ZAPISY SIWZ ZABEZPIECZAJĄCE ZAMAWIAJĄCEGO TYLKO PRZED CZYM? Andrzej Dopierała Od 1998 roku prezes polskich oddziałów korporacji IT
Ta historia zaczyna się od tego, gdy przedsiębiorstwo/instytucja ( Zamawiający ) zamierza zbudować system informatyczny korzystając z zewnętrznych dostawców I chcąc osiągnąć ten cel będzie prowadzić I chcąc osiągnąć ten cel będzie prowadzić postępowanie zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych - na wybór firmy ( Wykonawcy )
Prawo Zamówień Publicznych t.j. Demokracja nie jest doskonałe ale nic lepszego jeszcze nie wymyślono
Oczekiwania Zamawiającego i Wykonawcy Zamawiający Zrealizować zadanie zachowując odpowiednią jakość, w terminie i bez przekroczenia budżetu; uzyskać skwitowanie, organów nadzorujących i kontrolnych Zapłacić jak najmniej (iaby jak największa część wynagrodzenia była należna po odbiorze systemu) Mieć możliwość zmiany wymagań w trakcie projektu, bez zwiększeniaceny lub przesuwania terminu realizacji Scedować jak najwięcej odpowiedzialności na Wykonawcę i mieć w umowie mechanizm gwarantujący zakończenie realizacji zadania (przez Wykonawcę lub na jego koszt) Mieć realną możliwość przejęcia od Wykonawcy serwisusystemu lub zlecenia tego innej firmie (wybieranej w postępowaniu konkurencyjnym) Wykonawca Zrealizowaćzadanie zgodnie z wymaganiami Zamawiającego uzyskując pozytywnywynik finansowy; stworzyć dobrą referencję i zdobyć nowe doświadczenia w budowie systemów Uzyskać należyte wynagrodzenie za swoją pracę(i aby harmonogram płatności był związany z kosztami ponoszonymi w trakcie projektu) Mieć jak najkonkretniej zdefiniowane wymagania, i żeby zmiana, którazwiększa koszty lub wydłuża harmonogram - wiązała się z dodatkowym wynagrodzeniem i przesunięciem terminu realizacji bez naliczania kar Wziąć na siebie odpowiedzialność i ponosić konsekwencje tylko za to co jest pod kontrolą Wykonawcy Świadczyć (przez długi okres) serwis do zbudowanego systemu
Zamawiający przygotowuje wymagania do postępowania, a zainteresowane firmy szykują się do przetargu
W interesie Zamawiającego JEST takie sformułowanie wymagań, aby Otrzymać kilka konkurujących ze sobą ofert, prezentujących różne podejście, wykorzystujących różne technologie i dających dobry przegląd tego co w danym czasie jest dostępne na rynku Uzyskać oferty od firm, które mają doświadczenia w porównywalnych przedsięwzięciach (dzięki czemu wzrośnie prawdopodobieństwo należytego wykonania zadania) Otrzymane oferty reprezentowały zdrowy kompromis pomiędzy ceną a: funkcjonalnością, jakością, niezawodnością i terminowością realizacji Mieć możliwość porównania ofert, biorąc pod uwagę wszystkie aspekty (a nie tylko cenę) i wyboru oferty optymalnej
W interesie Zamawiającego NIEJEST takie sformułowanie wymagań, które spowałoby, że: Nie otrzyma ofert na dobre rozwiązania Nie otrzyma ofert na liczących się firm Otrzyma oferty na dobre rozwiązania, od wiarygodnych firm, ale za bardzo wysoką cenę Otrzyma oferty od firm, które z racji na brak doświadczeń lub nieadekwatny potencjał mogłyby mieć trudności w realizacji zadania
Przykład z roku 2012 Zamawiający zdecydował że jest zainteresowany wyborem rozwiązania z najwyższej półki ; według oceny Gartner Group są 4 takie rozwiązania Zamawiający liczył że dostanie kilka ofert od czołowych integratorów polskich i światowych na wszystkie rozwiązania rekomendowane przez Gartnera Zamawiający sformułował wymagania SIWZ (płatności, prawa autorskie, kary, odpowiedzialność ) w taki sposób, że: Dwóch (z czterech) producentów systemów nie było w stanie złożyć oferty Żaden globalny integrator nie był w stanie złożyć oferty Czy to na pewno dobrze posłużyło Zamawiającemu?
Po sformułowaniu przez Zamawiającego wymagań, firmy analizują SIWZ, projektują rozwiązanie i opracowują oferty
Podejście Wykonawcy do wymagań Zamawiającego Wymagania można podzielić na dwie kategorie 1. Możliwe do spełnienia, ale zwiększające cenę 2. Niemożliwe do spełnienia, tzn. powodujące, że dana firma nie będzie w stanie złożyć oferty Różne firmy mają różne podejście -wymagania które uniemożliwią jednej firmie złożenie oferty u innej - spowodują wprowadzenie dodatkowych narzutów (i zwiększenie ceny) Globalne firmy IT, a w szczególności te, których akcje są notowane na amerykańskich giełdach podlegają regulacjom, które powodują, że pewne wymagania Zamawiającego albo uniemożliwiają złożenie oferty albo - przez konieczność wprowadzenia narzutów-istotnie zwiększają cenę (za de facto ten sam zakres)
Wymagania uniemożliwiające złożenie oferty globalnym korporacjom IT Przekazanie praw autorskich do utworów powstałych w trakcie realizacji Umowy bez prawa tworzenia utworów podobnych/pochodnych Np. Wykonawca nie mógłby przy wdrażaniu hurtowni danych u innych klientów wykorzystywać rozwiązań podobnych do wytworzonych u tego Klienta Przekazanie kodów źródłowych oprogramowania standardowego (np. bazy danych czy aplikacji ERP) Brak ograniczeń kar umownych lub całkowitej odpowiedzialności z tytułu realizowanegokontraktu(co spowodowałoby koniecznośćzałożeniarezerwy o nieskończenie wysokiej wartości) Odpowiedzialność za utracone korzyści Odpowiedzialnośćzanaruszeniepoufnościbezprecyzyjnegozdefiniowaniaco należy uważać za informacje poufne Brak ograniczeń kar umownych lub całkowitej odpowiedzialności z tytułu realizowanego kontraktu (co spowodowałoby konieczność założenia rezerwy o nieskończenie wysokiej wartości) Odpowiedzialność za szkody pośrednie i utracone korzyści Odpowiedzialność za naruszenie poufności bez precyzyjnego zdefiniowania co należy uważać za informacje poufne Rękojmia
Jeśli Zamawiający postawi wymagania, teoretycznie zwiększające poziom bezpieczeństwa kontraktu, ale uniemożliwiające liczącym się firmom złożenie oferty ograniczy sobie możliwość wyboru nie będzie miał pełnego przeglądu tego co jest dostępne na rynku będzie wybierał spośród ofert nie na najlepsze rozwiązania lub spośród firm które mają mniej doświadczeń lub niższy potencjał To zwiększa ryzyko, że dostarczony system nie powstanie w terminie (lub że nie będzie właściwej jakości), a wyegzekwowanie od Wykonawcy zobowiązań kontraktowych może potrwać. Czy to jest w interesie Zamawiającego?
Wykonawca, po stwierdzeniu że jest w stanie złożyć ofertę rozważa różne warianty szukając optymalnego (cena / wymagania) Na cenę oferty składają się koszty, marża i Na cenę oferty składają się koszty, marża i narzuty
Narzuty (zwiększające cenę za niezwiększony zakres) wynikają z: Nieprecyzyjnej specyfikacji lub kryteriów odbioru jakie jest prawdopodobieństwo że Wykonawca będzie musiał powtarzać pewne prace (ponosząc dodatkowe koszty), gdy Zamawiający odmówi odbioru i zażąda poprawek lub przeróbek Np. konieczność dostosowania systemu do wszystkich przepisów obowiązujących w momencie odbioru (a wynikłe z tego opóźnienia podlegają karom umownym) Wymagań Zamawiającego dot. praw autorskich, które uniemożliwiałyby Wykonawcy oferowanie podobnych systemów innym klientom Ryzyka nie uzyskania całego wynagrodzenia lub opóźnienia płatności z uwagi na: Warunki płatności co jest warunkiem uzyskania płatności; na ile spełnienie kryteriów uzyskania płatności jest pod kontrolą Wykonawcy i jakie jest prawdopodobieństwo nie spełnienia tych kryteriów Harmonogram płatności na ile płatności odpowiadają ponoszonym kosztom, czyli jaką część kosztów (i przez ile czasu) Wykonawca będzie musiał finansować; ten punkt w połączeniu z poprzednim może mieć bardzo duży wpływ na cenę Wysokość i sposób naliczania kar za nie dotrzymanie warunków kontraktu Zakres odpowiedzialności finansowej Wykonawcy, np. Kwota do jakiej ograniczona jest odpowiedzialność Możliwość zlecenia przez Zamawiającego kontynuacji prac przez inną firmę na koszt Wykonawcy; jaki wpływ ma Wykonawca na to, żeby nie doszło do takiej sytuacji Możliwość uzyskania przez Zamawiającego odszkodowania za utracone korzyści
Jeśli zapisy umowy stawiają Wykonawcę w bardzo trudnej pozycji to Wykonawca zwiększy cenę, żeby zabezpieczyć swoją marżę w przypadku ich egzekwowania przez Zamawiającego ale jeśli taka sytuacja nie zaistnieje Wykonawca zarobi dodatkową marżę, chociaż był gotowy zrealizować zadanie przy mniejszej czyli Zamawiający zapłaci więcej nie otrzymując więcej, bo wymagał wyższego poziomu bezpieczeństwa realizacji zadania Tylko ile kosztuje to podwyższone bezpieczeństwo i czy wymagając go Zamawiający nie pozbawił się lepszego systemu?
Dziękuję Państwu za uwagę