Makrodefinicje 51 6. Makropolecenia Makropolecenia w Access-ie to procedury, które można uruchomić i których działanie powoduje wykonanie jednej lub kilku predefiniowanych czynności zwanych akcjami. Każde makropolecenie to lista czynności wraz z ich argumentami i ewentualnymi warunkami, decydującymi o tym, czy dana czynność ma być wykonana czy nie. Najważniejsze z zastosowań makropoleceń: zmiana położenia i rozmiaru dowolnego okna, zmiana okna aktywnego, zmiana obiektu aktywnego, wykonanie dowolnego polecenia z dowolnego menu dostępnego w Accessie, stworzenie indywidualnego paska menu wraz z poleceniami dla dowolnego formularza, obsługa systemowych pól dialogowych, emulacja działań z użyciem klawiatury, wyświetlanie własnych pól dialogowych z komunikatami, sprawdzanie poprawności wprowadzania danych, zmiana wartości danych w dowolnych detalach formularzy i niektórych detalach raportów, zmiana wartości prawie wszystkich właściwości formularzy, raportów, ich sekcji i znajdujących się na nich detali, filtrowanie wierszy wyświetlanych w formularzu, dowolna zmiana wiersza bieżącego, wyszukiwanie wierszy według wyspecyfikowanych kryteriów, otwieranie i zamykanie formularzy, drukowanie raportów, uruchamianie kwerend wyszukujących i modyfikujących, automatyczne dostarczanie danych dla kwerend z parametrem, uruchamianie innych aplikacji, zarówno dla Windows, jak i dla DOS-u, wymiana danych między aplikacjami, import, eksport i dołączanie tabel innych baz danych, arkuszy roboczych i plików tekstowych, uruchamianie i zatrzymywanie makropoleceń, anulowanie zdarzenia, które uruchomiło makropolecenie, zamrożenie ekranu na czas działania makropolecenia, zatrzymanie aplikacji. 6.1 Przykłady kilku makropoleceń Stworzenie makropolecenia wymaga wyboru makropoleceń jako obiektów wyświetlanych w oknie bazy danych. Należy w tym celu kliknąć zakładkę Makra w oknie bazy danych, a następnie wybrać przycisk Nowy. Otworzone zostaje okno projektu makropolecenia. Zbudowane jest ono podobnie jak okno projektu tabel. W
52 Wprowadzenie do projektowania baz danych górnej części znajduje się lista złożona zwykle z dwóch kolumn: Akcja i Komentarz. Każda rubryka pierwszej kolumny wyposażona jest w przycisk rozwijający listę predefiniowanych czynności, które makro może zrealizować, odpowiadające rubryki drugiej kolumny przeznaczone są na krótki komentarz (przydatne zwłaszcza w przypadku makropoleceń złożonych). Po wyborze czynności w górnej części okna, w dolnej części (Argumenty akcji) pojawia się lista argumentów tej czynności. Makropolecenie O programie Makropolecenie wyświetlające okno dialogowe, które informuje o dacie utworzenia bazy i jej aktualne wersji. Aby utworzyć powyższe makro należy wykonać następujące czynności: stworzyć nowe makro, wybrać akcję: OknoKomunikatu, uzupełnić odpowiednie atrybuty akcji OknoKomunikatu: Komunikat - treść komunikatu, jaki zostanie wyświetlony w okienku, Sygnał - decyduje o tym, czy pojawieniu się okna ma towarzyszyć sygnał dźwiękowy, Typ - rozstrzyga o ikonie wyświetlonej wewnątrz okna, Tytuł - treść paska tytułu okna, zachować makro pod nazwą O programie. Rys. 6.1 Okno projektu makrodefinicji Makropolecenie Otwórz W ćwiczeniu 5.5 został utworzony formularz Główny, na którym powinny znaleźć się przyciski otwierające formularze: Wszystkie książki i Wszyscy wypożyczający Przyciski te można wygenerować przy pomocy kreatora przycisków poleceń, można też wyłączyć przycisk Kreatorzy formantów w Przyborniku, dodać Rys. 6.2 Przykładowy formularz Główny
Makrodefinicje 53 przyciski do formularza, a akcje napisać przy pomocy makropoleceń. Ćwiczenie to polega na zaprojektowaniu grupy makropoleceń dla formularza Głównego. Aby utworzyć powyższe makro należy wykonać następujące czynności: utworzyć nowe makro, wcisnąć przycisk Nazwy makr na pasku narzędzi Makro, przycisk ten dodaje do okna projektu makra nową kolumnę Nazwa makra, projektowana grupa będzie składała się z trzech makropoleceń, którym należy nadać nazwy w kolumnie Nazwy makr (np. Książki, Wypożyczający oraz Koniec ), następnie należy określić akcję każdego z makr, np.: Makra Książki oraz Wypożyczający powinny otwierać odpowiednie formularze należy więc wybrać akcję Otwórz formularz. Makro Koniec kończy pracę z bazą zamykając Access-a, przy pomocy akcji Zakończ. Rys. 6.3 Argumenty akcji Otwórz formularz makra Wypożyczający uzupełnić atrybuty wszystkich akcji. Atrybuty akcji OtwórzFormularz: Nazwa formularza - nazwa formularza, który ma być otworzony, Widok - tryb wyświetlania formularza: Formularz, Projekt, Podgląd wydruku i Arkusz danych, Nazwa filtru - nazwa kwerendy lub filtru zachowanego jako kwerenda. Pozwala ograniczyć liczbę wyświetlanych wierszy lub je posortować, użyta kwerenda powinna mieć włączony atrybut Wyprowadź wszystkie pola, Kryterium WHERE - wyrażenie SQL, narzucające dodatkowe, oprócz filtru, ograniczenie na wiersze wyświetlane w formularzu, Tryb danych - określa rodzaj dostępu do danych, możliwe wartości: Dodawanie, Edycja, Tylko-do-odczytu, Typ okna - Okno może być typu Normalny, Ukryty, Ikona, Okno dialogowe (nie pozwala przejść do innego okna, kiedy jest aktywne),
54 Wprowadzenie do projektowania baz danych Akcja Zakończ posiada tylko jeden atrybut Opcje. Opcje określają co się stanie z nie zapisanymi obiektami po zakończeniu pracy z programem Microsoft Access. zachować makro, przypisać zdarzenia przyciskom formularza. Rys. 6.4 Przypisywanie zdarzenia przyciskom formularza Głównego Makropolecenie Filtry wypożyczający Makropolecenie Filtry wypożyczający zawiera wywołania dwóch filtrów, sortujących dane w formularzu Wszyscy wypożyczający alfabetycznie po nazwiskach i po adresach. Filtrem w Accessie nazywa się zestaw warunków nałożonych na zbiór wierszy w celu wybrania z nich pewnego podzbioru lub uporządkowania ich według określonych kryteriów. Filtrów używa się w otwartych tabelach i formularzach. Żeby utworzyć filtr, należy użyć polecenia Rekordy Filtr, przy otwartym formularzu lub tabeli. Dostępne stają się wtedy następujące metody filtrowania: Filtruj według formularza, Filtruj według wyboru, Filtruj z wyłączeniem wyboru, Zaawansowany filtr/sortowanie. W poniższym ćwiczeniu zostanie omówiona tylko ostatnia metoda. Sposób budowy zaawansowanego filtru jest analogiczny do budowy kwerendy (rys. 6.5). Jeśli dany filtr ma być wykorzystywany wielokrotnie należy zachować go jako kwerendę. W tym celu z menu Plik należy wybrać opcję Zapisz jako kwerendę lub posłużyć się odpowiednim przyciskiem paska narzędzi. Access zachowa filtr i doda jego nazwę do listy kwerend w głównym oknie bazy danych (filtr został zachowany pod nazwą Filtr: po adresach, analogicznie utworzono Filtr: po nazwiskach ). Żeby użyć istniejącej kwerendy jako filtru należy w oknie filtru (przy otwartym formularzu lub tabeli) posłużyć się poleceniem Załaduj z kwerendy z menu Plik lub odpowiednim przyciskiem paska narzędzi.
Makrodefinicje 55 Rys. 6.5 Filtr: po adresach Tak utworzony filtr będzie zastosowany w formularzu Wszyscy wypożyczający. Włączanie filtra będzie się odbywało poprzez kliknięcie przycisku na formularzu. Należy napisać makropolecenie, które będzie wywoływane w momencie naciśnięcia przycisku. Rys. 6.6 Makropolecenie Filtry wypożyczający Na koniec na formularzu Wszyscy wypożyczający powinny zostać dodane dwa przyciski, którym należy przypisać odpowiednie makropolecenia. Makro filtrujące dane w formularzu, można również napisać, bez korzystania z opcji Rekordy Filtr Zaawansowany filtr/sortowanie. W tym celu należy wykorzystać wiersz Warunek WHERE okna z rys. 6.6. Przykładowe warunki: [Nazwisko] Like A* - ograniczenie danych w formularzu do wypożyczających, których nazwisko rozpoczyna się na literę A, [IDK] = 1 - ograniczenie danych w formularzu do wypożyczających o kategorii równej 1 (student). Uwaga: Pole, dla którego określany jest warunek musi być zapisane w nawiasach kwadratowych.
56 Wprowadzenie do projektowania baz danych Po przefiltrowaniu danych, można ponownie wyświetlić wszystkie rekordy wywołując opcję Narzędzia Pokaż wszystkie rekordy, lub uruchamiając makropolecenie z akcją Pokaż wszystkie rekordy. Makropolecenie Warunkowe Makropolecenie to wyświetla w zależności od aktualnego czasu okienko z informacją: Czas już kończyć, jest po 17. lub Miłej pracy (jeżeli jest przed 17). W pierwszym przypadku zamykane jest również okno formularza Główny. Aby utworzyć powyższe makro należy wykonać następujące czynności: utworzyć nowe makro, wcisnąć przycisk Warunki na pasku narzędzi Makro, przycisk ten dodaje do okna projektu makra nową kolumnę Warunek, w kolumnie tej należy podać wyrażenie, które zwraca wartość logiczną (prawda lub fałsz), Dla pierwszego okienka (Miłej pracy) warunek przyjmuje postać: aktualna godzina>17 (Hour(Time())>17), dla drugiego: aktualna godzina<=17 (Hour(Time())<=17), Time() - zwraca aktualny czas, Hour(czas) - zwraca godzinę podanego czasu następnie należy określić akcję dla każdego z warunków. W obu przypadkach wyświetlane jest okno komunikatu - akcja Okno Komunikatu, dodatkowo w pierwszym z nich należy również zamknąć formularz Główny, stąd w drugim wierszu okna projektu należy wpisać akcję Zamknij w celu zamknięcia formularza Głównego. Ta dodatkowa akcja dla pierwszego warunku powinna w kolumnie warunek zawierać wielokropek. Gdyby należało wywołać więcej poleceń przy spełnieniu danego warunku, każde polecenie musiałoby rozpoczynać się od wielokropka w kolumnie Warunek. Rys.6.7 Makropolecenie Warunkowe
Makrodefinicje 57 6.2 Konstruktor wyrażeń Konstruktor wyrażeń to jeden z wielu asystentów dostępnych w Access-ie. Uruchamiający go przycisk Buduj znajduje się na paskach narzędzi, a także bezpośrednio przy każdej rubryce, w którą można wpisać wyrażenie (ma wtedy postać przycisku z wielokropkiem). Okno Konstruktora wyrażeń składa się z kilku sekcji. (rys. 6.8). Duże pole tekstowe w górnej części okna przeznaczone jest na tworzone wyrażenie. W środkowej części okna umieszczono przyciski odpowiadające najczęściej stosowanym operatorom. Kliknięcie przycisku powoduje umieszczenie w polu wyrażenia odpowiedniego symbolu. Dolna część okna podzielona jest na trzy części. Z lewej strony znajduje się lista kategorii: Tabele, Kwerendy, Formularze, Raporty, Funkcje. Każda z pozycji ma swoje podkategorie i może zostać rozwinięta (podwójne kliknięcie myszy). Sposób posługiwania się okienkiem zostanie wyjaśniony na przykładzie. Rys. 6.8 Konstruktor wyrażeń Wyszukiwanie książek po tytule lub autorze w formularzu Wszystkie książki Dla potrzeb tego ćwiczenia na formularzu Wszystkie książki umieszczone zostały dwa pole tekstowe. W oknie właściwości detale te otrzymały nazwy SzukajTytuł i SzukajAutora (nazwę można ustalić w oknie Właściwości na zakładce Inne). Wprowadzono również przycisk przełącznika o nazwie Szukaj. Po wciśnięciu przycisku powinno nastąpić filtrowanie danych formularza, zgodnie z wpisanymi fragmentami tekstów z dodanych pól tekstowych, po wyciśnięciu powrót do pełnych danych. Należy napisać odpowiednie makropolecenie i umieścić je jako zdarzenie Przy kliknięciu przycisku Szukaj. Makropolecenie to będzie makropoleceniem warunkowym.
58 Wprowadzenie do projektowania baz danych Jeżeli przycisk Szukaj jest wciśnięty to: Zastosuj filtr ( TytułKsiążki powinien być podobny do tekstu w polu SzukajTytuł i Autor powinien być podobny do tekstu w polu SzukajAutora ) w przeciwnym przypadku Odblokuj filtr Należy wykonać następujące czynności: 1. zbadać czy przycisk jest wciśnięty (w kolumnie Warunek), 2. uzupełnić akcję, jeżeli tak, 3. zbadać czy przycisk jest wyciśnięty (w kolumnie Warunek), 4. uzupełnić akcję, jeżeli tak. 1. Po ustawieniu się w kolumnie Warunek, należy wybrać przycisk Buduj na pasku narzędzi. Po kliknięciu pojawia się okno Konstruktora wyrażeń. W dolnej lewej części konstruktora należy rozwinąć pozycje Formularze, Wszystkie formularze i wybrać formularz Wszystkie książki. W dolnej środkowej części okna znajdują się wszystkie elementy wybranego formularza. Trzeba odszukać i wskazać detal Szukaj, po wybraniu tego elementu aktualizuje się prawe dolne pole okna konstruktora i wyświetla atrybuty przycisku Szukaj. Pierwszy na liście znajduje się atrybut Wartość określający czy przycisk jest wciśnięty czy nie. Należy wcisnąć przycisk Wklej, który przeniesie wybraną wartość do pola wyrażeń. Wyrażenie jest już gotowe, ponieważ wartościami przycisku przełącznika mogą być Prawda (przycisk wciśnięty), Fałsz (przycisk wyciśnięty). 2. W kolumnie Akcja należy wybrać odpowiednią akcję: Zastosuj filtr. Następnie konieczne jest określenie rodzaju filtru w wierszu Where (w dolnej części okna). Podobnie jak powyżej, filtr zostanie utworzony przy pomocy Konstruktora wyrażeń (przycisk z wielokropkiem, lub przycisk Buduj). Z listy pól dla tabeli na podstawie, której utworzono formularz Wszystkie książki Książki, należy wybrać pole TytułKsiążki, a następnie wkleić je do pola wyrażenia (można również samodzielnie wpisać nazwę pola, nawet bez części opisującej jego pochodzenie). Kolejna czynność sprowadza się do porównania wartości pola z tekstem w polu tekstowym SzukajTytuł. Do porównywania tekstów służy operator Like udostępniony w postaci przycisku w oknie Konstruktora wyrażeń. Następnie należy pobrać tekst z pola SzukajTytuł. W tym celu konieczny jest wybór kategorii Formulrze, Wszystkie formularze, a w niej formularza Wszystkie książki. W dolnej środkowej części okna znajdują się wszystkie elementy wybranego formularza. Trzeba odszukać i wskazać element SzukajTytuł, a następnie wkleić do pola wyrażeń. Wyrażenie musi być poprawione przez dodanie tekstu * przed i za elementem SzukajTytuł, co umożliwi wyszukiwanie książek zawierających w tytule podany fragment tekstu. Filtr powinien wyszukiwać książki o podanym tytule i autorze. Należy to uwzględnić w wyrażeniu używając operatora And. Poprawnie zapisane wyrażenie przedstawiono poniżej.
Makrodefinicje 59 [Książki]![TytułKsiążki] Like "*"+[Forms]![Wszystkie książki]![szukajtytuł]+"*" And [Książki]![Autor] Like "*"+[Forms]![Wszystkie książki]![szukajautora] +"*" 3. W kolumnie Warunek należy powtórzyć zanegowane wyrażenie zapisane w punkcie pierwszym (negacja - operator Not). 4. Działanie dowolnego filtra w formularzu znosi polecenie PokażWszystkieRekordy. Dodatkowo w celu zapewnienia prawidłowego działania kolejnych filtrów należy odświeżyć dane formularza wykonując akcję PonówKwerendę pozostawiając pusty argument Nazwa formantu (w tym wierszu należy powtórzyć warunek wstawiając wielokropek). Gotowe makropolecenie Filtr książki przedstawiono na poniższym rysunku. Rys. 6.9 Makro Filtr książki Pola obliczeniowe w formularzu - zliczanie ilości wypożyczonych książek Jedyne detale, które mogą przedstawiać wyniki obliczeń, to: pole tekstowe, opcja lub grupa opcji. Wartością atrybutu Źródło formantu na zakładce Dane tych elementów musi być wyrażenie arytmetyczne, łańcuchowe lub logiczne, a nie jedno z pól tabeli źródłowej formularza. Wyrażenie to musi rozpoczynać się od znaku równości. Atrybut Źródło formantu można uzupełnić wpisując wyrażenie samodzielnie lub z pomocą konstruktora wyrażeń (uruchamia go przycisk z wielokropkiem, lub przycisk Buduj). Poniżej przedstawiono kilka przykładów wyrażeń. =[DataWypożyczenia]+30 zwraca datę 30 dni po dacie wypożyczenia =Date()-[DataWypożyczenia] ilość dni, które upłynęły od daty wypożyczenia Wyrażenia przypisane detalom mogą zawierać funkcje agregujące, np. sumujące, zliczające wszystkie wartości pola obiektu źródłowego. Ponieważ jednak w danym momencie formularz reprezentuje tylko pojedynczy wiersz, obliczenia agregujące mogą być przeprowadzane jedynie w nagłówkach i stopkach formularzy. W formularzu Wypożyczone książki podformularz należy obliczyć ilość wypożyczonych książek. W przypadku, gdy formularz ten zostanie otwarty bez filtrowania informacji, ilość ta będzie odpowiadała liczbie wszystkich aktualnie wypożyczonych książek. Gdy formularz Wypożyczone książki podformularz będzie widoczny w formularzu Wypożyczający, liczba ta odpowiada ilości książek wypożyczonych przez danego wypożyczającego.
60 Wprowadzenie do projektowania baz danych W celu zliczenia ilości wypożyczonych książek należy: dodać nowe pole tekstowe w nagłówku lub stopce formularza Wypożyczone książki podformularz, pokazać okno Właściwości i na zakładce Dane w wierszu Źródło formantu uruchomić Konstruktor wyrażeń, wybrać kategorię Funkcje, Funkcje wbudowane, Agregat SQL i funkcję Policz (Count), funkcja Policz (Count) wymaga podania parametru, parametrem tym powinno być pole, które będzie zliczane w formularzu, np. identyfikator książki lub jej tytuł. Pole to można wskazać wybierając z kategorii Formularze kolejno Wszystkie formularze, Wypożyczone książki podformularz, <Lista pól>, IDKs. Poprawnie zapisane wyrażenie przedstawiono na poniższym rysunku. Rys. 6.10 Pole Ilość zliczające wypożyczone książki Zwrot książki w formularzu Wypożyczający Oddanie książki sprowadza się do wypełnienia jej pola DataZwrotu. Pole to powinno otrzymać wartość aktualnej daty. Na formularzu Wypożyczający zostanie umieszczony przycisk automatyzujący tą operację. Należy napisać makropolecenie, które będzie wykonywane po naciśnięciu klawisza. Makropolecenie to powinno sprawdzać czy wypożyczający wypożyczył jakieś książki, jeżeli nie powinno generować sygnał dźwiękowy. Przed oddaniem książki należy wyświetlić okno informacyjne z pytaniem czy na pewno dana pozycja ma zostać zwrócona. Należy wykonać następujące czynności: 1. zbadać czy wypożyczający ma puste konto (kolumna Warunek), 2. jeżeli tak - wygenerować sygnał i przerwać wykonywanie polecenia, 3. zbadać czy bieżąca książka ma zostać zwrócona (kolumna Warunek), 4. jeżeli tak - przypisać aktualną datę DacieZwrotu, odświeżyć podformularz (aby zaktualizować listę wypożyczonych książek). 1. Po ustawieniu się w kolumnie Warunek, należy pobrać przy pomocy Konstruktora wyrażeń ilość wypożyczonych książek (ilość ta została obliczona w podformularzu). Pobranie wartości z podformularza wymaga pobrania nazwy formularza głównego
Makrodefinicje 61 Wypożyczający z kategorii Załadowane formularze (Loaded Forms). Tylko wtedy po wybraniu nazwy formularza nadrzędnego staje się widoczny jego podformularz. Wybranie podformularza Wypożyczone książki podformularz udostępnia wszystkie jego elementy, również pole tekstowe obliczające ilość wypożyczonych książek. Po wskazaniu pola liczącego należy użyć klawisza Wklej. Wyrażenie należy uzupełnić tekstem =0. 2. W dwóch kolejnych wierszach kolumny Akcja powinny być wybrane polecenia: Sygnał, ZatrzymajMakro (w drugim wierszu warunek należy powtórzyć wstawiając wielokropek). 3. W przypadku, gdy wypożyczający ma na swoim koncie co najmniej jedną książkę, należy upewnić się czy na pewno zostanie ona zwrócona. Na ekranie powinno się pojawić okienko z pytaniem i dwoma przyciskami Tak i Nie, umożliwiającymi udzielenie odpowiedzi. Do wyświetlania komunikatów służy funkcja MsgBox. W Konstruktorze wyrażeń została ona umieszczona w kategorii Komunikaty (Funkcje, Funkcje wbudowane). Funkcja ta wymaga podania trzech parametrów: tekstu komunikatu, rodzaju okna oraz tytułu. Tekst komunikatu powinien składać się z pytania Czy chcesz zwrócić książkę: i tytułu książki. Tytuł bieżącej książki w podformularzu można pobrać wybierając (przy wybranym podformularzu) pole TytułKsiążki. Rodzajowi okna z dwoma przyciskami Tak i Nie odpowiada wartość 4. Funkcja MsgBox zwraca różne wartości w zależności od wciśniętego klawisza, np. wartość 6 odpowiada wciśnięciu klawisza Tak. Więcej informacji o działaniu funkcji MsgBox można znaleźć w plikach pomocy. 4. W przypadku, gdy książka będzie zwracana, należy w polu DataZwrotu podformularza ustawić aktualną datę. Funkcja UstawWartość pozwala na zmianę prawie wszystkich atrybutów formularzy i ich detali, umożliwia również zmianę wartości danych wyświetlanych przez detale na formularzach. Należy uzupełnić jej argumenty: Element - nazwa pola, lub detalu, którego wartość będzie zmieniana, Wyrażenie - wyrażenie, którego wartość zostanie nadana wybranemu elementowi. W przypadku makropolecenia Zwrot elementem tym jest pole DataZwrotu podformularza, wartością jest bieżąca data (funkcja Date() z kategorii Funkcje, Funkcje wbudowane, Data/Godzina). Dodatkową czynnością, którą należy wykonać jest aktualizacja danych w podformularzu - akcja PonówKwerendę. Argumentem tego polecenia jest Nazwa elementu sterującego, w przypadku makropolecenia Zwrot, jest to nazwa podformularza. Parametry makropolecenia Zwrot : Warunek Akcja [Forms]![Wypożyczający]![Wypożyczone książki podformularz].[form]![ilość]=0 Sygnał... ZatrzymajMakro MsgBox("Czy chcesz zwrócić książkę: "+[Forms]![Wypożyczający]![Wypożyczone książki podformularz].[form]![tytułksiążki];4;"biblioteka")=6 UstawWartość... PonówKwerendę
62 Wprowadzenie do projektowania baz danych Argumenty polecenia UstawWartość: Element: [Forms]![Wypożyczający]![Wypożyczone książki podformularz]. [Form]![DataZwrotu] Wyrażenie Date() Argumenty polecenia PonówKwerendę: Nazwa formantu: Wypożyczone książki podformularz 6.3 Ćwiczenia do samodzielnego wykonania Ćwiczenie 6.1 Ćwiczenie 6.2 Utwórz filtry: sortujący książki po autorach, tytułach, pokazujący książki tylko na daną literę alfabetu, zastosuj je w formularzu Wszystkie książki. Napisz makrodefinicje wyświetlające informacje o autorach bazy danych.