Program Współpracy Transgranicznej EISP Litwa-Polska-Rosja

Program Współpracy Transgranicznej EISP Litwa-Polska-Rosja 2007-2013 Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów Projektów regularnych i strategicznych Marzec 2013_(wersja 2)

SPIS TREŚCI Program Współpracy Transgranicznej EISP Litwa-Polska-Rosja 2007-2013... 1 Podręcznik wdrażania projektu dla Beneficjentów i Partnerów... 1 1. Wstęp... 3 3. Kwalifikowalność kosztów... 5 3.1 Koszty kwalifikowalne... 5 3.2 Koszty niekwalifikowalne... 5 3.3 Koszty według linii budżetowych... 6 3.3.1 Linia budżetowa 1: Koszty osobowe... 6 3.3.2 Linia budżetowa 2: Koszty podróży... 8 3.3.3 Linia budżetowa 3: Sprzęt i dostawy... 8 3.3.4 Linia budżetowa 4: Biuro... 8 3.3.5 Linia budżetowa 5: Inne koszty i usługi zewnętrzne... 8 3.3.6 Linia budżetowa 6: Roboty... 8 3.3.7 Linia budżetowa 7: Inne... 9 3.3.8 Linia budżetowa 9: Rezerwa na nieprzewidziane wydatki... 9 3.3.9 Linia budżetowa 11: Koszty administracyjne... 9 4. SCHEMATY PŁATNOŚCI I RAPORTOWANIA... 10 4.1 Opcje płatności... 10 4.1.1 Opcja 1 (zaliczkowanie):... 10 4.1.2 Opcja 2 (zwrot poniesionych kosztów).... 13 4.2 Wniosek o płatność... 13 4.3 Raportowanie: raporty, terminy, wymogi, dokumenty dodatkowe... 13 4.4 Odsetki i dochody... 14 4.5 4-miesięczny raport rzeczowy... 15 4.6 Raport okresowy... 15 4.7 Raport końcowy... 16 4.8 Weryfikacja wydatków... 17 5. MONITORING I EWALUACJA... 18 6. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE W PROJEKTACH... 18 6.1 Reguła Narodowości... 19 6.2 Reguła Pochodzenia... 19 6.3 Ocena ofert... 20 6.4 Krajowe zasady zamówień publicznych dla Beneficjentów i Partnerów z Litwy.. 21 6.5 Krajowe zasady zamówień publicznych dla Beneficjentów i Partnerów z Polski 22 6.6 Krajowe zasady zamówień publicznych dla Beneficjentów i Partnerów z Rosji.. 24 7 ZMIANY W UMOWIE O DOFINANSOWANIE... 25 7.1 Niewielkie zmiany... 25 7.2 Istotne zmiany... 26 8 WYMAGANIA WIZUALIZACJI. KOMUNIKACJA I PLAN PROMOCJI... 27 2

1. Wstęp Ten podręcznik został przygotowany by pomóc Beneficjentom i Partnerom Programu Współpracy Transgranicznej EISP Litwa-Polska-Rosja 2007-2013 (dalej Program) w jak najbardziej efektywnym wdrażaniu projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej (UE). Podręcznik jest przeznaczony do użytku przez Beneficjentów i Partnerów projektów regularnych zatwierdzonych w wyniku pierwszego naboru wniosków oraz projektów strategicznych (dalej PS). Główne dokumenty zostały przedstawione ze wskazaniami gdzie dokładnie (w jakim rozdziale i artykule) należy szukać informacji dotyczącej tego czy innego aspektu wdrażania projektu. Główne wymagania zostały wymienione i szczegółowo opisane. Ponadto, w okienkach NB! (Nota bene!) wyróżnione zostały zagadnienia o kluczowym znaczeniu dla Beneficjentów i Partnerów. Ten krótki podręcznik ma w zamierzeniu służyć jako poradnik dla osób zaangażowanych we wdrażanie projektów w ramach Programu. Niemniej, ostatecznym źródłem oficjalnych informacji są dokumenty Programu i UE : Program Operacyjny Programu Współpracy Transgranicznej EISP Litwa-Polska- Rosja 2007-2013; Rozporządzenie (WE) Nr. 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 2006 r. określające przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa ; Rozporządzenie Komisji (WE) Nr. 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. określające przepisy wykonawcze dla programów współpracy transgranicznej finansowanych zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady określającym przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa; Korekta do Rozporządzenie Komisji (WE) Nr. 951/2007 z dnia 9 sierpnia 2007 r. określające przepisy wykonawcze dla programów współpracy transgranicznej finansowanych zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady określającym przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa Praktyczny podręcznik kontraktowania działań zewnętrznych UE (dalej PRAG). Wersja z roku 2008 ma zastosowanie dla projektów regularnych Programu wybranych podczas otwartego naboru, wersja z roku 2010 ma zastosowanie dla Projektów Strategicznych; Podręcznik komunikacji i wizualizacji dla działań zewnętrznych Unii Europejskiej; System identyfikacji wizualnej Programy Współpracy Transgranicznej LPR EISP. Wszystkie te dokumenty mozna znaleźć na stronie internetowej Programu www.lt-pl-ru.eu. Instytucją odpowiedzialną za wdrażanie Programu jest Wspólna Instytucja Zarządzająca (dalej WIZ) Ministerstwo Rozwoju Regionalnego Rzeczypospolitej Polskiej. Działa ono także jako Instytucja Kontraktująca, podpisując umowy o dofinansowanie z Beneficjentami. Niemniej, Beneficjenci powinni zawsze zwracać się do WIZ za pośrednictwem Wspólnego Sekretariatu Technicznego (dalej - WST) (Centrum Projektów Europejskich, ul. 3

Domaniewska 39a., 02-672 Warszawa, Polska), gdyż nawet w przypadkach gdy WIZ otrzyma jakiekolwiek pytania bezpośrednio od Beneficjenta, to będą one przekazane do WST. Wszystkie decyzje w Programie są podejmowane jednogłośnie przez Wspólny Komitet Monitorujący (dalej WKM). Jest to główne ciało decyzyjne Programu. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Republiki Litewskiej, oraz Ministerstwa Rozwoju Regionalnego i Spraw Zagranicznych Federacji Rosyjskiej biorą aktywny udział w pomyślnym wdrażaniu Programu działając jako Instytucje Krajowe. Każdy z projektów jest przyporządkowany do dwóch Menadżerów Projektów z WST gotowych do pomocy wdrążającym projekty. Jeden z tych dwóch Menadżerów Projektów jest głównym, i zawsze powinno się zwracać do niego/jej w pierwszej kolejności. W razie nieobecności głównego Menadżera Projektów, można zwrócić się do drugiego. Dane kontaktowe Menadżerów Projektów znajdują się na stronie internetowej www.lt-pl-ru.eu. NB! Beneficjenci zobowiązani są bezzwłocznie informować WST o wszystkich okolicznościach które mogą powodować zmiany w projekcie oraz o wszelkich ryzykach czy nieprawidłowościach związanych z wdrażaniem projektu. Na Litwie (Wilno), w Polsce (Olsztyn) oraz w Rosji (Kaliningrad) działają Filie WST. Wszystkie one zatrudniają doświadczonych ekspertów którzy gotowi są do pomocy Beneficjentom i Partnerom. Ich dane kontaktowe można również znaleźć na stronie Programu www.lt-pl-ru.eu. W sprawach związanych z komunikacją projektu i wymaganiami dot. wizualizacji, Beneficjenci i Partnerzy powinni kontaktować się z Menadżerem Projektu lub też Oficerem Informacyjnym w WST. Wymagane jest uzyskanie dla wszystkich materiałów związanych z komunikacją i promocją uprzedniej akceptacji jednej z ww. osób przed opublikowaniem, produkcją bądź innym publicznym ich zastosowaniem. 2. Postanowienia ogólne Data rozpoczęcia projektu wskazana jest w art. 2 Warunków Szczegółowych umowy o dofinansowanie. Przed podpisaniem umowy Beneficjent ma możliwość wyboru jednej z 3 opcji dotyczących daty rozpoczęcia projektu: dzień następujący po tym w którym ostatnia z dwóch stron podpisze umowę; pierwszy dzień miesiąca następującego po dniu wypłaty przez WIZ pierwszej raty zaliczki; data późniejsza. NB! Beneficjent i Partnerzy mogą rozpocząć postępowania na udzielenie zamówień przed datą rozpoczęcia projektu, ale żadna umowa nie może zostać zawarta przed datą rozpoczęcia projektu.. Data zakończenia projektu (zakończenie okresu wdrażania projektu) jest następnie wyznaczana na podstawie planu kalendarzowego danego projektu, jednak nie może być późniejsza niż 31 grudnia 2014 r. 4

Okres wykonania umowy kończy się w momencie wypłaty płatności końcowej, jednak w żadnym razie nie później niż 18 miesięcy po zakończeniu okresu wdrażania projektu tzn. okresu od rozpoczęcia projektu do zakończenia wdrażania działań projektu). Pomimo, że kwalifikowalne są tylko koszty poniesione w okresie wdrażania projektu, koszty związane z raportem końcowym, weryfikacją wydatków i ewaluacją projektu mogą być kwalifikowalne, pod warunkiem że zostaną poniesione nie później niż w dniu złożenia raportu końcowego oraz że spełniają warunki kwalifikowalności (vide Rozdział 3 Kwalifikowalność kosztów ). Projekty strategiczne mogą uzyskać ogólne wyłączenia dotyczące kwalifikowalności kosztów związane z okresem wdrażania projektu, np. kosztów przygotowawczych. Każda z instytucji Partnerów powinna przechowywać dokumentację projektu w oryginale, a Beneficjentowi sugeruje się posiadanie kopii dokumentów (w wersji elektronicznej bądź drukowanej), łatwo dostępnych na wypadek kontroli finansowej ze strony upoważnionych władz. Bardzo użyteczne w tym zakresie może być internetowe archiwum dokumentów. Dokumenty powinny być archiwizowane a taki sposób, by były łatwo dostępne po zakończeniu projektu, do 7 lat po otrzymaniu płatności końcowej. 3. Kwalifikowalność kosztów Kwalifikowalność kosztów projektu określona jest w art. 14 Warunków Szczegółowych umowy o dofinansowanie oraz w art. 33 i 34 Rozporządzenia KE Nr. 951/2007. Współfinansowanie UE oraz wkład Beneficjenta i Partnerów może pokrywać tylko koszty określone jako kwalifikowalne przez zasady Programu. 3.1 Koszty kwalifikowalne poniesione w trakcie wdrażania projektu, tzn. po dacie rozpoczęcia projektu i przed datą jego zakończenia (za wyjątkiem projektów strategicznych); ujęte w zatwierdzonym budżecie (jako Aneks do umowy o dofinansowanie); niezbędne do zrealizowania projektu; możliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania, ujęte w systemie księgowym Beneficjenta lub Partnerów, określone zgodnie ze standardami rachunkowości właściwymi dla kraju z którego pochodzi Beneficjent lub jego Partnerzy i zgodne ze zwyczajowymi praktykami księgowania kosztów stosowanymi przez Beneficjenta/Partnerów; racjonalne, uzasadnione oraz zgodne z zasadami należytego zarządzania finansowego, w szczególności w zakresie gospodarności i efektywności; spełniają wymogi dotyczące wizualizacji. 3.2 Koszty niekwalifikowalne dług i koszty długu lub strat; odsetki debetowe; 5

wydatki finansowane w ramach innych instrumentów; koszty zakupu ziemi bądź nieruchomości, za wyjątkiem sytuacji gdy jest to niezbędne dla bezpośredniej realizacji projektu; straty powstałe w wyniku wahań kursu walut; wkład rzeczowy (in kind); podatki, w tym VAT, nie dotyczy przypadku gdy Beneficjent (lub Partnerzy) nie ma możliwości jego odzyskania oraz właściwe regulacje nie zabraniają pokrycia kosztów podatku; pożyczki dla stron trzecich; kary finansowe i grzywny, jak również wydatki związane z kosztami postępowań sądowych Każda faktura w projekcie powinna być opisana zgodnie z wymogami Programu. Wzór Opisu faktury jest opublikowany na stronie internetowej Programu www.lt-pl-ru.eu. Co do zasady informacje wymienione w arkuszu MS Excel powinny zostać umieszczone przez Beneficjenta/Partnera na odwrocie faktury. Można do tego celu użyć pieczątek, następnie uzupełniając pozycje wymaganymi informacjami. Można dodać inne informacje związane z krajowymi wymogami księgowymi. Jeżeli na dokumencie brakuje miejsca, należy wypełnić, podpisać i załączyć do faktury oddzielny opis (zgodnie ze wzorem przygotowanym przez WST). Wyjątkiem jest numer umowy o dofinansowanie, który należy umieścić na górze pierwszej strony oryginału faktury. Opis faktury (tak tytuły jak i wypełniana treść) powinien być wykonany w jęz. angielskim oraz, jeżeli takie są wymogi prawa krajowego we właściwym języku krajowym. Nie ma wymogu umieszczania w opisie logo Programu ani flagi UE w przypadku gdy jest on wykonany na odwrocie faktury. 3.3 Koszty według linii budżetowych 3.3.1 Linia budżetowa 1: Koszty osobowe Ta kategoria budżetu uwzględnia koszty personelu Beneficjenta/Partnerów skierowanego bądź zatrudnionego bezpośrednio na potrzeby projektu (wliczając pensję, podatki, koszty pracodawcy związane z ubezpieczeniem społecznym i inne wymagane prawem składniki wynagrodzenia wszystkie oszacowane zgodnie z ustawodawstwem krajowym Beneficjenta/Partnera i spełniające zasady wynagrodzeń obowiązujące w danej instytucji). Płatności za okres urlopu i zwolnienia lekarskie są kwalifikowalne tylko w przypadku zatrudnionych w pełnym wymiarze. Płatności za okres urlopu i zwolnienia lekarskie dla zatrudnionych w niepełnym wymiarze mogą być kwalifikowalne tylko w przypadku gdy pracownik jest zatrudniony przez instytucję wyłącznie na potrzeby realizacji projektu. Dodatkowe dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne, zasiłki, dodatki do pensji nie są kwalifikowalne. Koszty personelu (pracowników) skierowanych/zatrudnionych na potrzeby projektu nie powinny przekraczać tych zwyczajowo ponoszonych przez instytucję.. 6

1.1 Należy w tym miejscu uwzględnić pracowników zatrudnionych w organizacji Beneficjenta/Partnerów na stałe i skierowanych do realizacji projektu; 1.2 Należy w tym miejscu uwzględnić pracowników zatrudnionych w organizacji Beneficjenta/Partnerów na czas realizacji projektu; 1.3 W tym miejscu należy uwzględnić tylko koszty diet dziennych pracowników wymienionych w liniach 1.1 i 1.2. W wyjątkowych przypadkach diety mogą być wypłacane uczestnikom wydarzeń, jeżeli ich udział ma duże znaczenie przy zastrzeżeniu, że ww. osoby nie są uwzględnione w linii 5 jako eksperci. Koszty diet dziennych (per diem) uwzględniają: Koszty zakwaterowania (hotel, itd.); Transport lokalny (np. z lotniska bądź dworca autobusowego w miejscowości docelowej do miejsca wydarzenia); ryczałt, wypłacany osobie w delegacji na wyżywienie i inne wydatki. Koszty diet dziennych nie mogą przekraczać stawek normalnie obowiązujących i wypłacanych w instytucji Beneficjenta/Partnera, wynikających z krajowych i wewnętrznych regulacji dotyczących kalkulacji kosztów podróży i zakwaterowania oraz ryczałtów. Np.: Gdy osoba wyjeżdża w delegację w poniedziałek i wraca w środę, wtedy można jemu/jej opłacić 3 ryczałty + koszt 2 noclegów + koszt transport lokalnego (zgodnie z przepisami krajowymi). Łączna wypłacona kwota nie powinna przekraczać sumy stawek 2 diet dziennych (per diems) (ustalonych przez Komisję Europejską i regulacje krajowe). Beneficjent i Partnerzy muszą także przestrzegać stawek publikowanych przez Komisję Europejską http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm, niemniej stawki diet dziennych KE powinny być traktowane jako górny limit (koszty mogą być niższe, zgodnie z regulacjami krajowymi i wewnętrznymi zasadami instytucji). NB! Szacując diety dzienne należy brać pod uwagę ilość nocy spędzonych podczas wyjazdu służbowego, nie dni. Niemniej ryczałt na wyżywienie i inne wydatki może zostać wypłacony dla każdego dnia spędzonego na wyjeździe służbowym jeżeli takie są wymogi regulacji krajowych. Beneficjenci i Partnerzy muszą wypełniać karty czasu pracy (timesheet) zgodnie ze wzorem przedstawionym prze WST a następnie przedstawiać je łącznie z raportami okresowymi i końcowym. W kartach czasu pracy powinny być wykazane kwoty brutto uwzględniające koszty pracodawcy (zgodnie z budżetem). Karty czasu pracy powinny być podpisane przez daną osobę pracującą w ramach projektu oraz zatwierdzone przez jego/jej bezpośredniego przełożonego. 7

3.3.2 Linia budżetowa 2: Koszty podróży W tej linii budżetowej należy uwzględnić koszty podróży personelu projektu podczas wyjazdów służbowych oraz uczestników wydarzeń projektów: bilety autobusowe i kolejowe (klasa ekonomiczna), koszt paliwa lub wynajmu pojazdów, koszty wiz i ubezpieczenia. W tej linii należy uwzględnić tylko koszty transportu do/z miejsca przeznaczenia wyjazdu. Należy wybrać możliwie oszczędny sposób podróży. 3.3.3 Linia budżetowa 3: Sprzęt i dostawy W tej linii budżetowej uwzględniamy sprzęt (środki trwałe) i dostawy dla projektu. Zakup bądź wynajem sprzętu i dostaw jest kwalifikowalny, jeżeli jest bezpośrednio związany z potrzebami projektu i przewidziany w budżecie. Koszty powinny odpowiadać cenom rynkowym. W przypadku sprzętu przeznaczonego do wdrażania (zarządzania) projektu, powinien być on zakupiony na początku jego realizacji. Utrzymanie / konserwacja już posiadanego w organizacji sprzętu może być w części finansowane w ramach kosztów administracyjnych (linia budżetowa 11).. 3.3.4 Linia budżetowa 4: Biuro W tej linii należy uwzględnić przypisane bezpośrednio do projektu wydatki związane z funkcjonowaniem oddzielnego biura projektu. Koszty mogą obejmować prowadzenie biura, (zasoby biurowe, towary konsumpcyjne, utrzymanie pomieszczeń, usługi komunalne, telefon, fax, internet) oraz koszty transportu (jeżeli jest użytkowany na co dzień). Wynajem oddzielnego biura musi być uzasadnione potrzebami związanymi z realizacją projektu, zaś koszty powinny być uzasadnione i wynikać z zasad rozsądnego gospodarowania. 3.3.5 Linia budżetowa 5: Inne koszty i usługi zewnętrzne W tej linii budżetowej należy uwzględnić wszystkie usługi i prace zlecane do wykonania podmiotom zewnętrznym wyłonionym zgodnie właściwymi procedurami zamówień publicznych. Takie usługi uwzględniają: badania, ekspertyzy, audyt, tłumaczenia, organizacja wydarzeń, działania promocyjne, usługi bankowe, eksperci zewnętrzni). NB! Beneficjent i Partnerzy nie mogą sobie wzajemnie udzielać zleceń. 3.3.6 Linia budżetowa 6: Roboty W tej linii budżetowej należy uwzględnić koszty robót i usług związanych z budową, renowacją i montażem infrastruktury. 8

Zestawienie kosztów powinno być oparte na rozsądnych założeniach i wykazywać główne etapy robot. Sugeruje się następujące sposoby rozbicia kosztów (w zgodzie z dokumentacją techniczną projektu): Stosowanie jako wartości jednostki (unit rate) etapów budowy/renowacji (np. Etap 1, Etap 2 itd.); Stosowanie jako wartości jednostki (unit rate) części infrastruktury (np. okna, drzwi, sufity, metry kwadratowe, metry bieżące itd.). Beneficjent i Partnerzy muszą znajdować się w posiadaniu gruntu i/lub budynków w których będą miały miejsce roboty. Alternatywnie, Beneficjent i Partnerzy powinni udowodnić swoje prawa do dysponowania gruntem/budynkami zgodnie z wymogami prawa krajowego. NB! Finansowaniu podlegają jedynie inwestycje (infrastrukturalne) prowadzone w głównej części obszaru kwalifikowanego Programu, zgodnie z treścią Wstępu oraz rozdziału 2.7 Programu Operacyjnego Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska-Rosja 2007-2013. Inwestycje współfinansowane w ramach Programu powinny być przeznaczone do użytku publicznego i łatwo dostępne. W ww. linii budżetowej można również uwzględnić koszty nadzoru budowlanego i i inne tego rodzaju. 3.3.7 Linia budżetowa 7: Inne W tej linii budżetowej można umieścić wszystkie inne koszty związane bezpośrednio z realizacją celów projektu, które nie zostały uwzględnione w innych liniach budżetu, a które są jednak niezbędne dla wdrażania działań. Ww. koszty powinny być dokładnie wymienione oraz udokumentowane. 3.3.8 Linia budżetowa 9: Rezerwa na nieprzewidziane wydatki Rezerwa na nieprzewidziane wydatki nieprzekraczająca 5% bezpośrednich kosztów kwalifikowanych może być uwzględniona w budżecie projektu. NB! Rezerwa na nieprzewidziane wydatki może być użyta tylko w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności i tylko za pisemną zgodą WIZ. 3.3.9 Linia budżetowa 11: Koszty administracyjne Beneficjenci i Partnerzy mogą przeznaczyć do 7% bezpośrednich kosztów kwalifikowanych (linie budżetowe od 1 do 7 + Rezerwa na nieprzewidziane wydatki (linia budżetowa 9)) na pośrednie koszty administracyjne (linia budżetowa 11). Koszty te związane są z prowadzeniem biura projektu (elektryczność, ogrzewanie, artykuły konsumpcyjne, internet itd.) Koszty pośrednie są kwalifikowalne tylko wówczas gdy nie uwzględniają kosztów ujętych w innych liniach budżetowych. 9

Może zostać zastosowana jednolita stawka, która nie musi być udokumentowana, niemniej wymagane są odpowiednie objaśnienia (metodologia, lista wydatków). Celem tej kontroli jest upewnienie się, że wysokość stawki zaproponowana przez Beneficjenta/Partnera jest spójna i proporcjonalna w stosunku do charakteru i ilości wydatków przewidzianych w budżecie jako bezpośrednie, oraz, że koszty administracyjne nie dublują się w budżecie, tj. nie występują jednocześnie jako koszty pośrednie i bezpośrednie. Gdy stawka procentowa zostanie ustalona od Beneficjenta/Partnerów nie wymaga się już przedstawiania dokumentacji wydatków z tej linii podczas wdrażania projektu. NB! Gdy całkowite koszty bezpośrednie zostaną obniżone, podobnie musi się stać z pośrednimi kosztami administracyjnymi (gdy przewidziane są na max. 7%) zostają one zmniejszone proporcjonalnie zgodnie ze stawką ustaloną we wniosku aplikacyjnym w momencie podpisania umowy o dofinansowanie. 4. SCHEMATY PŁATNOŚCI I RAPORTOWANIA Dofinansowanie z UE wynosi do 90% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu. Płatności dla Beneficjenta w euro (EUR) są dokonywane przez WIZ. Beneficjent przekazuje bezzwłocznie odpowiednie kwoty dofinansowania do Partnerów, zgodnie z ustaleniami Umowy Partnerskiej. Ryzyko związane z wymianą waluty jest ponoszone przez Beneficjenta i/lub Partnerów. NB! Kwota dofinansowania z UE nie może być podniesiona z powodu zwiększonych wydatków w projekcie. Ponadto udział dofinansowania UE dla projektu musi pozostać taki sam przez cały okres realizacji (maksymalnie 90%). E.g.: Pierwotnie aplikacja projektowa przewiduje 277 778,00 EUR całkowitych kosztów kwalifikowalnych a maksymalna kwota dofinansowania UE wynosi 250 000,00 EUR (90 %). Jeśli całkowite kwalifikowalne koszty projektu wzrosną do 281 436,00 EUR, maksymalna kwota dofinansowania musi nadal wynosić 250 000,00 EUR. Jednak, gdy poniesione koszty kwalifikowalne będą niższe niż zaplanowano, np. 242 371,00 EUR, maksymalna kwota dofinansowania zostanie proporcjonalnie obniżona do 218 134, 00 EUR (90 % of 242 371,00 EUR). 4.1 Opcje płatności Zasady płatności dofinansowania dla Beneficjenta zostały opisane w art. 3-4. Szczegółowych Warunków umowy o dofinansowanie. Każdy z Beneficjentów może wybrać opcję płatności przez podpisaniem Szczegółowych Warunków umowy o dofinansowanie. 4.1.1 Opcja 1 (zaliczkowanie): Opcja 1a. Dofinansowanie jest wypłacane w następujących ratach: 30 % + 40 % + 30 % Opcja 1b. Dofinansowanie jest wypłacane w następujących ratach: 30 % + 30 % + 30 % + 10 %. 10

Pierwsze dwie płatności (30 % + 40 %) opcja 1a lub trzy płatności (30 %+30 %+30 %) opcja 1b są uznawane za zaliczki natomiast płatność końcowa (wstępnie - 30 % lub 10 %) zostaje wypłacona po zatwierdzeniu raportu końcowego. N.p. jeśli całkowity budżet projektu wynosi 1 000 000,00 EUR, kwota dofinansowania z UE wynosi 900 000,00 EUR lub 90 % całkowitego budżetu mają zastosowanie poniższe schematy płatności: Opcja 1a: 270 000,00 EUR + 360 000,00 EUR + 270 000,00 EUR (całkowita kwota dofinansowania 900 000,00 EUR) Całkowity koszt projektu 1 000 000 Euro Dofinansowanie ENPI CBC Prognoza wydatków Progoza wypłat 900 000,00 Euro (90% kosztów całkowitych ) Pierwsza zaliczka 30% dofinansowania ENPI Beneficjent wnioskuje o wypłacenie zaliczki (0 Euro poniesionych kwalifikowanych wydatków) Wypłata pierwszej zaliczki Beneficjent otrzymuje 270 000,00 Euro (= 900 000,00 * 30%) Przewidywana druga zaliczka 40% dofinansowania ENPI Beneficjent deklaruje 250 000,00 Euro wydatków kwalifikowalnych w projekcie (25 000,00 Euro z własnego wkładu i partnerów oraz 225 000,00 Euro dofinansowania ENPI) Płatność okresowa Warunek został wypełniony 225 000,00 Euro > 189 000,00 Euro (= 270 000,00 *70%) Beneficjent otrzymuje 360 000 Euro (= 900 000,00 * 40%) Przewidywana płatność końcowa 30% dofinansowania ENPI Beneficjent deklaruje pozostałe wydatki kwalifikowane, łącznie około 1 000 000,00 Euro (100 000,00 Euro własnego oraz 900 000,00 Euro dofinansowania ENPI) Płatność końcowa Po zakończeniu projektu (poniesiono 100% kosztów kwalifikowalnych) Beneficjent otrzymuje 270 000,00 Euro (= 900 000,00 * 30%) Opcja 1b: 270 000,00 Euro + 270 000,00 Euro + 270 000,00 Euro + 90 000,00 Euro (całkowite dofinansowanie 900 000,00 Euro) Całkowity koszt projektu 1 000 000 Euro Dofinansowanie ENPI CBC Prognoza wydatków Prognoza wypłat 900 000,00 Euro (90% kosztów całkowitych) 11

Pierwsza zaliczka 30% dofinansowania ENPI Beneficjent wnioskuje o wypłacenie zaliczki (0 Euro poniesionych kwalifikowanych wydatków) Wypłata pierwszej zaliczki Beneficjent otrzymuje 270 000,00 Euro (= 900 000,00 * 30%) Przewidywana druga zaliczka 30% dofinansowania ENPI Beneficjent deklaruje 250 000,00 Euro wydatków kwalifikowanych w projekcie (25 000,00 Euro z własnego wkładu i partnerów oraz 225 000,00 Euro dofinansowania ENPI) Płatność okresowa Warunek został wypełniony: 225 000,00 Euro > 189 000,00 Euro (= 270 000, 00 *70%) Beneficjent otrzymuje 270 000,00 Euro (= 900 000,00 * 30%) Przewidywana trzecia zaliczka 30% dofinansowania ENPI Beneficjent deklaruje 600 000,00 Euro wydatków kwalifikowanych w projekcie (60 000,00 Euro z wkładu partnerów i własnego oraz 540 000,00 Euro dofinansowania ENPI) Płatność okresowa Warunek został wypełniony: 540 000,00 Euro > 459 000,00 Euro (= 270 000,00*100% + 270 000,00*70%) Beneficjent otrzymuje 270 000,00 Euro (= 900 000,00 * 30%) Przewidywana płatność końcowa 10% dofinansowania ENPI Beneficjent deklaruje pozostałe koszty kwalifikowalne, łącznie 1 000 000,00 Euro (100 000,00 Euro wkładu partnerów oraz 900,000.00 EUR dofinansowania ENPI) Płatność końcowa Po zakończeniu projektu ( poniesiono 100% wydatków kwalifikowanych) Beneficjent otrzymuje 90 000,00 Euro (=900 000,00 *10%) Pierwsze zaliczkowania (opcja 1a i 1b) są wypłacane w ciągu 45 dni od daty otrzymania przez WIZ podpisanej Umowy o dofinasowanie i wniosku o płatność (Aneks V do Umowy o Dofinasowanie) oraz gwarancji finansowej, jeśli jest wymagana. Kolejne zaliczkowanie może zostać wypłacone jedynie, gdy wydatki faktycznie poniesione będą stanowiły 70% ostatniej płatności i 100 % każdej wcześniejszej wypłaty. W przypadku gdy przynajmniej 210 000,00 Euro zostało wydane i zaraportowane (189 000,00 Euro (70 % z 270 000,00 Euro pierwszej zaliczki), plus 10 % dofinansowania Beneficjenta i Partnera (ów)), drugi wniosek o płatność może zostać przygotowywany i złożony (razem z wymaganymi dokumentami). Jeśli wszystkie raportowane koszty zostaną zaakceptowane jako kwalifikowane kolejna (druga) wypłata zostanie dokonana w wysokości 360 000,00 Euro (opcja 1a) lub 270 000,00 Euro (opcja 1b). Jeśli zaraportowana suma wcześniejszego zaliczkowania jest niższa niż 70%, kwota nowej zaliczki zostanie zredukowana o kwotę niewykorzystaną w pierwszej zaliczce. 12

Zaliczki zostają wypłacone w ciągu 45 dni od daty zatwierdzenia raportu okresowego przez WIZ. NB! Prowadź swoje konta na bieżąco, aby wiedzieć kiedy przekroczysz próg do raportu okresowego. 4.1.2 Opcja 2 (zwrot poniesionych kosztów). Opcja 2a. Dofinansowanie jest wypłacane jednorazowo po zatwierdzeniu raportu końcowego. Wybierając tę opcję Beneficjent i Partnerzy są zobowiązani wydać własne środki i otrzymać ich zwrot na zakończenie projektu. Opcja 2b. Dofinansowanie jest wypłacane po zatwierdzeniu raportów okresowych. Okresy raportowe i schemat składania raportów opisane są w art. 4.3. Szczegółowych Warunków umowy o dofinansowanie. Beneficjent ustala terminy raportowania z WIZ/WST oraz przestrzega uzgodnionych terminów. Wybierając tę opcję Beneficjent i Partnerzy są zobowiązani do wydatkowania własnych środków, które są im zwracane podczas okresu realizacji projektu i na zakończenie projektu. 4.2 Wniosek o płatność Wniosek o płatność zostaje złożony podczas wnioskowania o wypłatę zaliczki przy użyciu wzorcowego formularza Aneks V do Umowy o Dofinansowanie. Powinien on zostać złożony łącznie z Raportem Okresowym podczas wnioskowania o drugą (Opcja 1a i Opcja 1b) oraz trzecią (Opcja 1b) zaliczkę. Ostatni wniosek o płatność w celu płatności końcowej powinien zostać złożony łącznie z Raportem Końcowym. Ostatnia rata (płatność końcowa) zostanie wypłacona w ciągu 45 dni po dacie zatwierdzenia Raportu Finansowego projektu. NB! Dla Beneficjentów i Partnerów jest bardzo istotne, aby uważnie zaplanować wydatkowanie, tak aby osiągnąć płynną realizację Projektu od okresu rozpoczęcia przygotowywania Raportu do momentu uzyskania kolejnej zaliczki lub płatności końcowej. Ważne, aby mieć na uwadze, że okres ten może potrwać od 4 do 6 miesięcy oraz, że wdrażanie Projektu powinno być zapewnione ze środków własnych Beneficjenta/Partnerów. Stąd mocna rekomendacja, aby zaplanować dodatkowe środki finansowe na działania pomiędzy płatnościami dokonywanymi przez WIZ na etapie wnioskowania. 4.3 Raportowanie: raporty, terminy, wymogi, dokumenty dodatkowe Beneficjenci są zobligowani do raportowania działań projektu zgodnie z zapisami art.2 Warunków Ogólnych umowy o dofinansowanie. Raporty powinny zostać przedłożone do WST w dwóch oryginałach z jedną kopią dokumentów wspierających oraz z pismem przewodnim (pismem zatwierdzającym). W przypadku 4 miesięcznych raportów rzeczowych powinien zostać złożony tylko jeden oryginał wraz z wersją elektroniczną i pismem przewodnim (pismem zatwierdzającym). Beneficjent jest w pełni odpowiedzialny za przygotowanie i złożenie raportów na czas. Raporty muszą obejmować cały projekt i działania wszystkich Partnerów. 13

Raporty powinny zostać sporządzone przy użyciu komputera w języku angielskim. WST odrzuci każdy niekompletny, źle wypełniony lub wypełniony ręcznie raport. Wszystkie formularze do celów raportowania znajdują się na stronie internetowej Programu te www.lt-pl-ru.eu. Jedynie wzorcowe formularze stanowiące załączniki do Umowy o Dofinansowanie mogą być używane. Przygotowywane i składane powinny być trzy rodzaje raportów: 4-miesięczny raport rzeczowy; Raport okresowy; Raport końcowy. Powinno się używać podanego poniżej sposobu numeracji wniosków o płatność, raportów oraz zmian do umowy o dofinansowanie: Umowa o dofinansowanie numer: ILPR.01.01.01-22-012/10-00; Pierwszy wniosek o płatność powinien mieć numer: ILPR.01.01.01-22-012/10-00/01; Pierwszy raport finansowy powinien mieć numer: ILPR.01.01.01-22-012/10-01/R. Jeśli umowa o dofinansowanie jest zmieniana jej numer po pierwszej zmianie zmienia się na: ILPR.01.01.01-22-012/10-01. Jakkolwiek zmiana umowy o dofinansowanie będzie wpływała tylko na numerację wniosku o płatność. Dlatego też: drugi wniosek o płatność (po otrzymaniu pierwszej zaliczki) powinien nosić numer: ILPR.01.01.01-22-012/10-01/02; podczas gdy : drugi raport (po zmianach) powinien nosić numer: ILPR.01.01.01-22-012/10-02/R. W przypadku 4 miesięcznych raportów rzeczowych powinien zostać użyty poniższy sposób numeracji: - pierwszy 4-miesięczny raport rzeczowy powinien nosić numer: ILPR.01.01.01-22-012/10-01/NR; - drugi 4-miesięczny raport rzeczowy powinien nosić numer: ILPR.01.01.01-22-012/10-02/NR etc. NB! Pomimo, że to Beneficjent jest odpowiedzialny za wypełnienie umowy na czas, wszyscy Partnerzy muszą mieć wkład do raportowania. Warto włączyć taką klauzulę do Umowy Partnerskiej. Postaraj się wypełnić formularze dotyczące raportowania na początku realizacji projektu, tak aby zrozumieć, które informacje muszą być zbierane. Rozpocznij zbieranie i zarządzanie dokumentacją projektu od jego rozpoczęcia w celu ułatwienia przygotowywania raportu. Kontroluj konta na bieżąco, aby wiedzieć kiedy osiągniesz progi. 4.4 Odsetki i dochody Odsetki z konta bankowego projektu nie mogą być traktowane jako dochód projektu, ale powinny być jasno wskazane w księgowości projektu oraz w raportowaniu. Odsetki od zaliczek (całkowita suma): 14

poniżej 250 000,00 Euro nie są należne WIZ i mogą zostać użyte przez Beneficjenta dla realizacji projektu; powyżej 250 000,00 Euro powinny zostać przypisane projektowi i zostać odjęte od płatności końcowej a kwota dofinansowania zostanie odpowiednio zredukowana. Wspomniane zasady zostały opisane w art.2. Regulacji ENPI (1638/2006) oraz art.15.12. Warunków Ogólnych umowy o dofinansowanie. Projekt może mieć bezpośredni dochód, taki jak, np.: opłaty rejestracyjne za udział w konferencji; wynajem powierzchni biurowej w inkubatorze dla przedsiębiorców; sprzedaż licencji na oprogramowanie dla aplikacji wspólnie wytworzonej w ramach projektu; sprzedaż publikacji; W tych przypadkach dochody redukują końcową kwotę dofinansowania wypłacanego Beneficjentowi. 4.5 4-miesięczny raport rzeczowy 4-miesięczny raport rzeczowy składa się jedynie z części opisowej i musi być złożony do WST. Dodatkowo powinny zostać dodane arkusz A-1 (Wskaźniki projektu) raportu finansowego (Aneks VI) oraz pismo przewodnie (Aneks D do raportu okresowego i Końcowego). Raport powinien zostać złożony nie później niż 21 dni po zakończeniu każdego okresu raportowego. Jeśli pokrywają się daty składania 4-miesięcznego raportu rzeczowego i raportu okresowego lub raportu końcowego w zakresie nie większym niż 2 miesiące, tylko raport okresowy i raport końcowy powinny zostać złożone (spójrz - przykład poniżej). Oznacza to, że w przypadku gdy okres raportowania raportu okresowego i raportu Końcowego kończy się nie później niż dwa miesiące po 4 - miesięcznym raporcie rzeczowym, złożenie 4 -miesięcznego raportu rzeczowego może zostać pominięte. Beneficjent powinien poinformować WST z wyprzedzeniem o pokrywających się okresach raportowania. Typ raportu Rozpoczęcie projektu Okres raportowania Data złożenia raportu do WST Raport 4-miesieczny 3.09.2012 3.09.2012 2.01.2013 do 23.01.2013 Raport okresowy 3.09.2012 Np.. 3.09.2012 15.02.2013 Zostanie przygotowany i złożony jak najszybciej, gdy wydano przynajmniej 70% dofinansowania 4.6 Raport okresowy Dla opcji płatności 1a i 1b raporty okresowe muszą być złożone wraz z wnioskiem o płatność kolejnej zaliczki. Jeśli Beneficjent wybierze opcję 2a uzgodnień płatności umowy, nie musi on składać raportów okresowych. Jeśli Beneficjent wybierze opcję 2b uzgodnień płatności umowy, 15

terminy złożenia raportów okresowych zostaną indywidualnie ustalone pomiędzy Beneficjentem i WST oraz ustalone w art.4.3. Warunków Szczegółowych umowy o dofinansowanie. Raport okresowy składa się z części narracyjnej i finansowej (Aneks VI do umowy o dofinasowanie) i kilku załączników. 4.7 Raport końcowy Raport końcowy powinien zostać złożony w ciągu trzech miesięcy po zakończeniu projektu. Składa się on z części opisowej i finansowej (formularz Aneks VI do umowy o dofinansowanie) oraz aneksów: Aneksy Raport okresowy Raport końcowy Aneks V Wniosek o płatność Wniosek o płatność Aneks VI A-1 Wskaźniki projektu Wskaźniki projektu Aneks VI A-2 Żródła finansowania Żródła finansowania Aneks VI A-3 Koszty kwalifikowalne projektu Koszty kwalifikowalne projektu Aneks VI A-4 Prognoza czasowa wydatków projektu Aneks VI A-5 Okresowy raport finansowy Okresowy raport finansowy Aneks VI A-6 Podsumowanie kart czasu pracy Podsumowanie kart czasu pracy w projekcie w projekcie Aneks VI A-7 Podsumowanie diet w projekcie Podsumowanie diet w projekcie Aneks VI A-8 Prognoza budżetu i dalsze wydatkowanie Annex VI A-9 Lista wydatków Lista wydatków Aneks VI D Pismo przewodnie Pismo przewodnie Aneks VII, Aneks/ Załączniki 3A & 3B Aneks X Inna dokumentacja Poświadczenia wydatków Kopie kart czasu pracy Kopie dokumentów wspierających (umowy, podwykonawstwo, umowa z audytorem, etc.) Dokumentacja przetargowa, jeśli dotyczy Kopie faktur i dokumentów wpierających Certifikaty pochodzenia, jeśli dotyczy Kopie studiów, dokumentacji wykonanej do celów seminaryjnych, spotkań i publikacji Kopia (-e) Certyfikatów o tymczasowej akceptacji, jeśli takie występują robót i dostaw Weryfikacja wydatków Przeniesienie praw własności Kopie kart czasu pracy Kopie dokumentów wspierających (umowy, podwykonawstwo, umowa z audytorem, etc.) Dokumentacja przetargowa, jeśli zajdzie potrzeba Kopie faktur i dokumentów wpierających Certyfikaty pochodzenia, jeśli zajdzie potrzeba Kopie studiów, dokumentacji wykonanej do celów seminaryjnych, spotkań i publikacji Kopia (ie) Certyfikatów końcowej akceptacji prac i dostaw 16

Dokumentacja fotograficzna projektu, artykuły z gazet oraz z Internetu, itd. Dokumentacja fotograficzna projektu, artykuły z gazet oraz z Internetu, itd. Oficjalna stawka Euro, którą należy stosować podczas wdrażania projektu, znajduje się w poniższym linku: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm Składając raporty musi zostać użyty uśredniony kurs Euro. Np..: Kurs miesięczny to : Czerwiec 2011: 1 Euro wynosi tu 3,9987 PLN Sierpień 2011: 1 Euro wynosi tu 4,015 PLN Wrzesień 2011: 1 Euro wynosi tu 4,1579 PLN Październik 2011: 1 Euro wynosi tu 4,4377 PLN Średnia powinna zostać obliczona w następujący sposób: (3,9987 + 4,0150 + 4,1579 + 4,4377)/ 4 = 4,1523 PLN. Następnie kwota każdej faktury jest dzielona przez tą średnią: n.p 100 PLN / 4,1523 na koniec waluta narodowa powinna zostać zaokrąglona do części setnej (dwóch miejsc po przecinku) 24,08 Euro. Kwota ta powinna zostać wpisana do raportu finansowego. 4.8 Weryfikacja wydatków Podpisując Umowę o dofinansowanie z WIZ Beneficjent musi wskazać nazwę audytora lub firmy audytującej, która powinna przygotować skonsolidowany raport z weryfikacji wydatków (audytu). Jeśli nie jest wiadome kiedy kontrakt będzie podpisywany, Beneficjent powinien poinformować WIZ i WST w ciągu 10 dni po zakończeniu procedury wyboru. Beneficjent i Partnerzy mogą mieć różnych audytorów. Beneficjent może zapłacić za usługę audytu dla całego projektu. Skonsolidowany raport z weryfikacji wydatków musi zostać złożony: z każdym wnioskiem o wypłatę zaliczki, z wyjątkiem pierwszego; z każdym raportem okresowym, jeśli została wybrana wypłata dofinansowania w opcji 2b; z raportem końcowym. Beneficjent musi złożyć skonsolidowany raport z weryfikacji wydatków: Raport ze sprawdzenia kompilacji skonsolidowanego raportu finansowego, załączając raporty z weryfikacji wydatków partnerów: Raport z weryfikacji wydatków umowy o dofinansowanie na Działania Zewnętrzne Wspólnoty Europejskiej (Raport z ustaleń faktycznych) jako aneksy. Raport musi zostać przygotowany zgodnie z wymaganiami Aneksu VII do umowy o dofinasowanie, zgodnie z modelowym formularzem (Aneks 3B w Aneks VII do umowy o dofinansowanie). Raport musi obejmować wszystkie wydatki, które nie zostały włączone do wcześniejszych raportów z weryfikacji wydatków. 17

NB! Raport z weryfikacji wydatków składany łącznie z raportem końcowym obejmuje wydatki poniesione od daty zakończenia wcześniejszego okresu raportowania a nie wydatki poniesione podczas całej realizacji projektu. 5. MONITORING I EWALUACJA WST i WIZ monitorują wdrażanie projektów na podstawie 4-miesięcznych raportów rzeczowych, raportów okresowych oraz wizyt na miejscu, jak też audytu zewnętrznego oraz weryfikacji przeprowadzanych przez inne instytucje. WST może przeprowadzić oceną okresową i ex-post projektów, w związku z czym Beneficjent zobowiązany jest udostępnić wszystkie informacje niezbędne do monitoringu i ewaluacji. WST i WIZ mogą zwracać się w dowolnym momencie o dodatkowe informacje, których Beneficjent jest zobowiązany przedstawić w ciągu 30 dni lub w innym wskazanym terminie. Komisja Europejska, WIZ, WST, Filie WST oraz inne upoważnione instytucje mogą przeprowadzać kontrole projektów na miejscu. Dokumentacja projektu musi być przechowywana przynajmniej 7 lat po dacie płatności końcowej. 6. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE W PROJEKTACH Artykuł 7.3 Szczegółowych Warunków Umowy na dofinansowanie określa, że podkontraktowanie wdrażania projektów musi być zgodne z krajowym prawem zamówień publicznych w zależności od kraju Beneficjenta / Partnera ogłaszającego przetarg. Ponadto, muszą być przestrzegane zasady dotyczące zamówień opisane w PRAG-u. Zasady te zostały opisane w załączniku IV do umowy o dofinansowanie. Podczas wykonywania zamówień publicznych Beneficjenci i Partnerzy stosują krajowe przepisy dotyczące zamówień publicznych dotyczących narodowości i pochodzenia, pod warunkiem spełnienia dwóch warunków: przepisy krajowe nie ograniczają warunków obywatelstwa i pochodzenia jak określono w art. 21.6 Rozporządzenia ENPI (WE)1638/2006 w powiązaniu z art. 21.1, 21.2 oraz 21.3 Rozporządzenia ENPI (WE)1638/2006; przedsięwzięcie jest współfinansowane przez podmiot publiczny w państwie członkowskim UE. W odniesieniu do zamówień przeprowadzanych w Federacji Rosyjskiej ww. zwolnienie może być zastosowane pod warunkiem, że Rosyjskie przepisy dotyczące zamówień publicznych są równoznaczne z przepisami stosowanymi w krajach Unii Europejskiej oraz projekt jest współfinansowane przez jednostki publiczne pochodzące z kraju członkowskiego UE. Jeżeli powyższe warunki są spełnione przez Beneficjenta lub partnera w ramach projektu, cały projekt może być zwolniony ze stosowania wymogów związanych z regułami narodowości i pochodzenia, jak zostały opisane w załączniku IV do Umowy o dofinansowanie. Proszę pamiętać, że WIZ powinien być w stanie uzyskać dowody współfinansowania. 18

Poniżej umieszczono informacje dotyczące reguł narodowości oraz pochodzenia (rozdziały 6.1 oraz 6.2) mają zastosowanie do Beneficjentów i partnerów projektów, w których nie ma współfinansowania ze środków publicznych z kraju UE. W związku z tym powinni oni stosować zasady określone w art. 21 Rozporządzenia (WE) 1638/2006. 6.1 Reguła Narodowości Udział w procedurach przetargowych jest otwarty na równych zasadach tylko dla wszystkich osób fizycznych i prawnych z krajów wymienionych w załączniku A-2 do PRAG-a: 27 krajów członkowskich UE Kraje EISiP: Kraje IPA: Kraje EOG: Austria, Belgia, Bułgaria, Cypr, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Irlandia, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niemcy, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwecja, Węgry, Wielka Brytania, Włochy, Algieria, Armenia, Autonomia Palestyńska ze strefą Gazy, Azerbejdżan, Białoruś, Egipt, Federacja Rosyjska, Gruzja, Izrael, Jordania, Liban, Libia, Maroko, Mołdawia, Syria, Tunezja, Ukraina Albania, Bośnia, Była Jugosłowiańska Republika Macedonii, Chorwacja, Czarnogóra, Serbia włączając Kosowo, Turcja Islandia, Liechtenstein, Norwegia Oferenci biorący udział w postępowaniu muszą wskazać kraj, którego są obywatelami przedstawiając zwykły dowód obywatelstwa na mocy ich ustawodawstwa krajowego. Zasada ta nie ma zastosowania do ekspertów zaproponowanych przez dostawców usług biorących udział w procedurach przetargowych. 6.2 Reguła Pochodzenia Wszystkie materiały zakupione w ramach Umowy o dofinansowanie muszą pochodzić wyłącznie z państw członkowskich UE lub EISiP, korzystających z Instrumentu Pomocy Przedakcesyjnej (IPA), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), wykaz krajów zamieszczono w załączniku A-2 do PRAG-a (lista powyżej). Reguła ta dotyczy również materiałów użytych do budowy, jednakże, nie ma ona zastosowania do urządzeń wykonawcy, które są wykorzystywane podczas budowy. Definicja i znaczenie pochodzenia można znaleźć w Kodeksie Celnym UE,Rozporządzenie Rady 2913/1992, artykuł 23-24: http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/customs_duties/rules_origin/index_en.htm Beneficjenci i Partnerzy muszą umieścić wymagania dotyczące złożenia oświadczenia przez wszystkich uczestników jakiegokolwiek postępowania w ramach Umowy o dofinansowanie, że ich oferta (wykonanie usług, robót oraz na dostawy) jest zgodna z regułą narodowości oraz pochodzenia. Wykonawcy muszą przedstawić dowód pochodzenia sprzętu (certyfikat pochodzenia) dla wyposażenia oraz pojazdów, których jednostkowy koszt zakupu przekracza 5 000 EUR, nie później niż z pierwszą fakturą, jak opisano w załączniku IV do Umowy o dofinansowanie. Certyfikat pochodzenia musi być wystawiony przez właściwe organy (przeważnie Izby Handlowe) kraju pochodzenia dostaw oraz musi być zgodny z przepisami określonymi w Kodeksie Celnym UE. Wyposażenie oraz pojazdy, których jednostkowy koszt zakupu jest 19

niższy niż 5 000 EUR muszą również być zgodne z regułą pochodzenia. W takiej sytuacji dostawcy są zobowiązani dostarczyć deklarację pochodzenia. Reguły narodowości i pochodzenia pod żadnym warunkiem nie mogą być pominięte tylko dlatego, że towary lub usługi z krajów nie kwalifikowalnych zgodnie z tymi regułami są tańsze niż w UE lub od towarów lub usług dostępnych na rynku lokalnym. Wymagania te mają również zastosowanie do długoterminowego wynajmu sprzętu, w takim wypadku zamówienia publiczne stosuje się jak w przypadku jego zakupu. Odstąpienie od tych reguł może być uzasadnione, jeżeli: produkty i usługi są niedostępne na rynkach krajów, których to dotyczy; ze względu na wyjątkowo pilny charakter; jeśli stosowanie reguł znacznie utrudnia lub uniemożliwia realizację projektu. NB! Odstąpienie od stosowania reguł może nastąpić dopiero po otrzymaniu pisemnej zgody otrzymanej od Wspólnej Instytucji Zarządzającej. Przed wnioskowaniem o odstąpienie od stosowania reguł należy przeprowadzić badanie rynku, ponieważ uzyskanie zgody może potrwać. Do wniosku należy dołączyć jakikolwiek z poniższych dokumentów: dokumenty potwierdzające przeprowadzenie badania rynku (zapytanie ofertowe zostało wysłane do przynajmniej 3 potencjalnych wykonawców i otrzymano 3 negatywne odpowiedzi); dokumenty potwierdzające, że przeprowadzone postępowanie przetargowe nie doprowadziło do wyłonienia wykonawcy, ponieważ na rynku nie są dostępne towary lub usługi; potwierdzenie odpowiedniego międzynarodowego stowarzyszenia, na rynku nie są dostępne dane towary lub usługi. 6.3 Ocena ofert Kryterium wyboru, które powinno być stosowane podczas zakupu usług, dostaw lub robót w ramach Umowy o dofinansowanie jest oferta najkorzystniejsza ekonomicznie (najlepszy stosunek ceny do jakości), jak wskazano w zasadach ogólnych określonych w załączniku IV. Nie stoi to jednak w sprzeczności z zastosowaniem kryterium wyboru oferty cena stosowanej do usług, dostaw oraz robót: w tym systemie wymagany poziom jakości jest od początku określony w dokumentacji przetargowej (minimalne wymagania techniczne). Jakakolwiek oferta spełniające wymagania techniczne jest uważana za ofertę spełniającą wymagania jakościowe. W takiej sytuacji wybór oferty z najniższą ceną będzie uważany za spełnienie wymagań najlepszego stosunku wartości do ceny. Należy jednak podkreślić, że korzystając z tego systemu nie jest możliwy wybór spośród ofert spełniających minimalne wymagania jakościowe oferty, która będzie proponowała lepsze wyposażenie, ale za wyższą cenę. 20

6.4 Krajowe zasady zamówień publicznych dla Beneficjentów i Partnerów z Litwy Litewscy Beneficjenci i Partnerzy, którzy są instytucjami zamawiającymi (w j. litewskim - perkančiosios organizacijos) jak określa Litewskie Prawo Zamówień Publicznych muszą przeprowadzać wszystkie zamówienia zgodnie z zapisami ustawy. Litewscy Beneficjenci i Partnerzy mogą być instytucjami zamawiającymi (zgodnie z art. 4 ustawy), jeżeli są: instytucją państwową lub lokalną (lub ich stowarzyszenia); publiczną lub prywatną osobą prawną (lub ich stowarzyszenia), jeżeli w całości lub części swojej działalności przeznaczają w celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym i spełniają przynajmniej jeden z następujących warunków: - działania w tym zakresie są finansowane w ponad 50% ze środków państwowych lub lokalnych lub z innych środków publicznych lub prywatnych osób prawnych określonych w ustawie (włączając środki UE); - podlega zarządowi (nadzorowi) państwa lub samorządu, lub innych publicznych lub prywatnych osób prawnych określonych w ustawie; - organ administracyjny, zarządzający lub nadzorujący, w skład którego wchodzi ponad połowa członków mianowana przez władze państwowe lub lokalne bądź publiczne lub prywatne osoby prawne określone w ustawie. NB! Ważne jest, aby ocenić, czy organizacja nie będzie musiała zarejestrować się jako instytucja zamawiającą, po przyznaniu jej dotacji ze środków UE. Litewscy Beneficjenci i Partnerzy, którzy są wyłączeni ze stosowania ustawy, przeprowadzają zamówienia w oparciu o Zasady zamówień publicznych dla projektów finansowanych przez Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Okresu Finansowego 2007-2013, przeprowadzane przez Litewskie przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje, które w myśl ustawy nie są instytucjami zamawiającymi, dokument ten został zatwierdzony Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 25 marca 2010 roku, Nr 1V-176. Rodzaj procedury przetargowej musi zostać wybrany na podstawie wartości planowanego zamówienia (międzynarodowy, uproszczony, niskiej wartości). Wartość planowanego zamówienia publicznego jest szacowana bez podatku od towarów i usług. Wartość zamówień publicznych na dostawy należy określić na początku procedury przetargowej. Jeżeli organizacja nabywa towary lub usługi kilka razy w roku to wartość planowanych podobnych zamówień w roku musi być zsumowana. Jeżeli organizacja dokonuje zakupu zestawu prac dla jednego obiektu, to wartość planowanych prac dla tego obiektu musi być zsumowana. Wartość planowanych zamówień publicznych na dostawy lub usługi jest obliczana w oparciu o metody obliczania wartości zamówienia dostaw lub usług zatwierdzonych przez Urząd Zamówień Publicznych 26.02.2003 Nr 1S-26. Procedura przetargowa Próg w EUR Próg w LTL 21

Progi w międzynarodowym postępowaniu przetargowym Dostawy i usługi Organizacje należące do centralnego systemu administracji państwowej Dostawy i usługi Organizacje nie należące do centralnego systemu administracji państwowej 130,000.00 448,864.00 200,000.00 690,560.00 Roboty 5,000,000.00 17,264,000.00 Uproszczone postępowanie przetargowe Dostawy i usługi Organizacje należące do centralnego systemu administracji państwowej Dostawy i usługi Organizacje nie należące do centralnego systemu administracji państwowej < 130,000.00 < 448,864.00 < 200,000.00 < 690,560.00 Roboty < 5,000,000.00 < 17,264,000.00 Zamówienie dostaw i usług o niskiej wartości < 28,962.00 < 100,000.00 Zamówienia robót o niskiej wartości < 144,810.00 < 500,000.00 NB! Wartości progów międzynarodowych podanych w tabeli mogą się zmieniać regularnie, przed rozpoczęciem zamówienia konieczne jest sprawdzenie wartości na stronie internetowej Litewskiego Publicznego Centralnego Systemu Zamówień na: https://pirkimai.eviesiejipirkimai.lt/login.asp?b=ppo&target=&timeout 6.5 Krajowe zasady zamówień publicznych dla Beneficjentów i Partnerów z Polski Polscy Beneficjenci i Partnerzy zobowiązani są przeprowadzać wszystkie postępowania w ramach projektów zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych (ustawa z dnia 29 stycznia 2004). Ponadto, wymagania wynikające z rozporządzenia (WE) nr 1638/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie ustanowienia Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa powinny być bezpośrednio stosowane przez beneficjentów oraz partnerów pochodzących z państw członkowskich, czyli również z Polski, tj. reguła narodowości i pochodzenia oraz oceny ofert, które zostały opisane w niniejszej instrukcji. Podmioty, które nie są zobowiązane do stosowania procedur muszą przestrzegać przepisów określonych w załączniku IV do Warunków Szczegółowych. 22