Kraków, dnia 16 lipca 2012r. Dot. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013 Działanie 3.1 Inicjowanie działalności innowacyjnej Umowa o dofinansowanie nr: UDA- POIG.03.01.00-00-015/09 Nr postępowania FZ/3/2012 ZAPYTANIE OFERTOWE Zorganizowanie i przeprowadzenie wydarzenia promującego działalność Funduszu Zalążkowego KPT sp. z o.o., skierowanego do grupy docelowej Projektu "Inkubowanie nowych innowacyjnych spółek w Krakowskim Parku Technologicznym. Nazwa i adres Zamawiającego. Fundusz Zalążkowy KPT Sp. z o. o., Al. Jana Pawła II 41 L, 31-864 Kraków, woj. małopolskie, tel./ faks 12 3878160. 1. Tryb udzielania zamówienia. Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późń. zm.). Postępowanie jest prowadzone w trybie konkurencyjnym z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, równego traktowania, jawności i przejrzystości, a także przy dołożeniu przez osoby przeprowadzające postępowanie wszelkich starań w celu zachowania obiektywizmu oraz bezstronności przy wyborze Wykonawcy dostaw lub usług. 2. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest: Zorganizowanie i przeprowadzenie wydarzenia promującego, które zostanie zakończone konferencją podsumowującą i promującą działalność Zamawiającego. Wydarzenie promujące skierowane jest do grupy docelowej Projektu "Inkubowanie nowych innowacyjnych spółek w Krakowskim Parku Technologicznym", tj.: - Start-upowców - Potencjalnych inicjatorów działalności o charakterze spin-off) - Kadry naukowej uczelni technicznych, zajmująca się projektowo nowymi technologiami,
- Studentów ostatnich lat studiów technicznych, - Innych osób z pomysłami na innowacyjny biznes, Wydarzenie promujące odbędzie się w Krakowie w terminie pomiędzy 26 lipca 2012 r. a 21 września 2012 r. Wykonawca zaproponuje atrakcyjną formułę i szczegółowy scenariusz wydarzenia promującego, przy czym Wykonawca przedstawi ofertę zgodną z poniższymi założeniami: Wydarzenie promujące poprzedzone będzie cyklem 3 (słownie: trzech) spotkań warsztatowych adresowanych do grupy docelowej w dziedzinach: strategia i model biznesowy, marketing i promocja, pubilc speaking [wystąpienia publiczne], które trwać będą trzy dni, Spotkania warsztatowe, każde nie krótsze niż 5 (słownie: pięć) godzin oraz wydarzenie główne mają odbyć się w ścisłym centrum Krakowa, w okolicach krakowskiego Rynku, w klimatyzowanym pomieszczeniu wyposażonym w rzutnik, ekran projekcyjny, flipchart, prezenter oraz stały dostęp do Internetu, dostęp do kuchni oraz toalety, Wykonawca zapewni catering dla około 20-25 uczestników spotkań warsztatowych poprzedzających wydarzenie główne, w postaci kawy, herbaty, napojów zimnych, szwedzkiego stołu z uwzględnieniem ciepłego posiłku, Wykonawca zapewnieni miejsca do pracy w postaci biurek, krzeseł, komputerów do użytku dla trenerów prowadzących konferencję szkoleniową, Wykonawca zapewni wykwalifikowanych trenerów posiadających następujące doświadczenie: min. dwuletnie doświadczenie zawodowe w branży IT - min. dwóch mentorów min. dwuletnie doświadczenie zawodowe w branży marketingowej - min. dwóch mentorów min. dwuletnie doświadczenie zawodowe w branży edukacyjnej - min. dwóch mentorów min. dwuletnie doświadczenie we współpracy ze środowiskami startupowymi min. roczne doświadczenie w prowadzeniu warsztatów, szkoleń Wykonawca zapewnieni uczestnikom materiały potrzebne do przeprowadzenia spotkań warsztatowych tj. notatnik, długopis, prezentacje oraz inne materiały dydaktyczne przygotowane przez trenerów zapisane na nośniku pendrive oraz identyfikatory,
Wykonawca zapewni poinformowanie o wydarzeniu grupę docelową przy użyciu takich narzędzi i kanałów jak: współpraca w zakresie promocji wydarzenia z organizatorami prestiżowych wydarzeń startupowych odbywających się na terenie woj. małopolskiego, w tym: dedykowana zakładka na stronie www minimum jednego z organizatorów takich wydarzeń startupowych odbywających się na terenie woj. małopolskiego oraz możliwość prezentacji rezultatów spotkań warsztatowych z grupą docelową na minimum jednym z prestiżowych wydarzeń startupowych odbywających się na terenie woj. małopolskiego, media społecznościowe tj. Facebook, Twitter, blogosfera adresowana do grupy docelowej mailing do bazy min. 500 adresatów grupy docelowej w kooperacji z organizatorami prestiżowych wydarzeń startupowych odbywających się na terenie woj. małopolskiego, newsletter z założeniem przynajmniej 3 edycji w kooperacji z organizatorami prestiżowych wydarzeń startupowych odbywających się na terenie woj. małopolskiego, Wykonawca odpowiadać będzie w imieniu oraz w porozumieniu z Zamawiającym za rekrutację uczestników wydarzenia, którego integralną częścią jest cykl spotkań warsztatowych, powiadomienie uczestników o zakwalifikowaniu ich do udziału w wydarzeniu oraz szczegółach dotyczących miejsca, czasu, zakresu i celu wydarzenia, oznaczenie wszelkich materiałów potrzebnych do organizacji oraz poinformowania o wydarzeniu grupę docelową zgodnie z wymogami PARP w realizowanym Projekcie, udostępnienia podczas wydarzenia głównego oraz w trakcie spotkań warsztatowych powierzchni do umieszczenia stoiska promującego o powierzchni nie mniejszej niż 4 m 2 oraz obsługę techniczną tego stoiska; w terminie do 21 dni po zakończeniu zlecenia Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego szczegółowy raport podsumowujący działania oraz ich efektywność z uwzględnieniem takich elementów jak: listy obecności, nagrania wystąpień w formacie mp3 (lub nagrania wideo), dokumentację fotograficzną, statystyki wejść, zrzuty przygotowanych materiałów oraz publikowanych informacji; 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
4. Termin lub okres wykonania zamówienia: Okres wykonania zamówienia to 3 dni pomiędzy 26 lipca a 21 września 2012 r.. Dokładny termin wykonania zamówienia zostanie uzgodniony z wykonawcą przed podpisaniem umowy. 5. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. 5.1 W postępowaniu mogą wziąć udział i złożyć ofertę Wykonawcy, którzy prowadzą działalność w zakresie objętym przedmiotem zamówienia 5.2 Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonywana będzie w formule spełnia/nie spełnia w oparciu o dokumenty i oświadczenia przedłożone w ofercie w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. 6. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w niniejszym postępowaniu Wykonawca złoży wraz z formularzem oferty oświadczenie o spełnianiu warunków udziałów w postępowaniu. 7. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie. Osobą upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Joanna Wasiluk tel. 12 3878160. 8. Termin związania ofertą: 10 (dziesięć) dni od ostatecznego terminu składania ofert. 9. Opis sposobu przygotowania oferty. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Oferta powinna być: 1) sporządzona zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, 2) musi być kompletna tj. zawierać wszystkie elementy wymagane w zapytaniu ofertowym i być zgodna z jego treścią,
3) podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu. 4) Powinna zawierać szczegółowy opis koncepcji, programu, proponowanych trenerów, CV trenerów (min. sześciu), wskazanie miejsca, daty i czasu jej trwania oraz proponowany zakres cateringu, opis wyposażenia będącego elementem obsługi technicznej powierzchni przeznaczonej na stoisko promocyjne projektu, ewentualną ofertę dodatkową. W przypadku podpisywania oferty lub załączników przez pełnomocnika pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy powinno być dołączone do oferty w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. Każdy Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Każdy Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i złożeniem oferty. 11. Miejsce i termin składania ofert. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego tj. Fundusz Zalążkowy Krakowskiego Parku Technologiczny Sp. z o. o. z siedzibą w Krakowie, al. Jana Pawła II 41 L, 31-864 Kraków, I piętro, pokój 53., w nieprzekraczalnym terminie do dnia 23 lipca 2012 r. roku godzina 10:00. 12. Opis sposobu obliczania ceny. Oferta powinna zawierać cenę ryczałtową za wykonanie całego przedmiotu umowy. Cena oferty będzie obejmowała wszelkie koszty, które mogą wyniknąć w związku z realizacją przedmiotu zamówienia. Cena oferty netto i brutto będzie podana w złotych polskich (PLN) cyfrowo i słownie. 13. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy. Zamawiający powiadomi Wykonawcę, którego oferta została wybrana o terminie i miejscu zawarcia umowy. 15. Informacje pozostałe. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od niniejszego postępowania bez wyłonienia Wykonawcy i bez podawania przyczyn, jak również zastrzega sobie prawo dowolności w wyborze Wykonawcy bez konieczności jego uzasadniania, jak również stosowania określonych procedur oraz kryteriów wyboru. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy lub zlecenia usług w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.
Potencjalni Wykonawcy nie będą uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi lub niepieniężnymi wobec Wykonawcy w związku niniejszym zapytaniem ofertowym, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów i szkód, w szczególności w przypadku odstąpienia przez niego od postępowania lub wyboru innego Wykonawcy. 14. Wykaz załączników będących integralną częścią zapytania ofertowego. Załącznik nr 1 Formularz oferty
Załącznik nr 1 Formularz oferty Wykonawca/ pieczątka: NIP... REGON...... dn.... Formularz oferty W odpowiedzi na zapytanie ofertowe na: Zorganizowanie i przeprowadzenie wydarzenia promującego działalność Funduszu Zalążkowego KPT sp. z o.o., skierowanego do grupy docelowej Projektu "Inkubowanie nowych innowacyjnych spółek w Krakowskim Parku Technologicznym. Nr postępowania FZ/2/2012 Składam(y) ofertę na wykonanie całego przedmiotu zamówienia w zakresie określonym w zapytaniu ofertowym z dnia.: Cena netto: Cena brutto: słownie:. słownie:. 2. Cena brutto oferty jest ceną ryczałtową i obejmuje wszelkie koszty, które mogą wyniknąć w związku z wykonaniem zamówienia zgodnie z warunkami określonym w umowie. 3. Przedmiotem oferty jest zorganizowanie i przeprowadzenie konferencji [ Opis Przedmiotu Zamówienia] zapytania ofertowego z dnia 2012r. Oświadczam(y), że oferta spełnia wymagania określone przez Zamawiającego w ww. zapytaniu ofertowym. 4. Oświadczam(y), że spełniam(y) warunki udziału w postępowaniu. 5. Oświadczam(y), że zapoznałem(liśmy) się z zapytaniem ofertowym i nie wnosimy do niego żadnych zastrzeżeń.
6. Oświadczam(y), że uzyskałem(liśmy) wszelkie informacje niezbędne do prawidłowego przygotowania i złożenia niniejszej oferty. 7. Zobowiązuję(jemy) się do wykonania przedmiotu zamówienia w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym. 8. Oświadczam(y), że jestem(śmy) związani niniejszą ofertą przez okres 10 dni od dnia upływu terminu składania ofert. 9. Oświadczam(y), że zobowiązuję(emy) się, w przypadku wyboru niniejszej oferty, do zawarcia umowy zgodnej z niniejszą ofertą na warunkach określonych w zapytaniu ofertowym i ofercie, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. PODPIS(Y) Osoby/osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy...