WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki PNK-IV.431.17.2012 Łódź, 8 czerwca 2012 r. Pan Witold Małecki Burmistrz Miasta Tuszyna Pan Andrzej Małecki Przewodniczący Rady Miejskiej w Tuszynie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa ) 27 marca 2012 r. w Urzędzie Miasta Tuszyna przeprowadzona została kontrola problemowa, której przedmiotem było przyjmowanie oraz załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Burmistrza 2 maja 2012 r., bez zgłoszenia zastrzeżeń, w związku z powyższym przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Z uwagi na opisane poniżej nieprawidłowości, działalność podmiotu kontrolowanego w badanym zakresie należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Urząd Miasta Tuszyna jest organizacyjnie przygotowany do przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków. Obowiązki i zadania w tym zakresie oraz formy sprawowanego nadzoru zostały uwzględnione w Regulaminie Organizacyjnym oraz zakresach czynności pracowników. W sprawach skarg i wniosków obywatele są przyjmowani przez Burmistrza, 1
Zastępcę Burmistrza, Przewodniczącego Rady Miejskiej oraz pracowników Urzędu. Wyniki kontroli wskazują na wypełnienie dyspozycji art. 253 Kpa. Przepis 3 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., Nr 5, poz. 46) stanowi, że przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierza się wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom. Jak ustalono w toku kontroli, w Urzędzie Miasta Tuszyna brak jest komórki organizacyjnej, realizującej powyższe zadanie. Z Regulaminu Organizacyjnego wynika, że ogólny nadzór nad rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków przez komórki organizacyjne jest zadaniem Burmistrza, natomiast Sekretarz Gminy jest odpowiedzialny za koordynację załatwiania skarg i wniosków przez komórki organizacyjne. W Urzędzie Miasta Tuszyna prowadzony jest rejestr skarg i wniosków, wnoszonych do Burmistrza Miasta Tuszyna. W dniu kontroli zaprowadzony został rejestr skarg i wniosków składanych do Rady Miejskiej w Tuszynie. Jak wynika ze złożonych wyjaśnień, wcześniej takie pisma odnotowywane były w dzienniku korespondencyjnym. Zespół kontrolny dokonał badania wszystkich spraw (6), które w okresie od 1 stycznia 2011 r. wpłynęły do kontrolowanego podmiotu. Skargi wniesione do Burmistrza Miasta Tuszyna zostały wpisane w stosownym rejestrze. Kontrolowany podmiot realizuje przepis art. 254 Kpa, bowiem skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty są rejestrowane i przechowywane w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. Ustalenia kontroli wskazują na niewłaściwą wstępną kwalifikację pism przed dokonaniem ich wpisu w rejestrze skarg i wniosków. W 2 przypadkach w przedmiotowym rejestrze odnotowane zostały pisma będące żądaniami rekompensaty za uszkodzone mienie oraz w 1 przypadku podanie o umorzenie płatności czynszu za lokal mieszkalny. Powyższe pisma nie stanowią wniosków, o których mowa w dziale VIII Kpa, zatem podlegają załatwieniu w trybach innych niż określony w powołanym dziale. Należy podkreślić, że podejmując decyzję w kwestii kwalifikacji pisma należy kierować się przesłankami określonymi w przepisach art. 227 i 241 Kpa. Przedmiotem skargi jest w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Natomiast wniosek obejmuje w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności. 2
W tym miejscu pragnę zwrócić uwagę, że skargi mogą również dotyczyć postępowania administracyjnego. Zgodnie z zasadą pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego przed skargowym, w przypadku wpływu skargi, która może spowodować wszczęcie postępowania administracyjnego lub dotyczy toczącego się bądź zakończonego decyzją ostateczną postępowania administracyjnego, zastosowanie mają odpowiednio przepisy art. 233-236 Kpa. W toku kontroli, w aktach jednej z badanych spraw, stwierdzono pismo noszące znamiona skargi, które jednak nie zostało wpisane do rejestru skarg i wniosków. Zwracam zatem uwagę na konieczność odnotowywania w przedmiotowym rejestrze pism, o których mowa w dziale VIII Kpa Skargi i wnioski. W 3 przypadkach skargi zostały załatwione przez Burmistrza Miasta Tuszyna. Tymczasem w sprawach tych zastosowanie winien znaleźć przepis art. 229 pkt 3 Kpa, w myśl którego, jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, [z wyjątkiem spraw z zakresu administracji rządowej] zastosowanie w odniesieniu do skarg dotyczących: 1) zachowania pracownika Urzędu. jest rada gminy. Powyższe unormowanie winno znaleźć W analizowanej sprawie organem właściwym do jej rozpatrzenia była Rada Miejska w Tuszynie, która mogła przekazać ją do załatwienia przełożonemu służbowemu pracownika. Z przepisu art. 232 2 Kpa wynika bowiem, że skargę na pracownika można przekazać do załatwienia również jego przełożonemu służbowemu. Jednocześnie przełożony służbowy ma obowiązek zawiadomienia organu właściwego do rozpatrzenia skargi o sposobie jej załatwienia. W tym miejscu należy przytoczyć należy wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, IV SA/G1 77/08, LEX nr 511512, zgodnie z którym skarga na pracownika urzędu miasta, a takim jest naczelnik wydziału, jest w rzeczywistości skargą na osobę kierującą danym urzędem, co w niniejszym przypadku oznacza, że jest to Prezydent Miasta. Nie ma znaczenia fakt, czy pracownik wydaje decyzje administracyjne z upoważnienia organu, czy też wykonuje inne czynności związane z realizacją zadań tego organu; 2) zaniedbania lub nienależytego wykonania zadań przez Burmistrza. W 3 przypadkach, w których pisma dotyczyły więcej niż jednej sprawy, nie został zastosowany przepis 10 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, na podstawie którego, jeżeli skarga lub wniosek dotyczy kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, organ, do którego wniesiono skargę lub wniosek, 3
rozpatruje sprawy należące do jego właściwości, a pozostałe przekazuje niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, właściwym organom, przesyłając odpis skargi lub wniosku, i zawiadamia o tym równocześnie wnoszącego skargę lub wniosek. Dwie sprawy, które wpłynęły do Rady Miejskiej w Tuszynie nie zostały załatwione w terminie wynikającym z art. 237 1 Kpa, zgodnie z którym organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. W jednej ze spraw do skarżącego skierowano pismo, jednak nie zawierało ono dokładnego wskazania nowego terminu załatwienia skargi, czym naruszony został przepis art. 36 Kpa (patrz: wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 28 stycznia 2009 r. - II SAB/Go/ 28/08 LEX nr 478540). W zawiadomieniach o odmownym sposobie załatwienia skarg (5 przypadków) brak jest pouczenia o treści art. 239 Kpa, którego zamieszczenie jest obligatoryjne od 17 czerwca 2010 r. Powyższy obowiązek wprowadzony został ustawą z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz.230), która zmieniła art. 238 1 Kpa. Odpowiedzi na skargi wystosowywane przez Burmistrza Miasta Tuszyna (4 przypadki) zostały opatrzone symbolami klasyfikacyjnymi innymi niż wynikające z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67). Zgodnie z załącznikiem nr 2 do powyższego aktu zawiadomienia o załatwieniu skarg winny otrzymać symbol: 1510, zaś zawiadomienia o przekazaniu skarg według właściwości: 1511. Odpowiedzialność za wyżej opisane nieprawidłowości i uchybienia ponoszą: 1) Burmistrz Miasta Tuszyna i Sekretarz Gminy Tuszyn w związku z nadzorem nad działalnością kontrolowanego podmiotu w obszarze załatwiania skarg i wniosków; 2) Rada Miejska w Tuszynie w zakresie spraw załatwianych przez Radę; 3) Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miasta w Tuszynie w związku z obowiązkiem niezwłocznego rejestrowania pism, kwalifikowanych jako skargi lub wnioski. 4
Przedstawiając powyższe uwagi i ocenę, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) realizację przepisu 3 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w zakresie wyznaczenia komórki organizacyjnej lub imiennie wskazanych pracowników przyjmujących i koordynujących rozpatrywanie skarg i wniosków oraz zamieszczenia w siedzibie Urzędu stosownej informacji; 2) wzmożenie nadzoru nad załatwianiem skarg i wniosków; 3) prawidłowe kwalifikowanie spraw, a następnie ich załatwianie zgodnie z odpowiednią procedurą; 4) odnotowywanie w rejestrze skarg i wniosków pism, o których mowa w dziale VIII Kpa; 5) formalną poprawność zawiadomień o sposobie załatwienia skarg i wniosków; 6) stosowanie przepisu 10 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, w przypadku, gdy pismo dotyczy więcej niż jednej sprawy; 7) terminowe załatwianie skarg i wniosków oraz stosowanie art. 36 Kpa, jeżeli skarga nie może zostać załatwiona w ustawowym terminie. Na podstawie 38 ust. 1 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego jest Pan Burmistrz zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków. W związku z tym oczekuję stosownej informacji, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-ca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 5