Księga przychodów i rozchodów Podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) jest formą opodatkowania na zasadach ogólnych. Zakłada ona, że podatek należny państwu stanowi określony procent wartości przychodów (wartości sprzedaży) pomniejszonych o koszty związane z prowadzeniem działalności. Zatem naliczany on jest od dochodu (przychód minus koszty). Stawki podatku dochodowego 2 rodzaje opodatkowania Jeżeli przeczytałeś rozdział Formy opodatkowania, wiesz już, że masz możliwość wyboru pomiędzy dwiema skalami podatkowymi. Możesz wybrać podatek progresywny z 2-stopniową skalą 18 i 32% podatku, w zależności od wysokości dochodów. Wybór podatku progresywnego pozwoli ci skorzystać ze wszystkich ulg oraz umożliwi opodatkowanie wspólnie ze współmałżonkiem. Druga opcja to podatek liniowy 19% niezależnie od wysokości dochodów. Wtedy jednak nie możesz odliczyć żadnych ulg, nie możesz również rozliczać się wspólnie z małżonkiem. Jedyne co możesz odliczyć, poza kosztami uzyskania przychodów oczywiście, to strata z lat ubiegłych, składki na ubezpieczenia społeczne oraz na Fundusz Pracy (od przychodu) oraz składkę na ubezpieczenia zdrowotne (od podatku). Poza tym nie przysługuje ci kwota wolna od podatku, czyli kwota dochodów nie podlegająca opodatkowaniu. Podmioty, które wybrały uproszczoną formę płacenia zaliczek na podatek dochodowy, czyli płacenie co miesiąc 1/12 podatku od dochodów wykazanych w deklaracji za rok poprzedzający rok ubiegły, odliczają od zaliczki wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75% podstawy wymiaru składki. Kwota wolna od podatku Co roku Ministerstwo Finansów ogłasza kwotę wolną od podatku. Jest to kwota dochodów, od której osoby fizyczne nie płacą podatku. W roku 2010 wynosi ona 3 091 zł. Oznacza to, że jeżeli twoje dochody w danym roku podatkowym nie przekroczą tej kwoty, nie płacisz podatku dochodowego. Oczywiście życzymy ci, aby twoje dochody grubo przekroczyły tę wartość. Jeżeli twoje dochody przekroczą 3 091 zł, płacisz podatek od nadwyżki. Załóżmy, że w danym roku zarobiłeś 10 000 zł. Nie płacisz wtedy podatku w wysokości 18% od 10 000 zł, lecz od 6 909 zł (10 000 3 091). Oznacza to, że jesteś zwolniony z płacenia podatku w wys. 556,02 zł w ciągu roku. Nieważne, czy twoje dochody wyniosą 10 000 czy 50 000 zł. Kwota wolna od podatku, jest taka sama dla wszystkich. Wyjątkiem są firmy, które wybrały podatek liniowy w wysokości 19%. Te firmy płacą podatek od pierwszej złotówki dochodu. Podatek progresywny Podatek progresywny obejmuje progi podatkowe w wysokości 18 i 32%. Stawka 18% obowiązuje dopóty, dopóki twoje roczne dochody nie przekroczą kwoty 85 528 zł. Przy dochodach powyżej 85 528 zł stawka podatku to 32%. W poniższej tabeli przedstawiamy sposób wyliczania podatku: 1
Podstawa obliczenia podatku w złotych Ponad Do 85.528 85.528 Podatek wynosi 18% minus kwota zmniejszająca podatek 556 zł 02 gr 14.839 zł 02 gr + 32% nadwyżki ponad 85.528 zł Wyliczanie podatku Poniższe przykłady obrazują sposób wyliczania podatku w przypadku każdej stawki: Wariant 1: przypuśćmy, że twój dochód roczny wyniósł 28 000 zł, zatem opodatkowany jest stawką 18%. Podatek obliczamy następująco: 28 000 zł 18% 556,02 zł = 4 483,98 zł. Tę kwotę musisz przekazać do urzędu skarbowego. Wariant 2: twój dochód roczny przekroczył granicę 85 528 zł i wyniósł 95 000 zł. Zgodnie z tabelą podatek wynosi 14 839,02 zł + 32% z nadwyżki ponad 85 528 zł. Nadwyżka ta to 9 472 zł, a 32% z tej kwoty to 3 031,04 zł. Łączny podatek dochodowy wyniesie zatem 17 870,06 zł. Przychody z najmu i dzierżawy Dochody z najmu i dzierżawy uzyskiwane przez przedsiębiorcę rozliczającego się w formie księgi przychodów i rozchodów mogą być opodatkowane w dwojaki sposób: podatek ryczałtowy w wysokości 8,5% według skali podatkowej (co najmniej 18 - procentowy podatek) Podatek zryczałtowany Jeżeli wybierzesz podatek zryczałtowany, nie ujmujesz przychodów z najmu lub dzierżawy w księdze przychodów i rozchodów. Co miesiąc natomiast obliczasz podatek od przychodów z najmu i wpłacasz go na rachunek urzędu skarbowego. Po zakończeniu roku podatkowego wykazujesz przychody z najmu i dzierżawy na osobnej deklaracji PIT-28. Podatek wg skali podatkowej Jeżeli wybierzesz tę formę opodatkowania przychodów z najmu i dzierżawy, przychody te ujmujesz w księdze przychodów i rozchodów i traktujesz je tak jak inne przychody z działalności gospodarczej. Dowody księgowe Podatkowa księga przychodów i rozchodów pozwala na ewidencjonowanie sprzedaży i zakupów, czyli przychodów i rozchodów. Różnica pomiędzy ich wartością to twój dochód, od którego należy zapłacić podatek. Zapisów w księdze dokonuje się na podstawie dowodów księgowych. Dowodami księgowymi mogą być następujące dokumenty: faktury VAT faktury VAT korygujące rachunki paragony, raporty dobowe z kasy fi skalnej dowody i faktury wewnętrzne noty korygujące noty księgowe 2
delegacje służbowe bilety dowody opłat pocztowych, bankowych, itp. dzienne lub miesięczne zestawienie sprzedaży umowy Faktura VAT i faktura korygująca Jakie informacje powinna zawierać faktura VAT i faktura korygująca, opisaliśmy szczegółowo w rozdziale Procedury fakturowania. Jeżeli masz kasę fiskalną drukującą paragony, a klient zamiast paragonu zażyczył sobie wystawienia faktury, paragon należy podpiąć pod kopię faktury, która jest twoim dowodem księgowym. Rachunek Rachunki wystawiają podatnicy niebędący płatnikami podatku VAT. Dane, które muszą znaleźć się na rachunku, są podobne jak w przypadku faktury VAT, z tym że nie podaje się tu stawek i kwot podatku VAT. Paragon Obowiązek wystawiania paragonów fiskalnych (a więc i zakupu kasy fiskalnej) mają między innymi te firmy, które są płatnikami VAT, a wartość ich sprzedaży na rzecz osób nie prowadzących działalności gospodarczej przekroczyła w danym roku podatkowym 40 000 zł (dla prowadzących już działalność) lub 20 000 zł (dla rozpoczynających działalność). Temat kasy fiskalnej poruszamy szczegółowo w rozdziale Rozliczanie podatku VAT. W przypadku wydatków, paragonami mogą być udokumentowane tylko wydatki poniesione na zakup materiałów biurowych i środków czystości. Na paragonie musi widnieć data, nazwa sprzedającego, ilość, cena i wartość towaru. Aby paragon mógł być uznany za dowód księgowy, na jego odwrocie należy wpisać nazwę firmy i adres oraz rodzaj zakupionego towaru. W przypadku poniesienia wydatku za granicą, paragonem może być udokumentowany zakup paliwa. Paragon nie stanowi dowodu księgowego dla celów odliczenia podatku VAT. Podatek VAT można odliczyć wyłącznie na podstawie faktury. Dowody wewnętrzne Dowody wewnętrzne to wszystkie inne poza fakturami, rachunkami i paragonami dokumenty potwierdzające wydatki. Dowodami takimi można dokumentować między innymi następujące wydatki: wartość diet za czas podróży służbowej wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą opłaty uiszczane znaczkami skarbowymi, opłaty sądowe i notarialne wydatki związane z parkowaniem samochodu (bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy itp.) Dowód wewnętrzny obejmujący wartość diet należnych z tytułu podróży służbowej musi zawierać twoje imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży oraz stawkę i wartość diet, które za ten okres przysługują. Dowód taki sporządzić można na druku pod nazwą Delegacja, który możesz nabyć w sklepie sprzedającym druki akcydensowe. Nota korygująca Nota korygująca to dokument, za pomocą którego można skorygować pomyłki na fakturze nie związane z ilością, ceną, wartością, stawką podatku VAT. Nota służy do korygowania błędów dotyczących na przykład numeru NIP, danych sprzedającego lub kupującego, daty sprzedaży czy wystawienia faktury itp. 3
Nota musi być potwierdzona podpisami zarówno sprzedającego, jak i kupującego. Mówimy o tym szerzej w rozdziale Procedury fakturowania. Druk noty zakupisz w sklepie z drukami akcydensowymi. Dzienne i miesięczne zestawienie sprzedaży Jeżeli wystawiasz każdego dnia większą ilość faktur, możesz sporządzać dzienne zestawienia sprzedaży. Wtedy nie trzeba wpisywać do księgi wszystkich poszczególnych faktur, a jedynie zestawienie. O tym, jak powinno wyglądać takie zestawienie, piszemy w podrozdziale dotyczącym prowadzenia ewidencji przychodów w przypadku ryczałtowców. Firmy będące płatnikami podatku VAT mają obowiązek prowadzenia miesięcznych rejestrów sprzedaży i zakupu VAT. Taki rejestr jest również dowodem księgowym, zatem sumy z rejestru można bezpośrednio przenieść do księgi przychodów i rozchodów zamiast wyszczególniania wszystkich kolejnych faktur. Zarówno dzienne, jak i miesięczne zestawienia i rejestry sprzedaży muszą być przechowywane jako załączniki do księgi. Raporty dobowe Firmy rejestrujące sprzedaż przy użyciu kasy rejestrującej (fiskalnej) mogą ewidencjonować raporty dobowe. Oznacza to, że jeżeli zamiast paragonu twój klient poprosi o wystawienie faktury, nie musisz oprócz raportu dobowego wpisywać do księgi tej faktury, ponieważ sprzedaż ta udokumentowana jest już w raporcie. Kopię faktury należy podpiąć pod raport. Raporty dobowe składają się na zestawienie miesięczne raportów. Takie zestawienie powinno zawierać numer kolejny wpisu, numer unikatowy kasy fiskalnej, numery i daty kolejnych raportów dobowych oraz łączną wartość sprzedaży pomniejszoną o podatek VAT i ewentualnie zwroty towarów. Zasady dokonywania zapisów w księdze Rzetelnie i niewadliwie Księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona rzetelnie i niewadliwie. Tylko w tym przypadku może być ona uznana za dowód w postępowaniu podatkowym. Rzetelnie oznacza tu zgodnie ze stanem rzeczywistym, a niewadliwie zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa. Za rzetelną księgę uznaje się również taką, w której stwierdzono błędy i pomyłki nie mające istotnego wpływu na wysokość podatku lub które nie były wynikiem celowego działania podatnika. Takie błędy i pomyłki akceptuje się, jeżeli: nie wpisane lub błędnie wpisane kwoty nie przekraczają łącznie 0,5% całkowitego przychodu w całym roku podatkowym lub do tego dnia roku podatkowego, w którym urząd skarbowy je stwierdził są one związane z nieszczęśliwym wypadkiem lub innym zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło prowadzenie księgi spowodowały one podwyższenie podstawy opodatkowania podatnik dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez urząd skarbowy są one skutkiem oczywistej pomyłki, a podatnik posiada na to dowody Jeżeli zauważyłeś w księdze jakieś błędy, masz prawo je poprawić. W tym celu należy skreślić dotychczasową treść i wpisać nową, ale w taki sposób, aby zapis był czysty i czytelny. Przy poprawce należy się podpisać oraz wpisać datę naniesienia poprawki. Poprawki powodujące zmniejszenie przychodów lub kosztów dokonuje się ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym. Inne zasady 4
Dokumenty potwierdzające zakup materiałów i towarów handlowych powinny być wpisywane do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, a najpóźniej przed przekazaniem towarów do magazynu. Zapisów obrazujących inne wydatki dokonuje się raz dziennie, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Podobnie postępujemy z dokumentami potwierdzającymi przychody zapisujemy je codziennie. Jeżeli natomiast prowadzona jest ewidencja sprzedaży (zestawienia dzienne i miesięczne), zapisów w księdze można dokonywać na podstawie tej ewidencji na koniec każdego miesiąca. Firmy posiadające kasę fiskalną mogą dokonywać zapisów w księdze przychodów na koniec miesiąca, a najpóźniej do dnia 20 następnego miesiąca. Codzienne uzupełnianie księgi nie jest tu konieczne, ponieważ kasa na bieżąco ewidencjonuje sprzedaż i drukuje raporty dobowe. Księga w komputerze Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w komputerze obwarowane jest kilkoma warunkami. Program, którego używasz, musi zapewniać bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiać wydrukowanie wszystkich zapisów w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi. Innym warunkiem jest przechowywanie zapisanych danych tak, by chronić je przed zniszczeniem przynajmniej do czasu ich wydrukowania. Masz również obowiązek wydrukowania zapisów najpóźniej do 20 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Jeżeli twój program nie ma możliwości wydrukowania księgi w obowiązującej formie, musisz założyć księgę i co miesiąc wpisywać zsumowane w programie komputerowym zapisy. Prowadzenie księgi Księga przychodów i rozchodów składa się z trzech części. Pierwsza część przeznaczona jest do opisu zdarzeń gospodarczych, druga do wpisywania przychodu, a trzecia zawiera ewidencję zakupów i pozostałych wydatków (rozchodów). Wzór księgi przychodów i rozchodów zamieściliśmy na następnej stronie. Część pierwsza księgi opis zdarzeń Do części pierwszej księgi zaliczamy kolumny od 1-6. kolumna 1 tutaj wpisujesz kolejne numery zapisów kolumna 2 tu wpisujesz datę dowodu księgowego (faktury, rachunku, paragonu itp.) kolumna 3 przeznaczona jest na wpisanie numeru faktury, rachunku czy innego dowodu księgowego. Jeżeli dokonujesz zapisów na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, wpisujesz numer zestawienia. kolumna 4 w niej zapisujesz nazwę kontrahenta, czyli albo dostawcę albo odbiorcę, z którym dokonałeś transakcji kolumna 5 adres kontrahenta kolumna 6 w kolumnie tej wpisujesz zwięźle rodzaj transakcji, czyli na przykład sprzedaż towaru, zakup art. biurowych itp. Zwróć uwagę, że jeśli zapisów dokonujesz na podstawie dziennych zestawień sprzedaży czy kosztów, nie wypełniasz kolumn nr 4 i 5. Druga część księga przychodów W księdze przychodów mamy 3 kolumny obrazujące sprzedaż. 5
kolumna 7 przeznaczona do zapisywania wartości sprzedanych towarów handlowych lub usług na podstawie dowodów księgowych kolumna 8 tutaj zapisujesz pozostałą sprzedaż. Kolumna ta dotyczy sprzedaży innych rzeczy nie będących przedmiotem działalności twojej firmy, takich jak środki trwałe, wyposażenie, przychody z umorzonych zobowiązań, odsetki od środków na firmowym rachunku bankowym, przychody z różnic kursowych itp. kolumna 9 tu wpisujesz sumę wartości z kolumn 7 i 8 Trzecia część księga rozchodów Trzecią część księgi stanowią kolumny od 10 do 17 i obejmują one koszty uzyskania przychodu, czyli koszty zakupu towarów i materiałów handlowych oraz pozostałe wydatki. kolumna 10 służy do wpisywania zakupionych towarów handlowych lub materiałów służących do ich produkcji. Pamiętaj, że wpisujesz tu cenę zakupu towaru kolumna 11 przeznaczona jest do wpisywania kosztów związanych z zakupem, takich jak koszt transportu, załadunku, ubezpieczenia w drodze kolumna 12 ta kolumna była w poprzednich latach przeznaczona na koszty reprezentacji (np. obiad z klientem) i reklamy niepublicznej. Kolumna ta obejmowała tylko wydatki na reprezentację i reklamę limitowaną, które nie mogły przekroczyć 0,25% wartości obrotu rocznie. Obecnie nie ma już takiego ograniczenia wydatki na reklamę można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Niestety nie można zaliczyć w koszty wydatków na reprezentację. Piszemy o tym w dalszym ciągu tego rozdziału. kolumna 13 w kolumnie tej ewidencjonuje się wynagrodzenia pracowników, a także z tytułu umowy zlecenia czy umowy o dzieło kolumna 14 pozostałe wydatki to czynsze, media, odsetki od kredytów, zakup paliw, naprawy, remonty, amortyzacja środków trwałych, składki na ubezpieczenia, wartość wyposażenia, zużycie pojazdu, diety, ryczałty i inne wydatki kolumna 15 tutaj sumujesz kolumny od 12 do 14 kolumna 16 w tej pozycji możesz wpisywać inne sprawy gospodarcze, na przykład wydatki odnoszące się do przychodów przyszłego miesiąca. kolumna 17 w tej kolumnie możesz wpisywać uwagi dotyczące różnych zapisów, przykładowo pobrane zaliczki i inne. Na koniec miesiąca, po wpisaniu wszystkich przychodów i rozchodów, wpisy należy podkreślić oraz zsumować dane znajdujące się w kolumnach 7-16. Po zakończeniu roku należy dokonać zestawienia rocznego i zsumować przychody i rozchody za cały rok. Trzeba to zrobić na kolejnej stronie księgi wpisując w poszczególne pozycje wartości z wszystkich miesięcy. Przychody Przychód to wartość sprzedawanych towarów handlowych i usług oraz pozostała sprzedaż. Wcześniej w podrozdziale Przychody wymieniliśmy szczegółowo, jakie należności są uważane za przychody. Przychody ze sprzedaży towarów i usług Do wpisywania wartości przychodów ze sprzedaży towarów lub usług służy kolumna nr 7. W tej kolumnie wpisujesz wszystkie należności ze sprzedaży będącej przedmiotem działalności twojej firmy. Przedmiotem tej działalności może być sprzedaż towarów lub usług. Przychodem są kwoty należne, nawet jeżeli nie zostały one faktycznie otrzymane. Datą uzyskania przychodu jest dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi. Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, twoim przychodem są kwoty netto, czyli bez podatku VAT. Jeżeli natomiast nie jesteś podatnikiem VAT, przychodem są kwoty brutto. 6
Pozostałe przychody Pozostałe przychody zapisujemy w kolumnie nr 8. Do pozostałych przychodów zalicza się między innymi: przychody ze sprzedaży wyposażenia przychody ze sprzedaży środków trwałych dopłaty lub subwencje otrzymane kary umowne odsetki od środków na rachunku bankowym wartość umorzonych zobowiązań wartość zwróconych wierzytelności, które zostały odpisane jako nieściągalne różnice kursowe Koszty towarów i materiałów handlowych Towary i materiały handlowe W kolumnie nr 10 wpisujesz wartość zakupionych towarów i materiałów handlowych. Warto wiedzieć, czym dokładnie są towary handlowe i materiały, aby nie pomylić ich z pozostałymi kosztami zakupu. Towary handlowe to wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nie przerobionym, czyli są to produkty gotowe. Natomiast materiały to surowce, które służą do produkcji produktów gotowych. W kolumnie nr 10 wpisuje się również koszty opakowań tych towarów i materiałów handlowych, jeżeli takowe ponosisz i jeżeli są one wyszczególnione na fakturze jako odrębny koszt. Cena zakupu Cenę zakupu towarów i materiałów handlowych stanowi cena, jaką zapłaciłeś za dane produkty. Jeżeli produkty zakupione są za granicą, cenę zakupu należy powiększyć o cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne. Ubytki naturalne W trakcie przechowywania, transportu, załadunku i wyładunku istnieje możliwość wystąpienia ubytków naturalnych, czyli zniszczenia określonej części towaru czy materiałów handlowych. Takie ubytki naturalne mogą być zaksięgowane jako strata i jako takie stanowią koszt uzyskania przychodu. W tym celu należy sporządzić odpowiedni dowód księgowy, w którym znajdzie się dokładny opis wielkości i wartości straty. Wartość straty wpisujemy w kolumnie nr 14 Pozostałe wydatki. Towar ubezpieczony Jeżeli zakupywany przez ciebie towar jest ubezpieczony z tytułu tak zwanego ubezpieczenia w drodze, również możesz stratę z tytułu ubytków wpisać w kolumnie nr 14. Jest to jednak rozwiązanie czasowe związane z faktem, że wypłata odszkodowań przez firmy ubezpieczeniowe z reguły trwa dość długo. Kiedy już otrzymasz takie odszkodowanie, należy cofnąć zapis poprzez zaznaczenie pozycji znakiem minus (-) lub na czerwono. Może zdarzyć się również tak, że otrzymasz odszkodowanie jedynie za część utraconego towaru. Wtedy pozostałą część również możesz zaksięgować stratę na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego. Załóżmy, że zakupiłeś 100 par obuwia za łączną kwotę 3 000 zł netto. Zakup wpisujesz w kolumnie nr 10 księgi rozchodów zakup towarów. Podatek VAT natomiast w kwocie 660 zł wpisujesz do ewidencji VAT i wykazujesz w deklaracji VAT jako naliczony. 7
Całość obuwia sprzedajesz następnie do sklepu obuwniczego. Towar wysyłasz za pośrednictwem firmy kurierskiej. W trakcie transportu część towaru zostaje zniszczona. Otrzymujesz protokół szkody z firmy kurierskiej, z którego wynika, że zniszczeniu uległo 40 % obuwia. Szkoda zamyka się zatem kwotą 1200 zł. Zapisy księgowe Kwotę straty netto, czyli 1 200 zł, wpisujesz w kolumnie 14 księgi przychodów i rozchodów (pozostałe wydatki). Jednocześnie musisz dokonać korekty zakupu tego towaru na czerwono (lub ze znakiem minus) w kolumnie 10 księgi (zakup towarów) i odjąć od kwoty faktury zakupu tę samą kwotę, którą wpisałeś w kolumnie 14. Czyli zakup, który wynosił 3 000 zł, pomniejszasz o 1 200 zł straty. Pamiętaj, że strata (ubytek naturalny) nie jest dodatkowym kosztem. Zapisy w księdze to sprawa techniczna strata nie powoduje zwiększenia kosztów. Zapisy, których dokonujesz, powodują, że kwota straty zostaje przeniesiona z miejsca zakupów do miejsca kosztów. Poza tym pozwalają skorygować stany magazynowe o utracony towar. Podatek VAT Nie korygujesz zapisów w ewidencji zakupu VAT. Podatek VAT odliczyłeś już wcześniej jako podatek naliczony. Zatem wystąpienie ubytku naturalnego nie powoduje zmiany wcześniejszych zapisów w ewidencji zakupów VAT. Ubezpieczenie Jeżeli towar był ubezpieczony i otrzymasz odszkodowanie z firmy ubezpieczeniowej, najprościej będzie wpisać kwotę odszkodowania w kolumnie 8 (pozostałe przychody). Istnieje także druga metoda, według której pomniejsza się na czerwono kwotę straty zapisaną w kolumnie 14 (pozostałe wydatki) księgi rozchodów o kwotę odszkodowania. Metoda pierwsza jest jednak prostsza. Podatek VAT w kwocie odszkodowania Pozostaje jeszcze sprawa podatku VAT zawartego w odszkodowaniu. Jeżeli opcja ubezpieczenia przewiduje wypłatę odszkodowania w kwocie netto, kwotę tę wykazujesz po prostu w pozostałych przychodach. Jeżeli natomiast otrzymasz odszkodowanie z podatkiem VAT, wtedy dodatkowo trzeba wykazać w deklaracji podatek VAT jako podatek należny. Koszty uboczne zakupu Koszty uboczne związane z zakupem to, jak już wspomnieliśmy powyżej, koszty transportu, załadunku, wyładunku itp. Transport obcy Jeżeli koszt transportu towarów lub materiałów jest związany z usługą firmy obcej, należy taki koszt udokumentować fakturą VAT lub rachunkiem i wpisać w kolumnie nr 11. Samochód w firmie Wydatki związane z samochodem używanym w działalności gospodarczej wpisujemy do kolumny nr 14 Pozostałe wydatki. Jakie wydatki można zaliczyć w koszty? Zależy to w dużej mierze od tego, czy samochód jest osobowy czy ciężarowy oraz od tego, czy jest w firmie środkiem trwałym, czy nie jest. Samochód osobowy i ciężarowy Rozróżnienie samochodu osobowego od ciężarowego jest bardzo ważne, ponieważ warunkuje rodzaj wydatków, jakie można zaliczyć w koszty. Samochód osobowy zgodnie z nową definicją wprowadzoną w 2007 roku to: pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem: 8
pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków pojazdu samochodowego, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o podatku od towarów i usług Samochody, które nie mieszczą się w definicji samochodu osobowego, są uznawana za ciężarowe. Dodatkowe badania techniczne Samochód o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony może być uznany za ciężarowy na podstawie dodatkowego badania technicznego. Takie badanie musi być przeprowadzone przez okręgową stację kontroli pojazdów i potwierdzone wydaną przez tę stację zaświadczeniem. Poza tym adnotacja o spełnieniu wymogów musi znaleźć się w dowodzie rejestracyjnym samochodu. Kopię zaświadczenia należy dostarczyć do swojego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od jego otrzymania. Różnice w skutkach podatkowych W przeciwieństwie do samochodu ciężarowego, w przypadku samochodu osobowego: nie można zaliczyć w koszty (dokonać odpisów amortyzacyjnych) wartości samochodu przekraczającej 20 000 EUR. Euro przelicza się na złote według kursu średniego ogłoszonego przez NBP w dniu przekazania samochodu do użytkowania. nie można zaliczyć w koszty składki na ubezpieczenie zapłaconej od wartości samochodu w części przekraczającej 20 000 EUR. nie można zaliczyć w koszty wydatków poniesionych w związku z używaniem samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych w części przekraczającej tzw. kilometrówkę. Piszemy o tym w dalszej części tego podrozdziału. nie można dokonywać amortyzacji z zastosowaniem metody degresywnej nie można zastosować jednorazowej amortyzacji Samochód ciężarowy Jeżeli sam ponosisz koszt transportu towarów, ponieważ przewozisz je samochodem ciężarowym (posiadającym homologację), który jest w firmie środkiem trwałym, wtedy koszty transportu ewidencjonujesz na podstawie faktur za paliwo, remonty samochodu, części zamienne itp. Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się także polisa ubezpieczeniowa samochodu OC oraz AC i NW oraz odpisy amortyzacyjne. 9
Rodzaj wydatku Jeżeli koszty związane z samochodem firmowym ponosisz wyłącznie w związku z zakupem towarów i materiałów handlowych, wtedy wszystkie je wpisujesz w kolumnie nr 11. Jeżeli jednak używasz samochodu również w celu sprzedaży swoich towarów i trudno wyodrębnić, jaka część kosztów leży po stronie zakupu, a jaka po stronie sprzedaży, wtedy całe koszty możesz wpisać w kolumnie nr 14 Pozostałe wydatki. Samochód osobowy Jeżeli samochód osobowy został zakupiony dla potrzeb działalności gospodarczej, należy go ująć w ewidencji środków trwałych. Odpisy amortyzacyjne należy wpisać w kolumnie nr 14, podobnie jak inne poniesione wydatki wynikające z faktur związanych z użytkowaniem samochodu. Na fakturach musi widnieć jego numer rejestracyjny. Jeśli natomiast używasz dla potrzeb firmy samochodu, który nie jest środkiem trwałym w twojej firmie, wydatki związane z eksploatacją samochodu obliczasz na podstawie tzw. ryczałtu samochodowego. Należy wtedy rejestrować ilość przebytych kilometrów w związku z działalnością gospodarczą. Rejestr taki to ewidencja przebiegu pojazdu. Samochód w ewidencji środków trwałych W tej sytuacji co miesiąc dokonujesz amortyzacji samochodu, a odpisy amortyzacyjne zaliczasz w koszty uzyskania przychodów. Dodatkowo w koszty uzyskania przychodów możesz zaliczyć wydatki na paliwo, naprawy samochodu itp. w kwocie brutto jeżeli nie jesteś podatnikiem VAT. Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, kosztem będą faktury w kwocie netto za naprawy samochodu, części, płyny uzupełniające, a podatek VAT z tych faktur odliczasz od podatku należnego. Faktury za paliwo w przypadku samochodu osobowego muszą być w całości (z VAT-em) zaliczone w koszty uzyskania przychodu, ponieważ nie można odliczyć od nich podatku VAT. Jeżeli wprowadzisz samochód do ewidencji środków trwałych, a po jakimś czasie go sprzedasz, przychód z tej sprzedaży będzie opodatkowany. Oznacza to, że będziesz musiał zapłacić podatek dochodowy. Jeżeli rozliczasz się na zasadzie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, zapłacisz 3% podatku od przychodu ze sprzedaży samochodu. Natomiast jeżeli rozliczasz się w formie księgi przychodów i rozchodów, zapłacisz podatek liniowy lub według skali podatkowej. Samochód niebędący środkiem trwałym W przypadku używania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i na tej podstawie zaliczać w koszty wydatki związane z użytkowaniem samochodu. Prowadzenie ewidencji polega na rejestrowaniu przebytych kilometrów. Za każdy kilometr przysługuje ryczałt (tzw. kilometrówka) w wysokości: 0,5214 zł dla samochodów o pojemności silnika do 900 cm 3 0,8358 zł dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm 3 Przebyte kilometry należy pomnożyć przez odpowiednią stawkę ryczałtu i tak wyliczoną kwotę ująć w księdze rozchodów. Jeżeli np. przejedziesz w miesiącu 1 000 km samochodem o pojemności pow. 900 zł, możesz zaliczyć w koszty 835,80 zł (1 000 0,8358). 10
W tym przypadku nie zaliczasz w koszty kwot wynikających z faktur za naprawy samochodu, za paliwo, za płyny uzupełniające itp., ponieważ te koszy zawarte już są w kilometrówce. Mimo naliczania kilometrówki musisz przechowywać wszystkie rachunki za paliwo, za naprawy samochodu itp. Ilość kilometrów wpisana w danym miesiącu do ewidencji przebiegu pojazdu przemnożona przez stawkę ryczałtu nie może być większa niż wartość rachunków (faktur) związanych z samochodem w tym miesiącu. Jeśli kwota kilometrówki będzie przewyższać wartość rachunków, należy ująć w kosztach wartość wynikającą z rachunków. Ewidencja przebiegu pojazdu W ewidencji przebiegu pojazdu zapisujesz ilość kilometrów przebytych w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą w rozbiciu na trasę przejazdu każdego dnia. Ilość ta powinna zgadzać się ze wskazaniami licznika, mimo że nie wpisujesz tych wskazań do ewidencji. Koszty wynikające z ewidencji przebiegu pojazdu wpisujesz do księgi rozchodów w kolumnie 14 Pozostałe wydatki. 11