ectd - Dokumentacja dołączana do wniosku o dopuszczenie do obrotu produktu leczniczego - Wymagania Urzędu Rejestracji - Problemy Zakładów Farmaceutycznych i sposoby radzenia sobie z nimi Agnieszka Bis Regulatory Affairs Specialist
Co to jest ectd? Jest to zestaw dokumentów rejestracyjnych w wersji elektronicznej przygotowanych zgodnie z formatem CTD.
Wdrażanie (1) Procedura centralna od 1 stycznia 2009 wyłącznie w formie elektronicznej Procedury DCP/MRP/Narodowe kraje członkowskie powinny akceptować ectd od 1 stycznia 2010
Wdrażanie (2) Wiele krajów akceptuje już dokumentację ectd np. DE, UK, PL CZ akceptują wyłącznie ectd Jednak nie oznacza to że dokumenty nie mogą być przyjmowane w innej formie. O takich rozwiązaniach decydują przepisy lokalne krajów UE.
Cele ectd Usprawnienie procesu gromadzenia i weryfikacji dokumentów rejestracyjnych Ułatwienie przeglądania i przeszukiwania Umożliwienie śledzenia zmian Zredukowanie papierowego obiegu dokumentów
ectd jest określone przez: Specyfikację ICH M2 ectd (wersja 3.2.2 z lipca 2008) Specyfikację EU Module 1 (wersja 1.3 z maja 2008/1.4 z sierpnia 2009) Dodatkowe dokumenty (Q&A) ICH i EU
Specyfikacja EU Module 1 v1.4 Umożliwia składania zmian zgodnie z nowym rozporządzeniem EC No. 1234/2008, które m.in. uwzględnia grouped variations i worksharing Specyfikacja obowiązuje: - od 1 stycznia 2010 dla wszelkich zmian składanych jako grouped variations lub podlegającym uzgodnieniom worksharing - Od 1 lipca 2010 dotyczy wszelkich działań rejestracyjnych w formacie ectd
Proces rejestracyjny Jednostronny: Aplikant Agencja Uwagi Agencji otrzymujemy mailowo lub papierowo Uzupełnienia/zmiany/odpowiedzi na uwagi składamy w formacie ectd jako kolejne sekwencje (z wyjątkiem fazy walidacyjnej)
Weryfikacja 1. Techniczna kryteria walidacyjne określające parametry techniczne dokumentacji, np. obecność plików xml, format dokumentów pdf 2. Formalna ocena merytoryczna dokumentacji
Sekwencyjność Wszelkie działania w życiu produktu są rejestrowane jako sekwencje Należy zaczynać od sekwencji 0000 np. 0000 zmiana typu II 0001 uzupełnienie informacji na żądanie Agencji Jeśli wystąpią błędy w trakcie walidacji technicznej w Agencji należy je poprawić i ponownie złożyć pod tym samym numerem sekwencji. Historia działań rejestracyjnych jest podawana w dokumencie: Sequence Tracking Table.
Sequence Tracking Table Sequence Submission description Date 0000 Initial MAA Feb 2010 Sequence Submission description RMS CMS PL FR UK 0000 Initial MAA May 09 May 09 May 09 0001 Final agreed EN product information Dec 09 Dec 09 Dec 09
Założenia ectd (1) Struktura katalogów jest określona przez wytyczne CTD (NtA, Vol. 2B) Szkielet jest zapewniony przez plik XML Folder util zawiera pliki techniczne (DTD)
Założenia ectd (2) Nazewnictwo plików jest określone w Specyfikacjach (ICH M2 ectd i EU Module 1) np. m1-0-cover Format plików: głównie PDF wersja 1.4 Konieczne dokumenty Word przekazuje się w dodatkowym folderze: Working documents zapisanym na tym samym nośniku co dana sekwencja, np. 0000-working documents
Założenia ectd (3) Dokumenty należy generować z plików elektronicznych i ograniczyć skanowanie do dokumentów podpisanych (funkcja OCR) Dokumenty powinny zawierać zakładki i odnośniki
Wymiana danych Płyta CD/DVD (najmniejsza ilość nośników przy jednym wniosku) odpowiednio opisana Zawartość: - dossier określone sekwencją, np. 0000 - folder z plikami Word, np. 0000-working documents - dokument: Sequence Tracking Table.doc
Pozostałe wymagania Dokumenty wymagane w wersji papierowej są podane w wytycznych NtA, Vol. 2A, Chapter 7 oraz zaleceniach danej Agencji Za bezpieczeństwo danych podczas transportu odpowiada aplikant Stosowanie haseł i szyfrowanie jest zabronione Dokumentacja musi być sprawdzona programem antywirusowym, a jego nazwa i wersja musi być podana w Piśmie przewodnim Podpis elektroniczny nie jest wymagany
Wymagania URPL Komunikat Prezesa URPL z dnia 23 grudnia 2009 r w sprawie składania dokumentacji w formie elektronicznej REQUIREMENTS ON ELECTRONIC SUBMISSIONS FOR RENEWALS AND VARIATIONS WITHIN MRP, DCP OR NATIONAL PROCEDURES (July 2009) http://www.hma.eu/fileadmin/dateien/human_medicines/cmd_h_/pr ocedural_guidance/esubmissions/cmdh-006-2008-rev2.pdf Requirements on Electronic submissions for New Applications within MRP, DCP or National procedures (February 2010) http://www.hma.eu/fileadmin/dateien/human_medicines/cmd_h_/pr ocedural_guidance/esubmissions/cmdh-085-2008-rev5b.pdf
Problemy Za długa nazwa produktu, wytwórcy, substancji czynnej lub pomocniczej powoduje błędy w ścieżce dostępu, którą posługuje się plik xml Eksport dokumentacji na pulpit wydłuża ścieżkę dostępu podawaną w pliku xml. Zalecany jest eksport na dysk C Dokumenty zabezpieczone, podpisane lub tylko do odczytu wywołują błąd typu ERROR
Fragment pliku xml
Rozwiązania Wyeksportowaną dokumentację zwalidować dodatkowym oprogramowaniem np. darmowym evalidatorem firmy Lorenz Raport z błędami skonsultować z dostawcą oprogramowania Dostarczyć Agencji raport z walidacji przeprowadzony dodatkowym oprogramowaniem
Dziękuje za uwagę