Znak sprawy: CEZAMAT/PU/01/2016 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Audyt zewnętrzny projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego dalej Projekt I. INFORMACJE OGÓLNE Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii realizowany jest przez konsorcjum podmiotów, w skład którego wchodzą: 1) Instytut Chemii Fizycznej PAN z siedzibą w Warszawie, ul. Kasprzaka 44/52, 01-224 Warszawa, wpisany do Rejestru Instytutów Polskiej Akademii Nauk pod numerem RIN-III-50/98; 2) Instytut Fizyki PAN z siedzibą w Warszawie, ul. Al. Lotników 32/46, 02-668 Warszawa, wpisany do Rejestru Instytutów Polskiej Akademii Nauk pod numerem RIN-III-12/98; 3) Instytut Podstawowych Problemów Techniki PAN z siedzibą w Warszawie, ul. Pawińskiego 5B, 02-106 Warszawa, wpisany do Rejestru Instytutów Polskiej Akademii Nauk pod numerem RIN-IV-48/98; 4) Instytut Technologii Materiałów Elektronicznych z siedzibą w Warszawie, ul. Wólczyńska 133, 01-919 Warszawa; 5) Instytut Wysokich Ciśnień PAN "UNIPRESS" z siedzibą w Warszawie, ul. Sokołowska 29/37, 01-142 Warszawa, wpisany do Rejestru Instytutów Polskiej Akademii Nauk pod numerem RIN- III-62/04; 6) Politechnika Warszawska z siedzibą w Warszawie, Pl. Politechniki 1, 00-661 Warszawa; 7) Uniwersytet Warszawski z siedzibą w Warszawie, ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa; 8) Wojskowa Akademia Techniczną z siedzibą w Warszawie, ul. Kaliskiego 2, 00-908 Warszawa; 9) z siedzibą w Warszawie,,, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000424841, NIP: 70-10-34-61-75, REGON: 146180411; 10) Instytut Technologii Elektronowej z siedzibą w Warszawie, Al. Lotników 32/46, 02-668 Warszawa; UWAGA! Zadania rzeczowe w ramach Projektu, których realizacja objęta jest zakresem audytu, realizują wyłącznie członkowie konsorcjum wymienieni w punktach 4) 9). Rezultatem przeprowadzonego audytu jest uzyskanie opinii - racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach Projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt zgodny z umową i wnioskiem o dofinansowanie Projektu. W trakcie przeprowadzania audytu audytor sprawdza: - czy działania, których dotyczą poniesione wydatki, rzeczywiście zostały zrealizowane, - czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie o dofinansowanie oraz czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi.
Sprawdzenie odbywa się poprzez badanie, czy księgi rachunkowe (w części ewidencji związanej z realizacją Projektu) wraz z dowodami księgowymi, stanowiącymi podstawę dokonania w nich zapisów, oraz wnioski o płatność sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (faktur, innych dokumentów o takiej samej wartości dowodowej), odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. Audyt zewnętrzny ma prowadzić do stwierdzenia wiarygodności danych - zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym Projektem. Całkowity koszt realizacji Projektu wynosi 385 055 448,12 złotych, w tym wartość wydatków kwalifikowalnych wynosi 359 350 000,00 złotych. II. ZAKRES AUDYTU; OBOWIĄZKI WYKONAWCY 1. Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie dowodów pozwalających na ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt i przedstawienie opinii w zakresie prawidłowości realizacji Projektu według zasad zawartych w umowie/wniosku o dofinansowanie oraz potwierdzenia czy wydatki poniesione w ramach Projektu są kwalifikowalne. Realizacja przedmiotu zamówienia odbędzie się w dni robocze (od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach od 8:00 do 16:00. 2. Przed przystąpieniem do przeprowadzania audytu zewnętrznego audytor (wykonawca audytu) sporządzi wstępny program audytu, określający w szczególności: zakres audytu, planowane techniki, zasady doboru próby, harmonogram czynności, wykaz dokumentów i informacji żądanych od Beneficjenta w trakcie przeprowadzanego audytu oraz sposób ich udostępniania, zasady komunikowania się z Beneficjentem, osoby odpowiedzialne po obydwu stronach. Wykonawca przekaże wstępny program audytu do akceptacji Zamawiającego w terminie 1 dnia roboczego od dnia podpisania umowy. Zamawiający zaakceptuje program audytu w terminie 1 dnia roboczego od dnia przekazania przez Wykonawcę. Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawiony program audytu w terminie 1 dnia roboczego od otrzymania zastrzeżeń i uwag do programu. Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić audyt na podstawie zaakceptowanego przez Zamawiającego programu audytu. 3. W ramach usługi audytu zewnętrznego działań zrealizowanych w ramach Projektu sprawdzeniu podlegać będą obszary określone we właściwych przepisach wykonawczych regulujących zasady przeprowadzenia audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę.* * rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz. U z 2011 r. Nr 207 poz. 1237) lub * rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 września 2007 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz. U. z 2007 r. nr 170, poz. 1197) - w zależności od ustalenia stosowania właściwych przepisów
4. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana próbka (dobór próby dokumentów do weryfikacji powinien zostać wykonany przy zachowaniu zasady, iż badaniem zostanie objętych nie mniej niż 20% całości populacji do badania) ogółem poniesionych wydatków, a także pozostałej dokumentacji powstałej w ramach realizacji zadań, która pozwoli wydać audytorowi opinię w sprawie prawidłowości realizacji Projektu i sporządzić raport w tym zakresie. Raport powinien wskazywać próg istotności i poziom ufności zgodny z międzynarodowymi standardami. Poziom ufności nie powinien być mniejszy niż 60%, a próg istotności większy niż 2%. 5. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z wybranymi krajowymi i międzynarodowymi standardami audytu, wymienionymi poniżej: a) Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej (MSRF 240, 250, 610, 620, 800) i normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta; b) Kodeksem Etyki Zawodowej Biegłych Rewidentów, ogłoszonym przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów; c) Międzynarodowymi Standardami Audytu Wewnętrznego oraz Kodeksem Etyki, ogłoszonymi przez Institiute of Internal Auditors (IIA); d) Standardami kontroli wydanymi przez Komisję Standardów Kontroli Międzynarodowej Organizacji Najwyższych Organów Kontroli (INTOSAI) lub Europejskimi Wytycznymi Stosowania Standardów Kontroli INTOSAI. Wykonawca w złożonej ofercie wskaże standardy z wyżej wymienionych, zgodnie z którymi przeprowadzony zostanie audyt. 6. Na podstawie przeprowadzonego audytu Projektu Wykonawca sporządzi raport, zawierający ocenę wymaganą przez właściwe przepisy wykonawcze regulujące zasady przeprowadzenia audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę.* * rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz. U z 2011 r. Nr 207 poz. 1237) lub * rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 września 2007 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz. U. z 2007 r. nr 170, poz. 1197) - w zależności od ustalenia stosowania właściwych przepisów. 7. Wykonawca sporządzi raport z audytu na podstawie zbadania próbki dokumentacji dotyczącej wykonanych działań. Raport musi zawierać w szczególności informację o rodzajach technik, które zastosowano podczas audytu, a także o zastosowanym doborze próby. Oferta Wykonawcy winna zawierać wskazanie technik, które zastosowane zostaną podczas audytu. W celu potwierdzenia zastosowania technik audytu, określonych w ofercie Wykonawcy, Wykonawca przedstawi przedstawicielowi Zamawiającego dokumenty potwierdzające zastosowanie techniki. 8. Końcowy raport powstały w wyniku audytu powinien zostać przedstawiony w min. trzech (3) egzemplarzach, w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytorów i osób uprawnionych do składania oświadczeń woli ze strony Wykonawcy oraz w jednym egzemplarzu na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym CD-ROM lub DVD-ROM. Dokumenty te powinny zostać oznaczone obowiązującymi logotypami Projektu oraz Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
Wykonawca dostarczy raporty z przeprowadzonych audytów do siedziby Zamawiającego na swój koszt w terminie nie dłuższym niż 3 dni robocze od zakończenia audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści raportów w terminie do 2 dni roboczych od dnia ich otrzymania. Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawione wersje raportów w terminie 1 dnia roboczego od otrzymania zastrzeżeń i uwag. 9. Zamawiający udostępni Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego materiały źródłowe dotyczące badanego obszaru osobom wykazanym przez Wykonawcę w złożonej ofercie, w odniesieniu do części Projektu realizowanej przez Politechnikę Warszawską oraz, w szczególności: a) umowa o dofinansowanie wraz z załącznikami i aneksami; b) wniosek o dofinansowanie Projektu; c) wnioski Beneficjenta o płatność złożone w ramach Projektu; d) dokumentację dotyczącą zamówień, w tym zamówień publicznych zrealizowanych w ramach Projektu; e) dokumentację dotyczącą przeprowadzonych działań informacyjno - promocyjnych oraz innych działań podjętych w ramach Projektu; Materiały źródłowe dotyczące badanego obszaru odnoszące się do części Projektu realizowanej przez pozostałych konsorcjantów udostępnione zostaną w siedzibach konsorcjantów Projektu. Wykonawca zobowiązany jest stosować się do właściwych obowiązujących wytycznych dla podmiotów audytujących projekty badawczo rozwojowe, wydanych przez Narodowe centrum Badań i Rozwoju. 10. Wszystkie dokumenty będące rezultatem realizacji przez Wykonawcę zamówienia powinny zostać oznaczone obowiązującymi logotypami Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka i Unii Europejskiej wraz z towarzyszącą im informacją o współfinansowaniu, zgodnie ze wzorem zamieszonym w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zamieszczonych na stronie internetowej pod adresem: www.funduszeeuropejskie.gov.pl. 11. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych otrzymanych i uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonaniem zobowiązań wynikających z Opisu Przedmiotu Zamówienia. 12. Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu przez ujawnienie, przekazanie, wykorzystywanie, zbycie, lub oferowanie do zbycia informacji otrzymanych od Zamawiającego wbrew postanowieniom umowy. Zobowiązanie to wiąże Wykonawcę również po wykonaniu przedmiotu umowy lub jej rozwiązaniu, bez względu na przyczynę i podlega wygaśnięciu według zasad określonych w przepisach dotyczących ochrony informacji niejawnych. III. TERMIN WYKONANIA; WYNAGRODZENIE 1. Audyt zewnętrzny Projektu winien zostać zakończony nie później niż do dnia 15 stycznia 2016 r. Do upływu terminu wskazanego w zdaniu poprzednim Wykonawca zobowiązany będzie przedłożyć Zamawiającemu raport z przeprowadzonego audytu.
2. Wynagrodzenie za wykonanie audytu zewnętrznego projektu, mające charakter wynagrodzenia ryczałtowego w rozumieniu art. 632 1 Kodeksu cywilnego, zostanie zapłacone jednorazowo po zakończeniu audytu, na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT. Podstawą do wystawienia faktury VAT będzie protokół odbioru końcowego przedmiotu umowy, podpisany po przekazaniu przez Wykonawcę wszystkich dokumentów i materiałów wytworzonych zgodnie z umową i po zaakceptowaniu przez Zamawiającego raportu z audytu. Zamawiający zastrzega sobie prawo wglądu do treści materiałów roboczych, protokołów przygotowywanych w trakcie audytu oraz prawo kontroli realizacji zamówienia przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego na każdym jego etapie. Celem kontroli będzie potwierdzenie realizacji usług zgodnie ze złożoną ofertą oraz podpisaną umową.