Załącznik do Zarządzenia Nr 183.195.2015 Wójta Gminy Wiązowna z dnia 21 grudnia 2015 r. PROCEDURA ELEKTRONICZNEJ WYMIANY KORESPONDENCJI Urząd Gminy Wiązowna 1/7
Spis treści: I. OKREŚLENIA UŻYTE W PROCEDURZE. II. III. IV. SPOSÓB DORĘCZANIA DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH DO URZĘDU/JEDNOSTKI. WYMAGANIA DLA DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH DOSTARCZANYCH DO URZĘDU/JEDNOSTKI. URZĘDOWE POŚWIADCZENIE PRZEDŁOŻENIA (UPP). V. REJESTRACJA KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ W URZĘDZIE/JEDNOSTCE. VI. VII. VIII. IX. PRZEKAZANIE ZAREJESTROWANEJ, ELEKTRONICZNEJ KORESPONDENCJI DO REALIZACJI. WYMIANA KORESPONDENCJI WEWNĘTRZNEJ W FORMIE ELEKTRONICZNEJ. WYMIANA I WYSYŁKA KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ Z URZĘDU/JEDNOSTKI. WYSYŁKA KORESPONDENCJI ELEKTRONICZNEJ Z URZĘDU. X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE. Urząd Gminy Wiązowna 2/7
I. Określenia użyte w procedurze. Dokument elektroniczny epuap Kancelaria Kierownik komórki organizacyjnej Komórka organizacyjna Korespondencja Kwalifikowany podpis elektroniczny Nośnik informatyczny Platforma dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej oznacza elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej oznacza punkt wymiany dokumentów w Urzędzie oznacza osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań oznacza wydzieloną organizacyjnie część podmiotu (wydział, referat, samodzielne stanowisko itp.) oznacza wszelkie dokumenty wpływające do Urzędu/Jednostki i wysyłane z Urzędu/Jednostki w formie papierowej i elektronicznej oznacza bezpieczny podpis elektroniczny złożony przy użyciu kwalifikowanego certyfikatu, czyli podpis elektroniczny równoważny podpisowi własnoręcznemu urządzenie, na którym możliwe jest zapisanie i z którego możliwe jest odtwarzanie informacji, np. pamięć masowa USB, karty pamięci SD, płyta CD/DVD oznacza alternatywny system do platformy epuap wykorzystywany przez Urząd do elektronicznej wymiany korespondencji Procedura oznacza procedurę elektronicznej wymiany korespondencji w Urzędzie/Jednostce Profil zaufany oznacz bezpłatną metodę potwierdzania tożsamości w elektronicznych kontaktach z administracją możliwą do uzyskania poprzez punkt potwierdzający profil zaufany Rejestr przesyłek przychodzących Rejestr przesyłek wychodzących oznacza rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Urząd/Jednostkę, przy czym w systemie EZD jest prowadzony, jako jeden rejestr dla całego podmiotu oznacza rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych przez Urząd/Jednostkę EZD oznacza system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją wykorzystywany w urzędzie między innymi do wymiany korespondencji elektronicznej Urząd Gminy Wiązowna 3/7
Skład informatycznych nośników danych UPD UPP Urząd Jednostka oznacza uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej oznacza urzędowe poświadczenie doręczenia. Jest dokumentem poświadczającym doręczenie dokumentu do Klienta Urzędu oznacza urzędowe poświadczenie przedłożenia. Jest dokumentem poświadczającym złożenie dokumentu do Urzędu/Jednostki oznacza Urząd Gminy Wiązowna oznacza Jednostka organizacyjna gminy II. Sposób doręczania dokumentów elektronicznych do Urzędu/Jednostki. Dokumenty elektroniczne można składać do Urzędu/Jednostki za pośrednictwem platformy epuap lub platformy Wrota Mazowsza przy użyciu elektronicznych nośników danych zgodnie z 9. 1. Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych. 1) Doręczanie dokumentów elektronicznych do Urzędu/Jednostki za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej na platformie epuap wymaga założenia przez zainteresowanego bezpłatnego konta w platformie epuap oraz posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. 2) Doręczanie dokumentów elektronicznych do Urzędu/Jednostki przez portal wrotamazowsza.pl wymaga założenia przez zainteresowanego bezpłatnego konta na platformie Wrota Mazowsza oraz posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Doręczanie dokumentów elektronicznych na nośnikach informatycznych. Dokumenty na nośnikach informatycznych takich jak: - płyta CD lub DVD, - pamięć masowa USB, - karta pamięci SD można składać w siedzibie Urzędu/Jednostki, w Biurze Obsługi Mieszkańców, w godzinach pracy Urzędu/Jednostki lub przesłać pocztą. III. Wymagania dla dokumentów elektronicznych dostarczanych do Urzędu/Jednostki. 1) Dokumenty elektroniczne doręczane do Urzędu/Jednostki muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym w przypadku przesłania dokumentu za pośrednictwem platformy epuap. Urząd Gminy Wiązowna 4/7
2) W przypadku braku podpisu wnioskodawca zostanie wezwany w celu uzupełnienia braków formalnych w terminie 7 dni od daty złożenia dokumentu. 3) Akceptowane formaty załączników to: - DOC, DOCX, RTF, ODT, - XLS, XLSX, ODS, - TXT, - GIF, TIF, JPG, PNG, - PDF 4) Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, wprowadzanego do EZD, nie może przekroczyć 3,5 MB., Jeśli dokument elektroniczny doręczany na nośniku informatycznym składa się z wielu plików, to powinien być umieszczony w archiwum ZIP. Jeśli rozmiar doręczanych plików przekracza wyznaczony limit, to nie należy ich wszystkich wprowadzać do EZD, ale odnotować w parametrach przesyłki przychodzącej informacje o niepełnym wprowadzeniu danych do EZD. 5) Dokumenty lub nośniki zawierające oprogramowanie złośliwe będą automatycznie odrzucane i nie zostaną rozpatrzone. IV. Urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP). Po złożeniu dokumentu elektronicznego poprzez: 1) Platformę epuap UPP zostanie automatycznie przesłane na skrytkę nadawcy. UPP będzie zawierać: - adresata dokumentu, - nadawcę dokumentu, - dane dotyczące podpisu. 2) Po złożeniu dokumentów elektronicznych w Biurze Obsługi Mieszkańców w Urzędzie na nośniku informatycznym zostanie wydany dokument poświadczający przedłożenie w postaci papierowej, który będzie zawierać: - datę doręczenia, - dane wnoszącego, - nazwę i adres Urzędu/Jednostki, - podpis osoby reprezentującej urząd. V. Rejestracja korespondencji elektronicznej w Urzędzie/Jednostce. 1. Korespondencja elektroniczna wpływająca do Urzędu/Jednostki podlega rejestracji w systemie EZD (dotyczy jednostek uzyskujących dostęp do EZD). 2. Rejestracja korespondencji jest wykonana przez punkt kancelaryjny/sekretariat. Rejestracja odbywa się w systemie EZD (dotyczy Urzędu/Jednostek uzyskujących dostęp do EZD), 3. W przypadku, gdy nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD korespondencji przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład Urząd Gminy Wiązowna 5/7
materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek przychodzących, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych. Maksymalna wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD wynosi 3,5 MB. 4. Korespondencja elektroniczna przekazana na informatycznym nośniku danych podlega rejestracji. Korespondencja dzieli się na: a) przekazaną bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, b) stanowiącą załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym. VI. Przekazanie zarejestrowanej, elektronicznej korespondencji do realizacji. 1) Zarejestrowana korespondencja elektroniczna przekazywana jest za pośrednictwem systemu EZD analogicznie jak papierowe wersje dokumentów. 2) Dalsze postępowanie z korespondencją elektroniczną w obrębie procedowania sprawy przebiega w sposób analogiczny do procedowania dokumentów wpływających w formie papierowej. a) Po otrzymaniu korespondencji pracownik rejestruje sprawę w systemie EZD poprzez wybór właściwego symbolu klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt, b) w przypadku, gdy korespondencja dotyczy sprawy już zarejestrowanej dołącza ją do tej sprawy, VII. Wymiana korespondencji wewnętrznej w formie elektronicznej. Korespondencja międzywydziałowa powinna być prowadzona w formie elektronicznej w EZD. W tym celu wykorzystuje się funkcjonalność systemu polegającą na przesyłaniu dokumentów do adresatów wewnętrznych. VIII. Przygotowanie i wysyłka korespondencji elektronicznej z Urzędu/Jednostki. 1) Dokumenty do wysyłki na adres skrytki podawczej na epuap przygotowuje się analogicznie jak pozostałe dokumenty. 2) Rozmiar dołączanych plików nie może przekroczyć 3,5 MB, 3) Adresat dokumentu musi mieć zdefiniowany w danych adresowych adres skrytki podawczej na epuap, wybraną metodę wysyłki epuap oraz określony tryb wysyłki. 4) Korespondencja przeznaczona do wysyłki w formie elektronicznej wysyłana jest bezpośrednio z systemu EZD po uprzednim podpisaniu podpisem kwalifikowanym. 5) Dokumenty wysyłane do interesanta muszą być podpisane elektronicznie podpisem kwalifikowanym po zaznaczeniu opcji Podpisz elektronicznie oraz przesłane w specjalnym trybie wysyłki - trybie doręczenia. Tryb doręczenia jest dedykowanym sposobem wysyłania dokumentów przez Instytucje Publiczne do klientów administracji. Dokument wysyłany w tym trybie dociera do odbiorcy dopiero po podpisaniu i odesłaniu przez niego Urzędowego Poświadczenia Doręczenia (UPD). Urząd Gminy Wiązowna 6/7
6) W przypadku, gdy dane adresata nie zawierają adresu skrytki, do której ma zostać dostarczona korespondencja należy je uzupełnić wykorzystując narzędzia dostępne w ewidencji interesantów systemu EZD. 7) Wysłany dokument będzie oczekiwał na odbiór przez Klienta łącznie 14 dni kalendarzowych. a) W przypadku potwierdzenia odbioru korespondencji przez Klienta w sposób automatyczny do systemu EZD dotrze UPD. b) W przypadku niepotwierdzenia odbioru korespondencji przez Klienta przez 14 dni w sposób automatyczny do systemu EZD dotrze UPD z adnotacją o dacie uznania przesyłki za doręczoną. IX. Wysyłka korespondencji elektronicznej z Urzędu/Jednostki w trybie przedłożenia. 1) Adresatami korespondencji elektronicznej przesyłanej w trybie przedłożenia są podmioty publiczne, między innymi Urzędy, Jednostki Organizacyjne. 2) Korespondencja przeznaczona do wysyłki w formie elektronicznej wysyłana jest bezpośrednio z systemu EZD po uprzednim popisaniu podpisem kwalifikowanym. Niezbędnym warunkiem jest wskazanie adresata posiadającego w swoich danych adres skrytki. Korespondencja nie zostanie wysłana w przypadku niespełnienia jakiegokolwiek z powyższych warunków. 3) W przypadku, gdy dane adresata nie zawierają adresu skrytki, do której ma zostać dostarczona korespondencja należy je uzupełnić wykorzystując narzędzia dostępne w ewidencji interesantów systemu EZD. 4) Po dostarczeniu adresatowi dokumentu, oba podmioty automatycznie otrzymają UPP. X. Postanowienia końcowe. W zakresie dotyczącym obiegu korespondencji nieuregulowanej w niniejszej instrukcji mają zastosowanie zasady ogólne zawarte w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Urząd Gminy Wiązowna 7/7