Instrukcja dla świadczeniodawców realizujących umowy w rodzaju: ambulatoryjna opieka specjalistyczna, leczenie szpitalne, rehabilitacja lecznicza, leczenie stomatologiczne, profilaktyczne programy zdrowotne, świadczenia zdrowotne kontraktowane odrębnie w sprawie aktualizowania danych zawartych w umowach wieloletnich z NFZ do szablonu umowy na rok 2013 Lubuski Oddział Wojewódzki NFZ zwraca się do wszystkich świadczeniodawców realizujących w wyżej wymienionych rodzajach umowy z prośbą o aktualizację danych w Portalu NFZ dotyczących oferowanego potencjału, w ramach którego jest (i będzie) realizowana umowa a następnie zgłoszenie tych danych do umów zawartych na rok 2012 i szablonu umowy na rok 2013. I. Portal Potencjału 1. W pierwszej kolejności należy zweryfikować dane zawarte w Dane Świadczeniodawcy zgodnie z aktualnymi danymi formalno-prawnymi wynikającymi z dokumentów rejestrowych podmiotu leczniczego. W Danych świadczeniodawcy świadczeniodawca może dokonać następujących zmian: a) Datę rozpoczęcia działalności; b) Adres korespondencyjny; c) Dane kontaktowe; d) Dane odnośnie księgowego i nr telefonu do kierownika. 1
Zmiany w zablokowanych do edycji w Portalu NFZ danych ogólnych świadczeniodawcy, typu świadczeniodawcy, danych osoby reprezentującej, wpisów do rejestrów, dokonywane są przez wydział merytoryczny LOW NFZ, na podstawie przedłożonych dokumentów rejestrowych odnośnie zmian w związku z realizacją zapisów ustawy o działalności leczniczej. Informacje zawarte w zakładce organ założycielski od roku 2012 nie są wykorzystywane. W przypadku braku albo niepoprawnego kodu miejscowości, kodu terytorialnego w danych w Portalu NFZ lub konieczności dokonania zmian lub pomyłkowego wypełnienia danych odnośnie Podmiotu, konieczne jest zgłoszenie tego faktu drogą mailową z podaniem kodu świadczeniodawcy na następujący adres email: Portal_NFZ@nfz-zielonagora.pl Zgłoszenia będą obsługiwane w godzinach pracy Oddziału, tj. w dni robocze od godziny 8:00 do godziny 16:00. Jeśli przekształcenie spowodowało zmianę dla podmiotu siedmiocyfrowego numeru REGON lub zmianę numeru NIP, w zakładce Podmiot nie dokonuje tych się zmian, lecz podmiot powinien założyć nowe konto na Portal NFZ oraz niezwłocznie poinformować o tym LOW NFZ, przesyłając dokumenty rejestrowe. Numer REGON i numer NIP w zakładce Podmiot muszą być zgodne w danymi zawartymi w zakładce Dane podstawowe. Zmianę danych odnośnie kierownika podmiotu dokonuje się poprzez zakładkę zgłoszenia zmiany danych kierownika 2. W Portalu NFZ (Portalu Potencjału - Moje pełne dane) należy zweryfikować i zaktualizować dane, zwracając szczególną uwagę, aby w przypadku potencjału oferowanego w roku 2012 i latach następnych data do" zakończenia działalności komórki, dostępności komórki - harmonogramu, profili medycznych oraz zakończenia pracy personelu u świadczeniodawcy i pracy w komórkach nie znalazła się data 31.12.2012r., gdyż dane zawierające datę do 31.12.2012r. nie będą brane pod uwagę jako potencjał Świadczeniodawcy do realizacji umowy w latach następnych czyli od 01.01.2013 r. Datę do wprowadza się po zakończeniu dostępności danego potencjału, zasobu lub adekwatnie w przypadku ważności danych potencjału zmiany harmonogramu pracy komórki organizacyjnej (poradni), zmiany harmonogramu pracy personelu medycznego w danej komórce organizacyjne. 2
Przedsiębiorstwo podmiotu leczniczego Koniecznie należy zweryfikować listę przedsiębiorstw zaewidencjonowanych w Portalu Potencjału Strukturze świadczeniodawcy w zakładce Przedsiębiorstwa. W przypadku kilku przedsiębiorstw podmiotu leczniczego, koniecznie należy zaktualizować listę przedsiębiorstw zgodnie z dokumentami rejestrowymi. Zmiany w zablokowanych do edycji w Portalu NFZ danych odnośnie przedsiębiorstwa, dokonywane są przez wydział merytoryczny LOW NFZ, na podstawie przedłożonych dokumentów rejestrowych odnośnie zmian w związku z realizacją zapisów ustawy o działalności leczniczej. Aby dodać nowe przedsiębiorstwo podmiotu leczniczego, należy po wybraniu klawisza, uzupełnić w oknie (jak pokazano poniżej) dane przepisując dane z odpowiedniego wpisu rejestru. Jednostki organizacyjne Koniecznie należy zweryfikować i zaktualizować listę jednostek organizacyjnych zaewidencjonowanych w Portalu Potencjału Strukturze świadczeniodawcy w zakładce Jednostki organizacyjne, zgodnie z dokumentami rejestrowymi. Przypisanie nowych komórek organizacyjnych do jednostek organizacyjnych dokonuje świadczeniodawca. Zmiany w zablokowanych do edycji w Portalu NFZ danych odnośnie jednostek organizacyjnych, a w szczególności przypisanie danej komórki organizacyjnej do danej jednostki, dokonywane jest przez wydział merytoryczny LOW NFZ, na podstawie przedłożonych dokumentów rejestrowych odnośnie zmian w związku z realizacją zapisów ustawy o działalności leczniczej. 3
Aby dodać nową jednostkę organizacyjną podmiotu leczniczego, należy po wybraniu klawisza z odpowiedniego wpisu rejestru., uzupełnić dane przepisując dane Komórki organizacyjne Zmiany kodu resortowego charakteryzującego specjalność komórki organizacyjnej, stanowiący część VIII systemu resortowych kodów identyfikacyjnych dla danego kodu resortowego identyfikującego komórkę organizacyjną stanowiący część VII systemu resortowych kodów identyfikacyjnych dokonuje się w Portalu Potencjału Struktura Organizacyjna Komórka organizacyjna na zakładce Zgłoszenie zmian. Poniżej wskazano miejsca, gdzie w szczególności należy zweryfikować i zaktualizować dane, zwracając szczególną uwagę, aby w przypadku potencjału oferowanego w roku 2012 i latach następnych data do" zakończenia działalności komórki, dostępności komórki - harmonogramu, profili medycznych oraz zakończenia pracy personelu u świadczeniodawcy i pracy w komórkach nie znalazła się data 31.12.2012r.. gdyż dane zawierające datę do 31.12.2012r. nie będą brane pod uwagę jako potencjał Świadczeniodawcy do realizacji umowy w latach następnych czyli od 01.01.2013 r. 4
5
W tym miejscu dokonuje się zmian w odniesieniu do wykazywania okresu pracy danej osoby personelu (przerwy pomiędzy danymi okresami oznaczają nie wykonywanie świadczeń przez daną osobę personelu z tytułu w szczególności: urlopu, szkoleń, zwolnień). Proszę zweryfikować harmonogram czasu pracy personelu w odniesieniu do wymogów określonych dla danego miejsca udzielania świadczeń występującego w umowie w danym rodzaju świadczeń. W tym zasobach danej komórki organizacyjnej koniecznie należy zweryfikować zasoby wykorzystywane w miejscu udzielania świadczeń, aby Data do dla zasobu (określonego w wymaganiach do udzielania świadczeń) nie była określona do 31.12.2012r. 3. Dane odnośnie podwykonawców weryfikuje się na Portalu Potencjału - Moje pełne dane w sekcji Umowy podwykonawstwa. 6
W sekcji Umowy podwykonawstwa należy zweryfikować dane w odniesieniu do zawartej umowy z podwykonawcą (dane są wprowadzane przez podwykonawcę), w szczególności: nr umowy, datę obowiązywania (od do), data aktualizacji danych przez podwykonawcę, miejsca realizacji umowy świadczeń (podwykonawstwa) i zakres podwykonawstwa. W przypadku zakończenia danej umowy podwykonawstwa proszę w Portalu NFZ wypowiedzieć daną umowę, określając termin wypowiedzenia umowy. Nie ma potrzeby wypowiedzenia umowy podwykonawczej, jeżeli jest określona data końca tej umowy. 7
Proszę zapamiętaj 1. Zmiany dotyczące w szczególności: a) harmonogramu osób wykonujących zawody medyczne lub innych osób posiadające odpowiednie kwalifikacje i uprawnienia do udzielania świadczeń opieki zdrowotnej w określonym zakresie lub określonej dziedzinie medycyny w danej umowie (zgodnie z załącznikiem do umowy) - najpóźniej w dniu poprzedzającym ich powstanie albo - w przypadkach losowych - niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia; b) podwykonawców i umów z nimi zawartych (wymaga zgłoszenia dyrektorowi Oddziału Funduszu w formie pisemnej), c) określonego w umowie miejsca udzielania świadczeń (wymaga pisemnej zgody dyrektora oddziału wojewódzkiego Funduszu), Uwaga: należy na bieżąco aktualizować posiadane kompetecje i kwalifikacje personelu wykazanego do realizacji umowy, konieczne jest dokonywanie aktualizacji danych świadczeniodawcy i komórek organizacyjnych, ich lokalizacji, aby były zgodne z dokumentami z właściwych rejestrów. 2. Wniosek o aneks do umowy w odniesieniu do pkt. 1 lit. a niniejszej instrukcji należy przygotować tylko w formie elektronicznej za pomocą Portalu NFZ. Natomiast zmiany do umowy w odniesieniu do punktu 1 lit. b i c niniejszej instrukcji należy przygotować zarówno w formie pisemnej i elektronicznej za pomocą Portalu NFZ. 3. W Portalu NFZ dane o zawartych umowach na podwykonawstwo wprowadzane są na podstawie umowy cywilno-prawnej, zawartej pomiędzy świadczeniodawcą i podwykonawcą, przez podwykonawcę. 4. Świadczeniodawca w ramach zawartej umowy ma obowiązek aktualizować informacje o zawartych umowach na podwykonawstwo, w szczególności: z kim została zawarta umowa, na jaki okres i zakres i miejsca realizacji podwykonawstwa. 5. W Portalu NFZ (Portalu Potencjału - Moje pełne dane) należy aktualizować ww. dane, zwracając szczególną uwagę aby w przypadku potencjału oferowanego w roku 2012 i latach następnych data do" zakończenia działalności komórki, dostępności komórki - harmonogramu, profili medycznych oraz zakończenia pracy personelu u świadczeniodawcy i pracy w komórkach nie znalazła się data 31.12.2012r., gdyż dane zawierające datę do 31.12.2012r. nie będą brane pod uwagę jako potencjał Świadczeniodawcy do realizacji umowy w latach następnych czyli od 01.01.2013 r. ( datę do wprowadza się po zakończeniu pracy danego potencjału, zasobu lub adekwatnie w przypadku ważności danych potencjału zmiany harmonogramu pracy komórki organizacyjnej (poradni), zmiany harmonogramu pracy personelu medycznego w danej komórce organizacyjnej). 8
Zmiany dokonane odnośnie potencjału oferowanego, zgłaszanego w sekcji Portalu NFZ: Struktura świadczeniodawcy, Zasoby świadczeniodawcy (czyli sprzęt, pojazdy oraz pomieszczenia), Personel oraz Umowy podwykonawstwa należy zgłaszać do zawartej umowy w sekcji Aneksowanie umów. 9
II. Portal Potencjału Aneksowanie umów 1. Wnioski dotyczące zaistniałych oraz bieżących zmian w realizowanej umowie należy przekazać za pośrednictwem aplikacji informatycznych Portal Potencjału -Aneksowanie umów w określonym terminie. Wnioski dotyczące zmian umowy na rok 2012 w miesiącach listopad i grudzień należy przekazywać niezwłocznie za pomocą sekcji Portal Potencjału - Aneksowanie umów. Wnioski dotyczące zmian w miesiącu grudniu i dalej obowiązujące od 1 stycznia 2013r. należy także przekazać niezwłocznie za pomocą sekcji Portal Potencjału - Aneksowanie umów, do punktów szablonów umowy na rok 2013 (tj. po ukazaniu się w sekcji Portal Potencjału - Aneksowanie umów możliwości zgłoszenia zmian do punktu szablonu umowy na rok 2013). 2. Jednocześnie przypominam, że wnioski dotyczące zaistniałych oraz bieżących zmian w realizowanej umowie należy przekazywać za pośrednictwem aplikacji informatycznej Portalu NFZ (Portal Potencjału - Aneksowanie umów) w terminach określonych w Ogólnych warunkach umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej stanowiącym załącznik do Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 6 maja 2008 r. w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej (Dz. U. z 2008r. Nr 81 poz. 484). Po zaktualizowaniu w Portalu NFZ potencjału oferowanego, zgłaszanego w sekcji Portalu NFZ: Struktura świadczeniodawcy, Zasoby świadczeniodawcy (czyli sprzęt, pojazdy oraz pomieszczenia), Personel oraz Umowy podwykonawstwa konieczne jest dokonanie zgłoszenia wprowadzonych zmian do zawartych umów. Dokonuje się tego w sekcji Aneksowanie umów. Uwaga: zmiany dokonane w Portalu NFZ (Portalu Potencjału) a nie zgłoszone w sekcji Aneksowanie umów, nie będą zawarte w umowach z NFZ. Dlatego proszę wnioski aneksowe dotyczące zaistniałych oraz bieżących zmian w realizowanej umowie przekazać za pośrednictwem aplikacji informatycznej w Portalu NFZ (Portal Potencjału - Aneksowanie umów). 10
3. W sekcji Portal Potencjału - Aneksowanie umów można zweryfikować dane zawarte w punktach umowy lub szablonu umowy na rok 2013 (po wcześniejszym udostępnieniu). Można tego dokonać korzystając z funkcji : Dodaj zgłoszenie zmian do umowy oraz wybierając właściwy numer umowy. 4. W sekcji Portal Potencjału - Aneksowanie umów wprowadzone zmiany w potencjale oferowanym są zgłaszane do umowy. Można tego dokonać korzystając z funkcji ułatwiającej ich wprowadzenie naciskając funkcję Generuj zgłoszenie zmian do umowy Funkcja ta porównuje potencjał zgłoszony do umowy (w umowie) z potencjałem zgłoszonym w Portalu NFZ i przygotowuje wniosek zawierający zmiany, które należy zgłosić do umów (wynikający z różnicy danych zawartych w umowie a danych wprowadzonych w Portalu NFZ). 11
5. Prosimy zwrócić uwagę, aby w przypadku potencjału oferowanego w roku 2012 i latach następnych data do" zakończenia działalności komórki, dostępności komórki - harmonogramu, umowy podwykonawstwa oraz zakończenia pracy personelu u świadczeniodawcy i pracy w komórkach była datą końca okresu rozliczeniowego czyli 31.12.2012 r., gdyż dane nie zawierające datę do 31.12.2012 r. nie będą brane pod uwagę jako potencjał Świadczeniodawcy do realizacji umowy w roku 2013. 12
Aby dane potencjału Świadczeniodawcy do realizacji umowy, były brane pod uwagę do końca umowy (kilku lat jej trwania, a nie tylko rocznego okresu rozliczeniowego), wskazane jest zaznaczenie czekboxu Do końca umowy. 13
Zgłaszane zmiany do umowy lub podgląd danych w zawartej umowie z NFZ dla danej komórki organizacyjnej (miejsca udzielania świadczeń) można podglądnąć wybierając Zgłaszane zmiany. 14
Umowy z podwykonawcami aktualizuje się w umowie wybierając w zgłoszeniu zmian do umowy Umowy podwykonawstwa. 15
16
17
2. W przypadku zmiany miejsca udzielania świadczeń a także uzyskaniu pisemnej zgody Dyrektora OW NFZ, wnioskiem aneksowym do nowego miejsca udzielania świadczeń przekazuje się dane odnośnie oferowanego potencjału w szczególności dane odnośnie personelu, zasobów, umowy podwykonawstwa oraz harmonogramu. Podobna zasada obejmuje, jeśli nowe miejsce udzielania świadczeń jest komórką organizacyjną podwykonawcy. 18
Dalsze postępowanie zgłaszania zmian do umowy jak opisano wyżej w części odnośnie Portal Potencjału Aneksowanie umów. W przypadku świadczeń udzielanych w komórce organizacyjnej podwykonawcy, dane odnośnie personelu, zasobów, umowy podwykonawstwa oraz harmonogramu (są danymi udostępnianymi przez podwykonawcę w ramach zawartej umowy podwykonawstwa). 19
III. Proces weryfikacji i aktualizacji szablonu umowy na rok 2013 W związku z rozpoczęciem procesu aneksowania umów wieloletnich na rok 2013, a związku z tym koniecznością przygotowania przez świadczeniodawców swojego potencjału wykorzystywanego w umowach na rok 2012 do utworzenia szablonów umów na rok 2013 wyjaśniamy: a) Do szablonu umowy na rok 2013 przenoszony jest potencjał dostępny w ostatnim dniu trwania umowy w roku 2012 (bez względu na to, czy jest to 31.12.2012 czy pole Do końca trwania umowy), oraz sprawdzana jest dostępność dane potencjału w strukturach świadczeniodawcy w Portalu Potencjału na dzień 01.01.2013r. b) Wnioski świadczeniodawcy o dokonanie aneksowania umowy na rok 2012 rozpatrzone przez OW NFZ, ale nie wykorzystane w aneksie do umowy na rok 2012, będą brane pod uwagę przy tworzeniu szablonu umowy na rok 2013. Czyli do szablonu umowy na rok 2013 zostanie przeniesiony potencjał ze wszystkich zakończonych i pozytywnie ocenionych przez OW NFZ wniosków aneksowych poprzedzającym przygotowanie szablonu umowy na rok 2013. c) Wnioski świadczeniodawcy o dokonanie aneksowania umowy na rok 2012 nie rozpatrzone przez OW NFZ lub negatywnie rozpatrzone, nie będą brane pod uwagę przy tworzeniu szablonu umowy na rok 2013. d) W przypadku zmiany miejsca udzielania świadczeń pod koniec roku 2012 oraz zmiany obowiązującej od 01.01.2013 r. (w ramach zmian wynikających z realizacji ustawy o podmiotach działalności leczniczej) w okresie tworzenia szablonu umowy na rok 2013, będzie można dokonać zmiany miejsca udzielania /komórki organizacyjnej/ na statusie przygotowania danego szablonu umowy. Następnie (w przypadku zmiany komórki) będzie ona udostępniona w sekcji Portal Potencjału - Aneksowanie umów w celu wprowadzenia potencjału medycznego do danego punktu szablonu umowy harmonogramu, podwykonawców, zasobów i personelu. Jeżeli chodzi o zmianę jednostki organizacyjnej, nie ma potrzeby wprowadzania zmian w szablonie umowy na rok 2013, gdyż jednostki organizacyjne nie są elementem umowy (należy je wprowadzić tylko w Portalu Potencjału Struktura organizacyjna). e) Przed podpisaniem aneksu do umowy na rok 2013, świadczeniodawcy powinni zweryfikować poprawność danych w sekcji Portal Potencjału - Aneksowanie umów, po udostępnieniu punktów szablonu umowy na rok 2013. Jeżeli świadczeniodawca w wyniku weryfikacji danych, wprowadza zmiany dot. potencjału przyszłego okresu (rozliczeniowego) szablonu umowy na rok 2013, przed jej podpisaniem konieczne jest zakończenie przez OW NFZ pozytywnej oceny przekazanego wniosku oraz odświeżenie potencjału umowy. Dlatego o fakcie zmiany potencjału w szablonie umowy na rok 2013 należy poinformować OW NFZ. Dopiero po tych czynnościach można zmienić status szablonu umowy na Umowa kompletna. f) W przypadku konieczności zmiany potencjału w szablonie umowy (harmonogramu pracy miejsca udzielania świadczeń, zmiany personelu medycznego i jego harmonogramu), wpływającej istotnie na możliwość realizacji danego punktu umowy od 01.01.2013r., będzie możliwość dokonania tej zmiany przez świadczeniodawcę poprzez zgłoszenie zmian w sekcji Portal Potencjału - Aneksowanie umów do szablonu umowy tworzonego na rok 2013, celem możliwości zawarcia umowy zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Dlatego przed otrzymaniem do podpisania aneksu do umowy, świadczeniodawcy powinni zweryfikować poprawność danych i wprowadzić konieczne zmiany, do punktu szablonu umowy na rok 2013 20
(udostępnionego na portalu aneksowania). Jeżeli świadczeniodawca wprowadza zmiany dot. potencjału obowiązujące w roku 2013 konieczne jest poinformowanie o tym fakcie OW NFZ, celem oceny przekazanego wniosku aneksowego oraz odświeżenie potencjału szablonu umowy. Dopiero po tych czynnościach będzie zmieniony status szablonu umowy na Umowa kompletna. g) W przypadku konieczności dodania do szablonu umowy na rok 2013 nowej umowy na podwykonawstwo obowiązującej w roku 2013 (z uwagi na zakończenie czasu obowiązywania umowy na podwykonawstwo) wpływającej istotnie na możliwość realizacji danego punktu umowy od 01.01.2013r., będzie możliwość dokonania tej zmiany przez świadczeniodawcę poprzez aneksowanie szablonu umowy tworzonego na rok 2013. Dlatego, celem możliwości zawarcia umowy na okres rozliczeniowy 2013, zgodnie z obowiązującymi regulacjami, będzie możliwość dodania zmian w sekcji Portal Potencjału - Aneksowanie umów zgłoszonych wnioskiem aneksowym do szablonu umowy na rok 2013. Dlatego przed podpisaniem umowy, świadczeniodawcy powinny zweryfikować poprawność danych, w punktach szablonu umowy na rok 2013, które będą udostępnione na portalu aneksowania. Jeżeli świadczeniodawca wprowadza zmiany dot. potencjału przyszłej umowy konieczne jest zgłoszenie tego faktu do OW NFZ, celem zakończenia oceny przekazanego wniosku aneksowego oraz odświeżenie potencjału umowy. Dopiero po tych czynnościach będzie można zmienić status szablonu umowy na Umowa kompletna. h) W przypadku kiedy dana osoba personelu miała zgłoszoną przerwę w udzielaniu świadczeń (urlop, zgłoszony zaplanowany urlop świąteczno-noworoczny, zwolnienie lekarskie, itd.) w Portalu Potencjału i wniosku aneksowym, czyli w momencie przygotowania punktu szablonu umowy na rok 2013, nie miała w umowie wykazanego okresu udzielania świadczeń na dzień 31.12.2012r., nie będzie przeniesiona do szablonu umowy na rok 2013. Możliwe jednak będzie dodanie takiego personelu do umowy za pomocą zgłoszenia zmian do umowy w sekcji Portal Potencjału - Aneksowanie umów. W takim przypadku przed podpisaniem aneksu umowy na rok 2013 konieczne jest zgłoszenie tego faktu do OW NFZ, celem zakończenia oceny przekazanego wniosku aneksowego oraz odświeżenie potencjału umowy. Dopiero po tych czynnościach będzie można zmienić status szablonu umowy na Umowa kompletna. 21