Instrukcja I. Rejestracja w bazie Pracę z Wisebase zaczynamy od rejestracji naszego konta. W przeglądarce internetowej wchodzimy na stronę o adresie: http://www.baza.wisebase.pl Logujemy się na posiadane konto lub rejestrujemy nowe. Ważny jest wybór pomiędzy rejestracją Dostawcy i Sklepu, ponieważ odmienne konta oferują różne narzędzia użytkowe bazy. Po wybraniu opcji rejestracji Dostawcy przechodzimy do formularza, w którym uzupełniamy dane kontaktowe i biznesowe.
Następnie wypełniamy końcową część formularza: - informacje dla wystawiającego fakturę to dane które mogą być potrzebne księgowości, alternatywne adresy korespondencyjne, szczegóły, dane kontaktowe, lub informacje o skorzystaniu z promocji. - typ konta bardzo ważne pole, oznacza rodzaj abonamentu jaki chcemy wykupić. W zależności od dokonanego wyboru, od momentu aktywacji konta będziemy mieli dostępne odmienne zestawy narzędzi do pracy z bazą. Uzupełnieniem tego wyboru jest określenie ilości produktów (SKU) jaką mamy zamiar wprowadzić do bazy. Cena abonamentu zależy od ilości produktów i rodzaju wybranego konta. Typ konta można zmienić kontaktując się z nami poprzez wiadomość e-mail, wysłaną na adres wisebase@wisebase.pl - po wybraniu typu konta, pojawi się też dodatkowe pole, w którym należy wprowadzić swój numer Dostawcy, właściwy dla wybranej sieci handlowej. - następnie, po uprzednim zapoznaniu się z treścią regulaminów, akceptujemy je i klikamy przycisk Zarejestruj.
II. Dodawanie Producenta\Marki Pierwszym krokiem po rejestracji powinno być wprowadzenie do bazy informacji na temat Producenta i Marek produktów oferowanych przez Dostawcę. Bez nich, umieszczenie produktów w bazie może okazać się kłopotliwe. Poprawne przygotowanie i dodanie opisów Producenta i oferowanych przez niego Marek produktów, pozwoli na właściwe identyfikowanie ich przez odbiorcę oraz pozwoli sprawniej wyszukiwać produkty w Wisebase. Dodawanie Producenta Aby dodać Producenta wybieramy opcję Producenci/Marki na górnym, fioletowym pasku menu na stronie głównej bazy. Znajdziemy tam karty wszystkich Producentów znajdujących się w bazie oraz przypisane do nich Marki. Warto również przejrzeć spis dotychczas wgranych Producentów, by upewnić się, że Producent dostarczanych przez nas towarów nie występuje już w bazie. Można tego dokonać korzystając z pola wyszukiwania, wpisując nazwę Producenta lub wybierając pierwszą literę jego nazwy i przeszukując listę. Profile Producentów nie należą do Dostawców, nie można ich też usuwać, a produkty tego samego Producenta mogą znajdować się w ofercie innych Dostawców. Jeżeli istnieje już profil Producenta, wciąż możemy dodawać do niego produkty znajdujące się w naszej ofercie. Jeśli zaś Producenta nie ma w dotychczasowym spisie należy kliknąć przycisk Nowy znajdujący się po prawej stronie ponad tabelą ze spisem Producentów i oznaczony symbolem strzałki z plusem.
Zostaniemy przeniesieni na koleją stronę, gdzie zostaniemy poproszeni o podanie następujących informacje: - Nazwę Producenta pole obowiązkowe. Należy zwrócić uwagę, że dla sprawnego działania systemu automatycznego nadawania nazw produktom, w tytule firmy nie powinny znajdować się skróty i formy prawne lub też nazwy oddziałów krajowych, takie jak: S.A., Sp. z o.o., Spółka komandytowa, Polska, itp. W przeciwnym razie znajdą się one w nazwach poszczególnych produktów, zmniejszając ich czytelność. - Wprowadzić logotyp Producenta znak firmowy lub logo, które będą wyświetlane w wizytówce Producenta. - Pole opisu Producenta pole służy wprowadzeniu najważniejszych danych dotyczących Producenta. W tym miejscu można podać pełną nazwę firmy, opisać jej profil handlowy, itp. - Na koniec należy użyć przycisku Zapisz, aby zachować wprowadzone informacje. Dodawanie profilu Marki Gdy Profil Producenta jest już gotowy, możemy przystąpić do przypisania mu Marek dostarczanych przez nas produktów. Każdy z Producentów może posiadać wiele różnych marek w zupełnie odmiennych branżach rynku. Aby dodać Markę wciskamy przycisk dodawania marki na stronie edycji Producenta, z karty podglądu Producenta lub bezpośrednio z listy na stronie Producenci/Marki.
Formularz dodania nowej Marki jest analogiczny do tego, który wypełnialiśmy podczas wprowadzania nowego Producenta. Formularz składa się z następujących pól: - Nazwy Marki - Logotypu - Szczegółowego opisu Marki Po poprawnym wprowadzeniu Marki powinna się ona wyświetlić w liście marek na stronie podglądu Producenta oraz na stronie Producenci/Marki (na liście znajdującej się pod pozycją danego Producenta). III. Wprowadzenie produktu do bazy Kiedy mamy już założone konto i gotowe profile Producentów, możemy przystąpić do wprowadzania produktów do bazy. W tym celu musimy wejść w pulpit Dostawcy lub w zakładkę Baza produktów (na głównym, fioletowym pasku strony), a następnie wcisnąć przycisk dodawania produktu. W zakładce tej znajduje się również narzędzie do wyszukiwania wgranych już do bazy produktów, według ich nazw, kodów EAN, statusu i/lub Producenta.
Po wejściu w formularz dodawania produktu zobaczymy okienko wyboru kategorii dla produktu. Radzimy zapoznać się z drzewem kategorii i precyzyjnie umieścić swój produkt (w razie wątpliwości prosimy pisać na support@wisebase.pl). Po każdym, dokonanym wyborze, pojawi się okienko kolejnej podkategorii. Na górze okienka wyświetla się zaś ścieżka, która pozwala na identyfikację kategorii, w której się znajdujemy. Kiedy produkt zostanie już skategoryzowany możemy przystąpić do jego dokładnego opisania. W wyświetlonym formularzu wypełniamy kolejno puste pola, pamiętając o tym, aby dane były czytelne i zarozumiałe dla potencjalnego użytkownika. Uzupełnienie pól oznaczonych gwiazdką jest obowiązkowe - bez nich produkt nie będzie mógł zostać zatwierdzony. W formularzu uzupełniamy następujące dane: - Wybór Producenta (z listy rozwijalnej) - Wybór marki (z listy rozwijalnej) - Nazwa jest to nazwa produktu. UWAGA: Ważną kwestią przy wprowadzaniu nazwy jest jej czytelność, a więc sprawdzenie czy odbiorca na podstawie nazwy będzie w stanie domyślić się, jaki produkt się pod nią kryje. Np. Przewód HDMI XZ-450 jest względnie zrozumiała, określa rodzaj produktu i jego dokładny model. Z kolei pozostawienie samego symbolu XZ-450 spowoduje, że nazwa produktu stanie się nieczytelna. Wisebase posiada automatyczny system tworzenia nazw produktów, który zestawia nazwę Marki lub Producenta oraz kluczowy dla danego produktu atrybut. Służą temu znajdujące się w formularzu pola wartości liczbowej (na szarym tle) i wskazanie odpowiedniej jednostki sprzedaży. W kolejnym polu wygenerowana zostanie nazwa produktu, która wyświetli się w bazie.
- Pole opisu marketingowego służy umieszczeniu szczegółowych informacji dotyczących produktu, które mają zachęcić do jego zakupu, ale także informować o jego charakterystycznych właściwościach. - Alternatywny opis marketingowy to dodatkowe pole opisu, które można wykorzystać w przypadku, gdy w pierwszym polu zabraknie miejsca, bądź chcemy dodać jeszcze inne informacje na temat produktu (np. szczególne parametry techniczne). - Atrybuty produktu są to rubryki i wartości różne dla poszczególnych kategorii produktów, składają się na nie: pola tekstowe do wypełnienia; pola wyboru jedno i wielokrotnego, zawierające listę wcześniej określonych wartości; pola wyboru logicznego tak/nie. UWAGA: jeżeli w danej kategorii potrzebne są dodatkowe opcje wyboru lub atrybuty, prosimy o kontakt z support@wisebase.pl. Będziemy wdzięczni za wszelkie uwagi. - Dane logistyczne to m.in. informacje dotyczące wymiaru produktu, jego ilości w opakowaniu zbiorczym lub na palecie transportowej. Są to atrybuty szczególnie istotne dla odbiorców danych, gdyż pozwalają na dokładne zaplanowanie transportu oraz niezbędnej powierzchni magazynowej. - Numery identyfikacyjne EAN i numery wewnętrzne sieci sprzedażowych, które pozwalają na szybką identyfikację produktu w bazie. UWAGA: Dla danego produktu możemy wprowadzić więcej niż jeden numer EAN. Po wpisaniu pierwszego ciągu cyfr wystarczy nacisnąć na fioletowy znak plusa znajdujący się na końcu wiersza. Wówczas otworzy się pole, w którym będziemy mogli wpisać kolejny EAN.
Kiedy już wszystkie dane zostaną uzupełnione możemy zaznaczyć pole aktywności produktu i wprowadzić jego zdjęcie. Przypominamy, że zdjęcia produktów powinny mieć co najmniej 600 pikseli wysokości lub szerokości oraz być wyszparowane. Po wybraniu zdjęcia, w pustym dotąd polu, pojawi się ścieżka prowadząca do pliku na dysku komputera. Wybór zatwierdzamy klikając na Dodaj zdjęcie. Dla danego produktu możemy wprowadzić więcej niż jedną fotografię.
UWAGA: Prosimy zwracać szczególną uwagę na jakość zdjęć wprowadzanych do bazy. Są one wizytówką każdego produktu i będą wykorzystywane przy tworzeniu ofert handlowych przez Sklepy współpracujące z WiseBase. Zdjęcia są też jednym z pierwszych elementów, na które zwraca uwagę potencjalny klient. W związku z tym nie należy wprowadzać fotografii wykonanych nieprofesjonalnie, słabym sprzętem i na pospiesznie zaaranżowanym tle. Produkty z takimi zdjęciami będą deaktywowane przez administratorów do czasu wymiany lub zastąpienia ich nowymi, o odpowiedniej jakości. Po dodaniu zdjęcia możemy już zapisać produkt korzystając z zielonego przycisku Zapisz i zatwierdź na dole strony. Jeżeli nie chcemy jeszcze zatwierdzać produktu, ponieważ nie wszystkie dane zostały wprowadzone lub brakuje zdjęcia, możemy zapisać produkt jako Kopię roboczą. W ten sposób nie utracimy żadnych z wprowadzonych wcześniej danych i w każdej chwili będzie możliwa dalsza edycja produktu. Podczas pracy z bazą, może także zdarzyć się, że niektóre z naszych produktów będą posiadały status Do uzupełniania oznaczony kolorem niebieskim. Dzieje się tak po przypisaniu produktu do nowej kategorii lub po wprowadzeniu przez administratora nowego, obowiązkowego atrybutu. Wówczas wystarczy wejść w edycję danego produktu, uzupełnić brakujące dane i zatwierdzić wypełniony formularz. IV. Produkty do uzupełnienia W zakładce Baza produktów (na fioletowym pasku głównym strony) znajduje się pole oznaczone hasłem Produkty do uzupełnienia. Znajdują się tam wszystkie kopie robocze produktów oraz produkty, które wymagają uzupełnienia danych. Jeżeli jesteśmy Dostawcą Sieci handlowej takiej jak Selgros lub Carrefour, w zakładce tej zostaną dodane produkty zaimportowane do naszego konta poprzez API. Produkty takie posiadają jedynie nazwę i numer wewnętrzny sieci, zaś wszystkie pozostałe dane należy dopiero wprowadzić. Jeżeli na liście znajduje się produkt, którego nie ma już w asortymencie, możemy go usunąć wchodząc w Baza produktów -> Baza produktów i klikając na krzyżyk, znajdujący się po prawej stronie produktu (w widoku listy). Spowoduje to trwałe usunięcie danej pozycji z naszego konta. Dobra praktyką jest również poinformowanie Sieci handlowej o aktualizacji listy, np. ze wskazaniem produktów, które zostały usunięte.
V. Praca z produktami już dodanymi Po zalogowaniu się na konto Dostawcy i wyborze pola Baza produktów przejdziemy do widoku listy produktów, które dodaliśmy do bazy WiseBase. Standardowy widok wiersza listy wygląda następująco: zdjęcie i nazwa produktu, data jego dodania, status oraz pole akcji, które pozwalają na dalszą pracę z produktem wprowadzonym do WiseBase. Poniżej znajdą Państwo wyjaśnienie poszczególnych ikon z pola Akcje: Zobacz opis Przycisk pozwala na przejście do karty podglądu produktu i przejrzenie wszystkich wprowadzonych wartości. Z tej pozycji możemy także przejść do edycji produktu, dodać podobny lub nowy produkt, lub też zmienić status produktu na Odrzucony (potem można go też usunąć). Edytuj Naciśnięcie przycisku powoduje automatycznie przeniesienie do karty edycji produktu. Stąd możemy już bezpośrednio zmieniać wcześniej wprowadzone dane, uzupełniać brakujące, dodawać zdjęcia lub je usuwać. Po wypełnieniu karty, produkt możemy zapisać i zatwierdzić. Aktywuj Kolor suwaka informuje nas o aktualnym statusie produktu. Kolor zielony: produkt jest aktywny, a tym samym widoczny dla Sklepów korzystających z WiseBase (jest liczony do statystyk produktów danego Dostawcy). Kolor fioletowy: produkt jest nieaktywny, co oznacza, że widzą go jedynie Dostawca i administrator bazy. Zmień kategorię Akcja pozwala na zmianę błędnie lub nieściśle wybranej kategorii. Po naciśnięciu otwiera się okno wyboru kolejnych kategorii (patrz cz. III Wprowadzanie produktu do bazy). W efekcie możemy przypisać produkt do całkiem nowej kategorii. Niekiedy powoduje to konieczność uzupełnienia dodatkowych, właściwych dla nowej kategorii, atrybutów. Usuń całkowicie Dzięki tej akcji mamy możliwość całkowitego usunięcia z bazy wybranego produktu. Taka potrzeba może zajść np. wtedy, gdy błędnie uzupełniliśmy dane lub produkt nie znajduje się już w ofercie danego Dostawcy, a widnieje na liście produktów do uzupełnienia.
Dla wszystkich produktów z listy możliwe jest także hurtowe wykonanie następujących poleceń: Zatwierdź, Odrzuć, Aktywuj, Deaktywuj. Aby przeprowadzić wspomnianą akcję, musimy zaznaczyć wybrane produkty, które mają zostać jej poddane (odznaczając je w boxach po lewej stronie), z menu na dole wybrać odpowiednie polecenie i potwierdzić wybór klikając ok. Instrukcja, którą właśnie Państwo przeczytaliście nie wyczerpuje oczywiście całości zagadnień związanych z obsługą bazy. W razie jakichkolwiek wątpliwości prosimy o kontakt na adres e-mail support@wisebase.pl lub pod numer telefonu: +48 664 920 439. Życzymy owocnej pracy! Zespół WiseBase.pl