WOJEWODA OPOLSKI IN.III.6355.2.14.2014.GG Opole, dnia 06 sierpnia 2015 r. Wystąpienie Pokontrolne 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Urząd Miejski w Zawadzkiem ul. Dębowa 13, 47-120 Zawadzkie 2. Imię i nazwisko kierownika podmiotu kontrolowanego Mariusz Stachowski Burmistrz Zawadzkiego (05.12.2014 r.- data objęcia stanowiska służbowego) 3. Imiona i nazwiska kierowników kontrolowanych komórek organizacyjnych - 4. Imię, nazwisko stanowisko służbowe kontrolera: Mariusz Tuszakowski - zastępca kierownika Oddziału Infrastruktury i Programów Rządowych Wydziału Infrastruktury i Nieruchomości - przewodniczący zespołu, Grzegorz Gałek - inspektor wojewódzki Oddziału Infrastruktury i Programów Rządowych Wydziału Infrastruktury i Nieruchomości, Janusz Sowa - ekspert ds. łowiectwa Oddziału Infrastruktury i Programów Rządowych Wydziału Infrastruktury i Nieruchomości. 5. Miejsce kontroli Gmina Zawadzkie 6. Termin kontroli: 18-19 czerwca 2015 r. 7. Zakres kontroli: a) przedmiot kontroli: sprawdzenie prawidłowości wykonania przez Burmistrza Miasta Zawadzkie zadań objętych umowami o dotację (Nr 03/2013 z dnia 22.08.2013 r., Nr 04/2013 z dnia 22.08.2013 r., Nr 1/2014 z dnia 25.08.2014 r.) oraz wykorzystania dotacji przyznanych przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (MAiC), promesami nr DUSKŻ-I-5901-10-1/2013 z dnia 06 lutego 2013 r., (prolongata nr DUSKZ-I-590I-10-3/2013 z dnia 4 czerwca 2013 r.) i nr DUSKZ-I.864.303.2014 z dnia 5 czerwca 2014 r., w ramach podziału środków na usuwanie skutków klęsk żywiołowych w 2013 i 2014 roku, na zadania pn.: 1
1. Przebudowa drogi gminnej nr 105628 O - ul. Ziai w Zawadzkiem (km 0+000-0+350; 0+350-0+664). 2. Remont budynku Publicznego Przedszkola nr 3 z Oddziałem żłobkowym przy ul. Harcerskiej w Zawadzkiem. 3. Remont drogi gminnej nr 105634O ulicy Andrzeja w Zawadzkiem (km 0+000 0+260). poprzez: 1. Sprawdzenie faktycznego efektu realizacji ww. zadań w zakresie rzeczowym oględziny w terenie. 2. Sprawdzenie zgodności zakresu i sposobu realizacji ww. zadań z: promesą MAiC, umową o dotację, kosztorysami ofertowymi protokołami odbiorów końcowych robót. 3. Sprawdzenie sposobu końcowego rozliczenia finansowo - rzeczowego realizacji ww. zadań, pod kątem zgodności z warunkami określonymi w umowie o dotację. b) okres objęty kontrolą: 10 lipca 2013 r. do dnia kontroli. 8. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta. I. Faktyczny stan realizacji zadań oraz zgodność zakresu i sposobu realizacji zadania z umową dotacyjną, umową z wykonawcą. W dniu 19.06.2015 r. kontrolujący z udziałem przedstawiciela Gminy - Pani Doroty Klyssek Samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych i spraw komunalnych w Urzędzie Miejskim z Zawadzkiem, przeprowadzili wizję lokalną, w trakcie której zlustrowano w terenie wykonanie zadań w zakresie rzeczowym. Ustalono, że zadania zostały wykonane, w zakresie jak określono w: 1. Umowach o dotację z Wojewodą Opolskim: Nr 03/2013 z dnia 22.08.2013 r., Nr 04/2013 z dnia 22.08.2013 r., Nr 1/2014 z dnia 25.08.2014 r. 2. Umowach z wykonawcami, kosztorysach ofertowych oraz protokołach odbioru końcowego zadań: a) Przebudowa drogi gminnej nr 105628 O - ul. Ziai w Zawadzkiem (km 0+000-0+350; 0+350-0+664). Wykonawca: Przedsiębiorstwo Usługowo Handlowe DOMAX Arkadiusz Mika, ul. Grabińska 8 42-283 Boronów (Umowa Nr ZPK.272.1.4.2013/152 zawarta między Gminą 2
Zawadzkie, a Wykonawcą wyżej wymienionej inwestycji, kosztorys ofertowy opracowany 20.05.2013 r.). Protokół odbioru końcowego robót spisany 24.07.2013 r. (bez uwag). Kontrolujący w trakcie wizji lokalnej dokonali objazdu inwestycji, która obejmowała przebudowę drogi o nawierzchni bitumicznej (zakres przebudowy: wyprofilowanie jezdni, wzmocnienie podbudowy poprzez stabilizacje podłoża, wykonanie powierzchniowego utrwalenia emulsją asfaltową przy użyciu grysu kamiennego), a także przeprowadzili pomiary długości odbudowanych odcinków drogi przy pomocy drogomierza oraz pomiary grubości nawierzchni (na poboczach). W trakcie przeprowadzonych oględzin i pomiarów stwierdzono, że wszystkie elementy z kosztorysu zostały wykonane, jednak na odcinku 30 m nawierzchnia drogi uległa zapadnięciu na 1/3 szerokości dokumentacja fotograficzna w załączeniu. Z wyjaśnień uczestniczącej w oględzinach Pani Doroty Klyssek wynika, że uszkodzenie powstało w wyniku eksploatacji drogi przez przeciążone samochody ciężarowe, które korzystały z drogi pomimo zakazu (oznakowanie drogi znakami pionowymi). Na miejscu spisano protokół oględzin, który stanowi załącznik do niniejszego wystąpienia. Kontrolującym zaprezentowano również dokumentację fotograficzną, potwierdzającą prawidłowe wykonanie inwestycji w dniu jej odbioru. Pani Dorota Klyssek poinformowała również, że stwierdzone zapadnięcie zostanie usunięte w ramach gwarancji wykonawczej. b) Remont budynku Publicznego Przedszkola nr 3 z Oddziałem żłobkowym przy ul. Harcerskiej w Zawadzkiem. Wykonawca: Zakład Remontowo-Budowlany Suhs Franciszek, zamieszkały 47-133 Jemielnica, ul. Korfantego 34 (Aneks nr 1 z dnia 9 lipca 2013 r. do umowy nr ZPK.272.1.5.2013 z dnia 25.06.2013 r., zawarty między Gminą Zawadzkie a Wykonawcą wyżej wymienionej inwestycji, kosztorys ofertowy opracowany 23.05.2013 r.). Protokół odbioru końcowego robót inwestycyjnych spisany 24.09.2013 r. (z uwagami). W trakcie odbioru stwierdzono, iż usterki wcześniej zgłoszone wykonawcy zostały usunięte, jednakże Komisja wskazała nowe przypalenia wykładzin, które są następstwem usuwania wcześniejszych usterek. Z uwagi na to iż przedmiotowe usterki nie nadają się do usunięcia, a powstałe wady są nieistotne i umożliwiają korzystanie z przedmiotu umowy zgodnie z przeznaczeniem. Zamawiającemu przysługiwało, zgodnie z 6 umowy prawo obniżenia wynagrodzenia ( 6 ust. 7 lit c). Zgodnie z 8 ww. umowy z wykonawcą gmina naliczyła karę umowną w wysokości 7 431,78 zł za nienależyte wykonanie umowy. 3
W związku z powyższym stosownie do zapisu 6 ust. 3 umowy o dotację Nr 3/2013 z dn.22.08.2013 r. wysokość dotacji uległa obniżeniu. Kontrolujący w trakcie wizji lokalnej dokonali oględzin obiektu, którego remont obejmował między innymi wykonanie tynków zewnętrznych, wykonanie chodników z kostki brukowej i krawężników betonowych, malowanie ścian farbami emulsyjnymi powierzchni wewnętrznych, wykonanie posadzek (wykładzina, GRES, płytki ze sztucznych kamieni; płytki 30x30) oraz dopasowanie 14 skrzydeł drzwiowych wewnętrznych, zewnętrznych i balkonowych. Przeprowadzone oględziny potwierdziły usunięcie szkód jakie powstały w wyniku skutków powodzi z maja i czerwca 2010 r., w związku z czym kontrolujący nie wnoszą uwag do wykonania przedmiotowego zadania dokumentacja fotograficzna w załączeniu. c) Remont drogi gminnej nr 105634O ulicy Andrzeja w Zawadzkiem (0+000 0+260). Wykonawca: Przedsiębiorstwo Produkcyjno Usługowo Handlowe TOMBUD, ul. Słowackiego 1/40 46-300 Olesno (Umowa nr ZPK.272.1.3.2014/158 z dnia 14.05.2014 r. zawarta między Gminą Zawadzkie, a Wykonawcą wyżej wymienionej inwestycji, kosztorys ofertowy opracowany 23.10.2014 r.). Protokół odbioru końcowego robót spisany 4.06.2014 r. (bez uwag). Kontrolujący w trakcie wizji lokalnej dokonali objazdu wyremontowanego odcinka drogi o nawierzchni wykonanej z mieszanek mineralno-bitumicznych (zakres remontu: wykonanie podbudowy z kruszywa łamanego, mechaniczne czyszczenie nawierzchni drogowej, wyrównanie istniejącej podbudowy mieszanką mineralno-asfaltową, skroplenie emulsją asfaltową na zimno, regulacja pionowa studzienek oraz naprawy poboczy gruntowych wykonywane ręcznie), a także przeprowadzili pomiar długości odcinka drogi przy pomocy drogomierza oraz pomiary grubości nawierzchni (na poboczach). Przeprowadzone oględziny potwierdziły usunięcie szkód jakie powstały w wyniku skutków powodzi z maja i czerwca 2010 r., w związku z czym kontrolujący nie wnoszą uwag do wykonania przedmiotowego zadania dokumentacja fotograficzna w załączeniu. II. Analiza dokumentów złożonych do Wojewody Opolskiego we wnioskach Burmistrza Miasta Zawadzkie oraz sprawdzenie sposobu końcowego rozliczenia finansowo-rzeczowego realizacji zadania. Burmistrz Zawadzkiego złożył do Wojewody Opolskiego wnioski o dotację w dniach 10.07.2013 r. (znak ZPK.7021.108.2013 i ZPK.7021.109.2013) oraz 9.06.2014 r. (znak ZPK.7234.37.2014) - które zawierały wszystkie niezbędne dokumenty, zgodnie z wykazem zawartym w załączniku nr 1, do ówcześnie obowiązujących Wytycznych 4
Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie zasad i trybu uruchamiania środków budżetu państwa dla jednostek samorządu terytorialnego na zadania związane z przeciwdziałaniem usuwaniem skutków zdarzeń noszących znamiona klęsk żywiołowych z 15 października 2012 r. ze zm. W 2013 roku Wojewoda rozpatrzył i zaakceptował wnioski gminy Zawadzkie z 19.04.2013 r. i z 7.05.2013 r. (znak ZPK.7021.25.2013) o zmianę nazwy zadania z Odbudowa drogi gminnej nr 105628 O ul. Ziai w Zawadzkiem (km 0+000-0+350; 0+350-0+664) na Przebudowa drogi gminnej nr 105628 O ul. Ziai w Zawadzkiem (km 0+000-0+350; 0+350-0+664) oraz o przedłużenie terminu złożenia dokumentacji, o których mowa w promesie. Prośba ta spowodowana była wymogami Prawa budowlanego. Nastąpiła zmiana obowiązujących wówczas przepisów, które nie pozwoliły już gminie na realizację zadania w oparciu o procedurę uproszczoną - zgłoszenie. Zgodnie z procedurą wystąpiono pismem z 16.05.2013 r. do MAiC o wyrażenie zgody oraz prolongatę promesy. MAiC pismem z 4.06.2013 r. (znak DUSKZ-I-590I-10-3/2013), pozytywnie rozpatrzył wniosek Wojewody. W 2014 roku Wojewoda rozpatrzył i zaakceptował wniosek Gminy Zawadzkie z 30.05.2014 r. (znak ZPK.7234.37.2014) o przedłużenie terminu złożenia dokumentacji, o których mowa w promesie. W związku z powyższym Wojewoda wystąpił do MAiC pismem z dnia 6.06.2014 r. o prolongatę promesy. Minister pozytywnie rozpatrzył wniosek Wojewody, informując o tym Gminę Zawadzkie pismem z dnia 5.06.2014 (znak DUSKŻ- I.864.303 2014). Po uzyskaniu niezbędnych zgód i prolongat, zawarto pomiędzy Wojewodą Opolskim, a Gminą Zawadzkie umowy o dotację, o których mowa w cz. I. Gmina Zawadzkie w ramach otrzymanej promesy MAiC w 2013 r. znak DUSKŻ-I-5901-10-1/2013.2014 z 6.02.2013 r. na kwotę 250 000 zł, złożyła wnioski o dotację na kwotę 181 049,08 zł. Gmina Zawadzkie w ramach otrzymanej promesy MAiC w 2014 r. znak DUSKŻ-I -864.303.2014 z 5.06.2014 r. na kwotę 45 000 zł, wykorzystała całą kwotę. Realizację ww. zadań zakończono z zachowaniem terminów wynikających z 2 ust. 1 umowy o dotację - co potwierdzają przedstawione protokoły odbioru robót. III. Wykonawcy zadań, po pozytywnych odbiorach robót dokonanych w miejscu inwestycji przez komisje odbiorowe, wystawiali prawidłowo opisane faktury VAT (tj. wystawione zostały przez właściwych wykonawców robót, zawierały prawidłowe nazwy wykonanych zadań). Faktury zostały złożone do Wojewody Opolskiego celem uruchomienia środków finansowych: w dniu 15.10.2013 r. Nr 30/2013 z dnia 24.09.2013 r. na kwotę 74 317,84 zł, 5
w dniu 23.08.2013 r. Nr 042/07/2013 z dnia 24.07.2013 r. na kwotę 114 163,02 zł, w dniu 25.08.2014 r. Nr FVTO/34/2014 z dnia 04.06.2014 r. na kwotę 53 530,41 zł. Złożone do Wojewody Opolskiego rozliczenia końcowe kosztów zadania były zgodne ze wzorem załącznika nr 2 do ww. Wytycznych. Mając na uwadze poczynione ustalenia, kontrolujący nie wnoszą uwag do sposobu wykorzystania i rozliczenia przez Gminę Zawadzkie, dotacji celowej na usuwanie skutków klęsk żywiołowych, przydzielonej w latach 2013 oraz 2014 r. w wysokości 226 049,08 zł, w wyniku czego pozytywnie ocenia się wykonanie zadań i wykorzystanie przyznanej dotacji celowej - z zastrzeżeniem, iż stwierdzone przez kontrolujących zapadnięcie jezdni na ul. Ziai w Zawadzkiem zostanie usunięte. 9. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: W wyniku przeprowadzonej kontroli polegającej na sprawdzeniu prawidłowości wykonania przez Burmistrza Zawadzkiego zadań objętych umowami o dotację (03/2013 z dnia 22.08.2013 r., 04/2013 z dnia 22.08.2013 r., 1/2014 z dnia 25.08.2014 r.) oraz wykorzystania dotacji przyznanych przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, promesami nr DUSKŻ--I-5901-10-1/2013 z dnia 06 lutego 2013 r. i nr DUSKZ- I.864.303.2014 z dnia 5 czerwca 2014 r., w ramach podzialu środków na usuwanie skutków klęsk żywiołowych w 2013i 2014 roku, nie stwierdzono nieprawidłowości w zarówno w procesie realizacji zadań, jak również ich końcowego rozliczenia. Jedynie podczas wizji lokalnej na ul. Ziai w Zawadzkiem zauważono zapadnięcie na odcinku 30 m, nawierzchni drogi na 1/3 jej szerokości (część I poz. 8 lit. a). Z uzyskanych informacji wynika, iż usterka ta nie powstała w skutek nieprawidłowego wykonania zadania, a w wyniku eksploatacji drogi przez przeciążone samochody ciężarowe i zostanie usunięta przez wykonawcę w ramach gwarancji. 10. Nie zgłoszono zastrzeżeń do ustaleń kontroli. 11. Zalecenia dotyczące usunięcia nieprawidłowości Zaleca się usunięcie stwierdzonego zapadnięcia drogi na odcinku 30 m w zadaniu pn. Przebudowa drogi gminnej nr 105628 O ul. Ziai w Zawadzkiem (km 0+000-0+350; 0+350-0+664). Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) proszę Pana Burmistrza o poinformowanie Wojewody Opolskiego o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zalecenia pokontrolnego, a także o podjętych działaniach na rzecz jego realizacji albo o przyczynach 6
niepodjęcia takich działań, w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Informację w powyższym zakresie należy przekazać do - Pana Marka Świetlika Dyrektora Wydziału Infrastruktury i Nieruchomości Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Z up. WOJEWODY OPOLSKIEGO Marek Świetlik Dyrektor Wydziału Infrastruktury i Nieruchomości 7