PCFE.272.60.2014 Załącznik nr 7 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Organizacja i przeprowadzenie szkoleń w ramach projektu pn.: e-powiat Nowosądecki A. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Ilekroć w niniejszym załączniku użyto definicji: a) system EOD należy przez to rozumieć system elektronicznego obiegu dokumentów lub elektronicznej rejestracji obiegu dokumentów stosowany przez Partnera Projektu we właściwym urzędzie gminy, b) EZD należy przez to rozumieć Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w rozumieniu Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011r. Nr 14 poz. 67). I. Pakiet 1: Szkolenie Elektroniczna dokumentacja w urzędzie szkolenie dla osób pracujących w systemie EOD 1) Maksymalna liczba uczestników szkolenia: 254 osoby. 2) Zamawiający przewiduje utworzenie maksymalnie 51 grup liczących od 5 do 7 osób. 3) Szkolenie obejmuje 4 godziny zajęć dla jednej grupy, przy czym jedna godzina zajęć = 45 minut. 4) Maksymalna przewidywana liczba godzin szkolenia przy założeniu, że utworzone zostanie 51 grup wynosi 204. Zakłada się możliwość zmniejszenia liczby uczestników i liczby tworzonych grup w przypadku niezrekrutowania wymaganej liczby uczestników. W takiej sytuacji zakres umowy ulega odpowiedniemu zmniejszeniu, a termin realizacji umowy upływa z dniem realizacji umowy dla ostatniej utworzonej grupy. 5) Zajęcia w formie warsztatowo - wykładowej. 6) Termin realizacji: od 15.09.2014r. do 06.11.2014r. 7) Zamawiający zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu realizacji umowy z przyczyn leżących po stronie uczestników szkolenia lub Zamawiającego i niezawinionych przez Wykonawcę, w wyniku których niemożliwe będzie przeprowadzenie szkoleń w terminie do dnia 06.11.2014r. W takim przypadku maksymalny termin realizacji zamówienia upłynie 08.12.2014r. 8) Tematyka zajęć musi obejmować w szczególności następujące zagadnienia: a) Zarządzanie dokumentacją: Wykład dotyczący obowiązujących przepisów regulujących: zarządzanie dokumentacją elektroniczną i nieelektroniczną zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną; zasady wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy Systemem EOD a platformą epuap; przedkładanie i doręczanie dokumentów elektronicznych. b) System EOD: Warunki niezbędne dla wdrożenia i stosowania Systemu EOD w trybie EZD: zmiany organizacyjne; niezbędna dokumentacja, w tym zarządzenia kierownictwa urzędu; zmiany infrastrukturalne (w tym składy chronologiczne, składy nośników, dostosowanie pomieszczeń archiwum); zmiana procedur wewnętrznych dla obsługi dokumentacji w formie elektronicznej i tradycyjnej. c) Zarządzanie dokumentacją w Systemie EOD pracującym w trybie EZD: rodzaje przesyłek, rejestracja wpływów z ujęciem różnic pomiędzy dokumentem tradycyjnym i elektronicznym,
składy: chronologiczny i informatycznych nośników danych, rozdzielanie przesyłek z ujęciem dekretacji elektronicznej oraz zastępczej, sprawa, znakowanie w Systemie EOD pracującym w trybie EZD rejestry w Systemie EOD pracującym w trybie EZD obowiązkowe i dodatkowe, pisma wychodzące w formie papierowej i elektronicznej w tym: akceptacja pośrednia i ostateczna dokumentów tradycyjnych i elektronicznych, warunki wysyłki dokumentu elektronicznego z ujęciem form wyrażenia zgody przez interesanta na otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej, przedkładanie i doręczanie dokumentów elektronicznych z ujęciem fikcji doręczeń. archiwizacja dokumentacji wytworzonej w trybie tradycyjnym oraz EZD w Systemie EOD pracującym w trybie EZD. 9) Wykonawca winien zapewnić odpowiednią liczbę osób realizujących zamówienie gwarantującą prawidłowe wykonanie zamówienia. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował minimum dwiema osobami posiadającymi odpowiednie wykształcenie, doświadczenie i kwalifikacje do prowadzenia przedmiotowego szkolenia, z których każdy spełnia łącznie następujące wymagania: a) w zakresie wykształcenia: ukończone studia wyższe, b) w zakresie doświadczenia: minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe, zgodne z posiadanym wykształceniem, w tym doświadczenie z wdrażania przeprowadzenia wykładów oraz zajęć praktycznych (warsztatowych) z systemu elektronicznego obiegu dokumentów pracującego w systemie EZD w rozumieniu Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011r. Nr 14 poz. 67). Zamawiający wymaga niezmienności trenerów w całym okresie realizacji usługi. Trener może zostać zmieniony na inną osobę przez Wykonawcę jedynie na wniosek Zamawiającego lub w sytuacjach wyjątkowych (śmierć, udokumentowana długotrwała choroba, itp.), za zgodą Zamawiającego, pod warunkiem, że zastępujący trener spełniać będzie wymogi odpowiednio określone powyżej. Harmonogram zapotrzebowania trenerów stanowi Załącznik nr 13 do projektu umowy. 10) Wykonawca opracuje Program szkolenia. Dokument powinien zawierać: nazwę i zakres szkolenia, cel szkolenia (przewidywane efekty), miejsce realizacji zajęć, plan nauczania, określający zakres tematyczny zajęć oraz czas trwania poszczególnych bloków tematycznych. Wzór Programu szkolenia stanowi Załącznik nr 3 do projektu umowy. 11) Dokument Program szkolenia, o którym mowa w pkt 10), Wykonawca dostarczy Zamawiającemu najpóźniej na 3 dni robocze przed rozpoczęciem szkolenia. II. Pakiet 2: Szkolenie Elektroniczny obieg dokumentów szkolenie dla osób pracujących w systemie EOD 1) Maksymalna liczba uczestników szkolenia: 106 osób. 2) Zamawiający przewiduje utworzenie maksymalnie 21 grup liczących od 5 do 7 osób. 3) Szkolenie obejmuje 32 godziny zajęć dla jednej grupy, przy czym jedna godzina zajęć = 45 minut. 4) Maksymalna przewidywana liczba godzin szkolenia przy założeniu, że utworzone zostanie 21 grup wynosi 672. Zakłada się możliwość zmniejszenia liczby uczestników i liczby tworzonych grup w przypadku niezrekrutowania wymaganej liczby uczestników. W takiej sytuacji zakres umowy ulega odpowiedniemu zmniejszeniu, a termin realizacji umowy upływa z dniem realizacji umowy dla ostatniej utworzonej grupy. 5) Zajęcia na komputerach w formie warsztatów. 6) Wykonawca winien zapewnić odpowiedni sprzęt komputerowy wraz z odpowiednim oprogramowaniem identycznym z Systemem EOD używanym przez danego Partnera - dla
każdego uczestnika szkolenia (maksymalnie 7 osób) w ilościach gwarantujących prawidłowe wykonanie zamówienia. Zamawiający informuje, że Partnerzy Projektu dysponują kodami źródłowymi używanego przez nich systemu EOD wraz z dokumentacją sposobu ich odczytu i opisu platformy sprzętowoprogramowej niezbędnej do modyfikacji, edycji i kompilacji kodów źródłowych, w wersji z 2011 roku. Wykonawca może wykorzystać wskazane kody do realizacji zamówienia pod warunkiem, że je zaktualizuje do wersji aktualnie używanej przez Partnerów Projektu. Wykonawca zobowiązany jest do zasilania systemu niezbędnymi danymi do wykonania Zamówienia oraz przygotowania innych niezbędnych systemów, narzędzi, konfiguracji niezbędnych do prawidłowej realizacji Zamówienia (np. konta email, profile epuap, podpis elektroniczny, itp.). 7) Termin realizacji: od 15.09.2014r. do 16.12.2014r. 8) Zamawiający zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu realizacji umowy z przyczyn leżących po stronie uczestników szkolenia lub Zamawiającego i niezawinionych przez Wykonawcę, w wyniku których niemożliwe będzie przeprowadzenie szkoleń w terminie do dnia 16.12.2014 r. W takim przypadku maksymalny termin realizacji zamówienia upłynie 16.01.2015 r. 9) Tematyka zajęć musi obejmować w szczególności następujące zagadnienia: a) Zarządzanie dokumentacją Wykład dotyczący obowiązujących przepisów regulujących: zarządzanie dokumentacją elektroniczną i nieelektroniczną zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną; zasady wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy Systemem EOD a platformą epuap; przedkładanie i doręczanie dokumentów elektronicznych. b) Warsztaty praktyczne na stanowiskach komputerowych z elektronicznego zarządzania dokumentacją w Systemie EOD pracującym w trybie EZD polegające na symulacji rzeczywistej pracy w trybie EZD obejmujące minimum: Przyjęcie przykładowej przesyłki: o w postaci elektronicznej poprzez ESP epuap wraz z elektronicznym załącznikiem o w postaci elektronicznej nośnik CD o w postaci papierowej jej przetworzenie na postać cyfrową zgodnie z wymogami prawa Wszczęcie sprawy Rejestrację przyjętych przesyłek, znakowanie, weryfikowanie podpisu, profilu, danych identyfikacyjnych, składowanie przesyłki Dekretacje przesyłek, przypisanie do teczki rzeczowej Praca nad sprawą wraz z monitorowaniem metryki sprawy Praca nad sprawą wraz z przykładami publikacji statusu sprawy na BIP Odpowiedź w sprawie: o W postaci elektronicznej poprzez ESP epuap o W postaci elektronicznej email o W postaci papierowej Weryfikację Urzędowego Potwierdzenie Dostarczenia w zależności od rodzaju odpowiedzi Zakończenie sprawy Ponadto w ramach warsztatów praktycznych Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i przeprowadzenia ćwiczeń o tematyce: rejestracja wpływów z ujęciem różnic pomiędzy dokumentem tradycyjnym i elektronicznym, składy: chronologiczny i informatycznych nośników danych, rozdzielanie przesyłek z ujęciem dekretacji elektronicznej oraz zastępczej, rejestry w Systemie EOD pracującym w trybie EZD obowiązkowe i dodatkowe pisma wychodzące w formie papierowej i elektronicznej w tym: o akceptacja pośrednia i ostateczna dokumentów tradycyjnych i elektronicznych,
o warunki wysyłki dokumentu elektronicznego z ujęciem form wyrażenia zgody przez interesanta na otrzymywanie dokumentów w formie elektronicznej, o przedkładanie i doręczanie dokumentów elektronicznych z ujęciem fikcji doręczeń. archiwizacja dokumentacji wytworzonej w trybie tradycyjnym oraz EZD w Systemie EOD pracującym w trybie EZD. 10) Wykonawca winien zapewnić odpowiednią liczbę osób realizujących zamówienie gwarantującą prawidłowe wykonanie zamówienia. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował minimum dwiema osobami posiadającymi odpowiednie wykształcenie, doświadczenie i kwalifikacje do prowadzenia przedmiotowego szkolenia, z których każdy spełnia łącznie następujące wymagania: a) w zakresie wykształcenia: ukończone studia wyższe, b) w zakresie doświadczenia: minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe, zgodne z posiadanym wykształceniem, w tym doświadczenie z wdrażania przeprowadzenia wykładów oraz zajęć praktycznych (warsztatowych) z systemu elektronicznego obiegu dokumentów pracującego w systemie EZD w rozumieniu Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011r. Nr 14 poz. 67). Zamawiający wymaga niezmienności trenerów w całym okresie realizacji usługi. Trener może zostać zmieniony na inną osobę przez Wykonawcę jedynie na wniosek Zamawiającego lub w sytuacjach wyjątkowych (śmierć, udokumentowana długotrwała choroba, itp.), za zgodą Zamawiającego, pod warunkiem, że zastępujący trener spełniać będzie wymogi odpowiednio określone powyżej. Harmonogram zapotrzebowania trenerów stanowi Załącznik nr 13 do projektu umowy. 11) Wykonawca opracuje Program szkolenia. Dokument powinien zawierać: nazwę i zakres szkolenia, cel szkolenia (przewidywane efekty), miejsce realizacji zajęć, plan nauczania, określający zakres tematyczny zajęć oraz czas trwania poszczególnych bloków tematycznych. Wzór Programu szkolenia stanowi Załącznik nr 3 do projektu umowy. 12) Dokument Program szkolenia, o którym mowa w pkt 11), Wykonawca dostarczy Zamawiającemu najpóźniej na 3 dni robocze przed rozpoczęciem szkolenia. 13) Wykonawca opracuje i przeprowadzi na początku zajęć, dla każdej grupy, imienne testy na wejście pozwalające określić poziom wiedzy każdego uczestnika przed rozpoczęciem szkolenia. Wykonawca przygotuje i przeprowadzi na zakończenie zajęć, dla każdej grupy, imienne testy badające poziom wiedzy każdego uczestnika szkolenia w odniesieniu do poziomu wiedzy, jaki został określony po przeprowadzeniu testów na wejście. Wykonawca przygotuje dla każdej przeszkolonej grupy raport podsumowujący wyniki testów zrealizowanych wśród uczestników szkolenia na wejście i wyjście. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia oryginałów imiennych testów wiedzy na wejście i wyjście przeprowadzonych wśród wszystkich uczestników szkolenia oraz raportu dla każdej z przeszkolonych grup. B. WYMAGANIA OGÓLNE do szkoleń wskazanych w pkt A: 1. Wykonawca opracuje materiały szkoleniowe (skrypty, prezentacje multimedialne, itp.) i przedłoży Zamawiającemu najpóźniej na 3 dni robocze przed rozpoczęciem szkolenia. 2. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić materiały szkoleniowe, o których mowa w pkt 1 - po 1 egzemplarzu dla każdego uczestnika szkolenia oraz 1 egzemplarz do dokumentacji prowadzonej przez Zamawiającego. Potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych przez uczestników szkolenia, Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wraz z pozostałą dokumentację z przebiegu szkolenia. 3. Wszystkie dokumenty i materiały opracowane przez Wykonawcę (Program szkolenia, materiały szkoleniowe) winny zostać przekazane w formie papierowej i w formie elektronicznej na płycie CD oraz oznakowane logotypami Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, a także opatrzone informacją Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 4. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przeprowadził zajęcia we wskazanym miejscu (miasto Nowy Sącz, Urząd Gminy Chełmiec, Urząd Gminy Łososina Dolna) zgodnie ze sporządzonym przez Zamawiającego harmonogramem zajęć szkoleniowych, który stanowi Załącznik nr 7 do projektu umowy. 5. Wszelkie zmiany harmonogramu zajęć Zamawiający przedstawi Wykonawcy w formie pisemnej na co najmniej 3 dni przed planowanym terminem realizacji zajęć. 6. W przypadku odwołania zajęć z przyczyn niezależnych od Wykonawcy (zależnych od uczestników szkolenia), Wykonawca jest zobowiązany do poinformowania Zamawiającego o tym fakcie najpóźniej w dniu, w którym miały odbyć się zajęcia. Wykonawca zobowiązany jest, w najkrótszym możliwym terminie, przedstawić do akceptacji Zamawiającego pisemną propozycję zmian w harmonogramie szkolenia uwzględniając zajęcia, które się nie odbyły. 7. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktycznie przeszkoloną liczbę grup. 8. Wykonawca musi dysponować liczbą trenerów wystarczającą dla należytego wykonania przedmiotu zamówienia (przerwa pomiędzy zajęciami poszczególnych grup wynosi 15 minut, zajęcia w danym dniu mogą odbywać się w dwóch miejscowościach). Harmonogram zapotrzebowania trenerów stanowi Załącznik nr 13 do projektu umowy. 9. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić przeszkolonym uczestnikom certyfikat o ukończeniu szkolenia, oznaczony zgodnie z wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013, tj. winna być na nim umieszczona informacja o współfinansowaniu wraz z symbolami PO KL i EFS, zawierający następujące informacje: numer z rejestru, imię i nazwisko oraz numer PESEL uczestnika, nazwę instytucji szkoleniowej, okres trwania szkolenia, miejsce i datę wystawienia certyfikatu, tematy i wymiar godzin edukacyjnych, podpis osoby upoważnionej przez instytucję szkoleniową przeprowadzającą szkolenia. Certyfikaty powinny zostać wykonane na kartonie ozdobnym używanym do dyplomów, zaproszeń, certyfikatów. Format A4, 240g/m2, kolor: biały, gładki. Wzór certyfikatu Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającemu. 10. Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia wśród uczestników szkolenia oceny merytorycznej przebiegu szkolenia, na podstawie ankiet monitorujących i przekazania ich oryginałów Zamawiającemu. Wzór ankiety stanowi Załącznik nr 4 do projektu umowy. 11. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji przebiegu szkolenia, w skład której wchodzą co najmniej: a) szczegółowy program nauczania, b) imienna lista obecności wzór listy obecności wraz z wymaganymi logotypami PO KL i EFS oraz informacją, że Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego stanowi Załącznik nr 5 do projektu umowy. c) dziennik zajęć edukacyjnych - wzór dziennika wraz z wymaganymi logotypami PO KL i EFS oraz informacją, że Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego stanowi Załącznik nr 6 do projektu umowy. 12. Wykonawca zobowiązuje się udzielać z własnej inicjatywy i/lub na żądanie Zamawiającego informacji dotyczących stanu realizacji przedmiotu zamówienia (np. frekwencji na zajęciach). 13. Po zakończeniu szkolenia Wykonawca dostarczy dokumentację z przebiegu szkolenia, w skład której wejdą: a) dziennik zajęć oryginał, b) listy obecności oryginały, c) potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych oryginał, d) potwierdzenie odbioru certyfikatów oryginał, e) kserokopie certyfikatów potwierdzone za zgodność z oryginałem, f) ankiety monitorujące oryginały, g) dokumentacja fotograficzna - min. 2 zdjęcia ze szkolenia dla jednej grupy w wersji elektronicznej- na płycie CD/DVD, h) testy wiedzy na wejście i wyjście oryginały (dla Pakietu II),
i) raporty dla każdej przeszkolonej grupy, podsumowujące wyniki testów zrealizowanych wśród uczestników szkolenia na wejście i wyjście oryginały (dla Pakietu II). Dane zawarte w powyższej dokumentacji powinny być ze sobą spójne. 14. Wykonanie przedmiotu zamówienia przebiegać będzie zgodnie z postanowieniami zawartymi w projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr 8 do specyfikacji. 15. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia szkolenia z należytą starannością, zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy i obowiązującymi przepisami, harmonogramem i programem szkolenia. 16. Wykonawca zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania dokumentów dotyczących realizacji kursu, w tym dokumentów finansowych, do 31.12.2020 r. w sposób zapewniający dostępność i poufność. 17. Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania szkolenia w poszczególnych dniach. W takiej sytuacji zobowiązuje się poinformować Wykonawcę o odwołaniu nie później niż na 3 dni przed odwoływanym terminem. Strony mogą uzgodnić inny, zamienny termin szkolenia. 18. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamówienia mniejszej ilości usług. W takiej sytuacji Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia (w tym odszkodowawcze) z tego tytułu, w szczególności o zapłatę za ilość stanowiącą różnicę pomiędzy maksymalnym zakresem zamówienia a wartością usług faktycznie zrealizowanych przez Wykonawcę. 19. Zamawiający zapewnia nieodpłatnie sale szkoleniowe wyposażone w sprzęt multimedialny (w szczególności: rzutnik komputerowy, ekran, sprzęt nagłośnieniowy) oraz łącze internetowe /stałe, wi-fi/, zgodnie z wykazem miejsc realizacji szkoleń, zawartym w załączniku nr 7 do projektu umowy. 20. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli przez członków zespołu projektowego e- Powiat Nowosądecki prawidłowego wykonania umowy przez Wykonawcę. 21. Zamawiający informuje, że we wszystkich Urzędach Gmin, dla których mają być przeprowadzone szkolenia w ramach niniejszego zamówienia, użytkowane jest oprogramowanie SIDAS produkcji firmy MADKOM S.A.