klientami. Umożliwia podnoszenie efektywności obsługi klientów oraz skuteczności zarządzania procesami sprzedażowymi. Systematyzuje wiedzę o relacjach z klientami i ułatwia planowanie działań komunikacyjnych. Łatwo integruje się z popularnym oprogramowaniem biurowym i umożliwia rozszerzanie funkcjonalności wraz z rozwojem firmy. Program ACT! można łatwo dostosować do specyfiki przedsiębiorstwa oraz typu przetwarzanych danych, jak i do indywidualnych wymogów użytkowników. Już instalacja jednostanowiskowej wersji programu dostarcza 10 predefiniowanych profili dla najpopularniejszych zastosowań biznesowych. ACT! ułatwia kontrolę procesu sprzedaży na wszystkich jego etapach. Użytkownicy mają szybki dostęp do szczegółowych informacji o szansach biznesowych, mogą błyskawicznie generować oferty i kosztorysy oraz raporty sprzedaży. ACT! umożliwia także monitorowanie czasu pracy i zadań pracowników, planowanie spotkań, telefonów oraz podgląd poziomu realizacji przydzielonych zadań. Ogromną zaletą systemu ACT! jest także wsparcie dla pracy grupowej. W systemie możliwe jest tworzenie harmonogramów grupowych, zarządzanie działaniami całego zespołu. Szefowie działów otrzymują narzędzia do kontroli efektywności poszczególnych członków zespołów oraz ustalania zróżnicowanych poziomów praw dostępu do danych i ich edytowania przez użytkowników. ACT! w wersji Premium oferuje automatyczną synchronizację, zapisywanie i konserwację bazy danych, pięć poziomów zabezpieczeń danych, delegowanie uprawnień użytkowników oraz ustalanie własnych poziomów zabezpieczeń, zgodnych z przyjętą w firmie polityką bezpieczeństwa informacji.

Instalacja, rejestracja i aktywacja Instalacja programu ACT! Integrator jest składnikiem Systemu Forte i podlega tym samym zasadom co inne moduły. Możliwe jest zatem jego dołączenie podczas instalacji całego systemu jak i późniejsze doinstalowanie odrębne. Ponieważ Integrator podczas instalacji musi rozpoznać miejsce w którym został umieszczony program Sage ACT! to ważne jest aby był instalowany po wcześniejszym zainstalowaniu programu ACT!. Rys. 3-1 Instalator Systemu Forte. Uaktualnienie programu z wcześniejszej wersji Aktualizację należy przeprowadzić na każdym stanowisku roboczym. Przebiega ona w sposób automatyczny i aktualizuje wszystkie komponenty potrzebne do pracy. Po uaktualnieniu programu przy pierwszym wejściu do bazy danych, która używana była z poprzednią wersją Integratora, pojawia się komunikat informujący o wykryciu tego faktu i konieczności dostosowania bazy do nowej wersji. Proces dostosowania do nowej wersji wykonuje się jednokrotnie przy pierwszym otwarciu bazy ACT!-a z któregokolwiek ze stanowisk uprawnionych.

3 2 Podręcznik użytkownika Forte ACT! Integrator Rejestracja, aktywacja i zgłoszenie rejestracji u producenta Aby można było używać program Forte ACT! Integrator, wymagana jest jego rejestracja. Umożliwia to także uzyskiwanie regularnych aktualizacji programu, ofert aktualizacji oraz opcji wsparcia. Jeżeli oprogramowanie nie zostanie zarejestrowane i aktywowane, przestanie działać 60 dni po instalacji. UWAGA ACT! Integrator nie wykorzystuje systemu rejestracji i aktywacji obsługiwanego przez moduł Forte Administracja. Czynności te wykonuje się na każdym stanowisku z zainstalowanym Integratorem w programie Sage ACT! w menu System Forte >> Aktywacja. Szczegółowe informacje na temat rejestracji i aktywacji programu oraz zmiany licencji znajdują się w pliku Aktywacja.pdf. Plik można otworzyć wybierając w systemie menu Start\Wszystkie programy\sage\ Forte - Dokumentacja\Aktywacja.pdf. Dostosowanie struktury bazy danych Kolejnym krokiem jest dopasowanie struktury baz danych Systemu Forte i programu ACT!. (Polecenie jest aktywne tylko przed pierwszym dostosowaniem baz danych. Po dostosowaniu, w czasie dalszej pracy z programem jest już zawsze wyszarzone). Należy wybrać w menu System Forte, a następnie polecenie Dostosuj strukturę bazy danych ACT! UWAGA Operację dostosowania należy przeprowadzić kolejno dla wszystkich baz danych programu ACT!, które będą używane do synchronizacji i podglądu danych z Systemu Forte. MXAIFV2012P0001

Integracja Integracja obejmuje: - dane firm (Kontrahentów) - produkty/towary - dokumenty sprzedaży wystawione w module Handel - zamówienia generowane na podstawie szans Synchronizacja w tym wypadku jest statyczna. Oznacza to, że po synchronizacji można rozłączyć oba systemy i dane są dalej dostępne. - rozrachunki - stany magazynowe W tym przypadku dane z Systemu Forte są wyświetlane w programie ACT!, a nie są synchronizowane i zachodzi potrzeba stałego dostępu do danych. Konieczne jest więc podłączenie programu ACT! do bazy danych Forte. Dopiero po przeprowadzeniu tej operacji dane rozrachunkowe stają się widoczne. UWAGA Zakładki Forte i Rozrachunki nie pojawiają się dla baz danych, które nie są przystosowane do współpracy z Systemem Forte. Po wybraniu zakładki Forte, widoczne są edycyjne pola odzwierciedlające dane firmy wybranej z listy po lewej stronie (Wszystkie firmy). NIP Numer Identyfikacji Podatkowej firmy. PESEL numer powszechnego elektronicznego systemu ewidencji ludności. REGON numer identyfikacyjny krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej. Data mod. data przeprowadzenia modyfikacji danych firmy w programie ACT! Kod kod kontrahenta z Systemu Forte UWAGA Rozrachunki oraz stany magazynowe widać tylko na tych stanowiskach, gdzie zainstalowany jest Forte ACT! Integrator. UWAGA Dane kontrahentów (firm) po synchronizacji widoczne są przez wszystkich do momentu nadania odpowiednich praw regulujących dostęp do nich. Dane te są widoczne także na końcówkach bez zainstalowanego Integratora. Prezentacja danych rozrachunkowych zależna jest od tego, który moduł Systemu Zarządzania Forte wybrano do zintegrowania z programem ACT!. Układ wyświetlanych informacji zbliżony jest do widoku danych rozrachunkowych wybranego modułu Systemu Forte. UWAGA Producent oprogramowania zaleca, aby integracja jednej bazy danych programu ACT! przeprowadzana była z jedną wybraną bazą danych Systemu Forte. Zmiana bazy danych może spowodować niespójność danych w programie.

Konfiguracja ACT! Integrator może współpracować z Systemem Forte funkcjonującym w standardowym, zintegrownym modelu pracy jak też w modelu rozproszonym z rozdzielnymi bazami danych modułów Handel i Finanse i Księgowość. Konfiguracja parametrów współpracy dla obu wariantów jest identyczna. UWAGA Forte ACT! Integrator wykorzystuje dostęp do baz zapewniany przez system MS SQL. Parametry konfiguracyjne przewidują podawanie danych użytkownika Systemu Forte. Użytkownik taki powinien być utworzony w bazie danych modułu Handel lub Finanse i Księgowość i mieć uprawnienia zezwalające na przeglądanie i modyfikację danych kontrahentów oraz przeglądanie danych rozrachunkowych. Należy zaznaczyć że moduł ACT! Integrator przestrzega wszystkich uprawnień nadanych w Systemie Forte. Netto/Brutto Przy synchronizacji dokumentów handlowych i szans bardzo istotne jest przyjęcie jednoznacznego dla całego systemu sposobu reprezentacji cen i wartości. Umożliwia to zgodne porównywanie danych oraz sporządzanie spójnych raportów. W większości przypadków firmy posługują się cenami i wartościami netto. Jednakże w szczególnych przypadkach zachodzi potrzeba prowadzenia rozliczeń i ewidencji brutto. ACT! Integrator umożliwia wybór sposobu reprezentacji wartości poprzez opcję Ustawienia netto/brutto w menu System Forte. Rys. 5-1 Okno wyboru Netto/Brutto.

Synchronizacja Ustawienia synchronizacji z Systemem Zarządzania Forte Aby rozpocząć pracę i przeprowadzić synchronizację, należy w menu System Forte programu ACT! wybrać pozycję Ustawienia Synchronizacji. Otworzy się okno z zakładkami: Ustawienia, Dopasowanie i Podgląd dokumentów/produkty. UWAGA Podłączenie bazy danych Forte skutkuje dopisaniem z wybranych modułów (Finanse i Księgowość lub Handel) do programu ACT! danych tych kontrahentów, którzy nie istnieją w programie ACT! lub nie są dostępni/widoczni dla osoby wykonującej synchronizację. Jeśli dane firmy w programie ACT! istnieją, to następuje ich połączenie z odpowiednim kontrahentem w Systemie Forte oraz ich ujednolicenie danymi najświeższymi. Zakładka Ustawienia Zmiana ustawień dla synchronizacji dostępna jest dla użytkowników, którzy mają uprawnienie Accounting Link Tasks. W przypadku braku prawa, aktywny jest przycisk Akceptuj dla synchronizacji ręcznej. UWAGA Dotyczy to tylko danej osoby zalogowanej do ACT!-a. Uprawnienie Accounting Link Tasks nadaje się w Opcji Narzędzia >> Zarządzaj użytkownikami w programie ACT! Domyślnie nadane to uprawnienie ma rola Menedżer i Administrator. Użytkownicy o uprawnieniach standardowych domyślnie mają wyłączone to uprawnienie. Użytkownicy o roli ograniczonej i do przeglądania nie mogą mieć ustawianego ww. uprawnienia. Po wybraniu zakładki Ustawienia, należy w ramce Połączenie bazy danych zaznaczyć pole Włączona i wybrać moduł, z którego bazą danych będzie synchronizowany ACT! a następnie skonfigurować parametry połączenia z bazą wybranego modułu Forte. Stosowane są tu dane i uprawnienia użytkownika wybranego modułu. Możliwe jest też włączenie logowania zintegrowanego.

6 2 Podręcznik użytkownika Forte ACT! Integrator Rys. 6-1 Okno Ustawienia Synchronizacji, zakładka Ustawienia. Kolejnym krokiem jest wybór trybu synchronizacji w ramce Rodzaj synchronizacji. Synchronizację można wykonać w trybie ręcznym i automatycznym. Wybór rodzaju synchronizacji zależy od sposobu pracy z modułem i upodobań użytkownika. Synchronizacja ręczna Po wybraniu ręcznego trybu synchronizacji baz danych, moduł dokonuje jednorazowej synchronizacji w chwili zatwierdzenia tej operacji i stan zsynchronizowania danych pozostaje niezmieniony do kolejnej ręcznej synchronizacji. Jeżeli natomiast użytkownik chce, aby synchronizować dane na bieżąco w trakcie pracy z modułem, zalecany jest wybór synchronizacji automatycznej. Synchronizacja automatyczna Aktualizacja bazy firm odbywa się podczas wejścia do programu ACT! oraz podczas akceptacji okna ustawień. Aktualizacja danych kontrahentów Aktualizacja danych kontrahentów wcześniej zsynchronizowanych odbywa się na bieżąco podczas edycji tych danych. Synchronizacja automatyczna aktualizuje dane każdorazowo po ich modyfikacji i wskazaniu innej firmy. Aktualizacja następuje także po wyjściu z okna danych firmy. Pole wyboru Wykonuj pełną synchronizację Po zaznaczeniu tego pola synchronizacja automatyczna pobiera dane nowych kontrahentów/firm z systemu Forte do programu ACT! przy każdorazowym uruchomieniu ACT!-a. Gdy pole nie jest zaznaczone aktualizowane są automatycznie jedynie dane kontrahentów/firm, które zostały już wcześniej zsynchronizowane. Jeżeli firmy/kontrahenci oznaczeni są jako kontakt ograniczony, a w ustawieniach synchronizacji zaznaczone jest pole Wykonuj pełną synchronizację, to efektem może być zdublowanie się firm/kontrahentów w bazie ACT!-a. Zakładka Dopasowanie Po wybraniu zakładki Dopasowanie, otwiera się okno z ramką Wymagane pola zgodności. Na liście pól w ramce należy zaznaczyć te, według których będzie prowadzona kontrola zgodności odpowied- MXAIFV2012P0001

Synchronizacja 6 3 nich pól w bazach danych synchronizowanego Systemu Forte i programu ACT!. Przykładowo, jeśli zaznaczone zostanie pole NIP, to w czasie przeprowadzania procesu synchronizacji danych Forte ACT! Integrator będzie porównywał dane synchronizowanych ze sobą firm według tego parametru. W oknie Dopasowanie konieczne jest wybranie przynajmniej jednego z pól zgodności. Zatwierdzenie parametrów Ustawień synchronizacji za pomocą przycisku Akceptuj możliwe jest po ustawieniu warunków synchronizacji kontrahentów na zakładce Dopasowanie. Rys. 6-2 Okno Ustawienia Synchronizacji, zakładka Dopasowanie. Moduł Forte ACT! Integrator dodaje nowe pola w bazie firm w czasie dostosowania bazy do współpracy z Systemem Forte. W jednym z pól przechowywane są numery NIP. Jeśli w programie ACT! było już wcześniej utworzone pole do ewidencji numeru NIP, to przed dopasowaniem z bazą Systemu Forte należy skopiować zawartość takiego pola do odpowiedniego pola utworzonego przez Forte ACT! Integratora. Aby to zrobić, należy w menu Edytuj wybrać polecenie Kopiuj pole. Rys. 6-3 Kopiowanie danych pola NIP. Z listy rozwijanej po lewej stronie (Kopiuj zawartość pola) należy wybrać do skopiowania z programu ACT! zawartość pola przechowującego numer NIP, a po prawej stronie (do pola) - wartość s_nip. Operację zatwierdza się przyciskiem OK. Operacja kopiowania zostanie wykonana przez program dla tych firm, które zostały wyfiltrowane w widoku Lista firm. Aby przeprowadzić operację dla wszystkich firm w bazie danych, należy wybrać opcję menu Wyszukaj /Firmy/Wszystkie firmy. UWAGA Przed rozpoczęciem kopiowania zawartości pól należy zrobić kopię bezpieczeństwa bazy danych.

6 4 Podręcznik użytkownika Forte ACT! Integrator Jeśli w czasie wcześniejszej pracy z programem ACT! dostosowano układ widoku firmy do wyświetlania własnego pola NIP, to warto zmienić układ tak by wykorzystywane było pole s_nip, które po synchronizacji z Systemem Forte będzie zawierało dane zaktualizowane podczas synchronizacji. Po wykonaniu tych operacji w danych firmy na zakładce Forte w polu NIP powinien pojawić się skopiowany numer NIP. W sposób opisany dla pola NIP można przeprowadzić kopiowanie zawartości pól REGON i PESEL. Zakładka Podgląd dokumentów/produkty Za pomocą Forte ACT! Integratora można przeglądać zawartość dokumentów handlowych, synchronizować produkty przy wykorzystaniu danych z Forte Handlu oraz sprawdzać stany magazynowe tych produktów. Jeżeli Integrator ustawiony jest na współpracę z modułem Finanse i Księgowość, wówczas konieczne jest podanie parametrów bazy danych modułu Forte Handel zsynchronizowanej z bazą danych modułu Forte Finanse i Księgowość. Rys. 6-4 Okno Ustawienia Synchronizacji, zakładka Podgląd dokumentów/produkty. Przesyłanie danych firmy do Systemu Forte Forte ACT! Integrator daje możliwość wysłania danych wybranej firmy z programu ACT! do Systemu Forte. Należy w tym celu po wybraniu z listy nazwy firmy w programie ACT! w menu System Forte wybrać Prześlij bieżącą firmę do Systemu Forte. Po wybraniu tego polecenia dane firmy utworzonej w programie ACT! zostają przesłane do wybranego modułu Systemu Forte i są w nim widoczne na liście kontrahentów. Podczas dodawania kontrahenta do Systemu Forte, pojawi się pole, w którym można wpisać kod kontrahenta. W domyślnej konfiguracji Systemu Forte ze wspólną bazą firma taka staje się dostępna we wszystkich modułach korzystających z kartoteki kontrahentów. W rozproszonym modelu współpracy jeśli włączona jest automatyczna synchronizacja kartotek między modułami Finanse i Księgowość oraz Handel, to po przesłaniu danych bieżącej firmy z programu ACT! do Systemu Forte, należy w Handlu uruchomić Synchronizację kartotek. W zakładce Ustawienia należy wybrać grupę ustawień Współpraca z FK i w oknie Kartoteki FK na zakładce Kartoteki wybrać przycisk Synchronizacja kartotek. MXAIFV2012P0001

Synchronizacja 6 5 Aktualizacja produktów Program ACT! obsługuje kartotekę produktów, która może być uzupełniana bazą towarów/usług z modułu Forte Handel. Aktualizację produktów może przeprowadzać użytkownik ACT!-a z nadanymi prawami administratora lub menedżera. W przypadku aktualizacji produktów z kartoteki towarów Systemu Forte, użytkownik musi mieć też odpowiednie uprawnienia w module Forte Handel. Ustawienia synchronizacji produktów należy przeprowadzić w oknie Podgląd dokumentów/produkty. Po ustawieniu parametrów synchronizacji należy w oknie Aktualizacja produktów wybrać opcje aktualizacji dla cen produktów i momentu przeprowadzania aktualizacji. Rys. 6-5 Okno Aktualizacja produktów W module Handel dla każdego sprzedawanego towaru można zdefiniować trzy cenniki w cenach netto w dowolnej walucie oraz jeden w cenie brutto. Dlatego też w oknie Aktualizacja produktów w części Cena widoczne są cztery pola wyboru ceny: A, B, C. Sekcja ta jest nieaktywna gdy system wymiany danych z modułem Handel opiera się o wartości brutto. Wszystkie ceny walutowe przeliczone są na zł, po kursie bieżącym, lub ostatnim zapisanym w tabeli kursów.

6 6 Podręcznik użytkownika Forte ACT! Integrator Import dokumentów sprzedaży Gdy w przedsiębiorstwie system CRM jest wdrażany w drugiej kolejności wobec systemu fakturującego, zachodzi często potrzeba wprowadzenia do niego historii sprzedaży. Dzięki temu możliwe jest przygotowywanie zestawień obrazujących sprzedaż dla danego kontrahenta. Możliwa jest również weryfikacja produktów zakupionych przez danego kontrahenta. Integrator umożliwia wprowadzenie takiej historii poprzez import dokumentów sprzedaży wystawionych w module Handel do programu ACT!. Dokumenty sprzedaży rejestrowane są w postaci zamkniętych szans. Realizuje się to poprzez wywołanie opcji Import dokumentów sprzedaży w menu System Forte. Rys. 6-6 Okno parametrów importu dokumentów sprzedaży Możliwe jest zaimportowanie wszystkich wystawionych w module Handel dokumentów sprzedaży, lub z wybranego wycinka czasu. Możliwe jest określenie czy ograniczenie okresu następować będzie w oparciu o daty wystawienia dokumentów czy daty rzeczywistej sprzedaży. Każda szansa w programie ACT! przyporządkowana jest do wybranego procesu sprzedaży i jego etapu. Podczas importu użytkownik wskazuje proces i etap do którego będzie przypisany dokument. Użytkownik sam decyduje czy powstające podczas importu szanse będą przypisane do już istniejącego procesu czy do nowego, utworzonego specjalnie dla tego typu dokumentów. Zarządzanie procesami sprzedaży w programie ACT! opisane jest w pomocy a wywołuje się je poprzez opcję Zarządzaj listą procesów w menu Szanse. Import może być wykonywany wielokrotnie i możliwe jest zdecydowanie jak system ma potraktować wcześniej zaimportowane szanse jeśli wystąpi ryzyko ich zdublowania. MXAIFV2012P0001

Synchronizacja 6 7 Jeśli przed importem dokumentów sprzedaży były już eksportowane szanse do zamówień w Handlu to należy się liczyć z tym, że na ich podstawie mogły już zostać wystawione faktury. Te faktury również zostaną zaimportowane jeśli zakres dat określonych w oknie dialogowym je obejmuje. Aktualizacja produktów przed importem pozwoli na zachowanie zgodności produktów w importowanych dokumentach z bazą towarową. Jeśli podczas importu system nie znajdzie wybranego produktu to zostanie zapisany do szansy tak jakby był wprowadzony ręcznie z pominięciem rejestracji w tabeli produktów. Dokumenty sprzedaży importowane są w celach poglądowych i nie zapewnią pełnej zgodności pomiędzy programami, ponieważ nie są uwzględniane dokumenty korygujące, które nie mają swojej reprezentacji w programie ACT!. Należy to uwzgędnić podczas interpretacji podsumowań zestawień dokumentów. Po wykonaniu importu wyświetlane jest podsumowanie. Rys. 6-7 Podsumowanie importu dokumentów sprzedaży Numery importowanych dokumentów sprzedaży umieszczane są w nazwach szans. Poza podstawowymi informacjami z dokumentów sprzedaży i produktami przenoszone są jeszcze dwie dane, których standardowo szanse nie posiadają. Jest to Termin zapłaty oraz Data sprzedaży. Możliwe jest wykorzystanie tych pól do wyszukiwania szans, w raportach lub do bieżącego przeglądania. Podgląd wartości tych pól możliwy jest po dodaniu ich w widoku układu szczegółów szansy. Modyfikacja układów opisana jest w pomocy programu ACT!. Kreator układów wywołuje się z menu Narzędzia/Projektuj Układy. Do zaimportowanych szans nie są przyporządkowane kontakty. W konsekwencji, na liście, takie szanse w kolumnach Kontakt i Firma nie posiadają wartości. Podczas importu kontrahent z modułu Handel trafia do zakładki Grupy/Firmy, która w widoku listy reprezentowana jest przez kolumnę Powiązane z. Jeśli zatem zachodzi potrzeba pokazania na liście szans nazwy firmy, dla której wystawiony był dokument sprzedaży, należy uwidocznić kolumnę Powiązane z. Dostosowywanie kolumn opisane jest w pomocy programu ACT!.

Współpraca ACT! System Forte Forte ACT! Integrator zapewnia płynną dwustronną wymianę danych kontrahentów między modułami oraz podgląd w programie ACT! danych rozrachunkowych i finansowych pozyskanych z modułu Finanse i Księgowość lub modułu Handel. Dzięki temu dostępne są informacje analityczne i finansowe niezbędne przy prowadzeniu ewidencji kontaktów z kontrahentami. Rozrachunki Po wykonaniu synchronizacji z Systemem Forte, należy w programie ACT! wybrać z listy firmę a w jej widoku szczegółowym zakładkę Rozrachunki. Otworzy się okno przedstawiające w przejrzysty sposób dla użytkownika ACT! dane rozrachunkowe firmy zsynchronizowanej z Systemem Forte. Rys. 7-1 Zakładka Rozrachunki, widok okna. W górnej części okna dostępne są pola pozwalające zawęzić kryteria wyszukiwania dokumentów. Z pól rozwijanych Dokumenty można wybrać Należności lub Zobowiązania oraz stan rozliczeń. W obu przypadkach można także przejrzeć całe zestawienie za pomocą kryterium Wszystkie. Można także wyszukać szybko konkretny dokument wpisując jego numer w polu Nr dok. W polach Od i Do można wybrać graniczne daty wystawienia poszukiwanych dokumentów. Wybór kryteriów zatwierdza się przyciskiem Odśwież. Symbol w kolumnie Dok widoczny w czasie współpracy z modułem Handel oznacza, że zawartość danego dokumentu jest udostępniona do podglądu. Poniżej kryteriów wyszukiwania widoczna jest tabela przedstawiająca listę wybranych dokumentów i ich podstawowe parametry. Domyślnie dokumenty sortowane są tak by ostatnio wystawione widoczne były na górze tabeli. Domyślnym filtrem są Należności Nierozliczone. Jeśli w kolumnie W walucie nie ma podanej wartości, oznacza to, że dokumenty wystawione są w złotówkach lub w Handlu w typie dokumentu nie został zaznaczony parametr wystawiania rozrachunków w walucie. Pole Pozostało może pokazywać wartość nierozliczoną z powodu zaistnienia różnic kursowych. Podświetlenie wybranego

7 2 Podręcznik użytkownika Forte ACT! Integrator dokumentu pozwala uwidocznić w dolnej części okna szczegóły rozliczeń powiązanych z tym dokumentem. W części Szczegóły widoczne są pola Należności, Zobowiązania oraz Pozostało. Pole Po terminie w szczegółach dla transakcji nierozliczonej pokazuje liczbę dni zwłoki dla każdej płatności do dnia bieżącego. Sposób wyświetlania wartości należności i zobowiązań dla dokumentów rozliczających zależny jest od wybranego do synchronizacji modułu Systemu Forte. Okno podglądu dokumentu Aby otworzyć okno podglądu dokumentu należy w widoku szczegółowym danej firmy wybrać zakładkę Rozrachunki i w tabelce z listą rozrachunków kliknąć dwukrotnie dane konkretnego dokumentu. W otwartym oknie z podglądem dokumentu można za pomocą myszki, w zależności od potrzeb, zmienić kolejność kolumn w nagłówku listy pozycji towarowych. UWAGA Widok dokumentu głównego korekt ma charakter poglądowy i jest to widok UPROSZ- CZONY w porównaniu z dokumentem w module Handel. Ponieważ widok na podglądzie dokumentów jest jedynie informacją pomocniczą a nie dokładnym odzwierciedleniem faktycznego dokumentu z Systemu Forte, toteż mogą występować odstępstwa także w prezentowanych tam danych szczegółowych. Dlatego przykładowo zaokrąglenie kwot do 2 miejsc po przecinku może powodować w szczególnych przypadkach różnice groszowe pomiędzy ceną a wartością pozycji na oglądanym dokumencie. Podobne różnice mogą również występować w podglądach dokumentów korekt. Rys. 7-2 Widok okna dokumentu. MXAIFV2012P0001

Współpraca ACT! System Forte 7 3 Dane kontrahentów Integrator zapewnia płynną wymianę danych kontrahentów z modułu Finanse i Księgowość lub Handel do programu ACT! i danych firm z ACT! do modułów Forte. Należy jednak zwrócić uwagę na właściwości każdego ze współpracujących ze sobą modułów. Zastosowanie poniższych sugestii usprawni pracę. System sprawdza przy porównywaniu danych datę i godzinę wprowadzenia zmian i w zależności od niej aktualizuje informacje. Zaleca się ustawienia jednakowych parametrów zegara i kalendarza dla stacji roboczych wymieniających informacje. Wartości w polach NIP, PESEL i REGON możliwe są do zmiany z poziomu programu ACT!. Należy uzgodnić z osobą odpowiedzialną za dane księgowe możliwość takich zmian przez użytkowników programu ACT!. Usunięcie zsynchronizowanego kontrahenta z programu ACT! może spowodować jego ponowne zsynchronizowanie po zmianie wykonanej w danych Systemu Forte. By tego uniknąć należy skorzystać z ustawień synchronizacji oraz ustalenia poziomu dostępu do rekordu za pomocą mechanizmów wbudowanych w program ACT!. Należy w tym celu wybrać zakładkę Informacje o firmie i zaznaczyć w części Poziom dostępu opcję Osobiste. Rys. 7-3 Fragment okna Informacje o firmie. Dzięki takiemu ustawieniu dostępu dla menedżera lub administratora wybrany kontrahent nie będzie widziany przez pozostałych użytkowników programu. Należy również zadbać, aby pozostali użytkownicy programu nie wykonywali pełnej synchronizacji danych poprzez zaznaczenie pola wyboru Wykonuj pełną synchronizację w ustawieniach modułu ACT! Integrator. Eksport szans jako zamówień Szanse sprzedaży w programie ACT! można wyeksportować do modułu Forte Handel, gdzie przyjmą formę zamówień obcych ulokowanych w buforze. Dzięki temu możliwe jest kontynuowanie procesu handlowego bez konieczności ponownego wprowadzania tych samych danych. Zarówno szansa jak i zamówienie otrzymują informacje niezbędne do łatwego wyszukania odpowiadających sobie dokumentów i jest to jedyne powiązanie między nimi. Zmiany w takich dokumentach nie powodują aktualizacji dokumentów powiązanych. Zatem jeśli zmiany w szansie powinny zyskać odzwierciedlenie w zamówieniu to konieczny jest ponowny eksport, który utworzy nowe zamówienie na podstawie danej szansy. Poprzednie zamówienie należy usunąć własnoręcznie. Eksport szans może być wykonywany przez użytkowników z uprawnieniami: administratora menedżera standardowymi Eksport wykonuje sie z poziomu przeglądania bieżącej szansy w widoku szczegółów - wówczas eksportowana będzie jedna szansa. Możliwe jest również wyeksportowanie paczki szans z widoku listy po zaznaczeniu wybranych pozycji. Ponieważ Handel może mieć przypisanego tylko jednego kontrahenta do zamówienia toteż zaleca się by szanse przeznaczone do eksportu również miały przypisaną tylko jedną firmę. System utworzy zamówienia bez kontrahenta dla szans z przypisanymi wieloma firmami. Uzupełnienie danych kontrahenta należy wówczas wykonać ręcznie w module Handel.

7 4 Podręcznik użytkownika Forte ACT! Integrator Operację eksportu wywołuje się za pomocą przycisku znajdującego się na pasku zadań widoku szans lub z menu System Forte. Rys. 7-4 Przycisk eksportu szansy. Przed eksportem należy określić, które szanse mają być pominięte: Rys. 7-5 Parametry eksportu szans. Domyślnie nie są eksportowane szanse, które były wcześniej zaimportowane z modułu Handel oraz te które już były eksportowane. Pomijane są również automatycznie te szanse, które nie posiadają dołączonych produktów. Szanse w programie ACT! przyporządkowane są zwykle do osób kontaktowych. Należy zadbać o powiązanie ich również z firmami, których one dotyczą, ponieważ tylko firmy programu ACT! powiązane są z kontrahentami modułu Handel. Dla zachowania kompletności danych warto również zadbać o systematyczną synchronizację firm/kontrahentów pomiędzy systemami. Dwa ostatnie parametry pozwalają uniknąć generowania zamówień bez przyporządkowanego kontrahenta. Dotyczy to również eksportu szans, które mają przypisaną więcej niż jedną firmę. MXAIFV2012P0001

Współpraca ACT! System Forte 7 5 Po zakończonym eksporcie wyświetlane jest podsumowanie: Rys. 7-6 Podsumowanie wyeksportowanych szans Wyeksportowane szanse trafiają do bufora dokumentów sprzedaży modułu Forte Handel w postaci zamówień obcych. Proces ten odbywa się automatycznie o ile w parametrach raportu importującego ustawiony został odpowiadający temu parametr. Ustawienie takie może wykonać Administrator uruchamiając raport ręcznie z menu Kartoteki/Raporty w gałęzi System/Pomocnicze. Raport nosi nazwę Współpraca z programem ACT!. Rys. 7-7 Parametry raportu importującego szanse w module Handel Po przeprowadzeniu procesu wygenerowania zamówienia na podstawie szansy nadawane są sygnatury kojarzące oba dokumenty. Zamówienie w opisie zawiera nazwę oraz datę utworzenia szansy, która była podstawą do jego wygenerowania a szansa w polu Numer zamówienia otrzymuje sygnaturę zamówienia nadaną podczas jego tworzenia. Numer ten jednak może się zmienić z chwilą gdy zamówienie zostanie wystawione. System uaktualnia ten numer automatycznie przy podglądaniu szczegółów danej szansy. Jeśli natomiast zachodzi potrzeba wykonania raportu z listy szans lub podglądu listy szans z uwzględnieniem numerów zamówień to możliwe jest ręczne uaktualnienie wszystkich numerów za pomocą opcji Aktualizacja numerów zamówień w szansach w menu System Forte. Pole Numer zamówienia nie jest domyślnie widoczne, ponieważ użytkownicy zwykle korzystają z własnych układów widoku kontaktu czy szansy. Jeśli zachodzi potrzeba korzystania z tego pola należy dodać je do widoku układu szansy tak jak się to robi w przypadku każdego innego pola. Modyfikacja układów opisana jest w pomocy programu ACT! Kreatora układów wywołuje się z menu Narzędzia/Projektuj Układy.

7 6 Podręcznik użytkownika Forte ACT! Integrator UWAGA Pole Numer zamówienia jest otwarte do edycji, możliwa jest więc modyfikacja wartości zapisywanych w nim przez system. Należy jednak pamiętać, że system aktualizuje numery zamówień gdy zmieniają one status, zatem modyfikacje ręczne mogą zostać utracone. W widoku listy szans możliwe jest uwidocznienie kolumny z numerami zamówień tak jak każdego innego pola. Realizuje się to za pomocą menu Opcje/Dostosuj kolumny znajdującego się w prawym górnym rogu listy bądź poprzez menu Widok/Dostosuj kolumny. Podgląd stanów magazynowych W szczegółach szansy sprzedaży w zapładce Produkty możliwe jest skorzystanie z podglądu stanów magazynowych wybranych pozycji. Dane te pobierane są z bazy modułu Handel. Wywołanie odpowiedniego okna realizuje się poprzez przycisk dostępny w pasku narzędziowym znajdującym się nad listą produktów. Prezentowane informacje dotyczą pozycji wskazanej na liście produktów. Jeśli zaznaczonych jest kilka produktów to pokazywane są stany pierwszego z nich. Rys. 7-8 Okno prezentujące stany magazynowe. W oknie prezentowane są stany w magazynach w których dany produkt występuje. Możliwe jest schowanie tych pzycji w których stany są zerowe. Okno posiada również możliwość wyboru innego produktu. Znacznik Tylko z szansy pozwala ograniczyć listę wyboru produktów do pozycji z bieżącej szansy. Użycie przycisku Zamień Towar wymienia produkt podświetlony w szansie na wybrany w oknie Stany magazynowe. Dzięki temu łatwo można wybrać te produkty, które dostępne są na magazynie. MXAIFV2012P0001