Urząd Marszałkowski w Łodzi Departament ds. PO Kapitał Ludzki Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie 9.6 Upowszechnienie uczenia się dorosłych Poddziałanie 9.6.1 Upowszechnienie kształcenia osób dorosłych w formach szkolnych Łódź dn. Sporządził: Zaakceptował: Zatwierdził: Wersja 1.1
SPIS TREŚCI Słowniczek...4 I. Informacje ogólne...6 1.1 Podstawa prawna i dokumenty programowe....6 1.2 Przedmiot konkursu...8 1.3 Instytucja organizująca konkurs...9 1.4 Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie projektów...9 II. Zasady realizacji konkursu... 10 2.1 Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu... 10 2.2 Wymagania odnośnie grupy docelowej... 10 2.3 Wymagania czasowe... 11 2.4 Wymagania finansowe... 12 2.5 Pomoc publiczna... 22 2.6 Wymagane wskaźniki pomiaru celu... 22 2.7 Wymagania dotyczące partnerstwa... 23 2.8 Zlecanie wykonania zadań merytorycznych podmiotom zewnętrznym... 29 2.9 Wymagania dotyczące innowacyjności i współpracy ponadnarodowej... 30 III. Procedura składania wniosków o dofinansowanie realizacji projektów... 31 3.1 Wymagania dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie... 31 3.2 Miejsce i termin składania wniosków... 34 IV. Proces oceny i wyboru projektów... 35 4.1 Procedura oceny formalnej... 35 2
4.2 Procedura oceny merytorycznej... 39 4.3 Negocjacje... 48 4.4 Procedura odwoławcza... 49 4.5 Procedura podpisywania umów... 56 4.6 Zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu... 58 V. Dodatkowe informacje... 60 5.1 Wymagania w zakresie oznaczania projektów... 60 5.2 Kontakt i dodatkowe informacje... 60 VI. Załączniki... 61 Załącznik 6.1 - Wzór wniosku o dofinansowanie realizacji projektu... 61 Załącznik 6.2 - Karta oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL... 61 Załącznik 6.3 - Lista sprawdzająca do weryfikacji kryteriów oceny formalnej... 61 Załącznik 6.4 - Karta oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL... 61 Załącznik 6.5 - Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu... 61 Załącznik 6.6 - Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu (kwoty ryczałtowe)... 61 Załącznik 6.7 - Wzór deklaracji wekslowej i weksla in blanco... 61 Załącznik 6.8 - Wzór harmonogramu dla konkursu zamkniętego... 61 Załącznik 6.9 - Stawki jednostkowe dla szkoleń językowych i szkoleń komputerowych... 61 Załącznik 6.10 - Wzór oświadczenia o niewprowadzaniu do wniosku zmian innych niż wynikające z procesu negocjacji... 61 3
Słowniczek Stosowane w Regulaminie Konkursu terminy oznaczają: Instytucja Zarządzająca (IZ) instytucja odpowiedzialna za przygotowanie i realizację programu operacyjnego. Instytucja Pośrednicząca (IP) jednostka, której Instytucja Zarządzająca powierzyła część zadań związanych z realizacją programu operacyjnego. W Województwie Łódzkim funkcję IP pełni Województwo Łódzkie Urząd Marszałkowski w Łodzi. Wnioskodawca podmiot ubiegający się o dofinansowanie realizacji projektu. Beneficjent podmiot realizujący projekt w ramach PO KL współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie projektu. Dla uproszczenia w niniejszym Regulaminie Konkursu pojęcie Wnioskodawca stosuje się do momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu, natomiast pojęcie Beneficjent - od momentu podpisania umowy o dofinansowanie. Grupa docelowa (Beneficjenci Ostateczni) adresaci wsparcia udzielanego w ramach projektu, tj. osoby, instytucje, grupy społeczne, bezpośrednio korzystające z usług zakontraktowanych w ramach projektu. IOK Instytucja Organizująca Konkurs. KOP Komisja Oceny Projektów komisja zajmująca się oceną merytoryczną wniosków o dofinansowanie. PO KL Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Kształcenie formalne 1 kształcenie w systemie instytucjonalnym, którego wyróżnikiem jest nie tyle miejsce (np. szkoła lub instytucja szkoląca), co program umożliwiający zdobycie uznawanych w danym systemie prawnym kwalifikacji. Kształcenie nieformalne 2 - kształcenie zamierzone (samodzielne uczenie się) i niezamierzone (występujące bezwiednie w sytuacjach życia codziennego, także w pracy poza organizowanymi tam szkoleniami formalnymi i pozaformalnymi). Kształcenie pozaformalne 3 - kształcenie instytucjonalne i sformalizowane realizowane poza programami umożliwiającymi zdobycie uznawanych w danym systemie prawnym kwalifikacji 1 Definicja kształcenia formalnego zawarta jest w Załączniku V do Szczegółowego Opisu Priorytetu PO KL. 2 Definicja kształcenia formalnego zawarta jest w Załączniku V do Szczegółowego Opisu Priorytetu PO KL. 4
(typowym przykładem są szkolenia oparte na doświadczeniu firm, korporacji, organizacji społecznych). Kształcenie ustawiczne w formach szkolnych 4 - formy uzyskiwania i uzupełniania formalnego wykształcenia przez osoby dorosłe w szkołach dla dorosłych, przez którą na podstawie ustawy o systemie oświaty rozumie się szkołę, w której stosuje się odrębną organizację kształcenia i do której przyjmowane są osoby mające 18 lat, a także kończące 18 lat w roku kalendarzowym, w którym przyjmowane są do szkoły. 3 Definicja kształcenia formalnego zawarta jest w Załączniku V do Szczegółowego Opisu Priorytetu PO KL. 4 Definicja kształcenia formalnego zawarta jest w Załączniku V do Szczegółowego Opisu Priorytetu PO KL. 5
I. Informacje ogólne 1.1 Podstawa prawna i dokumenty programowe. 1.1.1 Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. 2006 nr 227 poz. 1658 z późn. zm.). 1.1.2 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2004 nr 19 poz. 177 z późn. zm.). 1.1.3 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (Dz. U. 2009 nr 157 poz. 1240 z późn. zm.). 1.1.4 Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. 1991 nr 95 poz. 425, z późn. zm.). 1.1.5 Ustawa z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz. U. 2008 nr 216 poz. 1370). 1.1.6 Program Operacyjny Kapitał Ludzki zatwierdzony decyzją Komisji Europejskiej z dnia 27 września 2007 r. z późn. zm. 1.1.7 Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2012 r. 1.1.8 System Realizacji PO KL 2007-2013, w szczególności: Zasady systemu sprawozdawczości PO KL 2007-2013 wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2012 r., Zasady finansowania PO KL wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2012 r., Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2012 r., Zasady kontroli w ramach PO KL wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2012 r., Zasady raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2011 r. 1.1.9 Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 9 września 2008r. w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych. 1.1.10 Wytyczne w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone 6
dla programów operacyjnych dla konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008 r. z dnia 12 kwietnia 2011 r. 1.1.11 Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2012 r., 1.1.12 Wytyczne w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 1 kwietnia 2009. 1.1.13 Plan Działania na rok 2012 w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie łódzkim. 1.1.14 Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. 2004 nr 123 poz. 1291 z późn. zm.). 1.1.15 Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U. 2010 nr 239 poz. 1598) z późn. zm. 1.1.16 Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych). 1.1.17 Dokument: Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2012. 1.1.18 Dokument: Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, wersja 7.5.1 z korektą, obowiązująca od 1 stycznia 2012 r. UWAGA! Projektodawcy ubiegający się o dofinansowanie oraz realizujący projekty zobowiązani są do korzystania z aktualnych wersji powyższych dokumentów. Instytucja Organizująca Konkurs zastrzega sobie prawo do zmiany zapisów Dokumentacji konkursowej w trakcie trwania konkursu, w przypadku zmian zapisów wytycznych lub Systemu Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Informacja o zmianach zostanie każdorazowo umieszczona na stronie internetowej Departamentu ds. PO Kapitał Ludzki Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi: www.pokl.lodzkie.pl a także w regionalnej prasie. Ponadto IOK, w związku z potencjalnymi różnicami kursowymi, dla konkursu POKL/I/9.6.1/12 zastrzega sobie prawo do: przyjmowania wniosków do dofinansowania uchwałą Zarządu Województwa Łódzkiego do wysokości kwoty alokacji przeliczonej na dzień podjęcia uchwały; 7
podpisywania umów o dofinansowanie projektów w ramach niniejszego konkursu do wysokości kwoty alokacji przeliczonej na dzień podpisania umowy. 1.2 Przedmiot konkursu 1.2.1 Przedmiotem konkursu są projekty określone dla Poddziałania 9.6.1 Priorytetu IX PO Kapitał Ludzki przyczyniające się do zwiększenia uczestnictwa osób dorosłych w edukacji formalnej. W ramach Poddziałania wsparciem objęte zostaną programy skierowane do osób dorosłych z własnej inicjatywy zainteresowanych zdobyciem, uzupełnieniem lub podwyższeniem swojego wykształcenia, wiedzy, umiejętności i kwalifikacji ogólnych i zawodowych. Zainteresowane osoby będą mogły również formalnie potwierdzić efekty uczenia się uzyskane w drodze nieformalnej lub pozaformalnej. Wsparciem objęte mogą zostać następujące typy projektów: 1) Kształcenie w formach szkolnych 5 osób dorosłych z własnej inicjatywy zainteresowanych zdobyciem, uzupełnieniem lub podwyższeniem wykształcenia ogólnego lub kwalifikacji zawodowych. 2) Programy formalnej oceny i potwierdzania odpowiednich efektów uczenia się uzyskanych w sposób pozaformalny i nieformalny, prowadzące do podniesienia poziomu wykształcenia ogólnego lub nabycia kwalifikacji zawodowych. 3) Wsparcie dla szkół dla dorosłych, placówek kształcenia ustawicznego, placówek kształcenia praktycznego, ośrodków dokształcania i doskonalenia zawodowego ukierunkowane na: a) rozszerzenie lub dostosowanie oferty edukacyjnej do potrzeb regionalnego i lokalnego rynku pracy, b) podwyższenie jakości oferty edukacyjnej, w tym również uzyskanie akredytacji kuratora oświaty, c) rozwój innowacyjnych form kształcenia ustawicznego, w tym również w formie e-learningu. 5 Kształcenie osób dorosłych w formach szkolnych definiowane jest, jako formy uzyskiwania i uzupełniania formalnego wykształcenia przez osoby dorosłe w szkołach dla dorosłych (z wyłączeniem studiów wyższych), w tym także w szkołach policealnych. 8
1.3 Instytucja organizująca konkurs 1.3.1 Funkcję Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki pełni Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego z siedzibą w Warszawie, ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa. 1.3.2 Projekty realizowane są w ramach komponentu regionalnego PO Kapitał Ludzki. Funkcję Instytucji Pośredniczącej dla Priorytetu IX w województwie łódzkim pełni Województwo Łódzkie - Urząd Marszałkowski w Łodzi, al. Piłsudskiego 8, 90-051 Łódź. 1.3.3 Instytucją Organizującą Konkurs (IOK) jest Urząd Marszałkowski w Łodzi. 1.4 Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie projektów 1.4.1 Całkowita kwota środków przeznaczonych na realizację projektów w ramach danego konkursu, zawierająca do 5% rezerwy na procedurę odwoławczą oraz do 5% rezerwy na ewentualne negocjacje, zgodnie z Systemem Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 wynosi: 2 857 907,62 PLN. 1.4.2 Poziom dofinansowania projektów wynosi: w przypadku, gdy beneficjentem jest podmiot sektora finansów publicznych (np. gmina): wartość projektu 100% 1. dofinansowanie wkład EFS - 85% wartości projektu 2. dofinansowanie współfinansowanie z BP 15% wartości projektu pomniejszone o wkład własny 3. wkład własny 15% wartości kosztów zarządzania 9
w przypadku, gdy beneficjentem jest podmiot prywatny (np. fundacja): wartość projektu 100% 1. wkład własny 15% wartości kosztów zarządzania 2. dofinansowanie (wartość projektu pomniejszona o wkład własny) a) wkład EFS 85% dofinansowania b) współfinansowanie z BP 15% dofinansowania II. Zasady realizacji konkursu 2.1 Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu 2.1.1 O dofinansowanie projektu mogą się ubiegać wszystkie podmioty, z wyłączeniem: osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych); podmiotów podlegających wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. UWAGA! W przypadku jednostek organizacyjnych JST nieposiadających osobowości prawnej (np. przedszkole) wnioskodawcą powinna być: właściwa jednostka samorządu terytorialnego (np. gmina). W polu 2.1 Nazwa Projektodawcy należy wówczas wpisać nazwę JST (np. gminy). Informacje dotyczące adresu, numerów NIP i REGON powinny odnosić się do jednostki samorządu terytorialnego (np. gminy). Jednocześnie w pkt 3.7 wniosku o dofinansowanie powinno być wskazane, w jakiej części i przez jaką jednostkę organizacyjną wnioskodawcy będzie realizowany projekt. 2.2 Wymagania odnośnie grupy docelowej 2.2.1 Projekty realizowane w ramach Poddziałania 9.6.1 muszą być skierowane bezpośrednio do następujących grup docelowych: 10
osoby w wieku 25 64 lat 6 (oraz osoby nieuczące się w wieku 18 24 lat), zgłaszające z własnej inicjatywy chęć kształcenia formalnego (podnoszenia, uzupełniania kwalifikacji lub ich formalnego potwierdzenia), placówki kształcenia ustawicznego, placówki kształcenia praktycznego, ośrodki dokształcania i doskonalenia zawodowego, szkoły policealne, partnerzy społeczno gospodarczy, pracodawcy. UWAGA! Zgodnie z Planem Działania, projekt musi być skierowany do grup docelowych z obszaru województwa łódzkiego (w przypadku osób fizycznych zamieszkują one na obszarze województwa łódzkiego w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego, w przypadku innych podmiotów posiadają one jednostkę organizacyjną na obszarze województwa łódzkiego). 2.3 Wymagania czasowe 2.3.1 Wnioskujący o dofinansowanie określa datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu, mając na uwadze, iż okres realizacji projektu jest tożsamy z okresem, w którym poniesione wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowane. 2.3.2 Wydatki ponoszone w ramach tego działania mogą być uznane za kwalifikowalne od dnia 30 czerwca 2011 r., a zawieranie umów o dofinansowanie jest możliwe od dnia 1 stycznia 2012 r. 2.3.3 Co do zasady, środki na finansowanie projektu mogą być przeznaczone na sfinansowanie przedsięwzięć zrealizowanych w ramach projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, o ile wydatki zostaną uznane za kwalifikowane oraz dotyczyć będą okresu realizacji projektu. Równocześnie należy podkreślić, że wydatkowanie środków, do chwili zatwierdzenia wniosku i podpisania umowy, odbywa się na wyłączną odpowiedzialność danego wnioskodawcy. W przypadku, gdy projekt nie otrzyma dofinansowania, uprzednio poniesione wydatki nie będą mogły zostać zrefundowane. Natomiast po zakończeniu realizacji projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu wskazanym, jako dzień zakończenia realizacji projektu, o ile wydatki te odnoszą się do zadań realizowanych w okresie wdrażania projektu oraz zostały poniesione przed złożeniem wniosku o płatność końcową. 6 Do wsparcia kwalifikują się również osoby w wieku powyżej 64 roku życia, pozostające bez zatrudnienia o ile zadeklarują one gotowość podjęcia zatrudnienia po zakończeniu udziału w projekcie. 11
2.3.4 We wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wnioskodawca określa datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu (pkt 1.8 wniosku), mając na uwadze to, iż okres realizacji projektu jest tożsamy z okresem, w którym poniesione wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowalne. Wskazany przez wnioskodawcę w pkt 1.8 wniosku okres realizacji projektu jest zarówno rzeczowym jak i finansowym okresem realizacji. Informacje na temat okresu realizacji projektu zawarte w pkt. 1.8 wniosku muszą być tożsame z analogicznymi informacjami zawartymi w Harmonogramie realizacji projektu. 2.3.5 Przy określaniu daty rozpoczęcia realizacji projektu wnioskodawca powinien uwzględnić czas niezbędny na przeprowadzenie oceny formalnej i merytorycznej, ewentualne negocjacje oraz czas niezbędny na przygotowanie przez wnioskodawcę dokumentów wymaganych do zawarcia umowy z IP. 2.4 Wymagania finansowe 2.4.1 Minimalna wartość projektu wynosi 50 000 PLN. 2.4.2 Decyzją IP, wszystkie podmioty ubiegające się o dofinansowanie w ramach Poddziałania 9.6.1, bez względu na formę prawną, zobowiązane są do wniesienia wkładu własnego w wysokości 15% wartości kosztów zarządzania projektem (dotyczy zadania Zarządzanie projektem zgodnie z Podrozdziałem 4.3 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL). W tym przypadku wkład własny może być wnoszony przez beneficjenta w ramach każdego zadania, tj. zarówno zarządzania projektem jak również zadań merytorycznych projektu oraz w ramach kosztów pośrednich. UWAGA! Kwota wkładu własnego powinna wynosić dokładnie 15% wartości kosztów zarządzania. Dodatkowo musi być wyliczona z dokładnością do 2 miejsc po przecinku i zaokrąglona zgodnie z zasadami matematycznymi. Wydatki stanowiące wkład własny beneficjenta należy ująć w budżecie szczegółowym projektu i zaznaczyć, iż stanowią one wkład własny. Informacja o tym, że dany wydatek stanowi wkład własny może być zawarta w opisie danej pozycji budżetu szczegółowego lub w uzasadnieniu dla kosztów projektu. Źródłem wkładu własnego mogą być: środki publiczne (budżetu np. JST szczebla wojewódzkiego, powiatowego, gminnego) w tym 12
dotacje/subwencje oraz środki innych funduszy, pod warunkiem, że tryb udzielenia ww. dotacji/subwencji nie wyklucza możliwości przeznaczenia środków z nich pochodzących na pokrycie wkładu własnego w projektach oraz gdy wkład własny wniesiony w ten sposób nie prowadzi do podwójnego finansowania wydatków; środki prywatne (np. środków własnych beneficjenta będącego podmiotem prywatnym). O zakwalifikowaniu źródła pochodzenia wkładu własnego (publiczny/prywatny) decyduje status prawny beneficjenta/partnera/uczestnika wnoszącego wkład. 2.4.3 Podmiot realizujący projekt ponosi wydatki związane z jego realizacją zgodnie z zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL określonymi w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2.4.4 Wydatki zaplanowane przez wnioskodawcę przedstawione są we wniosku aplikacyjnym w części IV Budżet Projektu oraz w Szczegółowym Budżecie Projektu. Wypełniając wniosek aplikacyjny w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych należy najpierw wypełnić Szczegółowy Budżet Projektu, a następnie Budżet Projektu (część informacji ze Szczegółowego Budżetu Projektu jest automatycznie przenoszona do Budżetu Projektu). Koszty założone w budżecie projektu we wniosku o dofinansowanie przedstawione są w formie budżetu zadaniowego, tj. z podziałem na zadania przewidziane do realizacji w ramach projektu (kosztów bezpośrednich). 2.4.5 Koszty bezpośrednie w projekcie są to koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań realizowanych przez beneficjenta w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami. UWAGA! Uchwała nr 88 Komitetu Monitorującego PO KL z dnia 6 grudnia 2011 r. zatwierdziła ogólne kryterium horyzontalne wyboru projektów dotyczące stosowania uproszczonych form rozliczania kosztów bezpośrednich ryczałtem. Koszty bezpośrednie mogą być rozliczane ryczałtem w oparciu o: kwoty ryczałtowe, stawki jednostkowe. 13
KWOTY RYCZAŁTOWE Kwoty ryczałtowe stosuje się w przypadku projektów o wartości nieprzekraczającej 100 000 PLN. Przy stosowaniu kwot ryczałtowych: brak jest możliwości rozliczania kwotami ryczałtowymi tylko części zadań realizowanych w projekcie; brak jest możliwości rozliczania ryczałtem zadań, których całość bądź istotna część dotyczy zadań zleconych; wysokość i liczba kwot do zastosowania w danym projekcie podlega negocjacjom; brak jest możliwości zmiany formy rozliczania kosztów bezpośrednich w trakcie realizacji projektu; istnieje konieczność uwzględnienia w opisie działań także standardów realizowanych usług/zakupionych dóbr; potwierdzenie realizacji zadań następuje na podstawie dokumentacji, której zakres zostaje określony na etapie przygotowanie wniosku o dofinansowanie, a następnie wpisany do umowy; istnieje możliwość rozliczania wydatków związanych z cross-financingiem (należy odzwierciedlić wydatki ponoszone w ramach cross-financingu w zakładanych we wniosku o dofinansowanie wskaźnikach projektu), kosztów zarządzania projektem, kosztów pośrednich; kwalifikowanie kwot ryczałtowych odbywa się na podstawie zrealizowanych zadań oraz osiągniętych wskaźników produktu (wskaźniki stanowią minimalny próg, który uprawnia do kwalifikowania wydatków objętych kwotą ryczałtową); zaleca się stosowanie wskaźników twardych (mierzalnych), wskaźniki miękkie powinny stanowić uzupełnienie, a nie podstawę do rozliczania kwoty ryczałtowej. STAWKI JEDNOSTKOWE Stawki jednostkowe stosuje się w przypadku projektów, w których realizowane są: 1) szkolenia z języka angielskiego, francuskiego i niemieckiego, obejmujące usługę szkoleniową dla 1 osoby, przy następujących założeniach: 60 godzin lekcyjnych szkolenia, liczebność grupy to max. 12 osób, zakres kosztów usługi szkoleniowej obejmuje: 14
- koszty wynagrodzenia wykładowcy, - koszty wynajmu sali szkoleniowej. 2) szkolenia komputerowe prowadzące do uzyskania kompetencji w zakresie Europejskiego Certyfikatu Umiejętności Komputerowych (ECDL) poziom Start oraz Core, obejmujące usługę szkoleniową dla 1 osoby, przy następujących założeniach: zakres usługi szkoleniowej to: - wynagrodzenie wykładowcy, - koszt wynajmu sali wraz z wyposażeniem, - koszt materiałów dydaktycznych (w tym podręczniki). Szkolenia pokrywają następujące obszary zastosowań mikrokomputerów i technologii informatycznej: - podstawy technik informatycznych i komunikacyjnych, - użytkowanie komputerów, - przetwarzanie tekstów, - arkusze kalkulacyjne, - bazy danych, - grafika menedżerska i prezentacyjna, - przeglądanie stron internetowych i komunikacja. Szkolenia prowadzące do uzyskania kompetencji w zakresie ECDL Start obejmują dowolne 4 z 7 ww. obszarów, natomiast szkolenia prowadzące do uzyskania kompetencji w zakresie ECDL Core obejmują wszystkie powyższe obszary. Zestawienie stawek jednostkowych dla szkoleń językowych i szkoleń komputerowych stanowi Załącznik 6.9 do Dokumentacji konkursowej. Przy stosowaniu stawek jednostkowych: istnieje konieczność szczegółowego opisu zakresu usługi; koszty kwalifikowalne ustalone są na podstawie przemnożenia danej stawki dla konkretnej usługi przez liczbę usług rzeczywiście zrealizowanych w ramach projektu; 15
potwierdzenie realizacji zadań następuje na podstawie dokumentacji, której zakres zostaje określony na etapie przygotowanie wniosku o dofinansowanie, a następnie wpisany do umowy; usługa objęta stawką jednostkową nie dotyczy wydatków objętych cross-financingiem; istnieje możliwość rozliczania kosztów zarzadzania i kosztów pośrednich (nieuwzględnione w stawce jednostkowej); istnieje konieczność zaznaczenia pola check-box w celu odzwierciedlenia stosowania stawki jednostkowej; koszt kwalifikowalny w ramach projektu jest ustalany nie na podstawie faktycznie poniesionych wydatków, lecz w wyniku przemnożenia ustalonej stawki dla danej usługi przez liczbę usług założonych do realizacji w projekcie; kwalifikowanie stawek jednostkowych odbywa się na podstawie zrealizowanych zadań oraz osiągniętych wskaźników produktu (wskaźniki stanowią minimalny próg, który uprawnia do kwalifikowania wydatków objętych kwotą ryczałtową); zaleca się stosowanie wskaźników twardych (mierzalnych), wskaźniki miękkie powinny stanowić uzupełnienie, a nie podstawę do rozliczania wydatków objętych stawką jednostkową. UWAGA! Co do zasady stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów bezpośrednich jest obligatoryjne w przypadku projektów PO KL: których wartość całkowita nie przekracza 100 tyś. zł lub w których występują usługi wystandaryzowane (zgodnie z załącznikami 2 oraz 3 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków PO KL) i które są realizowane przed podmioty niebędące jednostkami sektora finansów publicznych. 2.4.6 Koszty pośrednie stanowią następujące koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem beneficjenta: koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); 16
koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związanych z obsługą administracyjną projektu; opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługa administracyjną projektu; amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu; koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty ubezpieczeń majątkowych; koszty ochrony; koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń. Wspomniane koszty stanowią katalog zamknięty kosztów pośrednich. Jednocześnie żadna z ww. kategorii wydatków nie może zostać wykazana w ramach kosztów bezpośrednich, w szczególności w zadaniu zarządzenie projektem. W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne wydatki objęte cross-financingiem w projekcie. Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: 1) ryczałtem, zgodnie z poniższymi wskaźnikami: 9% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł 8% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie, 7% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln do 2 mln zł włącznie, 5% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln do 5 mln zł włącznie, 4% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości przekraczającej 5 mln zł. UWAGA! Wysokość ryczałtu w ramach danego projektu musi być zgodna z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO Kapitał Ludzki oraz Zasadami Finansowania 17
PO KL. Dodatkowo należy pamiętać, iż w przypadku zlecania przez Beneficjenta realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu (poprzez pomniejszenie wartości kosztów bezpośrednich) o wartość ww. zadań zleconych. Jednak w sytuacji, gdy kwota zadań merytorycznych zlecanych na zewnątrz w ramach projektu jest równa wartości kosztów bezpośrednich projektu, nie ma możliwości rozliczania w projekcie kosztów pośrednich ryczałtem. 2) na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków: tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumentowaniem wydatków, na poniższych zasadach: beneficjent ma obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane, jako wydatki pośrednie. Dokumenty te wykazywane we wniosku o płatność w zestawieniu poniesionych wydatków na zasadach analogicznych jak dla wydatków bezpośrednich i mogą podlegać kontroli na miejscu w biurze projektu; osoby wykonujące czynności mieszczące się w katalogu kosztów pośrednich nie stanowią personelu projektu; wynagrodzenie osób wykonujących czynności w ramach kosztów pośrednich powinno zostać przyznane w ramach projektu, jako część wynagrodzenia danej osoby z tytułu zatrudnienia u beneficjenta, w oparciu o rzetelną metodologię, którą należy przedstawić w części uzasadnienie kosztów ; koszty zarządu mogą być wykazywane w kosztach pośrednich w ramach projektu wyłącznie w sytuacji, gdy beneficjent ponosił tego rodzaju koszty w ramach swojej dotychczasowej działalności, a osoba uprawniona do reprezentowania beneficjenta nie pełni w projekcie funkcji koordynatora lub innego personelu projektu. Brak jest możliwości zawierania dodatkowych umów, w tym umów cywilnoprawnych; dozwolone jest jedynie nieznaczne zwiększenie odsetka kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków w porównaniu z procentem kosztów określonym dla ryczałtu. UWAGA! Instytucja Zarządzająca PO KL zaleca stosowanie ryczałtowego sposobu rozliczania kosztów pośrednich projektu. 18
2.4.7 O ile beneficjent przewiduje ponoszenie kosztów związanych z zarządzaniem projektem powinien je wykazać w ramach zadania zarządzanie projektem. W zadaniu tym powinny być uwzględnione w szczególności następujące koszty: wynagrodzenie koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem lub innego personelu bezpośrednio; zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczenie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu; wydatki związane z otworzeniem i/lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego; zakup lub amortyzacja sprzętu lub wartości niematerialnych i prawnych oraz zakup mebli niezbędnych do zarządzania projektem; działania informacyjno-promocyjne związane z realizacją projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych); koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu; inne o ile są bezpośrednio związane z koordynacją i zarządzaniem projektem. Katalog kosztów możliwych do zakwalifikowania w ramach zadania zarządzanie projektem znajduje się Zasadach Finansowania PO KL. Beneficjent musi wziąć pod uwagę, iż łączna wartość kosztów zarządzania projektem (bez uwzględnienia kosztów zabezpieczenia projektu) nie może przekroczyć: 30% wartości projektu w przypadku projektów o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł, z zastrzeżeniem, że limit ten może ulec zwiększeniu wyłącznie na wniosek beneficjenta w przypadku wykazania przez niego wysokości efektywności kosztowej projektu, co podlega negocjacjom na etapie wyboru projektu; 25% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 500 tys. zł i do 1 mln zł włącznie; 20% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln zł i do 2 mln zł włącznie; 15% wartości projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln zł i do 5 mln zł włącznie. Należy zauważyć, że odstępstwa od ww. limitów są możliwe jedynie w przypadku projektów o wartości do 500 tys. zł i to wyłącznie w przypadku, gdy beneficjent jest w stanie udowodnić, że projekt z kosztami zarządzania przekraczającymi 30% jest projektem efektywnym kosztowo. Dodatkowo, zgodnie z Zasadami finansowania w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie ww. limity mogą ulec zwiększeniu o 2 punkty procentowe dla każdego partnera, jednak nie więcej niż łącznie 19
o 10 punktów procentowych w ramach projektu. Przy ustalaniu wysokości zwiększenia limitu IP powinna uwzględnić zakres zadań przewidzianych do realizacji przez partnera. Przy planowaniu wydatków w ramach kosztów zarządzania projektem należy wziąć pod uwagę: zasadność i racjonalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu, w tym liczbę i charakter zadań wykonywany przez ten personel; adekwatność i niezbędność dla osiągnięcia celów projektu wydatków na działania informacyjno promocyjne w zależności od specyfiki projektu. UWAGA! Beneficjent ma obowiązek wykazywania we wniosku o dofinansowanie szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu (tj. wykazywania wymiaru etatu i liczby godzin) niezbędnego do wykonywania zadania/zadań we wniosku o dofinansowanie, co jest podstawą do oceny kwalifikowalności wydatków. Szczegółowe uregulowania przyjęte w ramach PO Kapitał Ludzki dotyczące formy zaangażowania personelu do projektu muszą być zgodne z Zasadami Finansowania PO KL. 2.4.8 Okres kwalifikowalności wydatków 1) Początek okresu kwalifikowalności wydatków dla Poddziałania 9.6.1 stanowi data 30 czerwca 2011 r. a zawieranie umów o dofinasowanie jest możliwe od dnia 1 stycznia 2012 r. 2) Koniec okresu kwalifikowalności wydatków stanowi data 31 grudnia 2015 r. 3) Okres kwalifikowalności każdego pojedynczego projektu realizowanego w ramach PO KL (równoznaczny z okresem jego realizacji) określa umowa o dofinansowanie projektu. Okres ten nie może wykraczać poza daty graniczne określone w pkt 1 i 2. 4) Co do zasady, okres kwalifikowalności wydatków w ramach projektu może przypadać na okres przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu. W szczególności wydatki poniesione na wycenę wkładu niepieniężnego oraz ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu mogą zostać poniesione przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu i będą mogły zostać uznane za kwalifikowalne pod warunkiem przyjęcia projektu do realizacji. 5) Możliwe jest ponoszenie wydatków po okresie kwalifikowalności wydatków określonym w umowie o dofinansowanie, pod warunkiem, że wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu i zostaną uwzględnione w końcowym wniosku o płatność. W takim przypadku wydatki te należy uznać za kwalifikowalne, o ile spełniają pozostałe warunki kwalifikowalności określone w Wytycznych. 6) Za datę poniesienia wydatku przyjmuje się: 20
w przypadku wydatków pieniężnych: dokonanych przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą datę obciążenia rachunku bankowego podmiotu ponoszącego wydatek; dokonanych kartą kredytową lub podobnym instrumentem płatniczym o odroczonej płatności datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej lub podobnego instrumentu; dokonanych gotówką datę faktycznego dokonania płatności; w przypadku wkładu niepieniężnego datę faktycznego wniesienia wkładu. 2.4.9 Cross-financing - zasada elastycznego finansowania projektów w ramach programu operacyjnego umożliwiająca finansowanie z Europejskiego Funduszu Społecznego zwanego dalej EFS i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, zwanego dalej EFRR, w sposób komplementarny działań objętych zakresem pomocy z innego funduszu, tj. odpowiednio w przypadku EFS z EFRR oraz w przypadku EFRR z EFS. Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji projektu i wiąże się wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w projekcie. Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powinny zostać przeznaczone przede wszystkim na zapewnienie realizacji równości szans, w szczególności w odniesieniu do potrzeb osób niepełnosprawnych. UWAGA! Wysokość wydatków w ramach cross-financingu nie może stanowić więcej niż 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych stanowiących budżet projektu. Rodzaje wydatków kwalifikowalnych w ramach wsparcia objętego cross-financingiem dotyczą przede wszystkim: zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) pojazdów oraz mebli; zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu rozumianego, jako: środki trwałe, z wyłączeniem pojazdów i mebli, którego wartość początkowa jest równa lub wyższa od 350 zł; zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu, z wyłączeniem pojazdów i mebli, którego wartość początkowa jest równa lub wyższa od 350,00 zł, celem przekazania uczestnikom projektów PO KL; dostosowywania lub adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc pracy. Cross-financing w ramach PO KL nie obejmuje budowy nowych budynków, dużych prac budowlanych, remontów budynków, a jedynie wykonywanie prac dostosowawczych związanych z realizowanymi projektami w ramach PO KL. 21
2.4.10 Szczegółowe informacje m.in. na temat zasad kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL, sposobu kalkulacji budżetu projektu, zasad stosowania cross-financingu określają: Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dostępne na stronach internetowych: www.efs.gov.pl oraz www.pokl.lodzkie.pl 2.4.11 Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 73, poz. 392, z późn. zm.) 13 ust. 1 pkt 20: Zwalnia się od podatku usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego, finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych oraz świadczenie usług i dostawę towarów ściśle z tymi usługami związane. 2.5 Pomoc publiczna 2.5.1 Co do zasady, formy wsparcia w ramach Poddziałania 9.6.1 nie stanowią pomocy publicznej, o ile nie występują inne przesłanki pozwalające stwierdzić występowanie takiej pomocy. Szczegółowe informacje na temat udzielania pomocy publicznej znajdują się w Zasadach udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2.6 Wymagane wskaźniki pomiaru celu 2.6.1 Ubiegający się o dofinansowanie zobowiązany jest przedstawić we wniosku o dofinansowanie projektu, w jaki sposób mierzona będzie realizacja celów poprzez ustalenie wskaźników pomiaru celu. Dla każdego celu należy określić, co najmniej jeden podstawowy i mierzalny wskaźnik. Projektodawca może również określić większą liczbę wskaźników do celu głównego i celów szczegółowych (maksymalnie pięć dla każdego z celów). 2.6.2 Wskaźniki pomiaru celu można wybrać z listy rozwijanej wyświetlającej się w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych. Lista rozwijana uwzględnia wskaźniki opisane w załączniku nr 2 do Wniosku beneficjenta o płatność w części 7 Osiągnięte wartości wskaźników. 22
W ramach przedmiotowego konkursu obowiązuje następujący wskaźnik: 1) Liczba osób dorosłych w wieku 25 64 lat, które uczestniczyły w kształceniu ustawicznym w ramach Działania: w tym w zakresie form szkolnych, w tym w zakresie języków obcych, w tym w zakresie ICT. Oprócz wymienionych na liście rozwijanej wskaźników, projektodawca może określić też własne wskaźniki pomiaru celu zgodnie ze specyfiką projektu. Dodatkowe informacje pomocne w zakresie doboru wskaźników we wniosku o dofinansowanie zawarte są w dokumencie Podręcznik wskaźników PO KL 2007 2013. 2.6.3 Przewidywana wartość wskaźników planowanych do osiągnięcia przez IOK, w ramach dostępnej alokacji na niniejszy konkurs wynosi: 250 osób dorosłych w wieku 25 64 lat, które uczestniczyły w kształceniu ustawicznym w ramach Działania; 0,02% osób dorosłych w wieku 25-64 lat, które uczestniczyły w kształceniu ustawicznym w ramach Priorytetu w stosunku do całkowitej liczby osób w tej grupie wiekowej. 2.7 Wymagania dotyczące partnerstwa 2.7.1 Projekt w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki może być realizowany w partnerstwie. Aby projekt mógł zostać uznany za partnerski, musi spełniać wymagania określone ustawą z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju 7 oraz musi być zgodny z zasadami określonymi w dokumencie: Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dostępnym na stronach www.efs.gov.pl oraz www.pokl.lodzkie.pl. Partnerami w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki mogą być: wszystkie podmioty uprawnione do składania wniosków spełniające definicję beneficjenta (niezależnie od tego czy są lub czy nie są wymienione w danym Działaniu lub Poddziałaniu Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki), 7 Zwanej dalej ustawą. 23
jednostki niespełniające definicji beneficjenta na zasadach określonych w dokumencie: Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 2.7.2 Partnerstwo musi powstać lub zostać zainicjowane przed rozpoczęciem realizacji projektu. Oznacza to, że projektodawca składa wniosek o dofinansowanie projektu już w partnerstwie. Złożenie wniosku o dofinansowanie projektu w partnerstwie nie oznacza, że w momencie złożenia wniosku między liderem a jego partnerami musi być zawarta umowa partnerska. UWAGA! Podpisanie umowy partnerskiej lub porozumienia musi nastąpić przed dniem zawarcia umowy lub podpisania decyzji o dofinansowanie projektu. 7.2.3 Zgodnie z zapisami art. 28a ustawy, partnerzy w projekcie to: podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, realizujące wspólnie projekt. Zgodnie z powyższym realizacja projektów partnerskich w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wymaga spełnienia łącznie następujących warunków: posiadania lidera partnerstwa, który jest jednocześnie beneficjentem projektu (stroną umowy o dofinansowanie); uczestnictwa partnerów w realizacji projektu na każdym jego etapie, co oznacza również wspólne przygotowanie wniosku o dofinansowanie projektu oraz wspólne zarządzanie projektem, przy czym partner może uczestniczyć w realizacji tylko części zadań w projekcie; adekwatności udziału partnerów, co oznacza odpowiedni udział partnerów w realizacji projektu (wniesienie zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub finansowych odpowiadających realizowanym zadaniom); zawarcia pisemnej umowy lub porozumienia partnerów, określającego podział zadań i obowiązków pomiędzy partnerami oraz precyzyjne zasady zarządzania finansami, w tym przepływy finansowe i rozliczanie środków partnera. 2.7.4 Umowa partnerska (porozumienie) szczegółowo określa reguły partnerstwa, wskazując zwłaszcza na wiodącą rolę jednego podmiotu (beneficjenta/lidera) reprezentującego partnerstwo, który ostatecznie jest odpowiedzialny za realizację całości projektu oraz jego rozliczenie. Umowa taka powinna zawierać uzgodnienia dotyczące, co najmniej: celu partnerstwa; odpowiedzialności lidera/beneficjenta projektu oraz partnerów wobec osób trzecich za zobowiązania partnerstwa; 24
zadania i obowiązki partnerów w związku z realizacją projektu; plan finansowy w podziale na wydatki wszystkich uczestników partnerstwa oraz zasady zarządzania finansowego, w tym przepływów finansowych i rozliczania środków (w szczególności sposobu przekazywania przez beneficjenta środków finansowych na pokrycie niezbędnych, ponoszonych przez partnerów kosztów realizacji zadań w ramach projektu, zgodnie z dokumentem: Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ); zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie; zasady podejmowania decyzji w partnerstwie (zasady wspólnego zarządzania); pełnomocnictwo lub upoważnienie do reprezentowania partnerów przez beneficjenta; sposób wewnętrznego monitorowania i kontroli realizacji projektu. UWAGA! Umowy partnerskiej (lub porozumienia) nie należy załączać do wniosku o dofinansowanie. Należy ją złożyć na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie. Minimalny zakres umowy partnerskiej 8 na rzecz realizacji projektu stanowi załącznik nr 1 do dokumentu: Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą PO KL. 2.7.5 W przypadku realizacji projektu w partnerstwie partnerzy są odrębnie wyszczególniani we wniosku o dofinansowanie projektu. Informacje o planowanym partnerstwie oraz partnerach powinna znaleźć się we wniosku o dofinansowanie projektu. W szczególności dotyczy to: punktu 2.8 Partnerzy, w którym wymienia się dane dotyczące wszystkich partnerów (nazwę, status prawny i adres siedziby). punktu 3.3 Zadania, w którym należy wskazać i opisać zadania, za których realizację odpowiedzialny będzie/będą w całości lub częściowo partner/partnerzy. Z uwagi na fakt, że partnerstwo ma charakter zadaniowy, we wniosku o dofinansowanie projektodawca (lider partnerstwa) wskazuje zadania w podziale na ich części, które powinny być przypisane do partnera/poszczególnych partnerów. W uzasadnionych przypadkach dane zadanie może być realizowane przez więcej niż jednego partnera (w tym beneficjenta). Jednak w takim przypadku należy wyraźnie wyodrębnić podzadania przypisane poszczególnym partnerom. Do zadań opisanych w pkt 3.3 wniosku projektodawca powinien odnieść się w punkcie 3.7 wniosku Opis 8 Minimalny zakres umowy partnerskiej może być przez strony uzupełniony o postanowienia niezbędne dla realizacji projektu. Postanowienia stanowiące uzupełnienie minimalnego zakresu nie mogą być sprzeczne z postanowieniami zawartymi w minimalnym zakresie. 25
sposobu zarządzania projektem, opisując rolę partnerów, w tym podział obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności lidera i partnerów w realizacji projektu. punktu 3.4 Ryzyko nieosiągnięcia założeń projektu (punkt ten wypełniany jest tylko przez projektodawców wnioskujących o kwotę dofinansowania równą albo przekraczającą 2 mln złotych), który pozwala projektodawcy na zaplanowanie w sposób uporządkowany zarządzania ryzykiem w projekcie, w które należy włączyć partnera/partnerów projektu. W kolumnie trzeciej Sposób identyfikacji wystąpienia sytuacji ryzyka projektodawca może wskazać, że identyfikacja wystąpienia sytuacji ryzyka będzie dokonywana przez partnera/partnerów projektu. Natomiast w kolumnie czwartej punktu 3.4 projektodawca może w ramach opisu działań, które zostaną podjęte w celu uniknięcia wystąpienia sytuacji ryzyka oraz w przypadku wystąpienia sytuacji ryzyka zawrzeć informację, że realizacja tych działań lub części tych działań zostanie powierzona partnerowi/partnerom. punktu 3.5 Oddziaływanie projektu, w którym przy opisywaniu wartości dodanej projektu wynikającej z ogólnego opisu projektu i zazwyczaj związanej z osiągnięciem dodatkowych wskaźników lub produktów, niewynikających bezpośrednio z celów projektu i z realizowanych w jego ramach zadań należy również odnieść się do efektów realizacji projektu w partnerstwie. punktu 3.6 Potencjał i doświadczenie projektodawcy, w którym należy opisać, jakie jest doświadczenie projektodawcy i partnerów przy realizacji projektów o podobnej tematyce/podobnym zakresie. W tym punkcie przedstawiane są również informacje potwierdzające potencjał finansowy projektodawcy i partnerów do realizacji projektu. punktu 3.7 Opis sposobu zarządzania projektem, w którym wskazuje się strukturę zarządzania projektem, ze szczególnym uwzględnieniem roli partnerów. W tej części musi być jasno sformułowana zasada i sposób wspólnego zarządzania projektem przez lidera i jego partnerów, poprzez Grupę Sterującą (o której mowa w rozdziale III, pkt 13 Zakresu realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ). Uwaga! W przypadku partnerstwa jednostek publicznych i niepublicznych, w którym liderem jest jednostka publiczna, projektodawca w punkcie tym oświadcza, iż wniosek złożony w partnerstwie spełnia wymogi art. 28a ustawy. W tym punkcie projektodawca wskazuje także, jakie zasoby ludzkie, organizacyjne lub techniczne zostaną wniesione przez poszczególnych partnerów na potrzeby realizacji zadań wskazanych w pkt 3.3 Zadania (o ile partnerzy wnoszą do projektu takie zasoby). Ponadto w każdym wniosku o dofinansowanie projektu przewidzianego do realizacji w partnerstwie w pkt 3.7 musi być zawarta 26
informacja, że projektodawca i partnerzy przygotowali projekt wspólnie. części V. Oświadczenie wniosku, w której dodatkowo zamieszczone jest oświadczenie partnerów o zapoznaniu się z informacjami zawartymi we wniosku oraz zobowiązanie do realizowania projektu zgodnie z informacjami zawartymi we wniosku o dofinansowanie. Oświadczenie podpisują osoby reprezentujące poszczególnych partnerów krajowych. 2.7.6 Możliwości zawarcia partnerstwa: 1) Wnioskodawca/Beneficjent będący jednostką samorządu terytorialnego lub jednostką administracji rządowej może zawrzeć umowę z partnerem należącym do sektora finansów publicznych. Sposób wyboru partnera stanowi decyzję beneficjenta i partnerów. Partnerstwo wymaga podjęcia uchwał właściwych organów gmin, powiatu lub województwa przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu oraz zawarcia porozumienia. W przypadku jednostek zaliczonych do podsektora rządowego sektora finansów publicznych partnerstwa zawierane są na podstawie porozumień. 2) Wnioskodawca/Beneficjent będący jednostką sektora finansów publicznych może poszukiwać partnerów do zadań nie określając, czy jest to partner należący do sektora finansów publicznych, czy też spoza sektora finansów publicznych. W takim przypadku przy wyborze partnerów stosuje się zasady określone poniżej w pkt. 3. 3) Wnioskodawca/Beneficjent będący jednostką sektora finansów publicznych może zawrzeć partnerstwo z jednostką spoza sektora finansów publicznych. W przypadku projektów partnerskich realizowanych na podstawie umowy partnerskiej, podmiot, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, ubiegający się o dofinansowanie, dokonuje wyboru partnerów spoza sektora finansów publicznych z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów, w szczególności jest zobowiązany do: ogłoszenia otwartego naboru partnerów w dzienniku ogólnopolskim lub lokalnym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej; w ogłoszeniu powinien być wskazany termin, co najmniej 21 dni na zgłoszenie partnerów; uwzględnienia przy wyborze partnerów: zgodności działania potencjalnego partnera z celami partnerstwa, oferowanego wkładu potencjalnego partnera w realizację celu partnerstwa, doświadczenia w realizacji projektów o podobnym charakterze, współpracy z beneficjentem w trakcie przygotowania projektu; podania do publicznej wiadomości informacji o stronach umowy o partnerstwie oraz zakresu zadań partnerów. 27