Sprawozdanie z opisów funkcji Komendy Chorągwi Stołecznej ZHP za rok 2013 Chorągiew Stołeczna ZHP im. Bohaterów Warszawy 2014-06-30
Wprowadzenie Opisy funkcji w Chorągwi Stołecznej wprowadzane są w sposób systematyczny od września 2012 roku. Przygotowany został pierwszy chorągwiany wzór opisu funkcji. Jednocześnie uzgodniony został wzór opisu zespołu (komenda chorągwi uznała, że powstawanie opisu zespołu jest konieczne, by kompetencje i odpowiedzialności w chorągwi - gdzie oprócz funkcji działają różne zespoły - zorganizowane były systemowo). Wzory opisu funkcji znajduje się w Aneksie. Rok 2013 jest pierwszym pełnym rokiem pracy z opisami funkcji w komendzie chorągwi oraz zespołach chorągwianych. W połowie roku powstało pierwsze sprawozdanie członków komendy z realizacji opisów funkcji za rok harcerski 2012/ 2013. Na podstawie informacji zebranych z ankiety samooceny, przygotowane zostały aktualizacje opisów funkcji. Po zmianach w składzie komendy, w końcówce 2013 roku opisy znów uległy dostosowaniu do nowego podziału zadań i odpowiedzialności. Sam wzór opisu funkcji został dopracowany i ogłoszony jako załącznik do chorągwianego materiału Standardy i dobre praktyki w pracy z kadrą: powoływanie funkcji i zespołów (przyjęty na początku 2014 roku). Niniejsze sprawozdanie dotyczy roku kalendarzowego (poprzednie dotyczyło roku harcerskiego), co pozwala na lepszą harmonizację jego treści z innymi sprawozdaniami, do przygotowania których komenda chorągwi jest zobowiązana, a które obejmują rok kalendarzowy. Sprawozdanie to przedkładane jest Komisji Rewizyjnej Chorągwi Stołecznej ZHP oraz Radzie Chorągwi Stołecznej ZHP jako materiał pomocniczy służący ocenie działań komendy chorągwi. Sprawozdanie będzie opublikowane na stronie internetowej chorągwi, o czym komenda poinformuje wspólnotę instruktorską chorągwi. Metodologia sprawozdania Celem sprawozdania jest zaprezentowanie podsumowań przygotowanych przez poszczególnych członków komendy. Podsumowanie opisów funkcji jest standaryzowane i odbyło się w oparciu o przygotowany w tym celu kwestionariusz samooceny. Po raz pierwszy kwestionariusz został wykorzystany w sprawozdaniu z opisów funkcji w połowie 2013 roku. Pod koniec ubiegłego roku został poprawiony. Bieżące podsumowanie prowadzone jest w oparciu o drugą wersję formularza. Kwestionariusz sprawozdania z opisu funkcji składa się z następujących części: część A - samoocena funkcyjnego (gdzie badane są przede wszystkim aspekty rzutujące na motywacje do działania na funkcji) część B samoocena trafności opisu funkcji (dopasowania do rzeczywistych działań) część C - samoocena efektywności działań na funkcji (pytania ukierunkowane na wartość i efekt prowadzonych działań) część D - inne Treść sprawozdania Sprawozdanie zostało przygotowane na podstawie wypełnionych przez członków komendy kwestionariuszy samooceny. 2
hm. Paulina Gajownik komendantka chorągwi 1. FINANSE i GOSPODARKA. Plan naprawczy Chorągwi - stworzenie dokumentu jakiego do tej pory nie było, który ma pomóc w działaniach. 2. ZARZĄDZANIE. Przebudowa komendy. Zmiana zakresu obowiązków, dobranie osób, które wzięły na siebie działania dotychczas zaniedbywane, lub te który powstały w efekcie zmian w chorągwi. 3. ORGANIZACJA. Uporządkowanie spraw finansowych, gospodarczych i prawnych. Transparentność działań, przekazywanie wiedzy o chorągwi szerokiemu gronu instruktorskiemu: konferencja bilans, audyt, spotkania instruktorskie. 1. FINANSE. Plan naprawczy Chorągwi - stworzenie dokumentu jakiego do tej pory nie było w chorągwi, który ma pomóc w działaniach. 2. ZARZĄDZANIE. Przebudowa komendy. Zmiana zakresu obowiązków, dobranie osób, które wzięły na siebie działania dotychczas zaniedbywane, lub te który powstały w efekcie zmian w chorągwi. 3. ORGANIZACJA. Uporządkowanie sprawa finansowych, gospodarczych i prawnych. Transparentność działań, przekazywanie wiedzy o chorągwi szerokiemu gronu instruktorskiemu: konferencja bilans, audyt, spotkania instruktorskie. Zwiększyłam aktywność w mieście (KDS ds. Edukacji, współpraca z Centrum Komunikacji Społecznej, Biurem Polityki Zdrowotnej, Biurem Edukacji), która w efekcie przyniosła wypracowanie lepszego finansowania przedsięwzięć chorągwianych, przez instytucje warszawskie. Tego typu działania będą kontynuowane i realizowane także na poziomie wojewódzkim. Stworzenie planu naprawczego wspólnie ze skarbniczką chorągwi. Plan działań, który został stworzony i skonsultowany ze środowiskiem instruktorskim. Podjęłam negocjacje finansowe dotyczące spłat zobowiązań z wierzycielami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Podpisanie porozumień finansowych z 12 hufcami, porozumienia składkowe z GK, US, ZUS. Wszystko celem dochodzenia do ładu we wzajemnych relacjach finansowych. Przebudowałam zespół komendy, w celu efektywniejszego zarządzania chorągwią. Miało to służyć przekierowaniu większej uwagi na działania związane z pracą z hufcami, sprawami formalnymi, promocją i programem. phm. Sylwia Chwedorczuk skarbniczka chorągwi (od czerwca 2013 1. Przygotowanie planu naprawczego chorągwi, 2. Policzenie realnych zobowiązań między hufcami a KCh, podpisanie umów KH i KCh, 3. Ustalenie zasad rozdziału pieniędzy i zasad rozliczania obozów i zimowisk. 3
Stworzenie Planu Naprawczego było punktem przełomowym dla myślenia finansowego działań Chorągwi - do tej pory nie było w historii Chorągwi takiego dokumentu. Plan mogła konsultować społeczność instruktorska. Podpisanie umów z hufcami jest wypełnieniem części Uchwały Zjazdu Chorągwi. Podpisanie umów, spłata zobowiązań komorniczych, rozmowy z władzami samorządowymi i Główną Kwaterą dotyczącą nieruchomości. Nieustępliwość w przekonywaniu i wdrażaniu swojej wizji, przy jednoczesnym otwarciu na uwagi instruktorów chorągwi. hm. Magdalena Dąbrowska członkini komendy ds. kształcenia 1. Złożenie w listopadzie 2013 r. wniosku do naczelniczki ZHP o powołanie Ch.SI Iluminacja (powołanie szkoły w styczniu 2014 - zrealizowanie uchwały nr 1 zjazdu chorągwi z 2010 roku). 2. Przeprowadzenie kursu komend hufców na jesieni 2013 roku. (12 uczestników; taki kurs nie był organizowany na przestrzeni ostatnich 3-4 lat w chorągwi). 3. Trzy edycje kursu kadry kształcącej TON (styczeń/luty - KKK TON, marzec - KKK TON II, październik KKK TON III) - duża liczba uczestników z różnych hufców - na każdym kursie ok 16-20 uczestników, zbudowanie marki. 1. Wykonanie uchwały zjazdu z 2010 r. - doprowadzenie do powołania chorągwianej SI przez naczelniczkę ZHP. 2. Pozyskanie 4 nowych SOKK i przedłużenie 2 dotychczasowych ZOKK. 3. Zbudowanie dobrej jakości chorągwianych form kształceniowych - duża chęć ze strony kadry kształcącej do wchodzenia w skład komend chorągwianych kursów, duże zainteresowanie chorągwianymi kursami. 4. Budowa 2 nowych MZKK (Ursus i Piastów - powołany w styczniu 2014, Błonie, Celestynów i Wołomin) - i zorganizowanie przez te hufce wspólnie kursów PWD i kursów drużynowych Uważam że chorągwiany ZKK w roku 2013 osiągnął wszystkie cele kształceniowe postawione sobie na rok 2013/2014 tj.: - zaszczepiliśmy w wielu absolwentach kursów poziomu chorągwi chęć do dalszego kształcenia się i uczestniczenia w kolejnych formach kształceniowych. Osiągnięcie tego celu stało się możliwe przede wszystkim dzięki prowadzeniu form szkoleniowych na bardzo wysokim poziomie merytorycznym i wspólnotowym. Osiągnęliśmy to dzięki pracy z kadrą kształcącą chorągwi, w szczególności budowaniu jej warsztatu trenerskiego, pracy z komendami i wykładowcami poszczególnych kursów poziomu chorągwi, dbałości o zgodność ze standardami szkoleń ZHP i uzyskiwaniu akredytacji CSI na możliwie wszystkie formy szkoleniowe realizowane przez lub przy wsparciu ZKK ChSt; 4
- zainspirowaliśmy powstawanie hufcowych i międzyhufcowych ZKK poprzez pracę z kadrą kształcącą hufców, w szczególności z uczestnikami i absolwentami kursów kadry kształcącej inspirowanie ich i zachęcanie do działalności kształceniowej w swoich hufcach oraz nawiązywania międzyhufcowej współpracy, organizację spotkań instruktorów zainteresowanych pracą w MZKK, wpieranie powstawania MZKK organizację warsztatów, na których powstawały plany pracy tych zespołów, wspieraliśmy realizację tychże planów - doprowadziliśmy do powstania Chorągwianej Szkoły Instruktorskiej Iluminacja. hm. Marcin Adamski członek komendy ds. programu i pracy z kadrą 1. Zapewnienie kwartalnych zbiórek dla członków komend hufców ds. pracy z kadrą. 2. Koordynacja działań związanych z planowaniem operacyjnym hufców i chorągwi na 2014 rok. 3. Organizacja wsparcia metodycznego i programowego w obszarze metodyk oraz specjalności. 1. W czterech kwartalnych zbiórkach instruktorów ds. PZK, uczestniczyło w sumie ponad 70 osób - instruktorów poziomu komend hufców, w tym komendantów. Zbiórki oceniane były jako praktyczne i przydatne w bieżącej pracy instruktorów (ankiety online). Uczestnicy zbiórek doceniają ich repertuarowy charakter i częstość. 2. Zgodnie z wnioskami z planowania operacyjnego w hufcach, na jesieni 2013 r. odbyły się dwukrotnie warsztaty z planowania operacyjnego. W sumie wzięło w nim udział ponad 20 osób, z 14 hufców. Powstał chorągwiany materiał wspierający planowanie operacyjne. Efektem działań jest 20 planów operacyjnych hufców przekazanych do komendy chorągwi (w roku 2012 było ich 16). Jakość planów operacyjnych znacznie się poprawiła. Można powiedzieć, że wszystkie plany hufcowe przygotowane zostały wg standardu określonego w Strategii ZHP. 3. Jesienią 2013 roku ruszyły stała oferta wsparcia metodycznego dla drużynowych i namiestników wędrowniczych, kadru zuchowej oraz kadry szczepów. W dwóch pierwszych przypadkach - instruktorzy nie są mianowani, w przypadku ostatnim - powołany został stołeczny referat ds. szczepów. Do końca 2013 roku w każdym obszarze odbyły się pierwsze spotkania dla kadry. 4. Organizacja rocznego seminarium namiestników jako stałej propozycji dla namiestników wszystkich metodyk (luty 2013). 5. Pozyskanie 65 tys. zł z Biura Edukacji m.st. Warszawy na trzy programy chorągwi. Wnioski składane były w grudniu 2013 r. Przygotowane w duecie z Łukaszem Berezą. Rok 2013 był przede wszystkim rokiem stałej oferty dla podstawowej grupy z którą pracuję czyli instruktorów hufcowych ds. pracy z kadrą. Regularność zbiórek pozwoliła tę pracę odczuć i pomogła zintegrować grupę. Doraźna współpraca z Komisją Stopni Instruktorskich (z przewodniczącą) w rozwiązywaniu wyzwań związanych ze składem komisji oraz sposobem pracy, a także spotkanie z KSI i rozmowa o postępach w pracy komisji - dały mi poczucie komfortu w dwustronnych relacjach. Szczególnie satysfakcjonujące jest to co zadziało się w obszarze strategii. Jasno sprecyzowane oczekiwanie (zawarte w opracowanym materiale), odrobina konsekwencji oraz wsparcie w postaci 5
warsztatów z planowania operacyjnego zaowocowały bardzo dobrym wynikiem. Większość hufców opracowała swoje plany operacyjne i zrobiła to zdecydowanie bardziej świadomie i poprawnie niż rok wcześniej. Przedłuża się rozpoczęta na jesieni 2013 r. praca nad publikacją dot. stałej motywacji kadry. W 2014 roku materiał musi powstać. Istotną zmianą w pełnionej funkcji jest dojście do składu komendy osób ds. hufców i ds. programu. Pozwoli to na realizację pomysłów, na które mimo chęci brakowało czasu. hm. Anna Nowosad zastępczyni komendantki chorągwi, członki ds. hufców (od listopada 2013) 1. Monitorowanie aktualnej sytuacji w hufcach. Efekt: zebranie wiedzy na temat aktualnej sytuacji w hufcach i potencjalnych zagrożeniach dla ich działania; 2. Spotkania z komendami hufców. Efekt: ustalenie jak komendy hufców widzą przyszłość działania hufca i jakie mają oczekiwania wobec komendy chorągwi. Zbudowanie wśród członków komend hufców, z którymi się spotkałam przekonania, że moim celem jest wpieranie ich działalności i że mogą do mnie zwracać się ze pojawiającymi się u nich problemami. Zajmuję się głównie komunikacją z hufcami, odpowiadam za przekazywanie informacji (także tych trudnych i niepopularnych) do hufców oraz za zbieranie informacji zwrotnej z hufców. Udało mi się doprowadzić do sytuacji, w której ok. 70% hufców jest reprezentowanych na każdej odprawie w chorągwi. phm. Łukasz Bereza członek komendy ds. programu i promocji (od listopada 2013) 1. Usystematyzowanie prac nad nową identyfikacją wizualną 2. Opracowanie działań programowych chorągwi i stworzenie wniosków grantowych do tych projektów. Określenie "mapy drogowej" odnośnie wprowadzenia nowej identyfikacji chorągwi. Zainicjowanie chorągwianej imprezy programowej dla najliczniejszego pionu wiekowego (zuchy) eko Dzień Dziecka. W pierwszym miesiącu działania na funkcji członka komendy ds. programu i promocji zająłem się usystematyzowaniem prac związanych z wprowadzeniem jednolitej identyfikacji wizualnej oraz 6
opracowaniem działań programowych na nadchodzący rok kalendarzowy. Zaplanowane działania w konsekwencji doprowadziły do stworzenia wniosków do Biura Edukacji, które pozwoliłby zrealizować projekty na wyższym poziomie. hm. Dariusz Brzuska członek komendy (od listopada 2013) Na tej funkcji w 2013 nie było działań, do efektów których mógłbym się odnieść. Nie dostrzegam efektów wynikających z funkcji. 7