ZARZĄDZENIE NR 15/07 SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO. z dnia 26 listopada 2007 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 15/07 SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO z dnia 26 listopada 2007 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnej Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zasad stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym Na podstawieart. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.) w związku z art. 27 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, z poźn. zm.), zarządza się, co następuje: Rozdział I. Postanowienia ogólne 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) centrali należy przez to rozumieć siedzibę główną Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zwanego dalej CBA, w Warszawie przy al. Ujazdowskich 9 2) dekretacji należy przez to rozumieć odręczną adnotację na opakowaniu przesyłkii pierwszej stronie pisma, informującą o sposobie dalszego postępowania z pismem, opatrzoną podpisem wykonującego dekretację ze wskazaniem daty jej dokonania 3) delegaturze należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, wchodzącą w skład Zarządu Operacji Regionalnych CBA, o której mowa w 3 ust. 2 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 32 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 marca 2007 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu (M. P. Nr 21, poz. 244) 4) dokumencie niejawnym należy przez to rozumieć dokument, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych 5) dysponencie należy przez to rozumieć osobę, której został przekazany dokument niejawny, uprawnioną do dostępu do informacji niejawnych 6) funkcjonariuszu należy przez to rozumieć funkcjonariusza lub pracownika CBA, dopuszczonego do pełnienia służby lub świadczenia pracy na stanowisku związanym z dostępem do informacji niejawnych 7) jednostce należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną, o której mowaw 3 ust. 1 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 32 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 marca 2007 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu 8) jednostce rejestrującej należy przez to rozumieć kancelarię tajną, oddział kancelarii tajnej lub stanowisko rejestracji 9) kancelarii tajnej należy przez to rozumieć Wydział I Wydział Obsługi Kancelaryjnej Materiałów Niejawnych Kancelarię Tajną Departamentu Ochrony CBA, nadzorowaną i podległą pełnomocnikowi ochrony 10) kierowniku jednostki należy przez to rozumieć dyrektora lub funkcjonariusza upoważnionego do kierowania jednostką 11) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć wydział, sekcję lub zespół wchodzące w skład jednostek 12) obiegu zewnętrznym należy przez to rozumieć przekazywanie przesyłek niejawnych do adresata, którego siedziba znajduje się poza jednostką, w której została zorganizowana jednostka rejestrująca nadawcy 13) obiegu wewnętrznym należy przez to rozumieć przekazywanie i odbiór przesyłek niejawnych za pośrednictwem jednostek rejestrujących w obrębie jednej siedziby CBA Strona 1

2 14) oddziale kancelarii tajnej należy przez to rozumieć wydzieloną strukturę kancelarii tajnej i jej podległą, funkcjonującą w delegaturach i jednostkach 15) ostatnim adresacie należy przez to rozumieć funkcjonariusza, który jest adresatem albo na którego została zadekretowana przesyłka niejawna i który nie dokonuje kolejnej dekretacji 16) pełnomocniku ochrony należy przez to rozumieć Dyrektora Departamentu Ochrony CBA lub upoważnionego zastępcę 17) pokwitowaniu należy przez to rozumieć podanie czytelnego imienia i nazwiska, datę oraz podpis funkcjonariusza odbierającego dokument niejawny 18) przesyłce niejawnej należy przez to rozumieć list lub paczkę zawierającą dokument niejawny 19) przewoźniku należy przez to rozumieć podmiot, o którym mowa w 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia z dnia 29 września 2007 r. Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. Nr 200, poz. 1650) 20) rejestracji należy przez to rozumieć odnotowywanie w urządzeniach ewidencyjnych informacji o wytworzonym, udostępnianym, wpływającym lub wysyłanym dokumencie niejawnym 21) sporządzającym należy przez to rozumieć funkcjonariusza upoważnionego do merytorycznego opracowania dokumentu niejawnego 22) stanowisku rejestracji należy przez to rozumieć stanowisko w jednostce, komórce organizacyjnej lub delegaturze, na którym wykonywane są zadania kancelarii tajnejw zakresie rejestracji, udostępniania, wysyłania i przyjmowania przesyłek niejawnych w obiegu wewnętrznym i w określonych przypadkach w obiegu zewnętrznym 23) strefie bezpieczeństwa należy przez to rozumieć strefę, o której mowa w art. 57 pkt 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych 24) urządzeniu ewidencyjnym należy przez to rozumieć wszelkie dzienniki, rejestry, skorowidze, książki służące do rejestrowania dokumentów niejawnych 25) ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych 26) wykonawcy należy przez to rozumieć funkcjonariusza upoważnionego do wykonywania dokumentu niejawnego. 2. Przepisy zarządzenia odnoszące się do dokumentu niejawnego stosuje się odpowiednio do materiału niejawnego, w rozumieniu art. 2 pkt 6 ustawy. Rozdział II. Organizacja obsługi kancelaryjnej W przypadkach uzasadnionych potrzebami jednostki, komórki organizacyjnej lub delegatury, w których są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane dokumenty niejawne, mogą być tworzone oddziały kancelarii tajnej albo stanowiska rejestracji. 2. Wniosek w sprawie utworzenia oddziału kancelarii tajnej lub stanowiska rejestracji kierownik jednostki lub dyrektor delegatury składa do pełnomocnika ochrony. 3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, zawiera: 1) imiona i nazwiska funkcjonariuszy przewidzianych do obsługi kancelaryjnej 2) informacje o posiadanych poświadczeniach bezpieczeństwa i odbytych szkoleniach 3) imiona i nazwiska funkcjonariuszy, wyznaczonych do stałego zastępowania funkcjonariusza prowadzącego oddział kancelarii lub stanowisko rejestracji. Strona 2

3 4. 1. Czynności związane z obsługą kancelarii tajnej i jej oddziałów wykonują funkcjonariusze Departamentu Ochrony CBA, na podstawie upoważnienia wydanego przez pełnomocnika ochrony. 2. Kierownicy jednostek lub dyrektorzy delegatur, w których funkcjonuje oddział kancelarii, zobowiązani są do bieżącej współpracy z pełnomocnikiem ochrony w zakresie organizacji warunków pracy. 3. Czynności związane z obsługą stanowisk rejestracji wykonują wyznaczeni funkcjonariusze jednostki, w której zostało zorganizowane stanowisko rejestracji, na podstawie upoważnienia wydanego przez pełnomocnika ochrony. 4. W zakresie obsługi stanowisk rejestracji funkcjonariusze, o których mowa w ust.3, wykonują zadania pionu ochrony. Pomocy w organizacji pracy stanowisk rejestracji udziela kierownik kancelarii tajnej Funkcjonariusze prowadzący obsługę kancelaryjną dokumentów niejawnych powinni posiadać poświadczenie bezpieczeństwa do najwyższej klauzuli tajności, odbyć przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz obsługi kancelaryjnej dokumentów niejawnych. 2. Szkolenie w zakresie obsługi kancelaryjnej dokumentów niejawnych kończy się wydaniem zaświadczenia. 3. Funkcjonariusze, w których dyspozycji znajdują się urządzenia ewidencyjne, są odpowiedzialni za właściwe dokumentowanie obiegu dokumentów niejawnych. Ponadto wykonują zadania właściwe dla danej jednostki rejestrującej realizującej obsługę kancelaryjną, wymienione w Obsługa dokumentów niejawnych o klauzuli tajności zastrzeżone może być prowadzonaw jednostce rejestrującej wyłącznie za zgodą pełnomocnika ochrony Kancelarią tajną kieruje funkcjonariusz Departamentu Ochrony CBA, któremu powierzonoobowiązki kierownika kancelarii tajnej Do zadań kierownika kancelarii tajnej należy w szczególności: 1) zapewnienie prawidłowej organizacji obiegu dokumentów niejawnychw kancelarii tajnej i jej oddziałach 2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących obiegu dokumentów niejawnych w kancelarii tajnej, jej oddziałach i na stanowiskach rejestracji 3) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami niejawnymi udostępnianymi przez kancelarię tajną, jej oddziały i stanowiska rejestracji 4) zapewnienie fizycznej ochrony informacji niejawnych w czasie godzin służby oraz w przypadkach: a) remontu pomieszczeń kancelarii, b) naprawy lub konserwacji urządzeń i sprzętu znajdującego się w kancelarii tajnej, c) zmian lokalizacji jednostki, d) wystąpienia innych zdarzeń zakłócających przebieg pracy kancelarii tajnej 5) pomoc w organizacji pracy stanowisk rejestracji 6) opiniowanie wniosków w sprawach utworzenia, łączenia i likwidacji oddziałów kancelarii tajnej i stanowisk rejestracji 7) prowadzenie szkoleń z zakresu obsługi kancelaryjnej dokumentów niejawnych 8) wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony Do zadań kancelarii tajnej należą: Strona 3

4 1) prowadzenie pełnej obsługi kancelaryjnej w zakresie rejestrowania, przechowywania, obiegu i udostępniania dokumentów niejawnych dla jednostek nieposiadających oddziałów kancelarii tajnej lub stanowisk rejestracji 2) prowadzenie porządkowego rejestru przechowywanych w kancelarii niejawnych, wewnętrznych przepisów i procedur 3) prowadzenie rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek (RDKEiT) dla wszystkich jednostek 4) prowadzenie rejestru teczek dla spraw nieoperacyjnych dla jednostek,w których nie zostały zorganizowane oddziały kancelarii lub stanowiska rejestracji 5) przechowywanie dokumentów niejawnych, niestanowiących elementów składowych spraw prowadzonych w Departamencie Ochrony CBA lub jednostkach, w których nie zostały zorganizowane oddziały kancelarii tajnej lub stanowiska rejestracji 6) udostępnianie przechowywanych dokumentów niejawnych na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych 7) bieżąca kontrola właściwego oznaczania, zabezpieczania, ewidencjonowania przesyłek niejawnych przekazywanych za pośrednictwem kancelarii 8) udział w ustalaniu miejsca przechowywania dokumentów niejawnych wykazanych w protokole rozbieżności dotyczącym rocznej inwentaryzacji dokumentów niejawnych 9) konsultacje i bieżący nadzór nad prawidłowym ewidencjonowaniem i oznaczaniem dokumentów niejawnych 10) udział w konwojowaniu dokumentów niejawnych odbieranych i nadawanych za pośrednictwem przewoźnika 11) udział w niszczeniu dokumentacji niearchiwalnej kat. Bc wytworzonejw jednostkach obsługiwanych przez kancelarię tajną 12) prowadzenie skorowidza rejestrów wydanych dokumentów dla wszystkich jednostek oraz prowadzenie rejestrów wydanych dokumentów dla jednostek,w których nie zostały zorganizowane oddziały kancelarii tajnej lub stanowiska rejestracji. 2. Do zadań oddziału kancelarii tajnej należą: 1) prowadzenie pełnej obsługi kancelaryjnej w zakresie rejestrowania, przechowywania, obiegu i udostępniania dokumentów niejawnych w jednostce, komórce organizacyjnej lub delegaturze 2) prowadzenie rejestru teczek dla spraw nieoperacyjnych, 3) przechowywanie dokumentów niejawnych niestanowiących elementów składowych spraw prowadzonych w jednostkach, komórkach organizacyjnych i delegaturach 4) udostępnianie przechowywanych dokumentów niejawnych 5) konsultacje i bieżący nadzór nad prawidłowym ewidencjonowaniemi oznaczaniem dokumentów niejawnych 6) udział w konwojowaniu dokumentów niejawnych odbieranych i nadawanych za pośrednictwem przewoźników wymienionych w 2 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne 7) udział w ustalaniu miejsca przechowywania dokumentów niejawnych wykazanych w protokole rozbieżności dotyczącym rocznej inwentaryzacji dokumentów niejawnych 8) udział w niszczeniu dokumentacji niearchiwalnej kategorii Bc wytworzonych w jednostce lub delegaturze obsługiwanej przez oddział kancelarii tajnej 9) prowadzenie rejestrów wydanych dokumentów dla funkcjonariuszy jednostek lub delegatur 10) prowadzenie rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek, zarejestrowanego w RDKEiT prowadzonym dla oddziału i zarejestrowanyw RDKEiT kancelarii tajnej. Strona 4

5 3. Do zadań stanowiska rejestracji należy wykonywanie czynności, o których mowaw 7 ust. 2 pkt. 4 oraz 8 ust. 2 pkt. 1 5 i 7 9. Rozdział III. Obowiązki funkcjonariuszy uczestniczących w obiegu dokumentacji niejawnej oraz prowadzących obsługę kancelaryjną Każdy funkcjonariusz ma obowiązek zapewnić należytą ochronę dokumentom niejawnym odpowiednio do przyznanej tym dokumentom klauzuli tajności Kierownik jednostki lub dyrektor delegatury sprawuje bieżący, bezpośredni nadzór nad właściwym zabezpieczeniem i ochroną dokumentów niejawnych w podległej mu jednostce. 3. Kierownik jednostki lub dyrektor delegatury jest zobowiązany do powiadomienia pełnomocnika ochrony o fakcie ujawnienia informacji niejawnych lub utraty dokumentu niejawnego w podległej mu jednostce oraz innych nieprawidłowościach w zakresie ochrony informacji niejawnych. 4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, odpowiednio kierownik jednostki lub dyrektor delegatury podejmują czynności wyjaśniające Przejęcie obowiązków kierownika kancelarii tajnej odbywa się na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego w przypadku zmiany na stanowisku lub długotrwałej nieobecności. 2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu i przechowujew kancelarii tajnej. protokołu zdawczo odbiorczego określa załącznik nr 1 do zarządzenia. 3. Na czas swojej nieobecności kierownik kancelarii tajnej wyznacza pisemnie funkcjonariusza kancelarii tajnej lub w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony innego funkcjonariusza Departamentu Ochrony CBA, który będzie go zastępował. W nagłych przypadkach nieobecności kierownika decyzję o zastępstwie podejmuje pełnomocnik ochrony W jednostkach, komórkach organizacyjnych lub delegaturach, w których utworzono oddziały kancelarii tajnej lub stanowiska rejestracji, wyznacza się funkcjonariuszy, stale zastępujących funkcjonariuszy prowadzących obsługę kancelaryjną dokumentów niejawnych podczas ich nieobecności. Funkcjonariusze wyznaczeni na stałe zastępstwo powinni spełnić wymagania wymienione w 4 ust. 3 i 5 ust Krótkotrwałe przejęcia obowiązków pomiędzy funkcjonariuszem wyznaczonym do prowadzenia oddziału kancelarii tajnej lub stanowiska rejestracji i jego zastępcą może być dokumentowane na podstawie notatki służbowej. 3. W przypadku konieczności krótkotrwałego przejęcia obowiązków funkcjonariusza lub jego zastępcy, obsługujących oddział kancelarii tajnej lub stanowisko rejestracji sporządza się, w pojedynczym egzemplarzu, protokół przekazania niezbędnych urządzeń ewidencyjnych oraz pieczęci, funkcjonariuszowi wyznaczonemu przez bezpośredniego przełożonego. 4. W przypadku zmiany funkcjonariusza zatrudnionego w oddziale lub na stanowisku rejestracji sporządza się protokół zdawczo odbiorczy w dwóch egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz przechowywany jest w oddziale lub stanowisku rejestracji, a drugi w kancelarii tajnej. 5. W przypadku zmiany funkcjonariusza zatrudnionego w kancelarii tajnej sporządza się protokół zdawczo odbiorczy w jednym egzemplarzu. 6. Otwarcie szafy funkcjonariusza obsługującego odział kancelarii tajnej może nastąpić na zasadach określonych w 32. Strona 5

6 W przypadku likwidacji kancelarii tajnej, oddziału kancelarii lub stanowiska rejestracji pełnomocnik ochrony powołuje komisję likwidacyjną i powiadamia o tym właściwych kierowników jednostek lub dyrektorów delegatur. 2. Do zadań komisji likwidacyjnej należy w szczególności: 1) porównanie stanu faktycznego znajdujących się w kancelarii urządzeń ewidencyjnych, teczek spraw i dokumentów niejawnych oraz pieczęci i stempli ze stanem ewidencyjnym 2) wydzielenie dokumentów niejawnych niearchiwalnych kategorii Bc i przygotowanie protokołu oraz spisu dokumentów przeznaczonych do zniszczenia 3) przekazanie protokolarne dokumentów niejawnych wyznaczonemu następcy na zasadach określonych w 11 ust. 3 i 4 następcy, a w przypadku jego braku protokolarne przekazanie dokumentów do archiwum wyodrębnionego CBA. 3. Komisja likwidacyjna sporządza protokół likwidacyjny w dwóch egzemplarzach,do którego załącza dokumentację z czynności, o których mowa w ust. 2. Jeden egzemplarz protokołu likwidacyjnego wraz z załącznikami przekazuje pełnomocnikowi ochrony, drugi egzemplarz następcy kierownika likwidowanej jednostki rejestrującej, a w przypadku jego braku do archiwum wyodrębnionego CBA. Rozdział IV. Urządzenia ewidencyjne Podstawowymi urządzeniami ewidencyjnymi przeznaczonymi do rejestracji materiałów niejawnych wytwarzanych, otrzymywanych i wysyłanych są: 1) dziennik korespondencyjny, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia 2) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia 2. Do dokumentowania obiegu dokumentów niejawnych stosuje się także: 1) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia 2) dziennik podawczy, którego wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia 3) rejestr wydanych przedmiotów, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia 4) skorowidz do rejestru wydanych dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia 5) rejestr wydanych dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 8 do zarządzenia 6) dziennik ewidencji wydanych materiałów kancelaryjnych, którego wzór określa załącznik nr 9 do zarządzenia 7) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 10 do zarządzenia 8) książkę ewidencji wydawnictw dokumentacji technicznej, której wzór określa załącznik nr 11 do zarządzenia Urządzenia ewidencyjne wymienione w 13 są prowadzone w zależności od potrzeb przez jednostki rejestrujące lub funkcjonariuszy, których zakres obowiązków wymaga prowadzenia danego rodzaju urządzenia. 2. Do dokumentowania obiegu dokumentów niejawnych mogą być stosowane urządzenia ewidencyjne niewymienione w 13 ust. 2, jeżeli ich prowadzenie jest uzasadnione potrzebami służby lub obowiązek ich prowadzenia wynika z innych przepisów Wszystkie urządzenia ewidencyjne służące do dokumentowania obiegu dokumentów niejawnych podlegają rejestracji w kancelarii tajnej lub oddziale w rejestrze dzienników książek ewidencyjnych i teczek. Strona 6

7 2. Urządzenia, o których mowa w 14 ust. 2, są rejestrowane na pisemny wniosek kierownika jednostki lub dyrektora delegatury, po zatwierdzeniu go przez pełnomocnika ochrony. 16. Sposób prowadzenia urządzeń ewidencyjnych określają wytyczne pełnomocnika ochrony. Rozdział V. Wytwarzanie dokumentów niejawnych, nadawanie klauzul tajności, kopiowanie i rejestracja dokumentów niejawnych 17. Wytwarzanie dokumentów niejawnych dozwolone jest w pomieszczeniach znajdujących się w strefie bezpieczeństwa Sporządzanie dokumentów niejawnych w formie elektronicznej i ich wydruków odbywa się wyłącznie na wydzielonych stanowiskach komputerowych posiadających akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego. 2. Wadliwe wydruki, odbitki, matryce, kalki oraz brudnopisy powstałe w toku prac nad ostateczną wersją dokumentu niejawnego funkcjonariusz, który sporządził dokument, bezzwłocznie niszczy w sposób uniemożliwiający ich odczytanie lub odtworzenie. 3. Jeżeli dokumenty i materiały wymienione w ust. 2, służące do wytworzenia wersji ostatecznej dokumentu niejawnego rejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nie zostaną zniszczone w trybie określonym w ust. 2, powinny być zarejestrowane zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych Zasady oznaczania dokumentów niejawnych oraz zmiany klauzuli tajności określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 205, poz. 1696). 2. Dokument niejawny klasyfikuje do odpowiedniej klauzuli tajności sporządzający. Ostateczna decyzja w tym zakresie należy do funkcjonariusza upoważnionego do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału. 3. Nadawanie klauzuli tajności dokumentowi niejawnemu dokonuje się przez klasyfikowanie informacji zawartych w tym dokumencie, stosownie do definicji zawartych w ustawie,z uwzględnieniem wykazu rodzajów informacji niejawnych, które mogą stanowić tajemnicę państwową, określonych w załączniku nr 1 do ustawy. 4. Nie dopuszcza się klasyfikowania i oznaczania klauzulą tajności dokumentów niejawnych oraz zmian klauzuli tajności przez wykonawcę Dokument niejawny bez względu na technikę, jaką został wytworzony, rejestruje się pod kolejnym numerem pozycji dziennika ewidencji wykonanych dokumentów. 2. Rejestracji podlega dokument niejawny podpisany lub parafowany. W przypadku wprowadzenia zmian merytorycznych w dokumencie niejawnym już zarejestrowanym, np. przeredagowanie, zmiana klauzuli, nowo powstały dokument otrzymuje nowy numerz dziennika ewidencji wykonanych dokumentów. 3. Obowiązek rejestracji dokumentu niejawnego spoczywa na funkcjonariuszu, który jest sporządzającym, wykonującym lub uprawnionym do dysponowania tym dokumentem. 4. Dokument niejawny mylnie skierowany, nie podlega rejestracji w kancelarii, oddziale lub stanowisku rejestracji. Jest on zwracany nadawcy razem z jego pierwotnym opakowaniem. 5. Zasady rejestracji kart ewidencji operacyjnej regulują odrębne przepisy. Strona 7

8 Zezwolenie na sporządzenie kopii, odpisów, wyciągów, tłumaczeń dokumentu: 1) zawierającego informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, wydaje odpowiednio: a) Szef CBA lub jego zastępca, b) kierownik jednostki, dyrektor delegatury lub ich zastępcy w odniesieniu do dokumentów znajdujących się w kierowanych przez nich jednostkach, c) wyjątkowo, w uzasadnionych przypadkach inny funkcjonariusz, w którego dyspozycji znajduje się dokument po wykonaniu kopii jest on zobowiązany niezwłocznie uzyskać zgodę przełożonych wymienionych w lit. a lub b 2) zawierającego informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, wydaje naczelnik wydziału lub jego zastępca, w szczególnie uzasadnionych przypadkach funkcjonariusz, w którego dyspozycji znajduje się dokument po wykonaniu kopii jest on zobowiązany niezwłocznie uzyskać zgodę swojego przełożonego. 2. Dyspozycję, o której mowa w ust. 1, odnotowuje się na dokumencie niejawnym, z którego ma być wykonana kopia, odpis, wyciąg, tłumaczenie, z wyjątkiem dokumentacji kartotecznej, ewidencyjnej, procesowej lub innej, gdy jest to uzasadnione szczególnymi względami. Dyspozycja powinna zawierać: 1) imię i nazwisko funkcjonariusza, jego podpis i datę wydania zezwolenia 2) imię i nazwisko funkcjonariusza uprawnionego do wykonania kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia 3) zakres informacji której dotyczy dyspozycja, np. czy zezwolenie dotyczy całego dokumentu, czy jego fragmentu 4) liczbę wykonanych egzemplarzy 5) ewentualnie osoby, którym mają być wydane kopie, odpisy, wyciągi, tłumaczenia lub inny cel. 3. Na oryginałach aktów prawnych zezwolenie umieszcza się na ostatniej stronie, lub na odwrocie strony, w przypadku aktu jednostronicowego. 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach wydanie zezwolenia na sporządzenie kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia, może mieć inną formę. 5. Na dokumencie niejawnym, z którego wykonywana jest kopia, odpis, wyciąg, tłumaczenie, funkcjonariusz wykonujący kopię odciska pieczęć informującą o: 1) nazwie jednostki, w której wykonano kopię, odpis, wyciąg, tłumaczenie 2) liczbie egzemplarzy wykonanych kopii, odpisów, wyciągów, tłumaczeń 3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia 4) numerze z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów. 6. Numer z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów w obrębie pieczęci, o której mowa w ust. 5, wpisuje się po wykonaniu czynności kopiowania. 7. Na sporządzonych kopiach, odpisach, wyciągach lub tłumaczeniach funkcjonariusz odciska na każdej stronie pieczęć o treści Kopia egz. Nr..., Odpis, Wyciąg i Tłumaczenie. 8. Uprawnionym do sporządzenia kopii, odpisu, wyciągu lub tłumaczenia jest funkcjonariusz, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 lub wydający zezwolenie. 9. Zgodność kopii, odpisu, wyciągu lub tłumaczenia potwierdza na każdej stronie funkcjonariusz wykonujący kopię, odpis, wyciąg lub tłumaczenie albo wydający zezwolenie. 10. Urządzenie, na którym wykonywane są kopie dokumentów niejawnych znajduje sięw kancelarii tajnej i jej oddziałach. Dopuszcza się lokalizację takich urządzeń na stanowiskach rejestracji. Na podstawie wniosku kierownika jednostki lub dyrektora delegatury, mogą być utworzone w jednostkach wydzielone stanowiska do wykonywania kopii dokumentów niejawnych. 11. Funkcjonariusz wykonujący kopię wpisuje do książki kontrolnej urządzenia kopiującego liczbę wykonanych kopii. Strona 8

9 12. Zasady wykonywania dodatkowych wydruków określają wytyczne pełnomocnika ochrony. Rozdział VI. Obieg dokumentów niejawnych Przekazywanie przesyłek od nadawcy do odbiorcy zapewniają jednostki we własnym zakresie. 2. Kancelaria tajna: 1) wysyła i przyjmuje przesyłki niejawne za pośrednictwem przewoźnika 2) przekazuje bezpośrednio przesyłki niejawne do siedziby adresata, mieszczącej sięw granicach administracyjnych miasta, dla jednostek, w których nie zostały zorganizowane oddziały lub stanowiska rejestracji 3) odbiera przesyłki niejawne dostarczone bezpośrednio do CBA przez nadawcę, jeżeli nie wskazał on na kopercie zewnętrznej lub wykazie przesyłek nadanych konkretnej jednostki. 3. Oddział kancelarii tajnej: 1) wysyła i przyjmuje przesyłki niejawne za pośrednictwem przewoźnika 2) przekazuje bezpośrednio przesyłki niejawne do siedziby adresata, mieszczącej sięw granicach administracyjnych miasta 3) odbiera przesyłki niejawne dostarczone bezpośrednio do siedziby oddziału. 4. Stanowisko rejestracji: 1) przekazuje w granicach administracyjnych miasta, korespondencję bezpośrednio do adresata za pośrednictwem funkcjonariuszy jednostki, komórki organizacyjnej, w której zostało zorganizowane 2) odbiera przesyłki niejawne w siedzibie własnej lub adresata, jeżeli jednostka, komórka organizacyjna, w których zostało zorganizowane, została wskazana na kopercie zewnętrznej lub wykazie przesyłek nadanych. 5. Przesyłanie korespondencji niejawnej pomiędzy centralą a delegaturami może odbywać się za pośrednictwem przewoźnika bądź bezpośrednio przez funkcjonariusza. 6. Czynności związane z rejestracją dokumentów niejawnych należy wykonywać w taki sposób, aby funkcjonariusz rejestrujący, bez uzasadnionej potrzeby, nie miał wglądu w treść rejestrowanego dokumentu Przyjmowanie i przekazywanie przesyłek niejawnych polega na: 1) sprawdzeniu prawidłowości nazwy adresata i adresu 2) sprawdzeniu zgodności odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą nadawcy, umieszczonej na wykazie przesyłek 3) sprawdzeniu zgodności numerów na przesyłce z numerami na wykazie przesyłek nadanych 4) sprawdzeniu poprawności zapakowania koperty zewnętrznej i wewnętrznej oraz czy nie zostały naruszone pieczęcie i opakowania 5) otwarciu koperty zewnętrznej w celu ustalenia właściwego adresata 6) niezwłocznym zarejestrowaniu w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym: a) w dzienniku podawczym, jeżeli na kopercie wewnętrznej jest wskazana jednostka lub komórka organizacyjna, która posiada własną jednostkę rejestrującą, b) w książce doręczeń przesyłek miejscowych, jeżeli w dekretacji Szefa lub zastępcy Szefa CBA wskazany jest funkcjonariusz z jednostki lub komórki organizacyjnej, która posiada własną jednostkę rejestrującą, c) w dzienniku korespondencyjnym, jeżeli przesyłka podlega rejestracji w jednostce, do której została zaadresowana Strona 9

10 7. przekazaniu za pokwitowaniem: a) w dzienniku podawczym w przypadku, o którym mowa w pkt 6 lit. a, b) w książce doręczeń przesyłek miejscowych w przypadku, o którym mowa pkt 6 lit. b, c) w dzienniku korespondencyjnym przez bezpośredniego adresata lub ostatniego adresata wskazanego dekretacją, którego obsługuje dana jednostka rejestrująca W jednostkach rejestrujących nie otwiera się kopert wewnętrznych, na których adresat został wskazany imiennie, w sposób poprawny. 2. Nie otwiera się przesyłek oznaczonych do rąk własnych. Są one przekazywane wyłącznie wskazanemu na kopercie adresatowi. W rubryce uwagi odnotowuje się, że przesyłka była oznaczona do rąk własnych. 3. W przypadku nieobecności adresata, o którym mowa w ust. 2, o przesyłce należy powiadomić przełożonego adresata lub funkcjonariusza upoważnionego przez adresata do odbioru, który podejmie decyzję w sprawie dalszego postępowania z przesyłką. 4. W przypadku dłuższej nieobecności adresata (dłuższy urlop, choroba itp.), przesyłkę można przekazać właściwemu kierownikowi jednostki. 5. W przypadkach, o których mowa w ust. 3 i 4, właściwy przełożony odnotowuje dyspozycję o zmianie adresata i jej powód. 25. Przesyłki, co do których nie można określić właściwego adresata, funkcjonariusz pełniący służbę w kancelarii tajnej lub w oddziale przekazuje do dekretacji stosownie Szefowi CBA lub osobie, która go zastępuje bądź dyrektorowi delegatury lub osobie go zastępującej Przesyłki niejawne przekazywane są pomiędzy jednostkami rejestrującymii funkcjonariuszami w zamkniętych kopertach wewnętrznych. 2. Pilne przesyłki niejawne doręcza się adresatom bezzwłocznie. Przy kwitowaniu tych przesyłek we właściwym urządzeniu ewidencyjnym odnotowuje się oprócz daty godzinę wpływu i doręczenia. 3. Przesyłki niejawne dostarczone bezpośrednio przez nadawcę po godzinach pracy kancelarii tajnej, oddziału i stanowiska rejestracji, odbiera służba dyżurna i rejestruje w dzienniku podawczym, następnie przekazuje: 1) następnego dnia roboczego do kancelarii tajnej, oddziału lub stanowiska rejestracji, jeżeli jednostka, w której jest zorganizowane stanowisko, została wskazana na kopercie zewnętrznej lub wykazie przesyłek nadanych 2) niezwłocznie adresatowi za pokwitowaniem, gdy oznaczona jest jako pilna. Na adresacie spoczywa obowiązek jej rejestracji w odpowiedniej jednostce rejestrującej. 4. Przesyłki niejawne przywożone bezpośrednio przez funkcjonariuszy po godzinach pracy kancelarii tajnej, oddziału i stanowiska rejestracji, mogą być przekazane bezpośrednio adresatowi, jeżeli wynika to z podjętych czynności służbowych, na podstawie innych przepisów. W możliwie najszybszym terminie adresat jest zobowiązany do zarejestrowania przesyłki w odpowiedniej jednostce rejestrującej Rejestracja korespondencji w docelowej jednostce rejestrującej przeprowadzana jest przez funkcjonariusza obsługującego tę jednostkę z udziałem dekretującego lub ostatniego adresata i polega na: 1) rejestracji przesyłki pod kolejną pozycją właściwego dziennika korespondencjii odciśnięciu na kopercie wewnętrznej oraz wypełnieniu pieczęci wpływowej 2) przekazaniu zamkniętej koperty wewnętrznej do dekretacji Strona 10

11 3) dokonaniu w obecności i przy udziale ostatniego adresata pełnej rejestracji przesyłki i przekazaniu jej za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym. 2. Udział w rejestracji przesyłki, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, polega na sprawdzeniu przez dekretującego lub ostatniego adresata: 1) prawidłowości adresu 2) czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym 3) czy liczba załączników i stron jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych dokumentach niejawnych W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania funkcjonariusz kancelarii tajnej, oddziału lub stanowiska rejestracji, kwitujący odbiór przesyłki, sporządza wraz z doręczającym protokół uszkodzenia. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy, drugi pełnomocnikowi ochrony. Jeżeli przesyłka była przekazywana za pośrednictwem przewoźnika, trzeci egzemplarz przekazuje się także przwoźnikowi. 2. W przypadku stwierdzenia przez dekretującego lub ostatniego adresata rozbieżności wskazanych w 27 ust. 2, wykonuje on następujące czynności: 1) sporządza w dwóch egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki, z przeznaczeniem dla kancelarii adresata oraz nadawcy, i przekazuje je do kancelarii tajnej lub oddziału,z zastrzeżeniem pkt. 2 2) w przypadku przesyłki rejestrowanej na stanowisku rejestracji, przekazanie protokołów, o którym mowa w pkt. 1, następuje za pośrednictwem funkcjonariusza obsługującego stanowisko rejestracji. 3. Adnotacje o sporządzeniu protokołów, o których mowa w ust. 1 i 2, należy odnotowaćw odpowiednim dzienniku korespondencyjnym. 4. Funkcjonariusz kancelarii tajnej lub oddziału po otrzymaniu protokołu z otwarcia przesyłki: 1) przekazuje odpowiednio po jednym egzemplarzu protokołu do kancelarii adresatai nadawcy 2) wyjaśnia sprawę z nadawcą przesyłki i sporządza notatkę służbową w tej sprawie 3) powiadamia pisemnie adresata o wynikach ustaleń. 5. Czynności, o których mowa w ust. 3 pkt 2 i 3 nie powinny wstrzymywać ani bez koniecznej potrzeby opóźniać toku sprawy, której przesyłka dotyczy Wysyłka korespondencji niejawnej polega na: 1) zarejestrowaniu dokumentu w odpowiednim dzienniku 2) zapakowaniu zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne 3) sporządzeniu wykazu przesyłek nadanych. 2. Czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, mogące umożliwić funkcjonariuszowi rejestrującemu wgląd w treść dokumentu, wykonuje wysyłający Wykazy przesyłek nadanych dla przesyłek przychodzących oraz wychodzących poza CBA przechowuje jednostka rejestrująca, funkcjonująca w jednostce, do której została zaadresowana przesyłka lub która wysłała przesyłkę, z zastrzeżeniem ust Wykazy przesyłek nadanych i odebranych za pośrednictwem przewoźnika przechowuje kancelaria tajna lub oddział. Strona 11

12 W obiegu wewnętrznym dokumenty niejawne są przekazywane pomiędzy jednostkami. 2. Przekazywanie pomiędzy jednostkami centrali nie wymaga pośrednictwa kancelarii tajnej, z zastrzeżeniem ust Kancelaria tajna pośredniczy w obiegu wewnętrznym, w przypadku jednostek, w których nie zostały zorganizowane jednostki rejestrujące. 4. W obiegu wewnętrznym, jednostka rejestrująca nadawcy może dokument niejawny zarejestrować jedynie w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, pamiętająco odpowiednim rozpisaniu załączników. 5. Pismo jawne po odłączeniu załączników wyklucza możliwość wskazaną w ust. 4 i podlega rejestracji w dzienniku korespondencyjnym. 6. Przekazywanie przesyłek w obiegu wewnętrznym pomiędzy jednostkami rejestrującymi odbywa się na podstawie książki doręczeń przesyłek miejscowych. 7. Sposób rejestracji przesyłek w obiegu wewnętrznym i przekazywania adresatowi jest taki sam, jak w przypadku postępowania z dokumentami niejawnymi w obiegu zewnętrznym Przekazanie lub udostępnienie dokumentu niejawnego innemu funkcjonariuszowi przez dysponenta tego dokumentu, może nastąpić tylko na pisemne polecenie przełożonego: 1) polecenie zapoznania się z dokumentem może przyjąć formę dekretacjibezpośrednio na dokumencie 2) polecenie udostępnienia dokumentu niejawnego większej liczbie funkcjonariuszymoże być wydawane na rozdzielniku 2. Fakt zapoznania się z dokumentem niejawnym oznaczonym klauzulą ściśle tajne lub tajne funkcjonariusze potwierdzają swoim czytelnym podpisem i datą zapoznania na karcie zapoznania się z dokumentem, a w przypadku dokumentów oznaczonych klauzulą poufne na rozdzielniku lub bezpośrednio na dokumencie, z zastrzeżeniem ust Na ostatnim adresacie spoczywa obowiązek założenia karty zapoznania się z dokumentem, jeżeli nie jest on włączany do zbioru dokumentów. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, potwierdzenie zapoznania się z dokumentem niejawnym o klauzuli ściśle tajne lub tajne do momentu założenia karty zapoznania sięz dokumentem, odbywa się bezpośrednio na piśmie. 5. Rozdzielnik i karta zapoznania się dokumentem przechowywane są razem z udostępnianym dokumentem niejawnym. 6. Fakt przejęcia dokumentu przez kolejnego uprawnionego funkcjonariusza potwierdza sięw odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym lub w protokole zdawczo odbiorczym. Za prawidłowe przekazanie dokumentu niejawnego odpowiada funkcjonariusz, na którego stanie jest dokument. Ma on również obowiązek przekazania do właściwej jednostki rejestrującej protokołu zdawczo odbiorczego, celem uzupełnienia ewidencji W przypadkach uzasadnionych potrzebami służby, zezwala się na komisyjne otwarcie przydzielonej funkcjonariuszowi szafy metalowej lub uzyskanie dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej jego komputera. Członków komisji wyznaczają odpowiednio: 1) Szef CBA lub jego zastępca 2) kierownik jednostki lub jego zastępca, dyrektor delegatury lub jego zastępca. 2. Z otwarcia szafy metalowej lub z uzyskania dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, komisja sporządza protokół, który powinien zawierać w szczególności: 1) dane identyfikujące funkcjonariusza, który wydał polecenie otwarcia szafy lub uzyskania dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera Strona 12

13 2) dane identyfikujące członków komisji 3) określenie zadań komisji 4) czas i miejsce czynności 5) dane identyfikujące funkcjonariusza, którego szafę otwarto lub uzyskano dostęp do pamięci masowej komputera 6) opis zabezpieczenia metalowej szafy lub uruchamianego komputera 7) opis wykonanych przez komisję czynności, a w przypadku pobrania dokumentów niejawnych, dane identyfikujące funkcjonariusza, któremu zostały przekazane lub udostępnione oraz informacje o pobranych lub udostępnionych dokumentach 8) treść referentki lub plomby, jaką zabezpieczono szafę 9) podpisy członków komisji 10) informacje o zatwierdzeniu protokołu przez jedną z osób wymienionych w ust Protokół przechowuje się w jednostce rejestrującej, obsługującej funkcjonariusza, którego szafę otwarto lub uzyskano dostęp do wewnętrznej pamięci masowej komputera. 4. W przypadku protokołu niejawnego, rejestruje się go w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów jednostki rejestrującej, obsługującej funkcjonariusza, którego szafę otwarto lub uzyskano dostęp do wewnętrznej pamięci masowej komputera. 5. Z treścią protokołu zapoznaje się funkcjonariusz, którego szafa została otwarta lub uzyskano dostęp do wewnętrznej pamięci masowej jego komputera. Fakt zapoznania sięz protokołem funkcjonariusz potwierdza czytelnym podpisem i datą W przypadku przeniesienia funkcjonariusza do innej komórki lub jednostki albo zwolnienia ze służby, funkcjonariusz przekazuje znajdujące się na jego stanie dokumenty niejawne zgodnie z poleceniem bezpośredniego przełożonego, na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, który przechowuje się w jednostce rejestrującej, obsługującej funkcjonariusza. 2. Fakt przekazania dokumentów niejawnych odnotowuje się na zasadach określonych w 32 ust. 6. Rozdział VII. Niszczenie i archiwizacja Sposób niszczenia niejawnej dokumentacji, zarejestrowanych w urządzeniach ewidencyjnych, która nie posiada wartości praktycznej, regulują odrębne przepisy,z zastrzeżeniem 18 ust Sposób archiwizowania materiałów niejawnych regulują odrębne przepisy. Rozdział VIII. Środki ochrony fizycznej Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony fizycznej w odniesieniu do pomieszczeń,w których są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane informacje niejawne, w tym kancelarii tajnej, jej oddziałów oraz stanowisk rejestracji określają plany ochrony fizycznej. 2. Przy sporządzaniu planów, o których mowa w ust. 1, należy przyjąć jako zasadę lokalizację kancelarii tajnej, jej oddziałów oraz stanowisk rejestracji w strefie bezpieczeństwa.w uzasadnionych przypadkach, po konsultacji z pełnomocnikiem ochrony, za granicę strefy bezpieczeństwa można przyjąć trwałe przegrody (ściany) pomieszczeń kancelarii tajnej, jej oddziałów lub stanowisk rejestracji. 3. Plany ochrony fizycznej, o których mowa w ust. 1, opisują środki ochrony fizycznej stosowane w ramach systemu ochrony informacji niejawnych obejmującego obiekty oraz pomieszczenia użytkowane przez CBA. Strona 13

14 4. Plany ochrony fizycznej, o których mowa w ust. 1, stanowią integralną część planów ochrony informacji niejawnych, sporządzanych dla obiektów bądź pomieszczeń użytkowanych przez CBA. 5. Projekty planów ochrony fizycznej dla obiektów centrali opracowuje Departament Ochrony CBA. 6. Projekty planów ochrony fizycznej dla delegatur CBA opracowują dyrektorzy delegatur. 7. Wszystkie projekty planów ochrony fizycznej sporządzane są zgodnie z wytycznymi pełnomocnika ochrony i przedkładane mu do zaopiniowania. 8. Pozytywnie zaopiniowane plany ochrony fizycznej pełnomocnik ochrony przedkładado zatwierdzenia Szefowi CBA W jednostkach dopuszcza się przechowywanie dokumentów niejawnych w szafach metalowych z dwoma zamkami lub w odrębnie zamykanych skrytkach, będących częścią szafy metalowej oraz w zestawach kartotecznych. Szafy metalowe oraz zestawy kartoteczne zawierające materiały niejawne zlokalizowane są wyłącznie w obrębie stref bezpieczeństwa. Szczegółowe parametry techniczne szaf oraz pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty niejawne poza szafami metalowymi, określają plany ochrony fizycznej sporządzone dla obiektów lub pomieszczeń użytkowanych przez CBA. 2. W jednostkach, po uprzednim powiadomieniu o tym pełnomocnika ochrony, dopuszcza się przechowywanie w zestawach kartotecznych dokumentów niejawnych zaewidencjonowanych na więcej niż jednego funkcjonariusza, o ile jest to uzasadnione potrzebami służby. 3. Przechowywanie dokumentów niejawnych zaewidencjonowanych na więcej niż jednego funkcjonariusza w szafach metalowych nieposiadających wydzielonych skrytek jest dopuszczalne wyłącznie pod warunkiem odpowiedniego ich zabezpieczenia przed wglądem nieuprawnionych do tego innych użytkowników szafy. 4. Szczegółowe zasady zabezpieczania dokumentów niejawnych w danej jednostce,w sytuacjach, o których mowa w ust. 3 ustala kierownik tej jednostki Szafy i pomieszczenia, w których przechowywane są dokumenty niejawne, po zakończeniu służby zamyka się i zabezpiecza zgodnie z planem ochrony fizycznej. 2. Po zakończeniu pracy funkcjonariusz, w którego dyspozycji znajdują się dokumenty niejawne jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf, skrytek, pojemników, bezpiecznych kopert i innych zabezpieczeń przewidzianych w planie ochrony fizycznej oraz pomieszczeń, w których te dokumenty są przechowywane. Szafy, skrytki, pojemniki, bezpieczne koperty oraz pomieszczenia, w których przechowuje się dokumenty niejawne po zakończeniu pracy, zamyka się i zabezpiecza zgodnie z planem ochrony fizycznej. 3. Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy oraz ich duplikatówdo pomieszczeń oraz szaf metalowych, określa plan ochrony fizycznej. 4. Przed otwarciem pomieszczeń oraz szaf, w których są przechowywane dokumenty niejawne należy sprawdzić, czy drzwi, zamki i inne zabezpieczenia nie noszą śladów uszkodzeń bądź śladów wskazujących na podejmowanie próby nieuprawnionego dostania się do pomieszczeń lub do szaf. 5. W przypadku utraty kluczy od pomieszczeń, szaf, pojemników i innych miejsc przechowywanie dokumentów niejawnych, funkcjonariusz zawiadamia o tym fakcie bezpośredniego przełożonego. Powiadomiony przełożony niezwłocznie podejmuje działania zmierzające do prawidłowego zabezpieczenia dokumentów przechowywanych w szafach metalowych bądź pomieszczeniach, do których klucze utracono oraz zawiadamia o utracie i podjętych działaniach kierownika jednostki lub dyrektora delegatury. Kierownik jednostki, dyrektor delegatury lub upoważniony przez nich funkcjonariusz przeprowadza czynności wyjaśniające i zawiadamia o utracie oraz podjętych czynnościach wyjaśniających pełnomocnika ochrony Hasła (kody) zamków szyfrowych nie mogą się powtarzać i zmieniane są: 1) każdorazowo, w przypadku zmiany użytkownika Strona 14

15 2) w przypadku stwierdzenia lub podejrzenia ujawnienia hasła (kodu) 3) każdorazowo, po naprawie uszkodzonego zamka szyfrowego 4) na polecenie kierownika jednostki 5) w przypadkach przewidzianych w planie ochrony fizycznej. 2. Szczegółowe zasady zmieniania haseł (kodów) zamków szyfrowych oraz deponowania dokumentów zawierających treść haseł (kodów) określa plan ochrony fizycznej Naruszenie zasad, o których mowa w 37, a także stwierdzenie obecności śladów,o których mowa w 38 ust. 4, należy niezwłocznie zgłaszać, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego, kierownikowi jednostki. 2. Kierownik jednostki, dyrektor delegatury lub upoważniony przez niego funkcjonariusz podejmuje niezwłocznie czynności wyjaśniające. O ich wynikach kierownik jednostki zawiadamia pełnomocnika ochrony. Rozdział IX. Zadania kontrolne Do przeprowadzenia inwentaryzacji dokumentów niejawnych, kierownik jednostki lub dyrektor delegatury powołuje komisję inwentaryzacyjną. Zakres i sposób przeprowadzenia inwentaryzacji określa pełnomocnik ochrony. 2. Z przeprowadzonej inwentaryzacji sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach.do dnia 31 marca każdego roku jeden egzemplarz przesyła się do Departamentu Ochrony CBA. 3. Departament Ochrony CBA jest uprawniony do weryfikacji wyników inwentaryzacji przeprowadzonej w jednostkach. 4. Departament Ochrony CBA przedstawia Szefowi CBA raport z przeprowadzonej kontroli rocznej. Rozdział X. Postanowienia końcowe Traci moc zarządzenie nr 7/06 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia28 września 2006 r. w sprawie tymczasowej organizacji kancelarii tajnej, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnej w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Szef Centralnego Biura Antykorupcyjnego Mariusz Kamiński Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 15/07 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego Strona 15

16 Zalacznik1.pdf Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 15/07 Zalacznik2.pdf Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 15/07 Zalacznik3.pdf Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 15/07 Zalacznik4.pdf Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 15/07 Zalacznik5.pdf Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Nr 15/07 Zalacznik6.pdf Id: F6D061A0 A7A7 4E4A BC21 BC278EC6A352. Uchwalony Strona 16

17 Załącznik Nr 7 do Zarządzenia Nr 15/07 Zalacznik7.pdf Załącznik Nr 8 do Zarządzenia Nr 15/07 Zalacznik8.pdf Załącznik Nr 9 do Zarządzenia Nr 15/07 Zalacznik9.pdf Załącznik Nr 10 do Zarządzenia Nr 15/07 Zalacznik10.pdf Załącznik Nr 11 do Zarządzenia Nr 15/07 Zalacznik11.pdf Id: F6D061A0 A7A7 4E4A BC21 BC278EC6A352. Uchwalony Strona 17