INSTYTUT MASZYN PRZEPŁYWOWYCH

Transkrypt

1 INSTYTUT MASZYN PRZEPŁYWOWYCH im. Roberta Szewalskiego POLSKIEJ AKADEMII NAUK Gdańsk ul. J. Fiszera 14 tel. (centr.): fax: tel. (sekr.): UMOWA NR.../.../2016 zawarta w Gdańsku w dniu... r. pomiędzy Instytutem Maszyn Przepływowych im. Roberta Szewalskiego Polskiej Akademii Nauk, z siedzibą w Gdańsku ul. Fiszera 14, Gdańsk, NIP , reprezentowanym przez: Prof. dr hab. inż. Jana Kicińskiego Dyrektora Instytutu mgr Danielę Kosińską Główną Księgową, zwanym dalej Zamawiającym, oraz:., z siedzibą. (nazwa i adres, NIP, REGON) reprezentowanym przez:.. zwanym dalej Wykonawcą. 1 W wyniku postępowania przeprowadzonego zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych i na podstawie Regulaminu Zamówień Publicznych Instytutu Maszyn Przepływowych obowiązującego od dnia , dotyczącego zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza wartości określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) i prowadzonego pod tytułem Wykonanie audytu zewnętrznego dla Projektu nr PITN-GA , zostaje zawarta umowa, której przedmiotem jest wykonanie przez Wykonawcę audytu finansowego projektu pt new MAterials and REliability in offshore WINd Turbines technology, akronim: MARE-WINT, Nr Umowy Grantowej PITN-GA Projekt jest finansowany jest ze środków 7 Programu Ramowego Unii Europejskiej Program Szczegółowy LUDZIE Akcje Marie Curie (dalej zwany 7 Program Ramowy UE). 1. Wykonawca wykona usługę Zamawiającemu, w sposób który zaproponował w złożonej ofercie z dnia.. r. stanowiącej załącznik nr 1 do umowy, będącą REGON: NIP: POLTAX VAT-5UE: PL IBAN: PL kod SWIFT: WBKPPLPP Natowski Kod Podmiotu Gospodarki Narodowej NCAGE: 0409H

2 odpowiedzią na zapytanie ofertowe nr.... z dnia. załącznik nr Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia audytu zgodnie z wymaganiami 7 Programu Ramowego Unii Europejskiej (FP7 Grant Agreement Annex VII Form D Terms of reference for the certificate of financial statements). Audyt projektu obejmuje sprawdzenie wg zasad określonych w Annex VII Form D Terms of reference for the certificate of financial statements oraz Guidance Notes For Beneficiaries and Auditors. 3. Wykonawca wypełni zobowiązania wynikające z niniejszej umowy z należytą starannością zawodową i rzetelnością, zgodnie z zasadami, standardami i procedurami właściwymi dla tego rodzaju prac, a określonymi m.in. w Międzynarodowych Standardach Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego IIA, Międzynarodowych Standardach Rewizji Finansowej IFAC 2005, ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. nr 76 z późn. zm.), Krajowych Standardach Rewizji Finansowej wydawanych przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów, a także regulacjach dotyczących rozliczania projektów 7 Programu Ramowego Unii Europejskiej. 2 Celem przeprowadzenia audytu projektu jest wydanie przez Wykonawcę opinii (zwana dalej opinią) na temat: 1) wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanymi projektami; 2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie; 3) poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej; 4) poprawności stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (z późniejszymi zmianami) Audytowi podlegają koszty poniesione w ramach realizacji projektu, które zostały przedstawione we wszystkich wnioskach o płatność zatwierdzonych przez Instytucję Finansującą wg stanu na dzień rozpoczęcia audytu. Audytowi podlegają koszty wykazane w raportach finansowych Form C za dwa okresy rozliczeniowe: oraz Zakres audytu powinien być zgodny z 8 Rozporządzenia i obejmować sprawdzenie: 1) osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową; 2) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu dokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej; 3) płatności wydatków związanych z projektem; 4) wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu; 2

3 5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu; 6) sposobu monitorowania realizacji celów projektu; 7) sposobu przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji dotyczącej projektu; 8) przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; 9) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu; 10) realizacji wniosków i zaleceń wcześniejszych kontroli i audytów. 3. Powyższe wymagania weryfikowane będą w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiących podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom 7 Programu Ramowego UE oraz prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów Czynności przewidziane w umowie mają odbywać się osobiście przez osoby wskazane przez Wykonawcę w ofercie w siedzibie Zamawiającego, w Gdańsku, ul. Fiszera Audyt przebiegać powinien zgodnie z następującym schematem: 3. Spotkanie otwierające audyt - przedstawienie programu audytu, zawierającego szczegółową metodologię prowadzenia audytu, w tym: przedstawienie kryteriów oceny, harmonogramu realizacji audytu, list sprawdzających, wskazanie osób do wywiadów oraz sposobu statystycznych metod doboru próby. 1) Badanie audytowe - oparte na analizie dokumentacji związanej z realizowanym projektem oraz wywiadach z upoważnionymi osobami biorącymi udział w realizacji projektu. 2) Spotkanie zamykające audyt - przedstawienie wszystkich spostrzeżeń i wstępnych wniosków z audytu, mające na celu zapewnienie pełnego zrozumienia oraz uzyskania akceptacji lub komentarzy upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego. 3) Przygotowanie sprawozdania z audytu po uzyskaniu od Zamawiającego uwag lub wyjaśnień. 4. Wykonawca przystąpi do prac objętych niniejszą umową w terminie od. do. r. 5. Wykonawca zobowiązuje się, przedstawić Zamawiającemu listę dokumentów podlegających audytowi, ze wskazaniem na status żądanej dokumentacji (oryginał / kopia / kopia z potwierdzeniem zgodności z oryginałem), przed rozpoczęciem prac. 6. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania sprawozdania z audytu w terminie 7 dni od dnia zakończenia prac u ostatniego z członków konsorcjum i uzyskania ostatecznych wyjaśnień. Za datę zakończenia audytu uznaje się datę przekazania Zamawiającemu sprawozdania przez Wykonawcę 3

4 5 1. Na podstawie zebranych dowodów Wykonawca sporządzi pisemne sprawozdanie z audytu (zwane dalej sprawozdaniem) spełniające wymagania podane w wytycznych Komisji Europejskiej dotyczących realizacji projektów finansowanych z 7 Programu Ramowego. 2. Przekazanie sprawozdania potwierdza się oddzielnym protokołem zdawczo-odbiorczym. 3. Wszystkie strony sprawozdania muszą być ponumerowane i parafowane. 4. Sprawozdanie powinno określać, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo. 5. Sprawozdanie powinno w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny zgodny ze stanem faktycznym przedstawiać wyniki audytu. 6. Wnioski i opinie zawarte w sprawozdaniu muszą wynikać z dokumentacji audytu Projekt sprawozdania zostanie przedstawiony do weryfikacji Zamawiającemu. Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do zgłoszenia uwag i wyjaśnień dodatkowych w terminie 14 dni od otrzymania projektu sprawozdania. 2. W ciągu 7 dniu od otrzymania stanowiska Zamawiającego, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca przekaże Zamawiającemu sprawozdanie wraz z opinią, przy czym sprawozdanie zawierać będzie informacje zaakceptowane po przedstawieniu projektu sprawozdania Zamawiającemu oraz ewentualne stanowisko Zamawiającego dotyczące przedstawionego projektu sprawozdania. 3. Sprawozdanie powstałe w wyniku audytu zostanie wykonane w trzech egzemplarzach, w formie pisemnej, w języku polskim i angielskim. Każde sprawozdanie opatrzone będzie podpisami audytora. 4. Wykonawca dostarczy jeden egzemplarz sprawozdania na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym (typu CD, DVD) Zamawiający, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych, zapewni warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, udostępni Wykonawcy (również w formie elektronicznej) wszelkie wymagane dokumenty oraz udzieli wyjaśnień i informacji niezbędnych do przeprowadzenia audytu, w szczególności w odniesieniu do: 1) dokumentów założycielskich i organizacyjnych podmiotu badanego, instrukcji wewnętrznych, 4

5 2) wniosku o dofinansowanie, umowy o dofinansowanie wraz z jej aneksami, 3) wniosków o płatność, 4) dowodów księgowych ksiąg rachunkowych, 5) polityki rachunkowości oraz planu kont dla projektu, 6) wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu, 7) wszelkich innych dokumentów mających związek z przedmiotem niniejszej umowy w tym związanych z wyborem wykonawców, wydatków zaangażowanego personelu, wykonanych kontroli uprawnionych instytucji i innych. 2. Na żądanie Wykonawcy, pracownicy Zamawiającego potwierdzą za zgodność z oryginałem kopie dokumentów i sporządzą z nich wyciągi, zestawienia oraz wydruki, w zakresie niezbędnym do realizacji celu audytu i zgodnie z przyjętą przez audytora metodologią doboru próby dokumentów podlegających badaniu. 3. Zamawiający zobowiązuje się także do współdziałania z Wykonawcą w celu zapewnienia sprawnego przebiegu wykonywania umowy, a w szczególności do: 1) niezwłocznego ustosunkowania się do zastrzeżeń i wątpliwości Wykonawcy umowy; 2) bieżącego korygowania projektu opracowań w zakresie, w którym Zamawiający i Wykonawca będą przekonani o celowości i zasadności wprowadzenia zmian. 4. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji finansowych i innych uzyskanych w czasie badania. 5. Wykonawca umożliwi pracownikom Zamawiającego obserwację prac audytowych Za wykonanie zadania Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości. zł netto + 23%VAT =...zł brutto (słownie złotych:.). 2. Odbioru przedmiotu Umowy, dokonają pracownicy Zamawiającego za protokołem odbioru o którym mowa w 5 ust 2. Dniem wykonania przedmiotu umowy i jej odbioru jest dzień podpisania przez strony Umowy protokołu odbioru bez zastrzeżeń, w ciągu 5 dni od dnia doręczenia każdego ze sprawozdań, o których mowa w 5 ust Wynagrodzenie podane w ust.1 jest zgodne ze złożoną ofertą z dnia... r., w odpowiedzi na zapytania ofertowe nr... z dnia... r. i obejmuje wszystkie elementy cenotwórcze, wynikające z zakresu i sposobu realizacji przedmiotu Umowy i które zostały określone w zapytaniu ofertowym Wykonawcy. 4. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktur VAT za zrealizowanie przedmiotu Umowy są podpisane bez zastrzeżeń przez obie strony Umowy, protokoły odbioru, o których mowa w 5 ust Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia faktury w ciągu 14 dni od daty podpisania protokołu odbioru. 5

6 6. Zapłata wynagrodzenia objętego treścią faktur VAT nastąpi przelewem w ciągu 14 dni od daty otrzymania prawidłowej pod względem formalno rachunkowym faktury VAT, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w jej treści. Za datę zapłaty należności wynikającej z faktury uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 7. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia faktury w ciągu 14 dni od daty podpisania protokołu odbioru Do wykonania przedmiotu umowy Wykonawca wyznacza następujące osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje: biegły rewident, numer.. Podmiot uprawniony do badania numer 2. Wykonawca oświadcza, iż dokumentacja audytu przez okres 5 lat, liczony od końca roku 2016 r., będzie przechowywana w siedzibie Wykonawcy Z chwilą dostarczenia sprawozdania z audytu projektu, o którym mowa w 5 niniejszej umowy na Zamawiającego przechodzą wszelkie majątkowe prawa autorskie oraz prawa pokrewne na wszystkich polach eksploatacji na czas nieokreślony. 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w 8 ust. 1 obejmuje również przeniesienie praw autorskich W wypadku zakwestionowania audytu przez Instytucję Finansującą zobowiązuje się, w ramach kwoty o której mowa w 8 ust. 1, do jego dostosowania do wymogów określonych przez ww. Instytucję. 2. W wypadku konieczności złożenia wyjaśnień w zakresie objętym audytem ministrowi właściwemu ds. nauki i szkolnictwa wyższego lub osobom przez niego upoważnionym, upoważnionym przedstawicielom Komisji Europejskiej lub OLAF Wykonawca oświadcza, iż w ramach kwoty o której mowa w 8 ust. 1, zapewni złożenie takich wyjaśnień przez Wykonawcę Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. 2. Wszelkie spory wynikłe na tle niniejszej umowy będzie rozstrzygał sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 6

7 4. Umowę sporządzono w 3 jednakowo brzmiących egzemplarzach, z których 2 otrzymuje Zamawiający. Podpisy przedstawicieli stron WYKONAWCA (podpis i pieczęć) ZAMAWIAJĄCY (podpis i pieczęć) 7