ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące organizacji wizyty studyjnej w ramach projektu Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych Nr postępowania: 6/2014/TP, data: 04.08.2014 r. 1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Polskie Forum Osób Niepełnosprawnych ul. Bitwy Warszawskiej 1920 r. 10, 02-366 Warszawa 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Polskie Forum Osób Niepełnosprawnych jako podmiot realizujący w partnerstwie z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Polską Organizacją Pracodawców Osób Niepełnosprawnych oraz KARE, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działania 1.3 - Ogólnopolskie programy integracji i aktywizacji zawodowej, Poddziałania 1.3.6 - PFRON projekty systemowe, projekt pn. Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych, finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, ogłasza nabór ofert na usługę polegającą na zorganizowaniu wizyty studyjnej w ramach ww. projektu. 3. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV) 55100000-1 Usługi hotelarskie 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 60112000-6 Usługi w zakresie publicznego transportu drogowego 60170000-0 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 60410000-5 Usługi regularnego transportu lotniczego 63515000-2 Usługi podróżne 63520000-0 Usługi agencji transportowych 66510000-8 Usługi ubezpieczeniowe 66512100-3 Usługi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków 4. ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY Organizacja wizyty studyjnej w Irlandii w terminie: 30 września - 3 października 2014 r. W wizycie weźmie udział 10 uczestników i maksymalnie 3 osoby obsługi (organizator, tłumacz i w zależności od potrzeby asystent osoby niepełnosprawnej). Zamawiający przewiduje, że w wizycie może wziąć udział maksymalnie jedna osoba niepełnosprawna na wózku. Organizacja wizyty obejmie: a) Zapewnienie transportu dla uczestników i obsługi wizyty studyjnej z Warszawy do Dublina wraz z drogą powrotną (w przypadku lotniska w Modlinie również transport Warszawa - lotnisko / lotnisko - Warszawa). Przylot do Dublina w dniu 30.09.2014 r., wylot z Dublina 3.10.2014 r. 1
b) Zapewnienie transportu lokalnego każdego dnia trwania wizyty, obejmującego przejazdy na trasach: lotnisko - hotel w dniu przylotu, hotel - miejsce spotkań - hotel, hotel - lotnisko w dniu wylotu. Miejscem spotkań będzie siedziba organizacji KARE w Newbridge w hrabstwie Kildare. Środek transportu powinien być dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. c) Zapewnienie noclegów dla uczestników i obsługi wizyt. Wykonawca zapewni w całym okresie wizyty zakwaterowanie w Dublinie w jednym obiekcie zapewniającym uczestnikom dobre warunki pobytu (hotel o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym, dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, w pokojach 1- osobowych; każdy z pokoi musi być wyposażony w łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym, jeden pokój dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych). d) Zapewnienie wyżywienia podczas wizyt studyjnych. Wykonawca zapewni pełne wyżywienie składające się ze śniadania, obiadu i kolacji (tylko na terenie Irlandii). Zamawiający przewiduje sytuację, w której śniadania i kolacje będą wydawane w hotelu, zaś pozostałe posiłki będą realizowane poza miejscem zakwaterowania uczestników wizyty studyjnej. e) Ubezpieczenie uczestników i obsługi wizyt studyjnych od następstw nieszczęśliwych wypadków, kosztów leczenia oraz utraty bagażu. 5. ZADANIA PO STRONIE ZAMAWIAJĄCEGO Rekrutacja uczestników wizyt i bieżące kontakty z uczestnikami wizyty. Merytoryczne i organizacyjne przygotowanie programu wizyty. Wybór oraz zatrudnienie tłumacza języka angielskiego i asystenta osoby niepełnosprawnej. Zapewnienie uczestnikom opieki organizatora podczas przelotu i pobytu w Irlandii. 6. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin wykonania usługi: od dnia 21.08.2014 r. do dnia 03.10.2014 r. 2. Miejsce wykonania zamówienia: Polska, Irlandia. 7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który: a) posiada minimum 5-letnie doświadczenie w organizacji wyjazdów grupowych, b) posiada minimum 5-letnie doświadczenie w organizacji wyjazdów zagranicznych. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. 8. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2
2. Kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3. Referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert. 9. WALUTA, W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA PLN 10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim. Kompletna oferta musi zawierać: 1) dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, e-mail); 2) proponowaną cenę (netto i brutto) za wykonanie zamówienia; 3) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego; 4) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego; 5) referencje. 11. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI WYKONAWCAMI Joanna Wojtyńska, Dyrektor Biura PFON, e-mail: joanna.wojtynska@pfon.org 12. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Ofertę (skan) należy przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: biuro@pfon.org w nieprzekraczalnym terminie do dnia 20 sierpnia 2014 r. do godz. 10:00. Decyduje data i godzina wpływu oferty. W temacie wiadomości należy wpisać Organizacja wizyty studyjnej - oferta". 13. KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY Dokonując wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami: 1. cena za realizację zamówienia max 50 pkt; 2. doświadczenie w organizacji wyjazdów grupowych max 25 pkt; 3. doświadczenie w organizacji wyjazdów zagranicznych max 25 pkt; 3
14. SPOSÓB OBLICZENIA OFERTY Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie zsumowanej liczby punktów w oparciu o przedstawione kryteria i ustaloną punktację. Maksymalnie oferta może uzyskać 100 pkt. 1. Punktacja dla kryterium cena za realizację zamówienia - ocena na podstawie ceny brutto wskazanej przez Wykonawcę w ofercie. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 50. Oferta z najniższą ceną otrzyma 50 punktów. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: C = ( Cmin/Co x ) x 50 pkt C liczba punktów dla oferty ocenianej za kryterium ceny Cmin najniższa cena brutto spośród złożonych ofert Co x cena oferty ocenianej 2. Punktacja dla kryterium doświadczenie w organizacji wyjazdów grupowych - ocena na podstawie Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz referencji. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 25. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: Dowg od 5 do 10 lat = 5 pkt Dowg od 11 do 16 lat = 15 pkt Dowg powyżej 16 lat = 25 pkt Dowg doświadczenie w organizacji wyjazdów grupowych liczone w latach. 3. Punktacja dla kryterium doświadczenie w organizacji wyjazdów zagranicznych - ocena na podstawie Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz referencji. Maksymalna liczba punktów dla tego kryterium wynosi 25. Punkty zostaną obliczone wg wzoru: Dowz od 5 do 10 lat = 5 pkt Dowz od 11 do 16 lat = 15 pkt Dowz powyżej 16 lat = 25 pkt Dowz - doświadczenie w organizacji wyjazdów zagranicznych liczone w latach. 4
Suma punktów oferty zostanie obliczona według wzoru: S x = C + Dowg + Dowz S x suma punktów oferty C punkty za kryterium cena za realizację zamówienia Dowg doświadczenie w organizacji wyjazdów grupowych w latach. Dowz doświadczenie w organizacji wyjazdów zagranicznych w latach. Suma punktów oferty zostanie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą liczbą punktów. Jeżeli dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród nich wybierze ofertę z niższą ceną. 15. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY BYĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie. 16. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 30.09.2014 r. 17. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. 18. FINANSOWANIE Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pt. Trener pracy jako sposób na zwiększenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych. 19. UWAGI KOŃCOWE a) Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo. b) Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu 5
cywilnego. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Polskiego Forum Osób Niepełnosprawnych do zawarcia umowy. PFON może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. 20. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Do zapytania ofertowego dołączono: Załącznik nr 1 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych 04.08.2014 r. (data i podpis) 6