Lublin, 13 lutego 2013 r. Zapytanie ofertowe (dotyczy osobistego przygotowania i przeprowadzenia grupowych zajęć szkoleniowych zakresu zarządzania zasobami ludzkimi z językiem angielskim) Kod CPV: 80000000-4 Usługi edukacyjne i szkoleniowe Kod CPV: 80521000-2 Usługi opracowywania programów szkoleniowych Podstawa prawna: zasada konkurencyjności w ramach POKL I. ZAMAWIAJĄCY ul. Sierpińskiego 24/5, 20-448 Lublin ul. Narutowicza 57/4, 20-016 Lublin KRS 0000306907 Tel./fax (81) 532 10 32, 532 10 30, 532 10 33 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi w postaci osobistego przygotowania i przeprowadzenia grupowych zajęć szkoleniowych z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi z językiem angielskim na szkoleniu Zarządzanie zasobami ludzkimi z językiem angielskim w ramach projektu Mikroprzedsiębiorstwo - makromożliwości. Projekt Mikroprzedsiębiorstwo - makromożliwości jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Część I. Przygotowanie i przeprowadzenie grupowych zajęć szkoleniowych z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi w wymiarze 80 godz. dydaktycznych w ramach szkolenia Zarządzanie zasobami ludzkimi z językiem angielskim realizowanego w Lublinie. A) Do zakresu obowiązków Wykonawcy będzie należało: Przygotowanie dokumentacji szkoleniowej, tj. szczegółowego programu (konspektu) zajęć oraz materiałów szkoleniowych dla uczestników/czek (1 kpl. w wersji elektronicznej) na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem zajęć. Szczegółowy program będzie uwzględniał wyniki testów wstępnych z zakresu szkolenia przeprowadzonych w trakcie rekrutacji, dzięki którym trener znając braki uczestników, lepiej dostosuje zajęcia do ich potrzeb. Prowadzenie dokumentacji zajęć szkoleniowych w postaci dziennika zajęć, w tym sprawdzanie obecności uczestników/czek oraz systematyczne uzupełnianie dziennika. Strona1 Zapytanie ofertowe: Zarządzanie zasobami ludzkimi z j. angielskim (I edycja, Lublin)
Przestrzeganie harmonogramu szkolenia przygotowanego przez Zamawiającego, z uwzględnieniem czasu trwania przerw kawowych i obiadów oraz punktualnego rozpoczynania i zakończenia zajęć w każdym dniu. Przygotowanie pytań teoretycznych i/lub zadań praktycznych na egzamin oraz udział w egzaminie na ostatniej godzinie zajęć w dn. 09.06.2013r. B) Zajęcia zostaną zrealizowane przez Wykonawcę na podstawie ramowego programu obejmującego następujące moduły: Wprowadzenie do procesu zarządzania zasobami ludzkimi ZZL (główne założenia oraz zasady ZZL; cykl zarządzania personelem; zarządzanie a kierowanie; koordynowanie i monitorowanie: zarządzanie w procesie realizacji zadań (wydawanie poleceń, informacje zwrotne); zarządzanie zespołem pracowników w małej firmie: specyfika pracy w małej firmie, zadania kadr). Skuteczny menedżer (cechy wpływające na jakość zarządzania; potrzeba zarządzania wiedzą w organizacji; umiejętności przywódcze; style kierowania szczegółowa charakterystyka i ćwiczenia; umiejętna komunikacja interpersonalna; etyka menedżerska). Komunikacja w procesie zarządzania (środki i systemy komunikacji w organizacji; komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, werbalna i niewerbalna; sposoby komunikowania się a style kierowania i typy pracowników; komunikacja w sytuacji kryzysowej, trudne rozmowy z pracownikami, w tym znaczenie komunikacji niewerbalnej; wywieranie wpływu i formułowanie komunikatów perswazyjnych). Zarządzanie konfliktem (przyczyny powstawania konfliktów w organizacji; sposoby eliminowania; metody rozwiązywania konfliktów; elementy negocjacji, mediacji, facylitacji; sytuacje szczególnie trudne: dyskryminacja, mobbing, bullying, stalking, molestowanie). Rekrutacja, selekcja i adaptacja pracowników (planowanie zatrudnienia jako podstawa do rozpoczęcia procesu rekrutacji; przygotowanie i przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych; metody selekcji i rodzaje wywiadu selekcyjnego, testy i kwestionariusze psychometryczne i inne; okres adaptacyjny nowego pracownika; outplacement jako efektywna forma restrukturyzacji; Assessment/Development Centre ćwiczenia praktyczne). Instrumenty motywacji i rozwoju pracowników (system ocen okresowych - wdrażanie systemu, opór przed ocenianiem, systemy oceny okresowej 90, 135, 180, 360; rozmowy oceniająco-motywujące: wytyczne, metody przekazywania informacji, struktura rozmowy, radzenie sobie z emocjami, rola mowy niewerbalnej; podstawy systemu wynagrodzeń (wynagrodzenia finansowe, pozafinansowe); system motywacji i zaangażowania; system awansów i ścieżek karier; programy Talent Management; badanie efektywności polityki personalnej; budowanie zespołu kadry rezerwowej). Zarządzanie szkoleniami (rozwój pracowników a proces zarządzania; analiza dotychczasowej polityki szkoleniowej; badanie potrzeb szkoleniowych metodologia; planowanie szkoleń; metody badania efektywności szkoleń). Prawo pracy w zarządzaniu zasobami ludzkimi (akty prawne istotne w pracy menedżera). Główne trendy w zarządzaniu kadrami (ewolucja form pracy i zmiany na rynku pracy, w tym telepraca, compressed work weeks itp.; kapitał intelektualny organizacji; znaczenie dojrzałych pracowników - uwzględnianie zmian demograficznych w planowaniu struktury zatrudnienia, zastosowanie pracy międzypokoleniowej (w tym pracownicy 50+, zjawisko mentoringu); Strona2 Zapytanie ofertowe: Zarządzanie zasobami ludzkimi z j. angielskim (I edycja, Lublin)
kształtowanie liderów i inwestowanie w talenty; inwestowanie w rozwój kadry menedżerskiej, coaching; zatrzymanie pracowników w organizacji - wpływ fluktuacji kadr na zasoby organizacji, metody zmniejszania rotacji). Wszystkie ww. moduły mają charakter praktyczno-teoretyczny. W czasie ich trwania (łącznie 80 godz. dydakt.), grupa będzie mieć zajęcia w sali wykładowej. C) Zajęcia będą prowadzone w grupie 5-10 osobowej w Lublinie. D) Zajęcia będą odbywać się w weekendy (w przedziale godz. 09:00-16:00) w terminach: 16, 23 marca, 6, 13, 20, 27 kwietnia, 11, 18, 25 maja, 8 czerwca 2013 r. oraz 9 czerwca 2013r. (egzamin), przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany godzin i terminów. E) Zamawiający nie zapewnia Wykonawcy obiadów, przerw kawowych, zwrotu kosztów przejazdu, zakwaterowania ani innych dodatkowych usług podczas realizacji zajęć. Część II. Przygotowanie i przeprowadzenie grupowych zajęć szkoleniowych w wymiarze 60 godz. dydaktycznych z zakresu języka angielskiego w ramach szkolenia Zarządzanie zasobami ludzkimi z językiem angielskim realizowanego w Lublinie. A) Do zakresu obowiązków Wykonawcy będzie należało: Przygotowanie dokumentacji szkoleniowej (kursu), tj. szczegółowego programu (konspektu) zajęć oraz materiałów szkoleniowych dla uczestników/czek (1 kpl. w wersji elektronicznej) na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem zajęć. Szczegółowy program będzie uwzględniał wyniki testów wstępnych z zakresu szkolenia przeprowadzonych w trakcie rekrutacji, dzięki którym trener znając braki uczestników, lepiej dostosuje zajęcia do ich potrzeb. Prowadzenie dokumentacji zajęć szkoleniowych w postaci dziennika zajęć, w tym sprawdzania obecności uczestników/czek oraz systematycznego uzupełniania dziennika. Przestrzeganie harmonogramu szkolenia przygotowanego przez Zamawiającego, z uwzględnieniem czasu trwania przerw kawowych i obiadów oraz punktualnego rozpoczynania i zakończenia zajęć w każdym dniu. Przygotowanie pytań teoretycznych i/lub zadań praktycznych na egzamin oraz udział w egzaminie na ostatniej godzinie zajęć w dn. 09.06.2013r. B) Zajęcia zostaną zrealizowane przez Wykonawcę na podstawie ramowego programu obejmującego następujące moduły: Słownictwo związane z zakresem tematycznym szkolenia, tj. zarządzaniem zasobami ludzkimi, stosowane nazewnictwo branżowe w powszechnym użyciu. Użyteczne zwroty i wyrażenia oraz struktury gramatyczne niezbędne do podstawowej komunikacji w środowisku pracy. Ćwiczenia komunikacyjne i dialogi rozmowy z pracownikiem, negocjacje, rozmowy telefoniczne. Ww. moduły mają charakter praktyczno-teoretyczny w czasie ich trwania (łącznie 60 godz. dydakt.), grupa będzie mieć zajęcia w sali wykładowej. Zajęcia nie będą realizowane od podstaw uczestnicy będą znać język angielski min. na poziomie A2 (preintermediate). Poziom znajomości języka wśród uczestników szkolenia może być zróżnicowany, dlatego sposób prowadzenia zajęć musi to uwzględniać. Strona3 Zapytanie ofertowe: Zarządzanie zasobami ludzkimi z j. angielskim (I edycja, Lublin)
C) Zajęcia będą prowadzone w grupie 5-10 osobowej w Lublinie. D) Zajęcia będą odbywać się w weekendy (w przedziale godz. 09:00-14:15) w terminach: 17, 24 marca, 7, 14, 21, 28 kwietnia, 12, 19, 26 maja, 9 czerwca 2013r., przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany godzin i terminów. E) Zamawiający nie zapewnia Wykonawcy obiadów, przerw kawowych, zwrotu kosztów przejazdu, zakwaterowania ani innych dodatkowych usług podczas realizacji zajęć. III. WYMAGANIA W STOSUNKU DO OFERENTA A) Wykonawca musi posiadać wykształcenie wyższe (dot. Części I) lub wyższe kierunkowe (z zakresu filologii angielskiej lub lingwistyki stosowanej z wiodącym językiem angielskim dot. Części II). B) Wykonawca musi posiadać udokumentowane doświadczenie w przeprowadzeniu min. 150 godz. grupowych zajęć szkoleniowych z zakresów zajęć (zarządzanie zasobami ludzkimi - dot. Części I lub język angielski - dot. Części II). C) Wykonawca musi posiadać minimum trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie realizacji zajęć szkoleniowych, usług edukacyjnych i/lub innych form przekazywania wiedzy z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi (dot. Części I) lub języka angielskiego (dot. Części II). D) Wykonawca wykluczy możliwość wystąpienia podwójnego finansowania przedmiotu umowy. E) Wykonawca zatrudniony na podstawie stosunku pracy w instytucji zaangażowanej w realizację PO KL, tj. w Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Pośredniczącej II stopnia, Regionalnym Ośrodku EFS, Krajowym Ośrodku EFS i Krajowej Instytucji Wspomagającej, może ubiegać się o prowadzenie zajęć wyłącznie w sytuacji, w której nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie. F) W każdym miesiącu realizacji zajęć łączne zaangażowanie Wykonawcy w realizację zadań we wszystkich projektach w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (NSRO) nie przekroczy 240 godzin miesięcznie. G) Wykonawca nie może podlegać wykluczeniom, o których mowa w aktualnych Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, tj. nie może być powiązany osobowo lub kapitałowo z Beneficjentem. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Ad. A) Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. III. A) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy Strona4 Zapytanie ofertowe: Zarządzanie zasobami ludzkimi z j. angielskim (I edycja, Lublin)
zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania. Ad. B) Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. III. B) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, wykaz przeprowadzonych min. 150 godzin grupowych zajęć szkoleniowych (z zakresów zajęć: zarządzanie zasobami ludzkimi - dot. Części I lub język angielski - dot. Części II) wg wzoru dostarczonego przez Zamawiającego. Ad. C) Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. III. C) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, CV, z którego musi bezwzględnie wynikać, iż wykonawca posiada min. 3 letnie doświadczenie zawodowe, zgodnie z pkt. III C. Ad. D), E), F), G) Dla potwierdzenia spełnienia Wymagania wskazanego w pkt. III. D), E), F), G) Wykonawca złoży oświadczenia wg wzoru z formularza ofertowego. IV. OFERTY CZĘŚCIOWE Dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych. V. PŁATNOŚCI Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane po realizacji usługi zgodnie z terminem określonym w umowie, tj. 60 dni (pod warunkiem dostępności środków na koncie projektu). W ramach Części I niniejszego zapytania Wykonawca zostanie zatrudniony na podstawie umowy zlecenia. W ramach Części II niniejszego zapytania Wykonawca zostanie zatrudniony na podstawie umowy zlecenia. Wypłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie wystawionego rachunku lub faktury (w zależności od statusu Wykonawcy). Do rachunku/faktury dołączone będą: protokół odbioru umowy oraz miesięczna ewidencja godzin i zadań realizowanych w ramach projektów NSRO. Zgodnie ze stanowiskiem Instytucji Zarządzającej PO KL (MRR) wszystkie szkolenia realizowane w ramach PO KL powinny być zwolnione z podatku VAT, o ile są finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych. Zamawiający informuje, iż szkolenie przewidziane jako przedmiot niniejszego zapytania ofertowego jest finansowane w 100% ze środków publicznych, co powoduje iż powinno być zwolnione z podatku VAT. W sytuacji gdy Wykonawca posiada interpretację organu podatkowego wydaną w jego indywidualnej sprawie, wskazującą na brak zwolnienia z podatku VAT w przedmiotowej kwestii, interpretacja taka powinna zostać przedstawiona Zamawiającemu i zostanie przez niego rozpatrzona. Strona5 Zapytanie ofertowe: Zarządzanie zasobami ludzkimi z j. angielskim (I edycja, Lublin)
VI. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 30.06.2013r. Szczegółowy harmonogram zajęć zostanie przedstawiony przez Zamawiającego po rozstrzygnięciu postępowania. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Oferent powinien stworzyć ofertę na Formularzu załączonym do niniejszego zapytania. VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: a.jesionek@ffi.org.pl; faxu na numer 81 532 10 30; przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres:, ul. Narutowicza 57/4, 20-016 Lublin do dnia 28 lutego 2013 roku do godz. 14-tej (liczy się data wpływu). Oferty przesłane e-mailem muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany Formularz ofertowy. 2. Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. IX. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: A) Kryteria podstawowe: 1. Cena, tj. oczekiwane wynagrodzenie brutto ogółem (całkowity koszt uwzględniający również koszty pracodawcy jeśli dotyczy) 50 % 2. Doświadczenie, tj. liczba przeprowadzonych godzin grupowych zajęć szkoleniowych z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi (w przypadku Części I) i języka angielskiego (w przypadku Części II), ogółem w latach 2010, 2011, 2012 50 %. B) Kryterium dodatkowe: Za spełnienie kryterium Wykonawca otrzyma określoną liczbę dodatkowych punktów: 1. Uprawnienia pedagogiczne potwierdzone stosownym dokumentem 5 pkt. Strona6 Zapytanie ofertowe: Zarządzanie zasobami ludzkimi z j. angielskim (I edycja, Lublin)
Sposób oceny ofert: Ad. A) 1. Oferta z najniższą ceną uzyska 50 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru. A n= (a min/a n) 50 pkt. a min - cena minimalna wśród złożonych ofert a n - cena zaproponowana przez oferenta n Ad. A) 2. Oferta z największą liczbą przeprowadzonych godzin uzyska 50 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru. A n= (a n/a max) 50 pkt. a n - liczba godzin przeprowadzonych przez oferenta n a max - największa liczba godzin wśród złożonych ofert Ad. B) 1. Punkty dodatkowe otrzyma każdy Wykonawca, który spełni kryterium dodatkowe. Ogółem można uzyskać maksymalnie 105 punktów. X. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. 2. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do dostarczenia: A) Dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań określonych w pkt. III (Wymagania w stosunku do Oferenta) lit. A) niniejszego zapytania - kserokopia dokumentu potwierdzającego posiadanie wykształcenia wyższego (dot. Części I lub wyższego kierunkowego (dot. Części II). B) Wykazu przeprowadzonych min. 150 godzin grupowych zajęć szkoleniowych z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi (dot. Części I) lub języka angielskiego (dot. Części II), oraz wykazu przeprowadzonych godzin zajęć z ww. zakresów ogółem w latach 2010, 2011, 2012, wg wzoru dostarczonego przez Zamawiającego. C) CV na wzorze dostarczonym przez Zamawiającego wraz z deklaracją uczestnictwa w projekcie (z CV musi bezwzględnie wynikać, iż wykonawca posiadania min. 3 letnie doświadczenie zawodowe, zgodnie z pkt. III, lit C). D) Kserokopii dokumentu potwierdzającego posiadanie uprawnień pedagogicznych (jeśli dotyczy). 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji złożonych przez Wykonawcę oświadczeń poprzez żądanie przedstawienia odpowiednich dokumentów i kontakt z odpowiednimi instytucjami. 4. Jeżeli cena zaproponowana przez Wykonawcę wyłonionego w postępowaniu przekroczy założenia budżetu realizacji projektu, Zamawiający podejmie negocjacje celem jej obniżenia. Strona7 Zapytanie ofertowe: Zarządzanie zasobami ludzkimi z j. angielskim (I edycja, Lublin)
Jeśli negocjacje nie przyniosą pożądanego skutku Zamawiający ma prawo odrzucić taką ofertę i wyłonić Wykonawcę, który uzyskał kolejną najwyższą ilość punktów w postępowaniu. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania zapytania ofertowego, jeśli nie dojdzie do realizacji szkolenia w Lublinie. XI. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pani Anna Jesionek oraz Pani Wioletta Ostrowska pod numerem telefonu 81 532 10 32 oraz adresem e-mail: a.jesionek@ffi.org.pl. XII. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego. Strona8 Zapytanie ofertowe: Zarządzanie zasobami ludzkimi z j. angielskim (I edycja, Lublin)