Porozumienie dotyczące zasad uczestnictwa w projekcie Seniorzy wolontariusze w działaniu realizowanym przez w Warszawie w okresie 01.07.2013 31.12.2013r. Zobowiązania stron porozumienia w Warszawie (SCW) Organizacja uczestnicząca w projekcie (PARTNER) 1. SCW dba o prawidłową realizację projektu zgodnie z procedurami i stosownymi wymogami. 2. SCW dokłada wszelkich starań do zapewnienia wysokiego poziomu działań projektowych oraz satysfakcji uczestników z udziału w projekcie. Ustalenia ogólne Uczestnictwo w projekcie 1. PARTNER współpracuje z SCW w sprawach merytorycznych i organizacyjnych związanych z uczestnictwem w projekcie. 1. SCW odpowiada za przygotowanie merytoryczne i organizacyjne szkoleń, wizyt studyjnych, a także realizację filmu edukacyjnego dot. wolontariatu seniorów i prowadzenie witryny internetowej projektu. 2. SCW odpowiada za dobór trenerów posiadających wysokie kwalifikacje i przygotowanie merytoryczne do prowadzenia szkoleń oraz za dobór kadry zaangażowanej w inne działania w ramach projektu. 3. SCW dba o ochronę danych osobowych pozyskiwanych w czasie realizacji projektu, a w szczególności przetwarza dane zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U. Z 2002 r. nr 101, poz.926 z późn. zmianami). 1. PARTNER deleguje 2 osoby (pracowników/wolontariuszy zaangażowanych we współpracę z wolontariuszami) do udziału w projekcie trwającym od 1. lipca 2013 r. do 31. grudnia 2013r. 2. Wypełnione, podpisane i opieczętowane niniejsze porozumienie PARTNER dostarczy do 8. października 2013r. do Centrum Wolontariatu faksem na numer (22) 635 46 02 lub mailowo na adres poczman@wolontariat.org.pl albo pocztą lub osobiście na adres Centrum Wolontariatu:, 00-151 Warszawa. 3. Dostarczenie oryginału porozumienia będzie wymagane przed rozpoczęciem szkoleń od osób zakwalifikowanych do udziału w projekcie. 4. Rekomendujemy, aby w szkoleniach uczestniczyły zawsze te same osoby. W przypadkach losowych (choroba, zmiana pracy), które uniemożliwiłyby udział pracownika w pełnym cyklu szkoleniowym, PARTNER oddelegowuje do udziału w projekcie inną osobę. 5. Uczestnicy projektu zobowiązani są do obecności na każdym szkoleniu i do aktywnego uczestnictwa w innych działaniach przewidzianych w projekcie. 6. W przypadku uzasadnionej nieobecności na szkoleniu (np. choroba) uczestnik przedstawia SCW zwolnienie lekarskie lub inny dokument usprawiedliwiający nieobecność. Osoby uczestniczące w szkoleniach zobowiązane są do wypełniania ankiet ewaluacyjnych po każdym szkoleniu. Zebrane dane posłużą do szczegółowej ewaluacji projektu. 1
1. SCW organizuje dla uczestników projektu cykl 3 szkoleń wyjazdowych przygotowujących do pracy z lokalnymi organizacjami i instytucjami w zakresie rozwijania wolontariatu seniorów. 2. Szkolenia odbędą się w okresie październik listopad 2013r. w terminie podanym z wyprzedzeniem przez SCW. 3. W przypadku nieoczekiwanych zdarzeń losowych SCW zastrzega sobie prawo do zmiany terminu szkolenia, o czym niezwłocznie poinformuje uczestników projektu. 4. SCW pokrywa koszty uczestnictwa przedstawicieli PARTNERA w trzech szkoleniach wyjazdowych (zakwaterowanie, wyżywienie, materiały szkoleniowe, wynajem sali, honoraria trenerów, przejazd z grupą do/z ośrodka szkoleniowego z/do Warszawy). 5. SCW refunduje uczestnikom koszty przejazdu na szkolenie w max. wysokości 35 zł za każde szkolenie. Szkolenia dla PARTNERA 1. PARTNER oddelegowuje 2 osoby do udziału w następujących szkoleniach: Prawne aspekty wolontariatu w Polsce + Sieć w sieci, organizowanie społeczności poprzez nowoczesne narzędzia IT (2 dni) Facylitacja i moderowanie pracy grupowej (2 dni) Zarządzanie procesem grupowym (2 dni) 2. W przypadku, kiedy szkolenia będą odbywały się poza weekendem, PARTNER oddelegowuje pracowników do udziału w szkoleniach w dniach roboczych i dokłada wszelkich starań by ułatwić pracownikowi pełne uczestnictwo. 3. Uczestnictwo w szkoleniach jest nieodpłatne. 4. Uczestnicy szkoleń dostarczają do SCW w terminie 10 dni od dnia zakończenia szkolenia oryginały biletów potwierdzających przejazd na szkolenie środkami komunikacji II klasy. 5. Refundacja kosztów przejazdu na szkolenie w max. wysokości 35 zł za każde szkolenie odbywa się w terminie 10 dni od dnia zaakceptowania dostarczonych (drogą pocztową lub osobiście) oryginałów biletów przejazdu środkami komunikacji II klasy lub inny dokument określający koszty przejazdu do wysokości jak wyżej. Refundacja odbywa się na rachunek bankowy wskazany przez uczestnika projektu. 6. W przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności na szkoleniu PARTNER uczestniczący w projekcie zobowiązuje się zwrócić SCW poniesione koszty organizacji szkolenia, w kwocie stanowiącej równowartość kosztów uczestnictwa osoby w szkoleniu. 1. SCW dostarcza PARTNEROWI z wyprzedzeniem wzór listy obecności i ankiety ewaluacyjnej na szkolenie Rekrutacja i organizacja pracy wolontariuszy seniorów organizowane przez PARTNERA. Szkolenia, które przeprowadzi PARTNER 1. PARTNER przeprowadzi 1 szkolenie Rekrutacja i organizacja pracy wolontariuszy seniorów dla lokalnych organizacji i instytucji zainteresowanych korzystaniem z pomocy wolontariuszy. 2. Na organizację i przeprowadzenie szkolenia SCW przekazuje PARTNEROWI następujące środki: 450 zł brutto poczęstunek dla uczestników (faktura) 22 zł brutto materiały szkoleniowe (faktura) 2. PARTNER organizuje szkolenie najpóźniej do 8 grudnia 2013r. 3. PARTNER sporządza listę obecności według wzoru dostarczonego przez SCW, zbiera podpisy na szkoleniu i sporządza fotodokumentację szkolenia. 4. PARTNER przeprowadza wśród uczestników szkolenia ankietę ewaluacyjną według wzoru dostarczonego przez SCW. Ankiety przekazuje następnie SCW. 5. W szkoleniu uczestniczy minimum 12 osób (przedstawicieli lokalnych organizacji i instytucji zainteresowanych korzystaniem z pomocy wolontariuszy) 2
6. Na organizację i przeprowadzenie szkolenia PARTNER uzyskuje następujące środki: 450 zł brutto poczęstunek dla uczestników (faktura) 22 zł brutto materiały szkoleniowe (faktura) 7. Najpóźniej do 8 grudnia 2013r. PARTNER przedstawi 8. Dane SCW do faktur: 1. SCW zapewnia środki finansowe na organizację przez 10 PARTNERÓW łącznie 20 spotkań z seniorami w wieku 60+. 2. Na przeprowadzenie 1 spotkania dla seniorów SCW zapewnia PARTNEROWI następujące środki: 200 zł brutto poczęstunek dla uczestników (faktura) 3. SCW dostarczy PARTNERowi wzór porozumienia wolontariackiego i karty czasu pracy wolontariusza. Spotkania dla seniorów, które zorganizuje PARTNER 1. Najpóźniej do 8 grudnia 2013r. PARTNER organizuje 2 spotkania dla seniorów, mające na celu przedstawienie im idei wolontariatu, zachęcenie do zaangażowania się w lokalne działania wolontariackie, wymianę dotychczasowych doświadczeń wolontariackich i integrację środowiska seniorów. 2. PARTNER sporządza listę obecności według wzoru dostarczonego przez SCW, zbiera podpisy na spotkaniu i sporządza fotodokumentację spotkania. 3. W spotkaniu uczestniczy min. 5 osób w wieku 60+. 4. Na przeprowadzenie 1 spotkania PARTNER uzyskuje następujące środki: 200 zł brutto poczęstunek dla uczestników (faktura) 5. PARTNER do pomocy organizacyjnej spotkania angażuje wolontariusza (wkład osobowy równoważny 400 zł brutto). PARTNER podpisuje z wolontariuszem porozumienie wolontariackie, a wolontariusz wypełnia kartę czasu pracy, według wzoru dostarczonego przez SCW. 6. Najpóźniej do 8 grudnia 2013r. PARTNER przedstawi 7. Dane SCW do faktur: 3
1. SCW wspiera merytorycznie PARTNERA w przygotowaniu akcji społecznej. 2. SCW organizuje w swoim środowisku 1 akcję społeczną. Akcja społeczna, którą zorganizuje PARTNER 1. PARTNER realizuje w trakcie projektu 1 akcję społeczną, której celem jest wypromowanie wolontariatu seniorów poprzez działania wolontariackie w przestrzeni publicznej. Do udziału zaproszeni zostaną zarówno seniorzy, jak i wszyscy zainteresowani wolontariusze. 2. PARTNER zapewnia uczestnictwo co najmniej 10 seniorów w akcji. 3. PARTNER zbiera listę obecności i dokumentuje fotograficznie przebieg akcji. Po zakończeniu akcji dostarcza tą dokumentację SCW. 4. Na potrzeby akcji PARTNER uzyskuje następujące środki: 1000 zł brutto - materiały zużywalne do prowadzenia akcji (faktura) 1400 zł brutto - organizacja akcji (umowa cywilno prawna z osobą odpowiedzialną za przygotowanie akcji po stronie PARTNERA) 345 zł brutto poczęstunek (faktura) 3,15 zł brutto ubezpieczenie 1 uczestnika (polisa grupowa ubezpieczenia NNW) 5. Najpóźniej do 8 grudnia 2013r. PARTNER przedstawi SCW faktury na zakup ww. usług wystawione na SCW, 1. SCW organizuje 2 kilkugodzinne wizyty studyjne w wybranych organizacjach pozarządowych współpracujących z wolontariuszami - seniorami, które zaprezentują dobre praktyki możliwe do powielenia w kolejnych organizacjach. Wizyta umożliwi spotkanie zarówno z koordynatorem wolontariatu, jak i z wolontariuszami organizacji. 2. SCW pokrywa koszty dojazdu i wyżywienia uczestników wizyt. 1. SCW we współpracy z PARTNERAMI realizuje film edukacyjny dotyczący wolontariuszy seniorów. 2 wizyty studyjne, których uczestniczy PARTNER 1. PARTNER oddelegowuje do uczestnictwa w każdej wizycie studyjnej 2 osoby: 1 (wolontariusza) seniora i koordynatora wolontariatu. Film i artykuły prasowe w mediach lokalnych 1. PARTNER wspiera realizację filmu (pomysły, informacje, bohaterowie). 2. SCW zamieszcza w mediach lokalnych 2 artykuły promujące wśród seniorów idee wolontariatu i spotkania seniorów dot. wolontariatu i/lub podsumowujące akcje społeczne. 3. SCW dostarcza PARTNERowi wzór informacji o współfinansowaniu projektu oraz logotypy projektowe do wykorzystania w materiałach promocyjnych i informacyjnych. 2. Najpóźniej do 8 grudnia 2013r. PARTNER zamieszcza w mediach lokalnych min. 1 artykuł promujący wśród seniorów idee wolontariatu i spotkania seniorów dot. wolontariatu i/lub podsumowujące akcje społeczne. Artykuły zawierają informację o współfinansowaniu oraz logotypy projektowe według wzoru dostarczonego przez SCW. 3. Na promocję w mediach każdy PARTNER otrzymuje średnio do 500zł brutto. 4
1. SCW zapewnia PARTNEROWI pomoc merytoryczną dot. prowadzenia szkolenia Rekrutacja i organizacja pracy wolontariuszy seniorów. 2. SCW zapewnia uczestnikom publikacje pomocne w rozwijaniu wolontariatu seniorów (poradnik dla seniora i publikację dla organizacji zainteresowanych współpracą z seniorami). 3. SCW stworzy witrynę internetową projektu. 4. Najpóźniej do 8 grudnia 2013r. PARTNER przedstawi Wsparcie merytoryczne i techniczne projektu 1. PARTNER utrzymuje z SCW stały kontakt w zakresie realizacji projektu. 2. PARTNER wspiera projekt poprzez: promocję i dystrybucję publikacji w środowisku organizacji i instytucji z otoczenia seniorów, przekazywanie informacji o działaniach na rzecz seniorów na stronę internetową SCW, dostarczanie skanu informacji prasowych o wydarzeniach projektowych. 3. PARTNER informuje opinię publiczną o udziale w projekcie podczas wszystkich wydarzeń projektowych, podając do wiadomości, że projekt Seniorzy wolontariusze w działaniu dofinansowany jest w ramach Rządowego Programu na rzecz Aktywności Społecznej Osób Starszych na lata 2012-2013. 1. SCW realizuje projekt zgodnie z wytycznymi instytucji wdrażającej współfinansującej projekt. Monitoring i ewaluacja 1. PARTNER odpowiada na pytania instytucji upoważnionych do kontroli, monitoringu i ewaluacji projektów. 2. PARTNER współpracuje z SCW w zakresie ewaluacji wewnętrznej projektu. 1. SCW opłaca wszelkie faktury dokumentujące koszty poniesione na realizację działań projektowych przez PARTNERA, które są wystawione na SCW. Rozliczanie faktur 1. Najpóźniej do 8 grudnia 2013r. PARTNER dostarcza SCW wszystkie oryginały faktur dokumentujących koszty poniesione na realizację działań projektowych przez PARTNERA. 2. Każdą fakturę PARTNER wystawia na: w Warszawie /pieczątka organizacji/ PARTNER uczestniczący w projekcie /pieczątka organizacji/instytucji/.. Prezes Stowarzyszenia (Data, miejscowość, pieczątka imienna, podpis).. Osoba kierująca organizacją partnerską (Data, miejscowość, pieczątka imienna, podpis) 5