Raport z identyfikacji dobrych praktyk w obszarze VI. Rejestracja działalności gospodarczej w ramach projektu Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych Sporządził: Marcin Smala Ekspert ds.pilotażowego wdrażania i testowania innowacji Projekt współfinansowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V Dobre rządzenie Działanie 5.2 "Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej" Poddziałanie 5.2.1 "Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej" Umowa nr UDA- POKL.05.02.01-00-146/10-01 Katowice, październik 2013 r. 1
1. Metodologia prowadzenia badań Rejestracja działalności gospodarczej jest zadaniem zleconym z zakresu administracji rządowej realizowanym przez gminy. Dane z badanego zakresu zebrane zostały zatem ze wszystkich czternastu uczestniczących projekcie miast na prawach powiatu: Bielsko-Biała, Bytom, Chorzów, Częstochowa, Dąbrowa Górnicza, Gliwice, Kalisz, Krosno, Piotrków Trybunalski, Rybnik, Sosnowiec, Tarnów, Tychy, Żory oraz trzech urzędów szczebla gminnego, niebędących miastami na prawach powiatu: Jaworze, Lubliniec, Radlin. Z procesu zbierania danych porównawczych wyłączono starostwa powiatowe nierealizujące tego zadania. Dane do badania zebrane zostały w kwietniu i maju 2013 r i obejmowały pomiar parametrów dotyczących rejestracji działalności gospodarczej w roku 2012. Dane przekazywane były zdalnie, za pomocą zdefiniowanej wcześniej zestandaryzowanej ankiety, wypełnianej przez uprawnionych pracowników urzędów w zaprojektowanym do tego celu narzędziu informatycznym. Rok 2012 był pierwszym pełnym rokiem funkcjonowania Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). W poprzednim badaniu realizowanym w oparciu o dane z 2011 r. zidentyfikowano poważne rozbieżności w rozumieniu pytań ankietowych przez poszczególne gminy, co wynikało przede wszystkim z okresu przejściowego po wdrożeniu nowej konstrukcji systemu. 1 W porównaniu z badaniem przeprowadzonym w oparciu o informacje z ankiety za rok 2011 udało się osiągnąć znaczny postęp w zakresie jakości i porównywalności danych. Dzięki wykorzystaniu możliwości raportowania w systemie CEIDG sposób udzielania odpowiedzi w pytaniach ankietowych stał się szybszy. Co jednak najważniejsze, zebrane dane były porównywalne ze względu na bardziej jednoznaczne pytania, niepozwalające na swobodną interpretację. Nowością w stosunku do ubiegłorocznego badania była próba określenia kosztów realizacji zadania w oparciu o rzeczywiste dane komórek organizacyjnych urzędów zajmujących się rejestracją działalności gospodarczej. Takie analizy przeprowadzono dla miast na prawach powiatu. 1 Od 1 lipca 2011 r. weszły w życie przepisy regulujące funkcjonowanie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Do końca 2011 r. gminy miały możliwość prowadzenia gminnej ewidencji działalności gospodarczej. Do 31 grudnia 2011 r. gminy miały obowiązek przeniesienia do CEIDG danych ewidencyjnych przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą oraz przedsiębiorców, którzy zawiesili działalność gospodarczą. Z dniem przeniesienia danych prezydent, burmistrz, wójt przestał być organem ewidencyjnym dla przedsiębiorcy, którego wpis przeniesiono. Organem ewidencyjnym stał się Minister Gospodarki, prowadzący CEIDG. 2
Odmiennie niż w poprzednim roku prezentowane są również dane w samym raporcie. Zdecydowano o prezentacji na tych samych wykresach miast na prawach powiatu i pozostałych gmin niebędących miastami na prawach powiatu. W analizie danych i identyfikacji dobrych praktyk uwzględniono wyniki zawarte w raportach przeprowadzonych w ramach projektu, przez niezależny podmiot, badań opinii klientów urzędów. Wykonywano je techniką wywiadu osobistego na reprezentatywnej próbie respondentów korzystających z usług świadczonych przez urząd w maju i czerwcu 2013 r. Badania takie zrealizowano osobno w każdym urzędzie. Dotyczyły one zarówno ogólnych parametrów satysfakcji z obsługi urzędu, jak również szczegółowego zagadnienia działalności gospodarczej. W dniu 27 września 2013 r. w Katowicach, odbyło się spotkanie eksperta z zarządzającymi procesem rejestracji działalności gospodarczej w urzędach biorących udział w projekcie, w celu podsumowania zrealizowanego badania, prezentacji dobrych praktyk, wymiany doświadczeń dotyczących dobrych praktyk oraz doświadczeń z procesu zbierania i analizy danych z okresu testowego. 2. Analiza danych Zmiany w zaangażowaniu etatowym Jedną z tez stawianych w poprzednim badaniu był przewidywany spadek zatrudnienia w kolejnych latach funkcjonowania CEIDG. O ile bezpośrednio po wdrożeniu nowego systemu tzn. w 2011 r. nie nastąpiły oszczędności z tytułu zmniejszonego zaangażowania etatowego, o tyle już w 2012 r. takie oszczędności odnotowano. W pięciu z badanych urzędów w 2012 r. odnotowano ograniczenie zatrudnienia w komórkach zajmujących się rejestracją działalności gospodarczej (Częstochowa, Dąbrowa Górnicza, Sosnowiec, Jaworze, Lubliniec), a tylko w jednym urzędzie nastąpił jego wzrost w stosunku do 2011 r. Całkowite zaangażowanie etatowe w badanej grupie gmin i miast uległo zmniejszeniu z 61,35 etatów w 2011 r. do 55,76 etatów w 2012 r 2. W tym samym okresie zmniejszyła się też liczba wniosków CEIDG z 93,5 do 92,8 tys. 2 Dane dotyczące porównania zaangażowania etatowego mogą być obarczone błędami wynikającymi z niewłaściwego wyliczenia zaangażowania etatowego przez jednostki, szczególnie w pierwszym okresie testowym projektu tj. 2011 r. 3
Zmiany w efektywności etatowej Analiza samego zaangażowania etatowego, czy nawet jego zmian, bez odniesienia do efektywności wykorzystania zasobów jest bezwartościowa 3. Stąd porównano urzędy biorące udział w badaniu pod względem efektywności liczonej jako liczba wniosków przypadających na 1 etat zajmujący się rejestracją działalności gospodarczej. I tak, w grupie miast na prawach powiatu najwyższą efektywność osiągnął Rybnik (prawie 3 tys. wniosków CEIDG na 1 etat). Poza Rybnikiem warto zwrócić uwagę na 2 kolejne urzędy: Chorzów i Gliwice, w których liczba wniosków na 1 etat wyniosła ok. 2,5 tys. 4000 3797 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 541 615 908 1403 1526153115331623 1674 181518161856 1133 2482 2561 2948 Wykres nr 1. Liczba wniosków CEIDG w przeliczeniu na 1 etat W przypadku pozostałych gmin najwyższą efektywność zaangażowania etatowego osiągnął Lubliniec. Należy jednak zwrócić uwagę, że w Lublińcu zaangażowanie etatowe w rejestrację działalności gospodarczej wyniosło w 2012 r. 0,33 etatu, co oznacza, że 3797 wniosków mogłyby potencjalnie być obsłużone w ramach 1 etatu, ale ich faktyczna liczba była mniejsza. 3 Wskaźniki efektywności określają stosunek efektów do nakładów osiąganych i wydatkowanych w danym działaniu. Efektem, który może być porównywany w grupie urzędów jest liczba wniosków, jakie wpłynęły w zakresie wpisu, zmiany, likwidacji, zawieszenia i wznowienia działalności gospodarczej w ciągu roku. Porównywalnym nakładem jest z kolei liczba etatów zaangażowanych w te działania. Stosunek liczby wniosków do liczby etatów pokazuje ile wniosków przypada na 1 etat realizujący zadania służące rejestracji działalności. 4
W stosunku do roku 2011 r. w badanym okresie efektywność zaangażowania etatowego wzrosła w grupie porównawczej. W 2012 r. średnia liczba wpisów CEIDG na 1 etat wyniosła 1687 w miastach na prawach powiatu oraz 1080 w gminach. Rok wcześniej było to odpowiednio: 1565 i 726 wpisów na 1 etat. Zmiany zaangażowania etatowego w porównaniu ze zmianą liczby wpisów CEIDG przedstawia Wykres nr 2. I tak przykładowo: Miasto Bielsko-Biała zarówno w 2011, jak i 2012 r. angażowało 6 etatów do rejestracji działalności gospodarczej (0% zmiany etatów), podczas gdy liczba wpisów wzrosła w tym okresie o 10%. Różnica zmiany liczby etatów i zmiany liczby wpisów wyniosła -10%, co można interpretować, jako wzrost efektywności zaangażowania etatowego w 2012 r. w stosunku do roku 2011. Tym samym, wszystkie jednostki, których różnica zmian zaangażowania etatowego i zmian liczby wpisów jest ujemna poprawiły efektywność zaangażowania etatowego rok do roku. W grupie miast na prawach powiatu największy wzrost efektywności osiągnięto w Częstochowie (wzrost liczby wpisów CEIDG oraz spadek zaangażowania etatowego), Dąbrowie Górniczej (zmniejszenie zaangażowania etatowego przy spadku liczby wpisów) i Gliwicach (wzrost liczby wpisów przy tym samym zaangażowaniu etatowym). 60% 40% 20% 0% -20% -40% 38% Kalisz 17% Bytom 17% Tarnów 14% Radlin 8% Chorzów 3% Piotrków T. -6% Tychy -10% Bielsko-B. -6% Jaworze -14% Gliwice -11% Sosnowiec -9% Rybnik. -12% Żory -26% Dąbrowa G. -29% Krosno -32% Częstochowa -60% -80% -100% -97% Lubliniec -120% Wykres nr 2. Różnica zmiany zaangażowania etatowego oraz zmian w liczbie wpisów CEIDG w 2012 r. w stosunku do roku 2011 5
Efektywność potencjalna Uzupełnieniem analizy efektywności etatowej może być porównanie liczby podmiotów, które mają główne miejsce wykonywania działalności na terenie gminy, przypadających na 1 etat zajmujący się rejestracją działalności gospodarczej. W pewnym uproszczeniu taki wskaźnik można interpretować w następujący sposób: na obsłużenie ilu podmiotów powinien być przygotowany 1 etat w danym urzędzie. Na 1 etat w miastach na prawach powiatu przypadało średnio 2877 podmiotów. Najwięcej podmiotów na 1 etat przypadało w Rybniku, Gliwicach, Chorzowie, Bielsku-Białej oraz Lublińcu. W 5 urzędach, które osiągnęły najwyższą efektywność w tym zakresie, na 1 etat przypadało znacznie powyżej 3.000 podmiotów posiadających główne miejsce wykonywania działalności na terenie gminy (Wykres nr 3). Porównanie tak liczonego wskaźnika potencjalnej efektywności z prezentowanym wcześniej wskaźnikiem liczby wpisów CEIDG/1 etat wskazuje na bardzo dużą zależność gminy posiadające wysoki wskaźnik liczby wpisów na 1 etat posiadają zwykle wysoki wskaźnik liczby podmiotów przypadających na 1 etat i odwrotnie. 6
Tabela danych nr 1: Średnia liczba etatów rejestrujących działalność gospodarczą w 2012 r. oraz wskaźnik zmiany etatów w 2012 r. w stosunku do roku 2011. Urzędy miast na prawach powiatu Liczba etatów realizującyc h zadanie w 2012 r. Wskaźnik zmiany zatrudnieni a w 2012 r. w stosunku do 2011 r. (100% = bez zmian) Bielsko- Biała Bytom Chorzów Częstochowa Dąbrowa Górnicza Gliwice Kalisz Krosno Piotrków Trybunalski Rybnik Sosnowiec Tarnów Tychy Żory 6 6 2 7,83 3,75 4 3 2,1 2 2 5,7 3 4,5 1,75 100% 100% 100% 75% 68% 100% 100% 100% 100% 100% 88% 100% 113% 100% Urzędy gmin Jaworze Lubliniec Radlin Liczba etatów realizującyc 0,8 0,33 1 h zadanie w 2012 r. Wskaźnik zmiany zatrudnieni a w 2012 r. w stosunku 80,00% 33,00% 100,00% do 2011 r. (100% = bez zmian) Budynek Infosystem pok. 502 tel. 032 77 60 160 7
Wykres nr 3. Liczba podmiotów mających główne miejsce wykonywania działalności na terenie gminy przypadających na 1 etat wykonujący zadanie z zakresu rejestracji działalności gospodarczej w 2012 r. Rybnik Lubliniec Gliwice Chorzów Bielsko-Biała Częstochowa Sosnowiec Piotrków Trybunalski Tarnów Tychy Krosno Dąbrowa Górnicza Żory Bytom Kalisz Jaworze Radlin 916 886 3301 3025 3016 2861 2737 2589 2459 2354 1856 1841 1713 4167 3954 5011 4912 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 Budynek Infosystem pok. 502 tel. 032 77 60 160 8
Wskaźniki skuteczności O ile stosunkowo łatwe jest wyliczenie różnorodnych wskaźników efektywności, to trudniejsze jest wskazanie wskaźników skuteczności realizacji usługi rejestracji działalności gospodarczej. Wskaźniki efektywności określają stosunek efektów do nakładów osiąganych i wydatkowanych w danym działaniu, a wskaźniki skuteczności mają pokazywać stopień realizacji zakładanych celów. Próbą określenia takiego wskaźnika skuteczności jest porównanie liczby dokonanych sprostowań w odniesieniu do całkowitej liczby wpisów CEIDG. Im niższa wartość wskaźnika tym wyższy stopień realizacji celu. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Gospodarki wniosek o sprostowanie kierowany jest do CEIDG w przypadku, gdy pomyłka powstała na skutek błędnego przekształcenia wniosku o wpis przez pracownika JST. Jeśli wniosek wprowadzony do CEIDG jest taki sam jak wniosek przedsiębiorcy tzn. zawiera błąd popełniony przez przedsiębiorcę i urzędnik go tylko przepisze, to nie można zgłaszać tego faktu do sprostowania, a przedsiębiorca powinien złożyć wniosek o zmianę wpisu 4. W danym roku dokonano 355 sprostowań spośród 92.788 wszystkich wpisów. W 2012 r. średni stosunek liczby dokonanych przez gminy sprostowań do całkowitej liczby wpisów CEIDG wyniósł więc 0,38% (0,37% w miastach na prawach powiatu i 1,00% w pozostałych jednostkach). Czym wskaźnik niższy, tym wyższa skuteczność realizacji zadania. I tak, najniższy wskaźnik w grupie porównawczej osiągnął Piotrków Trybunalski, a dalej kolejno: Tychy, Sosnowiec, Bielsko-Biała, Kalisz, Dąbrowa Górnicza, Bytom i Rybnik (wyniki powyżej średniej). Tak rozumiana skuteczność może stanowić pomocniczy wskaźnik realizacji usługi działalności gospodarczej. Trudno uznać go jednak za wystarczający i wyczerpujący problematykę realizacji usługi, chociażby ze względu na fakt, że część z dokonanych sprostowań było jeszcze skutkiem przenoszenia danych z ewidencji gminnej i miała charakter bardziej techniczny, niż merytoryczny. 4 Wskazówki dla gmin w zakresie sprostowań, www.ceidg.gov.pl 9
Tabela danych nr 2: Liczba dokonanych sprostowań CEIDG oraz stosunek liczby dokonanych sprostowań do liczby wpisów CEIDG w 2012 r. Urzędy miast na prawach powiatu Liczba sprostowa ń CEIDG Stosunek liczby sprostowa ń do całkowitej liczby wpisów Bielsko- Biała Bytom Chorzów Częstochowa Dąbrowa Górnicza Gliwice Kalisz Krosno Piotrków Trybunalski Rybnik Sosnowiec Tarnów Tychy Żory 19 18 34 53 20 46 13 30 1 22 12 38 5 21 0,17% 0,33% 0,66% 0,44% 0,29% 0,46% 0,28% 1,26% 0,03% 0,37% 0,13% 0,70% 0,08% 0,78% Urzędy gmin Liczba sprostowa ń CEIDG Stosunek liczby sprostowa ń do całkowitej liczby wpisów Jaworze Lubliniec Radlin 10 10 3 2,31% 0,80% 0,49% Budynek Infosystem pok. 502 tel. 032 77 60 160 10
Efektywność kosztowa Jeżeli efektywność rozumiemy jako stosunek efektów do nakładów, to nakłady możemy rozumieć jako koszty ponoszone na realizację zadania rejestracji gospodarczej, a efektem może być liczba obsłużonych wniosków. Koszty ponoszone przez urząd na realizację zadania rejestracji działalności gospodarczej to przede wszystkim koszty wypłacanych wynagrodzeń dla pracowników realizujących zadanie. Gminy uczestniczące w badaniu w 2012 r. podawały w ankiecie roczne koszty ponoszone przez urząd na realizację zadania rejestracji gospodarczej - łączne koszty wypłaconych wynagrodzeń bez pochodnych na pracowników realizujących zadanie. Z obowiązku podania tych danych zwolnione były urzędy, które zatrudniały przy realizacji usługi 1 pracownika, ze względu na ochronę informacji o wynagrodzeniu. Dla uproszczenia, zrezygnowano z ujęcia w kosztach, tzw. kosztów administracyjnych związanych z realizowaną usługą, takich jak np. media, sprzęt i jego amortyzacja, materiały biurowe i eksploatacyjne. Tak szczegółowe wyliczanie kosztu, jak najbardziej pożądane z punktu widzenia zadaniowego ujęcia kosztów w poszczególnych jednostkach, byłoby trudne w przeprowadzeniu w ramach analizy porównawczej. Tymczasem, koszty wynagrodzeń stanowią największą i stosunkowo jednorodną kategorię kosztów pozwalającą na dokonanie obiektywnych porównań. Wskaźnikiem efektywności kosztowej będzie zatem stosunek kosztów wynagrodzeń do liczby wniosków CEIDG. Pozwala on na wyliczenie kosztu jednego wpisu do CEDIG (Wykres nr 4). Średni koszt dla miast na prawach powiatu wyniósł w 2012 r. 30 zł. Najtaniej zadanie to realizowane było w Rybniku. Wyniki znacznie poniżej średniej osiągnęły również Gliwice, Chorzów, Tarnów i Kalisz. 70 zł 68 zł 60 zł 50 zł 40 zł 30 zł 40 zł 37 zł 35 zł 32 zł 29 zł 25 zł 23 zł 23 zł 21 zł 20 zł 18 zł 20 zł 10 zł 14 zł 11 zł 0 zł Wykres nr 4. Średni koszt 1 wniosków CEDIG w poszczególnych miastach na prawach powiatu 11
Wykorzystanie dotacji celowej Przyrównując kwotę dotacji celowej na realizację zadania z zakresu rejestracji działalności gospodarczej do liczby wniosków CEIDG można wyliczyć ile, średnio rzecz biorąc, wynosiła dotacja z budżetu państwa do 1 wniosku. Inaczej mówiąc, ile z budżetu państwa dopłacono do każdego wykonywanego wpisu, jako podstawowego parametru tej usługi. 100% 80% 60% 40% 20% 0% 0% 0% 0% 12% 18% 19% 20% 25% 35% 36% 43% 49% 55% 68% Całe koszty osobowe Udział dotacji celowej Wykres nr 5. Udział kwoty dotacji celowej na realizację zadania rejestracji działalności gospodarczej w kosztach wynagrodzeń osób zajmujących się rejestracją działalności gospodarczej Średni koszt dotacji wyniósł 6,61 zł w miastach na prawach powiatu i 13,66 zł w pozostałych jednostkach. Trzeba jednak zauważyć, że 3 z 17 miast i 1 z gmin nie otrzymywały dotacji celowej. Po wyłączeniu ich wpisów średnia wartość wpisów zwiększa się: w przypadku miast na prawach powiatu do 7,75 zł, a w przypadku gmin do 16,83 zł. W obu przypadkach średnia kwota dotacji wyliczona na 1 wniosek dla gmin niebędących miastami na prawach powiatu jest znacznie większa (ponad dwukrotnie). Pewnym usprawiedliwieniem takiego stanu rzeczy jest ograniczony zakres analizy porównawczej: w obecnej edycji badania średnia dla gmin została wyliczona na podstawie danych z zaledwie 2 jednostek. Po drugie, pracownicy dokonujący rejestracji działalności gospodarczej w mniejszych gminach wykonują jednocześnie wiele innych, często całkowicie różniących się merytorycznie, zadań. Stąd potrzeba zwiększonych środków, chociażby na podnoszenie kwalifikacji pracowników w tych urzędach. Z drugiej strony, wyniki porównania mogą być w pewien sposób krzywdzące dla dużych miast na prawach powiatu. Do realizacji 1 wniosku w Gliwicach wystarczało, by budżet centralny dopłacił niespełna 5 zł. Najmniejsze dotacje w przeliczeniu na liczbę wniosków otrzymały również: Dąbrowa Górnicza, Tychy, Częstochowa, Rybnik. Wprowadzony po zmianach CEIDG brak właściwości 12
terytorialnej rejestracji działalności gospodarczej powoduje zwiększenie dokonywanych czynności w dużych ośrodkach miejskich. Przedsiębiorcy oszczędzają czas, mogąc załatwiać klika spraw w jednym dużym mieście, np. korzystać z usług biura rachunkowego, załatwiać sprawy w urzędzie skarbowym, instytucjach otoczenia biznesu, czy po prostu spotykać się z kontrahentami. Zasadność dotychczasowego algorytmu podziału dotacji celowej na poszczególne jednostki, w obecnym stanie prawnym i praktyce funkcjonowania, wydaje się mocno niewystarczająca. 21,91 zł 17,47 zł 14,34 zł 9,88 zł 8,94 zł 8,77 zł 8,24 zł 7,67 zł 7,62 zł 7,14 zł 7,11 zł 6,59 zł 4,98 zł Wykres nr 6. Kwota dotacji celowej w przeliczeniu na liczbę wpisów w poszczególnych jednostkach w 2012 r. 13
Tabela danych nr 3: Kwota dotacji celowej oraz liczba etatów, na które przeznaczana była dotacja celowa w 2012 r. Urzędy miast na prawach powiatu Kwota dotacji celowej w zł Liczba etatów, na które przeznaczo na jest dotacja celowa Bielsko- Biała Bytom Chorzów Częstochowa Dąbrowa Górnicza Gliwice Kalisz Krosno Piotrków Trybunalski Rybnik Sosnowiec Tarnów Tychy Żory 85375 44908 44908 85325 44908 49398 0 41582,94 0 44908 85325 0 44908 26495 4,75 2,5 2,5 4,75 5,2 2,75 0 2,1 0 3,5 4,47 0 2,5 1,5 Urzędy gmin Kwota dotacji celowej w zł Liczba etatów, na które przeznaczo na jest dotacja celowa Jaworze Lubliniec Radlin 0 17963 13472 0 1 0,75 Budynek Infosystem pok. 502 tel. 032 77 60 160 14
Skutki wdrożenia centralnej ewidencji Rok 2012 był pierwszym pełnym rokiem funkcjonowania CEIDG. O ile w roku 2011 urzędy uczestniczące w badaniu były podzielone i zachowawcze w ocenie skutków wdrożenia centralnego systemu ewidencji działalności gospodarczej, o tyle po 2012 r. dominowały pozytywne oceny funkcjonowania systemu. W udzielanych odpowiedziach samorządy wskazywały najczęściej na: zmniejszenie koniecznego zaangażowania etatowego, zmniejszenie liczby pracowników, zmiany w zakresach obowiązków pracowników referatu zajmującego się rejestracją działalności gosp., obniżenie kosztów administracyjnych (papier, tonery do drukarek i kserokopiarek, koszty wysyłki), szybszą, sprawniejszą obsługę klientów, a co za tym idzie zwiększenie poziomu satysfakcji klientów z obsługi, brak zmian w stosunku do poprzedniego roku. Pozytywne i negatywne tendencje dotyczące lokalnej przedsiębiorczości Analizując udział poszczególnych rodzajów wniosków CEIDG w jednostkach można próbować określać tendencje dotyczące kondycji lokalnej przedsiębiorczości. O tendencjach pozytywnych mogą świadczyć następujące rodzaje wpisów: Liczba wniosków o wpis do CEIDG (rejestracja pierwszej działalności) Liczba wniosków o wpis informacji o wznowieniu działalności gospodarczej Liczba wniosków o zmianę wpisu do CEIDG i jednocześnie wnioskiem o wpisie informacji o wznowieniu działalności gospodarczej Liczba wniosków (rejestracja pierwszej działalności) i jednocześnie wnioskiem o wpisie informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej O tendencjach negatywnych mogą świadczyć z kolei następujące rodzaje wpisów: Liczba wniosków o wpis informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej Liczba wniosków o wykreśleniu wpisu w CEIDG Liczba wniosków o zmianę wpisu do CEIDG i jednocześnie wnioskiem o wpisie informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej Liczba wniosków o zmianę wpisu do CEIDG i jednocześnie wnioskiem o wykreśleniu wpisu w CEIDG 15
Przyjmując za neutralną liczbę wniosków o zmianę wpisu CEIDG oraz odejmując od sumy pozytywnych tendencji sumę negatywnych tendencji, możemy porównać osiągnięte przez poszczególne jednostki wartości procentowe. Czym więcej negatywnych tendencji w stosunku do tendencji pozytywnych, tym słabsza kondycja gospodarcza lokalnej przedsiębiorczości. zmiana wpisu + wznowienie działalności 5% zmiana wpisu + zawieszenie działalności 11% pierwsza zmiana wpisu rejestracja + + zawieszenie wykreślenie działalności działalności 0% 9% rejestracja pierwszej działalności 15% wykreślenie wpisu 4% zmiana wpisu 47% wznowienie działalności 3% zawieszenie działalności 6% Wykres nr 7. Udział poszczególnych rodzajów wpisów w całkowitej liczbie wpisów CEDIG. W 2012 roku tendencje negatywne były dominujące. Średni wynik dla wszystkich miast na prawach powiatu wyniósł -7,7%, a -6,2% jako średnia wyliczona ze wskaźników poszczególnych miast. W pozostałych jednostkach było to odpowiednio -6,5% i -7,3%. Na taki stan rzeczy złożyło się zapewne spowolnienie gospodarcze obserwowane w całej gospodarce w 2012 r. Miasta Gliwice, Kalisz, Dąbrowa Górnicza oraz Lubliniec osiągnęły najwyższą różnicę potencjalnie pozytywnych i negatywnych tendencji. Oznacza to najkorzystniejsze tendencje gospodarcze w grupie porównawczej. Ponadto, analizując udział poszczególnych rodzajów wniosków CEIDG w poszczególnych jednostkach można zauważyć, że: Najwięcej wniosków o wpis (rejestracja pierwszej działalności) Kalisz 19,8%, Piotrków Tryb. 17,8%, Częstochowa 16% wszystkich wniosków; 16
Najwięcej zawieszeń działalności gospodarczej Piotrków Tryb 8,4%, Lubliniec 8%, Krosno 7,1% Najwięcej wniosków o wykreślenie wpisu Piotrków T. - 8,1%, Kalisz 6,3% Bielsko-Biała najwięcej pierwszych rejestracji działalności gosp. w stosunku do liczby mieszkańców (na co 112-stego mieszkańca przypadała rejestracja dz.gosp.) -4,55% Lubliniec -6,31% -5,70% -6,06% Kalisz Dąbrowa Górnicza Gliwice -7,16% -7,19% -7,27% -7,31% -7,43% -7,75% -7,90% -8,24% -8,41% -8,51% -8,74% -9,32% -10,08% Jaworze Chorzów Tychy Żory Bytom Sosnowiec Tarnów Rybnik Piotrków Trybunalski Bielsko-Biała Krosno Częstochowa Radlin -12,00% -10,00% -8,00% -6,00% -4,00% -2,00% 0,00% Wykres nr 8. Tendencje rozwoju lokalnej przedsiębiorczości na podstawie rodzajów wniosków CEIDG w 2012 r. 17
Ocena klientów Konfrontując efektywność realizacji usługi rejestracji działalności gospodarczej z wynikami przeprowadzonego w tych urzędach badania opinii klientów, nie dało się zauważyć, że urzędy, które odnotowały wysokie wskaźniki efektywności były przez klientów postrzegane, jako te, w których ogólnie rzecz ujmując, informacje o zasadach załatwiana sprawy były czytelne dla klientów. Na Wykresie nr 9 zestawiono osiągnięte wskaźniki efektywności (liczba wniosków / 1 etat) z sumą ocen dobrych i bardzo dobrych w zakresie czytelności spraw załatwianych przez klientów w poszczególnych urzędach 5. W Tychach dobrze lub bardzo dobrze czytelność załatwianych spraw oceniło blisko 93 % badanych, w Żorach blisko 91%, w Rybniku i Częstochowie powyżej 87%, w Tarnowie blisko 87%, a w Gliwicach blisko 86%. Wśród tych urzędów Tychy, Tarnów i Rybnik osiągnęły bardzo wysokie wyniki badania w zakresie czytelności załatwiania spraw drugi raz z rzędu. 5 W badaniach opinii klientów przeprowadzonych w 2013 r. w ramach projektu Bechmarking przez firmę Biostat, respondenci byli pytani m. in. o to, jak oceniają czytelność załatwiania spraw w poszczególnych urzędach, mając do wyboru jedną z pięciu odpowiedzi: bardzo słaba, raczej słaba, średnia, raczej dobra, bardzo dobra. Badanie przeprowadzono na reprezentatywne próbie klientów. 18
100 90 85,4 85,4 85,6 86,8 87,1 87,5 90,6 92,6 80 70 69,6 71,4 71,4 72,8 74,4 77,6 80 80,9 81 60 50 40 30 20 10 0 Czytelność załatwiania spraw Liczba wniosków na etat Wykres nr 9: Zestawienie efektywność rejestracji działalności gospodarczej oraz czytelności informacji o załatwianych sprawach. 19
100 90 80 70 65,6 65,8 69,9 72,8 80,6 81,6 82,2 82,7 84,1 87,1 88,2 89 89,5 89,6 90,8 92,2 75,1 60 50 40 30 20 10 0 Wykres nr 10. Ogólna ocena poziomu świadczenia usług w urzędzie (suma ocen: raczej wysoka i bardzo wysoka) Wyniki ogólnego poziomu świadczenia usług w urzędzie pokrywają się z wynikami poziomu czytelności załatwianych spraw. Wszystkie urzędy, które osiągnęły bardzo wysokie oceny w zakresie czytelności (Tychy, Żory, Tarnów, Rybnik, Częstochowa i Gliwice) osiągnęły wysoką ocenę ogólnego poziomu świadczenia usług. W zakresie poziomu świadczenia usług najwyższą ocenę wystawili jednak swojemu urzędowi klienci Radlina, w którym ponad 92% respondentów bardzo wysoko lub raczej wysoko ocenia poziom świadczenia usług. 20
3. Identyfikacja najlepszych praktyk Analizując wyniki badania benchmarkingowego za 2012 r. należałoby poszukiwać ewentualnych dobrych praktyk w pierwszej kolejności w Rybniku, Gliwicach (miasta na prawach powiatu) oraz Lublińcu (pozostałe jednostki). Rybnik w 2012 r. osiągnął jednocześnie: blisko 3 tys. wniosków na etat, co stanowi najwyższy wynik w grupie porównawczej, wskaźnik skuteczności na poziomie średniej w grupie porównawczej, najniższy koszt pojedynczego wniosku w grupie porównawczej (11,25 zł), przyznana dotacja celowa pokrywa blisko 68% kosztów ponoszonych przez urząd na realizację zadania, co jest najwyższym wynikiem w grupie porównawczej, wysoki poziom czytelności załatwianych spraw oraz poziom świadczonych usług w opiniach klientów (opinie klientów dotyczyły całego urzędu). Rybnik, odnosząc się do osiągniętych wyników, zwracał uwagę na: efektywną praktykę przyjęcia wniosku na miejscu przy kliencie i uniknięcie błędów/pomyłek (działania wyprzedzające ewentualne błędy ze strony przedsiębiorstwa). Praktyka skutkuje mniejszą liczbą błędów i późniejszych koniecznych sprostowań. Klient będący przedsiębiorcą w przypadku braku czasu i możliwości wypełnienia wniosku na miejscu (np. brak czasu, natłok klientów) kierowany jest do biura, celem otrzymania kompleksowej informacji nt. procedur. W takich sytuacjach obsługa prowadzona jest zatem zarówno przez kancelarię jak i pracowników w biurze w Wydziale Rozwoju, Promocji Gospodarczej i Integracji Europejskiej, bardzo dobrą współpracę i wymianę informacji z Urzędem Skarbowym w celu przekazania najbardziej aktualnych informacji klientowi, szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne pracowników zajmujących się CEIDG (merytoryczne oraz z zakresu trudnych sytuacji w obsłudze klienta). Gliwice w 2012 r. osiągnęły jednocześnie: blisko 2,5 tys. wniosków na etat, co stanowi drugi w kolejności najwyższy wynik w grupie porównawczej, wzrost efektywności etatowej w porównaniu do 2011 r., drugi w kolejności najniższy koszt pojedynczego wniosku w grupie porównawczej (14,05 zł) wysoki poziom czytelności załatwianych spraw oraz poziom świadczonych usług w opiniach klientów (opinie klientów dotyczyły całego urzędu). 21
Gliwice, odnosząc się do osiągniętych wyników, zwracały uwagę na: dwa urzędy skarbowe znajdujące się w Gliwicach, w związku z czym wielu klientów spoza Gliwic korzysta z usług UM w zakresie rejestracji działalności gosp., praktykę przyjęcia wniosku na miejscu przy kliencie i uniknięcie błędów/pomyłek (działania wyprzedzające ewentualne błędy ze strony przedsiębiorstwa), doświadczenie pracowników zajmujących się rejestracją działalności gosp. w pracy w Biurze Obsługi Interesanta i wiedza z tym związana. Lubliniec osiągnął w 2012 r. jednocześnie: najwyższą liczbę wpisów CEIDG przypadającą na 1 etat w grupie gmin niebędących miastami na prawach powiatu. Efektywność liczona tą metodą była wyższa niż efektywność w niektórych miastach na prawach powiatu i utrzymywała się w kolejnych latach, wskaźnik skuteczności powyżej średniej w grupie porównawczej. Lubliniec, odnosząc się do osiągniętych wyników, zwracał uwagę na: korzystanie z usług UM w zakresie rejestracji działalności gosp. przez mieszkańców gmin wiejskich leżących wokół Lublińca, praktykę przyjęcia wniosku na miejscu przy kliencie i uniknięcie błędów/pomyłek (działania wyprzedzające ewentualne błędy ze strony przedsiębiorstwa). Interesującą inicjatywą, wskazaną podczas spotkania w Katowicach 27 września 2013 r. przez Urząd Miasta w Kaliszu, jest rozpoczęte tam rozszerzenie zakresu zadań pracowników. W Wydziale Spraw Obywatelskich, prowadzącym biuro obsługi mieszkańców, skupiono większość spraw związanych z kontaktem klienta z urzędem, m. in. rejestrację pojazdów, wydawanie praw jazdy, wydawanie licencji transportowych, sprawy dowodów osobistych i ewidencji ludności, ewidencję działalności gospodarczej. W Kaliszu dąży się do takiego przygotowania pracowników, aby mogli się wzajemnie zastępować, szczególnie w okresach wzmożonej aktywności klientów w poszczególnych zadaniach. Inną wartą powielenia praktyką były dyżury pracownika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w UM Chorzów. Raz w miesiącu, w trakcie takiego dyżuru funkcjonującego, jako punkt doradczy, przedsiębiorcy oraz inni zainteresowani, mogli dowiedzieć się o szczegółowe kwestie w zakresie ubezpieczeń społecznych. W Częstochowie, poza funkcją doradczą punktu ZUS, można również założyć profil zaufany. 22
4. Podsumowanie Środki przeznaczane w ramach dotacji celowej na rejestrację działalności gospodarczej są dalece niewystarczające. Nawet najoszczędniejszym samorządom dotacja wystarcza zaledwie na pokrycie połowy kosztów wynagrodzeń, nie uwzględniając innych kosztów związanych z realizacją tego zadania. Problem ten dotyczy przede wszystkim dużych ośrodków miejskich i narasta w obliczu zniesienia właściwości terytorialnej realizacji zadania. Po modyfikacji pytań ankietowych w drugim okresie testowania projektu udało się zebrać porównywalne dane. Wypracowane w ramach projektu wskaźniki pozwalają na włączenie ich w procesy kontroli zarządczej poszczególnych jednostek. Praktyczne wykorzystanie tych wskaźników może pomóc w racjonalizacji nakładów na zadanie rejestracji działalności gospodarczej. Narzucenie standardów realizacji zadania w postaci CEIDG powoduje bardzo podobne rozwiązania organizacyjne i techniczne w gminach. Praktyka przyjmowania wniosku na miejscu przy kliencie, stosowana w większości gmin, pozwala na zapobieganie błędom, których korekta pochłania dodatkowy czas klienta i urzędnika. Nie jest jednak możliwe wskazanie unikalnych rozwiązań, spełniających kryteria dobrych praktyk projektu Benchmarking. Z uwagi na brak możliwości identyfikacji dobrych praktyk rekomenduję zakończenie analizy porównawczej na roku 2012 i zastąpienie jej w kolejnym roku innym obszarem tematycznym. 23