INSTYTUT MASZYN PRZEPŁYWOWYCH im. Roberta Szewalskiego POLSKIEJ AKADEMII NAUK Gdańsk ul. J. Fiszera 14

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do zapytania NR 54/PN/U/2015 Wzór Umowy na wykonanie audytu zewnętrznego w projekcie prowadzonym w Instytucie Maszyn Przepływowych PAN w Gdańsku. Zawarta w dniu roku w Gdańsku pomiędzy: Instytutem Maszyn Przepływowych Polskiej Akademii Nauk w Gdańsku, ul. Fiszera 14, Gdańsk reprezentowanym przez: Prof. Dr hab. Inż. Jana Kicińskiego - dyrektora zwany dalej Zamawiającym oraz... z siedzibą w... zarejestrowanym w... nr rej...., nr NIP... reprezentowanym przez : zwanym dalej "Wykonawcą", który został wyłoniony w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym bez stosowania ustawy na podstawie art.4 ust 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z póź. zmianami) pn.: Wykonanie audytu zewnętrznego dla Projektu nr 4609/10 Centrum Badawcze Polskiej Akademii Nauk "Konwersja Energii i Źródła Odnawialne w gminie Jabłonna" z Priorytetu I Tworzenie warunków dla rozwoju potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości na Mazowszu Działania 1.1 Wzmocnienie sektora badawczorozwojowego.

2 1 PRZEDMIOT UMOWY 1. Przedmiotem niniejszej umowy [dalej Umowa ] jest wykonanie audytu zewnętrznego dla Projektu nr 4609/10 Centrum Badawcze Polskiej Akademii Nauk "Konwersja Energii i Źródła Odnawialne w gminie Jabłonna" z Priorytetu I Tworzenie warunków dla rozwoju potencjału innowacyjnego i przedsiębiorczości na Mazowszu Działania 1.1 Wzmocnienie sektora badawczorozwojowego w oparciu o zapisy w zapytaniu ofertowym oraz SOPZ stanowiących załączniki do niniejszej umowy. 2. Umowa obejmuje dostarczenie przedmiotu Umowy, który następuje z chwilą podpisania przez strony Umowy protokołu odbioru, o którym mowa w 3 ust WYKONANIE PRZEDMIOTU UMOWY 1. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia audytu zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz. U. nr 207 z 2011 r., poz.1237), zwane dalej Rozporządzeniem, i oświadcza w szczególności, iż: A. Spełnia warunki określone w paragrafie 2 ust. 1 Rozporządzenia, tj. a) Jest osobą spełniającą warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.); lub b) Jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, zatrudniającą przy przeprowadzeniu audytu osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) B. Nie jest podmiotem, o którym mowa w paragrafie 2 ust. 2 Rozporządzenia, tj. nie jest zależny od audytowanego podmiotu, ani też nie jest podmiotem, który dokonywał badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu w okresie 3 lat poprzedzających audyt. C. Zaproponuje, zgodnie z paragrafem 5 Rozporządzenia, właściwą metodologię doboru próby dokumentów podlegających badaniu. 2. Wykonawca wypełni zobowiązania wynikające z niniejszej umowy z należytą starannością zawodową i rzetelnością, zgodnie z zasadami, standardami i procedurami właściwymi dla tego rodzaju prac, a określonymi m.in. w Międzynarodowych Standardach Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego IIA, Międzynarodowych Standardach Rewizji Finansowej IFAC 2005, ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. nr 76 z późn. zm.), Krajowych Standardach Rewizji Finansowej wydawanych przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów, a także regulacjach dotyczących rozliczania projektów z RPO i POIG. 3 CEL AUDYTU

3 Celem przeprowadzenia audytu projektu jest wydanie przez Wykonawcę opinii (zwana dalej opinią) na temat: 1) wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem; 2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie; 3) poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej; 4) poprawności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (z późniejszymi zmianami). 4 WARUNKI AUDYTU 1. Audytowi podlegają koszty poniesione w ramach realizacji projektu, które zostały przedstawione we wszystkich wnioskach o płatność zatwierdzonych przez Instytucję Finansującą wg stanu na dzień rozpoczęcia audytu. 2. Zakres audytu powinien być zgodny z 8 Rozporządzenia i obejmować sprawdzenie: 1) osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową; 2) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu dokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej; 3) płatności wydatków związanych z projektem; 4) wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu; 5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu; 6) sposobu monitorowania realizacji celów projektu; 7) sposobu przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji dotyczącej projektu; 8) przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; 9) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu; 10) realizacji wniosków i zaleceń wcześniejszych kontroli i audytów. 3. Powyższe wymagania weryfikowane będą w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiących podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom MJWPU, prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. 5 WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA

4 1. Czynności przewidziane w umowie mają odbywać się osobiście przez osoby wskazane przez Wykonawcę w ofercie w siedzibie Zamawiającego. 2. Audyt będzie przeprowadzony w poniższym miejscu: Instytut Maszyn Przepływowych PAN, Gdańsk, ul. Fiszera 14, osoba kontaktowa: Karolina Kreft Tel , kkreft@imp.gda.pl 3. Audyt u Beneficjenta przebiegać powinien zgodnie z następującym schematem: 1) Spotkanie otwierające audyt - przedstawienie programu audytu, zawierającego szczegółową metodologię prowadzenia audytu, w tym: przedstawienie kryteriów oceny, harmonogramu realizacji audytu, list sprawdzających, wskazanie osób do wywiadów oraz sposobu statystycznych metod doboru próby. 2) Badanie audytowe - oparte na analizie dokumentacji związanej z realizowanym projektem oraz wywiadach z upoważnionymi przedstawicielami Beneficjenta projektu i innymi osobami biorącymi udział w realizacji projektu. 3) Spotkanie zamykające audyt - przedstawienie wszystkich spostrzeżeń i wstępnych wniosków z audytu, mające na celu zapewnienie pełnego zrozumienia oraz uzyskania akceptacji lub komentarzy upoważnionych przedstawicieli Beneficjenta. 4) Przygotowanie sprawozdania z audytu po uzyskaniu uwag lub wyjaśnień. 4. Wykonawca przystąpi do prac objętych niniejszą umową w: 1) Projekt nr 4609/10 w terminie od r. do r. po wcześniejszym potwierdzeniu terminu z Zamawiającym. 5. Wykonawca zobowiązuje się, na co najmniej 3 dni poprzedzających dzień rozpoczęcia audytu, przedstawić Zamawiającemu listę dokumentów podlegających audytowi, ze wskazaniem na status żądanej dokumentacji (oryginał / kopia) 6. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania sprawozdania z audytu w terminie 7 dni od dnia zakończenia prac u ostatniego z członków konsorcjum i uzyskania ostatecznych wyjaśnień. Termin dotyczy każdego projektu oddzielnie. 7. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z powszechnie uznawanymi międzynarodowymi standardami audytu, przez dwie osoby, z których przynajmniej jedna jest uprawniona do prowadzenia audytu zewnętrznego. 6 SPRAWOZDANIE 1. Na podstawie zebranych dowodów Wykonawca sporządzi pisemne sprawozdania z audytu (zwane dalej sprawozdaniem) spełniające wymagania podane w Rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę. 2. Przekazanie sprawozdania potwierdza się oddzielnym protokołem zdawczo-odbiorczym. 3. Wszystkie strony sprawozdania muszą być ponumerowane i parafowane.

5 4. Sprawozdanie powinno określać, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo. 5. Sprawozdanie powinno w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny zgodny ze stanem faktycznym przedstawiać wyniki audytu. 6. Wnioski i opinie zawarte w sprawozdaniu muszą wynikać z dokumentacji audytu. 7 WARUNKI PRZEKAZANIA DOKUMENTACJI 1. Projekt sprawozdania zostanie przedstawiony do weryfikacji Zamawiającemu. Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do zgłoszenia uwag i wyjaśnień dodatkowych w terminie 14 dni od otrzymania projektu sprawozdania. 2. W ciągu 7 dniu od otrzymania stanowiska Zamawiającego, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca przekaże Zamawiającemu sprawozdanie wraz z opinią, przy czym sprawozdanie zawierać będzie informacje zaakceptowane po przedstawieniu projektu sprawozdania Zamawiającemu oraz ewentualne stanowisko Zamawiającego dotyczące przedstawionego projektu sprawozdania. 3. Sprawozdania powstałe w wyniku audytu zostaną wykonane w trzech egzemplarzach, w formie pisemnej, w języku polskim. Każde sprawozdanie opatrzone będzie podpisami audytora. 4. Dla każdego projektu Wykonawca dostarczy jeden egzemplarz sprawozdania na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym (typu CD, DVD). 8 ZACHOWANIE POUFNOŚCI/WARUNKI PRZEKAZYWANIA INFORMACJI 1. Zamawiający, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych, zapewni warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, udostępni Wykonawcy (również w formie elektronicznej) wszelkie wymagane dokumenty oraz udzieli wyjaśnień i informacji niezbędnych do przeprowadzenia audytu, w szczególności w odniesieniu do: 1) dokumentów założycielskich i organizacyjnych podmiotu badanego, instrukcji wewnętrznych, 2) wniosku o dofinansowanie, umowy o dofinansowanie wraz z jej aneksami, 3) wniosków o płatność, 4) dowodów księgowych ksiąg rachunkowych, 5) polityki rachunkowości oraz planu kont dla projektu, 6) wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu, 7) wszelkich innych dokumentów mających związek z przedmiotem niniejszej umowy w tym związanych z wyborem wykonawców, wydatków zaangażowanego personelu, wykonanych kontroli uprawnionych instytucji i innych. 2. Na żądanie Wykonawcy, pracownicy Zamawiającego potwierdzą za zgodność z oryginałem kopie dokumentów niezbędnych do realizacji celu audytu i zgodnie z przyjętą przez audytora metodologią

6 doboru próby dokumentów podlegających badaniu. Zamawiający zastrzega, że nie będzie przekazywał dokumentacji projektowej w wersji elektronicznej. W gestii Wykonawcy audytu leży skanowanie i kserowanie dokumentów. 3. Zamawiający zobowiązuje się także do współdziałania z Wykonawcą w celu zapewnienia sprawnego przebiegu wykonywania umowy, a w szczególności do: 1) niezwłocznego ustosunkowania się do zastrzeżeń i wątpliwości Wykonawcy umowy; 2) bieżącego korygowania projektu opracowań w zakresie, w którym Zamawiający i Wykonawca będą przekonani o celowości i zasadności wprowadzenia zmian. 4. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji finansowych i innych uzyskanych w czasie badania. 5. Wykonawca umożliwi pracownikom Zamawiającego obserwację prac audytowych. 9 WYNAGRODZENIE 1. Za wykonanie zadania określonego w 1, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości: cenę brutto:... PLN, słownie... w tym kwota podatku VAT wynosi... PLN, 2. Wynagrodzenie Odbioru przedmiotu Umowy, dokonają pracownicy Zamawiającego za protokołem odbioru o którym mowa w 11. Dniem wykonania przedmiotu umowy i jej odbioru jest dzień podpisania przez strony Umowy protokołu odbioru bez zastrzeżeń, w ciągu 5 dni od dnia doręczenia każdego ze sprawozdań, o których mowa w FINANSOWANIE 1. Zamawiający zabezpieczy sfinansowanie przedmiotu Umowy. 2. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury za zrealizowanie przedmiotu Umowy jest podpisany bez zastrzeżeń przez obie strony Umowy, protokół odbioru, o jakim mowa w Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia faktury w ciągu 14 dni od daty podpisania protokołu odbioru. 4. Zapłata wynagrodzenia objętego treścią faktury, o jakiej mowa w ust. powyżej, nastąpi przelewem w ciągu 14 dni od daty otrzymania prawidłowej pod względem formalnorachunkowym faktury, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w jej treści. 5. Za dzień zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy uważać się będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 6. Ceny jednostkowe na fakturze VAT winny być zgodne z cenami z formularza ofertowego. 11

7 TERMIN REALIZACJI 1. Wykonawca zrealizuje przedmiot Umowy w terminie 6-17 lipca 2015 r. 2. Dniem wykonania przedmiotu umowy jest dzień podpisania przez Strony Umowy protokołu odbioru. 12 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Do wykonania przedmiotu umowy Wykonawca wyznacza następujące osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje. 2. Wykonawca oświadcza, iż dokumentacja audytu przez okres 5 lat, liczony od końca roku 2015 r., będzie przechowywana pod następującym adresem firmy. 3. Z chwilą dostarczenia sprawozdania z audytu projektu, o którym mowa w 6 niniejszej umowy na Zamawiającego przechodzą wszelkie majątkowe prawa autorskie oraz prawa pokrewne na wszystkich polach eksploatacji na czas nieokreślony. 4. Wynagrodzenie, o którym mowa w 9 obejmuje również przeniesienie praw autorskich. 5. W wypadku zakwestionowania audytu przez Instytucję Finansującą zobowiązuje się, w ramach kwoty o której mowa w 9, do jego dostosowania do wymogów określonych przez ww. Instytucję. 6. W wypadku konieczności złożenia wyjaśnień w zakresie objętym audytem ministrowi właściwemu ds. nauki i szkolnictwa wyższego lub osobom przez niego upoważnionym, Wykonawca oświadcza, iż w ramach kwoty o której mowa w 9 zapewni złożenie takich wyjaśnień przez Wykonawcę. 7. Pracownikiem upoważnionym przez Zamawiającego do kontaktów w sprawie realizacji umowy i składania reklamacji jest Jacek Kordus. 13 KARY UMOWNE 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne z następujących tytułów: a. za opóźnienie w dostarczeniu dokumentacji przedmiotu Umowy w wysokości 0,1% wynagrodzenia, o którym mowa w 9, za każdy dzień opóźnienia, liczony od dnia następnego przypadającego po dniu, w którym zgodnie z Umową miało nastąpić dostarczenie pełnej dokumentacji do dnia przekazania dokumentacji włącznie, b. w wysokości 10 % wynagrodzenia, o którym mowa w 9 w przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 2. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia, w zakresie wywołanym przez "siły wyższe". 3. Jako siły wyższe uznane zostają: klęski żywiołowe, huragan, powódź, katastrofy transportowe, pożar, eksplozje, wojna, strajk i inne nadzwyczajne wydarzenia, których zaistnienie leży poza zasięgiem i kontrolą układających się Stron.

8 4. Zamawiający jest uprawniony do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda przewyższa wartość zastrzeżonych kar umownych. 14 WŁAŚCIWOŚĆ SĄDU 1. Niniejsza umowa podlega prawu polskiemu i zgodnie z nim powinna być interpretowana. 2. Ewentualne spory, mogące powstać w trakcie realizacji niniejszej umowy, rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego według prawa polskiego. 15 ODSTĄPIENIE OD UMOWY / ROZWIĄZANIE UMOWY 1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania - do dnia odstąpienia - części Umowy. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania Umowy w trybie natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia przez Wykonawcę jej postanowień albo, gdy Wykonawca został postawiony w stan likwidacji lub upadłości. 3. W przypadku, gdy zwłoka Wykonawcy w wykonaniu Umowy przekroczy 10 dni, Zamawiający może odstąpić od Umowy w ciągu 7 dni poprzez złożenie pisemnego oświadczenia Wykonawcy. 4. Wykonanie prawa odstąpienia nie wyłącza możliwości żądania przez Zamawiającego odszkodowania za wyrządzoną szkodę na zasadach ogólnych. 16 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W przypadku zmiany stawki podatku VAT w czasie realizacji umowy, Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w tym zakresie. 2. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego dokonywać cesji wierzytelności wynikających z Umowy, przysługujących mu względem Zamawiającego na osoby trzecie. 3. SOPZ oraz zapytanie ofertowe stanowią integralną część Umowy. 4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową będą miały zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. 5. Umowa sporządzona została w trzech jednobrzmiących egzemplarzach z przeznaczeniem dla każdej ze stron, z których 2 otrzymuje Zamawiający. 6. Wszystkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

9 Wykonawca Zamawiający