ROZDZIAŁ I PRZEPISY OGÓLNE

Załącznik do zarządzenia Wojewody Małopolskiego z... 2012 r. INSTRUKCJA dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli poufne w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie 1. Określa się sposób klasyfikowania, wytwarzania, modyfikowania, kopiowania, gromadzenia, przechowywania, przekazywania lub udostępniania informacji niejawnych o klauzuli poufne w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie. ROZDZIAŁ I PRZEPISY OGÓLNE 2. Ilekroć w Instrukcji jest mowa o: 1) Dyrektorze wydziału należy przez to rozumieć osobę, o której mowa w 8 Statutu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie; 2) informacjach niejawnych należy przez to rozumieć informacje niejawne oznaczone klauzulą poufne ; 3) Kancelarii Urzędu należy przez to rozumieć Oddział Biura Organizacji Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie o nazwie: Kancelaria Urzędu ; 4) materiale należy przez to rozumieć dokument lub przedmiot albo dowolną ich część, chronioną jako informacja niejawna, a zwłaszcza urządzenie, wyposażenie lub broń wyprodukowane albo będące w trakcie produkcji, a także składnik użyty do ich wytworzenia; 5) Pełnomocniku należy przez to rozumieć Pełnomocnika Wojewody do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie; 6) przetwarzaniu informacji niejawnych należy przez to rozumieć wszelkie operacje wykonywane w odniesieniu do informacji niejawnych i na tych informacjach, w szczególności ich wytwarzanie, modyfikowanie, kopiowanie, klasyfikowanie, gromadzenie, przechowywanie, przekazywanie lub udostępnianie; 7) rozporządzeniu należy przez to rozumieć rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul (Dz. U. Nr 288, poz. 1692); 8) systemie teleinformatycznym należy przez to rozumieć system teleinformatyczny w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.), za pomocą którego w Urzędzie będą przetwarzane informacje niejawne o klauzuli poufne ; 9) Urzędzie należy przez to rozumieć Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie; 10) ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228).

1 ROZDZIAŁ II DOSTĘP DO INFORMACJI NIEJAWNYCH 3. 1. Dyrektor wydziału może dopuścić do pracy na stanowisku, na którym wymagany jest dostęp do informacji niejawnych, osobę, która posiada: 1) odpowiednie do wymaganej klauzuli tajności poświadczenie bezpieczeństwa; 2) zaświadczenie o odbytym przeszkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych. 2. Informacje niejawne mogą być udostępnione osobie tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią pracy lub pełnienia służby na zajmowanym stanowisku albo wykonywania czynności zleconych. 3. W celu dopuszczenia osoby do dostępu do informacji niejawnych, dyrektor wydziału kieruje stosowny wniosek do Wojewody Małopolskiego, za pośrednictwem Pełnomocnika. 4. W przypadku zmiany zakresu czynności osoby, bądź zmiany osoby na stanowisku, na którym wymagany jest dostęp do informacji niejawnych, dyrektor wydziału powiadamia o tym fakcie Pełnomocnika. ROZDZIAŁ III KLASYFIKOWANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH 4. 1. Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę poufne, jeżeli ich nieuprawnione ujawnienie spowoduje szkodę dla Rzeczypospolitej Polskiej przez to, że: 1) utrudni prowadzenie bieżącej polityki zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej; 2) utrudni realizację przedsięwzięć obronnych lub negatywnie wpłynie na zdolność bojową sił zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej; 3) zakłóci porządek publiczny lub zagrozi bezpieczeństwu obywateli; 4) utrudni wykonywanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę bezpieczeństwa lub podstawowych interesów Rzeczypospolitej Polskiej; 5) utrudni wykonywanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa obywateli lub ściganie sprawców przestępstw i przestępstw skarbowych oraz organu wymiaru sprawiedliwości; 6) zagrozi stabilności systemu finansowego Rzeczypospolitej Polskiej; 7) wpłynie niekorzystnie na funkcjonowanie gospodarki narodowej. 2. Informacje niejawne przekazane przez organizacje międzynarodowe lub inne państwa na podstawie umów międzynarodowych oznacza się polskim odpowiednikiem posiadanej klauzuli tajności. 3. Wszelkie materiały zawierające informacje niejawne, w tym w szczególności dokumenty, winny być oznaczone zgodnie rozporządzeniem. 5. 1. Klauzulę tajności nadaje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału. 2. Uprawnienie do przyznawania i znoszenia klauzuli poufne przysługuje wyłącznie w zakresie posiadanego prawa dostępu do informacji niejawnych. 3. Poszczególne części materiału mogą być oznaczone różnymi klauzulami tajności. 4. Zbiorom dokumentów lub materiałów złożonych z części, rozdziałów lub załączników posiadających klauzulę poufne, zastrzeżone oraz jawnych, przyznaje się klauzulę poufne.

2 5. Osoba, o której mowa w ust. 1, może określić datę lub wydarzenie, po których nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli tajności. 6. Zniesienie lub zmiana klauzuli tajności są możliwe wyłącznie po wyrażeniu pisemnej zgody przez osobę, o której mowa w ust. 1, albo jej przełożonego w przypadku ustania lub zmiany ustawowych przesłanek ochrony. 7. Po zniesieniu lub zmianie klauzuli tajności podejmuje się czynności polegające na naniesieniu odpowiednich zmian w oznaczeniu materiału i poinformowaniu o nich odbiorców. 6. 1. Czynności techniczne związane ze zmianą lub zniesieniem klauzuli poufne na dokumentach winny być dokonane przez osoby, o których mowa w 9 ust. 1 przy udziale osób prowadzących teczki aktowe. 2. Czynności, o których mowa w ust. 1 dokonuje się w następujących przypadkach: 1) na dokumentach zawierających informacje niejawne, wobec których zniesiono lub zmieniono przyznaną klauzulę tajności; 2) na dokumentach zawierających informacje niejawne, na których zamieszczono dyspozycję dotyczącą określenia daty lub wydarzenia, po którym nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli tajności całości lub części dokumentu. 7. Dokumenty, które w aktach prawnych określone zostały, jako stanowiące tajemnicę prawnie chronioną i podlegające ochronie przewidzianej dla informacji niejawnych o klauzuli poufne : 1) nie podlegają rejestracji w dzienniku ewidencyjnym; 2) nie podlegają wymogowi naniesienia na nie klauzuli tajności; 3) przechowuje się w sposób określony w 11 ust. 5; 4) udostępnia się osobom spełniającym wymogi określone w 3 ust. 1 i 2, 5) wysyła się za pośrednictwem osób, o których mowa w 9 ust. 1. 8. 1. Dyrektor wydziału w przypadku stwierdzenia zawyżenia lub zaniżenia klauzuli tajności otrzymanego dokumentu, zwraca się do osoby, która nadała tę klauzulę z wnioskiem o dokonanie stosownej zmiany. W przypadku, gdy wytwórca dokumentu (lub jego przełożony) zdecyduje pisemnie o zmianie klauzuli tajności, osoba o której mowa w 9 ust 1, według właściwości określonej w 9 ust 2-3, dokonuje stosownych zmian na dokumencie. 2. W przypadku odmowy dokonania zmiany lub nieudzielenia odpowiedzi w ciągu 30 dni od daty złożenia wniosku, o którym mowa w ust. 1, dyrektor wydziału może zwrócić się do Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego o rozstrzygnięcie sporu w sprawie nadania klauzuli. W przypadku wpływu wniosku, w którym stwierdzono zawyżanie lub zaniżanie klauzuli tajności w Urzędzie, nadawcy należy udzielić odpowiedzi w terminie 30 dni od daty złożenia pisma. ROZDZIAŁ IV OBIEG DOKUMENTÓW ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE I PROWADZENIE DZIENNIKÓW EWIDENCJI 9. 1. Kierownik Kancelarii Tajnej, pracownik pełniący funkcję Zastępcy Kierownika Kancelarii Tajnej kierujący Oddziałem Kancelarii Tajnej, przyjmują, rejestrują, przekazują i wysyłają oraz przechowują dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli poufne oraz prowadzą: 1) rejestr dzienników, książek ewidencyjnych i teczek;

3 2) dziennik ewidencyjny; 3) książkę doręczeń przesyłek miejscowych; 4) wykaz przesyłek nadanych; 5) rejestr wydanych przedmiotów; 6) kartę zapoznania z dokumentem; 7) zeszyt potwierdzeń wysłania przesyłek zawierających informacje niejawne, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych (Dz. U. Nr 276, poz. 1631). 2. Kierownik Kancelarii Tajnej prowadzi dzienniki ewidencji, o których mowa w ust. 1 dla dokumentów wytworzonych, bądź wpływających do: 1) Wojewody; 2) Wicewojewody; 3) Dyrektora Generalnego Urzędu; 4) Biura Wojewody; 5) Wydziału Nadzoru Prawnego i Kontroli; 6) Biura Organizacji; 7) Wydziału Finansów i Budżetu; 8) Wydziału Certyfikacji i Administracji; 9) Wydziału Infrastruktury; 10) Wydziału Skarbu Państwa i Nieruchomości; 11) Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej; 12) Wydziału Polityki Społecznej; 13) Wydziału Rolnictwa; 14) Wydziału Rewaloryzacji Zabytków Krakowa i Dziedzictwa Narodowego; 15) Wydziału Zarządzania Funduszami Europejskimi; 16) Biura Informatyki; 17) Biura Logistyki; 18) Zespołu do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych; 19) Zespołu Audytu Wewnętrznego; 20) Wojewódzkiego Zespołu do Spraw Orzekania o Niepełnosprawności. 3. Pracownik pełniący funkcję Zastępcy Kierownika Kancelarii Tajnej kierujący Oddziałem Kancelarii Tajnej, prowadzi dzienniki ewidencji, o których mowa w ust. 1 dla dokumentów wytworzonych bądź wpływających do Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego. 4. Rejestr, o których mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzony przez osobę, o której mowa w ust. 3 powinien być w każdym roku kalendarzowym zarejestrowany w rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i teczek prowadzonym przez Kierownika Kancelarii Tajnej. 5. Kierownik Kancelarii Tajnej wydaje rejestr, o których mowa w ust. 1 pkt 1, osobie kierującej Oddziałem Kancelarii Tajnej za pokwitowaniem i ma prawo kontroli tego dokumentu w każdym czasie. 6. Pełnomocnik odpowiada za zapewnienie nieprzerwanej obsługi dzienników ewidencji, o których mowa w 9 ust. 1. 7. Osoby, o których mowa w ust. 1 mają obowiązek niezwłocznego zarejestrowania dokumentu przychodzącego (wpływającego do Urzędu) w dzienniku ewidencyjnym. 8. Osoby, o których mowa w ust. 1 oznaczają pisma przychodzące do Urzędu pieczątką wpływu zawierającą w treści następujące informacje: nazwa urzędu, nazwa wydziału bądź komórki równorzędnej, data wpływu, numer, pod którym zarejestrowano pismo w dzienniku ewidencyjnym, ilość załączników do pisma i ilość stron załączników, a

4 załączniki do pism pieczątką zawierającą w treści następujące informacje: numer załącznika, numer i datę pisma przychodzącego, do którego załącznik został dołączony. 9. Wzory pieczątek, o których mowa w ust. 8 stanowią załącznik nr 1 do instrukcji. 10. Osoby, o których mowa w ust. 1 odpowiadają za bieżące sprawdzanie prawidłowości oznaczania dokumentów wychodzących z Urzędu zgodnie z rozporządzeniem, a w szczególności za oznaczanie załączników do pism w sposób określony w załączniku nr 1 ust. 2 do instrukcji. 11. W celu nadawania w Kancelarii Urzędu przesyłek niejawnych osoby wymienione w ust. 1 prowadzą zeszyt potwierdzeń; wzór zeszytu potwierdzeń stanowi załącznik nr 2 do instrukcji. 12. W przypadku wysyłki dokumentu, osoby o których mowa w ust. 1, wypełniają pozycje 1, 2, 3 i 4 w zeszycie potwierdzeń, a pracownik Kancelarii Urzędu w rubryce nr 4 nakleja pocztowy kod kreskowy przesyłki, a następnie w rubryce nr 5 potwierdza odbiór przesyłki. 13. Osoby, o których mowa w ust. 1 mają obowiązek dostarczyć przesyłki przeznaczone do wysyłki do Kancelarii Urzędu do godziny 13.45. 14. W przypadku wysyłania dokumentu za pośrednictwem Poczty Specjalnej, osoby o których mowa w ust. 1, wykonują czynności zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 271, poz. 1603). 15. Dokumenty zawierające informacje niejawne przekazuje się za pokwitowaniem. 16. Informacje niejawne, którym nadano określoną klauzulę tajności mogą być udostępnione wyłącznie osobie uprawnionej, zgodnie z przepisami ustawy dotyczącymi dostępu do określonej klauzuli tajności. 17. Osoba otrzymująca dokument kwituje jego pobranie poprzez złożenie podpisu w rubryce 14 dziennika ewidencyjnego. 18. Do rubryki 14 dziennika ewidencyjnego, wpisuje się, jako osobę otrzymującą dokument, nazwisko i imię pracownika wyznaczonego do merytorycznego załatwienia sprawy, posiadającego poświadczenie bezpieczeństwa odpowiednie do wymaganej klauzuli tajności. W przypadku konieczności zapoznania się z dokumentem przez kolejną osobę, bądź kolejny raz, stosuje się kartę zapoznania się z dokumentem. Wzór karty zapoznania się z dokumentem stanowi załącznik nr 3 do instrukcji. 19. Dyrektor wydziału lub kierownik oddziału zamiast kwitowania w dzienniku ewidencyjnym może potwierdzać zapoznanie się z pismem, czyniąc adnotacje z podaniem daty, imienia, nazwiska oraz podpisu na pierwszej stronie pisma przychodzącego. 20. Zapisy zawarte w ust. 17, 18 i 19 nie dotyczą osób, które w oparciu o właściwe przepisy, przeprowadzają kontrolę w zakresie ochrony informacji niejawnych. 21. Przekazywanie dokumentów pomiędzy Kierownikiem Kancelarii Tajnej, a pracownikiem pełniącym funkcję Zastępcy Kierownika Kancelarii Tajnej, odbywa się za pokwitowaniem w książce doręczeń przesyłek miejscowych. 22. Przesyłania dokumentu do innej jednostki (instytucji) dokonuje się za pismem korespondencyjnym (przewodnim). 23. Osoby, o których mowa w ust. 1, po zarejestrowaniu pisma przychodzącego do Urzędu, przekazują dokument osobiście adresatowi lub upoważnionej osobie. 24. Zapoznawanie się z dokumentami zawierającymi informacje niejawne o klauzuli poufne odbywa się wyłącznie w strefach ochronnych (pok. 252 i pok. 471 Urzędu). 10. 1. Każdy, kto wytworzył dokument zawierający informacje niejawne, winien bezzwłocznie przedłożyć go osobie, o której mowa w 9 ust. 1, wg właściwości określonej w

5 9 ust. 2-3, która dokonuje rejestracji w dzienniku ewidencyjnym. 2. Przedkładanie do podpisu dokumentów zawierających informacje niejawne przez osobę sporządzającą dokument odbywa się bez pośrednictwa osób trzecich, w strefach ochronnych. 3. Wszelkie materiały, w tym w szczególności kalki, zbędne wydruki lub elektroniczne nośniki danych wykorzystywane do wytwarzania dokumentów zawierających informacje, powinny być zarejestrowane w dzienniku ewidencyjnym, chyba, że natychmiast po wykorzystaniu zostały zniszczone w niszczarce, w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści dokumentu. 4. Czynności, o których mowa w pkt. 3 podlegają rejestracji w Rejestrze zniszczonych dokumentów wydrukowanych w systemie informatycznym, z uwzględnieniem dokumentów wykonanych na maszynie do pisania, w którym to przypadku należy w rubryce liczba zniszczonych stron dodać adnotację o treści wykonano na maszynie. 5. W przypadku wysyłki pisma, wykonawca ma obowiązek przygotowania dla osoby prowadzącej dzienniki ewidencji dwóch nieprzeźroczystych kopert zawierających stosowne opisy (na kopercie wewnętrznej imienne określenie adresata oraz klauzulę, na zewnętrznej nazwę jednostki organizacyjnej adresata, adres jego siedziby oraz kod kreskowy systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentami). 11. 1. Osoba, która otrzymała lub sporządziła dokument zawierający informacje niejawne odpowiada za ochronę tego dokumentu przed ujawnieniem osobie nieuprawnionej. 2. Osoba, która otrzyma lub wytworzy dokument zawierający informacje niejawne ma obowiązek niezwłocznego założenia teczki, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do Instrukcji. 3. Teczka, o której mowa w ust. 3 winna zawierać spis spraw zgodny z załącznikiem nr 5 do Instrukcji, prowadzony na bieżąco przez osobę wymienioną w ust. 2. 4. Czynność, o której mowa w ust. 2 wymaga niezwłocznego zgłoszenia osobie, o której mowa w 9 ust. 1, wg właściwości określonej w 9 ust. 2-3, w celu zarejestrowania teczki w rejestrze dzienników, książek ewidencyjnych i teczek. 5. Dokumenty zawierające informacje niejawne o klauzuli poufne przechowywane są w Kancelarii Tajnej bądź w Oddziale Kancelarii Tajnej wg właściwości określonej w 9 ust. 2-3, w szafach posiadających odpowiednie certyfikaty. 12. 1. Pracownicy Kancelarii Urzędu zobowiązani są do przekazania (bezpośrednio, bez otwierania i niezwłocznie, tj. w dniu ich wpływu do Urzędu) przesyłek oznaczonych klauzulą poufne osobom, o których mowa w 9 ust. 1, wg właściwości określonej w 9 ust. 2-3. 2. W przypadku otrzymania przesyłki zawierającej pismo niejawne: 1) niespełniającej wymogów, określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 271, poz. 1603), pracownicy Kancelarii Urzędu, bez zapoznawania się z treścią dokumentów, zobowiązani są do jednoczesnego: a) zabezpieczenia przesyłki poprzez zapakowanie jej do nowej koperty i zaklejenie, b) bezzwłocznego zgłoszenia tego faktu osobom, o których mowa w 9 ust. 1, wg właściwości określonej w 9 ust. 2-3, celem przekazania przesyłki; 2) w przypadku otrzymania przesyłki uszkodzonej, pracownik Kancelarii Urzędu sporządza na tę okoliczność protokół, który przekazuje do Kancelarii Tajnej.

6 3. Przekazanie dokumentu przez pracownika Kancelarii Urzędu, osobie, o której mowa w 9 ust. 1, następuje po upewnieniu się, że osoba jest upoważniona do odbioru dokumentów zawierających informacje niejawne. W celu zapewnienia pracownikom Kancelarii Urzędu wykazu osób upoważnionych do odbioru dokumentów zawierających informacje niejawne Pełnomocnik przedkłada Dyrektorowi Biura Organizacji dokument zawierający takie dane. 13. 1. Kancelaria Tajna oraz Oddział Kancelarii Tajnej, przyjmują przesyłki od godz. 7.30 do godz. 15.00 od wtorku do piątku, a w poniedziałki od godz. 9.00 do 16.30. 2. Osoby wykonujące i przekazujące dokumenty zawierające informacje niejawne zobowiązane są do dostarczania przesyłek w terminach, o których mowa w ust. 1 bez pośrednictwa osób trzecich. ROZDZIAŁ V PRZETWARZANIE DOKUMENTÓW ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE 14. 1. Przetwarzanie dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli poufne, w szczególności wytwarzanie, winno odbywać się w strefach ochronnych, w systemie teleinformatycznym posiadającym dokumentację bezpieczeństwa, bądź na zwykłej maszynie do pisania. 2. System teleinformatyczny służący do przetwarzania informacji niejawnych powinien znajdować się w strefie ochronnej, a sposób jego funkcjonowania uregulowany jest odrębnymi przepisami. 3. Do pracy w systemie teleinformatycznym, służącym do przetwarzania informacji niejawnych, uprawnione są osoby, które: 1) posiadają odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa, uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli poufne, bądź wyższej; 2) zostały przeszkolone w zakresie ochrony informacji niejawnych i otrzymały stosowne zaświadczenie; 3) zostały przeszkolone w zakresie zasad i procedur bezpiecznej eksploatacji systemu teleinformatycznego służącego do przetwarzania informacji niejawnych; 4) posiadają konto użytkownika w systemie teleinformatycznym, służącym do przetwarzania informacji niejawnych. 4. Wejście osób do strefy ochronnej, wyjście ze strefy ochronnej i pobyt w strefach ochronnych, o których mowa w ust. 2, podlega rejestracji i jest uregulowany odrębnymi przepisami. 5. Osoba, o której mowa w ust. 3, w czasie pracy w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do przetwarzania informacji niejawnych, jest zobowiązana do przestrzegania procedur bezpiecznej eksploatacji dotyczących tego systemu. 6. Przetwarzanie informacji niejawnych w systemach teleinformatycznych z wykorzystaniem elektronicznych nośników danych, uregulowane jest odrębnymi przepisami. 7. Kopiowanie dokumentów zawierających informacje niejawne oraz wymienionych w 7, odbywać się może w porozumieniu z pracownikami pionu ochrony, przy użyciu wyznaczonych przez Pełnomocnika do tego celu kserokopiarek znajdujących się w strefach ochronnych.

7 ROZDZIAŁ VI ORGANIZACJA NARAD I SZKOLEŃ, NA KTÓRYCH PRZETWARZA SIĘ INFORMACJE NIEJAWNE 15. 1. Szkolenia i narady, na których przetwarza się informacje niejawne, powinny odbywać się w miejscu objętym strefą ochronną. 2. Organizator narad, szkoleń lub innego rodzaju spotkań, na których przetwarzane będą informacje niejawne, musi spełnić następujące warunki: 1) poinformować o naradzie Pełnomocnika; 2) poinformować uczestników szkolenia o tym, iż warunkiem uczestnictwa w szkoleniu lub naradzie jest okazanie odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa; 3) poinformować uczestników o zakazie wnoszenia na salę aktywnych urządzeń rejestrujących dźwięk i obraz; 4) zapewnić kontrolę przestrzegania wymogów, o których mowa w pkt. 2 i 3. 3. Organizator narad, szkoleń lub innego rodzaju spotkań, przekazuje Pełnomocnikowi, na 7 dni przed planowanym terminem narady, informacje o zamiarze jej zorganizowania, a 7 dni po terminie narady, pisemną informację o spełnieniu wymogów, o których mowa w ust. 2 pkt 2 i 3. ROZDZIAŁ VII KONTROLA PRZESTRZEGANIA PRZEPISÓW O OCHRONIE INFORMACJI NIEJAWNYCH 16. 1. Pełnomocnik, bądź wyznaczony przez niego pracownik pionu ochrony, prowadzi okresowe kontrole ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, co najmniej raz na trzy lata, w szczególności kontrolę ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów, dokumentując ustalenia kontroli w formie protokołu. 2. Osoby, o których mowa w ust. 1 mogą przeprowadzić doraźne kontrole w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych. ROZDZIAŁ VIII AKTUALIZACJA INFORMACJI O OSOBACH UPOWAŻNIONYCH DO DOSTĘPU INFORMACJI NIEJAWNYCH 17. Dyrektor Wydziału Certyfikacji i Administracji przekazuje Pełnomocnikowi niezwłocznie po zwolnieniu osoby z pracy w Urzędzie lub przeniesienia osoby do innego wydziału informację na ten temat, celem zapewnienia aktualności Wykazu osób zatrudnionych lub pełniących służbę w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto.

8 Załącznik nr 1 do Instrukcji będącej załącznikiem do zarządzenia Wojewody Małopolskiego z dnia... 2012 r. WZORY PIECZĄTEK SŁUŻĄCYCH DO OZNACZANIA PISM I ZAŁĄCZNIKÓW DO PISM 1. Wzór pieczątki służącej do oznaczania pism przychodzących do Urzędu. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Wydział.. Wpłynęło dnia:... Nr.... Zał....na...str. 2. Wzór pieczątki służącej do oznaczania załączników do pism przychodzących do Urzędu i wychodzących z Urzędu. Zał. do pisma wych.*/przych.* Nr... Nr... z dnia... * niepotrzebne skreślić

9 Załącznik nr 2 do Instrukcji będącej załącznikiem do zarządzenia Wojewody Małopolskiego z dnia... 2012 r. WZÓR ZESZYTU POTWIERDZEŃ WYSŁANIA PRZESYŁEK ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE O KLAUZULI POUFNE ZESZYT POTWIERDZEŃ WYSŁANIA PRZESYŁEK ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE O KLAUZULI POUFNE ROK 2012 LP. DATA ZNAK PISMA (rodzaj przesyłki) ODBIORCA I JEGO ADRES POTWIERDZENIE ODBIORU (data, pieczątka, podpis) 1 2 3 4 5 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

10 Załącznik nr 3 do Instrukcji będącej załącznikiem do zarządzenia Wojewody Małopolskiego z dnia... 2012 r. WZÓR KARTY ZAPOZNANIA SIĘ Z DOKUMENTEM nr... Lp. UDOSTĘPNIENIE DOKUMENTU Imię i Nazwisko osoby, Data której dokument udostępniono Podpis Uwagi strona.../...

11 Załącznik nr 4 do Instrukcji będącej załącznikiem do zarządzenia Wojewody Małopolskiego z dnia... 2012 r. WZÓR OPISU TECZKI ZAWIERAJĄCEJ INFORMACJE NIEJAWNE POUFNE Nr wg Rej. Pf-.../2012 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE ZESPÓŁ DO SPRAW OCHRONY INFORMACJI NIEJAWNYCH ZI.I.6511 Kat. A PLANOWANIE OBRONNE Rozpoczęto dnia... Zakończono dnia... Teczka zawiera...ark. 2012

12 Załącznik nr 5 do Instrukcji będącej załącznikiem do zarządzenia Wojewody Małopolskiego z dnia... 2012 r. WZÓR SPISU SPRAW Spis spraw znajdujących się w teczce Nr ZI.I.6511 tom... Lp. Nr pisma przychodzącego wychodzącego Nazwa instytucji, do której dokument (pismo) wysłano, lub od której dokument (pismo) otrzymano Nr arkuszy w aktach 1 2 3 4 5 6 Uwagi