ROCZNY PLAN KONTROLI REALIZOWANY W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO DLA WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO NA LATA NA ROK 2013

Załącznik do Uchwały nr 1325/193/12 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 13 listopada 2012 r. ROCZNY PLAN KONTROLI REALIZOWANY W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO DLA WOJEWÓDZTWA POMORSKIEGO NA LATA 2007-2013 NA ROK 2013

SPIS TREŚCI 1. Wstęp... 3 1.1. Uwarunkowania prawne... 3 1.2.Tryb kontroli... 4 1.3. Zasady prowadzenia kontroli.... 4 2. Opis uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli w 2013 roku... 4 2.1. Cel kontroli... 4 2.2. Opis struktury komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację zadań kontrolnych... 5 2.3. Procedury kontroli.... 9 2.4. Opis obiegu i przekazywania informacji o wynikach przeprowadzonych kontroli.... 10 2.5. Obszary kontroli... 11 2.6 Rodzaje kontroli.... 12 2.6.1 Kontrole ad hoc (doraźne).... 13 2.6.2 Kontrola dokumentacji realizacji projektu na żądanie ( on the desk ) /w siedzibie IZ RPO WP / IP II... 15 2.6.3 Kontrola na miejscu realizacji projektów... 15 2.6.4. Kontrole sprawdzające.... 16 2.6.5 Kontrole trwałości.... 16 2.6.5.1.Kontrole trwałości przeprowadzane przez IZ RPO WP:... 16 2.6.5.2 Kontrole trwałości przeprowadzane w ramach RPO WP przez IP II:... 17 2.6.6. Kontrole krzyżowe... 17 3. Opis metodologii doboru próby projektów do kontroli w ramach kontroli projektów oraz obszaru kontroli w ramach kontroli sytemu.... 21 3.1. Metodyka wyboru obszaru do kontroli w ramach kontroli systemowej.... 21 3.1.1. Metodyka wyboru Działań/Poddziałań do kontroli w ramach kontroli systemu.... 21 3.1.2. Metodyka wyboru próby projektów do kontroli na dokumentach w ramach kontroli systemowej... 22 3.2. Metodyka doboru próby projektów do kontroli przez IZ RPO WP.... 23 3.3. Metodyka doboru próby projektów przez IP II.... 24 3.4. Metodyka doboru próby dokumentów w trakcie kontroli projektów w ramach IZ RPO WP.... 24 3.5. Metodyka doboru próby dokumentów w trakcie weryfikacji wniosków o płatność dokonywana przez IZ RPO WP... 25 3.6. Metodyka doboru próby projektów do kontroli trwałości na miejscu przez IZ RPO WP... 26 Załącznik nr 1.Układ chronologiczny i tematyczny prognozowanych kontroli w ramach kontroli systemu... 27 Załącznik nr 2. Matryca ryzyka stosowana przy kontroli systemowej.... 28 Załącznik nr 3.- Matryca ryzyka stosowana przy doborze próby projektów do kontroli... 29 Załącznik nr 4 - Matryca ryzyka stosowana przy doborze próby projektów do kontroli trwałości na miejscu... 31 2

1. Wstęp. Roczny Plan Kontroli realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 na rok 2013 (dalej: Plan kontroli na 2013 rok) obejmuje: roczny plan kontroli systemowej; roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektów opracowany przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 (dalej: IZ RPO WP); roczny plan kontroli na miejscu realizacji projektów opracowany przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia (dalej: IP II), której funkcję pełni Agencja Rozwoju Pomorza S.A. Niniejszy dokument, jako całościowy plan kontroli dla Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 (dalej: RPO WP) jest zatwierdzany przez Zarząd Województwa Pomorskiego, a następnie akceptowany przez Instytucję Koordynującą Regionalne Programy Operacyjne (dalej: IK RPO). Kontrole na miejscu realizacji projektów przeprowadzane są przez IZ RPO WP oraz IP II zgodnie z zasadami opisanymi niniejszym dokumencie. Roczny plan kontroli uwzględnia oraz określa również zasady przeprowadzania kontroli systemowych przez IZ RPO WP. Głównym celem przeprowadzania kontroli jest ocena prawidłowości wykorzystania środków pochodzących z Unii Europejskiej oraz sprawdzenie prawidłowości proceduralnej i rzeczowej całości środków finansowych przeznaczonych na realizację projektów. 1.1. Uwarunkowania prawne. Główne zadania z zakresu kontroli IZ RPO WP wynikają z przepisów wspólnotowych Unii Europejskiej, a w szczególności: Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (ze zm.); Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dnia 6 grudnia 2006r. (tj. Dz. U. z 2009 Nr 84, poz. 712 ze zm.); Wytycznych w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 05.06.2012r.; Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowywania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007-2013 z dnia 29.06.2012r. Dokumentem regulującym w sposób szczegółowy procedury kontroli IZ RPO WP i IP II jest Instrukcja wykonawcza Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 (dalej: IW IZ RPO WP) oraz Instrukcja wykonawcza Instytucji Pośredniczącej II stopnia Regionalnym Programem Operacyjnym dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 (dalej: IW IP II). Zasady współpracy pomiędzy IZ RPO WP a IP II określa umowa nr 6/UM/DPR-FP/2008 z dnia 17.03.2008r. podpisana z Agencją Rozwoju Pomorza S.A. na pełnienie funkcji Instytucji Pośredniczącej II stopnia we wdrażaniu Osi Priorytetowej 1 RPO 3

WP 2007-2013 (z wył. Działania 1.3). W ramach umowy zawarto trzy aneksy w dniach: 26 lutego 2009r.,5 stycznia 2010r. oraz 9 maja 2012r. 1.2.Tryb kontroli. Założenia kontroli przeprowadzanych przez IZ RPO WP wynikają m.in. z uwarunkowań prawnych. Na ich podstawie IZ RPO WP przeprowadza kontrole realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 (dalej: RPO WP) w następujących trybach: 1. Kontrola systemowa (kontrola systemu zarządzania i kontroli w IP II): planowa, doraźna. 2. Kontrola realizacji projektów (kontrola u Beneficjenta): planowa, doraźna, sprawdzająca. 3. Kontrola krzyżowa. 4. Kontrola trwałości. 1.3. Zasady prowadzenia kontroli. W trakcie wykonywania czynności kontrolnych obowiązują następujące zasady: legalności tj. wykonywania czynności kontrolnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; rzetelności tj. obiektywnego i rzetelnego sprawdzania faktów i udokumentowania wyników kontroli w oparciu o materiał źródłowy; podmiotowości tj. dokonywania ustaleń dotyczących tylko jednostki kontrolowanej; tajemnicy tj. zachowania tajemnicy kontroli zgodnie z właściwymi przepisami o ochronie informacji niejawnych i ochrony danych osobowych; kontradyktoryjności tj. możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich. 2. Opis uwarunkowań prowadzenia procesu kontroli w 2013 roku. 2.1. Cel kontroli. Kontrola systemowa ma na celu monitorowanie prawidłowości realizacji Działania/Poddziałań powierzonych do wdrażania przez IP II oraz uzyskanie uzasadnionego zapewnienia, że system zarządzania i kontroli w IP II funkcjonuje efektywnie oraz zgodnie z procedurami i obowiązującymi przepisami. Kontrola projektu, jest narzędziem umożliwiającym monitoring prawidłowości realizacji projektu. Podstawowym celem kontroli jest: otrzymanie zapewnienia, że projekt jest realizowany prawidłowo; upewnienie się, że projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu; weryfikacja postępów i efektów realizacji projektu w miejscu jego realizacji; weryfikacja czy dane dostarczone przez beneficjenta w sprawozdaniach i wnioskach o płatność są prawdziwe, a wydatki zostały rzeczywiście poniesione przez beneficjenta; sprawdzenie, czy wymogi w zakresie informacji i promocji są przestrzegane. IZ RPO WP przeprowadza kontrole realizacji projektu zgodnie z przyjętą metodologią, w oparciu o analizę ryzyka. 4

2.2. Opis struktury komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację zadań kontrolnych. Za realizację zadań kontrolnych w ramach RPO WP w IZ RPO WP odpowiadają: Referat Koordynacji RPO (w zakresie kontroli systemowej); Referat Kontroli (w zakresie kontroli projektów realizacji w ramach Działań wdrażanych przez IZ RPO WP, projektów własnych IP II oraz projektów realizowanych w ramach OP 10 RPO WP Pomoc Techniczna, której beneficjentem jest Samorząd Województwa Pomorskiego); Referat Płatności (w zakresie kontroli krzyżowych w ramach programu i horyzontalnych z projektami PROW 07-13 / PO RYBY); Referat Realizacji Projektów Lokalnych/Regionalnych (w zakresie przeprowadzenia wizyt monitorujących w przypadku wniosków o dofinansowanie projektów, dla których zaplanowano przedsięwzięcia w ramach instrumentu elastyczności oraz przeprowadzania kontroli trwałości); Referat Płatności, Monitoringu i Kontroli RPO (w zakresie kontroli projektów realizowanych w ramach Dz. 9.3 RPO WP); Za realizację zadań kontrolnych w ramach RPO WP w IP II odpowiadają: Sekcja kontroli przeprowadza kontrole projektów realizowanych w ramach OP 1 RPO WP (z wył. Dz. 1.3 i projektów własnych ARP S.A.), które mają na celu weryfikację, czy towary i usługi zostały faktycznie dostarczone oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów na poszczególne operacje zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi poprzez sprawdzenie prawidłowości realizacji projektu z zawartą umową. Sekcja płatności i sprawozdań (w zakresie kontroli krzyżowych w ramach programu w ramach Działań wdrażanych przez IP II.). Niezależność osób zaangażowanych w kontrolę w stosunku do instytucji kontrolowanych gwarantuje oświadczenie o braku przesłanek stanowiących podstawę wyłączenia z udziału w kontroli, podpisywane przed każdą kontrolą przeprowadzoną u Beneficjenta/w IP II. W sytuacji zaistnienia okoliczności mogących budzić wątpliwość co do bezstronnej oceny danego projektu przez członka Zespołu Kontrolującego, pracownik informuje o tym przełożonego. W związku z faktem, iż Departament Programów Regionalnych (DPR) odpowiada zarówno za realizację projektów Pomocy Technicznej oraz ich kontrolę, zachowano zasadę rozdzielności funkcji. Za realizację projektów w ramach Osi Priorytetowej 10 odpowiada Pion Koordynacji DPR, natomiast weryfikację wniosków o płatność oraz kontrolę realizacji projektów przeprowadza Pion Płatności, Monitoringu i Kontroli DPR. Zakres obowiązków oraz liczba osób odpowiedzialnych za realizację zadań kontrolnych w powyższych komórkach organizacyjnych jest następująca: Tabela nr 1 Zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę systemową. Nazwa instytucji Komórka organizacyjna urzędu Referat Stanowisko bezpośrednio nadzorujące Liczba osób 9 Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Departament Programów Regionalnych Referat Koordynacji RPO Kierownik Referatu Koordynacji RPO Do zadań Referatu należy, w szczególności: a) planowanie i przygotowywanie kontroli systemu zarządzania i kontroli RPO WP; b) weryfikacja Planu kontroli realizowanego w ramach RPO WP przesyłanego w każdym roku przez IPII; c) przygotowywanie, we współpracy z Referatem Kontroli, Planu kontroli realizowanego w ramach RPO WP; d) wykonywanie kontroli systemowych; e) zarządzanie wynikami kontroli/audytów; 5

f) współpraca przy przygotowaniu procedury informowania o nieprawidłowościach na poziomie regionalnym; g) przygotowanie informacji do sporządzenia raportów o nieprawidłowościach wynikających z nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli; h) współpraca z komórkami wykonującymi kontrolę w instytucjach zaangażowanych we wdrażanie RPO WP lub innych instytucjach uprawnionych do kontroli na podstawie innych przepisów; i) opiniowanie dokumentów programowych, w tym w zakresie przeprowadzania audytu wewnętrznego i zewnętrznego w ramach RPO WP; j) aktualizacja IW IZ RPO WP oraz Opisu Sytemu Zarządzania i Kontroli RPO WP; k) weryfikacja i akceptacja IW IP II; l) weryfikacja i akceptacja Przewodnika Beneficjenta Osi Priorytetowej 1 wraz z załącznikami, opracowywanego przez Instytucji Pośredniczącej II stopnia wdrażającej Oś Priorytetową 1 RPO WP 2007 2013 (bez Dz.1.3); m) opracowywanie projektów zmian Uszczegółowienia Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013; n) opracowywanie wytycznych i zaleceń dla IP II oraz interpretacji i odpowiedzi na pytania IP II; o) opracowywanie projektów uchwał w sprawie przyznania dofinansowania przez ZWP. Tabela nr 2 Zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę projektów realizowanych w ramach Działań wdrażanych przez IZ RPO WP, projektów własnych IP II oraz projektów realizowanych w ramach OP 10 RPO WP Pomoc Techniczna, której beneficjentem jest Samorząd Województwa Pomorskiego. Nazwa instytucji Komórka organizacyjna urzędu Referat Stanowisko bezpośrednio nadzorujące Liczba osób 15 Do zadań Referatu należy, w szczególności: Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Departament Programów Regionalnych Referat Kontroli Kierownik Referatu Kontroli a) współudział przy przygotowywaniu Planu kontroli realizowanego w ramach RPO WP; b) wykonywanie kontroli realizacji projektów, w tym w zakresie kontroli projektów na miejscu realizacji w ramach Działań wdrażanych przez IZ RPO WP, projektów własnych IP II oraz projektów realizowanych w ramach OP 10 RPO WP Pomoc Techniczna, której beneficjentem jest Samorząd Województwa Pomorskiego; c) wykonywanie kontroli w siedzibie IZ RPO WP, w tym dokumentacji przetargowej i kontroli sprawdzających; d) weryfikacja dokumentacji przetargowej zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie; e) kontrole krzyżowe horyzontalne w trakcie kontroli na miejscu; f) zarządzanie wynikami kontroli; g) przygotowanie informacji do sporządzenia raportów o nieprawidłowościach wynikających z naruszeń prawa stwierdzonych w wyniku kontroli; h) współpraca z komórkami wykonującymi kontrolę w instytucjach zaangażowanych we wdrażanie RPO WP lub innych instytucjach uprawnionych do kontroli na podstawie innych przepisów; i) współpraca przy aktualizacji IW IZ RPO WP oraz Opisu Sytemu Zarządzania i Kontroli RPO WP. Tabela nr 3 Zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrole krzyżowe i horyzontalne. Nazwa instytucji Komórka organizacyjna urzędu Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Departament Programów Regionalnych 6

Referat Stanowisko bezpośrednio nadzorujące Liczba osób 25 Do zadań Referatu należy, w szczególności: Referat Płatności Kierownik Referatu Płatności a) weryfikacja wniosków o płatność dla projektów realizowanych w ramach Działania 1.3 i OP 2-10 oraz projektów własnych ARP S.A.; b) dokonywanie kontroli krzyżowych programu i horyzontalnych; c) określanie poziomu planowanych wydatków w ramach RPO WP, weryfikacja i zatwierdzanie poświadczenia i deklaracji wydatków wraz z wnioskami o płatności okresowe od IP II, a także przygotowywanie poświadczenia i deklaracji wydatków wraz z wnioskami o płatności okresowe IZ RPO WP do IC; d) współuczestniczenie w procesie odzyskiwania kwot nienależnie wypłaconych; e) współpraca przy aktualizacji IW IZ RPO WP oraz Opisu Sytemu Zarządzania i Kontroli RPO WP. Tabela nr 4 Zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzanie kontroli trwałości oraz wizyt monitorujących w przypadku wniosków o dofinansowanie projektów, dla których zaplanowano szkolenia w ramach instrumentu elastyczności. Nazwa instytucji Komórka organizacyjna urzędu Referat Stanowisko bezpośrednio nadzorujące Liczba osób 7 / 4 Do zadań Referatów należy, w szczególności: Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Departament Programów Regionalnych Referat Realizacji Projektów Regionalnych/ Referat Realizacji Projektów Lokalnych Kierownik Referatu Realizacji Projektów Regionalnych/ Kierownik Referatu Realizacji Projektów Lokalnych a) wsparcie jednostek samorządu terytorialnego i innych instytucji publicznych i niepublicznych w zakresie przygotowywania wniosków o dofinansowanie projektów; b) uczestnictwo w ocenie formalnej wniosków o dofinansowanie projektów według opracowanych list sprawdzających, prowadzenie korespondencji z beneficjentami; c) opiniowanie zmian w projekcie powstałych w trakcie jego realizacji, po podpisaniu umowy o dofinansowanie; d) opracowywanie danych niezbędnych do przygotowania aneksu do umowy o dofinansowanie oraz sporządzanie umów i aneksów do umów o dofinansowanie projektów; e) weryfikacja formalno-prawna wniosków o dofinansowanie przed podpisaniem umowy; f) uczestnictwo w monitorowaniu oraz kontrolach realizacji projektów oraz sporządzanie dokumentacji kontrolnej; g) przeprowadzanie kontroli trwałości oraz wizyt monitorujących instrument elastyczności. Tabela nr 5 Zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę na miejscu projektów realizowanych w ramach Dz. 9.3 RPO WP. Nazwa instytucji Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego Komórka organizacyjna urzędu Referat Stanowisko bezpośrednio nadzorujące Departament Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich Referat Płatności, Monitoringu i Kontroli RPO Kierownik Referatu Płatności, Monitoringu i Kontroli RPO 7

Liczba osób 6 Do zadań Referatu należy, w szczególności: a) współudział przy przygotowywaniu Planu kontroli realizowanego w ramach RPO WP; b) wykonywanie kontroli na miejscu realizacji projektu; c) zarządzanie wynikami kontroli; d) przygotowanie informacji do sporządzenia raportów o nieprawidłowościach wynikających z naruszeń prawa stwierdzonych w wyniku kontroli; e) współpraca z komórkami wykonującymi kontrolę w instytucjach zaangażowanych we wdrażanie RPO WP lub innych instytucjach uprawnionych do kontroli na podstawie innych przepisów; f) współpraca przy aktualizacji IZ RPO WP oraz Opisu Sytemu Zarządzania i Kontroli RPO WP; g) opiniowanie wniosków beneficjentów o zmiany w umowie o dofinansowanie projektów; h) przeprowadzanie wizyt monitorujących instrument elastyczności; i) przeprowadzanie kontroli trwałości. Tabela nr 6 Zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrolę na miejscu realizacji projektów w ramach Działań wdrażanych przez IP II. Nazwa instytucji Komórka organizacyjna Stanowisko bezpośrednio nadzorujące Liczba osób 12/13 Do zadań Sekcji należy, w szczególności: Agencja Rozwoju Pomorza S.A. Sekcja kontroli Kierownik Sekcji kontroli a) kontrola projektów realizowanych w ramach OP 1 RPO WP (bez Dz. 1.3), w tym: właściwe czynności kontrole, opracowywanie informacji pokontrolnych i zaleceń pokontrolnych oraz kontrola i monitoring wdrożenia zaleceń pokontrolnych; b) przekazywanie, zgodnie z właściwością, dokumentacji pokontrolnej oraz tworzenie zestawień kontroli; c) przygotowywanie Planu kontroli w części dotyczącej IP II oraz przedłożenie go do zatwierdzenia IZ RPO WP do dnia 15 października roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy; d) inicjowanie zmian i przygotowywanie aktualizacji rocznego Planu kontroli realizowanego w ramach RPO WP; e) uzyskiwanie od beneficjentów informacji o pomiarach wskaźników monitoringowych dotyczących poszczególnych projektów; f) wprowadzanie danych do KSI (SIMIK 07-13) w zakresie wykonywanych zadań oraz nadanych uprawnień; g) wykrywanie oraz informowanie, zgodnie z obowiązującymi w programie zasadami, o wykrytych nieprawidłowościach w realizacji projektów; h) współpraca przy aktualizacji IW IP II oraz dokumentów konkursowych; i) przeprowadzanie kontroli trwałości; j) przeprowadzanie wizyt monitorujących instrument elastyczności. Tabela nr 7 Zadania i liczba pracowników odpowiedzialnych za kontrole krzyżowe i horyzontalne w ramach Działań wdrażanych przez IP II. Nazwa instytucji Komórka organizacyjna Zespół Agencja Rozwoju Pomorza S.A. Sekcja płatności i sprawozdań Zespół Płatności i Sprawozdań 1.1 RPO WP Zespół Płatności i Sprawozdań 1.2, 1.4, 1.5, 1.6 RPO WP 8

Stanowisko bezpośrednio nadzorujące Liczba osób 34 Do zadań Sekcji należy, w szczególności: Kierownik Sekcji płatności i sprawozdań a) weryfikacja wniosków o płatność dla projektów realizowanych w ramach Działań wdrażanych przez IP II; b) dokonywanie kontroli krzyżowych programu i horyzontalnych; c) przygotowywanie poświadczenia i deklaracji wydatków wraz z wnioskami o płatności okresowe od IP II do IZ RPO WP. W razie wystąpienia konieczności, dopuszcza się możliwość uczestniczenia w kontrolach systemowych, kontrolach realizacji projektów lub w kontrolach krzyżowych pracowników innych zespołów IZ RPO WP i IP II niż wskazane w tabelach powyżej na podstawie pisemnego upoważnienia. 2.3. Procedury kontroli. Stosowane przez IZ RPO WP procedury w zakresie kontroli zostały szczegółowo opisane w Instrukcji wykonawczej IZ RPO WP. Procedury zostały podzielone na dwa rodzaje procesów: kontrolę systemową i kontrolę realizacji projektów. W ramach IP II procedury opisano szczegółowo IW IP II. Dla każdego procesu został opisany tryb postępowania, terminy realizacji poszczególnych czynności, a także wzory dokumentów. Główne etapy realizacji procesu kontroli są następujące: 1. Powołanie w formie pisemnej Zespołu Kontrolującego, na którego czele stoi Kierownik Zespołu Kontrolującego; 2. Przygotowanie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia kontroli (upoważnień, programu kontroli, list sprawdzających, zebranie dokumentów i informacji koniecznych do przeprowadzenia kontroli); 3. Poinformowanie jednostki kontrolowanej o planowanej kontroli; 4. Przeprowadzenie czynności kontrolnych (na dokumentach lub na miejscu w oparciu o listy sprawdzające zgodnie z zasadą dwóch par oczu ); 5. Przygotowanie informacji oraz sformułowanie ewentualnych zaleceń pokontrolnych; 6. Poinformowanie jednostki kontrolowanej o wynikach kontroli; 7. W przypadku kontroli systemowej przekazanie podpisanej przez obie strony informacji pokontrolnej do wiadomości IA, IK RPO (o ile wykryto nieprawidłowości lub błędy w funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli) oraz IPOC; 8. Wprowadzenie informacji na temat przeprowadzanych kontroli na miejscu do Krajowego Systemu Informatycznego (SIMK 07-13) zgodnie z Instrukcją użytkownika KSI (SIMIK 07-13); 9. Przygotowanie informacji celem raportowania o ewentualnych nieprawidłowościach zgodnie z Procedurą informowania Komisji Europejskiej o nieprawidłowościach w wykorzystaniu funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w latach 2007 2013 (jeśli dotyczy). Zgodnie z IW IZ RPO WP przekazanie pisma informującego o kontroli systemowej i kontroli projektu następuje co najmniej 5 dni roboczych przed planowaną kontrolą. W uzasadnionych przypadkach, na pisemny wniosek beneficjenta, termin kontroli może być ustalony indywidualnie. W przypadku kontroli doraźnej beneficjent jest informowany na 2 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem czynności kontrolnych. W IP II Zespół Kontrolujący jest powoływany pisemnie przez Kierownika/Koordynatora Sekcji kontroli (wyłącznie w sytuacji, gdy Kierownik/Koordynator Sekcji kontroli nie jest jednocześnie Członkiem Zespołu Kontrolującego), Zastępcę Dyrektora RIF ds. Wdrażania lub Dyrektora RIF lub innych upoważnionych pracowników IP II. Zespół Kontrolujący liczy minimum dwóch członków. 9

Jednostka kontrolowana informowana jest o planowej kontroli na miejscu realizacji projektu, pisemnie (listem poleconym oraz faxem/e-mailem) przynajmniej na 7 dni kalendarzowych przed planowanym rozpoczęciem czynności kontrolnych. W uzasadnionych przypadkach, na pisemny wniosek beneficjenta, termin kontroli może być ustalony indywidualnie (powyższa zasada nie dotyczy kontroli przeprowadzanych w trybie doraźnym). W przypadku kontroli doraźnej jednostka kontrolowana może zostać poinformowana o kontroli na miejscu realizacji projektu nawet w dniu rozpoczęcia czynności kontrolnych (faxem lub e-mailem). W trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych w ramach kontroli systemu, ZK IZ RPO WP informuje jednostkę kontrolowaną o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości lub o wykryciu nieprawidłowości w kontrolowanym obszarze lub w projekcie. Gdy jest to możliwe, należy wskazać działania mające na celu wyjaśnienie wątpliwości lub działania naprawcze. Pismo takie sporządza członek ZK, weryfikuje je kierownik Referatu Koordynacji RPO, a zatwierdza Dyrektor DPR/Zastępca Dyrektora DPR. 2.4. Opis obiegu i przekazywania informacji o wynikach przeprowadzonych kontroli. Kontrole prowadzone przez IZ RPO WP/IP II: Informacja pokontrolna sporządzona w ramach kontroli realizacji projektów przeprowadzanych przez IZ RPO WP/IP II jest przekazywana beneficjentowi w terminie 14 dni roboczych od zakończenia czynności kontrolnych, a w przypadku kontroli systemowej w terminie 21 dni roboczych od zakończenia czynności kontrolnych. Konieczność uzyskania opinii radcy prawnego lub ekspertyzy w związku ze stwierdzonymi w czasie kontroli naruszeniami wstrzymuje termin sporządzenia informacji pokontrolnej. Informacja pokontrolna jest sporządzana w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które podpisywane są przez wszystkich członków Zespołu Kontrolującego/ przez co najmniej 2 członków ZK. Jednostce kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem informacji pokontrolnej, umotywowanych i uzasadnionych zastrzeżeń, co do treści i ustaleń w niej zawartych. Pismo, informujące o odmowie podpisania informacji pokontrolnej wraz z uzasadnieniem stanowi załącznik do informacji pokontrolnej. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez beneficjenta/ip II nie wstrzymuje realizacji ustaleń kontroli i zaleceń przedstawionych kierownikowi jednostki kontrolowanej. W przypadku wpłynięcia zaakceptowanej przez beneficjenta Informacji Pokontrolnej oraz braku zastrzeżeń lub upłynięcia terminu na składanie zastrzeżeń Informacja Pokontrolna otrzymuje rangę Informacji Pokontrolnej Końcowej. W Informacji Pokontrolnej zawarte są również zalecenia pokontrolne wraz z terminem na ich realizację. Jednostka kontrolowana jest zobowiązana, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania IZ RPO WP/IP II o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. Informacja pokontrolna z kontroli systemowej jest dodatkowo przekazywana do IA, IK RPO (o ile wykryto nieprawidłowości lub istotne błędy w funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli) oraz IPOC. Kontrola wykonania zaleceń pokontrolnych przez jednostkę kontrolowaną odbywa się w formie kontroli sprawdzającej na dokumentach lub w siedzibie jednostki kontrolowanej. Informowanie, przygotowanie, przeprowadzenie kontroli sprawdzającej oraz czynności pokontrolnych odbywa się zgodnie z procedurą przeprowadzania kontroli w ramach RPO WP. Wszystkie dokumenty związane z prowadzeniem kontroli przechowywane są w aktach kontroli. Każda kontrola jest rejestrowana. Akta kontroli zawierają między innymi: kopię pisma informującego o kontroli, program kontroli, upoważnienia do prowadzenia kontroli, informację pokontrolną wraz z ewentualnymi zaleceniami, oświadczenia jednostki kontrolowanej oraz materiały dowodowe zebrane, w toku czynności kontrolnych. 10

Na IP II nałożone są następujące obowiązki informacyjne: przekazywanie do IZ RPO WP co miesiąc kserokopii raportów z zakończonych kontroli w terminie 5 dni od zakończenia miesiąca; na wniosek IZ RPO WP przekazywanie szczegółowej dokumentacji pokontrolnej, dotyczącej kontroli projektów przeprowadzonych przez IP II; przekazywanie do IZ RPO WP informacji o rozpoczęciu kontroli lub audytu przez NIK, UKS lub inne uprawnione służby kontrolne i audytowe; przekazywanie do IZ RPO WP wyników kontroli lub audytu przeprowadzonych przez NIK, UKS lub inne uprawnione służby kontrolne i audytowe; przekazywanie do IZ RPO WP informacji o wdrożeniu zaleceń pokontrolnych do jakich IP II została zobowiązana w wyniku przeprowadzonych kontroli i audytów; niezwłoczne wprowadzanie wyników kontroli realizacji projektów do KSI (SIMIK 07-13), jednak nie później niż w terminie 5 dni roboczych po wpłynięciu podpisanej przez beneficjenta informacji pokontrolnej. W przypadku odmowy podpisania informacji pokontrolnej końcowej wprowadzenie danych do KSI (SIMIK 07-13) w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o niepodpisaniu informacji pokontrolnej końcowej lub otrzymania niepodpisaniej informacji pokontrolnej. 2.5. Obszary kontroli. W ramach kontroli systemu przeprowadzanej przez IZ RPO WP w IP II weryfikacji mogą być poddane następujące obszary: - zgodność wybieranych do dofinansowania projektów z kryteriami zawartymi w RPO WP, - zgodność realizowanych projektów z zasadami wspólnotowymi i krajowymi, przez cały okres ich realizacji, - istnienie informatycznego systemu rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdego projektu oraz gromadzenie danych na temat wdrażania, niezbędnych do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny, - istnienie odpowiedniej ścieżki audytu (zgodnie z art. 15 rozporządzenia Komisji (WE) 1828/2006), - istnienie procedur zapewniających, iż wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i audytów, wymagane do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, są odpowiednio przechowywane (zgodnie z art. 90 rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006, - istnienie procedur zapewniających, iż proces weryfikacji wydatków przebiega poprawnie, - przestrzeganie wymogów w zakresie informacji i promocji (zgodnie z art. 69 rozporządzenia Rady (WE) 1083/2006, - przestrzeganie wymogów w zakresie stosowania metody doboru próby, określonej przez IZ RPO WP zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006. Obszary kontroli obejmują również następujące zagadnienia kontrolne wynikające z przepisów art. 70 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1083/2006: informowanie o nieprawidłowościach; windykację należności (w tym ewidencjonowanie kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych po anulowaniu całości lub części wkładu po operacji). Ponadto możliwe jest przeprowadzenie kontroli systemowych mających na celu sprawdzenia sposobu wdrożenia zaleceń pokontrolnych sformułowanych w informacjach pokontrolnych z kontroli systemu przeprowadzonych przez IZ RPO WP w latach poprzednich. Szczegółowe informacje dotyczące obszaru, który zostanie poddany kontroli systemowej w danym roku kalendarzowym ujęte są w Załączniku nr 1 do niniejszego dokumentu. W przypadku uzyskania 11

informacji o zagrożeniach/problemach w innych procesach niż wyżej wymienione, możliwe jest dodanie tych obszarów do programu kontroli. W zakresie kontroli projektów kontroli poddaje się w szczególności następujące obszary: a) zgodność faktycznej realizacji projektów z umową o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami, w tym wnioskiem o dofinansowanie projektu, b) zgodność realizacji projektów z zasadami realizacji poszczególnych działań; c) stosowanie przez beneficjenta obowiązujących przepisów prawa krajowego i wspólnotowego, w tym zasad pomocy publicznej, prawa zamówień publicznych, prawa budowlanego i ochrony środowiska; d) przestrzeganie zgodności realizowanych projektów, działań i programu z politykami horyzontalnymi Wspólnoty; e) prawdziwość i prawidłowość poniesienia wydatków; f) podwójne finansowanie wydatków; g) realizację projektu pod względem merytorycznym, rzeczowym i finansowym; h) kontrola kwalifikowalności VAT; i) potwierdzenie, że przedkładane przez beneficjenta dokumenty mają odzwierciedlenie w rzeczywistości; j) weryfikacja załączonej do wniosków o płatność dokumentacji z oryginałami dokumentów. Wykaz dokumentów, które beneficjent jest zobowiązany przedstawić kontrolującym w dniu rozpoczęcia kontroli zawarto w Przewodniku Beneficjenta RPO WP na lata 2007-2013 w rozdziale 13 pn: Kontrola. W trakcie kontroli projektów przez IP II weryfikacji może zostać poddana m.in. następująca dokumentacja: dokumentacja techniczna budowy zgodna z wymaganiami stawianymi przez ustawę z dnia 07 lipca 1994 r. Prawo budowlane z późn. zmianami; dokumentacja dotycząca stosowania procedur oceny oddziaływania przedsięwzięcia na środowisko zgodnie z ustawą z dnia 27 kwietnia 2001r. Prawo ochrony środowiska z późn. zmianami lub ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko z późn. zmianami, w przypadku znaczącego odstępstwa od zatwierdzonego przez ARP SA projektu na który beneficjent uzyskał dofinansowanie lub w przypadku znaczącego odstępstwa od zatwierdzonych warunków pozwolenia na budowę; dokumentacja techniczna dostaw/sprzętu, w tym dokument uprawniający do użytkowania dostawy/sprzętu wraz z protokołami odbioru; dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; dokumentacja promocji projektu; dokumentacja finansowa projektu (wyciągi bankowe potwierdzające wydatki związane z projektem, Zakładowy Plan Kont wraz z polityką rachunkowości, uchwały budżetowe potwierdzające zabezpieczenie środków na przedmiotowy projekt, wyodrębniona ewidencja księgowa na rzecz projektu, dokumenty finansowo księgowe, faktury VAT, rachunki i inne potwierdzające poniesione wydatki, dokumenty poświadczające przyjęcie składników majątkowych na stan). 2.6 Rodzaje kontroli. W IW IZ RPO WP przewidziano następujące rodzaje kontroli: 12

Weryfikacja ex-ante dokumentacji przetargowej projektu w siedzibie IZ RPO WP ( on the desk ) w ramach Dz. 1.3, OP 2-10 (bez Dz. 9.3), w zakresie projektów własnych Agencji Rozwoju Pomorza S.A., pełniącej funkcję IP II oraz projektów własnych Samorządu Województwa Pomorskiego w ramach Działania 1.4-1.6. Kontrola dokumentacji realizacji projektu na żądanie IZ RPO WP ( on the desk ) w ramach Dz. 1.3, OP 2-10 (bez Dz. 9.3), w zakresie projektów własnych Agencji Rozwoju Pomorza S.A., pełniącej funkcję IP II oraz projektów własnych Samorządu Województwa Pomorskiego w ramach Działania 1.4-1.6. Kontrola na miejscu realizacji projektu wraz z kontrolą ex-post dokumentacji przetargowej projektu w ramach Dz. 1.3, OP 2-10 (bez Dz. 9.3), w zakresie projektów własnych Agencji Rozwoju Pomorza S.A., pełniącej funkcję IP II oraz projektów własnych Samorządu Województwa Pomorskiego w ramach Działania 1.4-1.6. Wizyty monitorujące instrument elastyczności (w tym przedsięwzięcia) w ramach RPO WP 2007-2013 (bez OP 1 z wyjątkiem 1.3 oraz bez Dz. 9.3) Kontrola doraźna na miejscu realizacji projektu w ramach Dz. 1.3, OP 2-10 (bez Dz. 9.3), w zakresie projektów własnych Agencji Rozwoju Pomorza S.A., pełniącej funkcję IP II oraz projektów własnych Samorządu Województwa Pomorskiego w ramach Działania 1.4-1.6. Kontrola krzyżowa programu w ramach Działania 1.3 i OP 2-10 oraz kontrola krzyżowa horyzontalna z projektami PROW 2007-2013 i PO RYBY. Kontrola systemowa (instytucjonalna) realizacji RPO WP (w tym na miejscu działalności IP II). Kontrola systemowa (instytucjonalna) doraźna realizacji RPO WP. Kontrola trwałości.. Analogiczne czynności (za wyjątkiem kontroli systemowej oraz krzyżowej) zaplanowano w procedurach w ramach wdrażania Działania 9.3 RPO WP. W IW IP II opisano natomiast procedury prowadzenia kontroli projektów realizowanych w ramach działań wdrażanych przez IP II w ramach procesów: Kontrola dokumentacji realizacji projektu na żądanie IP II ( on the desk ) w ramach OP 1 RPO WP (bez Dz. 1.3 oraz projektów własnych ARP); Kontrola na miejscu realizacji projektu wraz z kontrolą ex-post dokumentacji związanej z procedurami udzielenia zamówień publicznych w projekcie w ramach OP 1 RPO WP (bez Dz. 1.3 oraz projektów własnych ARP); Kontrola doraźna na miejscu realizacji projektu w ramach OP 1 RPO WP (bez Dz. 1.3 oraz projektów własnych ARP); Kontrola monitorująca szkolenia w ramach OP 1 RPO WP (bez Dz. 1.3 oraz projektów własnych ARP); Kontrole krzyżowe w ramach OP1 RPO WP (bez Dz. 1.3 oraz projektów własnych ARP); Kontrola trwałości. Czynności opisane w IW IZ RPO WP/IW IP II są realizowane m.in. przy pomocy następujących instrumentów: 2.6.1 Kontrole ad hoc (doraźne). Kontrola doraźna może zostać przeprowadzona zarówno w IP II, jak i na miejscu realizacji projektu. Kontrole doraźne są przewidziane tylko w wyjątkowych wypadkach, a podstawą do podjęcia decyzji o wszczęciu kontroli doraźnej jest w szczególności: 13

a) w przypadku wystąpienia istotnych uchybień w pracy instytucji zaangażowanej w system wdrażania lub funkcjonowaniu systemu zarządzania i kontroli w danej jednostce (w ramach kontroli systemowej), b) uzyskania informacji o nieprawidłowości lub powstaniu podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w realizacji projektu (w ramach kontroli realizacji projektu), c) w celu sprawdzenia zastosowania się podmiotu do zaleceń przedstawionych przez daną instytucję (w ramach kontroli systemowej i/lub kontroli na miejscu realizacji projektu), d) wizyt monitorujących w przypadku projektów, w których zaplanowano szkolenia w ramach instrumentu elastyczności. Decyzję o przeprowadzeniu kontroli doraźnej w ramach IZ RPO WP podejmuje Dyrektor DPR/Zastępca Dyrektora DPR lub w ramach działania 9.3 Dyrektor DPROW/Zastępca Dyrektora DPROW, natomiast w ramach IP II Dyrektor RIF. Przedmiotem kontroli doraźnej jest w szczególności weryfikacja zgodności uzyskanych informacji o nieprawidłowościach ze stanem faktycznym oraz ustalenie sposobu dalszego postępowania w kwestii zaistniałej nieprawidłowości. Ze względu na szczególny charakter kontroli doraźnej nie jest możliwe określenie częstotliwości oraz zakresu prowadzenia kontroli doraźnych w 2013 roku. Kontrole doraźne projektów ad hoc to kontrole wykonywane poza planem kontroli. W trybie kontroli doraźnej będą również prowadzone wizyty monitorujące przedsięwzięcia w ramach instrumentu elastyczności przewidziane w projektach w RPO WP. IZ RPO WP dokona wyboru 20 % projektów spośród tych, w których zaplanowano wydatki w ramach cross-financingu w danym kwartale. Próba przedsięwzięć do kontroli zostanie wybrana na podstawie profesjonalnego osądu (osąd ekspercki), na bazie przekazywanych przez beneficjentów kwartalnych informacji o terminach zaplanowanych przedsięwzięć. Całość dokumentacji związanej z wizytami monitorującymi przechowywana będzie w formie papierowej w referatach przeprowadzających kontrole. W trybie kontroli doraźnej będą również prowadzane kontrole szkoleń przewidzianych w ramach projektów realizowanych w OP 1 RPO WP w sytuacji, gdy IP II poweźmie informację o planowanym terminie przeprowadzanego szkolenia. IP II, na podstawie danych zawartych w KSI (SIMIK 07-13), do końca grudnia 2012 r. dokona wyboru wszystkich projektów, w których zaplanowano poniesienie wydatków w ramach instrumentu elastyczności. Przy pomocy programu Excel losowana będzie 5% próba spośród tych beneficjentów, którzy w ramach realizowanego projektu zaplanowali wydatki w ramach cross-financingu. Wybór próby do kontroli zostanie dokonany w oparciu o stan podpisanych umów o dofinansowanie projektów obowiązujący w pierwszym dniu roboczym grudnia 2012 roku. Beneficjenci, wytypowani do kontroli projektów, zostaną poinformowani o konieczności zawiadomienia Sekcji ds. kontroli o planowanym terminie przeprowadzenia szkolenia. Kontrola szkolenia odbędzie się w trybie kontroli doraźnej. W przypadku, gdy termin zakończenia realizacji wytypowanego do kontroli projektu ulegnie przesunięciu na kolejne lata lub umowa o dofinansowanie wytypowanego projektu zostanie rozwiązana, IP II w jego miejsce dokona wyboru innego projektu. Całość dokumentacji związana z kontrolami monitorującymi szkolenia (wydruk z KSI (SIMIK 07-13), wydruk z losowania, itp.) przechowywana będzie w formie papierowej w Sekcji kontroli. W przypadku kontroli doraźnych IP II na miejscu realizacji projektu, będą one przeprowadzane w terminie do 7 dni od zaistnienia następujących przesłanek: podejrzenie wystąpienia lub wystąpienie nieprawidłowości w realizacji projektu; pozyskanie informacji o niewłaściwej realizacji projektu; wielokrotne dokonywanie przez beneficjenta istotnych zmian w projekcie. Wystąpienie pierwszych dwóch przesłanek wymienionych powyżej będzie miało miejsce w następujących sytuacjach: w wyniku działań IP II zostanie stwierdzone podejrzenie wystąpienia lub wystąpienie nieprawidłowości w realizacji projektu; 14

w wyniku przekazania informacji o wykryciu nieprawidłowości przez organ administracyjny lub sądowy, organy ścigania, GIKS, NIK, RIO, UKS, jak również w celu sprawdzenia zastosowania się do zaleceń przedstawionych przez te instytucje oraz na ich zlecenie; w wyniku otrzymania niepotwierdzonej informacji o podejrzeniu lub wystąpieniu naruszenia prawa od dowolnego podmiotu w formie informacji anonimowej, prasowej lub każdej innej niepotwierdzonej informacji. Kontrola doraźna jest prowadzona w celu zweryfikowania poprawności realizacji projektu w obszarach objętych wystąpieniem powyższych przesłanek. Decyzję o jej przeprowadzeniu podejmuje kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba. Zakres kontroli ad hoc będzie szczegółowo określony w programie kontroli i będzie uzależniony od jej charakteru. Czas przeprowadzenia kontroli doraźnej będzie uzależniony od przedmiotu, zakresu i obszaru kontroli. Do kontroli doraźnych zalicza się również kontrole, jakie zostaną zlecone do przeprowadzenia IZ RPO WP / IP II przez upoważnione instytucje. 2.6.2 Kontrola dokumentacji realizacji projektu na żądanie ( on the desk ) /w siedzibie IZ RPO WP / IP II. Kontrola dokumentacji realizacji projektu na żądanie ( on the desk ) /w siedzibie IZ RPO WP czynności kontrolne będą polegały na badaniu w zakresie merytorycznym danego wycinka realizacji projektu lub zagadnienia np. kontrola stosowania przez beneficjenta ustawy Prawo zamówień publicznych lub też całości projektu. W przypadku kontroli,,on the desk beneficjent zobowiązany jest skompletować dokumenty związane z realizacją projektu zgodnie z przekazanym przez IZ RPO WP/ IP II wykazem i dostarczyć je w wyznaczonym terminie do siedziby IZ RPO WP/ IPII. IP II zaplanowała, że w 2013 roku wszystkie kontrole dokumentacji realizacji projektu on the desk będą polegały na badaniu prawidłowości zastosowania przez beneficjentów ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: PZP). W 2013 r. kontroli będą podlegały te projekty w ramach których Beneficjent zakończy w roku 2013 procedurę udzielenia zamówienia publicznego przeprowadzonego w oparciu o PZP. 2.6.3 Kontrola na miejscu realizacji projektów Zgodnie z procedurami w IZ RPO WP kontrola na zakończenie realizacji projektu obligatoryjnie przeprowadzana jest po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku i ostatecznym rozliczeniem projektu. Stosowana metodologia doboru projektów do kontroli na miejscu realizacji ma się przyczynić do sprawniejszego wdrażania RPO WP poprzez przyspieszenie procesu rozliczania projektów oraz skrócić czas oczekiwania na kontrolę przy zapewnieniu odpowiedniej jakości kontroli. (patrz rozdział Metodyka doboru próby projektów w ramach IZ RPO WP). W ramach Osi Priorytetowej 2-10 RPO WP (z wył. Działania 9.3), Działania 1.3, w zakresie projektów własnych Agencji Rozwoju Pomorza S.A., pełniącej funkcję IP II oraz projektów własnych Samorządu Województwa Pomorskiego, w tym w ramach Działania 1.4-1.6, Departament Programów Regionalnych przeprowadzi w 2013 roku kontrolę na zakończenie realizacji minimum 72 projektów, których beneficjenci zostali wytypowani do kontroli między innymi w oparciu o metodykę doboru próby. W ramach Działania 9.3 RPO WP zostanie przeprowadzona kontrola na miejscu realizacji wszystkich zakończonych projektów. W IP II w 2013 r. nie planuje się kontroli na miejscu w trakcie realizacji projektów. Kontrola będzie przeprowadzona na miejscu realizacji wszystkich projektów realizowanych w ramach OP 1 RPO WP 2007-2013 (bez Dz. 1.3 oraz projektów własnych ARP S.A oraz projektów SWP), po złożeniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową oraz po jego wstępnej pozytywnej weryfikacji, przed wypłatą środków. Warunkiem przekazania płatności końcowej na rzecz beneficjenta jest, zgodnie ze wzorem umowy o dofinansowanie projektu, pozytywny wynik przeprowadzonej kontroli. Ten rodzaj 15

kontroli ma za zadanie ostateczne potwierdzenie prawidłowej realizacji projektów w zakresie rzeczowym, finansowym i merytorycznym. W roku 2013 IP II przeprowadzi kontrolę na miejscu realizacji wszystkich zakończonych projektów. Weryfikacji będzie podlegało 100% dokumentów poświadczających wydatki. W ramach RPO WP nie są realizowane projekty duże. 2.6.4. Kontrole sprawdzające. Kontrole sprawdzające to kontrole mające na celu weryfikację wdrożenia zaleceń pokontrolnych w jednostce uprzednio kontrolowanej. Kontrola sprawdzająca może być przeprowadzona na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie jednostki kontrolowanej lub/i poprzez kontrolę na dokumentach (na podstawie przekazanych przez jednostkę kontrolowaną dokumentów). Do podstawowych sposobów weryfikacji przez IP II wdrożenia zaleceń pokontrolnych przez jednostkę kontrolowaną należeć będzie: przede wszystkim kontrola na dokumentach (przekazanych przez jednostkę kontrolowaną), oraz w przypadku braku możliwości potwierdzenia sposobu wdrożenia zaleceń pokontrolnych na podstawie dokumentów, kontrola sprawdzającą na miejscu realizacji projektu lub w siedzibie jednostki kontrolowanej. Warunki, na jakich odbywać się będzie ich weryfikacja, uwzględniając różne możliwości naprawcze w zależności od rodzaju wykrytych nieprawidłowości lub uchybień, każdorazowo określać będzie IP II. Zakres kontroli sprawdzającej jest zwyczajowo określony w programie kontroli i będzie uzależniony od rodzaju zaleceń pokontrolnych i charakteru kontroli. Liczba dni przeznaczonych na przeprowadzenie kontroli sprawdzającej przez IP II będzie uzależniona od rodzaju podjętych przez jednostkę kontrolowaną działań naprawczych. 2.6.5 Kontrole trwałości. 2.6.5.1.Kontrole trwałości przeprowadzane przez IZ RPO WP: Kontrole trwałości w ramach RPO WP mają na celu przede wszystkim zweryfikowanie, czy nie doszło w ciągu 5 lat od zakończenia realizacji projektu do zasadniczej modyfikacji w rozumieniu art. 57 ust. 1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Ponadto w ramach kontroli trwałości sprawdza się, czy są wypełniane pozostałe zobowiązania wynikające z umowy o dofinansowanie, które pozostają aktualne w okresie trwałości projektu, takie jak zachowanie celu projektu, zgodność z warunkami dofinansowania (w tym generowanie dochodu netto, nieodzyskiwanie podatku VAT), przechowywanie (archiwizacja) dokumentacji związanej z projektem, wypełnianie obowiązków w zakresie informacji i promocji, wypełnianie obowiązku przekazywania do IZ RPO WP informacji o kontrolach projektu prowadzonych przez inne instytucje, zachowanie zgodności z politykami horyzontalnymi (zrównoważonego rozwoju, równości kobiet i mężczyzn oraz niedyskryminacji). Każdy przypadek ewentualnego naruszenia trwałości projektu będzie przez IZ RPO WP oceniany indywidualnie, z uwzględnieniem różnych aspektów zagadnienia oraz wiedzy dostępnej na dzień dokonywania oceny i podejmowania decyzji. Kontroli trwałości dokonuje się z zasady jednorazowo w projektach, które znajdują się w połowie okresu trwałości, z tym że IZ RPO WP może przeprowadzić ją na zasadzie planowej w dowolnym roku okresu trwałości, powtórzyć kontrolę oraz dokonać kontroli doraźnej. Ponadto IZ RPO WP może w dowolnym momencie zwrócić się do beneficjenta o złożenie wyjaśnień odnośnie trwałości projektu. Wstępnym etapem kontroli jest pisemne wezwanie beneficjentów przez IZ RPO WP do wypełnienia i odesłania Sprawozdania z zachowania trwałości projektu, którego wzór znajduje się w Załączniku nr 15 do Przewodnika Beneficjenta. Następnie, po uzyskaniu ewentualnych wyjaśnień i uzupełnień, typuje się wybrane projekty do kontroli na miejscu na podstawie analizy ryzyka opartej zarówno na 16

danych ze sprawozdań jak i innych czynnikach ryzyka, niezależnych od odpowiedzi udzielonych w sprawozdaniach. Sposób doboru projektów do kontroli na miejscu opisany jest w rozdziale 3.2. Metodyka doboru próby projektów do kontroli trwałości na miejscu. Z zasady beneficjenci wzywani są do wypełnienia sprawozdania w ostatnim kwartale roku z terminem odesłania do końca stycznia następnego roku. Do kontroli na miejscu w zakresie trwałości stosuje się procedury analogiczne do przewidzianych dla kontroli realizacji projektu przed jego zakończeniem. Procedury zostały szczegółowo opisane w Instrukcji wykonawczej IZ RPO WP. 2.6.5.2 Kontrole trwałości przeprowadzane w ramach RPO WP przez IP II: Kontrola trwałości projektu ma na celu potwierdzenie, że Beneficjent wywiązuje się z obowiązku utrzymania trwałości projektu. Obowiązek utrzymania trwałości projektu wynika z art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 16.06.2010 r. Zgodnie z powyższym artykułem trwałość projektu zostanie utrzymana, jeżeli nie zostanie on poddany zasadniczym modyfikacjom wynikającym: - ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury lub - z zaprzestania działalności produkcyjnej. Zmiana charakteru własności elementu infrastruktury lub zaprzestanie działalności produkcyjnej zostanie uznane za zasadniczą modyfikację, jeśli: - ma wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub - powoduje uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny. Oprócz zasadniczej modyfikacji zakresem kontroli trwałości objęte są również takie zagadnienia, jak: utrzymanie wskaźników realizacji i celu projektu oraz archiwizacja dokumentacji. Kontrola trwałości odbywa się w okresie trwałości projektu. Weryfikacji utrzymania trwałości podlegają wszystkie projekty, dla których zakończył się pierwszy rok okresu trwałości. Weryfikacja dzieli się na 2 etapy. Pierwszym etapem jest zweryfikowanie zobowiązań Beneficjenta, dotyczących finansowania i zarządzania projektem po zakończeniu okresu realizacji w oparciu o sprawozdanie. Beneficjent, który zakończył realizację projektu, dokonał rozliczenia końcowego oraz dla którego upłynął pierwszy rok trwałości, jest przez IPII pisemnie wzywany do złożenia sprawozdania w I półroczu. Po analizie przesłanych sprawozdań IPII wybiera projekty do kontroli w oparciu o metodologię doboru projektów do kontroli trwałości (Grupa 1. Projekty tych Beneficjentów którzy odesłali kompletne sprawozdania zaakceptowane przez IP II -3%, Grupa 2. Projekty tych Beneficjentów którzy nieodesłali sprawozdań, bądź ci których sprawozdania nie zostały zaakceptowane z przyczyn innych niż naruszenie art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 8%, Grupa 3. Projekty tych Beneficjentów, którzy w przesłanych sprawozdaniach wykazali naruszenie art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 100%). W przypadku uzyskania informacji z innych źródeł niż wypełnione przez beneficjenta sprawozdanie, sugerujących, iż w ramach projektu istnieje prawdopodobieństwo naruszenia zasady trwałości dopuszcza się przeprowadzenie kontroli trwałości pomimo nie wylosowania beneficjenta z żadnej z ww. Grup. Szczegółowe procedury oraz zasady określające zasady przeprowadzania kontroli trwałości przez IP II zawarte są w IW IP II. 2.6.6. Kontrole krzyżowe. Kontrole krzyżowe przeprowadzane przez IZ RPO WP. Kontrole krzyżowe: programu i horyzontalne z projektami PROW 07-13 / PO RYBY przeprowadzane będą w celu wykrycia i wyeliminowania podwójnego finansowania wydatków w ramach funduszy europejskich. 17